La herramienta PPM para la gestión de la cartera de proyectos

La Gestión de Portafolio de Proyectos (PPM) es el conjunto de técnicas, herramientas y pautas que ayudan a organizar los recursos de una empresa para llevar a cabo múltiples proyectos simultáneamente.

El software PPM facilita la organización centralizada de todos los recursos disponibles para cada proyecto, de forma intuitiva y visual.

Con la gestión y herramientas adecuadas se toman mejores decisiones para optimizar tiempos, recursos y costes. Siempre priorizando la ejecución de los proyectos según los objetivos marcados para cada uno de ellos.  Así como las metas globales de la corporación que coordina bajo una misma dirección todos estos proyectos.

A continuación vamos a profundizar en ambos conceptos. Entender bien su funcionamiento nos permitirá determinar posteriormente la elección de la herramienta PPM más adecuado, según las circunstancias propias de cada organización y tipo de proyectos con los que trabaja. 

¿Qué es una herramienta PPM?

Gestionar una cartera de proyectos requiere alcanzar los objetivos de cada proyecto de forma simultánea.

Esto implica un uso común y compartido de los recursos que deben coordinarse lo mejor posible para satisfacer las necesidades individuales de cada tarea.

Este hecho conlleva una serie de dificultades que, sin las herramientas adecuadas, serán más difíciles de afrontar.

Ejemplo de gestión de cartera de proyectos.

Una consultora de marketing digital tiene en cartera proyectos con diferentes clientes. Cada uno de ellos tiene sus objetivos, de lo que se derivan unos trabajos a realizar para alcanzarlos.

Sin embargo, los recursos con los que cuenta esta consultora pueden ser utilizados indiscriminadamente para varios de sus clientes.

Por ejemplo, un equipo de diseño conjunto puede producir elementos gráficos para banners encargados por varios clientes, con diferentes metas y objetivos.

Ahora imaginemos que varios proyectos tienen como objetivo mejorar el ranking de Google de diferentes sitios web.

Si la consultora invierte en una herramienta para realizar auditorías SEO, tendrá que repartir el coste de la herramienta de forma proporcional a cada uno de los proyectos. Esta distribución se realiza según el posicionamiento en el trabajo total del cliente. 

Por lo tanto, es poco probable que esta asignación de recursos y costes sea proporcional. Sin embargo, su correcta asignación en cuanto a gastos será fundamental para medir la rentabilidad real de cada proyecto.

Una buena gestión de la cartera de proyectos ayuda a optimizar tanto los resultados individuales de cada proyecto como el negocio general de la empresa, por eso es importante.

¿Es imprescindible la herramienta PPM?

La herramienta PPM facilita precisamente este proceso de optimización de PPM porque permiteuna gestión eficiente de proyectos y operaciones.

Estableciendo un presupuesto que asegure el logro de los objetivos, la disponibilidad de recursos para alcanzarlos y las operaciones para asegurar su disponibilidad cuando sea necesario. 

También permite definir tareas específicas y asignar gestores de forma ágil, intuitiva y coordinada.

Automatiza las notificaciones y agiliza la comunicación entre las partes para notificar cualquier desviación en la ejecución planificada de estas tareas. Esto es muy importante para la correcta gestión de los plazos y para detectar carencias que puedan impedir la ejecución de las tareas según los parámetros establecidos.

Los beneficios de una herramienta PPM en la gestión de carteras

El control y la supervisión de proyectos simultáneos son más fáciles

Para garantizar que todo salga bien según lo planeado, es necesario monitorear el rendimiento de los proyectos. Esto se puede hacer más fácilmente con una herramienta PPM, a través de informes, paneles y alertas.

Lo primero que debes hacer es establecer tus KPIs, fácilmente configurables, sobre los que se realizará el seguimiento. Estos KPI pueden ser estrictamente financieros.

Es posible disponer de un sistema de gestión de contratos que controle hasta el más mínimo detalle los márgenes de beneficio de cada proyecto, el estado de avance, los informes de pérdidas y ganancias, etc. 

Realiza un seguimiento de la rentabilidad de tus diferentes proyectos en un solo lugar.

Pero estos indicadores también pueden centrarse en la gestión de personal y recursos humanos, o cualquier otro valor que sea relevante para los valores y la filosofía de la empresa. 

El software GPP es una herramienta multifuncional que permite monitorizar las necesidades y objetivos de los diferentes sectores de la empresa.

El departamento de recursos humanos puede garantizar una carga de trabajo equilibrada o garantizar el desarrollo profesional de los empleados a través de proyectos actuales y futuros. Y, al mismo tiempo, el departamento de contabilidad y finanzas podrá comprobar que los gastos destinados a una determinada actividad se corresponden con lo planificado y que se respeta el margen.

De este modo, una herramienta PPM aporta eficiencia a toda la empresa, así como a los propios clientes, que obtendrán los resultados esperados en sus proyectos.

Solución PPM holística para las compañías

El punto fuerte de una herramienta PPM es que permite una gestión conjunta de la calidad de la cartera de proyectos, a partir de la optimización de los recursos comunes y limitados de cada uno de ellos.

En el día a día de las empresas se producen imprevistos - como la ausencia no programada de un profesional por enfermedad, por ejemplo- que requieren una correcta gestión del cambio.

En estas circunstancias, una metodología PPM que permite una gestión conjunta, optimizada y simultánea de la cartera permite reasignar los recursos con facilidad, sin estar sujetos a las acciones de otros clientes.

Con una herramienta PPM, tiene una visión general única. Esta visión general le permite saber en qué punto se encuentra su negocio y cuál es la mejor decisión a tomar para lograr objetivos individuales y globales .

Se pueden planificar capacidades yasignar recursos de forma eficiente. Definiendo con exactitud las necesidades en función de los tipos de proyectos que vamos a acometer. Favoreciendo, al mismo tiempo, una elaboración de presupuestos ajustada a la realidad de los clientes (competitiva), sin mermar la rentabilidad de la empresa.

Las necesidades de recursos de Stafiz le muestran los proyectos que buscan perfiles para el personal por rol o habilidad. Los perfiles más adecuados se le recomiendan automáticamente y se pueden asignar desde esta pantalla.

Obtenga más información sobre la asignación de recursos.

Integración de una herramienta PPM con otros sistemas

Para las empresas que necesitan optimizar los procesos internos, eliminar los obstáculos administrativos y mejorar la comunicación y la gestión de las partes interesadas, vale la pena, si no es imperativo, cuando sea posible, integrar su herramienta PPM con su otro software de gestión empresarial.

Imaginemos que el departamento de finanzas puede conectar su aplicación de gestión de gastos a facturas que están asignadas, a través de la plataforma PPM, a un proyecto concreto. 

Estos gastos se incluyen automáticamente en las cuentas sin que ningún miembro del departamento financiero tenga que intervenir. Esto ahorra mucho tiempo en trámites y en tareas administrativas. Este tiempo se puede dedicar a otras acciones estratégicas de alto valor añadido.

Además, se reducen al mínimo los posibles errores a la hora de transferir manualmente la información de una ubicación a otra.

Beneficios que serían extensibles a otras áreas de la empresa. Pensemos ahora en un proyecto que ha requerido la ejecución de una serie de horas extra. Automáticamente y sin intervención humana se darán las siguientes circunstancias:

1. Se carga un coste adicional al proyecto en cuestión, que no estaba previsto inicialmente, y que el director del proyecto habrá detectado y controlado.
2. El departamento financiero reducirá la previsión inicial de tesorería, debido al aumento inesperado de los costes de personal derivados de estas horas extraordinarias.
3. RRHH verá actualizada la información salarial de estos trabajadores de forma automática, gracias a la conexión API entre la herramienta PPM y su plataforma de creación y gestión de salarios.

Stafiz se integra con sus herramientas existentes

Explora las integraciones disponibles

¿Cómo elegir una herramienta PPM?

Lo primero que debe hacer al elegir la mejor herramienta de PPM es determinar sus necesidades. A partir de ahí, podrás detectar las características y funcionalidades que tu gestor de proyectos debe tener como prioridad. 

Una vez que hayas seleccionado los programas que se ajusten a las necesidades de tu negocio, presta atención a otras tres métricas: precio, facilidad de uso y servicio al cliente. 

Cada empresa tiene su propia situación, procesos y cultura organizacional únicos. Dependiendo de estos parámetros y del tipo de proyecto en el que estés trabajando, te enfrentarás a retos y necesidades que determinarán las prestaciones y características de PPM.

Necesito mejorar la visión estratégica y el diseño de la cartera de proyectos

Algunas organizaciones cometen errores al priorizar proyectos cuyas tareas no se pueden llevar a cabo en las condiciones acordadas. En otros casos, se cometen errores en la contabilización de costos y beneficios en la etapa de propuesta, identificando proyectos que no se identifican como oportunidades. 

Estas organizaciones necesitan KPIs consolidados y proyectos que estén realmente alineados con sus capacidades, recursos y objetivos.

Necesito optimizar costos

Ya sea por razones de competitividad o por necesidades específicas de flujo de caja, algunas organizaciones requieren una excelente optimización de costes.

Necesitan un seguimiento integral de los costos, una evaluación de los costos durante el proyecto, estrategias adicionales de reducción de costos, etc.

Necesito una gestión eficiente de los recursos

Este es un problema que afecta especialmente a las grandes consultoras que trabajan en multitud de proyectos de forma simultánea con altas exigencias.

Necesito analizar proyectos para identificar áreas de mejora

Para organizaciones que necesitan flexibilidad y agilidad para tomar las decisiones estratégicas correctas. A través de la gestión de riesgos, puedes detectar errores y aprender de ellos para proyectos futuros.

Necesito mejorar la colaboración y la gobernanza

Organizaciones que han sido identificadas en las evaluaciones de desempeño por tener reuniones demasiado largas o jerarquías altamente estructuradas donde es difícil tomar decisiones.

Necesito mejorar los tiempos de entrega

Es posible que las empresas necesiten mejorar la entrega a tiempo y el seguimiento de los proyectos en curso.

Necesito integrar la herramienta PPM con otro software

Para empresas que necesitan optimizar los procesos internos , eliminar obstáculos administrativos y mejorar la comunicación y la gestión de las partes interesadas.

Otros criterios a tener en cuenta

Además de las necesidades específicas y técnicas descritas anteriormente, existen otros parámetros comunes a todas las organizaciones que necesitan utilizar una plataforma PPM para optimizar la planificación de su cartera de proyectos.

• Servicio al cliente

En lo que respecta a la atención al cliente, es deseable que el software o plataforma en cuestión ofrezca un amplio abanico de soluciones para resolver dudas y gestionar problemas relacionados con la herramienta.

Desde academias de bricolaje y recursos de vídeo con los que puedes hacer tú mismo algunas configuraciones, hasta foros donde puedes hacer preguntas que la comunidad experimentada puede resolver.

Además, por supuesto, de confirmar que cuenta con un servicio de atención al cliente online y telefónico que responde rápidamente a cualquier duda.

• Facilidad de uso

En términos de experiencia de usuario, es importante que una herramienta tan central y esencial sea fácil de usar.

Cuanto más cortos sean los tiempos de implementación y adopción, más rápido se sentirán los múltiples beneficios que ofrece este tipo de plataforma PPM.

• El precio

Por último, hay que prestar especial atención al precio. No solo en términos de cantidad.

¿Está la empresa pagando por lo que realmente necesita, invirtiendo demasiado en una plataforma PPM que realmente no se ajusta a sus necesidades e invirtiendo demasiado en una plataforma PPM que realmente no se ajusta a sus necesidades?

Estos cálculos también deben tener en cuenta el coste total de propiedad . Es decir, inviertes en una herramienta que, al mismo tiempo, te permite evitar otro tipo de costes.

Si, por ejemplo, la nueva herramienta permitirá ahorrar tiempo al departamento de RRHH, tiene sentido contabilizar ese ahorro en horas de trabajo que se pueden dedicar a otras acciones que, al mismo tiempo, pueden aportar un valor añadido cuantificable desde el punto de vista económico. de vista. 

Además de los costes de formación para el uso de una herramienta PPM, la fácil adopción de una nueva herramienta limitará el tiempo invertido por los empleados, lo que también genera un ahorro cuantificable a nivel económico.

Conclusión

En resumen, para elegir la mejor herramienta de PPM, primero debes identificar las necesidades del negocio.

Luego, es necesario identificar las herramientas que integran las funcionalidades para satisfacer estas necesidades.

Finalmente, debe analizar la herramienta preseleccionada en términos de usabilidad, curva de aprendizaje, servicio al cliente y costos.

Una mejor gestión de la cartera de proyectos incluye una mejor selección del trabajo en la etapa de propuesta, una mejor planificación de los costos y beneficios, una fácil identificación de los recursos disponibles y una mayor facilidad para monitorear e identificar posibles mejoras. 

A esto se suma la automatización de procesos y gestión en todas las áreas de la empresa. 

La empresa mejora su competitividad global, lo que solo es posible mediante el uso de una herramienta de gestión de cartera basada en las particularidades de cada organización.