Das PPM-Tool für die Verwaltung von Projektportfolios

Die Verwaltung eines Projektportfolios (GPP) oder englisch Project Portfolio Management (PPM) ist die Gesamtheit der Techniken, Werkzeuge und Richtlinien, mit denen die Ressourcen eines Unternehmens so organisiert werden, dass mehrere Projekte gleichzeitig durchgeführt werden können.

Eine PPM-Software erleichtert die zentrale Organisation aller verfügbaren Ressourcen für jedes Projekt auf intuitive und visuelle Weise.

Mit dem richtigen Management und den richtigen Werkzeugen werden bessere Entscheidungen getroffen, um Zeit, Ressourcen und Kosten zu optimieren. Die Priorität liegt immer auf der Durchführung der Projekte gemäß den Ziele, die für jedes von ihnen festgelegt wurden. Sowie die Gesamtziele von des Unternehmens die all diese Projekte unter einer Leitung koordiniert.

Im Folgenden werden wir diese beiden Konzepte näher betrachten. Ein gutes Verständnis ihrer Funktionsweise wird es uns später ermöglichen, das am besten geeignete PPM-Tool zu bestimmen, je nachdem, was für die jeweilige Organisation auf dem Spiel steht und welche Art von Projekten sie verwaltet.

Was ist ein PPM-Tool?

Die Verwaltung eines Projektportfolios erfordert, dass die Ziele jedes Projekts gleichzeitig erreicht werden.

Dies bedeutet eine gemeinsame und geteilte Ressourcennutzung, die bestmöglich koordiniert werden muss, um den individuellen Bedürfnissen jeder Aufgabe gerecht zu werden.

Diese Tatsache bringt eine Reihe von Schwierigkeiten mit sich, die ohne die richtigen Hilfsmittel noch schwerer zu bewältigen sind.

Beispiel für die Verwaltung eines Projektportfolios

Eine Beratungsfirma für digitales Marketing hat ein Portfolio von Projekten mit verschiedenen Kunden. Jeder dieser Kunden hat seine eigenen Ziele, aus denen sich die Arbeit ableitet, die zur Erreichung dieser Ziele erforderlich ist.

Die Ressourcen, die dieser Beratungsfirma zur Verfügung stehen, können jedoch unterschiedslosfür mehrere ihrer Kunden eingesetzt werden.

Zum Beispiel kann ein gemeinsames Designteam, grafische Elemente für Banner produzieren, die von mehreren Kunden mit unterschiedlichen Zielen und Zwecken in Auftrag gegeben werden.

Stellen wir uns nun vor, dass mehrere Projekte darauf abzielen, das Google-Ranking verschiedener Webseiten zu verbessern.

Wenn die Beratungsfirma in ein Tool investiert, mit dem SEO-Audits durchgeführt werden können, muss sie die Kosten für das Tool proportional auf die einzelnen Projekte verteilen. Diese Aufteilung erfolgt entsprechend der Positionierung in der Gesamtarbeit des Kunden. 

Diese Zuteilung von Ressourcen und Kosten wird daher wahrscheinlich nicht proportional sein. Ihre korrekte Zuordnung in Bezug auf die Ausgaben wird jedoch entscheidend sein, um die tatsächliche Rentabilität jedes Projekts zu messen.

Ein gutes Projektportfoliomanagement optimiert sowohl die individuellen Ergebnisse jedes einzelnen Projekts als auch die Gesamtaktivität des Unternehmens und ist daher so wichtig.

Das PPM-Tool, ein Muss?

Das PPM-Tool erleichtert genau diesen Prozess der GPP-Optimierung, da esein effizientes Projekt- und Betriebsmanagement ermöglicht.

Durch das Einrichten eines Budgets, das sicherstellt, dass die Ziele erreicht werden, die Ressourcen zur Erreichung der Ziele verfügbar sind und die Abläufe so gestaltet sind, dass sie zur Verfügung stehen, sobald sie benötigt werden. 

Es ermöglicht außerdem Aufgaben zu definieren spezifische und Verantwortliche zu ernennen auf agile, intuitive und koordinierte Weise.

Es automatisiert die Benachrichtigungen und beschleunigt die Kommunikation zwischen den Parteien, um Abweichungen bei der geplanten Ausführung dieser Aufgaben zu melden. Dies ist sehr wichtig für die korrekte Verwaltung der Fristen und die Erkennung von Lücken, die die Ausführung der Aufgaben gemäß den festgelegten Parametern verhindern könnten.

Die Vorteile eines PPM-Tools im Portfoliomanagement

Die Steuerung und Überwachung gleichzeitiger Projekte wird erleichtert.

Um sicherzustellen, dass alles nach Plan verläuft, muss die Leistung der Projekte überwacht werden. Dies lässt sich mit einem PPM-Tool durch Berichte, Dashboards und Warnmeldungen leichter bewerkstelligen.

Als Erstes sollten Sie Ihre KPIsDie KPIs sind leicht konfigurierbar und werden überwacht. Diese KPIs können rein finanzieller Natur sein.

Es ist möglich, ein Vertragsmanagement zu haben, das bis ins kleinste Detail die Gewinnspannen jedes Projekts, den Fortschritt, die Gewinn- und Verlustrechnungen usw. überwacht. 

Verfolgen Sie die Rentabilität Ihrer verschiedenen Projekte an einem Ort.

Diese Indikatoren können sich aber auch auf Personalmanagement und Humanressourcen oder andere relevante Werte konzentrieren, die sich nach den Werten und der Philosophie des Unternehmens richten. 

Die GPP-Software ist ein bereichsübergreifendes Instrument , mit dem die Bedürfnisse und Ziele der verschiedenen Bereiche eines Unternehmens verfolgt werden können.

Die Personalabteilung kann auf eineausgewogene Arbeitsbelastung achten oder die berufliche Entwicklung der Mitarbeiter durch aktuelle und zukünftige Projekte sicherstellen. Und gleichzeitig kann die Buchführungs- und Finanzabteilung überprüfen, ob die für eine bestimmte Aktivität bereitgestellten Ausgaben mit den geplanten Ausgaben übereinstimmen und die Marge eingehalten wird.

So bringt ein PPM-Tool Effizienz für das gesamte Unternehmen und auch für die Kunden selbst, die in ihren Projekten die gewünschten Ergebnisse erzielen.

Ein ganzheitliches Management des Projektportfolios

Die Stärke eines PPM-Tools liegt darin, dass es ein gemeinsames Qualitätsmanagement des Projektportfolios ermöglicht, das auf der Optimierung der gemeinsamen und begrenzten Ressourcen der einzelnen Projekte beruht.

Im täglichen Geschäftsbetrieb treten unvorhergesehene Ereignisse auf - wie z. B. die ungeplante Abwesenheit einer Fachkraft aufgrund von Krankheit -, die ein richtiges Change Management erfordern.

Unter diesen Umständen ermöglicht eine PPM-Methode, die eine gemeinsame, optimierte und gleichzeitige Verwaltung von Portfolios ermöglicht, eine einfache Neuzuteilung von Ressourcen, ohne von den Aktionen anderer Kunden betroffen zu sein.

Mit einem PPM-Tool erhalten Sie einen einzigartigen Überblick. Dieser Überblick, der Ihnen zeigt, wo Ihr Geschäft steht und welche Entscheidung Sie am besten treffen sollten, um individuelle und globale Ziele zu erreichen .

Die Kapazitäten können geplant werden und die Ressourcen effizient zugewiesen werden. Der genaue Bedarf wird anhand der Arten von Projekten, die wir in Angriff nehmen werden, festgelegt. Gleichzeitig kann so ein Budget erstellt werden, das der (Wettbewerbs-)Realität des Kunden entspricht, ohne die Rentabilität des Unternehmens zu schmälern.

Der Stafiz-Ressourcenbedarf zeigt Ihnen, welche Projekte nach Profilen suchen, die nach Rolle oder Kompetenz zu besetzen sind. Die am besten geeigneten Profile werden Ihnen automatisch empfohlen und sind von diesem Bildschirm aus staffierbar.

Mehr über die Ressourcenzuweisung

Die Integration eines PPM-Tools mit anderen Systemen

Für Unternehmen, die interne Prozesse rationalisieren, administrative Hindernisse beseitigen und die Kommunikation und das Stakeholder-Management verbessern müssen, ist es interessant - wenn nicht sogar zwingend erforderlich - wenn es möglich ist, Ihr PPM-Tool in Ihre andere Business-Management-Software zu integrieren.

Stellen Sie sich vor, die Finanzabteilung könnte ihre Anwendung zur Ausgabenverwaltung mit den Rechnungen verbinden, die über die PPM-Plattform einem bestimmten Projekt zugewiesen werden. 

Diese Ausgaben werden automatisch in die Buchhaltung übernommen, ohne dass ein Mitarbeiter der Finanzabteilung eingreifen muss. Dadurch wirdviel Zeit für Verfahren und Verwaltungsaufgabeneingespart. Zeit, die für andere strategische Maßnahmen mit hohem Mehrwert genutzt werden kann.

Außerdem werden mögliche Fehler bei der manuellen Übertragung von Informationen von einem Ort zum anderen auf ein Minimum reduziert.

Vorteile, die auch auf andere Bereiche des Unternehmens ausgeweitet werden könnten. Betrachten wir nun ein Projekt, bei dem eine Reihe von Überstunden geleistet werden mussten. Automatisch und ohne menschliches Zutun treten die folgenden Umstände ein:

1. Dem betreffenden Projekt werden Mehrkosten angelastet, die ursprünglich nicht vorgesehen waren und die der Projektleiter erkannt und unter Kontrolle gebracht hat.
2. Die Finanzabteilung wird die ursprüngliche Cashflow-Prognose aufgrund des unerwarteten Anstiegs der Personalkosten infolge der Überstunden reduzieren.
3. Die Personalabteilung sieht die Gehaltsinformationen dieser Arbeitnehmer automatisch aktualisiert, dank der API-Verbindung zwischen dem PPM-Tool und ihrer Plattform für die Erstellung und Verwaltung von Gehältern.

Stafiz lässt sich in Ihre bestehenden Tools integrieren

Entdecken Sie die verfügbaren Integrationen

Wie wählt man ein PPM-Tool aus?

Der erste Schritt bei der Auswahl des besten PPM-Tools besteht darin, Ihre Bedürfnissezu ermitteln . Von dort aus können Sie die Merkmale und Funktionen erkennen, die Ihr PPM vorrangig haben sollte.

Wenn Sie die Programme ausgewählt haben, die den Bedürfnissen Ihres Unternehmens entsprechen, achten Sie auf drei weitere Parameter: Preis, Benutzerfreundlichkeit und Kundenservice. 

Jedes Unternehmen hat seine eigene Situation, seine eigenen Prozesse und seine eigene Organisationskultur. Je nach diesen Parametern und der Art des Projekts, an dem Sie arbeiten, werden Sie mit Herausforderungen und Bedürfnissen konfrontiert, die die Funktionen und Merkmale des PPM bestimmen.

Ich muss die strategische Vision und das Design des Projektportfolios verbessern.

Einige Organisationen machen Fehler, indem sie Projekte priorisieren, deren Aufgaben nicht unter den vereinbarten Bedingungen erledigt werden können. In anderen Fällen werden Fehler bei der Erfassung von Kosten und Nutzen in der Vorschlagsphase gemacht, wodurch Projekte als Chancen identifiziert werden, die es nicht sind.

Diese Organisationen benötigen konsolidierteSchlüsselleistungsindikatoren und Projekte, die wirklich auf ihre Fähigkeiten, Ressourcen und Ziele zugeschnitten sind.

Ich muss die Kosten optimieren

Ob aus Gründen der Wettbewerbsfähigkeit oder aufgrund spezifischer Liquiditätsanforderungen - manche Organisationen benötigen eine ausgezeichnete Kostenoptimierung.

Sie benötigen eine umfassende Kostenverfolgung, eine Bewertung der Kosten während des Projekts, zusätzliche Strategien zur Kostensenkung usw.

Ich brauche einen effizienten Umgang mit Ressourcen

Dies ist ein Problem, das besonders große Beratungsunternehmen betrifft, die an einer Vielzahl von Projekten gleichzeitig mit hohen Anforderungen arbeiten.

Ich muss Projekte analysieren, um Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen

Für Organisationen, die Flexibilität und Agilität benötigen, um die richtigen strategischen Entscheidungen zu treffen. Mithilfe des Risikomanagements können Sie Fehler erkennen und daraus für zukünftige Projekte lernen.

Ich muss die Zusammenarbeit und die Regierungsführung verbessern

Organisationen, bei denen in Leistungsbewertungen festgestellt wurde, dass sie zu lange Sitzungen abhalten oder sehr strukturierte Hierarchien haben, in denen es schwierig ist, Entscheidungen zu treffen.

Ich muss die Lieferzeiten verbessern

Unternehmen müssen möglicherweise die Einhaltung von Lieferterminen und die Verfolgung laufender Projekte verbessern.

Ich muss das PPM-Tool in andere Software integrieren

Für Unternehmen, die interne Prozesse straffen, administrative Hürden abbauen und die Kommunikation und das Stakeholder-Management verbessern müssen.

Andere zu berücksichtigende Kriterien

Neben den oben beschriebenen spezifischen und technischen Anforderungen gibt es noch weitere Parameter, die allen Organisationen gemeinsam sind, die eine PPM-Plattform nutzen sollten, um die Planung ihres Projektportfolios zu optimieren.

• Kundenservice

In Bezug auf den KundenserviceEs ist wünschenswert, dass die Software oder Plattform eine breite Palette von Lösungen zur Behebung von Unklarheiten und zur Bewältigung von Problemen mit dem Tool anbietet.

Von Bastel-Akademien und Video-Ressourcen , mit denen Sie bestimmte Einstellungen selbst vornehmen können, bis hin zu Foren, in denen Sie Fragen stellen können, die von der erfahrenen Community beantwortet werden können.

Natürlich zusätzlich zur Bestätigung, dass er über einen Online- und telefonischen Kundenservice verfügt , der alle Fragen schnell beantwortet.

• Einfache Handhabung

In Bezug auf die Nutzererfahrung, ist es wichtig, dass ein so zentrales und wichtiges Instrument einfach zu bedienen ist verwendet werden kann.

Je länger die Fristen für die Implementierung und Einführung kurz sind, desto schneller werden sich die vielfältigen Vorteile, die eine solche PPM-Plattform bietet, bemerkbar machen.

• Der Preis

Schließlich sollte ein besonderes Augenmerk auf den Preis. Nicht nur in Bezug auf die Menge.

Zahlt das Unternehmen für das, was es wirklich braucht, investiert es zu viel in eine PPM-Plattform, die nicht wirklich seinen Bedürfnissen entspricht, und investiert es zu viel in eine PPM-Plattform, die nicht wirklich seinen Bedürfnissen entspricht?

Diese Berechnungen sollten auch die Gesamtkosten für den Besitz. Mit anderen Worten: Sie investieren in ein Werkzeug, mit dem Sie gleichzeitig andere Arten von Kosten vermeiden können.

Wenn das neue Tool beispielsweise der Personalabteilung Zeit sparen wird, macht es Sinn, diese Einsparungen als Arbeitsstunden zu verbuchen, die für andere Maßnahmen verwendet werden können, die gleichzeitig einen wirtschaftlich messbaren Mehrwert bieten können. 

Neben den Kosten für die Schulung im Umgang mit einem PPM-ToolDie einfache Einführung eines neuen Tools wird den Zeitaufwand für die Mitarbeiter begrenzen, was auch zu messbaren wirtschaftlichen Einsparungen führt.

Schlussfolgerung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Sie zur Auswahl des besten PPM-Tools zunächst die Bedürfnisse Ihres Unternehmens ermitteln müssen.

Anschließend müssen Sie die Tools identifizieren, die die integrierten Funktionen die es ermöglichen, diese Bedürfnisse zu erfüllen.

Schließlich sollten Sie das in die engere Wahl gezogene Tool im Hinblick auf Benutzerfreundlichkeit, Lernkurve , Kundenservice und Kosten analysieren.

Ein besseres Management des Projektportfolios umfasst eine bessere Auswahl der Arbeiten in der Vorschlagsphase, eine bessere Planung von Kosten und Nutzen, eine einfache Identifizierung der verfügbaren Ressourcen und eine leichtere Überwachung und Festlegung von Verbesserungsmöglichkeiten. 

Hinzu kommt die Automatisierung der Prozesse und des Managements in allen Bereichen des Unternehmens. 

Das Unternehmen verbessert seine globale Wettbewerbsfähigkeit, was nur durch den Einsatz eines Portfoliomanagement-Tools möglich ist, das auf die Besonderheiten der jeweiligen Organisation abgestimmt ist.