La herramienta PPM para la gestión de la cartera de proyectos
El sitio gestión de la cartera de proyectos(Project Portfolio Management, PPM) es el conjunto de técnicas, herramientas y directrices que permiten organizar los recursos de una empresa para llevar a buen término varios proyectos simultáneamente.
El software PPM facilita la organización centralizada de todos los recursos disponibles para cada proyecto, de forma intuitiva y visual.
Con la gestión y herramientas adecuadas se toman mejores decisiones para optimizar tiempos, recursos y costes. Siempre priorizando la ejecución de los proyectos según los objetivos marcados para cada uno de ellos. Así como las metas globales de la corporación que coordina bajo una misma dirección todos estos proyectos.
A continuación vamos a profundizar en ambos conceptos. Entender bien su funcionamiento nos permitirá determinar posteriormente la elección de la herramienta PPM más adecuado, según las circunstancias propias de cada organización y tipo de proyectos con los que trabaja.
¿Qué es una herramienta PPM?
Gestionar una cartera de proyectos significa alcanzar los objetivos de cada proyecto simultáneamente.
Esto implica un uso común y compartido de recursos que deben coordinarse al máximo para satisfacer las necesidades individuales de cada tarea.
Esto conlleva una serie de dificultades que, sin las herramientas adecuadas, serán más difíciles de abordar.
Ejemplo de gestión de la cartera de proyectos
Una consultora de marketing digital tiene en cartera proyectos con diferentes clientes. Cada uno de ellos tiene sus objetivos, de lo que se derivan unos trabajos a realizar para alcanzarlos.
Sin embargo, los recursos con los que cuenta esta consultora pueden ser utilizados indiscriminadamente para varios de sus clientes.
Por ejemplo, un equipo de diseño conjunto puede producir elementos gráficos para pancartas encargadas por varios clientes, con fines y objetivos diferentes.
Imaginemos ahora que varios proyectos tienen como objetivo mejorar la clasificación en Google de diferentes sitios web.
Si la consultora invierte en una herramienta para realizar auditorías SEO, tendrá que repartir el coste de la herramienta proporcionalmente a cada proyecto. Este reparto se basa en la carga de trabajo total del cliente.
Por lo tanto, es probable que esta asignación de recursos y costes no sea proporcional. Sin embargo, su correcta distribución en términos de gasto será esencial para medir la rentabilidad real de cada proyecto.
Una buena gestión de la cartera de proyectos contribuye a optimizar tanto los resultados individuales de cada proyecto como la actividad global de la empresa, de ahí su importancia.
¿Es indispensable la herramienta PPM?
La herramienta PPM facilita precisamente este proceso de optimización de PPM, ya quepermite una gestión eficaz de los proyectos y las operaciones.
Configurando un presupuesto que garantice el cumplimiento de los objetivos, la disponibilidad de recursos para alcanzarlos y la puesta en marcha de operaciones que garanticen su disponibilidad en cuanto se necesiten.
También permite definir tareas tareas y asignar responsabilidades de forma ágil, intuitiva y coordinada.
Automatiza las notificaciones y agiliza la comunicación entre las partes para notificar cualquier desviación en la ejecución prevista de estas tareas. Esto es muy importante para la correcta gestión de los plazos y para detectar lagunas que impidan realizar las tareas dentro de los parámetros establecidos.
Las ventajas de una herramienta de gestión de carteras PPM
Los proyectos simultáneos pueden controlarse y supervisarse más fácilmente
Para asegurarse de que todo va según lo previsto, hay que supervisar el rendimiento del proyecto. Esto puede hacerse más fácilmente con una herramienta PPM, gracias a los informes, cuadros de mando y alertas.
Lo primero que hay que hacer es establecer sus KPIque pueden configurarse fácilmente y que serán objeto de seguimiento. Estos KPI pueden ser estrictamente financieros.
Es posible tener una gestión de contratos que controle los márgenes de beneficio de cada proyecto hasta el más mínimo detalle, así como informes de progreso, de pérdidas y ganancias, etc.
Haga un seguimiento de la rentabilidad de sus distintos proyectos en un solo lugar.
Pero estos indicadores también pueden centrarse en la gestión del personal y los recursos humanos, o en cualquier otro valor relevante para los valores y la filosofía de la empresa.
El software GPP es una herramienta interfuncional para el seguimiento de las necesidades y objetivos de los distintos sectores de la empresa.
El departamento de recursos humanos puede garantizarel equilibrio de la carga de trabajo o el desarrollo profesional de los empleados a través de los proyectos actuales y futuros. Al mismo tiempo, el departamento de contabilidad y finanzas puede comprobar que el gasto asignado a una determinada actividad se corresponde con lo previsto y que se respeta el margen.
De este modo, una herramienta PPM aporta eficiencia a toda la empresa, así como a los propios clientes, que obtendrán los resultados esperados en sus proyectos.
Más información en nuestra guía de seguimiento de proyectos.
Solución PPM holística para las compañías
El punto fuerte de una herramienta PPM es que permite gestionar conjuntamente la calidad de la cartera de proyectos, basándose en la optimización de los recursos compartidos y limitados de cada proyecto.
En el día a día de una empresa pueden surgir imprevistos -como la ausencia no programada de un profesional por enfermedad, por ejemplo- que exigen una adecuada gestión del cambio.
En estas circunstancias, una metodología PPM que permita una gestión conjunta, optimizada y simultánea de las carteras permite reasignar recursos con facilidad, sin verse afectada por las acciones de otros clientes.
Con una herramienta PPM, dispondrá de una visión de conjunto única. Esta visión de conjunto le permite saber en qué punto se encuentra su empresa y cuáles son las mejores decisiones para alcanzar los objetivos individuales y globales.
Se pueden planificar capacidades yasignar recursos de forma eficiente. Definiendo con exactitud las necesidades en función de los tipos de proyectos que vamos a acometer. Favoreciendo, al mismo tiempo, una elaboración de presupuestos ajustada a la realidad de los clientes (competitiva), sin mermar la rentabilidad de la empresa.
Las necesidades de recursos de Stafiz le muestran los proyectos que buscan perfiles por función o competencia. Los perfiles más adecuados se le recomiendan automáticamente y pueden dotarse de personal desde esta pantalla.
Más información sobre la asignación de recursos
Integración de una herramienta PPM con otros sistemas
Para las empresas que necesitan agilizar los procesos internos, eliminar obstáculos administrativos y mejorar la comunicación y la gestión de las partes interesadas, la integración de su herramienta PPM con su otro software de gestión empresarial es una opción interesante, si no imperativa.
Imaginemos que el departamento financiero pudiera conectar su aplicación de gestión de gastos con las facturas asignadas a un proyecto concreto a través de la plataforma PPM.
Estos gastos se registran automáticamente en la contabilidad sin necesidad de que intervenga ningún miembro del departamento financiero. Estoahorra mucho tiempo en trámites y tareas administrativas. Tiempo que puede dedicarse a otras acciones estratégicas de alto valor añadido.
Además, se reducen al mínimo los errores que pudieran producirse durante la transferencia manual de información de un lugar a otro.
Beneficios que serían extensibles a otras áreas de la empresa. Pensemos ahora en un proyecto que ha requerido la ejecución de una serie de horas extra. Automáticamente y sin intervención humana se darán las siguientes circunstancias:
- Se imputa un coste adicional al proyecto en cuestión, que no estaba previsto inicialmente, y que el gestor del proyecto habrá detectado y controlado.
- El departamento financiero reducirá la previsión inicial de tesorería, debido al aumento inesperado de los gastos de personal derivados de estas horas extraordinarias.
- RRHH verá actualizada automáticamente la información salarial de estos trabajadores, gracias a la conexión API entre la herramienta PPM y su plataforma de creación y gestión salarial.
Stafiz se integra con sus herramientas actuales
¿Cómo elegir una herramienta PPM?
El primer paso para elegir la mejor herramienta PPM es determinar sus necesidades. A partir de ahí, podrás identificar las características y funcionalidades que tu gestor de proyectos debe tener como prioridad.
Una vez seleccionados los programas que responden a las necesidades de su empresa, preste atención a otros tres parámetros: precio, facilidad de uso y servicio de atención al cliente.
Cada empresa tiene su propia situación, sus propios procesos y su propia cultura organizativa. En función de estos parámetros y del tipo de proyecto en el que esté trabajando, se enfrentará a retos y necesidades que determinarán las funcionalidades y características del PPM.
Necesito mejorar la visión estratégica y el diseño de la cartera de proyectos
Algunas organizaciones cometen errores al priorizar proyectos cuyas tareas no pueden completarse en los plazos acordados. En otros casos, se cometen errores al contabilizar costes y beneficios en la fase de propuesta, identificando proyectos como oportunidades cuando no lo son.
Estas organizaciones necesitanindicadores clave de rendimiento consolidados y proyectos realmente adaptados a sus capacidades, recursos y objetivos.
Características
La posibilidad de configurar fácilmente los KPI, así como la posibilidad de realizar un seguimiento a través de informes que tengan en cuenta la gestión financiera de los proyectos.
Necesito optimizar costes
Ya sea por motivos competitivos o por necesidades específicas de tesorería, algunas organizaciones necesitan una excelente optimización de costes. excelente optimización de costes.
Necesitan un seguimiento exhaustivo de los costes, una evaluación de los mismos durante el proyecto, estrategias adicionales de reducción de costes, etc.
Características
- Software de gestión de proyectos que permite definir presupuestos detallados en función de la configuración de las tareas, las necesidades estimadas de recursos, la asignación de trabajos, la disponibilidad de equipos y herramientas o los costes del proyecto, como las dietas.
- Incluye el control y seguimiento del proyecto, con comparaciones entre los resultados previstos y la rentabilidad (análisis de rentabilidad del proyecto) y avisos de las desviaciones detectadas o previsibles.
- Con capacidad para identificar áreas de mejora segmentando y aislando los datos: según el equipo, la unidad de negocio, el grado, el tipo de proyecto, etc.).
Necesito una gestión eficaz de los recursos
Es un problema que afecta especialmente a las grandes consultoras, que trabajan en multitud de proyectos simultáneamente, con grandes exigencias.
Características
- Excelente capacidad para planificar recursos y requisitos desde el inicio de una propuesta.
- Permite la gestión completa de todas las fases de un proyecto: definición de objetivos, planificación, previsiones presupuestarias, identificación y alineación estratégica de recursos técnicos y humanos y seguimiento.
Necesito analizar proyectos para identificar áreas de mejora
Para organizaciones que necesitan flexibilidad y agilidad para tomar las decisiones estratégicas correctas. Gracias a la gestión de riesgos, puede detectar errores y aprender de ellos para futuros proyectos.
Características
- Incluyendo funciones de Business Intelligence. Con una visión clara e intuitiva del estado general del proyecto en función de los indicadores clave de rendimiento. Y permitiendo comparaciones entre el estado real del proyecto y el resultado esperado.
- Con vistas consolidadas de los proyectos, para identificar los más rentables.
Necesito mejorar la colaboración y la gobernanza
Organizaciones que, según las evaluaciones de rendimiento, tienen reuniones excesivamente largas o jerarquías muy estructuradas en las que es difícil tomar decisiones.
Características
- Cuadro de mando PPM con información global y centralizada sobre todos los proyectos.
- Fácil acceso y configuración para distintos tipos de perfiles.
- Validación ágil de datos mediante flujos de trabajo predefinidos y automatizables.
- Paneles para comprobar la disponibilidad de recursos humanos antes de iniciar nuevos proyectos.
Necesito mejorar los plazos de entrega
Es posible que las empresas necesiten mejorar su capacidad para cumplir los plazos de entrega y supervisar los proyectos en curso.
Características
- Funciones de control y asignación de tiempo por proyecto y por persona.
- Alertas automáticas en caso de desviación de las previsiones y tecnología predictiva para facilitar la toma de decisiones en función de casos similares ocurridos en el pasado.
Necesito integrar la herramienta PPM con otros paquetes de software
Para empresas que necesitan agilizar los procesos internos, eliminar barreras administrativas y mejorar la comunicación y la gestión de las partes interesadas.
Características
- Puede conectarse mediante API.
- Amplia gama de integraciones fáciles y ágiles con todo tipo de aplicaciones para diferentes funciones y departamentos (RRHH, contabilidad, helpdesk, TI, etc.).
Otros criterios a tener en cuenta
Además de los requisitos específicos y técnicos descritos anteriormente, existen otros parámetros comunes a todas las organizaciones que necesitan utilizar una plataforma PPM para optimizar la planificación de su cartera de proyectos.
- Atención al cliente
En términos de atención al clienteEs conveniente que el software o plataforma en cuestión ofrezca un amplio abanico de soluciones para resolver dudas y gestionar problemas relacionados con la herramienta.
Desde academias de bricolaje y recursos de vídeo en los que puedes hacer tú mismo parte de la configuración, hasta foros en los que puedes plantear preguntas que la comunidad experimentada puede resolver.
Además, por supuesto, de confirmar que dispone de un servicio de atención al cliente en línea y por teléfono que responde rápidamente a todas las consultas.
- Facilidad de uso
En términos de experiencia de usuario es importante que una herramienta tan central y esencial sea fácil de utilizar.
Cuanto más tiempo lleve implementación y adopción más rápido se notarán los múltiples beneficios que ofrece este tipo de plataforma PPM.
- El precio
Por último, debe prestarse especial atención al precio. No sólo en términos de cantidad.
¿Está pagando la empresa por lo que realmente necesita, está invirtiendo demasiado en una plataforma PPM que no satisface realmente sus necesidades?
Estos cálculos también deben tener en cuenta el coste total de propiedad. En otras palabras, estás invirtiendo en una herramienta que, al mismo tiempo, te permite evitar otro tipo de costes.
Si, por ejemplo, la nueva herramienta va a ahorrar tiempo al departamento de RRHH, tiene sentido contabilizar ese ahorro en horas de trabajo que pueden dedicarse a otras acciones que, al mismo tiempo, pueden aportar un valor añadido medible desde el punto de vista económico.
Además de los costes de formación para utilizar una herramienta PPMla facilidad de adopción de una nueva herramienta limitará el tiempo invertido por los empleados, lo que también genera un ahorro cuantificable en términos económicos.
Conclusión
En resumen, para elegir la mejor herramienta PPM, primero debe identificar las necesidades de su empresa.
A continuación, debe identificar las herramientas que integran las funcionalidades para satisfacer estas necesidades.
Por último, hay que analizar la herramienta preseleccionada en términos de facilidad de uso, curva de aprendizaje, servicio al cliente y coste.
Una mejor gestión de la cartera de proyectos incluye una mejor selección del trabajo en la fase de propuesta, una mejor planificación de costes y beneficios, una identificación más fácil de los recursos disponibles y una mayor facilidad para supervisar e identificar posibles mejoras.
A esto se añade la automatización de los procesos y la gestión en todos los ámbitos de la empresa.
La empresa mejora su competitividad global, lo que sólo puede lograrse utilizando una herramienta de gestión de carteras adaptada a las características específicas de cada organización.
