Project Management Office: Der ultimative PMO-Leitfaden

Ein PMO oder Project Management Office ist eine Einheit, die für die Planung und Organisation von Projekten verantwortlich ist, um deren Rentabilität zu maximieren.

In diesem Artikel definieren wir, was genau ein PMO ist und welche andere Bedeutung sich hinter diesen Akronymen verbirgt.

Erfahren Sie mehr über die verschiedenen Arten von PMOs, ihre Ziele und die Tools, um die Effizienz aller ihrer Prozesse zu maximieren und eine echte Werteinheit im Geschäftsumfeld zu werden.

Was ist ein Project Management Office oder PMO?

PMO: Definition

Die Abkürzung PMO bezieht sich sowohl auf die Projektmanagement-Abteilung als Ganzes als auch auf die Person, die dafür verantwortlich ist.

Im ersten Fall lautet die AbkürzungProject Management Office und im zweiten Fall Project Management Officer.

Daher können wir diese Konzepte als die Abteilung oder Person definieren, die dafür verantwortlich ist, dass das Projektmanagement effizient und optimal in Bezug auf die gesetzten Ziele durchgeführt wird.

Was ist der Unterschied zwischen einem Projektmanager und einem PMO?

Der Projektmanager ist die Person, die die Ziele setzt und die Ressourcen bereitstellt, um sie zu erreichen.

Das Das PMO ist für die effektive Verwaltung seiner Ressourcen verantwortlich, indem es eine Organisation einrichtet, die die ursprünglich festgelegten KPIs verbessert.

Welche verschiedenen Arten von PMOs gibt es?

Es gibt bis zu acht verschiedene Arten von PMOs.

• Bewertung PMO

Dies ist die Stelle oder Person , die für die Überwachung eines Projekts verantwortlich ist.

Es überwacht wichtige KPIs, um zu warnen, wenn das Risiko besteht, dass einer von ihnen nicht eingehalten wird. 

• Strategisches PMO

Auf der Grundlage der oben genannten Informationen werden die am besten geeigneten strategischen und organisatorischen Entscheidungen getroffen, um die Abweichungen zu korrigieren, die zu einer Nichteinhaltung der gesetzten Ziele führen könnten (vorrangige und vorrangige Projekte, gezielte und gezielte Einstellung von Kompetenzen und Humanressourcen, Anpassung der Preisgestaltung usw.).

• Führungs- oder Kontroll-PMO

Dies ist das Büro oder die Person, die dafür verantwortlich ist, sicherzustellen, dass alle definierten Einstellungen und Richtlinien ordnungsgemäß angewendet werden.

Er stellt die Einhaltung der Regeln sicher und meldet alle Inkompatibilitäten, die die Ausführung der Aufgaben wie geplant beeinträchtigen können.

• PMO-Unterstützung

Es geht darum, in jedem Teil des Projekts Unterstützung zu leisten. Sei es auf strategischer Ebene oder auf der Ebene der Überwachung, der Reorganisation von Ressourcen oder jedes anderen Themas, das zur Erreichung der Ziele gestärkt werden muss.

• Krisen-PMO

Dabei handelt es sich um ein Team oder einen Fachmann, der sich auf Krisensituationen spezialisiert hat.

Dieser Typ vereint Merkmale der Unterstützung, der Neuplanung von Ressourcen, der Finanzierungsquellen, der agilen oder Scrum-Methoden und aller Instrumente, die die schnelle Lösung von Situationen erleichtern, die ein Projekt gefährden könnten. 

• Globales PMO

Dabei handelt es sich um ein Amt oder eine Person, die einige oder alle der oben beschriebenen Funktionen umfasst.

Wenn die Struktur ausreichend ist, wäre ein Gesamt-PMO die Spitze der hierarchischen Pyramide. Hier werden alle Parameter überwacht, von denen die bisherigen Arten von PMOs abhängen, mit dem Ziel, sie zu koordinieren und gleichzeitig die Unternehmenswerte zu erhalten und sicherzustellen, dass die wichtigsten gemeinsamen KPIs erreicht werden. 

• Internes PMO

Abhängig von der Größe des Unternehmens oder dem Volumen der Projekte können Management Offices eine eigenständige Abteilung innerhalb von Organisationen sein. 

• Externes PMO

Dabei handelt es sich um Projektmanagement-Beratungsunternehmen , die ihre Expertise als Lieferanten wiederkehrend oder ad hoc zur Verfügung stellen können.

Die Rolle eines Projektmanagement-Büros

Um die Funktionen eines Projektmanagement-Office zu bestimmen, ist es wichtig, die wichtigsten Kennzahlen zu kennen, um den Erfolg Ihrer Projekte zu messen.

Basierend auf diesen Indikatoren können wir die folgenden Funktionen festlegen:

Strategische Planung und Governance

Die erste dieser Funktionen ist die strategische Planung und Governance, um die richtigen Projekte auszuwählen. Die Strategie, die Vision und die Werte des Unternehmens müssen ebenso berücksichtigt werden wie die tatsächlich verfügbaren Ressourcen.

Ein offensichtliches, aber aufschlussreiches Beispiel: Ein PMO wird nicht in der Lage sein, einen Job zu übernehmen, der 25 Programmierer erfordert, wenn es nur 10 hat und das verbleibende Rekrutierungsvolumen nicht bewältigen kann.

Zu wissen, wie man zu bestimmten Projekten Nein sagt , weil sie Zweifel an ihrer Rentabilität haben oder weil sie nicht mit der Unternehmenskultur übereinstimmen, ist auch eine Funktion, die das PMO in diesem Abschnitt erfüllen muss.

Standardisierung und Projektschulung

Das Projektmanagementbüro muss auch seine Mitarbeiter schulen , um sie mit dem Wissen, den Werkzeugen und Prozessen auszustatten, die zur Erreichung der Ziele erforderlich sind.

Ressourcenmanagement

PMOs müssen personelle und technische Ressourcen verwalten, um die Effizienz und Produktivität zu steigern.

Es geht darum, die verfügbaren personellen Ressourcen so effizient wie möglich zu planen und einzusetzen. Und einen Zeitplan für Aufgaben und Prozesse zu erstellen, der es ermöglicht, Arbeitsabläufe wie ursprünglich geplant zu replizieren, um sie mit den gesetzten Zielen in Einklang zu bringen.

Überwachung der Wirtschaftlichkeit

Schließlich muss das PMO die Rentabilität seines Projektportfolios sicherstellen. Sie muss ständig auf Abweichungen vom ursprünglichen Budget achten.

Damit soll sichergestellt werden, dass das Projekt, an dem Sie arbeiten, nicht nur auf dem Papier, sondern auch in der Praxis rentabel ist und durch die Projektfinanzbuchhaltung termingerecht geliefert wird.

PMO-Tools: wesentliche Merkmale

PMO-Software ist ein Werkzeug, um Projekte sowie das Projektportfolio als Ganzes effizienter zu managen. Dieses Managementsystem ermöglicht es, die Verwaltung zu zentralisieren, Daten zu konsolidieren und so eine effiziente Verwaltung zu ermöglichen. 

Die Herausforderungen für Unternehmen rund um das Projektportfoliomanagement, auf die PMO-Software eine Antwort geben muss, sind vielfältig.

• Transparenz: Verschaffen Sie sich in Echtzeit und mit vorausschauender Transparenz über alle konsolidierten Daten der Aktivität, um besser planen und antizipieren zu können.
• Personalmanagement: Ein ganzheitliches Management über das gesamte Projektportfolio hinweg ist erforderlich, um Ressourcen besser zu verteilen. Vor dem Hintergrund des War for Talents muss die Logik des Engagements bei der Abstimmung von Projekten und Mitarbeitern ein zentrales Element sein.
• Reaktionsfähigkeit und Anpassungsfähigkeit: Da das Unerwartete immer präsent ist, muss es Ihnen möglich sein, die Abweichungen und die finanziellen und betrieblichen Auswirkungen der geplanten oder geplanten Änderungen zu beobachten, um bessere Entscheidungen treffen zu können
• Analyse: Ein PMO-Tool sollte Ihnen die Schlüssel zum Verständnis Ihrer Projekte, die Gründe für Erfolge und Misserfolge mit guter Granularität liefern.
• Zusammenarbeit und Vertraulichkeit: Ein PMO-Tool ist ein echter Vermittler von Informationen und Entscheidungen: Es muss jedem Mitarbeiter das richtige Niveau bieten.
• Einfachheit und Automatisierung: Das PMO-Tool sollte Ihnen Zeit sparen, indem es sich wiederholende Aufgaben eliminiert, Abläufe mit Workflows standardisiert und beschleunigt.

Transparenz und Zusammenarbeit in Echtzeit

Ein erstes wesentliches Element für ein PMO-Tool ist die Bereitstellung von Informationen in Echtzeit und mit angemessenen Zugriffsebenen und damit Rechten.

Die Transparenz, die ein PMO-Tool bietet, liegt in seiner Fähigkeit, Informationen in Echtzeit zu konsolidieren.

Projektdefinition: Budgetierung und Planung

Die Definition von Projektbudgets ist der erste wesentliche funktionale Baustein für ein PMO-Tool. Dieser Baustein sollte es Ihnen ermöglichen, Ihre Projekte zu kalkulieren und zu planen , um ihre finanzielle und betriebliche Tragfähigkeit zu überprüfen und zu validieren.

Dieses Budget wird als Maßstab für die Fortführung von Projekten im Rahmen der direkten Mittelverwaltung dienen.

Stafiz reagiert auf die Schlüsselfragen dieser Phase, indem es flexibel bleibt: 

• unter Berücksichtigung aller Kosten und Einnahmen (abrechenbare oder nicht abrechenbare Ausgaben usw.);
• Budgetierung entsprechend Ihrem Betrieb: Noten, Personen, Aufgaben oder Phasen;
• Scripting auf der Grundlage von kommerziellen Möglichkeiten und deren Angeboten (Pre-Staffing usw.).

Beispiel für ein Budget mit detailliertem Produktionsplan in Stafiz

Ressourcenmanagement

Das Ressourcenmanagement ist das Herzstück Ihres Dienstleistungsunternehmens: das Management von Ressourcen aus strategischer, aber auch aus operativer Sicht.

Auf der strategischen Ebene muss ein PMO-Tool die Kapazitäten in der Prognose verwalten, d.h. die Bedürfnisse des Unternehmens (Nachfrage) mit relevanten und verfügbaren Talenten (Angebot) erfüllen.

Es wird auch notwendig sein, den betrieblichen Aspekt, d. h. die Planung und Organisation der Ladung, flexibel zu gestalten. Um ein ordnungsgemäßes Management zu gewährleisten, müssen Indikatoren wie die Auslastung klar und verfügbar sein.

Stafiz hat all diese Eigenschaften und geht sogar noch weiter. Die Kapazitätsplanung ermöglicht es Ihnen, Ihren Bedarf – d.h. die Suche nach Ihren Profilen für Ihre Entitäten/BUs – auf kollaborative Weise zu organisieren.

Ihre Mitarbeiter können ihr Interesse an einer Mission oder an der Arbeit an einer bestimmten Fähigkeit direkt auf der Benutzeroberfläche bekunden. Schließlich präsentieren Ihnen unsere Algorithmen die am besten geeigneten Profile basierend auf Ihren Kriterien: Fähigkeiten, Appetit und Verfügbarkeit. Effizient und schnell.

Um Ihre Ressourcen zu antizipieren, behalten Sie Ihre Kapazitätsprognose mit speziellen Berichten im Auge:

Erfahren Sie mehr über die Personalbesetzung mit Stafiz

Auf der Seite der Betriebsführung ist die Ressourcenzuweisung in Stafiz einfach und schnell.

Sie können Zeitpläne einfach besetzen, verschieben, ändern und übertragen. So erhalten Sie einen übersichtlichen und stets aktuellen Blick auf die Auslastung, um Ihre Mitarbeiter besser einteilen zu können.

Schließlich können Sie mit den Berichten die Auslastung nach Team, Mitarbeitern, Zonen oder einer beliebigen Entität Ihrer Wahl verfolgen: All dies ist vollständig anpassbar.

Fortschritts- und Leistungsüberwachung

Die Überwachung von Fortschritt und Leistung ist eines der Unterscheidungsmerkmale und Stärken von Stafiz. Die Teams können mit dem richtigen Maß an Vertraulichkeit den Fortschritt, aber auch und vor allem die finanziellen Auswirkungen der aktuellen Situation des Projekts verfolgen, auch in der Prognose.

Befähigen Sie Ihre Projektmanager und Außendienstteams, Ihre Projekte pünktlich und im Rahmen des Budgets abzuschließen.

Sie profitieren von allgemeinen Kennzahlen und Tiefenansichten, um den Fortschritt nach Mitarbeitern, Aufgaben oder Phasen, Noten etc. zu analysieren. Erkennen Sie Abweichungen vom ursprünglichen Plan auf einen Blick und lassen Sie sich zusätzlich per E-Mail benachrichtigen.

Entdecken Sie das Projektmanagement in Stafiz

Um noch weiter zu gehen, analysieren Sie Ihre Daten in der Tiefe: Visualisieren Sie Ihre Daten nach Aufgaben/Phasen, Noten, Mitarbeitern usw.

Identifizieren Sie Ihre verbleibende Arbeit und passen Sie sie bei Bedarf an: Ändern Sie Ihre Personalbesetzung, verhandeln Sie neu mit Ihrem Kunden, kalkulieren Sie Ihre Projekte genauer... Sie haben das Entscheidungstool, das Sie brauchen.

Strategisches Reporting und Überwachung des Projektportfolios

Schließlich muss ein PMO-Tool eine konsolidierte und funktionsübergreifende Sicht auf Ihr Projektportfolio bieten: Es muss es ermöglichen, die Rentabilität und die Risiken, die auf Ihrem Portfolio lasten, zu überwachen .

Auf diese Weise können Sie Ihre Projekte besser auswählen und täglich bessere Managemententscheidungen treffen.

Auf der Berichtsseite liegt die Stärke von Stafiz in der Lage, alle Einnahmen und Kosten (Personalbesetzung, Einkauf, Untervergabe, Kosten usw.) zu konsolidieren und nach Projekten, Phasen/Aufgaben, Teams oder Mitarbeitern, Note: erreicht vs. budgetiert, Ausgabensatz und Produktion, Gewinn- und Verlustrechnung, Abrechnung usw. zu überwachen.