Comment faire un atterrissage budgétaire en gestion de projet ?
26 mars 2025
On ne vous apprend rien : le succès d’un projet repose sur différents critères.
Un équilibre entre la gestion des temps, du budget et de la qualité de la production doit être préservé pour mener à bien votre mission et satisfaire les attentes du client.
Pour mettre toutes les chances de votre côté, pensez à intégrer l’atterrissage budgétaire à votre suivi financier de projet !
Calculé et automatiquement mis à jour via un outil, la projection d’atterrissage permet de revoir les estimations de rentabilité en confrontant le planning et l’occupation des ressources et les objectifs du projet.
Vous gardez donc un contrôle proactif des dépenses en anticipant les déviations qui pourraient être causées par la planification actuelle.
L’avantage ? Vous avez toutes les clés en main pour rectifier la trajectoire du projet et atteindre vos objectifs en procédant à plusieurs ajustements :
optimisation des ressources allouées aux tâches,
prises de décisions objective face à la réalité du terrain,
révision du budget en vue d’augmenter les marges.
L’importance de l’atterrissage budgétaire en gestion de projet
Lorsqu’il s’agit de suivi de projet, les KPI à suivre sont abondants.
Il peut alors être tentant de douter de l’intérêt du suivi des marges à l’atterrissage et de craindre un effet contre-productif de sur-analyse…
Mais nous sommes là pour vous assurer du contraire.
Profitez d’un suivi accru de la rentabilité de projet
En étant alerté des prochaines déviations à venir, vous portez alors une meilleure attention au planning projet.
💡 Puisque personne n’est à l’abri d’une mauvaise estimation budgétaire, cette comparaison avec les coûts réels permet de prédire tout cas de figure non anticipé (et oui, ça arrive même aux meilleurs).
Votre allocation des ressources, flexible et optimale
Le reforecast ne s’arrête pas à la prévention des risques financiers : les risques temporels sont également écartés.
Qui est positionné sur quelle tâche ? Un collaborateur pourtant indispensable est-il planifié ailleurs ? Qu’en est-il des rôles : un junior peut-il libérer du temps à un manager ?
Autant de questions qui vous permettront d’ajuster la charge, et les coûts liés aux salaires et taux journaliers de vos équipes projets.
Vous repérez ainsi plus facilement les sur-consommations ou sous-estimations initiales des ressources.
Il ne vous reste plus qu’à ajuster la répartition des tâches du staffing en fonction de l’avancement réel du projet.
L’occupation de la capacité une fois optimisée, vous pouvez vous assurer que les ressources seront en mesure de respecter les délais de livraison.
Fiabilisez les prévisions du chiffre d’affaires
Grâce au suivi du taux d’avancement, la projection des revenus est plus fiable.
💡 Pour profiter de cette fiabilité, vous devez vous assurer que votre ERP remonte toutes les données concernant l’avancement du projet en temps réel ! Cela limite notamment les erreurs de saisie et les oublis de mise à jour.
Vous profitez alors de reportings financiers fiables qui améliorent votre visibilité prévisionnelle sur la situation de l’entreprise au global et facilitent votre comptabilité.
De quoi prévoir une marge sécuritaire pour les imprévus et prouver à vos clients et partenaires que vous êtes un acteur de confiance !
Comment calculer l’atterrissage financier d’un projet ?
Le reforecast, c’est puissant. Mais sa capacité à assurer votre rentabilité n’a d’égal que la complexité de son calcul, finalement.
Découvrez dans les étapes suivantes comment Stafiz en facilite la manœuvre, pour des estimations précises et sécurisées grâce à la donnée.
Étape 1 : collecter les données financières
Pour collecter toute la donnée liée aux fluctuations des coûts, un ERP de pilotage projet est indispensable.
Si vous êtes en quête d’outil – ou que vous voulez évaluer la pertinence du vôtre, assurez-vous qu’il dispose des fonctionnalités suivantes.
Gestion des temps : saisie des temps, suivi en temps réel, granularité souhaitée (minute, heure, jour, semaine…), rappels de saisie, synchronisation avec les calendriers. Bonus : processus de validation.
Gestion de la comptabilité : saisie des coûts, catégorisation des coûts, attribution aux différentes ressources.
Budgétisation : budget prévisionnel et à date, synchronisation avec les coûts, prise en compte des salaires.
Étape 2 : analyser l’avancement
Une fois les données consolidées, comment interpréter l’avancement ?
Commencez par calculer le taux de réalisation. Pour se faire, rendez-vous dans la page de suivi des missions de Stafiz, onglet KPI. Deux méthodes sont alors possibles.
Taux de réalisation
La méthode Staffing
Cette méthode sert à comparer les jours déjà réalisés aux prévisions de jours restants.
📌 Formule : Jours réalisés / (jours réalisés + jours planifiés)
Cette méthode est à privilégier lorsque :
vous suivez la performance par rapport à un engagement commercial,
vous faites des revues d’atterrissage budgétaire ou des bilans de fin de projet,
vous voulez identifier les dépassements de budget.
💬 Exemple « Nous avions prévu 100 jours sur le projet, nous en avons consommé 90 → Avancement à 90% »
Choisissez cette approche pour votre pilotage oppérationnel.
La méthode Budget
Cette fois-ci, les jours réalisés sont rapportés aux jours budgétés sur le plan de production.
📌 Formule :
Jours réalisés / Jours budgétés
Utilisez plutôt cette méthode si :
vous avez besoin d’un suivi dynamique et en continu,
vous souhaitez ajuster le staffing en cours de mission,
vous avez des changements fréquents dans la charge de travail.
C’est la meilleure option pour le suivi stratégique et financier.
💬 Exemple :
« Nous avons réalisé 60 jours, il en reste 20 planifiés → Avancement à 75% »
On ne peut que vous recommander d’utiliser Stafiz pour suivre l’atterrissage de vos projets.
Vous obtenez ces résultats en l’espace de quelques clics, sans avoir à configurer des fonctions complexes et peu crédibles en fonction de la source de données.
Tableau comparatif des deux méthodes
Critère
Méthode budget
Méthode Staffing
Formule
Jours réalisés / Jours budgétés
Jours réalisés / (jours réalisés + jours planifiés)
Vision
Objectif figé à atteindre
Vision dynamique et actualisée
Utilisation
Suivi de l’engagement initial
Pilotage opérationnel en temps réel
Indicateur de dépassement
Facile à lire
Moins lisible
Réactivité au changement
Peu réactif
Très réactif
Gestion des projets très longs
Moins adapté (référence fixe)
Adaptée (réévaluation continue)
Pertinence client
Très clair pour un reporting client
Moins pertinent sans explications
Étape 3 : identifier et analyser les écarts
La comparaison entre le taux de réalisation et les objectifs initiaux permet d’identifier les écarts de rentabilité.
💡 Un taux de réalisation à 0% indique donc que l’objectif de rentabilité prévue par le budget est donc respecté.
Une légère variation autour de 0 n’est donc pas alarmante, qu’elle soit négative ou positive.
Analyser un taux de réalisation négatif
Si votre taux actuel est de -10%, vous êtes 10% moins rentable sur cette mission que ce que vous espériez.
Un taux égal ou inférieur à -20% implique cependant que la mission coûte plus cher que prévu. Il faut donc rapidement la terminer, ou exiger un ajustement du budget ou des délais.
Analyser un taux de réalisation positif
Si votre taux actuel est de 20%, vous êtes 20% plus rentable sur cette mission que prévu, bravo !
En revanche, un taux supérieur à 30% est sûrement trop beau pour être vrai.
Il est fréquent que du staffing manque, donc le système pense qu’il n’y a plus de travail prévu, et surévalue artificiellement la performance.
Vérifiez si la planification des ressources est bien à jour.
Étape 4 : mettre à jour les prévisions
Maintenant que les écarts ont été repérés, il est temps de passer aux mesures correctives.
Vous pouvez par exemple modifier les affectations de staffing en cas de sur et sous-charge.
⚠️ Il est impératif de mesurer l’impact de ces modifications sur vos marges et vos coûts avant de valider votre décision.
Pour se faire, vous pouvez notamment utiliser le Scenario Builder de Stafiz.
L’outil de scénario propose une sélection de profils pertinents. Vous pouvez en sélectionner plusieurs pour étudier toutes les options possibles.
Le calculateur affiche les résultats du meilleur scénario en fonction des objectifs de temps et de marge.
Transformez ce scénario en planification réelle ! En un clic, planifier les affectations de ressources suggérées. Vous pouvez éditer certaines propriété, en écartant du planning final certaines ressources si vous le souhaitez.
Étape 5 : les dernières vérifications
Tout comme l’esprit humain, la technologie peut avoir ses propres limites.
Ne seront traitées par le logiciel que les éléments mis à sa disposition. Pensez-donc bien à vérifier si certains événements ou informations ont bien été prises en compte.
Le cas des remises clients
En cas de négociations ou de geste commercial, vous pourriez proposer une réduction du prix original de vente du projet.
Songez à bien l’indiquer dans votre système afin de mettre à jour l’atterrissage budgétaire. De cette façon, le chiffre d’affaires projeté sera diminué en conséquence.
Stafiz permet d’enregistrer ces remises directement dans l’onglet factures : le calcul est automatique !
Vérifier les marges et les coûts
Avant d’établir votre rapport financier, portez attention à la bonne prise en compte des coûts par votre outil. Si les données de staffing ne sont pas liées à vos données financières, la marge risque de ne pas prendre en compte la réalité du profit.
Sans synchronisation entre vos différents outils, il vous sera nécessaire de penser à ajouter tous les ajustements liés aux coûts du projet.
En cas d’absence ou d’ajustement des plannings, les coûts de salaires sont donc à renseigner.
Étape 6 : faire un rapport final
L’atterrissage financier est un indicateur riche de perspectives, et qui intéressera différents acteurs du projet.
De ce fait, il est intéressant d’en faire un rapport récapitulatif des coûts et des revenus réellement générés sur une mission.
💡 Depuis Stafiz, vous pouvez exporter facilement ces données dans l’onglet reporting.
Vous pouvez répéter cette action autant de fois que nécessaire, en fonction du rythme accordé à vos réunions de suivi : par semaine, par mois, par phase de projet, voire par jour si nécessaire.
L’atterrissage budgétaire évite les mauvaises surprises, améliore la rentabilité et facilite la gestion proactive des projets.
C’est un levier essentiel pour assurer la réussite financière et opérationnelle de vos missions.
Cependant, ses formules sont complexes et dépendent d’un nombre toujours grandissant de données. Il est donc primordial de vous équiper en conséquence, en optant par exemple pour un outil comme Stafiz pour lier votre gestion financière à votre planification de projet.
Questions fréquentes :
Le budget est une prévision initiale des dépenses et des revenus pour un projet ou une période donnée. Il sert de point de référence pour le suivi financier.
L’atterrissage est une révision actualisée de ces prévisions, basée sur les données réelles et les tendances observées en cours de projet. Il permet d’ajuster le budget initial pour refléter la réalité.
Plusieurs outils et logiciels peuvent faciliter l’atterrissage budgétaire.
Les tableurs (Excel, Google Sheets) : pour le suivi et l’analyse des données financières.
Les logiciels de gestion de projet : pour le suivi des coûts et des ressources.
Les logiciels de Business Intelligence (BI) : pour l’analyse et la visualisation des données.
Les logiciels de gestion financière (ERP) : pour une vision globale de la situation financière de l’entreprise.
L’avantage d’un ERP de gestion de projet comme Stafiz est qu’il est plus adapté aux problématiques d’activités des sociétés de conseils ou encore des ESN.
Le budget est la prévision initiale.
Le forecast est une mise à jour régulière des prévisions, basée sur les données actuelles.
Le reforecast est une révision plus approfondie du forecast, généralement effectuée en cas de changements importants.
En résumé, le budget est le point de départ, le forecast est l’ajustement en cours de route, et le reforecast est la révision en profondeur.
