¿Cómo elegir la herramienta PPM adecuada para gestionar una cartera de proyectos?

La Gestión del Portafolio de Proyectos (PPM) es el conjunto de técnicas, herramientas y directrices que ayudan a organizar los recursos de una empresa para llevar a cabo múltiples proyectos simultáneamente.

Con la gestión y las herramientas adecuadas, se toman mejores decisiones para optimizar el tiempo, los recursos y los costos asignados a la entrega de proyectos.

¿Qué es una herramienta PPM?

Una herramienta PPM está diseñada específicamente para satisfacer las necesidades de gestión de una cartera de proyectos. Su propósito es ayudarte a alcanzar los objetivos de cada proyecto de manera simultánea. 

Para poder tomar decisiones estratégicas que no puedan manchar otro proyecto, las herramientas de cartera de proyectos le permiten monitorear la salud de las misiones una por una, pero también en su conjunto.

Para facilitar la alineación de la cartera de proyectos con los objetivos de negocio, y en particular la priorización según los objetivos de cada misión, el uso de software PPM es fundamental para garantizar el éxito comercial de su negocio.

Este tipo de sistema tiene características de gestión de proyectos para agrupar el uso de los recursos de modo que la información se comparta y coordine de la mejor manera posible para satisfacer las necesidades individuales de cada tarea.

Sin una herramienta PPM inteligente, la planificación del proyecto puede verse obstaculizada por conflictos de recursos o recortes presupuestarios relacionados con costos no supervisados.

¿Cuáles son las características de una herramienta PPM?

En concreto, una herramienta PPM permite gestionar varios proyectos simultáneamente, al tiempo que integra la capacidad global de recursos para planificar tareas, talentos o presupuestos sin crear conflictos.

• Centralización de datos: la información se agrupa en una única plataforma, lo que permite deducir cada recurso utilizado en un proyecto para una mejor consideración de las capacidades.
• Planificación de proyectos: la herramienta permite crear asignaciones y las tareas que les corresponden, asignar plazos, pero también poder modificar los horarios según la evolución de la actividad.
• Gestión de recursos: es capaz de definir la capacidad en términos de recursos humanos, de tiempo y financieros para hacer una mejor evaluación de la situación durante la fase de asignación y planificación.
• Analíticas: cuadros de mando y un buen número de informes deben apoyar la gestión e indicar en tiempo real y en previsiones dónde se encuentra el rendimiento de uno o varios proyectos.

¿Es imprescindible la herramienta PPM?

La herramienta PPM facilita precisamente este proceso de optimización de la gestión de la cartera de proyectos, ya que permite una gestión eficiente de proyectos y operaciones.

Al establecer un presupuesto que garantice el logro de los objetivos y que actualice la disponibilidad de recursos a medida que evoluciona, se agiliza la planificación y se reduce en gran medida el riesgo de pérdidas o fracasos financieros.

También permite definir tareas concretas y asignar responsables de forma ágil, intuitiva y coordinada.

Automatiza las notificaciones y agiliza la comunicación entre las partes para notificar cualquier desviación en la ejecución planificada de estas tareas. Esto es muy importante para la correcta gestión de los plazos y para detectar deficiencias que puedan impedir la ejecución de las tareas según los parámetros establecidos.

Los beneficios de una herramienta PPM en la gestión de carteras

Control y seguimiento de varios proyectos simultáneos

Para garantizar que todo salga bien según lo planeado, es necesario monitorear el rendimiento de los proyectos. Esto se puede hacer más fácilmente con una herramienta PPM, a través de informes, paneles y alertas.

Lo primero que debes hacer es establecer tus KPIs, fácilmente configurables, sobre los que se realizará el seguimiento. Estos KPI pueden ser estrictamente financieros.

Es posible disponer de un sistema de gestión de contratos que monitorice hasta el más mínimo detalle los márgenes de beneficio de cada proyecto, el estado de avance, los informes de pérdidas y ganancias, etc. 

Realice un seguimiento de la rentabilidad de sus diferentes proyectos en un solo lugar.

Pero estos indicadores también pueden centrarse en la gestión de personal y recursos humanos, o cualquier otro valor que sea relevante para los valores y la filosofía de la empresa. 

El software GPP es una herramienta multifuncional que permite monitorizar las necesidades y objetivos de los diferentes sectores de la empresa.

El departamento de recursos humanos puede garantizar una carga de trabajo equilibrada, o garantizar el desarrollo profesional de los empleados a través de proyectos actuales y futuros. Y, al mismo tiempo, el departamento de contabilidad y finanzas podrá comprobar que los gastos asignados a una determinada actividad se corresponden con lo planificado y que se respeta el margen.

De este modo, una herramienta PPM aporta eficiencia a toda la empresa, así como a los propios clientes, que obtendrán los resultados esperados en sus proyectos.

Solución PPM holística para las compañías

El punto fuerte de una herramienta PPM es que permite una gestión conjunta de la calidad de la cartera de proyectos, a partir de la optimización de los recursos comunes y limitados de cada uno de ellos.

En el día a día de las empresas se producen imprevistos - como la ausencia no programada de un profesional por enfermedad, por ejemplo- que requieren una correcta gestión del cambio.

En estas circunstancias, una metodología PPM que permita una gestión conjunta, optimizada y simultánea de la cartera permite reasignar los recursos con facilidad, sin estar sujetos a las acciones de otros clientes.

Con una herramienta PPM, tiene una única visión general. Esta visión general le permite saber en qué punto se encuentra su negocio y cuál es la mejor decisión a tomar para alcanzar los objetivos individuales y globales .

Se pueden planificar capacidades y asignar recursos de forma eficiente. Definiendo con exactitud las necesidades en función de los tipos de proyectos que vamos a acometer. Favoreciendo, al mismo tiempo, una elaboración de presupuestos ajustada a la realidad de los clientes (competitiva), sin mermar la rentabilidad de la empresa.

Las necesidades de recursos de Stafiz le muestran los proyectos que buscan perfiles para el personal por rol o habilidad. Los perfiles más adecuados se le recomiendan automáticamente y se pueden seleccionar desde esta pantalla.

Más información sobre la asignación de recursos.

Integración de una herramienta PPM con otros sistemas

Para las empresas que necesitan optimizar los procesos internos, eliminar los obstáculos administrativos y mejorar la comunicación y la gestión de las partes interesadas, vale la pena, si no es imperativo, cuando sea posible, integrar su herramienta PPM con su otro software de gestión empresarial.

Imaginemos que el departamento financiero puede conectar su aplicación de gestión de gastos a las facturas que se asignan, a través de la plataforma PPM, a un proyecto concreto. 

Estos gastos se incluyen automáticamente en las cuentas sin que ningún miembro del departamento financiero tenga que intervenir. Esto ahorra mucho tiempo en trámites y en tareas administrativas. Este tiempo se puede dedicar a otras acciones estratégicas de alto valor añadido.

Además, se reducen al mínimo los posibles errores al transferir información manualmente de una ubicación a otra.

Beneficios que serían extensibles a otras áreas de la empresa. Pensemos ahora en un proyecto que ha requerido la ejecución de una serie de horas extra. Automáticamente y sin intervención humana se darán las siguientes circunstancias:

1. Al proyecto en cuestión se le cobra un coste adicional, que no estaba previsto inicialmente, y que el director del proyecto habrá detectado y controlado.
2. El departamento financiero reducirá la previsión inicial de tesorería, debido al aumento inesperado de los costes de personal derivados de estas horas extraordinarias.
3. RRHH verá actualizada automáticamente la información salarial de estos trabajadores, gracias a la conexión API entre la herramienta PPM y su plataforma de creación y gestión de nóminas.

Stafiz se integra con sus herramientas existentes

Explora las integraciones disponibles

¿Cómo elegir una herramienta PPM?

Lo primero que debe hacer al elegir la mejor herramienta de PPM es determinar sus necesidades. A partir de ahí, podrás detectar las características y funcionalidades que tu gestor de proyectos debe tener como prioridad. 

Una vez que hayas seleccionado los programas que se ajusten a las necesidades de tu negocio, presta atención a otras tres métricas: precio, facilidad de uso y servicio al cliente. 

Cada empresa tiene su propia situación, procesos y cultura organizacional únicos. Dependiendo de estos parámetros y del tipo de proyecto en el que estés trabajando, te enfrentarás a retos y necesidades que determinarán las características y rasgos de PPM.

Necesito mejorar la visión estratégica y el diseño del portafolio de proyectos

Es posible que ya haya cometido errores al priorizar proyectos cuyas tareas no se pueden completar en las condiciones acordadas.

También se pueden cometer errores al contabilizar los costos y beneficios en la etapa de la propuesta, lo que lo lleva a identificar proyectos que no son oportunidades como oportunidades. 

Por lo tanto, necesitará KPI consolidados y proyectos que realmente se adapten a sus capacidades, recursos y objetivos.

Necesito optimizar costes

Ya sea por razones competitivas o por necesidades específicas de flujo de caja, es posible que necesite una excelente optimización de costos.

Para ello, necesitará un seguimiento exhaustivo de los costes, una evaluación de costes en el proyecto , estrategias adicionales de reducción de costes, etc.

Necesito una gestión eficiente de los recursos

Este es un problema que afecta especialmente a las grandes consultoras o agencias que trabajan en multitud de proyectos de forma simultánea con altos requerimientos.

Necesito analizar los proyectos para identificar áreas de mejora

Es posible que formes parte de una empresa que requiere flexibilidad y agilidad para tomar las decisiones estratégicas correctas.

Con la gestión de riesgos, puede detectar errores y aprender de ellos para proyectos futuros.

Necesito mejorar la colaboración y la gobernanza

Si ha identificado un problema con reuniones prolongadas o dificultad para tomar decisiones debido a una jerarquía altamente estructurada durante las evaluaciones de desempeño, probablemente esté buscando una herramienta de ppm que pueda adaptarse a sus procesos y facilitar la colaboración.

Necesito mejorar los plazos de entrega

El respeto de los plazos de entrega y el seguimiento de los proyectos en curso es una cuestión que, por lo general, no escatima actividad de aprovisionamiento de servicios.

Necesito integrar la herramienta PPM con otro software

Si utiliza varios programas de software en su entorno de trabajo, es necesario agilizar los procesos internos, eliminar los obstáculos administrativos y mejorar la comunicación y la gestión de las partes interesadas.

Otros criterios a tener en cuenta a la hora de elegir una herramienta PPM

Además de las necesidades específicas y técnicas descritas anteriormente, existen otros criterios que son comunes a todas las empresas que necesitan utilizar una plataforma PPM para optimizar la planificación de su cartera de proyectos.

La calidad del servicio al cliente

En lo que respecta al servicio al cliente, es deseable que el editor del software en cuestión ofrezca una amplia gama de soluciones para apoyar la implementación de la herramienta y gestionar los problemas técnicos.

Desde sencillos manuales de usuario hasta recursos de vídeo con los que puedes hacer tú mismo ciertas configuraciones, pasando por foros en los que puedes hacer preguntas que la comunidad experimentada puede resolver.

Además, por supuesto, de confirmar que cuentan con un servicio de atención al cliente online y telefónico que responde rápidamente a tus preguntas en caso de emergencia.