PMO (Projektmanagementbüro): Definition, Rollen und Werkzeuge

Wenn Ihr Unternehmen Projekte verkauft, haben Sie wahrscheinlich schon von dem PMO gehört. Aber was ist ein PMO konkret?

In diesem Artikel werden wir genau definieren, was ein PMO ist, welche verschiedenen Typen, ihre Ziele und alle vorhandenen Werkzeuge sind, um die Effizienz aller Projektprozesse so zu maximieren, dass sie zu einer echten Werteinheit im Geschäftsumfeld werden.

Was ist ein PMO?

PMO: Definition

Ein PMO ist eine Einrichtung, die für die Planung und Organisation von Projekten zur Maximierung der Rentabilität verantwortlich ist.

Daher können wir diese Konzepte als die Abteilung oder Person definieren, die für das ordnungsgemäße Management von Projekten in Bezug auf die gesetzten Ziele verantwortlich ist.

Was ist der Unterschied zwischen einem Projektmanager und einem PMO?

Der Projektleiter ist die Person, die die Ziele setzt und die Ressourcen bereitstellt, um sie zu erreichen.

Das PMO ist dafür verantwortlich, seine Ressourcen effektiv zu verwalten, indem es eine Organisation einrichtet, die die ursprünglich festgelegten KPIs verbessert .

Welche Rolle spielt das PMO?

Um die Aufgaben eines Projektmanagementbüros zu bestimmen, ist es wichtig, die wichtigsten Kennzahlen zu kennen, um den Erfolg Ihrer Projekte zu messen.

Basierend auf diesen Indikatoren können Sie folgende Funktionen festlegen: 

• strategische Governance-Planung;
• Standardisierung von Prozessen;
• effektives Ressourcenmanagement;
• Budgetüberwachung.  

Auf dem Weg zu Governance und strategischer Planung

Die erste dieser Funktionen ist die strategische Planung undGovernance, um die richtigen Projekte auszuwählen. Die Strategie, Vision und Werte des Unternehmens müssen ebenso berücksichtigt werden wie die tatsächlich verfügbaren Ressourcen.

Zu wissen, wie man bestimmten Projekten nein sagt, aufgrund von Zweifeln an deren Rentabilität oder mangelnder Übereinstimmung mit der Unternehmenskultur, ist ebenfalls eine Aufgabe, die das PMO in diesem Abschnitt erfüllen muss. Darüber hinaus ist er auch für die sorgfältige Überwachung des Risikomanagements verantwortlich, um bereits laufende Projekte alarmieren zu können. 

Schließlich ist das Projektmanagementbüro für die Kommunikation mit dem Management verantwortlich. Er muss tatsächlich als Vermittler fungieren, indem er den Fortschritt eines Projekts anhand verschiedener Berichtstabellen zusammenfasst. Diese ermöglichen es dem Management, Kompromisse oder Begrenzungen einzuführen. 

Standardisierung von Projekten

Das Projektmanagementbüro muss außerdem seine Fachkräfte schulen , um sie mit dem Wissen, den Werkzeugen und Prozessen auszustatten, die zur Erreichung der Ziele notwendig sind.

Durch die Einführung klarer und strukturierter Projektmethodologien stellt das PMO sicher, dass die für die Projektumsetzung zuständigen Teams mit den Prozessen in Einklang gebracht werden. Dies optimiert die Arbeitsabläufe erheblich und maximiert die Produktivität der Mitarbeiter. Hier ist das PMO daher dafür verantwortlich, wiederverwendbare Vorlagen und alle anderen Werkzeuge zur Anwendung der erforderlichen Methoden bereitzustellen, aber auch für deren richtiges Verständnis durch die Mitarbeiter.  

Optimiertes Ressourcenmanagement

PMOs müssen menschliche und technische Ressourcen verwalten , um Effizienz und Produktivität zu steigern.

Vorläufige Lastplanung in Stafiz

Mit einem Zeitplan, der sowohl aktuelle als auch prognostizierte Lasten wie bei Stafiz berücksichtigt, basieren Ihre Entscheidungen bei der Ressourcenzuweisung stets auf genauen und aktuellen Daten. Es ist unmöglich, jemanden zu beschäftigen, der nicht verfügbar ist, entweder weil er mit anderen Projekten beschäftigt ist oder weil er im Urlaub ist.

Überwachung der Wirtschaftlichkeit

Schließlich muss das PMO die Rentabilität seines Projektportfolios sicherstellen. Es muss ständig Abweichungen vom ursprünglichen Budget überwachen.

Dies soll sicherstellen, dass das Projekt, an dem Sie arbeiten, nicht nur auf dem Papier profitabel ist, sondern auch in der Praxis und dass es pünktlich über die Projektfinanzbuchhaltung geliefert wird. Um Kosten- und Fristabweichungen im gesamten Projekt zu überwachen, ist es unerlässlich, Indikatoren wie das Earned Value Management oder einfach das Verhältnis zwischen der verbleibenden Arbeit und dem bereits verbrauchten Budget zu überwachen.

Welche verschiedenen Arten von PMOs gibt es?

Es gibt drei Haupttypen von PMOs: 

1. das unterstützende PMO;
2. das Kontroll-PMO;
3. die direktive ODP.

Diese verschiedenen Arten von PMOs repräsentieren unterschiedliche Autoritätsachsen, die sich entsprechend der Reife eines Unternehmens und seinen organisatorischen Bedürfnissen entwickeln. 

Was ist das unterstützende PMO? 

Es handelt sich um eine beratende Methode des Projektmanagementbüros und daher weniger autoritär. Das PMO verteilt Ressourcen (Tools, Vorlagen) an die Teams, die den reibungslosen Ablauf des Workflows steuern. Diese Art von PMO ist in der Regel eine erste Reifestufe in einem Unternehmen.

Das Maß an Kontrolle ist gering: Das PMO lenkt und unterstützt, ohne wirkliche Einschränkungen aufzuerlegen. Insbesondere können zwei Funktionen dem unterstützenden PMO zugewiesen werden.  

Das Evaluation PMO

Dies ist das Büro oder die Person, die für die Überwachung eines Projekts verantwortlich ist. Es überwacht wichtige KPIs, um zu warnen, ob ein Risiko einer Nichteinhaltung besteht. 

Unterstützung für das PMO

Es geht darum, in jedem Teil des Projekts Unterstützung zu leisten. Ob auf strategischer Ebene oder auf der Ebene der Überwachung, Umorganisation von Ressourcen oder anderen Themen, die zur Erreichung der Ziele gestärkt werden müssen.

Was ist das Kontroll-PMO?

Dies ist das Büro oder die Person, die dafür verantwortlich ist, sicherzustellen, dass alle definierten Einstellungen und Richtlinien angemessen angewendet werden. Dieses Modell der Projektmanagementabteilung setzt einen starreren Rahmen hinsichtlich der zu befolgenden Methoden, der Auswahl der Werkzeuge und des Validierungsprozesses auf standardisierter Ebene vor. Er stellt die Einhaltung der Regeln wahr und meldet etwaige Unvereinbarkeiten, die die geplante Ausführung der Aufgaben beeinträchtigen könnten.

Hier legt das PMO den Teams den Rahmen auf, ohne in das Projektmanagement einzugreifen.

Dieses PMO-Modell ist am häufigsten in mittelständischen IT-Dienstleistungsunternehmen verbreitet. Es bietet ein gutes Gleichgewicht zwischen der Autonomie der Projektleiter bei ihren Aufgaben und der Kohärenz des Portfolios.

Was ist die Direktive des PMO?

Das PMO übernimmt die direkte Verantwortung für das Projektmanagement. Die Projektleiter berichten ihm hierarchisch. Dies ist das Modell mit dem höchsten Maß an Kontrolle – und damit das anspruchsvollste in Bezug auf organisatorische Reife.

Sie findet sich hauptsächlich in großen Strukturen oder in Organisationen, in denen die Komplexität der Projekte eine starke Zentralisierung rechtfertigt.

Das Direktive PMO ist für zwei Hauptaufgaben verantwortlich. 

Das gesamte PMO

Dabei handelt es sich um ein Amt oder eine Person, die einige oder alle der oben beschriebenen Funktionen umfasst.

Wenn die Struktur ausreichend ist, wäre ein gesamtes PMO die Spitze der hierarchischen Pyramide. Auf dieser Ebene werden alle Parameter überwacht, auf die die bisherigen Arten von PMOs angewiesen sind, mit dem Ziel, sie zu koordinieren, die Unternehmenswerte zu erhalten und sicherzustellen, dass die wichtigsten gemeinsamen KPIs erfüllt werden. 

Das strategische PMO

Basierend auf den oben genannten Informationen werden die geeignetsten strategischen und organisatorischen Entscheidungen getroffen, um Abweichungen zu korrigieren, die wahrscheinlich zur Nichteinhaltung der gesetzten Ziele führen (Projekte, die priorisiert und zu priorisieren sind, gezielte und rekrutierte Fähigkeiten und Personalressourcen, Preisanpassung usw.).

Weitere Aufgaben des PMO

Im Rahmen seines Projektmanagements kann ein Unternehmen entscheiden, sein PMO auf unterschiedliche Weise zu organisieren, etwa durch Insourcing oder Outsourcing, und muss sich möglicherweise auch mit einer Krisen-PMO auseinandersetzen. 

Internes oder externes PMO? 

Je nach Unternehmensgröße oder Projektvolumen können Managementbüros eine eigenständige Abteilung innerhalb der Organisation sein. 

Im Make-or-Buy-Ansatz entscheiden sich einige Unternehmen möglicherweise für ein ausgelagertes PMO. Dies sind Projektmanagementberatungsunternehmen, die ihr Fachwissen als Lieferanten auf wiederkehrender oder ad-hoc-Basis bereitstellen können.

Die Wahl zwischen internem oder externem PMO hängt hauptsächlich von den organisatorischen Bedürfnissen ab, nicht von einer Autoritätsebene.  

Die Krise des PMO

Dies ist ein Team oder Fachmann, der sich auf Krisensituationen spezialisiert hat.

Diese Art von PMO vereint Eigenschaften wie Unterstützung, Neuplanung von Ressourcen, Finanzierungsquellen, agile oder Scrum-Methoden sowie alle Werkzeuge, die die schnelle Lösung von Situationen erleichtern, die ein Projekt gefährden könnten.

Dies ist eine temporäre Betriebsart, kein struktureller Typ. Jede Art von PMO kann in den Krisenmodus geraten, wenn ein Projekt das erfordert.

Was sind die am häufigsten verwendeten Werkzeuge in einem PMO?

PMO-Software ist ein Werkzeug, um Projekte sowie das gesamte Projektportfolio effizienter zu verwalten. Dieses System ermöglicht die Zentralisierung des Managements, die Konsolidierung von Daten und so eine effiziente Verwaltung. 

Die Herausforderungen für Unternehmen rund um das Projektportfoliomanagement, auf die PMO-Software eine Antwort geben muss, sind vielfältig.

• Sichtbarkeit: Haben Sie eine Echtzeit- und Prädiktionsübersicht aller konsolidierten Geschäftsdaten, um besser planen und vorherzusehen.
• Personalmanagement: Ein ganzheitliches Management im gesamten Projektportfolio ist notwendig, um Ressourcen besser zuzuordnen. Im Kontext des Talentkriegs muss die Logik des Engagements bei der Zuordnung von Projekten und Mitarbeitern ein zentrales Element sein.
• Reaktionsfähigkeit und Anpassungsfähigkeit: Da das Unerwartete immer vorhanden ist, muss es möglich sein, die Abweichungen sowie die finanziellen und operativen Auswirkungen der geplanten Veränderungen zu beobachten, um bessere Entscheidungen zu treffen
• Analyse: Ein PMO-Tool sollte Ihnen die Schlüssel geben, um Ihre Projekte zu verstehen, die Gründe für Erfolge und Misserfolge mit guter Granularität.
• Zusammenarbeit und Vertraulichkeit: Ein PMO-Tool ist ein echter Vermittler von Informationen und Entscheidungsfindung: Es muss jedem Mitarbeiter das richtige Niveau bieten.

Transparenz und Zusammenarbeit in Echtzeit

Ein erstes wesentliches Element für ein PMO-Tool ist die Bereitstellung von Informationen in Echtzeit und mit angemessenen Zugriffsebenen und damit Rechten. 

Die Sichtbarkeit, die ein PMO-Tool bietet, liegt in seiner Fähigkeit, Informationen in Echtzeit zu konsolidieren.

🔎 Welche Werkzeuge bieten eine solche Sichtbarkeit?

Einige Tools wie Monday reagieren gut auf diese Herausforderung der kollaborativen Sichtbarkeit : Die anpassbaren Dashboards, Gantt- und Kanban-Ansichten sowie Automatisierungen machen sie zu einer zugänglichen Lösung zur gleichzeitigen Überwachung des operativen Fortschritts mehrerer Projekte. Andererseits bleiben die Konsolidierung der Finanzdaten und die Prognosesicht des Portfolios begrenzt.

Projektdefinition: Budgetierung und Planung

Die Definition von Projektbudgets ist der erste wesentliche funktionale Baustein für ein PMO-Tool. Dieser Baustein sollte es Ihnen ermöglichen, Ihre Projekte zu kalkulieren und zu planen , um ihre finanzielle und betriebliche Tragfähigkeit zu überprüfen und zu validieren.

Dieses Budget dient als Maßstab für die Fortführung von Projekten unter direkter Leitung .

🔎 Welches Tool bietet eine solche Budgetgenauigkeit? 

Stafiz reagiert auf die Schlüsselfragen dieser Phase, indem es flexibel bleibt: 

• unter Berücksichtigung aller Kosten und Einnahmen (abrechenbare oder nicht abrechenbare Ausgaben usw.);
• Budgetierung entsprechend Ihrem Betrieb: Noten, Personen, Aufgaben oder Phasen;
• Scripting auf der Grundlage von kommerziellen Möglichkeiten und deren Angeboten (Pre-Staffing usw.).

Ressourcenmanagement

Ressourcenmanagement ist das Herzstück Ihrer Dienstleistungsorganisation: Es ist unerlässlich, Ressourcen sowohl aus einer strategischen, aber auch operativen Sicht zu verwalten.

Auf der strategischen Ebene muss ein PMO-Tool die Kapazitäten in der Prognose verwalten, d.h. die Bedürfnisse des Unternehmens (Nachfrage) mit relevanten und verfügbaren Talenten (Angebot) erfüllen.

Es wird auch notwendig sein, den betrieblichen Aspekt, d. h. die Planung und Organisation der Ladung, flexibel zu gestalten. Um ein ordnungsgemäßes Management zu gewährleisten, müssen Indikatoren wie die Auslastung klar und verfügbar sein.

🔎 Welche Tools optimieren das Ressourcenmanagement? 

In diesem Bereich bietet Monday.com eine Arbeitslastansicht, um die Arbeitsbelastung pro Mitarbeiter zu visualisieren, aber die Fähigkeiten zur Kapazitätsplanung auf Portfolioebene bleiben grundlegend.

Smartsheet ist fortschrittlicher: Es integriert prädiktives Kapazitätsmanagement und ermöglicht es, den Ressourcenbedarf in allen Projekten zu visualisieren. Diese beiden Werkzeuge bleiben generalistische Plattformen und decken nicht die Logiken ab, die speziell für Dienstleistungsunternehmen verwendet werden, wie etwa das Management von Zwischenverträgen oder das Matching von Fähigkeiten und Aufgaben.

Stafiz hat all diese Eigenschaften und geht sogar noch weiter. Die Kapazitätsplanung ermöglicht es Ihnen, Ihren Bedarf – d.h. die Suche nach Ihren Profilen für Ihre Entitäten/BUs – auf kollaborative Weise zu organisieren.

Ihre Mitarbeiter können ihr Interesse an einer Mission oder an der Arbeit an einer bestimmten Fähigkeit direkt auf der Benutzeroberfläche bekunden. Schließlich präsentieren Ihnen unsere Algorithmen die am besten geeigneten Profile basierend auf Ihren Kriterien: Fähigkeiten, Appetit und Verfügbarkeit. Effizient und schnell.

Um Ihre Ressourcen vorauszusehen, behalten Sie Ihre Kapazitätsprognose mit speziellen Berichten im Auge.

Erfahren Sie mehr über die Personalbesetzung mit Stafiz

Auf der Seite der Betriebsführung ist die Ressourcenzuweisung in Stafiz einfach und schnell.

Sie können Zeitpläne einfach besetzen, verschieben, ändern und übertragen. So erhalten Sie einen übersichtlichen und stets aktuellen Blick auf die Auslastung, um Ihre Mitarbeiter besser einteilen zu können.

Schließlich können Sie mit den Berichten die Auslastung nach Team, Mitarbeitern, Zonen oder einer beliebigen Entität Ihrer Wahl verfolgen: All dies ist vollständig anpassbar.

Fortschritts- und Leistungsüberwachung

Die Überwachung von Fortschritt und Leistung ist eines der Unterscheidungsmerkmale und Stärken von Stafiz. Die Teams können mit dem richtigen Maß an Vertraulichkeit den Fortschritt, aber auch und vor allem die finanziellen Auswirkungen der aktuellen Situation des Projekts verfolgen, auch in der Prognose.

Befähigen Sie Ihre Projektmanager und Außendienstteams, Ihre Projekte pünktlich und im Rahmen des Budgets abzuschließen.

Sie profitieren von allgemeinen Kennzahlen und Tiefenansichten, um den Fortschritt nach Mitarbeitern, Aufgaben oder Phasen, Noten etc. zu analysieren. Erkennen Sie Abweichungen vom ursprünglichen Plan auf einen Blick und lassen Sie sich zusätzlich per E-Mail benachrichtigen.

Entdecken Sie das Projektmanagement in Stafiz

Um noch weiter zu gehen, analysieren Sie Ihre Daten in der Tiefe: Visualisieren Sie Ihre Daten nach Aufgaben/Phasen, Noten, Mitarbeitern usw.

Identifizieren Sie Ihre verbleibende Arbeit und passen Sie sie bei Bedarf an: Ändern Sie Ihre Personalbesetzung, verhandeln Sie neu mit Ihrem Kunden, kalkulieren Sie Ihre Projekte genauer... Sie haben das Entscheidungstool, das Sie brauchen.

Strategisches Reporting und Überwachung des Projektportfolios

Schließlich muss ein PMO-Tool eine konsolidierte und funktionsübergreifende Sicht auf Ihr Projektportfolio bieten: Es muss es ermöglichen, die Rentabilität und die Risiken, die auf Ihrem Portfolio lasten, zu überwachen .

Auf diese Weise können Sie Ihre Projekte besser auswählen und täglich bessere Managemententscheidungen treffen.

🔎 Welche PMO-Tools erleichtern PPM-Berichterstattung?

Smartsheet gilt als bevorzugtes Werkzeug für dieses Problem: Es automatisiert Projektaufnahme, Priorisierung, Validierungs-Workflows und Portfolioberichterstattung mit Echtzeit-Dashboards, die je nach Verantwortungsebene konfigurierbar sind. 

Monday.com bietet außerdem Portfolio-Monitoring-Dashboards mit einer synthetischen Übersicht über den Zustand und die Budgets jedes Projekts, allerdings mit weniger analytischer Tiefe. Diese beiden Lösungen eignen sich für SMOs, die ihre Governance strukturieren möchten, integrieren jedoch nicht nativ die Verbindung zwischen Personal, Rechnungsstellung und Margin, die für ESNs zentral ist.

Auf der Berichtsseite liegt die Stärke von Stafiz in der Lage, alle Einnahmen und Kosten (Personalbesetzung, Einkauf, Untervergabe, Kosten usw.) zu konsolidieren und nach Projekten, Phasen/Aufgaben, Teams oder Mitarbeitern, Note: erreicht vs. budgetiert, Ausgabensatz und Produktion, Gewinn- und Verlustrechnung, Abrechnung usw. zu überwachen.