Qu’est-ce qu’un outil ppm et comment le choisir ?

La gestion d’un portefeuille de projets (GPP) ou Project Portfolio Management (PPM) est l’ensemble des techniques, outils et lignes directrices qui permettent d’organiser les ressources d’une entreprise pour mener à bien plusieurs projets simultanément.

Un logiciel PPM facilite l’organisation centralisée de toutes les ressources disponibles pour chaque projet, de manière intuitive et visuelle.

Avec la bonne gestion et les bons outils, de meilleures décisions sont prises pour optimiser le temps, les ressources et les coûts. La priorité est toujours donnée à l’exécution des projets en fonction des objectifs fixés pour chacun d’entre eux. Ainsi que les objectifs globaux de l’entreprise qui coordonne tous ces projets sous une même direction.

Nous allons maintenant examiner de plus près ces deux concepts. Une bonne compréhension de leur fonctionnement nous permettra par la suite de déterminer l’outil PPM le plus approprié, en fonction des enjeux de chaque organisation et du type de projets qu’elle gère.

Qu’est-ce que la gestion de portefeuille de projets et qu’est-ce qu’un outil PPM ?

La gestion d’un portefeuille de projets nécessite d’atteindre simultanément les objectifs de chaque projet. Cela nécessite l’utilisation de ressources communes et partagées, qui doivent être coordonnées pour répondre aux besoins individuels de chaque tâche.

Ce fait entraîne une série de difficultés qui, sans les bons outils, seront plus difficiles à affronter. Prenons un exemple pour mieux comprendre ce concept.

Exemple de gestion de portefeuille de projets

Une société de conseil en marketing numérique dispose d’un portefeuille de projets avec différents clients. Chacun d’entre eux a ses propres objectifs, d’où découle le travail à effectuer pour les atteindre. 

Cependant, les ressources dont dispose cette société de conseil peuvent être utilisées indistinctement pour plusieurs de ses clients. Par exemple, une équipe de conception commune, qui peut produire des éléments graphiques pour les bannières dont ont besoin plusieurs clients, avec des buts et des objectifs différents.

Imaginons maintenant que plusieurs projets visent à améliorer le classement Google de différents sites web. Si la société de conseil investit dans un outil permettant de réaliser des audits de référencement, elle devra répartir le coût de l’outil proportionnellement à chacun des projets. En fonction du poids du positionnement dans le travail total du client. 

Cette allocation des ressources et des coûts ne sera probablement pas proportionnelle. Cependant, sa répartition correcte en termes de dépenses sera essentielle pour mesurer la rentabilité réelle de chaque projet.

Une bonne gestion du portefeuille de projets permet d’optimiser à la fois les résultats individuels de chaque projet et l’activité globale de l’entreprise. D’où son importance.

Outil PPM. Bien plus qu’une simple gestion de portefeuille de projets.

L’outil PPM facilite précisément ce processus d’optimisation. Tout d’abord, parce qu’il permet une gestion efficace des projets et des opérations. En configurant un budget qui assure la réalisation des objectifs, la disponibilité des ressources pour les atteindre et les opérations pour assurer leur disponibilité dès que nécessaire. 

Il permet également de définir des tâches spécifiques et de désigner des responsables de manière agile, intuitive et coordonnée. Il automatise également les notifications et accélère la communication entre les parties pour notifier tout écart dans l’exécution planifiée de ces tâches. Ceci est très important pour la gestion correcte des délais et pour détecter les lacunes qui empêchent l’exécution des tâches selon les paramètres établis.

Suivi et contrôle des projets

Pour s’assurer que tout se passe bien comme prévu, il est nécessaire de suivre la performance des projets. Cela peut se faire plus facilement avec un outil PPM, grâce à des rapports, des tableaux de bord et des alertes.

La première chose à faire est d’établir quelques KPIs, facilement configurables, sur lesquels le suivi sera effectué. Ces KPI peuvent être strictement financiers. Il est possible d’avoir une gestion des contrats qui surveille jusque dans les moindres détails les marges bénéficiaires de chaque projet, son état d’avancement, les rapports de pertes et profits, etc. 

Mais ils peuvent aussi se concentrer sur la gestion du personnel et les ressources humaines, ou toute autre valeur pertinente en fonction des valeurs et de la philosophie de l’entreprise. 

En bref

Il s’agit d’un outil transversal, qui permet de suivre les besoins et les objectifs des différents secteurs de l’entreprise. 

Le département des ressources humaines peut veiller à l’équilibre de la charge de travail, à l’équilibre de la charge de travail ou assurer le développement professionnel des employés par le biais de projets actuels et futurs. Et, dans le même temps, le service comptable et financier pourra vérifier que les dépenses allouées à une certaine activité correspondent bien à ce qui avait été prévu et que la marge et respectée

Ainsi, un outil PPM apporte de l’efficacité à l’ensemble de l’entreprise, ainsi qu’aux clients eux-mêmes, qui obtiendront les résultats escomptés dans leurs projets.

Une gestion holistique du portefeuille de projets

Le point fort d’un PPM est qu’il permet une gestion conjointe de la qualité du portefeuille de projets, basée sur l’optimisation des ressources communes et limitées de chacun d’entre eux. Dans le fonctionnement quotidien des entreprises, des événements imprévus surviennent, comme l’absence non programmée d’un professionnel pour cause de maladie, par exemple, qui nécessitent une gestion correcte du changement.

Dans ces circonstances, une méthodologie PPM qui permet une gestion conjointe, optimisée et simultanée des portefeuilles permet de réaffecter les ressources avec facilité, sans subir les actions des autres clients. Avec un outil PPM, nous disposons d’une vue d’ensemble unique. Une véritable vue d’ensemble qui nous permet de savoir où nous en sommes et quelle est la meilleure décision à prendre pour atteindre les objectifs individuels et globaux.

Les capacités peuvent être planifiées et les ressources allouées efficacement. Définir les besoins exacts en fonction des types de projets que nous allons entreprendre. En même temps, cela permet d’établir un budget conforme à la réalité (concurrentielle) du client, sans réduire la rentabilité de l’entreprise.

Consultez notre article dédié pour en savoir plus sur la gestion de portefeuille de projets.

Intégration avec d’autres systèmes

Pour les entreprises qui ont besoin de rationaliser les processus internes, d’éliminer les obstacles administratifs et d’améliorer la communication et la gestion des parties prenantes.

Imaginons que le service financier puisse connecter son application de gestion des dépenses aux factures qui sont attribuées, via la plateforme PPM, à un projet spécifique. 

Ces dépenses sont automatiquement reprises dans la comptabilité sans qu’aucun membre du service financier ne doive intervenir. Cela permet d’économiser beaucoup de temps en paperasserie et en procédures. Un temps qui peut être consacré à d’autres actions stratégiques à forte valeur ajoutée. En outre, les erreurs possibles lors du transfert manuel d’informations d’un endroit à un autre sont réduites au minimum.

Des avantages qui pourraient être étendus à d’autres domaines de l’entreprise. Considérons maintenant un projet qui a nécessité l’exécution d’une série d’heures supplémentaires. Automatiquement et sans intervention humaine, les circonstances suivantes se produiront :

1. Un surcoût est imputé au projet en question, qui n’était pas prévu initialement, et que le chef de projet aura détecté et maîtrisé. 
2. Le service financier réduira la prévision de trésorerie initiale, en raison de l’augmentation inattendue des frais de personnel résultant de ces heures supplémentaires.
3. Les RH verront les informations salariales de ces travailleurs mises à jour automatiquement, grâce à la connexion API entre l’outil PPM et sa plateforme de création et de gestion des salaires.

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Comment choisir un outil PPM, étape par étape

La première chose à faire pour choisir le meilleur outil PPM est de déterminer nos besoins. À partir de là, nous pourrons détecter les caractéristiques que notre gestionnaire de projet doit avoir en priorité. 

Une fois que nous avons sélectionné les programmes qui correspondent aux besoins de notre entreprise, nous devons prêter attention à trois autres paramètres : le prix, la facilité d’utilisation et le service à la clientèle. 

Réfléchissez à vos besoins

Chaque entreprise a sa propre situation, ses propres processus et sa propre culture organisationnelle. En fonction de ces paramètres et du type de projet sur lequel vous travaillez, vous serez confronté à des défis et à des besoins qui détermineront les fonctionnalités et les caractéristiques du PPM.

Besoin #1 : améliorer la vision stratégique et la conception du portefeuille de projets

Certaines organisations commettent des erreurs en classant par ordre de priorité les projets dont les tâches ne peuvent être réalisées dans les conditions convenues. Dans d’autres cas, des erreurs sont commises dans la comptabilisation des coûts et des avantages au stade de la proposition, identifiant comme des opportunités des projets qui ne le sont pas. 

Ces organisations ont besoin d’indicateurs de performance clés consolidés et de projets réellement adaptés à leurs capacités, à leurs ressources et à leurs objectifs.

Besoin #2 : optimiser les coûts

Que ce soit pour des raisons de compétitivité ou pour des besoins de trésorerie spécifiques, certaines organisations ont besoin d’une excellente optimisation des coûts. 

Elles ont besoin d’un suivi complet des coûts, d’une évaluation des coûts pendant le projet, de stratégies supplémentaires de réduction des coûts, etc.

Besoin #3 : gestion efficiente des ressources

Il s’agit d’un problème qui touche particulièrement les grands cabinets de conseil qui travaillent sur une multitude de projets simultanément et avec des exigences élevées.

Besoin #4 : analyser vos projets pour identifier des axes d’amélioration

Pour les organisations qui ont besoin de flexibilité et d’agilité pour prendre les bonnes décisions stratégiques. Grâce à la gestion des risques, vous pouvez détecter les erreurs et en tirer des leçons pour les projets futurs.

Besoin #5 : améliorer la collaboration et la gouvernance

Les organisations qui ont été identifiées dans les évaluations de performance comme ayant des réunions trop longues ou des hiérarchies très structurées où il est difficile de prendre des décisions.

Besoin #6 : améliorer les délais de livraison

Les entreprises qui doivent améliorer le respect des délais de livraison et le suivi des projets en cours.

Besoin #7 : intégrer l’outil avec vos autres outils

Pour les entreprises qui ont besoin de rationaliser les processus internes, d’éliminer les obstacles administratifs et d’améliorer la communication et la gestion des parties prenantes.

Autres paramètres à prendre en compte

Outre les besoins spécifiques décrits ci-dessus, il existe d’autres paramètres communs à toutes les organisations qui doivent faire appel à une plateforme PPM pour optimiser la planification de leur portefeuille de projets :

• Service à la clientèle. 

• Facilité d’utilisation.

• Le prix. 

En ce qui concerne le service à la clientèle, il est souhaitable que le logiciel ou la plateforme en question offre un large éventail de solutions pour résoudre les doutes et gérer les problèmes liés à l’outil. Depuis les académies de bricolage et les ressources vidéo avec lesquelles vous pouvez effectuer certaines configurations vous-même, jusqu’aux forums où vous pouvez poser des questions que la communauté expérimentée peut résoudre. En plus, bien sûr, de confirmer qu’il dispose d’un service clientèle en ligne et par téléphone qui répond rapidement à toutes les questions.

En termes de convivialité, il est important qu’un outil aussi central et essentiel soit facile à utiliser. Plus les délais de mise en œuvre et d’adoption sont courts, plus les multiples avantages offerts par ce type de plateforme PPM se feront sentir rapidement. 

Enfin, une attention particulière doit être accordée au prix. Pas seulement en termes de quantité. L’entreprise paie-t-elle pour ce dont elle a réellement besoin, investit-elle trop dans une plateforme PPM qui ne correspond pas vraiment à ses besoins, et investit-elle trop dans une plateforme PPM qui ne correspond pas vraiment à ses besoins ?

Ces calculs doivent également tenir compte du coût total de possession. En d’autres termes, vous investissez dans un outil qui, dans le même temps, vous permet d’éviter d’autres types de coûts. 

Si, par exemple, le nouvel outil va faire gagner du temps au département RH, il est logique de comptabiliser ces économies en heures de travail qui peuvent être consacrées à d’autres actions qui, en même temps, peuvent apporter une valeur ajoutée mesurable d’un point de vue économique. 

Outre les coûts de formation à l’utilisation d’un outil PPM. Comme nous l’avons dit, l’adoption facile d’un nouvel outil limitera le temps investi par les employés, ce qui génère également des économies quantifiables au niveau économique.

Conclusion

En résumé, pour choisir le meilleur outil PPM, il faut d’abord identifier les besoins de l’entreprise. Ensuite, il faut identifier les outils qui intègrent les fonctionnalités permettant de répondre à ces besoins. 

Enfin, vous devez analyser l’outil présélectionné en termes de convivialité, de courbe d’apprentissage, de service à la clientèle et de coûts. 

Une meilleure gestion du portefeuille de projets comprend une meilleure sélection des travaux au stade de la proposition, une meilleure planification des coûts et des bénéfices, une identification aisée des ressources disponibles et une plus grande facilité de suivi et d’établissement des améliorations possibles. 

À cela s’ajoute l’automatisation des processus et de la gestion dans tous les domaines de l’entreprise. 

En résumé, l’entreprise améliore sa compétitivité globale, ce qui n’est possible qu’en choisissant le meilleur outil de gestion de portefeuille en fonction des particularités de chaque organisation.