Hoe laat je een budget landen in projectmanagement?
26 maart 2025
We vertellen je niets Het succes van een project hangt af van een aantal criteria.
Om je missie succesvol uit te voeren en te voldoen aan de verwachtingen van de klant, moet er een balans zijn tussen het beheer van tijd, budget en productiekwaliteit. aan de verwachtingen van de klant te voldoen.
Om jezelf de beste kans op succes te geven, vergeet dan niet om de budgetlanding op te nemen in je financiële controle van het project !
Berekend en automatisch bijgewerkt met een hulpmiddel, de landingsprojectie de rentabiliteitsschattingen worden herzien door de bezetting van de planning en middelen te vergelijken met de projectdoelstellingen.
Dit betekent dat u proactieve controle over uitgaven door te anticiperen op afwijkingen die kunnen worden veroorzaakt door de huidige planning.
Het voordeel? Je hebt alle sleutels in handen om het traject van het project te corrigeren. projecttraject en je doelstellingen te bereiken door een aantal aanpassingen:
optimalisatie van middelen die aan taken worden toegewezen,
objectieve besluitvorming op basis van de realiteit ter plaatse,
herziening van de begroting om de marges te vergroten.
Het belang van budgetlanding in projectmanagement
Als het gaat om project volgenzijn er genoeg KPI's om bij te houden.
Het is daarom verleidelijk om vraagtekens te zetten bij de waarde van landingsmarges te controleren en het contraproductieve effect van over-analyse te vrezen...
Maar wij zijn hier om je het tegendeel te verzekeren.
Profiteer van een verbeterde bewaking van de winstgevendheid van projecten
Door gewaarschuwd te worden voor komende omleidingen, kun je meer aandacht besteden aan de projectplanning.
💡 Omdat niemand immuun is voor een slechte budgetschattingstelt deze vergelijking met de werkelijke kosten ons in staat om onvoorziene gebeurtenissen te voorspellen (en ja, zelfs de besten overkomt het).
Uw flexibele en optimale toewijzing van middelen
Reforecast stopt niet bij het voorkomen van financiële risico's: de tijdsrisico's worden ook vermeden.
Wie is gepositioneerd op welke taak? Wordt een essentiële medewerker elders ingepland? Hoe zit het met rollen: kan een junior tijd vrijmaken voor een manager?
Deze vragen helpen je omde werklasten de kosten in verband met de salarissen en dagtarieven van je projectteams.
Dit maakt het eenvoudiger om over- of onderschatting van middelen te ontdekken.
Nu hoef je alleen nog maar de verdeling van taken volgens de werkelijke voortgang van het project.
Zodra het capaciteitsgebruik is geoptimaliseerd, kunt u er zeker van zijn dat de resources de deadlines voor leveringen kunnen halen.
💡 Om van deze betrouwbaarheid te profiteren, moet u ervoor zorgen dat uw ERP-systeem alle gegevens over de projectvoortgang in realtime doorstuurt! Dit beperkt met name invoerfouten en vergeten updates.
U profiteert van betrouwbare financiële rapportage die uw zicht op de algehele situatie van het bedrijf verbeteren en uw boekhouding vereenvoudigen.
Dit geeft je een veilige marge voor onvoorziene gebeurtenissen en bewijst je klanten en partners dat je een speler bent die ze kunnen vertrouwen!
Hoe bereken je de financiële landing van een project?
Reforecasting is krachtig. Maar het vermogen om uw winstgevendheid te garanderen wordt alleen geëvenaard door de complexiteit van de berekening.
Ontdek in de volgende stappen hoe Stafiz het je gemakkelijker maakt om nauwkeurige en veilige schattingen te maken met behulp van gegevens.
Stap 1: Financiële gegevens verzamelen
Om alle gegevens over kostenfluctuaties te verzamelen, is een ERP voor projectbeheer essentieel.
Als je op zoek bent naar een tool - of de relevantie van de jouwe wilt beoordelen - zorg er dan voor dat deze de volgende kenmerken heeft.
Tijdbeheer: tijd invoeren, realtime controle, gewenste granulariteit (minuut, uur, dag, week, enz.), invoerherinneringen, synchronisatie met kalenders. Bonus: validatieproces.
Boekhoudbeheer : kosteninvoer, kostencategorisering, toewijzing aan verschillende middelen.
Budgettering : Prognose en to-date budget, synchronisatie met kosten, rekening houden met salarissen.
Fase 2: de voortgang analyseren
Hoe kunnen we, nadat de gegevens geconsolideerd zijn de voortgang interpreteren ?
Begin met het berekenen van het voltooiingspercentage. Ga hiervoor naar het tabblad KPI op de taakvolgpagina van Stafiz. Er zijn twee mogelijke methoden.
Afrondingspercentage
De personeelsmethode
Deze methode wordt gebruikt om de reeds behaalde dagen te vergelijken met de voorspelde resterende dagen.
u volgt lde prestaties ten opzichte van een commerciële verplichting,
je budgetlandingsevaluaties of eindevaluaties van projecten uitvoert,
wil je het volgende identificeren budgetoverschrijdingen.
💬 Voorbeeld "We hadden 100 dagen gepland voor het project, we hebben er 90 verbruikt → 90% vooruitgang"
Kies deze aanpak voor je bedrijfsvoering.
De begrotingsmethode
Deze keer worden de gerealiseerde dagen vergeleken met de gebudgetteerde dagen in het productieplan.
📌 Formule:
Aantal voltooide dagen / Aantal gebudgetteerde dagen
Gebruik deze methode in plaats daarvan als :
heb je dynamische, doorlopende monitoring nodig,
je de bezetting tijdens de opdracht wilt aanpassen,
je hebt frequente veranderingen in je werklast.
Dit is de beste optie voor strategisch en financieel toezicht.
💬 Voorbeeld:
"We hebben 60 dagen voltooid, met 20 geplande dagen → 75% vooruitgang".
We kunnen je alleen maar aanraden om Stafiz te gebruiken om devan je projecten.
Je krijgt deze resultaten in een paar klikken, zonder complexe functies te hoeven configureren die weinig geloofwaardig zijn afhankelijk van de gegevensbron.
Vergelijking van de twee methoden
Criteria
Begrotingsmethode
Personeelsmethode
Formule
Aantal voltooide dagen / Aantal gebudgetteerde dagen
Door de mate van winstgevendheid te vergelijken met de oorspronkelijke doelstellingen kunnen we hiaten in de winstgevendheid identificeren. rentabiliteitskloven.
💡 Een realisatiepercentage van 0% betekent dus dat de rendementsdoelstelling in de begroting is gehaald.
Een kleine variatie rond 0 is daarom niet alarmerend, of die nu negatief of positief is.
Een negatief voltooiingspercentage analyseren
Als je huidige koers -10% is, ben je 10% minder winstgevend minder winstgevend op deze opdracht dan je had gehoopt.
Een percentage van -20% of minder betekent echter dat de opdracht meer zal kosten dan verwacht. De opdracht moet dus snel worden afgerond, anders wordt het budget aangepast. aanpassing van het budget of deadlines.
Een positief voltooiingspercentage analyseren
Als je huidige percentage 20% is, ben je 20% winstgevender met deze opdracht dan verwacht - goed gedaan!
Aan de andere kant is een percentage van meer dan 30% zeker te mooi om waar te zijn.
Personeel ontbreekt vaak, waardoor het systeem denkt dat er geen werk meer is en de prestaties kunstmatig worden overgewaardeerd.
Controleer of de resourceplanning up-to-date is.
Stap 4: Werk je prognoses bij
Nu de hiaten zijn vastgesteld, is het tijd om corrigerende maatregelen te nemen.
U kunt bijvoorbeeld de personeelstoewijzingen in geval van over- of onderbelasting.
⚠️ Het is essentieel om de impact van deze veranderingen op je marges en kosten te meten voordat je een beslissing neemt.
Hiervoor kun je de Scenario-bouwer van Stafiz.
De scenariotool biedt een selectie van relevante profielen. Je kunt er meer dan één selecteren om alle mogelijke opties te verkennen.
De calculator toont de resultaten van het beste scenario volgens de tijds- en margedoelstellingen.
Zet dit scenario om in echte planning! Plan de voorgestelde toewijzingen van middelen met slechts één klik. U kunt bepaalde eigenschappen bewerken en desgewenst bepaalde resources uit de uiteindelijke planning verwijderen.
Fase 5: Eindcontroles
Net als de menselijke geest kan technologie zijn eigen grenzen hebben.
De software verwerkt alleen de elementen die beschikbaar worden gesteld. Controleer dus of er rekening is gehouden met bepaalde gebeurtenissen of informatie.
Kortingen voor klanten
Bij onderhandelingen of een commercieel gebaar zou je een korting op de oorspronkelijke verkoopprijs van het project kunnen aanbieden.
Zorg ervoor dat je dit aangeeft in je systeem zodat je de budgetoverloop kunt bijwerken. Op deze manier wordt het verwachte verkoopcijfer dienovereenkomstig verlaagd.
Met Stafiz kun je deze kortingen rechtstreeks in het tabblad facturen opnemen: de berekening gebeurt automatisch!
Marges en kosten controleren
Voordat je je financieel verslagzorg ervoor dat je tool rekening houdt met de kosten. Als de personeelsgegevens niet gekoppeld is aan je financiële gegevens, bestaat het risico dat de marge niet overeenkomt met de werkelijke winst.
Zonder synchronisatie tussen uw verschillende toolsmoet je nadenken over het toevoegen van alle aanpassingen die verband houden met projectkosten.
Bij afwezigheden of aanpassingen van roosters moeten salariskosten worden ingevoerd.
Stap 6: Stel een eindrapport op
De financiële landing is een indicator met veel vooruitzichten, die van belang zal zijn voor verschillende belanghebbenden bij het project.
Daarom is het interessant om een samenvattend rapport op te stellen van de kosten en inkomsten die daadwerkelijk zijn gegenereerd op een opdracht.
💡 Vanuit Stafiz kunt u deze gegevens eenvoudig exporteren op het tabblad Rapportage.
Je kunt deze actie zo vaak als nodig herhalen, afhankelijk van het tempo van je follow-up vergaderingen wekelijks, maandelijks, per projectfase of zelfs dagelijks indien nodig.
Budgetlanding voorkomt onaangename verrassingen, verbetert de winstgevendheid en vergemakkelijkt proactief projectbeheer.
Het is een essentiële hefboom om het financiële en operationele succes van je opdrachten te garanderen.
De formules zijn echter complex en afhankelijk van een steeds grotere hoeveelheid gegevens. Het is dus van vitaal belang dat je je hierop instelt en bijvoorbeeld kiest voor een tool als Stafiz om je financieel beheer te koppelen aan je projectplanning.
Veelgestelde vragen :
Het budget is een eerste prognose van uitgaven en inkomsten voor een bepaald project of een bepaalde periode. Het dient als referentiepunt voor financiële controle.
De landing is een bijgewerkte herziening van deze prognoses, gebaseerd op feitelijke gegevens en trends die in de loop van het project zijn waargenomen. Hierdoor kan het oorspronkelijke budget worden aangepast aan de realiteit.
Er zijn een aantal tools en softwarepakketten die je kunnen helpen om binnen je budget te blijven.
Spreadsheets (Excel, Google Sheets): voor het controleren en analyseren van financiële gegevens.
Projectbeheersoftware: voor het bijhouden van kosten en middelen.
Business Intelligence (BI)-software: voor gegevensanalyse en visualisatie.
Software voor financieel beheer (ERP): voor een globaal overzicht van de financiële situatie van het bedrijf.
Het voordeel van een ERP voor projectbeheer zoals Stafiz is dat het beter geschikt is voor de zakelijke problemen waarmee adviesbureaus en ESN's te maken hebben.
Het budget is de eerste prognose.
De voorspelling wordt regelmatig bijgewerkt op basis van actuele gegevens.
Een herprognose is een diepgaandere herziening van de prognose, die meestal wordt uitgevoerd in het geval van grote veranderingen.
Kortom, het budget is het startpunt, de prognose is de aanpassing onderweg en de herprognose is de grondige herziening.
WEBINAR STAFIZ