Oficina de Gestión de Proyectos: la guía definitiva de PMO

A PMO u Oficina de Gestión de Proyectos es una entidad encargada de planificar y organizar proyectos para maximizar su rentabilidad.

En este artículo definiremos qué es exactamente un PMO y qué otro significado se esconde tras estas siglas.

Descubra los diferentes tipos de PMO, sus objetivos y las herramientas que necesitan para maximizar la eficacia de todos sus procesos con el fin de convertirse en una entidad de valor real en el entorno empresarial.

¿Qué es una oficina de gestión de proyectos o PMO?

PMO: definición

Las siglas PMO se refieren tanto al departamento de gestión de proyectos en su conjunto como a la persona responsable del mismo.

En el primer caso, el acrónimo se refiere ala Oficina de Gestión de Proyectos ( PMO). Oficina de Gestión de Proyectos) y en el segundo, al Oficial de Gestión de Proyectos( Oficial de Gestión de Proyectos).

Por lo tanto, podemos definir estos conceptos como el departamento o la persona responsable de garantizar que la gestión del proyecto se lleve a cabo de forma eficaz y óptima, en relación con los objetivos fijados.

¿Cuál es la diferencia entre un director de proyecto y un PMO?

El director de proyecto es la persona que fija los objetivos y proporciona los recursos para alcanzarlos .

El trabajo de la PMO consiste en gestionar eficazmente sus recursos, poniendo en marcha una organización que permita mejorar los KPI fijados inicialmente.

¿Cuáles son los distintos tipos de PMO?

Existen hasta ocho tipos diferentes de PMO.

• Evaluación de la PMO

Es la oficina o persona responsable del seguimiento de un proyecto.

Supervisa los principales indicadores clave de rendimiento para alertar a tiempo de cualquier riesgo de incumplimiento. 

• PMO estratégica

A partir de la información anterior, se adoptan las decisiones estratégicas y organizativas más adecuadas para corregir las desviaciones que puedan conducir al incumplimiento de los objetivos fijados. (proyectos que deben priorizarse, competencias y recursos humanos que deben seleccionarse y contratarse, precios que deben ajustarse, etc.).

• PMO ejecutiva o de control

Es la oficina o persona responsable de garantizar que todos los parámetros y estrategias definidos se apliquen adecuadamente.

Garantiza el cumplimiento de las normas e informa de cualquier incompatibilidad que pueda afectar a la ejecución de las tareas según lo previsto.

• Apoyo a la PMO

Se trata de prestar apoyo en cualquier parte del proyecto. Tanto a nivel estratégico como de seguimiento, reorganización de recursos o cualquier otra cuestión que requiera refuerzo para alcanzar los objetivos.

• PMO de crisis

Se trata de un equipo o profesional especializado en situaciones de crisis.

Este tipo reúne funciones de apoyo, replanificación de recursos, fuentes de financiación, metodologías ágiles o scrum y cualquier herramienta que facilite la resolución rápida de situaciones que puedan poner en peligro un proyecto. 

• PMO mundial

Se trata de un cargo o una persona que engloba todas o algunas de las funciones descritas anteriormente.

Si la estructura es suficiente, un PMO global se situaría en la cúspide de la pirámide jerárquica. En ella se supervisan todos los parámetros de los que dependen los anteriores tipos de PMO, con el objetivo de coordinarlos manteniendo los valores de la empresa y garantizando el cumplimiento de los principales KPI comunes. 

• PMO interna

Dependiendo del tamaño de la empresa o del volumen de proyectos, las oficinas de gestión pueden constituir un departamento por derecho propio dentro de las organizaciones. 

• PMO externa

Se trata de consultorías de gestión de proyectos que pueden aportar su experiencia como proveedores de forma recurrente o puntual.

El papel de una oficina de gestión de proyectos

Para determinar las funciones de una oficina de gestión de proyectos, es importante conocer los indicadores clave para medir el éxito de sus proyectos.

A partir de estos indicadores, podemos establecer las siguientes funciones:

Planificación estratégica y gobernanza

La primera de estas funciones es la planificación estratégica y la gobernanza para elegir los proyectos adecuados. Hay que tener en cuenta la estrategia, la visión y los valores de la empresa, así como los recursos realmente disponibles.

Un ejemplo obvio pero esclarecedor: un PMO no podrá respaldar un trabajo que requiera 25 programadores si solo tiene 10 y no puede manejar el volumen de contratación restante.

Saber decir no a determinados proyectos, por dudas sobre su rentabilidad o porque no están alineados con la cultura de la empresa, también es una función que la PMO debe cumplir en este apartado.

Estandarización y formación de proyectos.

La oficina de gestión de proyectos también debe formar los recursos humanos para dotarles de los conocimientos, herramientas y procesos necesarios para alcanzar los objetivos.

Gestión de recursos

Las PMO tendrán que gestionar recursos humanos y técnicos para aumentar la eficacia y la productividad.

Se trata de planificar y asignar los recursos humanos disponibles de la forma más eficiente posible. Y establecer un calendario de tareas y procesos que permita reproducir los flujos de trabajo tal y como se planificaron inicialmente, para alinearlos con los objetivos fijados.

Control de rentabilidad

Por último, la PMO debe asegurarse de que su cartera de proyectos es rentabilidad de su cartera de proyectos. Deben controlar constantemente las desviaciones con respecto al presupuesto inicial.

Se trata de asegurarse de que el proyecto en el que se está trabajando no sólo es rentable sobre el papel, sino también en la práctica, y de que se entrega a tiempo mediante la contabilidad financiera del proyecto.

Herramientas PMO: características esenciales

El software PMO es una herramienta para gestionar proyectos y la cartera de proyectos en su conjunto de forma más eficiente. Este sistema de gestión permite centralizar la gestión, consolidar los datos y así posibilitar una gestión eficiente. 

Hay una serie de cuestiones en torno a la gestión de la cartera de proyectos que las empresas deben abordar con el software de PMO.

• Visibilidad: Visibilidad y previsiones en tiempo real de todos los datos empresariales consolidados para una mejor planificación y anticipación.
• Gestión de los recursos humanos : La gestión global a través de la cartera de proyectos es necesaria para asignar mejor los recursos. En el contexto de la guerra por el talento, la lógica del compromiso en la adecuación entre proyectos y empleados debe ser un elemento clave.
• Capacidad de respuesta y adaptación: Lo inesperado siempre ocurre, por lo que hay que ser capaz de observar las desviaciones y el impacto financiero y operativo de los cambios previstos o anticipados para tomar mejores decisiones.
• Análisis : Una herramienta PMO debe proporcionarle las herramientas necesarias para comprender sus proyectos y las razones de sus éxitos y fracasos, con el nivel de granularidad adecuado.
• Colaboración y confidencialidad: Una herramienta PMO es un auténtico mediador de la información y la toma de decisiones: debe proporcionar el nivel adecuado de apoyo a cada empleado.
• Simplicidad y automatización: La herramienta PMO debe ahorrarle tiempo eliminando tareas repetitivas, estandarizando y acelerando las operaciones con flujos de trabajo.

Visibilidad y colaboración en tiempo real

El primer elemento esencial de una herramienta PMO es proporcionar información en tiempo real, con niveles adecuados de acceso y derechos.

La visibilidad que proporciona una herramienta de PMO reside en su capacidad para consolidar la información en tiempo real.

Definición del proyecto: presupuestación y planificación.

La definición de los presupuestos de los proyectos es el primer componente funcional esencial de una herramienta PMO. Este componente debe permitirle calcular los costes y planificar sus proyectos para comprobar y validar su viabilidad financiera y operativa.

Este presupuesto servirá de referencia para futuros proyectos, especialmente los que impliquen al sector público.

Stafiz responde a las cuestiones clave de esta fase manteniéndose flexible: 

• teniendo en cuenta todos los costes e ingresos (costes facturables y no facturables, etc.);
• presupuestar en función de su modo de funcionamiento: grados, personas, tareas o fases ;
• scripting basado en las oportunidades de venta y sus estimaciones (pre-staffing, etc.).

Ejemplo de presupuesto con un plan de producción detallado en Stafiz

Gestión de recursos

La gestión de recursos está en el corazón de su empresa de servicios: gestionar los recursos tanto desde un punto de vista estratégico como operativo.

A nivel estratégico, una herramienta PMO tendrá que gestionar la capacidad con visión de futuro, es decir, responder a las necesidades de la empresa (demanda) con talento relevante y disponible (oferta).

También será cuestión de gestionar el aspecto operativo, es decir, planificar y organizar la carga con flexibilidad. Para garantizar una buena gestión, indicadores como los índices de carga deben ser claros y estar disponibles.

Stafiz tiene todas estas características y más. Laplanificación de capacidades le permite organizar sus necesidades -es decir, las búsquedas de sus perfiles para sus entidades/UCE- de forma colaborativa.

Sus empleados pueden manifestar directamente en la interfaz su interés por una misión o por trabajar en una competencia determinada. Por último, nuestros algoritmos le presentan los perfiles más adecuados en función de sus criterios: competencias, aptitudes y disponibilidad. Rápido y eficaz.

Para anticipar sus recursos, vigile sus previsiones de capacidad con los informes dedicados:

Obtenga más información sobre la dotación de personal con Stafiz

En términos de gestión operativa, la asignación de recursos es rápida y sencilla con Stafiz.

Puede asignar personal, cambiar turnos, modificar y transferir horarios fácilmente. Esto le ofrece una visión clara y actualizada de la carga de trabajo, para que pueda asignar su personal de forma más eficaz.

Finalmente, los informes te permiten monitorear las tasas de gastos por equipo, empleados, zonas o cualquier entidad de tu elección: todo esto es totalmente configurable.

Seguimiento del progreso y del desempeño

El seguimiento de los avances y los resultados es uno de los puntos fuertes y diferenciadores de Stafiz. Con el grado de confidencialidad adecuado, los equipos pueden supervisar no solo el progreso, sino también, y sobre todo, el impacto financiero de la situación actual del proyecto, incluidas las previsiones.

Capacite a sus directores de proyectos y equipos de campo para entregar sus proyectos a tiempo y dentro del presupuesto.

Te beneficias de indicadores clave generales y vistas en profundidad para analizar el progreso por empleado, tareas o fases, calificaciones, etc. Identifique desviaciones del plan inicial de un vistazo, además de recibir alertas por correo electrónico.

Descubre la gestión de proyectos en Stafiz

Para ir más lejos, analice sus datos en profundidad: visualice sus datos por tarea/fase, grado, empleado, etc.

Identifique lo que queda por hacer y adáptese si es necesario: modifique su plantilla, renegocie con su cliente, ponga una cifra más exacta a sus proyectos... Ya tiene la herramienta de toma de decisiones que necesita.

Informes estratégicos y seguimiento de la cartera de proyectos.

Por último, una herramienta de PMO debe ofrecer una visión consolidada y transversal de su cartera de proyectos: debe permitirle controlar la rentabilidad y los riesgos que pesan sobre su cartera.

Esto le permitirá seleccionar mejor sus proyectos y tomar mejores decisiones de gestión diaria.

En cuanto a los informes, la fortaleza de Stafiz consiste en poder consolidar todos los ingresos y costos (personal, compras, subcontratación, gastos, etc.) y poder seguirlos por proyectos, fases/tareas, equipos o empleados, grado: logrado vs. Presupuestado, tasas de gastos y producción, cuenta de resultados, estado de facturación, etc.