¿Qué es un software ppm y cómo elegirlo?

Project Portfolio Management (PPM) es el conjunto de técnicas, herramientas y directrices que permiten organizar los recursos de una empresa para realizar varios proyectos de forma simultánea.

Un softwarePPMfacilita la organización centralizada de todos los recursos disponibles en favor de cada uno de los proyectos, de forma intuitiva y visual.

Con la gestión y herramientas adecuadas se toman mejores decisiones para optimizar tiempos, recursos y costes. Siempre priorizando la ejecución de los proyectos según losobjetivos marcados para cada unode ellos.  Así como lasmetas globalesde la corporación que coordina bajo una misma dirección todos estos proyectos.

A continuación vamos a profundizar en ambos conceptos. Entender bien su funcionamiento nos permitirá determinar posteriormente la elección de la herramienta PPM más adecuado, según las circunstancias propias de cada organización y tipo de proyectos con los que trabaja. 

¿Qué es la gestión de una cartera de proyectos y que es una herramienta PPM?

Gestionar una cartera de proyectos requiere cumplir, de forma simultánea, con los objetivos de cada uno de esos proyectos. Para ello se utilizarán recursos comunes y compartidos, que deben coordinarse conjuntamente para dar respuesta a las necesidades individuales de cada trabajo.

Este hecho conlleva una serie de dificultades que sin las herramientas adecuadas serán más difíciles de afrontar. Vamos a verlo con un ejemplo para entender mejor este concepto.

Ejemplo de gestión de cartera de proyectos.

Una consultora de marketing digital tiene encartera proyectos con diferentes clientes.Cada uno de ellos tiene sus objetivos, de lo que se derivan unos trabajos a realizar para alcanzarlos.

Sin embargo, losrecursosde los que dispone esta consultora pueden serutilizados indistintamentepara varios de sus clientes. Por ejemplo, un equipo de diseño común, que puede realizar piezas gráficas para banners que necesiten varios clientes, con propósitos y objetivos distintos.

Imaginemos ahora que varios proyectos tienen como objetivo mejorar el posicionamiento en Google de diferentes páginas web. Si la consultora invierte en una herramienta para realizar auditorías SEO deberá imputar el coste de la misma, de forma proporcional, a cada uno de los proyectos. En función del peso que dentro del total de trabajos del cliente tenga el posicionamiento.  

Esta asignación de recursos y costes probablemente no sea proporcional. Sin embargo, su correcta imputación en cuanto a gastos será clave para medir la rentabilidad real de cada proyecto.

Con unacorrecta gestión de la cartera de proyectosseoptimizatanto el resultado individualde cada uno de ellos como la actividad conjunta de lacompañia. De ahí su importancia.

Herramienta PPM. Mucho más que una simple gestión de cartera de proyectos

La herramienta PPM facilita precisamente, ese proceso de optimización. En primer lugar, porque permite una gestión de proyectos y operaciones eficiente. Configurando un presupuesto que asegure el cumplimiento de objetivos, la disponibilidad de recursos para alcanzarlos y las operativas para asegurar su disponibilidad cuanto sea necesario.

Permite, además,definir tareas específicasconcretas yasignar responsables de forma ágil, intuitiva y coordinada. También automatizar avisos y acelerar la comunicación entre las partes para notificar cualquier desviación en la ejecución prevista para esas tareas. Algo realmente importante para la correcta gestión de plazos y detectar gaps que impidan que se ejecuten según los parámetros marcados.

Seguimiento y control del proyecto

Para corroborar que, en efecto, todo transcurre bajo la planificación prevista, es necesario realizar unseguimiento del rendimiento de los proyectos.Una actuación que se puede realizar de forma más fácil con unaherramienta PPM, gracias a informes,cuadros de mando y sistema de avisos.

Lo primero que debemos hacer es establecer unosKPI, fácilmente configurables, sobre los que se realizará el seguimiento. Estos KPI pueden ser estrictamente financieros . Es posible una gestión de contratos que controle hasta el más mínimo detalle los márgenes de beneficio de cada proyecto, su progresión, informes de pérdidas o ganancias, etc.

Pero también pueden centrarse en la gestión de personal y los recursos humanos, o cualquier otro valor relevante en función de los valores y filosofía de la corporación.  

En breve

Es una herramienta transversal , que permite realizar un seguimiento de las necesidades y objetivos de los diferentes sectores de la empresa.

El departamento de RR. HH. puede velar por una equilibrada carga de trabajo. O dibujar el desarrollo profesional de empleados a través de los proyectos actuales y futuros. Y, al mismo tiempo, el departamento contable corroborará que los gastos imputados a una determinada actividad están siendo, en efecto, los previstos. 

De este modo, una herramienta PPM aporta eficiencia a toda la empresa, así como a los propios clientes, que obtendrán los resultados esperados en sus proyectos.

Solución PPM holística para las compañías

Elpunto más fuerte de un PPMes que permite unagestión de calidad conjuntade la cartera de proyectos, a partir de la optimización de recursos que son comunes y limitados para todos ellos. En el día a día de las empresas ocurren imprevistos, como una ausencia no programada de algún profesional por enfermedad, por poner un ejemplo, que requieren de una correcta gestión de cambios.

En estas circunstancias, una metodología PPM que permita una gestión de cartera conjunta, optimizada y simultánea reasignará recursos con facilidad, y sin que se resientan acciones de otros clientes. Con una herramienta PPM tenemos una vista de pájaro única. Una verdadera visión global con la que saber en qué punto nos encontramos y cuál es la mejor decisión para la consecución de objetivos y en su conjunto.

Se puedenplanificar capacidades yasignar recursos de forma eficiente. Definiendo con exactitud las necesidades en función de los tipos de proyectos que vamos a acometer. Favoreciendo, al mismo tiempo, una elaboración de presupuestos ajustada a la realidad de los clientes (competitiva), sin mermar la rentabilidad de la empresa.

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Integración con otros sistemas.

Para empresas que necesitan optimizar los procesos internos , eliminar obstáculos administrativos y mejorar la comunicación y la gestión de las partes interesadas.

Imaginemos que el departamento de finanzas puede conectar su aplicación de gestión de gastos a facturas que están asignadas, a través de la plataforma PPM, a un proyecto concreto. 

De forma automática, esos gastos pasan a anotarse en los libros contables sin que ningún miembro del departamento financiero tenga que intervenir. Ahorrando, de este modo, una gran cantidad de tiempo en trámites y gestiones. Tiempo que podrán dedicar a otras acciones estratégicas de alto valor añadido. Minimizando, además, posibles errores al trasladar la información de un lugar a otro de forma manual.

Beneficios que serían extensibles a otras áreas de la empresa. Pensemos ahora en un proyecto que ha requerido la ejecución de una serie de horas extra. Automáticamente y sin intervención humana se darán las siguientes circunstancias:

1. Al proyecto en cuestión se le atribuye un coste adicional, que no estaba inicialmente previsto, y que el director del proyecto habrá detectado y controlado.
2. El departamento de finanzas reducirá la previsión de flujo de caja inicial, debido al aumento inesperado de los costes de personal resultante de estas horas extras.
3. RRHH verá actualizada la información salarial de estos trabajadores de forma automática, gracias a la conexión API entre la herramienta PPM y su plataforma de creación y gestión de salarios.

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Cómo elegir una herramienta PPM, paso a paso

Lo primero que debemos hacer a la hora de elegir la mejor herramienta PPM es determinar nuestras necesidades . A partir de ahí podremos detectar las características que debe tener nuestro jefe de proyecto de forma prioritaria.

Una vez hemos seleccionado los programas que se ajustan a las necesidades de nuestro negocio, debemos prestar atención a otros tres parámetros: precio, facilidad de uso y servicio al cliente. 

Piensa en qué necesitas

Cada empresa tiene su propia situación, sus propios procesos y su propia cultura organizacional. Dependiendo de estos parámetros y del tipo de proyecto en el que estés trabajando, enfrentarás desafíos y necesidades que determinarán la funcionalidad y características del PPM.

Necesidad nº 1: mejorar la visión estratégica y el diseño de la cartera de proyectos

Algunas organizaciones cometen errores al priorizar proyectos cuyas tareas no pueden completarse en las condiciones acordadas. En otros casos, se cometen errores al contabilizar costos y beneficios en la etapa de propuesta, identificando proyectos como oportunidades que no lo son. 

Estas organizaciones necesitan indicadores clave de desempeño consolidados y proyectos que realmente se adapten a sus capacidades, recursos y objetivos.

Necesidad nº 2: optimizar costes

Ya sea por razones de competitividad o por necesidades específicas de flujo de caja, algunas organizaciones requieren una excelente optimización de costes.

Necesitan un seguimiento integral de los costos, una evaluación de los costos durante el proyecto, estrategias adicionales de reducción de costos, etc.

Necesidad nº 3: Gestión eficaz de los recursos

Este es un problema que afecta especialmente a las grandes consultoras que trabajan en multitud de proyectos simultáneamente y con altas exigencias.

Necesidad nº 4: analizar sus proyectos para identificar áreas de mejora

Para organizaciones que necesitan flexibilidad y agilidad para tomar las decisiones estratégicas correctas. A través de la gestión de riesgos, puedes detectar errores y aprender de ellos para proyectos futuros.

Necesidad nº 5: mejorar la colaboración y la gobernanza

Organizaciones que han sido identificadas en revisiones de desempeño por tener reuniones demasiado largas o jerarquías altamente estructuradas donde es difícil tomar decisiones.

Necesidad nº 6: mejorar los plazos de entrega

Empresas que necesitan mejorar el cumplimiento de los plazos de entrega y el seguimiento de los proyectos en curso .

Requisito nº 7: integrar la herramienta con sus otras herramientas

Para empresas que necesitan optimizar los procesos internos , eliminar obstáculos administrativos y mejorar la comunicación y la gestión de las partes interesadas.

Otros parámetros a tener en cuenta

Además de las necesidades específicas descritas anteriormente, existen otros parámetros comunes a todas las organizaciones que deben utilizar una plataforma PPM para optimizar la planificación de su cartera de proyectos:

• Servicio al cliente. 

• Facilidad de uso .

• El precio .

En cuanto a la atención al cliente , es deseable que el software o plataforma en cuestión ofrezca una amplia gama de soluciones para resolver dudas y gestionar problemas relacionados con la herramienta. Desde academias de bricolaje y recursos de vídeo con los que podrás realizar tú mismo determinadas configuraciones, hasta foros donde plantear dudas que la comunidad experimentada podrá resolver. Además, por supuesto, confirmar que cuenta con un servicio de atención al cliente online y telefónico que responde rápidamente a cualquier duda.

En términos de usabilidad , es importante que una herramienta tan central y esencial sea fácil de usar . Cuanto más cortos sean los tiempos de implementación y adopción , más rápido se sentirán los múltiples beneficios que ofrece este tipo de plataforma PPM.

Por último, hay que prestar especial atención al precio . No sólo en términos de cantidad. ¿La empresa está pagando por lo que realmente necesita, invirtiendo demasiado en una plataforma PPM que realmente no se ajusta a sus necesidades, y está invirtiendo demasiado en una plataforma PPM que realmente no se ajusta a sus necesidades?

Estos cálculos también deben tener en cuenta el coste total de propiedad . Es decir, inviertes en una herramienta que, al mismo tiempo, te permite evitar otro tipo de costes.

Si, por ejemplo, la nueva herramienta permitirá ahorrar tiempo al departamento de RRHH, tiene sentido contabilizar ese ahorro en horas de trabajo que se pueden dedicar a otras acciones que, al mismo tiempo, pueden aportar un valor añadido cuantificable desde el punto de vista económico. de vista. 

Además de los costos de capacitación en el uso de una herramienta PPM . Como decíamos, la fácil adopción de una nueva herramienta limitará el tiempo invertido por los empleados, lo que también genera un ahorro cuantificable a nivel económico.

Conclusión

En resumen, para elegir la mejor herramienta PPM , primero se deben identificar las necesidades del negocio . A continuación, es necesario identificar las herramientas que integran las funcionalidades para satisfacer estas necesidades.

Finalmente, es necesario analizar la herramienta preseleccionada en términos de usabilidad, curva de aprendizaje , servicio al cliente y costos .

Una mejor gestión de la cartera de proyectos incluye una mejor selección de obras en la etapa de propuesta, una mejor planificación de costos y beneficios, una fácil identificación de los recursos disponibles y una mayor facilidad para monitorear y establecer posibles mejoras. 

A esto se suma la automatización de procesos y gestión en todas las áreas de la empresa. 

En resumen, la empresa mejora su competitividad global , lo que sólo es posible eligiendo la mejor herramienta de gestión de cartera según las particularidades de cada organización.