Project Management Office: de ultieme PMO-gids

A PMO of Project Management Office is een entiteit die verantwoordelijk is voor het plannen en organiseren van projecten om de winstgevendheid te maximaliseren.

In dit artikel zullen we definiëren wat een PMO precies is en welke andere betekenis er achter deze acroniemen schuilgaat.

Ontdek de verschillende soorten PMO, hun doelstellingen en de tools die ze nodig hebben om de efficiëntie van al hun processen te maximaliseren en zo een entiteit van echte waarde te worden in de bedrijfsomgeving.

Wat is een Project Management Office of PMO?

PMO: definitie

De afkorting PMO verwijst zowel naar de projectmanagementafdeling als geheel als naar de persoon die er verantwoordelijk voor is.

In het eerste geval verwijst het acroniem naarhet Project Management Office (PMO ). Projectmanagementbureau) en in het tweede geval naar de Project Management Officer ( Project Management Officer).

We kunnen deze concepten daarom definiëren als de afdeling of persoon die ervoor moet zorgen dat projectmanagement efficiënt en optimaal wordt uitgevoerd, in relatie tot de gestelde doelen.

Wat is het verschil tussen een projectmanager en een PMO?

De projectmanager is de persoon die de doelstellingen bepaalt en de middelen levert om ze te bereiken.

Het is de taak van de PMO om de middelen effectief te beheren door een organisatie op te zetten die het mogelijk maakt om de KPI's die in eerste instantie zijn vastgesteld te verbeteren.

Wat zijn de verschillende soorten PMO?

Er zijn wel acht verschillende soorten PMO.

• PMO evaluatie

Dit is het kantoor of de persoon die verantwoordelijk is voor het monitoren van een project.

Het bewaakt de belangrijkste prestatie-indicatoren om vroegtijdig te waarschuwen als het risico bestaat dat niet aan de eisen wordt voldaan. 

• Strategische PMO

Op basis van de bovenstaande informatie worden de meest geschikte strategische en organisatorische beslissingen genomen om afwijkingen te corrigeren die ertoe kunnen leiden dat de gestelde doelen niet worden gehaald. (projecten die prioriteit moeten krijgen, vaardigheden en personeel die gericht moeten worden ingezet en aangeworven, prijsstelling die moet worden aangepast, enz.)

• Uitvoerende of controlerende PMO

Dit is het kantoor of de persoon die ervoor moet zorgen dat alle gedefinieerde parameters en strategieën op de juiste manier worden toegepast.

Het zorgt ervoor dat de regels worden nageleefd en rapporteert alle incompatibiliteiten die de uitvoering van taken zoals gepland kunnen beïnvloeden.

• PMO-ondersteuning

Dit betekent ondersteuning bieden bij elk onderdeel van het project. Of dit nu op strategisch niveau is of op het gebied van monitoring, de reorganisatie van middelen of andere zaken die versterking vereisen om de doelstellingen te bereiken.

• Crisis PMO

Dit is een team of professional die gespecialiseerd is in crisissituaties.

Dit type omvat ondersteunende functies, herplanning van resources, financieringsbronnen, agile- of scrummethodologieën en alle tools die het mogelijk maken om situaties die een project in gevaar kunnen brengen snel op te lossen. 

• Wereldwijde PMO

Dit is een kantoor of persoon die alle of enkele van de hierboven beschreven functies vervult.

Als de structuur toereikend is, staat een globale PMO bovenaan de hiërarchische piramide. Hier wordt toezicht gehouden op alle parameters waarvan de vorige PMO-typen afhankelijk zijn, met als doel ze te coördineren met behoud van de waarden van het bedrijf en naleving van de belangrijkste gemeenschappelijke KPI's te garanderen. 

• Interne PMO

Afhankelijk van de grootte van het bedrijf of de omvang van de projecten kunnen managementkantoren een volwaardige afdeling vormen binnen organisaties. 

• Externe PMO

Dit zijn projectmanagementadviesbureaus die hun expertise op terugkerende of eenmalige basis als leverancier kunnen leveren.

De rol van een projectmanagementbureau

Om de functies van een projectmanagementbureau te bepalen, is het belangrijk om de belangrijkste indicatoren te kennen om het succes van je projecten te meten.

Op basis van deze indicatoren kunnen we de volgende functies vaststellen:

Strategische planning en bestuur

De eerste van deze functies is strategische planning en bestuur om de juiste projecten te kiezen. Er moet rekening worden gehouden met de strategie, visie en waarden van het bedrijf en met de middelen die daadwerkelijk beschikbaar zijn.

Een voor de hand liggend maar verhelderend voorbeeld: een PMO zal niet in staat zijn om een opdracht aan te nemen waarvoor 25 programmeurs nodig zijn als het er maar 10 heeft en het resterende wervingsvolume niet aankan.

Weten hoe je nee Nee zeggen tegen bepaalde projecten, vanwege twijfels over hun winstgevendheid of omdat ze niet aansluiten bij de bedrijfscultuur, is ook een functie die de PMO in dit onderdeel moet vervullen.

Standaardisatie en projecttraining

Het projectmanagementbureau moet ook zijn personeel trainen om ze te voorzien van de kennis, hulpmiddelen en processen die ze nodig hebben om hun doelen te bereiken.

Beheer van hulpbronnen

PMO's moeten beheren menselijke en technische middelen om de efficiëntie en productiviteit te verhogen.

Dit houdt in dat de beschikbare personele middelen zo efficiënt mogelijk moeten worden gepland en toegewezen. En het opstellen van een planning van taken en processen die het mogelijk maakt workflows te reproduceren zoals ze oorspronkelijk gepland waren, om ze af te stemmen op de gestelde doelen.

Kosteneffectiviteitscontrole

Ten slotte moet het PMO ervoor zorgen dat zijn projectportfolio winstgevendheid van haar projectportfolio. Ze moeten voortdurend afwijkingen van het oorspronkelijke budget in de gaten houden.

Het gaat erom ervoor te zorgen dat het project waaraan je werkt niet alleen op papier rendeert, maar ook in de praktijk, en dat het op tijd wordt opgeleverd via project financial accounting.

PMO-tools: essentiële functies

PMO-software is een hulpmiddel om projecten en het projectportfolio als geheel effectiever te beheren. Dit beheersysteem maakt het mogelijk om het beheer te centraliseren, gegevens te consolideren en effectief te sturen. 

Er zijn verschillende problemen rond projectportfoliomanagement die bedrijven moeten aanpakken met PMO-software.

• Zichtbaarheid: Real-time zichtbaarheid en prognoses van alle geconsolideerde bedrijfsgegevens voor betere planning en anticipatie.
• Personeelsbeheer : Globaal beheer via de projectportefeuille is nodig om middelen beter toe te wijzen. In de context van de strijd om talent moet de logica van het engagement bij het matchen van projecten en werknemers een sleutelelement zijn.
• Reactie- en aanpassingsvermogen: Het onverwachte gebeurt altijd, dus je moet afwijkingen en de financiële en operationele impact van geplande of verwachte veranderingen kunnen waarnemen om betere beslissingen te kunnen nemen.
• Analyse : Een PMO tool moet u de tools geven die u nodig hebt om inzicht te krijgen in uw projecten en de redenen voor hun successen en mislukkingen, met de juiste mate van granulariteit.
• Samenwerking en vertrouwelijkheid: Een PMO-tool is een echte bemiddelaar van informatie en besluitvorming: het moet elke medewerker het juiste niveau van ondersteuning bieden.
• Eenvoud en automatisering: De PMO-tool moet u tijd besparen door terugkerende taken te elimineren, te standaardiseren en activiteiten te versnellen met workflows.

Real-time zichtbaarheid & samenwerking

Het eerste essentiële element van een PMO-tool is het leveren van informatie in realtime, met de juiste toegangsniveaus en rechten.

De zichtbaarheid die een PMO-tool biedt, ligt in de mogelijkheid om informatie in realtime te consolideren.

Projectdefinitie: budgettering en planning

Het definiëren van projectbudgetten is de eerste essentiële functionele component van een PMO-tool. Deze component moet je in staat stellen om je projecten te begroten en te plannen, zodat je hun financiële en operationele levensvatbaarheid kunt controleren en valideren.

Dit budget zal als benchmark dienen voor toekomstige projecten, met name projecten waarbij de publieke sector betrokken is.

Stafiz speelt in op de belangrijkste kwesties van deze fase en blijft tegelijkertijd flexibel: 

• Er wordt rekening gehouden met alle kosten en opbrengsten (factureerbare en niet-factureerbare kosten, enz.);
• budgettering volgens de manier waarop je werkt: rangen, mensen, taken of fasen ;
• scripting op basis van verkoopkansen en hun schattingen (pre-staffing, enz.).

Voorbeeld van een budget met een gedetailleerd productieplan in Stafiz

Beheer van hulpbronnen

Resourcemanagement vormt de kern van uw servicebedrijf: resources beheren vanuit zowel strategisch als operationeel oogpunt.

Op strategisch niveau zal een PMO-tool de capaciteit toekomstgericht moeten beheren, d.w.z. inspelen op de behoeften van het bedrijf (vraag) met relevant en beschikbaar talent (aanbod).

Het zal ook een kwestie zijn van het operationele aspect beheren, d.w.z. de lading flexibel plannen en organiseren. Voor een goed beheer moeten indicatoren zoals belastingspercentages duidelijk en beschikbaar zijn.

Stafiz heeft al deze functies en meer. Metcapaciteitsplanning kunt u uw vereisten - d .w.z. de zoekopdrachten voor uw profielen voor uw entiteiten/BU's - op een collaboratieve manier organiseren.

Uw werknemers kunnen hun interesse in een opdracht of in het werken aan een bepaalde vaardigheid direct kenbaar maken op de interface. Tot slot stellen onze algoritmes u de meest geschikte profielen voor op basis van uw criteria: vaardigheden, bekwaamheden & beschikbaarheid. Snel en efficiënt.

Houd uw capaciteitsprognoses in de gaten met de speciale rapporten om te anticiperen op uw resources:

Meer informatie over personeel met Stafiz

Op het gebied van operationeel beheer is de toewijzing van middelen snel en eenvoudig met Stafiz.

Je kunt eenvoudig roosters bemannen, verschuiven, wijzigen en overdragen. Dit geeft je een duidelijk, actueel beeld van de werklast, zodat je je personeel effectiever kunt inzetten.

Tot slot kun je met de rapporten de werklast in de gaten houden per team, medewerker, zone of een andere entiteit naar keuze: dit alles is volledig aanpasbaar.

Vooruitgang en prestaties bewaken

Het bewaken van de voortgang en prestaties is een van de onderscheidende kenmerken en sterke punten van Stafiz. Met de juiste mate van vertrouwelijkheid kunnen teams niet alleen de voortgang bewaken, maar ook en vooral de financiële impact van de huidige situatie van het project, inclusief prognoses.

Stel uw projectmanagers en buitendienstteams in staat om uw projecten op tijd en binnen budget af te leveren.

U profiteert van algemene sleutelindicatoren en geavanceerde weergaven om de voortgang te analyseren per medewerker, taak of fase, graad, enz. Identificeer in één oogopslag afwijkingen van het oorspronkelijke plan en ontvang een waarschuwing per e-mail.

Ontdek projectbeheer in Stafiz

Om nog verder te gaan, kunt u uw gegevens diepgaand analyseren: bekijk uw gegevens per taak/fase, rang, medewerker, enz.

Identificeer wat er nog moet gebeuren en pas aan indien nodig: pas je personeelsbestand aan, heronderhandel met je klant, zet een nauwkeuriger cijfer op je projecten... Je hebt het beslissingsinstrument dat je nodig hebt.

Strategische rapportage en bewaking van projectportfolio

Tot slot moet een PMO-tool een geconsolideerd, cross-functioneel beeld geven van je projectportfolio: het moet je in staat stellen om de winstgevendheid en risico's die op je portfolio wegen te monitoren.

Hierdoor kun je je projecten effectiever selecteren en betere beslissingen nemen op het gebied van dagelijks management.

Op het gebied van rapportage ligt de kracht van Stafiz in de mogelijkheid om alle inkomsten en kosten te consolideren (personeel, inkoop, uitbesteding, kosten, etc.) en deze te bewaken per project, fase/taak, team of medewerker, graad: feitelijk vs. budget, onkosten- en productieratio's, resultatenrekening, factureringsstatus, etc.