Wie gelingt es, ein Budget im Projektmanagement zu landen?
26. März 2025
Wir verraten Ihnen nichts: Der Erfolg eines Projekts basiert auf verschiedenen Kriterien.
Ein Gleichgewicht zwischen Zeit, Budget und Produktionsqualitätsmanagement muss aufrechterhalten werden, um Ihre Mission zu erfüllen und die Kundenerwartungen zu erfüllen.
Um alle Chancen auf Ihre Seite zu ziehen, sollten Sie in Erwägung ziehen, die Budgetlandung in Ihr Projektfinanzmonitoring zu integrieren!
Die Landungsprojektion, die über ein Tool berechnet und automatisch aktualisiert wird, ermöglicht es, die Rentabilitätsschätzungen zu überprüfen, indem der Zeitplan und der Ressourcenverbrauch mit den Zielen des Projekts verglichen werden.
Das bedeutet, dass Sie die Ausgaben proaktiv kontrollieren können , indem Sie Abweichungen antizipieren, die durch die aktuelle Planung verursacht werden könnten.
Der Vorteil? Sie haben alle Schlüssel in der Hand, um den Verlauf des Projekts zu korrigieren und Ihre Ziele zu erreichen, indem Sie mehrere Anpassungen vornehmen:
Optimierung der Ressourcen, die den Aufgaben zugewiesen sind,
objektive Entscheidungsfindung angesichts der Realität vor Ort,
Überarbeitung des Haushaltsplans im Hinblick auf eine Erhöhung der Spielräume.
Die Bedeutung der Budgetlandung im Projektmanagement
Wenn es um die Projektverfolgung geht, gibt es zahlreiche KPIs, die verfolgt werden müssen.
Es kann dann verlockend sein, den Wert der Überwachung der Margen bei der Landung in Frage zu stellen und einen kontraproduktiven Effekt einer Überanalyse zu befürchten...
Aber wir sind hier, um Ihnen das Gegenteil zu versichern.
Profitieren Sie von einer verbesserten Überwachung der Projektrentabilität
Indem Sie auf bevorstehende Abweichungen aufmerksam gemacht werden, achten Sie besser auf den Projektzeitplan.
💡 Da niemand vor einer schlechten Budgetschätzung gefeit ist, ermöglicht dieser Vergleich mit den tatsächlichen Kosten, jedes unvorhergesehene Szenario vorherzusagen (und ja, es passiert sogar den Besten).
Ihre flexible und optimale Ressourcenallokation
Das Reforecasting hört nicht vor der Vermeidung finanzieller Risiken auf: Auch zeitliche Risiken sind ausgeschlossen.
Wer ist bei welcher Aufgabe positioniert? Ist ein systemrelevanter Mitarbeiter an anderer Stelle geplant? Wie sieht es mit Rollen aus: Kann ein Junior die Zeit eines Managers freisetzen?
All dies sind Fragen, die es Ihnen ermöglichen, die Arbeitsbelastungund die Kosten im Zusammenhang mit den Gehältern und Tagessätzen Ihrer Projektteams anzupassen.
So fällt es Ihnen leichter, einen übermäßigen Verbrauch oder eine anfängliche Unterschätzung der Ressourcen zu erkennen.
Alles, was Sie tun müssen, ist, die Verteilung der Besetzungsaufgaben an den tatsächlichen Fortschritt des Projekts anzupassen.
Sobald die Kapazitätsauslastung optimiert ist, können Sie sicherstellen, dass die Ressourcen in der Lage sind, die Lieferfristen einzuhalten.
Machen Sie Umsatzprognosen zuverlässiger
Durch die Verfolgung der Fertigstellungsrateist die Umsatzprognose zuverlässiger.
💡 Um diese Zuverlässigkeit zu nutzen, müssen Sie sicherstellen, dass Ihr ERP alle Daten über den Projektfortschritt in Echtzeit meldet! Dadurch werden Eingabefehler und Überstunden für Aktualisierungen begrenzt.
Sie profitieren dann von zuverlässigen Finanzberichten , die Ihre Prognosetransparenz über die Gesamtsituation des Unternehmens verbessern und Ihre Buchhaltung erleichtern.
Auf diese Weise können Sie einen sicheren Spielraum für unvorhergesehene Ereignisse schaffen und Ihren Kunden und Partnern beweisen, dass Sie ein vertrauenswürdiger Akteur sind!
Wie berechnet man die finanzielle Landung eines Projekts?
Reforecasting ist mächtig. Aber seine Fähigkeit, Ihre Rentabilität zu gewährleisten , wird am Ende nur durch die Komplexität der Berechnung übertroffen.
Entdecken Sie in den folgenden Schritten, wie Stafiz das Manövrieren erleichtert, um dank Daten genaue und sichere Schätzungen zu ermöglichen.
Schritt 1: Sammeln von Finanzdaten
Um alle Daten im Zusammenhang mit Kostenschwankungen zu sammeln, ist ein Projektmanagement-ERP unerlässlich.
Wenn Sie auf der Suche nach einem Werkzeug sind – oder die Eignung Ihres Tools beurteilen möchten – stellen Sie sicher, dass es über die folgenden Funktionen verfügt.
Zeitmanagement: Zeiterfassung, Echtzeit-Tracking, gewünschte Granularität (Minute, Stunde, Tag, Woche usw.), Erinnerungen an die Dateneingabe, Synchronisierung mit Kalendern. Bonus: Validierungsprozess.
Buchhaltungsmanagement: Eingabe von Kosten, Kategorisierung von Kosten, Zuordnung zu verschiedenen Ressourcen.
Budgetierung: vorläufiges und termingerechtes Budget, Synchronisierung mit den Kosten unter Berücksichtigung der Gehälter.
Schritt 2: Fortschritt analysieren
Wie ist der Fortschritt nach der Konsolidierung der Daten zu interpretieren ?
Beginnen Sie mit der Berechnung der Abschlussrate. Gehen Sie dazu auf die Stafiz-Missionsverfolgungsseite, Registerkarte KPI. Dann sind zwei Methoden möglich.
Abschlussrate
Die Besetzungsmethode
Diese Methode wird verwendet, um die bereits abgeschlossenen Tage mit den Prognosen der verbleibenden Tage zu vergleichen.
📌 Formel: Abgeschlossene Tage / (abgeschlossene Tage + geplante Tage)
Diese Methode wird bevorzugt, wenn:
Sie überwachen die Leistungin Bezug auf eine kommerzielle Verpflichtung,
Sie Budget-Landing-Reviews oder End-of-Project-Reviews durchführen,
Sie möchten Budgetüberschreitungen identifizieren.
💬 Beispiel : "Wir hatten 100 Tage für das Projekt geplant, wir haben 90 → 90% Fortschritt verbraucht"
Wählen Sie diesen Ansatz für Ihr operatives Management.
Die Budget-Methode
Dieses Mal werden die geleisteten Arbeitstage mit den im Produktionsplan budgetierten Tagen in Beziehung gesetzt.
📌 Formel:
Abgeschlossene Tage / budgetierte Tage
Verwenden Sie stattdessen diese Methode, wenn:
Sie benötigen eine dynamische und kontinuierliche Überwachung,
Sie die Besetzung während des Einsatzes anpassen möchten,
Sie haben häufige Änderungen in der Arbeitslast.
Es ist die beste Option für die strategische und finanzielle Überwachung.
💬 Beispiel:
"Wir haben 60 Tage abgeschlossen, es sind noch 20 Tage → 75% Fortschritt"
Wir können Ihnen nur empfehlen, Stafiz zu verwenden, um dieLandung Ihrer Projekte zu verfolgen.
Sie erhalten diese Ergebnisse mit wenigen Klicks, ohne je nach Datenquelle komplexe und unglaubliche Funktionen einrichten zu müssen.
Vergleichstabelle der beiden Methoden
Kriterium
Budget-Methode
Methode der Besetzung
Formel
Abgeschlossene Tage / budgetierte Tage
Abgeschlossene Tage / (abgeschlossene Tage + geplante Tage)
Vision
Festes Ziel, das erreicht werden soll
Dynamisches und zeitgemäßes Sehen
Verwendung
Weiterverfolgung der ursprünglichen Zusage
Betriebsmanagement in Echtzeit
Anzeige für Überschreitung
Leicht abzulesen
Weniger lesbar
Reaktionsfähigkeit auf Veränderungen
Nicht sehr reaktionsschnell
Sehr reaktionsschnell
Management von sehr langen Projekten
Weniger geeignet (feste Referenz)
Angepasst (kontinuierliche Neubewertung)
Kundenrelevanz
Sehr übersichtlich für das Kundenreporting
Ohne Erklärungen weniger relevant
Schritt 3: Lücken identifizieren und analysieren
Der Vergleich zwischen der Abschlussquote und den ursprünglichen Zielen ermöglicht es, die Unterschiede in der Rentabilität zu identifizieren.
💡 Eine Abschlussquote von 0 % bedeutet daher, dass das im Haushaltsplan vorgesehene Rentabilitätsziel eingehalten wird.
Eine geringfügige Abweichung um 0 ist daher nicht alarmierend, egal ob negativ oder positiv.
Analysieren einer negativen Abschlussrate
Wenn deine aktuelle Rate -10 % beträgt, bist du bei dieser Mission 10 % weniger profitabel als erwartet.
Ein Satz von -20 % oder weniger bedeutet jedoch, dass die Mission mehr kostet als erwartet. Sie muss daher schnell abgeschlossen werden, oder es muss eine Anpassung des Budgets oder der Termine gefordert werden.
Analysieren Sie eine positive Abschlussrate
Wenn deine aktuelle Rate 20 % beträgt, bist du bei dieser Mission 20 % profitabler als erwartet, gut gemacht!
Auf der anderen Seite ist ein Satz über 30 % sicherlich zu schön, um wahr zu sein.
Es kommt häufig vor, dass Personal fehlt, sodass das System davon ausgeht, dass keine Arbeit mehr geplant ist, und die Leistung künstlich überschätzt.
Prüfen Sie, ob die Einsatzplanung auf dem neuesten Stand ist.
Schritt 4: Aktualisieren der Prognose
Jetzt, da die Diskrepanzen identifiziert wurden, ist es an der Zeit, zu Korrekturmaßnahmen überzugehen.
So können Sie z.B . die Besetzungseinsätze bei Über- und Unterauslastung ändern.
⚠️ Es ist unerlässlich, die Auswirkungen dieser Änderungen auf Ihre Margen und Kosten zu messen, bevor Sie Ihre Entscheidung validieren.
Dazu können Sie den Scenario Builder von Stafiz verwenden.
Das Szenario-Tool bietet eine Auswahl relevanter Profile. Sie können mehrere auswählen, um alle möglichen Optionen zu erkunden.
Der Rechner zeigt die Ergebnisse des Best-Case-Szenarios basierend auf Zeit- und Margenzielen an.
Setzen Sie dieses Szenario in die reale Planung um! Planen Sie mit einem Klick vorgeschlagene Ressourcenzuweisungen. Sie können bestimmte Eigenschaften bearbeiten und bestimmte Ressourcen aus dem endgültigen Zeitplan ausschließen, wenn Sie möchten.
Schritt 5: Abschließende Kontrollen
Genau wie der menschliche Verstand kann auch die Technologie ihre eigenen Grenzen haben.
Nur die ihr zur Verfügung gestellten Elemente werden von der Software verarbeitet. Denken Sie also daran, zu prüfen, ob bestimmte Ereignisse oder Informationen berücksichtigt wurden.
Der Fall der Kundenrabatte
Im Falle von Verhandlungen oder einer kommerziellen Geste könnten Sie eine Reduzierung des ursprünglichen Verkaufspreises des Projekts anbieten.
Denken Sie daran, dies in Ihrem System anzugeben, um die Budgetlandung zu aktualisieren. Auf diese Weise wird der prognostizierte Umsatz entsprechend reduziert.
Stafiz ermöglicht es Ihnen, diese Rabatte direkt auf der Registerkarte Rechnungen zu erfassen: Die Berechnung erfolgt automatisch!
Margen und Kosten prüfen
Achten Sie vor der Erstellung Ihres Finanzberichtsauf die richtige Berücksichtigung der Kosten durch Ihr Tool. Wenn die Personaldaten nicht mit Ihren Finanzdaten verknüpft sind, berücksichtigt die Marge möglicherweise nicht die Realität des Gewinns.
Ohne Synchronisierung zwischen Ihren verschiedenen Toolsmüssen Sie darüber nachdenken, alle Anpassungen im Zusammenhang mit den Projektkosten hinzuzufügen.
Bei Ausfall oder Anpassung von Zeitplänen müssen daher die Lohnkosten mitgeteilt werden.
Schritt 6: Erstellen Sie einen Abschlussbericht
Die finanzielle Landung ist ein Indikator, der reich an Perspektiven ist und für verschiedene Akteure des Projekts von Interesse sein wird.
Daher ist es interessant, einen zusammenfassenden Bericht über die Kosten und Einnahmen zu erstellen, die bei einem Auftrag tatsächlich generiert wurden.
💡 Von Stafiz aus können Sie diese Daten ganz einfach auf der Registerkarte "Berichte" exportieren.
Sie können diese Aktion so oft wiederholen, wie Sie möchten, je nach Tempo Ihrer Folgebesprechungen : wöchentlich, monatlich, in der Projektphase oder bei Bedarf sogar täglich.
Die Budgetlandung vermeidet unangenehme Überraschungen, verbessert die Rentabilität und ermöglicht ein proaktives Projektmanagement.
Sie ist ein wesentlicher Hebel, um den finanziellen und operativen Erfolg Ihrer Missionen zu sichern.
Die Formeln sind jedoch komplex und hängen von einer ständig wachsenden Datenmenge ab. Es ist daher unerlässlich, sich entsprechend auszustatten, indem Sie sich beispielsweise für ein Tool wie Stafiz entscheiden, um Ihr Finanzmanagement mit Ihrer Projektplanung zu verknüpfen.
Fragen:
Das Budget ist eine erste Prognose der Ausgaben und Einnahmen für ein bestimmtes Projekt oder einen bestimmten Zeitraum. Es dient als Bezugspunkt für die Finanzüberwachung.
Bei der Landung handelt es sich um eine aktualisierte Überarbeitung dieser Prognosen, die auf tatsächlichen Daten und Trends basiert, die während des Projekts beobachtet wurden. Es ermöglicht die Anpassung des ursprünglichen Budgets, um die Realität widerzuspiegeln.
Verschiedene Tools und Software können die Budgetlandung erleichtern.
Tabellenkalkulationen (Excel, Google Sheets): zur Überwachung und Analyse von Finanzdaten.
Projektmanagement-Software: für die Kosten- und Ressourcenverfolgung.
Business Intelligence (BI)-Software: für die Datenanalyse und Visualisierung.
Finanzmanagement-Software (ERP): für einen globalen Überblick über die finanzielle Situation des Unternehmens.
Der Vorteil eines Projektmanagement-ERP wie Stafiz besteht darin, dass es besser an die betriebswirtschaftlichen Fragestellungen von Beratungsunternehmen oder IT-Dienstleistungsunternehmen angepasst ist.
Das Budget ist die erste Prognose.
Die Prognose ist eine regelmäßige Aktualisierung der Prognose auf der Grundlage aktueller Daten.
Bei der Neuprognose handelt es sich um eine gründlichere Überarbeitung der Prognose, die in der Regel bei wesentlichen Änderungen durchgeführt wird.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Budget der Ausgangspunkt ist, die Prognose die Anpassung auf dem Weg dorthin und die Neuprognose die eingehende Überprüfung.
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