Definición, roles y herramientas de la guía de PMO

Un PMO (Oficina de Gestión de Proyectos) es una entidad encargada de planificar y organizar proyectos con el fin de maximizar su rentabilidad. A continuación definiremos qué es exactamente una PMO y qué otros significados se esconden tras estas siglas.

Los diferentes tipos de PMO, sus objetivos y las herramientas para maximizar la eficiencia de todos sus procesos y convertirse en una entidad de valor real en el entorno empresarial.

¿Qué es una oficina de gestión de proyectos o PMO?

Las siglas PMO hacen referencia tanto al departamento de gestión de proyectos en su conjunto como al responsable del mismo. En el primer caso, la sigla designa a la oficina de gestión de proyectos (la Project Management Office ) y en el segundo, al responsable de la gestión del proyecto (el Project Management Officer ) .

Por tanto, podemos definir estos conceptos como el departamento o persona responsable de garantizar que la gestión de proyectos se realice de forma eficiente y óptima, en relación con los objetivos marcados. Existen hasta ocho tipos de PMO:

• Evaluación de la PMO. Esta es la oficina o persona responsable del seguimiento de un proyecto. Realiza un seguimiento de los principales indicadores clave de desempeño con el fin de alertar si existe riesgo de incumplimiento en alguno de ellos. En el siguiente artículo, aprenderá más sobre cómo controlar proyectos de forma eficaz.
• PMO estratégica. A partir de la información anterior, se toman las decisiones estratégicas y organizativas más adecuadas para corregir las brechas que pueden resultar en el incumplimiento de los objetivos establecidos (proyectos que priorizar y priorizar, habilidades y recursos humanos que apuntar y contratar, precios que ajustar) . …)

• PMO ejecutiva o de control. Esta es la oficina o individuo responsable de garantizar que todas las configuraciones y políticas definidas se apliquen de manera adecuada. Vela por el cumplimiento de las normas e informa de cualquier incompatibilidad que pueda afectar a la ejecución de las tareas según lo previsto.

• Apoyo a la PMO. Se trata de prestar apoyo en cualquier parte del proyecto. Ya sea a nivel estratégico o a nivel de seguimiento, reorganización de recursos o cualquier otra cuestión que sea necesaria reforzar para alcanzar los objetivos.

• PMO de crisis. Se trata de un equipo o profesional especializado en situaciones de crisis. Reúne características de soporte, reorganización de recursos, fuentes de financiación, metodologías ágiles o scrum y cualquier herramienta que facilite la resolución rápida de situaciones que puedan poner en riesgo un proyecto.

• PMO global. Es un cargo o persona que abarca algunas o todas las funciones descritas anteriormente. Si la estructura es suficiente, una PMO global sería la cima de la pirámide jerárquica. Aquí es donde se supervisan todos los parámetros de los que dependen los anteriores tipos de PMO, con el objetivo de coordinarlos manteniendo los valores de la empresa y asegurando el cumplimiento de los principales KPI comunes.

• PMO interna. Dependiendo del tamaño de la empresa o del volumen de proyectos, las oficinas de gestión pueden constituir un departamento separado dentro de las organizaciones.

• PMO externa. Se trata de consultoras de gestión de proyectos que pueden aportar su experiencia como proveedores de forma recurrente o puntual.

¿Cuál es la diferencia entre un director de proyecto y una PMO?

El director de proyecto es la persona que fija los objetivos y proporciona los recursos para alcanzarlos. La PMO es responsable de gestionar eficazmente sus recursos , poniendo en marcha una organización que permita mejorar los KPI inicialmente establecidos.

Las funciones de una oficina de gestión de proyectos.

Para poder determinar las funciones de una oficina de gestión de proyectos, es importante conocer los indicadores clave para medir el éxito de tus proyectos . En base a estos indicadores podemos establecer las siguientes funciones:

Planificación estratégica y gobernanza

La primera de estas funciones es la planificación estratégica y la gobernanza para elegir los proyectos adecuados. Se debe tener en cuenta la estrategia, la visión y los valores de la empresa, así como los recursos realmente disponibles.

Un ejemplo obvio pero esclarecedor: una PMO no podrá respaldar un trabajo que requiera 25 programadores si solo tiene 10 y no puede manejar el volumen de contratación restante.

Saber decir no a determinados proyectos, por dudas sobre su rentabilidad o porque no están alineados con la cultura de la empresa, también es una función que la PMO debe cumplir en este apartado.

Estandarización y formación de proyectos.

La oficina de gestión de proyectos también debe formar los recursos humanos para dotarles de los conocimientos, herramientas y procesos necesarios para alcanzar los objetivos.

Gestión de recursos

Las PMO deberán gestionar los recursos humanos y técnicos para aumentar la eficiencia y la productividad. Esto implica planificar y asignar los recursos humanos disponibles de la manera más eficiente posible. Y establecer un cronograma de tareas y procesos que permita reproducir los flujos de trabajo tal como fueron inicialmente planificados, con el fin de alinearse con los objetivos marcados.

Control de rentabilidad

Por último, la PMO debe garantizar la rentabilidad de la cartera de proyectos. Debe controlar constantemente las desviaciones con respecto al presupuesto inicial. Esto significa asegurarse de que el proyecto en el que se está trabajando no sólo es rentable sobre el papel, sino también en la práctica y que se entrega a tiempo.

Herramientas PMO: características esenciales

El software PMO es una herramienta para gestionar proyectos y la cartera de proyectos en su conjunto de forma más eficiente. Este sistema de gestión permite centralizar la gestión, consolidar los datos y así posibilitar una gestión eficiente. 

Los retos de las empresas en torno a la gestión de carteras de proyectos a los que el software PMO debe dar respuesta son diversos: 

• Visibilidad . Tenga visibilidad en tiempo real y de pronóstico de todos los datos de actividad consolidados para planificar y anticipar mejor
• Gestión de recursos humanos . Se requiere una gestión global de toda la cartera de proyectos para asignar mejor los recursos. En el contexto de guerra por el talento, la lógica del compromiso en la vinculación de proyectos y colaboradores debe ser un elemento clave.
• Capacidad de respuesta y adaptabilidad . Como siempre surgen circunstancias imprevistas, debe ser posible observar las desviaciones y los impactos financieros y operativos de los cambios planificados o planificados para poder tomar mejores decisiones.
• Analítica . Una herramienta de PMO debe brindarle las claves para comprender sus proyectos, las razones de los éxitos y los fracasos con buena granularidad.
• Colaboración y confidencialidad . Una herramienta PMO es un verdadero mediador de información y decisiones: debe proporcionar el nivel adecuado a cada empleado.
• Simplicidad y automatización . La herramienta PMO debería ahorrarle tiempo al eliminar tareas repetitivas, estandarizar y acelerar las operaciones con flujos de trabajo.

Visibilidad y colaboración en tiempo real

Un primer elemento esencial para una herramienta de PMO es entregar información en tiempo real y con niveles adecuados de acceso y por tanto de derechos. La visibilidad que proporciona una herramienta de PMO radica en su capacidad de consolidar información en tiempo real. Uno de los puntos fuertes de Stafiz es poder consolidar todos los datos del proyecto: ingresos, costes, pero también tareas y fases, facturas, etc. De este modo, se beneficia de la visibilidad de los datos previstos, como el margen, que se recalcula en tiempo real hasta el final. fin de los proyectos.

Nuestra NUBE segura alojada en Francia le ofrece todas las garantías de protección de sus datos. Para obtener más información, consulte nuestra página de protección de datos .

Definición del proyecto: presupuestación y planificación.

Definir los presupuestos del proyecto es el primer componente funcional esencial de una herramienta de PMO. Este ladrillo debería permitirle cuantificar y planificar sus proyectos para verificar y validar su viabilidad financiera pero también operativa. Este presupuesto servirá como punto de referencia para futuros proyectos de gestión en particular.

Stafiz responde a las cuestiones clave de esta fase manteniéndose flexible: 

• Teniendo en cuenta todos los costos e ingresos (costos facturables o no facturables, etc.)
• Presupuestar según su operación: calificaciones, personas, tareas, etc.
• Guión basado en oportunidades comerciales y sus cotizaciones (pre-staffing, etc.)

Para saber más, sigue nuestra guía: presupuesto proyectado del proyecto: ¿cómo hacerlo? Guía y ejemplos

Gestión de recursos 

La gestión de recursos es el corazón de su empresa de servicios: gestionar los recursos desde un punto de vista estratégico pero también operativo. A nivel estratégico, una herramienta PMO debe gestionar la capacidad en una previsión, es decir responder a las necesidades de la empresa (demanda) con el talento relevante y disponible (oferta). También será cuestión de gestionar el aspecto operativo, es decir, la planificación y organización de la carga con flexibilidad. Para garantizar una buena gestión, indicadores como los índices de carga deben ser claros y estar disponibles.

Stafiz tiene todas estas características y va aún más allá. La gestión de capacidad o la planificación de capacidad le permite organizar sus necesidades, es decir, buscar sus perfiles para sus entidades/BU, de forma colaborativa. Sus colegas pueden indicar su interés en una misión o en trabajar en una habilidad determinada directamente en la interfaz. Finalmente, nuestros algoritmos le presentan los perfiles más adecuados según sus criterios: habilidades, apetitos y disponibilidad. Eficiente y rápido.

Para anticipar sus recursos, controle su previsión de capacidad con informes específicos:

Obtenga más información sobre la dotación de personal con Stafiz

Desde el punto de vista de la gestión operativa, la asignación de recursos es sencilla y rápida en Stafiz.
Puede dotar de personal, turnos, modificar y transferir horarios fácilmente. De esta manera, se beneficiará de una visión clara y siempre actualizada de la carga para distribuir mejor a sus empleados.

Finalmente, los informes te permiten monitorear las tasas de gastos por equipo, empleados, zonas o cualquier entidad de tu elección: todo esto es totalmente configurable.

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Seguimiento del progreso y del desempeño

Monitorear el progreso y el desempeño es uno de los diferenciadores y fortalezas de Stafiz. Los equipos pueden seguir, con el grado adecuado de confidencialidad, los avances pero también y sobre todo los impactos financieros, incluidas las previsiones.

Capacite a sus directores de proyectos y equipos de campo para entregar sus proyectos a tiempo y dentro del presupuesto.

Te beneficias de indicadores clave generales y vistas en profundidad para analizar el progreso por empleado, tareas o fases, calificaciones, etc. Identifique desviaciones del plan inicial de un vistazo, además de recibir alertas por correo electrónico.

Para ir más allá, analiza tus datos en profundidad: visualiza tus datos por tareas/fases, grados, empleados, etc. Identifica las tareas restantes y adáptalas si es necesario: modifica tu plantilla, renegocia con tu cliente, cuantifica con mayor precisión tus proyectos… Tienes la herramienta de toma de decisiones que necesitas.

Descubre la gestión de proyectos en Stafiz

Informes estratégicos y seguimiento de la cartera de proyectos.

Por último, una herramienta PMO debe proporcionar una visión consolidada y transversal de su cartera de proyectos: debe permitir controlar la rentabilidad y los riesgos que pesan sobre su cartera. De este modo podrá seleccionar mejor sus proyectos y tomar mejores decisiones de gestión cada día.

En cuanto a los informes, la fortaleza de Stafiz consiste en poder consolidar todos los ingresos y costos (personal, compras, subcontratación, gastos, etc.) y poder seguirlos por proyectos, fases/tareas, equipos o empleados, grado: logrado vs. Presupuestado, tasas de gastos y producción, cuenta de resultados, estado de facturación, etc.

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