Oficina de Gestión de Proyectos: la guía definitiva de PMO

Una PMO u Oficina de Gestión de Proyectos es una entidad encargada de planificar y organizar proyectos con el fin de maximizar su rentabilidad.

En este artículo definiremos qué es exactamente un PMO y qué otro significado se esconde tras estas siglas.

Conozca los diferentes tipos de PMO, sus objetivos y las herramientas para maximizar la eficiencia de todos sus procesos para convertirse en una entidad de valor real en el entorno empresarial.

¿Qué es una Oficina de Gestión de Proyectos o PMO?

PMO: definición

El acrónimo PMO se refiere tanto al departamento de gestión de proyectos en su conjunto como a la persona responsable del mismo.

En el primer caso, el acrónimo esla Oficina de Gestión de Proyectos y en el segundo, el Oficial de Gestión de Proyectos.

Por lo tanto, podemos definir estos conceptos como el departamento o persona responsable de asegurar que la gestión de proyectos se lleve a cabo de forma eficiente y óptima, en relación con los objetivos marcados.

¿Cuál es la diferencia entre un director de proyecto y un PMO?

El gerente de proyecto es la persona que establece los objetivos y proporciona los recursos para lograrlos.

El La PMO se encarga de gestionar sus recursos de forma eficaz, mediante la creación de una organización que mejore los KPIs establecidos inicialmente.

¿Cuáles son los diferentes tipos de PMO?

Hay hasta ocho tipos diferentes de PMO.

• Evaluación PMO

Es la oficina o persona responsable de supervisar un proyecto.

Monitoriza los KPIs clave para alertar si existe riesgo de incumplimiento de alguno de ellos. 

• PMO Estratégico

A partir de la información anterior, se toman las decisiones estratégicas y organizativas más adecuadas para corregir las desviaciones que puedan conducir al incumplimiento de los objetivos marcados (proyectos a priorizar y priorizar, capacidades y recursos humanos a focalizar y contratar, precios a ajustar, etc.).

• PMO Ejecutiva o de Control

Esta es la oficina o persona responsable de garantizar que todas las configuraciones y políticas definidas se apliquen correctamente.

Garantiza el cumplimiento de las normas e informa de cualquier incompatibilidad que pueda afectar a la ejecución de las tareas según lo previsto.

• Soporte de PMO

Se trata de brindar apoyo en cualquier parte del proyecto. Ya sea a nivel estratégico o a nivel de monitoreo, reorganización de recursos o cualquier otro tema que necesite ser fortalecido para el logro de objetivos.

• Crisis PMO

Se trata de un equipo o profesional que se especializa en situaciones de crisis.

Este tipo reúne características de soporte, replanificación de recursos, fuentes de financiación, metodologías ágiles o scrum y cualquier herramienta que facilite la resolución rápida de situaciones que puedan poner en peligro un proyecto. 

• Global PMO

Se trata de un cargo o persona que abarca algunas o todas las funciones descritas anteriormente.

Si la estructura es suficiente, un PMO global se situaría en la cúspide de la pirámide jerárquica. En ella se supervisan todos los parámetros de los que dependen los anteriores tipos de PMO, con el objetivo de coordinarlos manteniendo los valores de la empresa y garantizando el cumplimiento de los principales KPI comunes. 

• PMO interna

Dependiendo del tamaño de la empresa o del volumen de proyectos, las oficinas de gestión pueden ser un departamento por derecho propio dentro de las organizaciones. 

• PMO externa

Se trata de empresas de consultoría de gestión de proyectos que pueden aportar su experiencia como proveedores de forma recurrente o ad hoc.

El papel de una oficina de gestión de proyectos

Para determinar las funciones de una oficina de gestión de proyectos, es importante conocer las métricas clave para medir el éxito de tus proyectos.

A partir de estos indicadores, podemos establecer las siguientes funciones:

Planificación Estratégica y Gobernanza

La primera de estas funciones es la planificación estratégica y la gobernanza para elegir los proyectos adecuados. Hay que tener en cuenta la estrategia, la visión y los valores de la empresa, así como los recursos realmente disponibles.

Un ejemplo obvio pero esclarecedor: un PMO no podrá respaldar un trabajo que requiera 25 programadores si solo tiene 10 y no puede manejar el volumen de contratación restante.

Saber decir que no a determinados proyectos, por dudas sobre su rentabilidad o porque no están alineados con la cultura de la empresa, también es una función que debe cumplir la PMO en este apartado.

Normalización y formación de proyectos

La oficina de gestión de proyectos también debe formar los recursos humanos para dotarles de los conocimientos, herramientas y procesos necesarios para alcanzar los objetivos.

Gestión de recursos

Las PMO deberán gestionar los recursos humanos y técnicos para aumentar la eficiencia y la productividad.

Se trata de planificar y asignar los recursos humanos disponibles de la manera más eficiente posible. Y establecer un cronograma de tareas y procesos que permita replicar los flujos de trabajo tal y como se planificaron originalmente, con el fin de alinearse con los objetivos marcados.

Seguimiento de la eficacia en función de los costos

Por último, la PMO debe asegurar la rentabilidad de su cartera de proyectos. Debe monitorear constantemente las desviaciones del presupuesto inicial.

Esto es para garantizar que el proyecto en el que está trabajando no solo sea rentable en papel, sino también en la práctica y que se entregue a tiempo a través de la contabilidad financiera del proyecto.

Herramientas PMO: características esenciales

El software PMO es una herramienta para gestionar proyectos y la cartera de proyectos en su conjunto de forma más eficiente. Este sistema de gestión permite centralizar la gestión, consolidar los datos y permitir así una gestión eficiente. 

Hay una serie de cuestiones en torno a la gestión de cartera de proyectos que las empresas deben abordar con el software de PMO.

• Visibilidad: tener visibilidad en tiempo real y predictiva de todos los datos consolidados de la actividad para planificar y anticipar mejor.
• Gestión de recursos humanos: Se necesita una gestión holística en toda la cartera de proyectos para asignar mejor los recursos. En el contexto de la guerra por el talento, la lógica del compromiso en la correspondencia de proyectos y empleados debe ser un elemento clave.
• Capacidad de respuesta y adaptabilidad: como lo inesperado siempre está presente, debe ser posible observar las desviaciones y los impactos financieros y operativos de los cambios previstos o planificados para tomar mejores decisiones
• Análisis: una herramienta PMO debe darte las claves para entender tus proyectos, las razones de los éxitos y los fracasos con una buena granularidad.
• Colaboración y confidencialidad: una herramienta PMO es un verdadero mediador de información y toma de decisiones: debe proporcionar el nivel adecuado a cada empleado.
• Simplicidad y automatización: La herramienta PMO debería ahorrarte tiempo al eliminar tareas repetitivas, estandarizar y acelerar las operaciones con flujos de trabajo.

Visibilidad y colaboración en tiempo real

Un primer elemento esencial para una herramienta PMO es entregar información en tiempo real y con niveles adecuados de acceso y, por lo tanto, de derechos.

La visibilidad que proporciona una herramienta PMO radica en su capacidad para consolidar la información en tiempo real.

Definición del proyecto: presupuestación y planificación

La definición de los presupuestos del proyecto es el primer bloque de construcción funcional esencial para una herramienta PMO. Este ladrillo debe permitirle costear y planificar sus proyectos con el fin de verificar y validar su viabilidad financiera y operativa.

Este presupuesto servirá de referencia para la continuación de los proyectos en régimen de gestión directa.

Stafiz responde a las cuestiones clave de esta fase permaneciendo flexible: 

• teniendo en cuenta todos los costes e ingresos (gastos refacturables o no refacturables, etc.);
• presupuestar de acuerdo a su operación: grados, personas, tareas o fases;
• Scripting basado en oportunidades comerciales y sus cotizaciones (pre-staffing, etc.).

Ejemplo de un presupuesto con plan de producción detallado en Stafiz

Gestión de recursos

La gestión de recursos es el corazón de su empresa de servicios: la gestión de recursos desde un punto estratégico pero también desde un punto de vista operativo.

A nivel estratégico, una herramienta PMO tendrá que gestionar la capacidad en forecasting, es decir, satisfacer las necesidades de la empresa (demanda) con talento relevante y disponible (oferta).

También será necesario gestionar el aspecto operativo, es decir, la planificación y organización de la carga con flexibilidad. Para garantizar una gestión adecuada, los indicadores como las tasas de carga deben ser claros y estar disponibles.

Stafiz tiene todas estas características y va más allá. La planificación de la capacidad le permite organizar sus necesidades, es decir, la búsqueda de sus perfiles para sus entidades/unidades de negocio , de forma colaborativa.

Sus empleados pueden indicar su interés en una misión o en trabajar en una habilidad determinada directamente en la interfaz. Por último, nuestros algoritmos le presentan los perfiles más adecuados en función de sus criterios: habilidades, apetitos y disponibilidad. Eficiente y rápido.

Para anticipar sus recursos, esté atento a su previsión de capacidad con informes específicos:

Más información sobre la dotación de personal con Stafiz

En cuanto a la gestión operativa, la asignación de recursos es sencilla y rápida en Stafiz.

Puede dotar de personal, turnos, modificar y transferir horarios fácilmente. Esto le proporciona una visión clara y siempre actualizada de la carga de trabajo para asignar mejor a sus empleados.

Por último, los informes le permiten realizar un seguimiento de las tasas de carga de trabajo por equipo, empleados, zonas o cualquier entidad de su elección: todo esto es totalmente personalizable.

Seguimiento del progreso y del rendimiento

El seguimiento del progreso y el rendimiento es uno de los diferenciadores y puntos fuertes de Stafiz. Los equipos pueden seguir, con el grado adecuado de confidencialidad, los avances, pero también y sobre todo los impactos financieros de la situación actual del proyecto, incluso en la previsión.

Capacite a sus gerentes de proyecto y equipos de campo para que entreguen sus proyectos a tiempo y dentro del presupuesto.

Se beneficia de indicadores clave generales y vistas en profundidad para analizar el progreso por empleado, tareas o fases, calificaciones, etc. Identifique las desviaciones del plan inicial de un vistazo, además de recibir alertas por correo electrónico.

Descubre la gestión de proyectos en Stafiz

Para ir más allá, analiza tus datos en profundidad: visualiza tus datos por tareas/fases, calificaciones, empleados, etc.

Identifique el trabajo que le queda y adáptelo si es necesario: modifique su dotación de personal, renegocie con su cliente, calcule el coste de sus proyectos con mayor precisión... Tienes la herramienta de toma de decisiones que necesitas.

Informes estratégicos y seguimiento de la cartera de proyectos

Por último, una herramienta PMO debe proporcionar una visión consolidada y multifuncional de su cartera de proyectos: debe permitir el seguimiento de la rentabilidad y los riesgos que pesan sobre su cartera.

Esto te permitirá seleccionar mejor tus proyectos y tomar mejores decisiones de gestión en el día a día.

En cuanto a los informes, la fortaleza de Stafiz reside en poder consolidar todos los ingresos y costes (personal, compras, subcontratación, costes, etc.) y poder controlarlos por proyectos, fases/tareas, equipos o empleados, grado: logrado vs. presupuestado, tasa de gastos y producción, cuenta de resultados, estado de facturación, etc.