Wie wählt man das richtige PPM-Tool aus, um ein Portfolio von Projekten zu verwalten?

Projektportfoliomanagement (PPM) ist eine Reihe von Techniken, Tools und Richtlinien, die dabei helfen, die Ressourcen eines Unternehmens zu organisieren, um mehrere Projekte gleichzeitig durchzuführen.

Mit dem richtigen Management und den richtigen Tools werden bessere Entscheidungen getroffen, um die Zeit, die Ressourcen und die Kosten für die Projektabwicklung zu optimieren.

Was ist ein PPM-Tool?

Ein PPM-Tool wurde speziell für die Anforderungen der Verwaltung eines Projektportfolios entwickelt. Sein Zweck ist es, Ihnen zu helfen, die Ziele jedes Projekts gleichzeitig zu erreichen. 

Um strategische Entscheidungen treffen zu können, die wahrscheinlich kein anderes Projekt beeinträchtigen, können Sie mit Projektportfolio-Tools den Zustand von Missionen einzeln, aber auch als Ganzes überwachen.

Um die Ausrichtung des Projektportfolios an den Geschäftszielen und insbesondere die Priorisierung nach den Zielen jeder Mission zu erleichtern, ist der Einsatz von PPM-Software unerlässlich, um den wirtschaftlichen Erfolg Ihres Unternehmens zu sichern .

Diese Art von System verfügt über Projektmanagementfunktionen, um die Nutzung von Ressourcen so zu gruppieren, dass Informationen am besten geteilt und koordiniert werden, um die individuellen Anforderungen jeder Aufgabe zu erfüllen.

Ohne ein intelligentes PPM-Tool kann die Projektplanung durch Ressourcenkonflikte oder Budgetkürzungen im Zusammenhang mit nicht überwachten Kosten behindert werden.

Was sind die Funktionen eines PPM-Tools?

Konkret ermöglicht ein PPM-Tool die gleichzeitige Verwaltung mehrerer Projekte und die Integration der gesamten Ressourcenkapazität, um Aufgaben, Talente oder Budgets zu planen, ohne dass es zu Konflikten kommt.

• Zentralisierung der Daten: Informationen werden auf einer einzigen Plattform gruppiert, so dass jede für ein Projekt verwendete Ressource abgeleitet werden kann, um die Kapazitäten besser berücksichtigen zu können.
• Projektplanung: Das Tool ermöglicht es Ihnen, Aufgaben und die ihnen zufallenden Aufgaben zu erstellen, Fristen zuzuweisen, aber auch Zeitpläne entsprechend der Entwicklung der Aktivität zu ändern.
• Ressourcenmanagement: Er ist in der Lage, die Kapazität in Bezug auf personelle, zeitliche und finanzielle Ressourcen zu definieren, um die Situation in der Zuweisungs- und Planungsphase besser einschätzen zu können.
• Analytik: Dashboards und eine gute Anzahl von Berichten müssen das Management unterstützen und in Echtzeit und in Prognosen anzeigen, wo die Leistung eines oder mehrerer Projekte steht.

Ist das PPM-Tool ein Muss?

Das PPM-Tool erleichtert genau diesen Prozess der Optimierung des Projektportfoliomanagements, denn es ermöglicht ein effizientes Projekt- und Betriebsmanagement.

Durch die Einrichtung eines Budgets, das das Erreichen der Ziele sicherstellt und die Verfügbarkeit von Ressourcen im Laufe der Entwicklung aktualisiert, wird die Planung rationalisiert und das Risiko finanzieller Verluste oder Misserfolge erheblich reduziert.

Es ermöglicht Ihnen auch, spezifische Aufgaben zu definieren und Manager auf agile, intuitive und koordinierte Weise zuzuweisen.

Es automatisiert Benachrichtigungen und beschleunigt die Kommunikation zwischen den Parteien, um Abweichungen bei der geplanten Ausführung dieser Aufgaben zu melden. Dies ist sehr wichtig für das korrekte Management von Fristen und für die Feststellung von Mängeln, die die Ausführung von Aufgaben gemäß den festgelegten Parametern verhindern können.

Die Vorteile eines PPM-Tools im Portfoliomanagement

Steuerung und Überwachung mehrerer Projekte gleichzeitig

Um sicherzustellen, dass alles reibungslos wie geplant abläuft, ist es notwendig, die Leistung von Projekten zu überwachen. Dies kann mit einem PPM-Tool durch Berichte, Dashboards und Warnungen einfacher erfolgen.

Das erste, was Sie tun müssen, ist, Ihre leicht konfigurierbaren KPIs festzulegen, auf deren Grundlage die Nachverfolgung durchgeführt wird. Diese KPIs können rein finanzieller Natur sein.

Es ist möglich, ein Vertragsmanagementsystem zu haben, das die Gewinnmargen jedes Projekts , den Fortschritt des Fortschritts, die Gewinn- und Verlustberichte usw. bis ins kleinste Detail überwacht. 

Verfolgen Sie die Rentabilität Ihrer verschiedenen Projekte an einem Ort.

Diese Indikatoren können sich aber auch auf das Personalmanagement und die Personalressourcen oder auf andere Werte konzentrieren, die für die Werte und die Philosophie des Unternehmens relevant sind. 

Die GPP-Software ist ein funktionsübergreifendes Tool , mit dem Sie die Bedürfnisse und Ziele der verschiedenen Unternehmensbereiche überwachen können.

Die Personalabteilung kann für ein ausgewogenes Arbeitspensum sorgen oder die berufliche Entwicklung der Mitarbeiter durch laufende und zukünftige Projekte sicherstellen. Gleichzeitig kann die Buchhaltungs- und Finanzabteilung überprüfen, ob die Ausgaben, die einer bestimmten Aktivität zugeordnet sind, dem Geplanten entsprechen und dass die Marge eingehalten wird.

So bringt ein PPM-Tool sowohl dem gesamten Unternehmen als auch den Kunden selbst Effizienz, die in ihren Projekten die gewünschten Ergebnisse erzielen.

Ganzheitliches Projektportfoliomanagement

Die Stärke eines PPM-Tools besteht darin, dass es die gemeinsame Verwaltung der Qualität des Projektportfolios ermöglicht, basierend auf der Optimierung der gemeinsamen und begrenzten Ressourcen jedes einzelnen von ihnen.

Im Unternehmensalltag kommt es immer wieder zu unvorhergesehenen Ereignissen, wie zum Beispiel der ungeplante Ausfall einer Fachkraft aufgrund von Krankheit, die ein korrektes Change Management erfordern.

Unter diesen Umständen ermöglicht eine PPM-Methodik , die ein gemeinsames, optimiertes und gleichzeitiges Portfoliomanagement ermöglicht, eine einfache Umverteilung von Ressourcen, ohne den Aktionen anderer Kunden unterworfen zu sein.

Mit einem PPM-Tool haben Sie einen Überblick. Dieser Überblick ermöglicht es Ihnen, zu wissen, wo Ihr Unternehmen steht und was die beste Entscheidung ist, um individuelle und globale Ziele zu erreichen .

Kapazitäten können geplant und Ressourcen effizient eingesetzt werden. Definieren Sie den genauen Bedarf entsprechend der Art der Projekte, die wir durchführen werden. Gleichzeitig ist es möglich, ein Budget festzulegen, das der (Wettbewerbs-)Realität des Kunden entspricht, ohne die Rentabilität des Unternehmens zu verringern.

Der Ressourcenbedarf von Stafiz zeigt Ihnen die Projekte, die nach Profilen für die Besetzung nach Rolle oder Fähigkeit suchen. Die am besten geeigneten Profile werden Ihnen automatisch empfohlen und können von diesem Bildschirm aus besetzt werden.

Erfahren Sie mehr über die Ressourcenzuordnung.

Integration eines PPM-Tools mit anderen Systemen

Für Unternehmen, die interne Prozesse verschlanken, administrative Hürden beseitigen und die Kommunikation und das Stakeholder-Management verbessern müssen, lohnt es sich – wenn nicht sogar zwingend – ihr PPM-Tool nach Möglichkeit mit Ihrer anderen Business-Management-Software zu integrieren.

Stellen wir uns vor, dass die Finanzabteilung ihre Spesenmanagement-Anwendung mit Rechnungen verbinden kann, die über die PPM-Plattform einem bestimmten Projekt zugeordnet sind. 

Diese Ausgaben werden automatisch in die Konten aufgenommen, ohne dass ein Mitglied der Finanzabteilung eingreifen muss. Dies spart viel Zeit bei Verfahren und administrativen Aufgaben. Diese Zeit kann für andere strategische Maßnahmen mit hohem Mehrwert verwendet werden.

Darüber hinaus werden mögliche Fehler bei der manuellen Übertragung von Informationen von einem Ort zum anderen auf ein Minimum reduziert.

Vorteile, die auf andere Bereiche des Unternehmens ausgeweitet werden könnten. Betrachten wir nun ein Projekt, das eine Reihe von Überstunden erforderte. Automatisch und ohne menschliches Eingreifen treten folgende Umstände ein:

1. Dem betreffenden Projekt werden zusätzliche Kosten in Rechnung gestellt, die ursprünglich nicht geplant waren und die der Projektleiter erkannt und kontrolliert hat.
2. Die Finanzabteilung wird die ursprüngliche Cashflow-Prognose aufgrund des unerwarteten Anstiegs der Personalkosten infolge dieser Überstunden reduzieren.
3. Die Personalabteilung sieht die Gehaltsinformationen dieser Mitarbeiter dank der API-Verbindung zwischen dem PPM-Tool und seiner Plattform für die Erstellung und Verwaltung von Gehaltsabrechnungen automatisch aktualisiert.

Stafiz lässt sich in Ihre bestehenden Tools integrieren

Verfügbare Integrationen erkunden

Wie wählt man ein PPM-Tool aus?

Das erste, was Sie bei der Auswahl des besten PPM-Tools tun müssen, ist, Ihre Bedürfnisse zu ermitteln. Von dort aus können Sie die Merkmale und Funktionen erkennen, die Ihr Projektmanager als Priorität haben sollte. 

Sobald Sie die Programme ausgewählt haben, die Ihren Geschäftsanforderungen entsprechen, achten Sie auf drei weitere Metriken: Preis, Benutzerfreundlichkeit und Kundenservice. 

Jedes Unternehmen hat seine eigene Situation, seine eigenen Prozesse und seine eigene Organisationskultur. Abhängig von diesen Parametern und der Art des Projekts , an dem Sie arbeiten, stehen Sie vor Herausforderungen und Bedürfnissen, die die Funktionen und Eigenschaften von PPM bestimmen.

Ich muss die strategische Vision und das Design des Projektportfolios verbessern

Möglicherweise haben Sie bereits Fehler bei der Priorisierung von Projekten gemacht, deren Aufgaben nicht unter den vereinbarten Bedingungen erledigt werden können.

Auch bei der Berücksichtigung von Kosten und Nutzen in der Angebotsphase können Fehler gemacht werden, die dazu führen, dass Sie Projekte, die keine Chancen sind, als Chancen identifizieren. 

Sie benötigen also konsolidierte KPIs und Projekte, die wirklich auf ihre Fähigkeiten, Ressourcen und Ziele zugeschnitten sind.

Ich muss die Kosten optimieren

Unabhängig davon, ob es sich um Wettbewerbsgründe oder um spezifische Cashflow-Anforderungen handelt, benötigen Sie möglicherweise eine hervorragende Kostenoptimierung.

Dazu benötigen Sie eine umfassende Kostenverfolgung, eine projektinterne Kostenbewertung , zusätzliche Kostensenkungsstrategien und vieles mehr.

Ich brauche ein effizientes Ressourcenmanagement

Ein Problem, das vor allem große Beratungsunternehmen oder Agenturen betrifft, die an einer Vielzahl von Projekten gleichzeitig mit hohen Anforderungen arbeiten.

Ich muss Projekte analysieren, um verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren

Möglicherweise sind Sie Teil eines Unternehmens, das Flexibilität und Agilität erfordert, um die richtigen strategischen Entscheidungen zu treffen.

Mit Risikomanagement können Sie Fehler erkennen und daraus für zukünftige Projekte lernen.

Ich muss die Zusammenarbeit und Governance verbessern

Wenn Sie ein Problem mit langwierigen Meetings oder Schwierigkeiten bei der Entscheidungsfindung aufgrund einer stark strukturierten Hierarchie bei Leistungsbeurteilungen festgestellt haben, suchen Sie wahrscheinlich nach einem PPM-Tool, das sich an Ihre Prozesse anpassen kann und gleichzeitig die Zusammenarbeit erleichtert.

Ich muss die Lieferzeiten verbessern

Die Einhaltung von Lieferterminen und die Überwachung laufender Projekte ist ein Thema, das in der Regel vor keiner Servicebereitstellungsaktivität zurückschreckt.

Ich muss das PPM-Tool mit anderer Software integrieren

Wenn Sie mehrere Softwareprogramme in Ihrer Arbeitsumgebung einsetzen, besteht die Notwendigkeit, interne Prozesse zu rationalisieren, administrative Hürden zu beseitigen und die Kommunikation und das Stakeholder-Management zu verbessern.

Weitere Kriterien, die bei der Auswahl eines PPM-Tools zu berücksichtigen sind

Neben den oben beschriebenen spezifischen und technischen Anforderungen gibt es weitere Kriterien, die allen Unternehmen gemeinsam sind, die eine PPM-Plattform zur Optimierung ihrer Projektportfolioplanung nutzen müssen.

Die Qualität des Kundenservice

Was den Kundenservice betrifft, so ist es wünschenswert, dass der Herausgeber der betreffenden Software eine breite Palette von Lösungen anbietet, um die Implementierung des Tools zu unterstützen und technische Probleme zu bewältigen.

Von einfachen Bedienungsanleitungen über Videoressourcen , mit denen Sie bestimmte Konfigurationen selbst vornehmen können, bis hin zu Foren, in denen Sie Fragen stellen können, die die erfahrene Community lösen kann.

Darüber hinaus natürlich zur Bestätigung, dass sie über einen Online- und Telefon-Kundendienst verfügen , der Ihre Fragen im Notfall schnell beantwortet.