Project Management Office : le guide PMO ultime

Un PMO ou Project Management Office est une entité chargée de planifier et d’organiser les projets afin d’en maximiser la rentabilité.

Dans cet article, nous allons définir ce qu’est exactement un PMO et quelle autre signification se cache derrière ces acronymes.

Découvrez les différents types de PMO, leurs objectifs et les outils pour maximiser l’efficacité de tous leurs processus afin de devenir une entité de valeur réelle dans l’environnement de l’entreprise.

Qu’est-ce qu’un bureau de gestion de projet ou PMO ?

PMO : définition

L’acronyme PMO désigne à la fois le département de gestion de projet dans son ensemble et la personne qui en est responsable.

Dans le premier cas, l’acronyme désigne le bureau de gestion de projet (le Project Management Office) et dans le second, le responsable de la gestion de projet (le Project Management Officer).

Par conséquent, nous pouvons définir ces concepts comme le département ou la personne responsable de veiller à ce que la gestion de projet soit effectuée de manière efficace et optimale, par rapport aux objectifs fixés.

Quelle est la différence entre un gestionnaire de projet et un PMO ?

Le chef de projet est la personne qui fixe les objectifs et fournit les ressources pour les atteindre.

Le PMO est quant à lui chargé de gérer efficacement ses ressources, en mettant en place une organisation qui permet d’améliorer les KPI initialement établis.

Quels sont les différents types de PMO ?

Il existe jusqu’à huit types de PMO différents.

• PMO d’évaluation

Il s’agit du bureau ou de la personne responsable du suivi d’un projet.

Il surveille les principaux indicateurs de performance clés afin d’alerter en cas de risque de non-conformité de l’un d’entre eux. 

• PMO stratégique

Sur la base des informations ci-dessus, les décisions stratégiques et organisationnelles les plus appropriées sont prises pour corriger les écarts susceptibles d’entraîner le non-respect des objectifs fixés (projets à privilégier et prioriser, compétences et ressources humaines à cibler et recruter, pricing à ajuster…).

• PMO exécutif ou de contrôle

Il s’agit du bureau ou de la personne chargé(e) de veiller à ce que tous les paramètres et stratégies définis soient appliqués de manière appropriée.

Il veille au respect des règles et signale les éventuelles incompatibilités susceptibles d’affecter l’exécution des tâches telles qu’elles ont été planifiées.

• Soutien au PMO

Il s’agit de fournir un soutien dans n’importe quelle partie du projet. Que ce soit au niveau stratégique ou au niveau du suivi, de la ré-organisation des ressources ou de toute autre question nécessitant un renforcement pour la réalisation des objectifs.

• PMO de crise

Il s’agit d’une équipe ou d’un professionnel spécialisé dans les situations de crise.

Ce type réunit des caractéristiques de soutien, de re-planification des ressources, des sources de financement, des méthodologies agiles ou scrum et tout outil facilitant la résolution rapide de situations pouvant mettre en péril un projet. 

• PMO global

Il s’agit d’un bureau ou d’une personne qui englobe tout ou partie des fonctions décrites ci-dessus.

Si la structure est suffisante, un PMO global serait le sommet de la pyramide hiérarchique. C’est de là que sont supervisés tous les paramètres dont dépendent les types de PMO précédents, dans le but de les coordonner tout en maintenant les valeurs de l’entreprise et en garantissant le respect des principaux KPI communs. 

• PMO interne

En fonction de la taille de l’entreprise ou du volume des projets, les bureaux de gestion peuvent constituer un département à part entière au sein des organisations. 

• PMO externe

Il s’agit de cabinets de conseil en gestion de projet qui peuvent apporter leur expertise en tant que fournisseurs de manière récurrente ou ponctuelle.

Le rôle d’un bureau de gestion de projet

Afin de déterminer les fonctions d’un bureau de gestion de projet, il est important de connaître les indicateurs clés pour mesurer le succès de vos projets.

En fonction de ces indicateurs, nous pouvons établir les fonctions suivantes :

Planification stratégique et gouvernance

La première de ces fonctions est la planification stratégique et la gouvernance afin de choisir les bons projets. La stratégie, la vision et les valeurs de l’entreprise doivent être prises en compte, ainsi que les ressources réellement disponibles.

Un exemple évident mais éclairant : un PMO ne pourra pas prendre en charge un travail nécessitant 25 programmeurs s’il n’en a que 10 et qu’il ne peut pas assumer le volume de recrutement restant.

Savoir dire non à certains projets, en raison de doutes sur leur rentabilité ou parce qu’ils ne sont pas alignés sur la culture de l’entreprise, est également une fonction que le PMO doit remplir dans cette section.

Standardisation et formation aux projets

Le bureau de gestion de projet doit également former ses ressources humaines afin de les doter des connaissances, des outils et des processus nécessaires pour atteindre les objectifs.

Gestion des ressources

Les PMO devront gérer les ressources humaines et techniques afin d’accroître l’efficacité et la productivité.

Il s’agit de planifier et allouer les ressources humaines à disposition de la manière la plus efficiente possible. Et d’établir un calendrier des tâches et des processus qui permette de reproduire les flux de travail tels qu’ils ont été initialement planifiés, afin de s’aligner sur les objectifs fixés.

Contrôle du rapport coût efficacité

Finalement, le PMO doit s’assurer de la rentabilité de son portefeuille de projets. Il doit surveiller en permanence les écarts par rapport au budget initial.

Il s’agit de s’assurer que le projet sur lequel on travaille ne sera pas seulement rentable sur le papier, mais aussi dans la pratique et qu’il sera livré dans les temps par le biais d’une comptabilité financière de projet.

Les outils du PMO : caractéristiques essentielles

Un logiciel PMO est un outil permettant de gérer plus efficacement des projets ainsi que le portefeuille de projet dans son ensemble. Ce système de gestion permet de centraliser la gestion, consolider les données et ainsi permettre un pilotage performant. 

Les enjeux pour les entreprises autour de la gestion de portefeuille de projet auxquels un logiciel PMO doit apporter une réponse sont diverses.

• Visibilité : avoir une visibilité temps réel et prévisionnelle sur l’ensemble des données consolidés de l’activité pour mieux planifier et anticiper.
• Gestion des ressources humaines : une gestion globale à travers le portefeuille de projet se pose pour mieux allouer les ressources. Avec le contexte de guerre des talents, les logiques d’engagement dans le matching des projets et collaborateurs doivent être un élément clé.
• Réactivité et adaptabilité : les imprévus étant toujours au rendez-vous, il doit vous être possible d’observer les déviations et les impacts financiers et opérationnels des changements envisagés ou planifiés afin de prendre de meilleures décisions
• Analyse : un outil PMO doit vous donner les clés de lecture pour comprendre vos projets, les raisons des succès et échecs avec une bonne granularité.
• Collaboration et confidentialité : un outil PMO est un véritable médiateur de l’information et de la décision : il doit apporter le juste niveau à chaque collaborateur.
• Simplicité et automatisation : l’outil PMO doit vous faire gagner du temps en éliminant les tâches répétitives, standardisant et accélérant les opérations avec des workflows.

Visibilité temps réelle & collaboration

Un premier élément essentiel pour un outil PMO est de délivrer l’information en temps réel et avec des niveaux d’accès et donc de droits adéquats.

La visibilité qu’apporte un outil PMO réside dans sa capacité à consolider les informations en temps réel.

Définition des projets : budgétisation et planification

La définition des budgets projet est la première brique fonctionnelle essentielle pour un outil PMO. Cette brique doit vous permettre de chiffrer et planifier vos projets afin de vérifier et valider sa viabilité financière mais aussi opérationnelle.

Ce budget servira d’étalon pour la suite des projets en régie notamment.

Stafiz répond aux problématiques clés de cette phase en restant flexible : 

• prise en compte de tous les coûts et recettes (frais refacturable ou non etc.) ;
• budgétisation selon votre fonctionnement : grades, personnes, tâches ou phases ;
• scénarisation à partir des opportunités commerciales et de leurs devis (pré-staffing…).

Exemple de budget avec plan de production détaillé dans Stafiz

Gestion des ressources

La gestion des ressources est le cœur de votre société de services : gérer les ressources d’un point de stratégie mais aussi opérationnel.

Au niveau stratégique, un outil PMO devra gérer la capacité en prévisionnel, c’est-à-dire répondre aux besoins de l’entreprise (la demande) par des talents pertinents et disponibles (l’offre).

Il s’agira également de gérer l’aspect opérationnel, à savoir la planification et l’organisation de la charge avec flexibilité. Pour s’assurer de la bonne gestion, des indicateurs tels que les taux de charge doivent être clairs et disponibles.

Stafiz présente toutes ces caractéristiques et va même plus loin. La gestion de la capacité (ou capacity planning) vous permet d’organiser vos besoins – c’est-à-dire les recherches de vos profils pour vos entités/BU – et ce de manière collaborative.

Vos collaborateurs peuvent signaler leur intérêt pour une mission ou pour travailler une compétence donnée directement sur l’interface. Enfin, nos algorithmes vous présentent les profils les plus adéquats à partir de vos critères : compétences, appétences & disponibilités. Efficace et rapide.

Pour anticiper vos ressources, gardez un œil sur le prévisionnel de votre capacité avec les rapports dédiés :

En savoir plus sur le staffing avec Stafiz

Côté gestion opérationnelle, l’allocation des ressources est simple et rapide dans Stafiz.

Vous pouvez staffer, décaler, modifier et transférer des plannings aisément. Ainsi, vous bénéficiez d’une vue claire et toujours à jour de la charge pour mieux allouer vos collaborateurs.

Enfin, les rapports vous permettent de suivre les taux de charges par équipe, collaborateurs, zones ou toute entité de votre choix : tout ceci est entièrement paramétrable.

Suivi de l’avancement et de la performance

Le suivi de l’avancement et de la performance est une des différenciations et forces de Stafiz. Les équipes peuvent suivre, avec le bon degré de confidentialité, l’avancement mais aussi et surtout les impacts financiers de la situation actuelle du projet, y compris en prévisionnel.

Responsabilisez vos directeurs de projets et équipes terrain, pour délivrer vos projets à temps et dans le respect du budget.

Vous bénéficiez ainsi d’indicateurs clés généraux et de vue poussées afin d’analyser l’avancement par collaborateur, tâches ou phases, grades etc. Identifiez d’un seul coup d’œil les déviations par rapport au plan initial, en plus d’être alerté par email.

Découvrez le pilotage de projet dans Stafiz

Pour aller plus loin, analysez en profondeur vos données : visualisez vos données par tâches/phases, grades, collaborateurs…

Identifiez vos restes à faire et adaptez-vous si nécessaire : modifiez votre staffing, renégociez avec votre client, chiffrer avec plus de justesse vos projets… Vous avez l’outil décisionnel qu’il vous faut.

Reporting stratégique et suivi du portefeuille de projets

Enfin, un outil PMO doit fournir une vision consolidée et transverse sur votre portefeuille de projets : il doit permettre de suivre la rentabilité et les risques qui pèsent sur votre portefeuille.

Vous pourrez ainsi mieux sélectionner vos projets et prendre de meilleures décisions de gestion au quotidien.

Côté reporting, la force de Stafiz consiste à pouvoir consolider l’ensemble des recettes et des coûts (staffing, achats, sous-traitance, frais etc.) et de pouvoir les suivre par projets, phase/tâches, équipes ou collaborateurs, grade : réalisé vs budgété, taux de charges et production, compte de résultat, état de la facturation…