Project Management Office: Der ultimative PMO-Leitfaden

Ein PMO oder Project Management Office ist eine Stelle, die für die Planung und Organisation von Projekten zuständig ist, um deren Rentabilität zu maximieren.

In diesem Artikel werden wir definieren, was genau ein PMO ist und welche weitere Bedeutung sich hinter diesen Akronymen verbirgt.

Lernen Sie die verschiedenen Arten von PMOs, ihre Ziele und Werkzeuge kennen, um die Effizienz aller ihrer Prozesse zu maximieren, damit sie zu einer wirklich wertvollen Einheit im Unternehmensumfeld werden.

Was ist ein Projektmanagementbüro oder PMO?

PMO: Definition

Das Akronym PMO steht sowohl für die gesamte Projektmanagementabteilung als auch für die Person, die dafür verantwortlich ist.

Im ersten Fall steht das Akronym fürdas Projektmanagementbüro (das Project Management Office) und im zweiten Fall den Projektmanagementbeauftragten (den Project Management Officer).

Daher können wir diese Konzepte als die Abteilung oder Person definieren, die dafür verantwortlich ist, dass das Projektmanagement in Bezug auf die gesetzten Ziele effizient und optimal durchgeführt wird.

Was ist der Unterschied zwischen einem Projektmanager und einem PMO?

Der Projektleiter ist die Person, die die Ziele festlegt und die Ressourcen zur Verfügung stellt, um diese Ziele zu erreichen.

Das PMO hingegen ist dafür zuständig, seine Ressourcen effizient zu verwalten, indem es eine Organisation aufbaut, die es ermöglicht, die ursprünglich festgelegten KPIs zu verbessern.

Welche Arten von PMOs gibt es?

Es gibt bis zu acht verschiedene Arten von PMOs.

• PMO der Bewertung

Dies ist das Büro oder die Person, die für die Überwachung eines Projekts zuständig ist.

Er überwacht die wichtigsten KPIs, um zu warnen, wenn die Gefahr besteht, dass einer dieser Indikatoren nicht eingehalten wird. 

• Strategisches PMO

Auf der Grundlage der oben genannten Informationen werden die geeignetsten strategischen und organisatorischen Entscheidungen getroffen, um Abweichungen zu korrigieren, die zur Verfehlung der gesetzten Ziele führen könnten. (Projekte, die zu bevorzugen und zu priorisieren sind, Kompetenzen und Humanressourcen, die gezielt einzusetzen und zu rekrutieren sind, Pricing, das anzupassen ist ...).

• Executive oder Control PMO

Dies ist das Büro oder die Person, die dafür verantwortlich ist, dass alle festgelegten Einstellungen und Richtlinien angemessen durchgesetzt werden.

Er achtet auf die Einhaltung der Regeln und berichtet über mögliche Unvereinbarkeiten, die die planmäßige Ausführung der Aufgaben beeinträchtigen könnten.

• Unterstützung des PMO

Es geht darum, in jedem beliebigen Teil des Projekts Unterstützung zu leisten. Sei es auf strategischer Ebene oder bei der Überwachung, der Neuorganisation von Ressourcen oder anderen Fragen, die eine Verstärkung zur Erreichung der Ziele erfordern.

• PMO in der Krise

Dabei handelt es sich um ein Team oder eine Fachkraft, die auf Krisensituationen spezialisiert ist.

Dieser Typ vereint unterstützende Merkmale, die Neuplanung von Ressourcen, Finanzierungsquellen, agile oder Scrum-Methoden und alle Werkzeuge, die eine schnelle Lösung von Situationen erleichtern, die ein Projekt gefährden könnten. 

• Globales PMO

Es handelt sich um ein Büro oder eine Person, die alle oder einige der oben beschriebenen Funktionen umfasst.

Wenn die Struktur ausreichend ist, wäre ein globales PMO die Spitze der hierarchischen Pyramide. Von hier aus werden alle Parameter überwacht, von denen die vorherigen PMO-Typen abhängen, mit dem Ziel, sie zu koordinieren und dabei die Werte des Unternehmens zu wahren und die Einhaltung der wichtigsten gemeinsamen KPIs zu gewährleisten. 

• Internes PMO

Je nach Größe des Unternehmens oder des Projektvolumens können Managementbüros eine eigene Abteilung innerhalb von Organisationen bilden. 

• Externes PMO

Hierbei handelt es sich um Beratungsfirmen für Projektmanagement, die ihr Fachwissen als Anbieter wiederkehrend oder einmalig einbringen können.

Die Rolle eines Projektmanagementbüros

Um die Funktionen eines Projektmanagementbüros zu bestimmen, ist es wichtig, die Schlüsselindikatoren zur Messung des Erfolgs Ihrer Projekte zu kennen.

Auf der Grundlage dieser Indikatoren können wir die folgenden Funktionen festlegen:

Strategische Planung und Governance

Die erste dieser Funktionen ist die strategische Planung und Steuerung, um die richtigen Projekte auszuwählen. Dabei müssen die Strategie, die Vision und die Werte des Unternehmens ebenso berücksichtigt werden wie die tatsächlich verfügbaren Ressourcen.

Ein offensichtliches, aber erhellendes Beispiel: Ein PMO wird nicht in der Lage sein, eine Arbeit zu übernehmen, für die 25 Programmierer benötigt werden, wenn es nur 10 Programmierer hat und das verbleibende Einstellungsvolumen nicht bewältigen kann.

Nein sagen können zu bestimmten Projekten zu sagen, weil Zweifel an ihrer Rentabilität bestehen oder weil sie nicht mit der Unternehmenskultur übereinstimmen, ist ebenfalls eine Funktion, die das PMO in diesem Abschnitt erfüllen muss.

Standardisierung und Projekttraining

Das Projektmanagementbüro sollte außerdem seine Humanressourcen schulen um sie mit dem Wissen, den Werkzeugen und den Prozessen auszustatten, die sie benötigen, um die Ziele zu erreichen.

Verwaltung von Ressourcen

Die PMOs müssen verwalten personelle und technische Ressourcen um die Effizienz und Produktivität zu steigern.

Es geht darum, die zur Verfügung stehenden Humanressourcen so effizient wie möglich zu planen und zuzuweisen. Und einen Zeitplan für Aufgaben und Prozesse zu erstellen, der es ermöglicht, die Arbeitsabläufe so abzubilden, wie sie ursprünglich geplant wurden, um sich an den gesetzten Zielen auszurichten.

Kontrolle des Kosten-Nutzen-Verhältnisses

Schließlich muss das PMO sicherstellen, dass die Rentabilität seines Projektportfolios. Er muss ständig die Abweichungen vom ursprünglichen Budget überwachen.

Es geht darum, durch eine Projektfinanzbuchhaltung sicherzustellen, dass das Projekt, an dem man arbeitet, nicht nur auf dem Papier, sondern auch in der Praxis rentabel ist und pünktlich geliefert wird.

Die Werkzeuge des PMO: wesentliche Merkmale

Eine PMO-Software ist ein Werkzeug, mit dem Projekte sowie das gesamte Projektportfolio effizienter verwaltet werden können. Dieses Managementsystem ermöglicht es, die Verwaltung zu zentralisieren, die Daten zu konsolidieren und so eine leistungsfähige Steuerung zu ermöglichen. 

Die Herausforderungen für Unternehmen rund um das Projektportfoliomanagement, auf die eine PMO-Software eine Antwort geben muss, sind vielfältig.

• Sichtbarkeit : Echtzeit- und prognostische Einblicke in alle konsolidierten Geschäftsdaten haben, um besser planen und antizipieren zu können.
• Verwaltung der Humanressourcen : Ein globales Management durch das Projektportfolio stellt sich, um die Ressourcen besser zuzuweisen. Vor dem Hintergrund des Krieges um Talente muss die Logik des Engagements beim Matching von Projekten und Mitarbeitern ein Schlüsselelement sein.
• Reaktionsfähigkeit und Anpassungsfähigkeit : Da es immer wieder zu unvorhergesehenen Ereignissen kommt, muss es Ihnen möglich sein, die Abweichungen sowie die finanziellen und betrieblichen Auswirkungen geplanter oder erwogener Änderungen zu beobachten, um bessere Entscheidungen treffen zu können.
• Analyse : Ein PMO-Tool muss Ihnen die Schlüssel zum Verständnis Ihrer Projekte, die Gründe für Erfolge und Misserfolge mit einer guten Granularität liefern.
• Zusammenarbeit und Vertraulichkeit : ein PMO-Tool ist ein echter Vermittler von Informationen und Entscheidungen: Es muss jedem Mitarbeiter die richtige Ebene bieten.
• Einfachheit und Automatisierung : Das PMO-Tool sollte Ihnen Zeit sparen, indem es sich wiederholende Aufgaben eliminiert und Vorgänge mithilfe von Workflows standardisiert und beschleunigt.

Echtzeit-Transparenz & Zusammenarbeit

Ein erstes wesentliches Element für ein PMO-Tool ist die Bereitstellung von Informationen in Echtzeit und mit angemessenen Zugriffsebenen und damit Rechten.

Die Sichtbarkeit, die ein PMO-Tool mit sich bringt, liegt in seiner Fähigkeit, Informationen in Echtzeit zu konsolidieren.

Projektdefinition: Budgetierung und Planung

Die Definition von Projektbudgets ist der erste wesentliche Funktionsbaustein eines PMO-Tools. Mit diesem Baustein müssen Sie Ihre Projekte beziffern und planen können, um ihre finanzielle und operative Tragfähigkeit zu überprüfen und zu bestätigen.

Dieses Budget wird als Maßstab für die weiteren Projekte insbesondere in Eigenregie dienen.

Stafiz geht auf die Schlüsselprobleme dieser Phase ein und bleibt dabei flexibel : 

• Berücksichtigung aller Kosten und Einnahmen (weiterverrechenbare oder nicht weiterverrechenbare Kosten etc.) ;
• Budgetierung entsprechend Ihrer Arbeitsweise: Dienstgrade, Personen, Aufgaben oder Phasen ;
• Szenarienbildung auf der Grundlage von Verkaufschancen und ihren Angeboten (Pre-Staffing...).

Beispiel für ein Budget mit detailliertem Produktionsplan in Stafiz

Verwaltung von Ressourcen

Das Ressourcenmanagement ist das Herzstück Ihres Dienstleistungsunternehmens: die Verwaltung von Ressourcen aus strategischer, aber auch aus operativer Sicht.

Auf strategischer Ebene muss ein PMO-Tool die Kapazität vorausschauend verwalten, d. h. den Bedarf des Unternehmens (die Nachfrage) mit relevanten und verfügbaren Talenten (das Angebot) befriedigen.

Es wird auch darum gehen, den operativen Aspekt, d. h. die Planung und Organisation der Auslastung, flexibel zu handhaben. Um ein gutes Management zu gewährleisten, müssen Indikatoren wie Auslastungsgrade klar und verfügbar sein.

Stafiz hat alle diese Eigenschaften und geht sogar noch einen Schritt weiter. DieKapazitätsplanung ermöglicht es Ihnen, Ihren Bedarf - d. h. die Suche nach Profilen für Ihre Einheiten/BUs - zu organisieren, und zwar auf kollaborative Weise.

Ihre Mitarbeiter können ihr Interesse an einem Auftrag oder an der Arbeit an einer bestimmten Kompetenz direkt auf der Schnittstelle signalisieren. Schließlich präsentieren Ihnen unsere Algorithmen die geeignetsten Profile anhand Ihrer Kriterien: Kompetenzen, Appetenzen & Verfügbarkeiten. Effizient und schnell.

Um Ihre Ressourcen vorausschauend zu nutzen, behalten Sie Ihre Kapazitätsprognose mit dedizierten Berichten im Auge :

Erfahren Sie mehr über Staffing mit Stafiz

Auf der Seite des operativen Managements ist die Zuweisung von Ressourcen in Stafiz einfach und schnell.

Sie können Planungen problemlos staffieren, verschieben, bearbeiten und übertragen. So erhalten Sie einen klaren und stets aktuellen Überblick über die Auslastung, um Ihre Mitarbeiter besser einzuteilen.

Schließlich können Sie mithilfe von Berichten die Belastungsraten nach Teams, Mitarbeitern, Zonen oder jeder beliebigen Einheit Ihrer Wahl verfolgen: All dies ist vollständig konfigurierbar.

Überwachung des Fortschritts und der Leistung

Die Überwachung des Fortschritts und der Leistung ist eine der Unterscheidungen und Stärken von Stafiz. Die Teams können mit dem richtigen Maß an Vertraulichkeit den Fortschritt, aber auch und vor allem die finanziellen Auswirkungen des aktuellen Projektstandes, auch in der Prognose, verfolgen.

Übertragen Sie Ihren Projektleitern und Außendienstmitarbeitern Verantwortung, um Ihre Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets zu liefern.

Sie erhalten allgemeine Schlüsselindikatoren und erweiterte Ansichten, um den Fortschritt nach Mitarbeitern, Aufgaben oder Phasen, Graden usw. zu analysieren. Erkennen Sie auf einen Blick Abweichungen vom ursprünglichen Plan und lassen Sie sich per E-Mail benachrichtigen.

Entdecken Sie die Projektsteuerung in Stafiz

Gehen Sie noch einen Schritt weiter und analysieren Sie Ihre Daten in der Tiefe: Stellen Sie Ihre Daten nach Aufgaben/Phasen, Dienstgraden, Mitarbeitern etc. dar.

Erkennen Sie, was noch zu tun ist, und passen Sie sich gegebenenfalls an: Ändern Sie Ihr Staffing, verhandeln Sie mit Ihrem Kunden neu, beziffern Sie Ihre Projekte genauer... Sie haben das richtige Entscheidungsfindungsinstrument.

Strategisches Reporting und Überwachung des Projektportfolios

Schließlich muss ein PMO-Tool eine konsolidierte, bereichsübergreifende Sicht auf Ihr Projektportfolio liefern: Es muss die Rentabilität und die Risiken, die Ihr Portfolio belasten , verfolgen können.

So können Sie Ihre Projekte besser auswählen und bessere Managemententscheidungen im Alltag treffen.

Auf der Seite des Berichtswesens besteht die Stärke von Stafiz darin, dass es alle Einnahmen und Kosten (Staffing, Einkäufe, Subunternehmer, Spesen usw.) konsolidieren und nach Projekten, Phasen/Aufgaben, Teams oder Mitarbeitern, Grade: realisiert vs. budgetiert, Aufwands- und Produktionsraten, Gewinn- und Verlustrechnung, Stand der Rechnungsstellung usw. verfolgen kann.