Hoe kies je de juiste PPM tool om een projectportfolio te beheren?

Project Portfolio Management (PPM) is de verzameling technieken, hulpmiddelen en richtlijnen die gebruikt worden om de middelen van een bedrijf te organiseren om verschillende projecten tegelijkertijd succesvol af te ronden.

Met goed management en de juiste hulpmiddelen worden betere beslissingen genomen om de tijd, middelen en kosten voor het uitvoeren van projecten te optimaliseren.

Wat is een PPM-tool?

Een PPM-tool is speciaal ontworpen om te voldoen aan de behoeften van projectportfoliomanagement. Het doel is om je te helpen de doelstellingen van elk project tegelijk te bereiken. 

Om strategische beslissingen te kunnen nemen zonder het risico te lopen een ander project te beschadigen, kun je met projectportfoliotools de gezondheid van individuele missies in de gaten houden, maar ook die van het geheel.

Om de afstemming van je projectportfolio op je bedrijfsdoelstellingen te vergemakkelijken, en in het bijzonder de prioritering op basis van de doelstellingen van elke opdracht, is hetgebruik van PPM-software essentieel om het commerciële succes van je bedrijfte garanderen.

Dit type systeem heeft functies voor projectbeheer waarmee hetgebruik van middelen kan worden gebundeld, zodat informatie zo effectief mogelijk kan worden gedeeld en gecoördineerd om aan de individuele behoeften van elke taak te voldoen.

Zonder een intelligente PPM-tool bestaat het risico dat de projectplanning wordt ondermijnd door zorgen over conflicten tussen resources of bezuinigingen gekoppeld aan niet-gecontroleerde kosten.

Wat zijn de kenmerken van een PPM-tool?

Praktisch gezien maakt een PPM-tool het mogelijk om meerdere projecten tegelijkertijd te beheren en tegelijkertijd de totale capaciteit van middelen te integreren om taken, talenten of budgetten te plannen zonder conflicten te creëren.

• Centralisatie van gegevens: informatie wordt gegroepeerd op één platform, waardoor het mogelijk wordt om elke bron die voor een project wordt gebruikt af te leiden, zodat er beter rekening kan worden gehouden met de capaciteit.
• Projectplanning: de tool stelt je in staat om opdrachten en de taken waartoe ze leiden te creëren, om er deadlines aan toe te wijzen en ook om planningen aan te passen in functie van veranderingen in de activiteit.
• Middelenbeheer: het is in staat om de capaciteit in termen van personeel, tijd en financiële middelen te definiëren, zodat er een beter beeld ontstaat tijdens de toewijzings- en planningsfase.
• Analytics: dashboards en een groot aantal rapportagetools moeten het management ondersteunen en in realtime en op voorhand de prestaties van een of meer projecten aangeven.

Is de PPM-tool onmisbaar?

De PPM-tool vergemakkelijkt precies dit proces van optimalisatie van projectportfoliomanagement, omdat heteen efficiënt beheer van projecten en activiteiten mogelijk maakt.

Door een budget te configureren dat ervoor zorgt dat de doelstellingen worden gehaald en dat de beschikbaarheid van middelen wordt bijgewerkt naarmate deze evolueert, wordt de planning vloeiender en wordt het risico op financieel verlies of mislukking sterk verminderd.

Het maakt het ook mogelijk om specifieke taken te definiëren en managers aan te stellen op een soepele, intuïtieve en gecoördineerde manier.

Het automatiseert meldingen en versnelt de communicatie tussen de partijen om afwijkingen in de geplande uitvoering van deze taken te melden. Dit is erg belangrijk voor het correcte beheer van deadlines en voor het detecteren van hiaten die kunnen voorkomen dat taken worden uitgevoerd binnen de vastgestelde parameters.

De voordelen van een PPM-portfoliomanagementtool

Meerdere gelijktijdige projecten aansturen en bewaken

Om ervoor te zorgen dat alles volgens plan verloopt, moet je de projectprestaties monitoren. Dit kan gemakkelijker met een PPM-tool dankzij rapporten, dashboards en waarschuwingen.

Het eerste wat je moet doen is je KPI'sdie gemakkelijk geconfigureerd en gecontroleerd kunnen worden. Deze KPI's kunnen strikt financieel zijn.

Het is mogelijk om contractbeheer te hebben dat de winstmarges van elk project tot in het kleinste detail bewaakt, evenals voortgangs-, winst- en verliesrapportages, enzovoort. 

Volg de winstgevendheid van je verschillende projecten op één plek.

Maar deze indicatoren kunnen ook gericht zijn op personeelsmanagement en human resources, of elke andere waarde die relevant is voor de waarden en filosofie van het bedrijf. 

GPP-software is een cross-functionele tool voor het bijhouden van de behoeften en doelstellingen van de verschillende sectoren van het bedrijf.

De personeelsafdeling kan ervoor zorgen datde werkdruk in balans is, of zorgen voor professionele ontwikkeling voor werknemers door middel van lopende en toekomstige projecten. En tegelijkertijd kan de boekhoudkundige en financiële afdeling controleren of de uitgaven voor een bepaalde activiteit overeenkomen met wat was gepland en of de marge wordt gerespecteerd.

Een PPM-tool brengt dus efficiëntie voor het hele bedrijf, maar ook voor de klanten zelf, die de resultaten krijgen die ze van hun projecten verwachten.

Holistisch beheer van projectportfolio's

Het sterke punt van een PPM-tool is dat het een gezamenlijk beheer van de kwaliteit van de projectportefeuille mogelijk maakt, gebaseerd op het optimaliseren van de gedeelde en beperkte middelen van elk project.

In de dagelijkse bedrijfsvoering doen zich onvoorziene gebeurtenissen voor - zoals de ongeplande afwezigheid van een professional door ziekte - die een goed veranderingsmanagement vereisen.

In deze omstandigheden maakt een PPM-methodologie die gezamenlijk, geoptimaliseerd en gelijktijdig beheer van portefeuilles mogelijk maakt het mogelijk om middelen gemakkelijk te herverdelen, zonder beïnvloed te worden door de acties van andere klanten.

Met een PPM-tool heb je een uniek overzicht. Dankzij dit overzicht weet je waar je bedrijf staat en wat de beste beslissingen zijn om individuele en globale doelstellingen te bereiken .

De capaciteiten kunnen worden gepland en middelen efficiënt worden toegewezen. De exacte vereisten bepalen voor het soort projecten dat we gaan uitvoeren. Tegelijkertijd kunnen we zo een budget opstellen dat overeenkomt met de (concurrerende) realiteit van de klant, zonder de winstgevendheid van het bedrijf te verminderen.

Stafiz resource requirements laat je zien welke projecten op zoek zijn naar profielen om te bemannen per rol of vaardigheid. De meest geschikte profielen worden automatisch aanbevolen en kunnen vanuit dit scherm worden bemand.

Meer informatie over de toewijzing van middelen

Een PPM-tool integreren met andere systemen

Voor bedrijven die interne processen willen stroomlijnen, administratieve hindernissen willen wegwerken en de communicatie en het beheer van belanghebbenden willen verbeteren, is de integratie van je PPM-tool met je andere software voor bedrijfsbeheer een interessante - zo niet dwingende - optie.

Stel dat de financiële afdeling haar applicatie voor uitgavenbeheer zou kunnen koppelen aan de facturen die zijn toegewezen aan een specifiek project via het PPM-platform. 

Deze uitgaven worden automatisch geboekt zonder tussenkomst van een medewerker van de financiële afdeling. Ditbespaart veel tijd aan procedures en administratieve taken. Tijd die kan worden besteed aan andere strategische acties met een hoge toegevoegde waarde.

Bovendien worden fouten die zouden kunnen optreden bij het handmatig overbrengen van informatie van de ene plaats naar de andere tot een minimum beperkt.

Voordelen die kunnen worden uitgebreid naar andere gebieden van het bedrijf. Laten we nu eens kijken naar een project waarvoor een reeks overuren moet worden gemaakt. Automatisch en zonder menselijke tussenkomst zullen de volgende omstandigheden zich voordoen:

1. Er worden extra kosten ten laste gebracht van het project in kwestie, die aanvankelijk niet waren gepland en die de projectmanager zal hebben ontdekt en gecontroleerd.
2. De financiële afdeling zal de aanvankelijke kasstroomprognose verlagen vanwege de onverwachte stijging van de personeelskosten als gevolg van deze overuren.
3. HR ziet de salarisinformatie voor deze werknemers automatisch bijgewerkt dankzij de API-verbinding tussen de PPM-tool en het platform voor het aanmaken en beheren van salarissen.

Stafiz integreert met uw bestaande tools

Ontdek de beschikbare integraties

Hoe kies ik een PPM-tool?

De eerste stap bij het kiezen van de beste PPM tool is het bepalen van je behoeften. Van daaruit kun je bepalen welke functies en functionaliteiten prioriteit moeten hebben voor je projectmanager.

Als je eenmaal de programma's hebt geselecteerd die voldoen aan de behoeften van je bedrijf, let dan op drie andere parameters: prijs, gebruiksgemak en klantenservice. 

Elk bedrijf heeft zijn eigen situatie, zijn eigen processen en zijn eigen organisatiecultuur. Afhankelijk van deze parameters en het type project waaraan je werkt, zal je geconfronteerd worden met uitdagingen en behoeften die de functionaliteiten en kenmerken van de PPM zullen bepalen.

Ik moet de strategische visie en het ontwerp van de projectportefeuille verbeteren

Je hebt misschien al fouten meegemaakt bij het prioriteren van projecten waarbij de taken niet onder de afgesproken voorwaarden konden worden voltooid.

Er kunnen ook fouten worden gemaakt bij het verantwoorden van kosten en baten in het stadium van het voorstel, waardoor je projecten als kansen ziet die het niet zijn.

Je hebt dus geconsolideerdeKPI's en projecten nodig die echt zijn afgestemd op hun capaciteiten, middelen en doelstellingen.

Ik moet de kosten optimaliseren

Of het nu om concurrentieredenen is of om specifieke cashflowvereisten, u hebt wellicht een uitstekende kostenoptimalisatie nodig .

Om dit te doen, heb je een uitgebreide kostenopvolging nodig, een beoordeling van de kosten tijdens het project, aanvullende strategieën om de kosten te verlagen, enz.

Ik heb efficiënt middelenbeheer nodig

Dit is een probleem dat vooral grote adviesbureaus of agentschappen treft die tegelijkertijd aan een groot aantal projecten met hoge eisen werken.

Ik moet projecten analyseren om verbeterpunten te identificeren

Misschien maak je deel uit van een bedrijf dat flexibiliteit en wendbaarheid nodig heeft om de juiste strategische beslissingen te nemen.

Dankzij risicobeheer kun je fouten opsporen en ervan leren voor toekomstige projecten.

Ik moet de samenwerking en het bestuur verbeteren

Als je een probleem hebt met lange vergaderingen of moeite hebt met het nemen van beslissingen door een sterk gestructureerde hiërarchie tijdensfunctioneringsgesprekken, dan ben je waarschijnlijk op zoek naar een tool die zich kan aanpassen aan je processen en tegelijkertijd de samenwerking bevordert.

Ik moet de levertijden verbeteren

Het halen van deadlines en het monitoren van lopende projecten is een probleem dat in het algemeen alle dienstverlenende activiteiten treft.

Ik moet de PPM-tool integreren met andere softwarepakketten

Als je meerdere softwaretoepassingen gebruikt in je werkomgeving, moet je interne processen stroomlijnen, administratieve barrières wegnemen en de communicatie en het beheer van belanghebbenden verbeteren.

Andere criteria bij het kiezen van een PPM-tool

Naast de specifieke en technische vereisten die hierboven beschreven staan, zijn er nog andere criteria die alle bedrijven gemeen hebben die een PPM-platform moeten gebruiken om de planning van hun projectportfolio te optimaliseren.

Kwaliteit van klantenservice

Als het gaat om klantenserviceWat klantenservice betreft, is het raadzaam dat de software-uitgever in kwestie een breed scala aan oplossingen biedt om de implementatie van de tool te ondersteunen en technische problemen op te lossen.

Van eenvoudige gebruikershandleidingen tot videobronnen die je kunt gebruiken om bepaalde configuraties zelf uit te voeren, tot forums waar je vragen kunt stellen die de ervaren community kan oplossen.

En natuurlijk ook de bevestiging dat het een online en telefonische klantenservice heeft die snel op je vragen reageert in geval van nood.