¿Cómo hacer una previsión presupuestaria en la gestión de proyectos?
En resumen: cuál es el punto de llegada del presupuesto del proyecto, cómo usarlo y los 6 pasos para calcularlo.
No te decimos nada: el éxito de un proyecto se basa en criterios diferentes.
Se debe mantener un equilibrio entre tiempo, presupuesto y gestión de la calidad de producción para cumplir tu misión y cumplir con las expectativas del cliente.
Para poner todas las oportunidades de tu lado, considera integrar el presupuesto en la supervisión financiera de tu proyecto.
¿Qué es la previsión presupuestaria?
Previsión presupuestaria: definición
✏️ Sinónimos: aterrizaje financiero, reproyección, proyección de aterrizaje, aterrizaje contable, control de gestión de proyectos
El aterrizaje presupuestario es el cálculo que ajusta las previsiones presupuestarias teniendo en cuenta las tareas o los tiempos completados. Es una fórmula que resalta el progreso real de un proyecto e identifica las brechas entre lo planificado y el finalizado.
¿Cuáles son los objetivos de la previsión presupuestaria?
El objetivo principal de la reprevisión es controlar los costes en relación con el presupuesto inicialmente previsto para el proyecto.
Calculada y actualizada automáticamente mediante una herramienta, la proyección de aterrizaje permite revisar las estimaciones de rentabilidad comparando el calendario y el uso de recursos con los objetivos del proyecto.
Esto significa que puedes mantener un control proactivo del gasto anticipando desviaciones que podrían causar la planificación actual.
¿La ventaja? Tienes todas las llaves en la mano para rectificar la trayectoria del proyecto y alcanzar tus objetivos realizando varios ajustes:
- optimización de los recursos asignados a las tareas,
- la toma de decisiones objetiva frente a la realidad sobre el terreno,
- Revisión del presupuesto con el fin de aumentar los márgenes.
La importancia de la previsión presupuestaria en la gestión de proyectos
Cuando se trata de seguimiento de proyectos, los KPIs a seguir son abundantes.
Entonces puede ser tentador dudar del valor de monitorizar los márgenes al aterrizar y temer un efecto contraproducente de un sobreanálisis...
Pero estamos aquí para asegurarle lo contrario.
Benefíciese de un mayor seguimiento de la rentabilidad del proyecto
Como se ha visto anteriormente, la previsión del presupuesto es una herramienta para optimizar la planificación de recursos.
Al ser alertado de desviaciones inminentes, prestas más atención al calendario del proyecto.
Configurado correctamente, el aterrizaje actúa como un sistema predictivo de alerta presupuestaria/márgenes : en cuanto una desviación acumulada supera tu umbral de tolerancia, se te notifica antes de que termine el mes; no pasan ni tres meses cuando la deriva se consolida.
Haga que las previsiones de ingresos sean más fiables
Al seguir la tasa de finalización, la proyección de ingresos es más fiable.
Luego te beneficias de informes financieros fiables que mejoran tu visibilidad de previsión sobre la situación general de la empresa y facilitan tu contabilidad.
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Esto le permite proporcionar un margen seguro para imprevistos y demostrar a sus clientes y socios que es un jugador de confianza.
Gestionar la asignación de recursos de forma óptima
La reprevisión no se detiene en la prevención de riesgos financieros: también se descartan los riesgos temporales .
Las preguntas respondidas por la reprevisión son:
- ¿Quién está asignado a qué tarea?
- ¿Está previsto un empleado esencial en otro lugar?
- ¿Y los puestos: puede un junior liberar tiempo a un manager?
Todas estas son preguntas que te permitirán ajustar la carga de trabajo y los costes relacionados con los salarios y tarifas diarias de tus equipos de proyecto.
Esto hace que sea más fácil detectar el consumo excesivo o las subestimaciones iniciales de los recursos.
Solo tienes que ajustar la distribución de las tareas de personal según el progreso real del proyecto.
Una vez optimizada la ocupación de la capacidad, puede asegurarse de que los recursos podrán cumplir con los plazos de entrega.
Presupuesto, previsión, reprevisión, aterrizaje del proyecto: ¿cuál es la diferencia?
Estos cuatro términos relacionados tienen cuatro usos distintos en la gestión de proyectos. Así es como distinguirlos para que no te equivoques de la herramienta al gestionar tus proyectos o tu ejercicio.
Presupuesto provisional: el objetivo anual establecido antes del lanzamiento
El presupuesto provisional es la proyección financiera establecida antes de un periodo (a menudo el año fiscal o la misión). Establece un objetivo para alcanzar ingresos, costes y márgenes. Una vez validada, sirve como referencia para todo el ejercicio y permanece congelada. Es el que alimenta los compromisos asumidos con los accionistas, el comité de gestión o el cliente.
¿Cuándo y cómo hacer un presupuesto provisional ? Te aconsejamos que lo realices antes de comenzar un proyecto para determinar si es financieramente viable y si tienes oportunidades para optimizar el presupuesto.
Pronóstico: el pronóstico que se revisará regularmente
La previsión es una proyección actualizada de resultados futuros, elaborada a intervalos regulares (mensuales, trimestrales) a partir de los datos más recientes disponibles. A diferencia del presupuesto, evoluciona con el tiempo: su función es ofrecer a la dirección una visión actualizada del probable desembarco, sin afectar al objetivo presupuestario inicial. También hablamos de previsión móvil cuando la proyección se desliza continuamente durante 12 meses.
Reprevisión: la nueva previsión provocada por una variación en el proyecto
La reprevisión consiste en reconstruir las previsiones durante el año cuando aparece una discrepancia significativa entre el presupuesto inicial y la realidad observada. Una crisis, un evento imprevisto en el mercado, un sobrecarga o una aceleración comercial: todas estas son razones para desencadenar una reprevisión y realinear las cifras sobre el terreno.
¿Cuándo hacer una reprevision? Generalmente, después de los primeros meses del año fiscal, cuando la diferencia acumulada entre presupuesto y real se vuelve significativa. Los departamentos de finanzas lo utilizan en tres horizontes:
- Corto plazo (semana, mes): ajuste de efectivo,
- A medio plazo (trimestre): revisión del beneficio operativo,
- Cierre a largo plazo (cierre anual): proyección del destino del año fiscal.
La reprevisión se basa en cifras reales de ventas, gastos incurridos y tendencias observadas en el mercado. No sustituye el presupuesto: lo complementa.
Previsión móvil
La previsión móvil es una variante de la previsión previsible: en lugar de cubrir el año fiscal congelado (enero → diciembre), se desplaza continuamente durante 12 meses móviles. Al final de cada mes, se elimina el mes anterior y se añade un mes adicional al final del periodo. Como resultado, la dirección sigue teniendo una margen de 12 meses, incluso al inicio del año fiscal. Especialmente adecuado para empresas de rápido crecimiento o mercados volátiles. No debe confundirse con la repredicción, que es puntual y reactiva (provocada por una desviación), mientras que la previsión móvil es sistemática y planificada.
Aterrizaje: la proyección final a partir de lo realizado
El aterrizaje es la proyección del resultado final a partir de los datos ya realizados y las previsiones restantes. En un proyecto, calcula el margen esperado al final comparando los días dedicados con el plan de producción.
A lo largo de un año fiscal anual, estamos hablando más de un aterrizaje contable : la proyección del resultado fiscal a final de año, que utilizan los directores financieros para prepararse para el final del año.
La diferencia con la reprevisión es el alcance:
- El aterrizaje es una proyección a nivel del proyecto o del cierre contable: calculamos dónde acabaremos,
- La reprevisión es una proyección a nivel del año fiscal o de las finanzas generales de la empresa: alertadas por las discrepancias, las previsiones se reconstruyen durante los meses restantes.
¿Cuándo usar cada herramienta?
| Presupuesto provisional | Anual / Misión | 1 vez aguas arriba | ¿A qué objetivo aspiramos? |
| Previsión | Mensual/Trimestral | Regular, programado | ¿Dónde es probable que aterrizamos? |
| Reforecast | Desencadenado por un hueco | Un caso único | ¿El presupuesto sigue aguantando? |
| Aterrizaje económico | Proyecto | Continuo, en cuanto entres | ¿Qué margen al final del proyecto? |
| Aterrizaje contable | Ejercicio anual | Trimestral / Fin de año | ¿Cuál es el resultado del cierre del impuesto? |
En un proyecto, es la aterrizaje presupuestaria la que impulsa el proceso diario: actualiza el margen con cada entrada temporal, sin esperar a una revisión trimestral.
¿Cómo calcular la previsión financiera de un proyecto?
La reprevisión es poderosa. Pero su capacidad para asegurar tu rentabilidad solo es igualada por la complejidad de su cálculo, al final.
Descubra en los siguientes pasos cómo Stafiz facilita la maniobra, para obtener estimaciones precisas y seguras gracias a los datos.
Paso 1: Recopilar datos financieros
Para recopilar todos los datos relacionados con las fluctuaciones de costes, es esencial un ERP de gestión de proyectos .
Si buscas una herramienta — o quieres evaluar la idoneidad de la tuya — asegúrate de que tenga las siguientes características.
- Gestión del tiempo: introducción de tiempo, seguimiento en tiempo real, granularidad deseada (minuto, hora, día, semana, etc.), recordatorios de entrada de datos, sincronización con calendarios. Extra: proceso de validación.
- Gestión contable: entrada de costes, categorización de costes, asignación a diferentes recursos.
- Presupuesto: presupuesto provisional y actualizado, sincronización con costes, teniendo en cuenta los salarios.
Paso 2: Analizar el progreso
Una vez que los datos se han consolidado, ¿cómo debe interpretarse el progreso ?
Comience por calcular la tasa de finalización. Para ello, vaya a la página de seguimiento de la misión Stafiz, pestaña KPI. Dos métodos son entonces posibles.
El método de dotación de personal
Este método se utiliza para comparar los días ya completados con las previsiones de los días restantes.
📌 Fórmula:
Días completados / (días completados + días planificados)
Este método es preferible cuando:
- Supervisas el rendimientoen relación con un compromiso comercial,
- haces revisiones de la previsión del presupuesto o revisiones de fin de proyecto,
- Quieres identificar sobrecostos presupuestarios.
💬 Ejemplo: "Habíamos planeado 100 días en el proyecto, consumimos 90 → 90% de progreso"
Elige este enfoque para tu gestión operativa.
El método Budget
En esta ocasión, los días trabajados están relacionados con los días presupuestados en el plan de producción.
📌 Fórmula:
Días Completados / Días Presupuestados
En su lugar, use este método si:
- necesita una monitorización dinámica y continua,
- desea ajustar la dotación de personal durante la asignación,
- Tiene cambios frecuentes en la carga de trabajo.
Es la mejor opción para el seguimiento estratégico y financiero.
💬 Ejemplo:
"Hemos cumplido 60 días, quedan 20 días → un 75% de avance"
Solo podemos recomendarte que utilices Stafiz para rastrear el destino de tus proyectos.
Obtiene estos resultados en unos pocos clics, sin tener que configurar funciones complejas e increíbles en función de la fuente de datos.
Tabla comparativa de los dos métodos
| Fórmula | Días Completados / Días Presupuestados | Días completados / (días completados + días planificados) |
| Visión | Objetivo fijo a alcanzar | Visión dinámica y actualizada |
| Uso | Seguimiento del compromiso inicial | Gestión operativa en tiempo real |
| Indicador de rebasamiento | Fácil de leer | Menos legible |
| Capacidad de respuesta al cambio | No es muy sensible | Altamente receptivo |
| Gestión de proyectos muy largos | Menos adecuado (referencia fija) | Adaptado (reevaluación continua) |
| Relevancia para el cliente | Muy claro para los informes de los clientes | Menos relevante sin explicaciones |
Paso 3: Identificar y analizar las brechas
La comparación entre la tasa de finalización y los objetivos iniciales permite identificar las diferencias en la rentabilidad.
💡 Por lo tanto, una tasa de finalización del 0% indica que se respeta el objetivo de rentabilidad previsto en el presupuesto.
Por lo tanto, una ligera variación en torno a 0 no es alarmante, ya sea negativa o positiva.
Analizar una tasa de finalización negativa
Si tu tarifa actual es -10%, eres un 10% menos rentable en esta misión de lo que esperabas.
Sin embargo, una tarifa igual o inferior al -20% implica que la misión cuesta más de lo esperado. Por tanto, debe completarse rápidamente, o debe exigirse un ajuste del presupuesto o plazos.
Analizar una tasa de finalización positiva
Si tu tarifa actual es del 20%, eres un 20% más rentable en esta misión de lo esperado, ¡bien hecho!
Por otro lado, una tasa superior al 30% es seguramente demasiado buena para ser verdad.
Es común que falte personal, por lo que el sistema piensa que no hay más trabajo planificado y sobreestima artificialmente el rendimiento.
Comprueba si la planificación de recursos está actualizada.
Paso 4: Actualizar el pronóstico
Ahora que se han identificado las discrepancias, es hora de pasar a las acciones correctivas.
Por ejemplo, puedes cambiar la asignación de personal en caso de sobrecarga o insuficiente.
⚠️ Es imperativo medir el impacto de estos cambios en sus márgenes y costos antes de validar su decisión.
Para ello, puedes usar el Constructor de Escenarios de Stafiz.
- La herramienta de escenario ofrece una selección de perfiles relevantes. Puede seleccionar varios para explorar todas las opciones posibles.
- La calculadora muestra los resultados del mejor de los casos en función de los objetivos de tiempo y margen.
- ¡Convierte este escenario en una planificación real! Con un solo clic, programa asignaciones de recursos sugeridas. Puedes editar ciertas propiedades, excluyendo ciertos recursos del calendario final si así lo deseas.
Paso 5: Verificaciones finales
Al igual que la mente humana, la tecnología puede tener sus propias limitaciones.
Solo los elementos puestos a su disposición serán procesados por el software. Así que recuerda comprobar si se han tenido en cuenta determinados eventos o información.
Consultar márgenes y costes
Antes de elaborar tu informe financiero, presta atención a la consideración adecuada de los costes por parte de tu herramienta.
Si los datos de personal no están vinculados a tus datos financieros, el margen puede no tener en cuenta la realidad del beneficio.
Sin sincronización entre tus diferentes herramientas, tendrás que pensar en añadir todos los ajustes relacionados con los costes del proyecto.
Por lo tanto, en caso de ausencia o ajuste de horarios, se deben informar los costos salariales.
El caso de los descuentos para clientes
En caso de negociaciones o un gesto comercial, podría ofrecer una reducción en el precio de venta original del proyecto.
Recuerda indicar esto en tu sistema para actualizar el destino presupuestario. De este modo, la facturación proyectada se reducirá en consecuencia.
Stafiz te permite registrar estos descuentos directamente en la pestaña de facturas: ¡el cálculo es automático!
Definamos un margen de incertidumbre
Un aterrizaje no es un número exacto, sino una proyección probable. Los controladores de gestión experimentados siempre asocian un margen de incertidumbre a esto: un intervalo alto/bajo (por ejemplo, ±5%) que refleja el grado de confianza en las suposiciones. Cuanto más avanza el proyecto, más estrecho es el margen. Comunicar un aterrizaje con su margen de incertidumbre alinea la gestión con el horizonte real de previsibilidad — y evitar falsas certezas en medio del proyecto.
Paso 6: Hacer un informe final
La previsión financiera es un indicador rico en perspectivas, y que será de interés para los diversos actores del proyecto.
Por ello, es interesante elaborar un informe resumen de los costes e ingresos realmente generados en una tarea.
Puedes repetir esta acción tantas veces como necesites, dependiendo del ritmo de tus reuniones de seguimiento : semanales, mensuales, en fase de proyecto o incluso diarias si es necesario.
Conclusión: ¿por qué hacer un presupuesto en la gestión de proyectos?
El aterrizaje presupuestado evita sorpresas desagradables, mejora la rentabilidad y facilita la gestión proactiva del proyecto. Es una palanca esencial para garantizar el éxito financiero y operativo de tus misiones.
Para implementarlo eficazmente, recuerda los seis pasos estructurales: recopilar datos fiables, analizar el progreso con el método adecuado (Personal o Presupuesto), identificar brechas de rentabilidad, actualizar previsiones mediante escenarios cuantificados, comprobar la consistencia antes de comunicar y luego formalizar un informe compartible.
Y no olvides distinguir entre aterrizaje, repronóstico, previsión y presupuesto: cada uno responde a una pregunta diferente, en un momento distinto del ciclo. En un proyecto, es el aterrizaje presupuestario lo que impulsa el proceso día a día — siempre que esté automatizado.
Sin embargo, sus fórmulas son complejas y dependen de una cantidad cada vez mayor de datos. Por lo tanto, es esencial equiparse en consecuencia, por ejemplo, optando por una herramienta como Stafiz para vincular su gestión financiera a la planificación de su proyecto.
Preguntas frecuentes sobre el llegado presupuestario en la gestión de proyectos:
En un proyecto largo, recomendamos un aterrizaje mensual al menos, o incluso semanal en fases críticas. Para un año contable, el ritmo es bastante trimestral, con una caída ajustada al final del año. La regla: en cuanto aparece un evento desencadenante (sobrepaso, retraso, cambio de alcance, replanteamiento comercial), un aterrizaje debe recalcularse sin esperar la siguiente revisión programada.
En un proyecto, es el gestor de proyecto o el director de misión quien produce el aterrizaje, a veces junto con un controlador de gestión. A lo largo de un año fiscal anual, es el CFO o controlador de gestión quien dirige el aterrizaje contable, consolidando datos de operaciones, ventas y contabilidad. En ambos casos, el aterrizaje se comparte con la dirección general y, dependiendo del tamaño de la empresa, con el comité de gestión.
Se utilizan varios indicadores según tu vencimiento:
- Tasa de finalización (Presupuesto o método de personal — véase el Paso 2),
- Margen de aterrizaje (ingresos esperados – costes proyectados al cierre),
- CPI (Índice de Coste-Desempeño = coste presupuestado / coste real) de Earned Value Management,
- VAC (Varianza al Finalizar = presupuesto – aterrizaje),
- Solo queda hacer (RAF) en días-hombre.
Estos indicadores se cruzan: una tasa positiva de finalización con un margen en caída desplomada indica una deriva oculta de costes — normalmente falta de personal senior compensada por juniors.
El desembarco presupuestario se refiere a un proyecto o presupuesto operativo: calcula el margen esperado al final del proyecto respecto al finalizado. El repartidor contable cubre todo el año fiscal: proyecta el resultado contable al final del año (facturación, gastos, EBITDA, beneficio neto) para preparar el cierre. La primera es una herramienta de gestión de proyectos; la segunda es una herramienta de CFO. Se alimentan mutuamente: el aterrizaje contable consolida todos los aterrizajes de proyectos en curso.
El método más sencillo combina dos datos: el alcanzado hasta la fecha (días consumidos × tasa × costes incurridos) y el restante por hacer (días planificados restantes × tasa). El aterrizaje = completado + queda por hacer. Este total se compara luego con el presupuesto inicial para medir la varianza. En Stafiz, este cálculo es automático: la proyección se actualiza con cada entrada temporal, sin manipulación de Excel.
No, pero están relacionados. El aterrizaje es el resultado del cálculo (la proyección final). La repredicción es el acto de reconstruir las previsiones durante el año cuando aparece una discrepancia significativa. En otras palabras: hacemos una reprevisión para producir un nuevo aterrizaje. En un proyecto gestionado en un ERP como Stafiz, el aterrizaje se actualiza continuamente — la reprevisión se vuelve implícita con cada entrada.
La previsión es una proyección actualizada de resultados futuros, elaborada a intervalos regulares y planificados (mensual, trimestral); El aterrizaje es la proyección del resultado final al final, calculada a partir de lo realizado y el resto que se va a realizar. Básicamente, responden a la misma pregunta — ¿dónde vamos a aterrizar? — pero la previsión sigue un calendario fijo mientras el aterrizaje se actualiza tan pronto como llegan nuevos datos. En Stafiz, el aterrizaje se recalcula automáticamente con cada entrada temporal: se convierte en la previsión continua del proyecto.
La previsión móvil es una previsión móvil sobre 12 meses móviles: cada mes que ha pasado es reemplazado por un nuevo mes en el horizonte de proyección. A diferencia del presupuesto anual, que expira en los trimestres, la previsión móvil siempre mantiene una visión a 12 meses. Es especialmente adecuado para empresas de alto crecimiento, mercados volátiles y grupos multi-entidad. No debe confundirse con la reprevisión (una vez única, provocada por una discrepancia): la previsión continua es sistemática y planificada. La mayoría de los departamentos financieros modernos combinan ambos: presupuesto anual + previsión trimestral móvil + repronóstico de emergencia si hay una desviación importante.
El plan de negocio es un documento de creación o desarrollo (de 3 a 5 años), elaborado antes de un proyecto para convencer a los financiadores o estructurar una estrategia. El aterrizaje es una herramienta de gestión durante el año fiscal (mes o trimestre) que proyecta el resultado final a partir de lo alcanzado. El plan de negocio define el objetivo a largo plazo; El aterrizaje confirma que nos estamos acercando, ejercicio tras ejercicio. En un proyecto, el aterrizaje es el equivalente operativo: proyecta el margen al final del proyecto, no a 5 años.
Un desembarco multimoneda añade dos complejidades: conversión (tipo de cambio) y cobertura. La regla: consolidar todo en la moneda de reporte (a menudo el euro para los grupos franceses), con un tipo de cambio que definir (tipo de cambio medio mensual, tipo de cierre, tipo histórico). Stafiz y la mayoría de los ERP de gestión de proyectos gestionan automáticamente la conversión sincronizando las entradas de tiempo local con una tarifa centralizada. A monitorizar: el efecto del tipo de cambio puede ocultar una verdadera deriva operativa; Siempre aísla la diferencia "a tasas constantes" para impulsar el rendimiento real.
El aterrizaje no es un número exacto, sino un intervalo de confianza. Al inicio del año o al inicio del proyecto, cuenta con un margen de incertidumbre de ±10 a ±15%. A mitad de camino, se reduce al ±5-7%. Con un 80% de progreso, estamos alrededor del ±2-3%. Establecerlo explícitamente protege el aterrizaje de reproches en caso de una desviación final: la dirección sabe desde el principio que la estimación evoluciona con el nivel de información disponible. En Stafiz, el grado de progreso se muestra junto con la proyección de márgenes: sabes al instante cuánto puedes confiar en la cifra.
