In diesem Fall ist eine Projektierungssoftware besonders nützlich. Stafiz bietet beispielsweise spezielle Funktionen, um:
- ein vorläufiges Projektbudget zu erstellen,
- Durchführung einer strategischen Überprüfung des Projekts durch die Untersuchung von Abweichungen nach Tag und Kosten,
- Erstellen Sie eine Finanzanalyse nach Perioden oder im Vergleich zu anderen Projekten.
Unser Projektierungstool
Das Sprint-Review
Sprint Review ist für agile Projekte , die in Sprint-Phasen organisiert sind.
Am Ende jedes Sprints wird es organisiert, berichtet über das Erreichte, klärt, was geändert werden muss, und validiert den Übergang zum nächsten Sprint.
Der Fertigungsbericht
Bei der Herstellungsprüfung geht es hauptsächlich um Produkte.
Es findet in jeder Phase statt, um Herstellung, Design und Konformität zu validieren oder Anpassungen vorzuschlagen, um mit der weiteren Entwicklung fortzufahren.
Wer nimmt an einem Projekt-Review teil?
Die Projektüberprüfung sollte nur Mitglieder umfassen, deren Anwesenheit unerlässlich ist.
Je mehr Teilnehmer es gibt, desto länger wird das Meeting wahrscheinlich dauern.
Der Projektsponsor ist derjenige, der die Budgets zuweist, dafür sorgt, dass das Budget eingehalten wird und das Projekt rentabel ist.
Es ist die Regierung, die eingreifen wird, wenn andere Budgets freigegeben werden müssen.
Der Vertreter des Kunden
Der Kunde oder sein Vertreter nimmt an der Projektüberprüfung teil, um einen transparenten Überblick über den Fortschritt des Projekts zu erhalten.
Seine Teilnahme ist unerlässlich, um wichtige Entscheidungen zu validieren und sich über die Wendungen, die das Projekt nimmt, im Klaren zu sein.
Der Projektleiter
Der Projektmanager organisiert, leitet und verfolgt das Projekt-Review.
So ist er für die Vorbereitung verantwortlich, sorgt für den reibungslosen Ablauf und die Relevanz.
Das Projektteam
Das Projektteam ist in die Vorbereitung des Meetings eingebunden.
Er nimmt nicht direkt an der Projektüberprüfung teil, sondern unterstützt seinen Vertreter, den Projektleiter, damit dieser über alle notwendigen Informationen verfügt. Es kommuniziert den Fortschritt von Aufgaben, aufgetretene Probleme oder Risiken.
Die Experten
Einige Ergebnisse erfordern einen technischen Standpunkt, so dass die Anwesenheit von Experten erforderlich ist, um technische Fragen zu beantworten und einen realistischen Standpunkt zu vermitteln.
Schritt 1: Definieren Sie die Ziele
Der erste Schritt besteht darin, die Art der Projektüberprüfung zu definieren. Daher müssen Sie die Ziele identifizieren, die durch die Planung dieser Projektüberprüfung erreicht werden sollen: Bestandsaufnahme machen, einen Schritt validieren, das Budget überprüfen usw.
Indem Sie einen Rahmen klar definieren, sparen Sie Zeit und steigern die Effizienz.
Schritt 2: Bereiten Sie die Agenda vor
Die Vorbereitung auf das Projektreview ist eine der wichtigsten Phasen. In dieser Phase müssen Sie in der Tat Folgendes definieren:
- Die Agenda und die erwarteten Ziele.
- Die Teilnehmer. Rufen Sie sie rechtzeitig an, um ihre Verfügbarkeit sicherzustellen.
- Der Kalender. Versuchen Sie, die für jeden Schritt benötigte Zeit abzuschätzen.
Um die Projektüberprüfung zu erleichtern, bereiten Sie eine Präsentation vor, die Sie vor dem großen Tag vom Sponsor validieren lassen müssen. Er muss Folgendes enthalten:
- ein Dashboard, in dem die bisher durchgeführten Maßnahmen sowie die wichtigsten Indikatoren für die Projektüberwachung dargestellt werden.
- was erreicht wurde, was noch zu tun ist, welche Probleme aufgetreten sind und welche Risiken bestehen.
- die Erwartungen an die Projektprüfung, die Entscheidungen, die getroffen werden müssen.
- Ein Anhang, der Zugang zur Geschichte des Projekts und alle Informationen im Detail bietet.
Schritt 3: Führen und moderieren Sie das Meeting
Die Projektüberprüfung beginnt mit einer Erinnerung an die Ziele und den zu validierenden Meilenstein.
Hier sind einige Tipps zum Organisieren und Hosten einer Projektüberprüfung.
- Listen Sie die anwesenden Mitglieder auf, um maximale Transparenz zu gewährleisten.
- Benennen Sie einen "Zeitmeister" und eine Person, die für das Mitschreiben verantwortlich ist.
- Konzentrieren Sie sich auf Informationen, die die gesamte Gruppe betreffen, und beschränken Sie sich nicht zu sehr auf zu spezifische Aspekte.
- Auf Entscheidungen reagieren.
- Fördern Sie offene Diskussionen und einen konstruktiven Austausch.
- Nehmen Sie sich Zeit für Fragen.
- Rufen Sie die nächste Projektüberprüfung zurück.
Schritt 4: Validieren Sie die getroffenen Entscheidungen und die nächsten Schritte
Die Projektprüfung muss es ermöglichen, wichtige Entscheidungen für den Rest des Projekts zu validieren.
Stellen Sie sicher, dass die nächsten Schritte und Maßnahmen für alle klar sind. Darüber hinaus müssen alle Beteiligten dem Wechsel in die nächste Stufe zustimmen, andernfalls wird das Projekt auf Standby gestellt.
Halten Sie die Ergebnisse fest, klären Sie die für jeden zu erwartenden Aufgaben mit spezifischen Fristen.
Schritt 5: Konsequente Nachverfolgung der Projektprüfung
Die Nachbereitungsphase stellt sicher, dass alle Mitglieder auf die gleiche Vision ausgerichtet sind.
Im Anschluss an die Projektprüfung sendet der Projektleiter einen Bericht, der zuvor vom Auftraggeber validiert wurde. Kurz und präzise listet dieser Bericht auf, was vorhanden war, was diskutiert wurde und welche Entscheidungen getroffen wurden.
Im Anschluss an die Projektprüfung muss sichergestellt werden, dass die Maßnahmen ergriffen und die getroffenen Entscheidungen aufgezeichnet wurden. Sie können alle Projektprüfungsberichte in einem Ordner gruppieren, um die Projektüberwachung zu erleichtern.
Darüber hinaus empfehlen wir Ihnen, eine Vorlage für die Projektüberprüfung zu erstellen , die ein Standardformat, einen Zeitplan und eine Checkliste enthält. Wichtig ist jedoch, bei sich ändernden Bedürfnissen flexibel zu bleiben.
Die Projektprüfung ist nicht sehr komplex einzurichten, erfordert aber eine sorgfältige Vorbereitung. Je effizienter die Vorbereitungsphase ist, desto reibungsloser kann das Meeting ablaufen und desto schneller ermöglicht es Ihnen, auf die Ziele zu reagieren und den Übergang zum nächsten Schritt zu validieren.
Der Einsatz von Projektmanagement-Software ist eine große Hilfe bei der Vorbereitung auf ein Projekt-Review. Einige Tools wie Stafiz bieten nicht nur Funktionen für die Projektplanung, sondern auch für die Projektüberwachung und bieten so zuverlässige und nutzbare Daten.
Fragen:
Eine Projektüberprüfung dient dazu, den Projektfortschritt in einer entscheidenden Phase zu bewerten: Es wird überprüft, was erreicht wurde, Abweichungen (Termine, Budget, Qualität) werden gemessen, Risiken werden angegangen und der Übergang zum nächsten Meilenstein wird validiert. Gleichzeitig dient sie der Abstimmung und stärkt die Zusammenarbeit zwischen Teams, Kunde und Entscheidungsträgern.
Definieren Sie die Ziele und die Art der Überprüfung, erstellen Sie die Agenda und laden Sie die relevanten Teilnehmer im Vorfeld ein. Erinnern Sie am Tag der Überprüfung alle an den zu bestätigenden Meilenstein, formalisieren Sie die Beschlüsse und legen Sie die nächsten Schritte mit Fristen fest. Ein anschließend verteilter Bericht gewährleistet die Nachverfolgung der Maßnahmen.
1) Ziele und Art der Überprüfung festlegen; 2) Tagesordnung, Teilnehmer und Materialien vorbereiten; 3) die Besprechung moderieren und sich auf das Wesentliche konzentrieren; 4) die Entscheidungen und die nächsten Schritte bestätigen; 5) die Nachbereitung durch einen an alle verteilten Bericht sicherstellen.
Beginnen Sie mit einer Überprüfung der Ziele und der zu erreichenden Meilensteine. Bestimmen Sie einen Zeitnehmer und eine Person, die das Protokoll führt. Konzentrieren Sie sich auf Themen, die für die Gruppe relevant sind, und dokumentieren Sie jede Entscheidung klar. Schließen Sie mit einer Skizze der nächsten Schritte und dem Termin der nächsten Überprüfung ab.
Der Lenkungsausschuss (COPIL) ist ein strategisches Projektprüfungsgremium, das Entscheidungsträger zusammenbringt, um den Projektumfang festzulegen und die Hauptrichtung zu bestätigen. Der Begriff „Projektprüfung“ ist ein Oberbegriff, der alle Sitzungen des Lenkungsausschusses zu jedem Meilenstein (Fortschritt, Budget, Sprint, Abschluss) umfasst, zu denen auch der COPIL gehört. Lesen Sie dazu unseren Artikel über den Lenkungsausschuss .
Eine Projektüberprüfung ist eine regelmäßige Bewertung, die während des Projekts in jeder wichtigen Phase durchgeführt wird, um den Projektverlauf anzupassen. Eine Projektbewertung ist eine retrospektive Analyse am Projektende, die die Gesamtleistung bewertet und Lehren für zukünftige Projekte zieht.
