De belangrijkste oorzaken van kostenoverschrijdingen bij een project en hoe deze op te lossen

Bijgewerkt op 7 juli 2026

In het kort: de 5 belangrijkste oorzaken van kostenoverschrijdingen bij projecten in dienstverlenende bedrijven, en hoe u deze ontsporing kunt opsporen voordat deze uw marge opslokt.

Bij een dienstverlenend bedrijf is een kostenoverschrijding niet direct zichtbaar: er ontbreekt geen voorraad, er zijn geen torenhoge facturen. Alleen wordt de verkochte tijd sneller opgebruikt dan verwacht, en smelt de marge stilletjes weg, tot aan de afsluiting, wanneer het te laat is om nog te reageren.

Het rendabel beheren van projecten is essentieel voor alle bedrijven die een constante winst willen behouden en aan de verwachtingen van hun klanten willen voldoen. Helaas mislukken veel projecten als gevolg van kostenoverschrijdingen, en hoe groter het project, hoe ernstiger de gevolgen zijn.

Onnauwkeurige ramingen van kosten en termijnen, slecht kostenbeheer en onderbenutting van middelen kunnen leiden tot het annuleren van projecten, budgetoverschrijdingen of zelfs aanzienlijke financiële verliezen die uw groei afremmen.

In dit artikel worden de belangrijkste oorzaken van kostenoverschrijdingen bij een project toegelicht, wordt uitgelegd hoe deze kunnen worden voorkomen en worden concrete maatregelen beschreven om een uit de hand gelopen project weer op de rails te krijgen, aan de hand van voorbeelden uit de IT-sector en de adviesbranche.

Het signaal dat waarschuwt voor overschrijding: de eindmarge

De eindmarge is de marge die aan het einde van een project wordt verwacht en die voortdurend opnieuw wordt berekend op basis van het resterende werk. Het is de enige indicator die tijdens de uitvoering van een opdracht aangeeft of een project in het groen of in het rood zal eindigen, nog vóór de afsluiting, wanneer er nog tijd is om in te grijpen.

Formule: winstmarge bij oplevering = verkoopprijs − (reeds gemaakte kosten + opnieuw geraamde kosten voor het resterende werk).

Waarschuwingsdrempel: zodra de begrotingsvoortgang de werkelijke voortgang overschrijdt (bijvoorbeeld 80 % van het budget is opgebruikt terwijl 60 % van het werk is voltooid), neemt de winstmarge af. Dit is het moment om ingrijpen, niet pas bij de eindfactuur.

Begrotingsoverschrijding: definitie en formule

Wat is een budgetoverschrijding in projectmanagement?

Een kostenoverschrijding is doorgaans een onvoorziene kostenpost die een negatieve invloed heeft op de winstgevendheid van een project. Wanneer de werkelijke kosten van een project het oorspronkelijke budget overschrijden, is er sprake van een budgetoverschrijding.

Dit veelvoorkomende probleem in veel sectoren wordt vaak veroorzaakt door slecht management, onverwachte veranderingen in omvang of onnauwkeurige prognoses.

Projecten met een sterke menselijke component lopen een bijzonder groot risico. Uit een onderzoek van McKinsey en Oxford naar grote IT-projecten is gebleken dat deze hun budget gemiddeld met 45 % overschrijden, terwijl ze 56 % minder waarde opleveren dan verwacht. In een dienstverlenende onderneming vertaalt deze situatie zich bijvoorbeeld in een project met een vaste prijs van 40 mandagen dat er uiteindelijk 58 in beslag neemt, bijvoorbeeld door onvoorziene heen-en-weer-communicatie met de klant. De 18 extra dagen worden aan niemand in rekening gebracht: ze gaan rechtstreeks ten koste van de marge.

Een bekend voorbeeld op grote schaal is de Kanaaltunnel. De bouwkosten lagen 80 % hoger dan geraamd, en de financieringskosten zelfs 140 % hoger. Aangezien de inkomsten de helft lager waren dan verwacht, was het rendement op de investering (ROI) van het project negatief, wat leidde tot een verlies van 17,8 miljard dollar voor de Britse economie.

Hoe bereken je de budgetoverschrijding van een project?

Om de budgetoverschrijding van een project te berekenen, moet je het verschil bepalen tussen wat je van plan was uit te geven en wat je daadwerkelijk uitgeeft.

Formule voor budgetoverschrijding: kostenoverschrijding (in procenten) = (werkelijke kosten − begrote kosten) × 100 / begrote kosten.

Voorbeeld: als het oorspronkelijke budget van het project 100 000 € bedroeg, maar de werkelijke kosten 125 000 € bedragen, zou de berekening als volgt zijn: (125 000 − 100 000) / 100 000 × 100 = 25 %. Het project heeft het budget met een kwart (25 %) overschreden ten opzichte van wat aanvankelijk was begroot.

Dit percentage kan belanghebbenden helpen inzicht te krijgen in de omvang van de kostenoverschrijding en maatregelen te nemen om de oorzaak van het probleem aan te pakken, zoals een herziening van de begroting, het afbakenen van de projectomvang of het verbeteren van het proces voor kostenbewaking.

Kostengroei en budgetoverschrijdingen: wat zijn de verschillen?

Hoewel deze termen vaak door elkaar worden gebruikt, hebben ze verschillende betekenissen.

Laten we eens een project nemen met een oorspronkelijk budget van 1 miljoen euro. Gaandeweg voegt de klant extra opleveringen toe: het budget wordt, in overleg met hem, bijgesteld naar 1,2 miljoen. Deze aanvaarde verhoging van 200.000 € is een kostenstijging. Bij de afsluiting bedragen de werkelijke kosten echter, als gevolg van onvoorziene omstandigheden, 1,5 miljoen. De 300.000 euro die het bijgestelde budget overschrijdt, vormt de budgetoverschrijding: een onvoorziene meerkost. In totaal heeft het project 500.000 euro meer gekost dan aanvankelijk gepland, waarvan 200.000 euro aan aanvaarde kostenstijging en 300.000 euro aan onvoorziene overschrijding.

Het goede nieuws is dat budgetoverschrijdingen kunnen worden voorkomen en soms zelfs kunnen worden gecorrigeerd. Daarvoor moeten projectmanagers en andere belanghebbenden de mogelijkheid hebben om de problemen te identificeren die deze budgetoverschrijdingen veroorzaken, of het nu gaat om een wijziging in de scope, een onrealistisch budget, een gebrek aan resourcebeheer of simpelweg een gebrek aan technische middelen.

Welke gevolgen heeft een kostenoverschrijding?

Een kostenoverschrijding tast in de eerste plaats de winstmarge aan, maar de gevolgen reiken verder: een krappe kaspositie, verslechterde klantrelaties en reputatieschade. Een kostenoverschrijding heeft op verschillende vlakken zijn weerslag:

• De marge: elke niet-verkochte mandag of elke onvoorziene kostenpost gaat rechtstreeks ten koste van het projectresultaat;
• Kasstroom: extra kosten die niet worden doorberekend, vergroten de behoefte aan werkkapitaal, vooral wanneer de facturering plaatsvindt naarmate het project vordert;
• De relatie met de klant: het heronderhandelen van een budget tijdens een opdracht zorgt voor wrijving, soms zelfs zo erg dat de klant bij het volgende project naar een concurrent stapt;
• De zakelijke reputatie: een project dat boven het aangekondigde budget wordt opgeleverd, ondermijnt de geloofwaardigheid, iets wat pas na lange tijd weer kan worden opgebouwd;
• Het domino-effect: een verliesgevend project legt beslag op middelen die elders ontbreken, waardoor de achterstand zich over de hele portefeuille verspreidt.

Oorzaak nr. 1: de verandering in de omvang van het project

Een wijziging in de projectomvang blijft een van de belangrijkste oorzaken van kostenoverschrijdingen. Volgens het Project Management Institute wordt bij bijna één op de twee projecten de projectomvang gaandeweg uitgebreid. Dit kan te wijten zijn aan:

• aanvullende verzoeken van klanten;
• veranderingen in bedrijfsprioriteiten;
• een gebrek aan duidelijkheid over de te leveren prestaties vanaf het begin.

Een klant kan bijvoorbeeld opdracht hebben gegeven voor het maken van een basiswebsite, maar in de loop van het project vragen om de integratie van functionaliteiten zoals e-commerce, zonder rekening te houden met de extra kosten van een dergelijk verzoek of de afwijkingen in tijd.

In de IT-dienstensector wordt de term ‘scope creep’ gebruikt om dit soort verschuivingen in een vastprijsproject aan te duiden. Een ‘snelle’ verzoek van de klant, dat mondeling door de consultant ter plaatse wordt geaccepteerd om de relatie in stand te houden, stapelt zich op, oplevering na oplevering. Zonder contractwijziging kosten deze toevoegingen onverkochte mandagen en tasten ze de marge van de opdracht direct aan.

Hoe kun je scope creep voorkomen?

De beste manier om te voorkomen dat de reikwijdte van een project verandert, is door vanaf het begin duidelijke verwachtingen vast te leggen en je zo strikt mogelijk te houden aan de eerder besproken en overeengekomen vereisten.

Leg in de projectplanning duidelijk vast welke resultaten worden verwacht en wat de deadlines zijn. Door deze aan de klant voor te leggen ter ondertekening, kunt u deze instemming vastleggen, de noodzakelijke aanpassingen beter onderbouwen in geval van aanvullende verzoeken en de onderhandelingen vergemakkelijken.

Door een stuurgroep op te richten die de reikwijdte in de gaten houdt en wijzigingen al dan niet goedkeurt, kan worden voorkomen dat dergelijke koerswijzigingen over het hoofd worden gezien. Het wordt ook aanbevolen om risicoanalyses uit te voeren en daarin rekening te houden met mogelijke wijzigingen in de reikwijdte die zich zouden kunnen voordoen.

Zorg er ten slotte voor dat alle betrokkenen in een vroeg stadium op één lijn zitten: een overschrijding van het budget ontstaat vaak door een verschil tussen wat de klant verwacht en wat het team heeft begrepen. Regelmatige voortgangsbesprekingen en duidelijke communicatiekanalen voorkomen kostbare misverstanden.

Om proactief te blijven, kies je best voor projectbeheersoftware die het team waarschuwt bij kostenoverschrijdingen.

Hoe kan de wijziging in de projectomvang worden opgelost?

Als de reikwijdte al is overschreden, neem dan de tijd om met de betrokken partijen om de tafel te gaan zitten. Communiceer indien nodig extra veel en voer open gesprekken met klanten om hun verwachtingen in goede banen te leiden.

Wees voorbereid op eventuele begrotingscompromissen: middelen herverdelen of een verhoging aanvragen om de extra taken te dekken.

Vergeet niet dat veranderingen invloed hebben op de processen; zorg ervoor dat u de goedkeuring van de klant krijgt om de deadlines te verlengen, zodat de kwaliteitsnormen gehandhaafd blijven. Om te voorkomen dat het zover komt, stelt timeboxing een tijdslimiet per taak vast en geeft het een waarschuwing voordat er afwijkingen optreden.

Bij een verzoek dat buiten het oorspronkelijke kader valt, kun je het als volgt formuleren om de relatie te behouden: “Dat is haalbaar, ik bereken hoeveel dagen het in beslag neemt en we voegen het toe via een aanvullende overeenkomst.” Je zegt geen ‘nee’, maar maakt de kosten zichtbaar.

Oorzaak nr. 2: een onrealistisch budget en onvoldoende controle

Een onrealistisch budget ontstaat door een raming zonder historische gegevens en een te late opvolging. Bij een project in eigen beheer stapelen de niet-factureerbare uren zich op zonder dat dit wordt opgemerkt. De oplossing bestaat uit twee stappen: ramen op basis van eerdere projecten en de kosten in realtime bijhouden.

Voorkomen is beter dan genezen, en daarom is het van essentieel belang om te beginnen met een realistische projectbegroting. Een gebrek aan ervaring of het ontbreken van historische gegevens kan gemakkelijk leiden tot een onhoudbaar budget. Door de kosten van een project vooraf goed in te schatten, wordt dit risico beperkt. Veelvoorkomende fouten zijn onder meer:

• de gegevens van eerdere projecten niet analyseren om terugkerende patronen van vertragingen of verborgen kosten te identificeren;
• de fase vande kostenraming van het project verwaarlozen, wat leidt tot onnauwkeurige ramingen.

Zo zou bij een project in eigen beheer zonder realtime tijdregistratie bijvoorbeeld geen rekening worden gehouden met niet-factureerbare uren, wat zou leiden tot een onopgemerkte opeenstapeling van gewerkte uren.

Hoe stel je een realistisch projectbudget op?

Om deze risico’s te beperken, is het van essentieel belang om een degelijke projectboekhouding op te zetten. Implementeer een projectboekhouding om belangrijke indicatoren bij te houden, zoals:

• de bezettingsgraad: het percentage factureerbare uren ten opzichte van het totale aantal gewerkte uren;
• Earned Value Management (EVM): een prognosemethode waarmee kan worden beoordeeld of een project op schema ligt;
• de variantie bij voltooiing (VAC): hiermee kan de variantie van de kosten aan het einde van het project worden voorspeld.

Gebruik ook tools voor realtime kostenmonitoring en zet een beheerssysteem op om de uitgaven in de gaten te houden, zoals uitbesteding, inkoop en niet-factureerbare kosten. Deze aansturing maakt deel uit van de stappen in het projectkostenbeheer.

Wat moet er in de begroting van een IT-project staan?

Een IT-projectbegroting moet vier elementen bevatten: de werkverdeling, de schattingsmethode, een reserve voor onvoorziene uitgaven en waarschuwingsdrempels. Zonder deze elementen leidt de aanvankelijke onderschatting tot overschrijding van het budget. Een IT-projectbegroting bestaat zelden uit slechts één regel met de „prijs van de dienst“. Concreet omvat deze minimaal:

• een werkverdeling (WBS): elke opdracht, taak of groep taken wordt afzonderlijk begroot, in plaats van een ondoorzichtig totaalbedrag;
• een expliciete schattingsmethode: analoog (door vergelijking met een eerder project), parametrisch (op basis van een verhouding, bijvoorbeeld kosten per functiepunt), of op basis van drie scenario’s (optimistisch, realistisch, pessimistisch);
• een reserve voor onvoorziene uitgaven: een bedrag dat bestemd is voor onvoorziene omstandigheden, los van het productiebudget;
• afwijkingsdrempels en goedkeuringsniveaus: vanaf welk afwijkingspercentage wordt er een waarschuwing gegenereerd, en wie is bevoegd om extra uitgaven goed te keuren.

De belangrijkste posten die in een IT-projectbegroting moeten worden begroot: personeelskosten (interne mandagen per profiel en gemiddelde dagtarief), uitbesteding en freelancers, licenties, infrastructuur en hosting (cloud, tools), acceptatietests, testen en gegevensmigratie, opleiding en verandermanagement aan gebruikerszijde. Een begroting waarin deze elementen zijn meegenomen, zorgt ervoor dat budgetoverschrijdingen niet langer een verrassing aan het einde van het project zijn, maar al in een vroeg stadium worden gesignaleerd, wanneer er nog speelruimte is.

Oorzaak nr. 3: slechte planning van middelen

Een slechte planning van de personele middelen leidt tot kostenoverschrijdingen door een gebrek aan inzicht in de beschikbare capaciteit en door een slechte afstemming tussen vaardigheden en taken. In een dienstverlenend bedrijf draagt dit ook bij aan de periode tussen contracten. Een prognostische personeelsplanning op basis van scenario’s biedt hier uitkomst.

Een gebrekkig beheer van middelen kan leiden tot inefficiëntie, vertragingen en hogere kosten. Dit is vaak te wijten aan twee belangrijke redenen:

• een gebrek aan realtime inzicht in de beschikbaarheid van middelen;
• taken toewijzen aan teamleden die niet over de nodige vaardigheden beschikken, met vertragingen tot gevolg.

Een klant kan bijvoorbeeld een senior consultant vragen die gespecialiseerd is in een nichemarktsegment, zoals naleving van regelgeving in de gezondheidszorg. Als het bedrijf er niet in slaagt de beschikbaarheid van deze specialist nauwkeurig in te schatten, rekening houdend met zijn bestaande verplichtingen en onvoorziene verzoeken van klanten, kan dit tot aanzienlijke vertragingen leiden. Het bedrijf zal dan met spoed op zoek moeten gaan naar een geschikte vervanger, met het risico dat de kwaliteit van de dienstverlening in het gedrang komt of dat er een toeslag moet worden aangerekend voor een versnelde levering.

Bovendien kan het, als juniorconsultants worden ingezet voor taken die geavanceerde analytische vaardigheden vereisen of waarbij ze rechtstreeks contact hebben met de klant, zonder dat ze daarbij voldoende begeleiding en ondersteuning krijgen, leiden tot resultaten van mindere kwaliteit, het vertrouwen van de klant ondermijnen en de reputatie van het bedrijf schaden.

Bij een adviesbureau brengt deze slechte planning extra verborgen kosten met zich mee:de periode tussen twee opdrachten. Een consultant die tussen twee opdrachten in zit, blijft zijn salaris kosten zonder omzet te genereren. Omgekeerd drijft het op korte termijn inzetten van een overgekwalificeerd profiel ( en dus met een hoog gemiddeld dagtarief) voor een taak die dit niet rechtvaardigt, de werkelijke kosten van de opdracht op, terwijl de verkoopsprijs ongewijzigd blijft.

Hoe kun je een slechte planning van de projectmiddelen voorkomen?

Gebruik tools om een scenario-gebaseerde resourceplanning op te stellen, zodat u de behoefte aan middelen kunt voorspellen en de beschikbaarheid ervan kunt beheren.

Door inzicht te krijgen in de mogelijke gevolgen van verschillende scenario’s, kunt u beter onderbouwde beslissingen nemen over hoeu middelen efficiënt kunt inzetten. Zo kunt u voorkomen dat er te weinig of juist te veel personeel is, kunt u budgetten optimaliseren en ervoor zorgen dat de juiste middelen op het juiste moment beschikbaar zijn.

Zorg ervoor dat de projectleiders verantwoordelijk zijn voor het regelmatig bijwerken van de personeelsplanningen en breng tekorten aan vaardigheden in kaart om deze aan het management te melden. Zo kunnen passende opleidings- of wervingsmaatregelen worden genomen.

Houd ook toezicht op uitbesteding: bij IT-dienstverleners is een freelancer of partner die zonder duidelijk contractueel kader (termijnen, boetes) wordt ingezet, vaak een bron van extra kosten. Leg de afspraken vast en houd de uitbestede werkzaamheden net zo goed in de gaten als uw eigen werkzaamheden.

Oorzaak nr. 4: het ontbreken van geschikte hulpmiddelen om projecten te beheren en aan te sturen

Een ongeschikte tool zorgt ervoor dat het team geen inzicht heeft in de kosten en de marge, wat zelfs tot foutieve facturering kan leiden. De juiste tool combineert tijdregistratie, kostenbeheersing en prognoses vanaf het begin in één enkel systeem.

Veel organisaties maken gebruik van ongeschikte tools, wat de productiviteit kan schaden en tot kostenoverschrijdingen kan leiden. Zo zou een marketingadviesbureau bijvoorbeeld een eenvoudige tool voor taakbeheer kunnen gebruiken, waarbij functies zoals het bijhouden van onkosten of het toewijzen van werkbelastingen buiten beschouwing worden gelaten. Dit kan gemakkelijk leiden tot onjuiste facturering of budgetoverschrijdingen.

Hoe zorg je ervoor dat je over de beste tools voor projectopvolging beschikt?

Door de behoeften vanaf het begin vast te stellen, kunt u het beste bepalen welke essentiële functies uw team nodig heeft, zoals tijdregistratie, kostenbeheersing en prognoses.

Begin met het in kaart brengen van je typische projectworkflows. Wat zijn de belangrijkste fasen? Welke taken zijn erbij betrokken? Hoe werken teamleden samen?

Rangschik de functies op prioriteit: de onmisbare functies die essentieel zijn voor het succes van het team (bijvoorbeeld tijdregistratie, taaktoewijzing, het delen van bestanden), en de secundaire opties die de efficiëntie zouden verbeteren zonder onmisbaar te zijn (bijvoorbeeld Gantt-diagrammen, aangepaste rapporten). Vergelijk vervolgens verschillende tools. Maak gebruik van gratis proefversies of vraag demonstraties aan om de tools live te testen.

Download ons benchmarkmodel

Zorg voor een voorbeeld van een beoordelingsdossier en een overzicht van de aspecten waarmee rekening moet worden gehouden bij de vergelijkende beoordeling.

Download ons model

Wat moet u doen als u een tool hebt gekozen die niet geschikt is voor uw doeleinden?

Helaas kun je niet veel doen als je het verkeerde hulpmiddel hebt gekozen, behalve dan voorkomen dat je dezelfde fout nog eens maakt. Test nieuwe hulpmiddelen eerst uit op kleinere projecten voordat je ze inzet voor grotere projecten.

Evalueer altijd de effectiviteit van de tool nadat deze is geïmplementeerd en vraag het team om feedback. Zoek naar tools zoals Stafiz die robuuste functies bieden die zijn afgestemd op sectoren waar projectmatig wordt gewerkt, en die vanaf het begin zorgen voor realtime kostenmonitoring en een efficiënt beheer van de werkbelasting. Op die manier kunt u de controle behouden en overschrijdingen vanaf het begin voorkomen of corrigeren.

Oorzaak nr. 5: onvoorziene gebeurtenissen en risico’s waarvoor geen voorzieningen zijn getroffen

Een project zonder reserve voor onvoorziene omstandigheden loopt bij de eerste tegenslag al uit de hand. Een vertraging bij een onderaannemer, een prijsstijging, veranderende specificaties of het vertrek van een belangrijke consultant leiden tot extra kosten als daar niet op is geanticipeerd.

Veel overschrijdingen zijn niet het gevolg van een beheersfout, maar van onvoorziene gebeurtenissen:

• Externe factoren: inflatie, stijging van de kosten van een licentie of een dienstverlener, vertraging bij de levering door een leverancier;
• Onvoorziene omstandigheden: wanneer een belangrijke consultant tijdens een opdracht vertrekt, moet er met spoed een vervanger worden aangesteld, die vaak duurder is;
• Fouten in de specificaties: in de informatica leiden onduidelijk omschreven vereisten in het begin tot herwerk (rework), waardoor de werkelijke werklast toeneemt.

Hoe dit te voorkomen: bouw al bij het opstellen van de begroting een reserve voor onvoorziene uitgaven in, houd een actueel risicoregister bij en reserveer middelen voor terugkerende onvoorziene omstandigheden die in eerdere projecten zijn gesignaleerd, in plaats van deze pas gaandeweg te ontdekken.

Elke oorzaak van overschrijding vaststellen en verhelpen

Wat moet je doen als een advies- of IT-project het budget overschrijdt?

Wanneer een project het budget overschrijdt, moet de werkelijke afwijking ten opzichte van het resterende werk worden gemeten, de marge tot oplevering opnieuw worden ingeschat en vervolgens een beslissing worden genomen: een aanvullende overeenkomst, een beperking van de omvang of stopzetting. Het is belangrijk om vroeg in te grijpen, op basis van betrouwbare margecijfers. Wanneer een project al uit de hand begint te lopen, gaat het niet meer om het voorkomen ervan, maar om snel een beslissing te nemen op basis van actuele cijfers. Hier volgen zes stappen, in volgorde:

1. Meet de werkelijke afwijking, niet de gevoelde. Vergelijk de daadwerkelijke besteding (mandagen en kosten) met het budget, en vooral met wat er nog moet gebeuren. Een project dat voor 60 % is voltooid en waarbij 80 % van het budget is besteed, is al uit de bocht gevlogen, ook al heeft niemand dat officieel vastgelegd. Dit is het uitgangspunt voor het analyseren van de afwijkingen in een project.
2. Maak een nieuwe schatting van wat er nog moet gebeuren. Het echte risico zit niet in wat er al is uitgegeven, maar in wat er nog moet worden geproduceerd. Een prognose van de winstmarge bij voltooiing geeft aan of het project al dan niet verliesgevend zal zijn.
3. Heronderhandelen via een aanvullende overeenkomst. Als de kostenoverschrijding het gevolg is van een uitbreiding van de scope, zorgt een aanvullende overeenkomst met een gedetailleerde kostenraming ervoor dat het budget weer in overeenstemming is met de werkelijkheid. Door elk verzoek van de klant vanaf het begin vast te leggen, wordt dit gesprek mogelijk gemaakt.
4. De omvang van het project afbakenen. Als er geen aanvullende overeenkomst is, bepaal dan in overleg met de klant wat er wordt geschrapt of uitgesteld om binnen het budget te blijven.
5. Controleer wekelijks, niet aan het einde van de maand. De meeste overschrijdingen worden te laat opgemerkt omdat de tijdregistratie maandelijks plaatsvindt. Door de verwachte marge in realtime te volgen, wordt een constatering achteraf een waarschuwing op het moment dat de marge nog kan worden verdedigd. Door de budgetcontrole van het project te structureren, wordt het een routine in plaats van een controle op het laatste moment.
6. Beslissen: doorgaan of stoppen. Bij een project dat structureel verliesgevend is, kan het de beste beslissing zijn om de kosten te beperken in plaats van de put nog dieper te graven. Deze beslissing moet worden genomen op basis van betrouwbare gegevens, niet op goed geluk.

Klantcase: de resterende werkzaamheden worden bij Colorado Groupe aangestuurd

Colorado Groupe, een adviesbureau op het gebied van marketing en klantrelaties met ongeveer vijftig medewerkers, beheerde zijn personeelsplanning in 2018 via handmatige processen, in combinatie met een afzonderlijk programma voor verzuimbeheer. Het management beschikte niet over de gegevens over de resterende werkbelasting per project om de verwachte marges te berekenen, en de bezettingsgraad bleef stagneren bij gebrek aan stuurmiddelen.

❝

Voordat we Stafiz gingen gebruiken, lukte het ons niet om onze personeelsbezetting te verbeteren. Dankzij Stafiz kunnen we onze capaciteit veel beter beheren en hebben we onze marges verbeterd. We hebben voor Stafiz gekozen omdat we daarmee niet alleen onze personeelsbezetting konden digitaliseren, maar ook automatisch konden berekenen wat er nog moest gebeuren binnen de projecten.

Isabelle Lalet

Directeur Ontwikkeling en Ondersteuning, Colorado Groupe

Na de implementatie van Stafiz heeft Colorado Groupe het volgende gemeten:

• +35 % benuttingsgraad van de middelen;
• +15 % projectmarges;
• 5 uur per week bespaard op het personeelsbeheer.

Hoe kun je voorkomen dat de kosten van een project uit de hand lopen?

Kostenoverschrijdingen vormen een grote uitdaging, maar kunnen worden beperkt door proactieve planning, effectieve communicatie en geschikte tools. Of je nu bij een adviesbureau, een IT-dienstverlener of een reclamebureau werkt, de logica is dezelfde: een kostenoverschrijding bij een project ontstaat doordat de verkochte tijd ongemerkt opraakt. Als je dit vroeg signaleert, wanneer de verwachte marge nog kan worden bijgesteld, maakt dat het verschil tussen een bijgestuurd project en een verlies dat bij de afsluiting wordt vastgesteld. Oplossingen zoals Stafiz koppelen tijdregistratie, personeelsbezetting en marge aan elkaar om deze afwijking direct zichtbaar te maken zodra deze zich voordoet. Duurzaam voorkomen vereist ook een voortdurende optimalisatie van de projectkosten.

Om de marge bij de oplevering van uw projecten goed in de gaten te houden en afwijkingen te signaleren voordat ze kosten met zich meebrengen, kunt u kennismaken met de realtime budgetopvolging van Stafiz.

Bekijk de begrotingsopvolging van Stafiz