Las principales causas de los sobrecostes y cómo resolverlas

Gestionar los proyectos de forma rentable es esencial para cualquier empresa que desee mantener unos beneficios beneficios constantes y satisfacer las expectativas de sus clientes.

Por desgracia, muchos proyectos fracasan por sobrecostes y cuanto mayor es el proyecto, más graves son las implicaciones.

Algunos previsiones inexactas de costes y  plazos, una mala gestión de los costes y una infrautilización de los recursos pueden provocar cancelaciones de proyectos, excesos presupuestarios e incluso pérdidas financieras  que obstaculizan su crecimiento.

En este artículo analizamos las principales causas del sobrecoste del presupuesto en la gestión de proyectos, estrategias para prevenirlos y soluciones prácticas para afrontarlos cuando se producen.

Sobrecoste presupuestario: definición y fórmula

¿Qué es un sobrecoste presupuestario en la gestión de proyectos?

Un sobrecoste suele ser un coste imprevisto que repercute negativamente en la rentabilidad de un proyecto. Cuando el coste real de un proyecto supera su presupuesto inicial, se habla de sobrecoste presupuestario.

Este problema habitual en muchos sectores suele deberse a una mala gestión, a cambios inesperados en el alcance o a previsiones inexactas. 

Algunos estudios demuestran que 9 de cada 10 proyectos a gran escala están sujetos a sobrecostes, muchos de los cuales alcanzan el 50% o más. 

Un ejemplo común es el Túnel del Canal. En costes de construcción superaron el 80% de las previsiones, y los costes de financiación el 140%.

Con unos ingresos dos veces inferiores a los previstos, el ROI del proyecto fue negativo, lo que supuso una pérdida de 17.800 millones para la economía británica.

¿Cómo se calcula el sobrecoste presupuestario de un proyecto?

Para calcular el sobrecoste del presupuesto la diferencia entre lo que tenías previsto gastar y lo que realmente gastaste. que realmente gasta.

• Fórmula del sobrecoste presupuestario

Sobrecoste (en porcentaje) = {(Coste real - Coste presupuestado)} x 100 / Coste presupuestado

• Ejemplo de sobrecoste presupuestario

Si el presupuesto inicial del proyecto era de 100.000 euros, pero el coste real fue de 125.000 euros, el cálculo sería :

{(125 000 - 100 000) / 100 000} x 100 = 25 %

El proyecto superó en una cuarta parte (25%) el presupuesto.

Este porcentaje puede ayudar a las partes interesadas a comprender el alcance del sobrecoste y tomar medidas para solucionar el problema, como revisar la previsión presupuestaria, controlar el alcance del proyecto o mejorar el proceso de supervisión de costes.

Crecimiento de los costes y sobrecoste del presupuesto: ¿cuáles son las diferencias?

Aunque estos términos suelen utilizarse indistintamente, tienen significados distintos.

• Aumento de los costes:  Es el aumento de los costes presupuestados debido a decisiones deliberadas, como la ampliación del ámbito de aplicación o la inflación.
• Sobrecoste:  Es el exceso de coste imprevisto cuando los costes reales superan el presupuesto final.

Si un proyecto empieza con un presupuesto de 1 millón de euros, aumenta a 1 millón de euros 2 debido a entregas adicionales, pero tiene un coste total de 1 millón de euros 5, el aumento de coste es, por tanto, de 200.000 euros. En cambio, el sobrecoste del presupuesto es de 300.000 euros.

La buena noticia es que los excesos presupuestarios pueden evitarse y, a veces, incluso corregirse. a veces incluso corregirse. Para ello, sin embargo, los jefes de proyecto y otros interesados deben ser capaces de identificar los problemas que desencadenan estas desviaciones presupuestarias, ya sea un cambio en el alcance, un presupuesto poco realista, una falta de gestión de recursos o simplemente una falta de medios técnicos.

Causa nº 1: el cambio de alcance del proyecto

Según un informe del PMI, el 52% de los proyectos aumentaron su alcance el año pasado. Esto puede deberse a :

• peticiones adicionales de los clientes;
• cambios en las prioridades de la empresa;
• falta de claridad sobre los resultados desde el principio.

Por ejemplo, un cliente puede haber encargado la creación de un sitio web básico, pero en el transcurso del proyecto solicitar la integración de funcionalidades como el comercio electrónico, sin tener en cuenta los costes adicionales de dicha solicitud, ni las desviaciones de tiempo.

Cómo evitarlo

La mejor manera de evitar cambiar el alcance del proyecto es formalizar unas expectativas claras desde el principio y cumplir con la mayor firmeza posible los requisitos que se hayan debatido y aceptado.

Definir claramente los entregables y los plazos en el calendario del proyecto.

Presentarlos al cliente para su firma es una forma de dejar constancia de este consentimiento y de justificar mejor las adaptaciones necesarias en caso de solicitud adicional, así como de facilitar la negociación.

La creación de un comité de dirección  para supervisar el alcance del proyecto y aprobar o rechazar cambios puede ayudar a no perderse estos cambios de trayectoria.

También le recomendamos que realice análisis de riesgos e incorpore los posibles cambios de alcance que puedan producirse. 

Para seguir siendo proactivo, opte por un software de gestión de proyectos que notifique al equipo en caso de desviaciones de costes.

Cómo solucionarlo

Si ya se ha producido un sobrecoste, tómese el tiempo necesario para sentarse con las partes interesadas. Exagere la comunicación si es necesario y entable conversaciones transparentes con los clientes para gestionar sus expectativas.

Prepárese para posibles compromisos presupuestarios :  Reasigne fondos o pida un aumento para cubrir tareas adicionales.

No olvide que los cambios afectan a los procesos, así que asegúrese de obtener la aprobación del cliente si desea ampliar los plazos para mantener los estándares de calidad.

Causa nº 2: un presupuesto poco realista y un seguimiento insuficiente

Más vale prevenir que curar, por eso es esencial empezar con un presupuesto realista para el proyecto.

La falta de experiencia o de datos históricos puede conducir fácilmente a un presupuesto insostenible. 

Los errores más comunes son :

• no analizar los datos de proyectos anteriores para identificar patrones recurrentes de retrasos o costes ocultos ;
• descuidar la estimación de costes del proyecto, lo que da lugar a estimaciones inexactas.

Por ejemplo, un proyecto gestionado por contrato sin seguimiento de costes en tiempo real puede no tener en cuenta horas no facturables, esto daría lugar a una acumulación de tiempo donado inadvertido.

Cómo evitarlo

Para mitigar estos riesgos, es esencial implantar una sólida contabilidad del proyecto.

Implantar la contabilidad del proyecto para hacer un seguimiento de indicadores clave como :

• la tarifa de facturación:   El porcentaje de horas facturables en relación con el total de horas trabajadas;
• Gestión del Valor Ganado: Método de previsión para evaluar si un proyecto va por buen camino;
• Desviación al final del proyecto (VAC):  Se utiliza para predecir la desviación de los costes al final del proyecto.

También debes utilizar herramientas de seguimiento de costes en tiempo real y establecer un control de gestión para supervisar los gastos, como la subcontratación, las compras y los costes no facturables. 

Cómo solucionarlo

Si ya te enfrentas a un presupuesto poco realista, puedes tomar dos medidas.

• Reorganizar la carga de trabajo:  Distribuya las tareas de forma más eficiente para reducir las horas de trabajo manteniendo la calidad.

Stafiz le permite reequilibrar la carga de trabajo de sus empleados en función de una o varias competencias y de su disponibilidad.

• Optimizar el uso de los recursos :  Ajuste los equipos o considere la subcontratación para reducir los costes laborales sin comprometer los resultados.

 

Interno, externo: trabajo sin distinciones 

 

Recurrir a autónomos durante un breve periodo de tiempo puede ser una forma de reducir los costes que supone colocar a un empleado. 

El riesgo de falta de fluidez en la colaboración no debe impedirle tomar las decisiones correctas en su planificación de recursos.

Integre a sus empleados externos con Stafiz

 

Causa nº 3: mala planificación de los recursos

La gestión de recursos puede dar lugar a ineficiencias, retrasos y mayores costes.

Esto suele deberse a dos razones principales: 

1. falta de visibilidad en tiempo real sobre la disponibilidad de recursos,
2. Asignar tareas a miembros del equipo que no tienen las competencias necesarias, lo que provoca retrasos.

Por ejemplo, un cliente puede necesitar un consultor senior especializado en un segmento nicho de mercado, como el cumplimiento normativo en el sector sanitario. 

Si la empresa no prevé con exactitud la disponibilidad de este especialista, teniendo en cuenta sus compromisos existentes y las peticiones imprevistas de los clientes, esto puede provocar retrasos. Entonces tendrá que buscar urgentemente un sustituto adecuado, arriesgándose a comprometer la calidad del servicio o a tener que cobrar un suplemento por acelerar la entrega.

Además, si se asigna a consultores junior tareas que requieren conocimientos analíticos avanzados o responsabilidades de cara al cliente sin la tutoría y el apoyo adecuados, esto puede dar lugar a resultados de menor calidad, dañar la confianza del cliente y perjudicar la reputación de la empresa.

 

Cómo evitarlo

Utilizar herramientas para crear una planificación de recursos basada en escenarios para prever las necesidades de recursos y gestionar su disponibilidad.

Al comprender el impacto potencial de los diferentes escenarios, puede tomar decisiones más informadas sobre cómo asignar los recursos de forma eficaz. Esto le ayudará a evitar la falta o el exceso de personal, a optimizar los presupuestos y a garantizar que se dispone de los recursos adecuados en el momento oportuno.

Asegúrese de que los gestores de proyectos se encargan de actualizar periódicamente los calendarios de recursos y de identificar cualquier escasez de competencias e informar de ello a la dirección. Esto permitirá iniciar las acciones de formación o contratación adecuadas.

Cómo solucionarlo

Si su proyecto carece ya de recursos, actúe con rapidez. 

Reorganizar la carga de trabajo asignando las tareas en función del nivel de experiencia de los miembros del equipo.

Si es necesario, recurra a autónomos o subcontratistas para tareas especializadas.

Causa nº 4: falta de herramientas adecuadas

Muchas organizaciones utilizan herramientas inadecuadas, lo que puede obstaculizar la productividad y provocar sobrecostes.

Por ejemplo, una consultoría de marketing podría utilizar una herramienta básica de gestión de tareas, olvidándose de funciones como seguimiento de gastos o la asignación de la carga de trabajo.

Esto puede conducir fácilmente a una facturación inadecuada o excesos presupuestarios.

Cómo evitarlo

Definir los requisitos desde el principio es la mejor manera de identificar las funcionalidades clave que necesita su equipo, como el seguimiento del tiempo, el control de costes y previsiones.

Comience por trazar un mapa de los flujos de trabajo típicos de su proyecto. ¿Cuáles son las etapas clave? ¿De qué tareas se trata? ¿Cómo colaboran los miembros del equipo? 

Prioriza las funcionalidades: las imprescindibles, que son esenciales para el éxito del equipo (por ejemplo, control del tiempo, asignación de tareas, compartición de archivos), y las opciones secundarias, que mejorarían la eficacia pero no son esenciales (por ejemplo, diagramas de Gantt, informes personalizados).

A continuación, compare una serie de herramientas. Aproveche las pruebas gratuitas o solicite demostraciones para probar las herramientas en directo. Cree una tabla comparativa para evaluar la funcionalidad de las distintas herramientas. Así podrás identificar fácilmente las que mejor se adaptan a tus necesidades.

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Obtenga un ejemplo de expediente de evaluación y una descripción general de los aspectos que deben tenerse en cuenta para la evaluación comparativa.

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Cuando esté preparado, seleccione un pequeño equipo para probar la herramienta elegida y recabe sus comentarios antes de tomar una decisión definitiva.

Cómo solucionarlo

Por desgracia, no hay mucho que puedas hacer si has elegido la herramienta equivocada, aparte de evitar volver a cometer el mismo error. 

Probar nuevas herramientas en proyectos a menor escala antes de implantarlas en proyectos de mayor envergadura.

Mida siempre la eficacia de la herramienta una vez implantada y recabe la opinión del equipo. 

Busque herramientas como Stafiz que ofrecen una sólida funcionalidad adaptada a sectores basados en proyectos garantizando un seguimiento de los costes en tiempo real y una gestión eficaz de la carga de trabajo desde el principio.

De este modo, podrás tomar el control y evitar o corregir los adelantamientos desde el principio.

Los sobrecostes son un reto importante, pero pueden mitigarse mediante una planificación proactiva, una comunicación eficaz y las herramientas adecuadas. 

Tanto si te dedicas a la construcción como a las TI o los servicios profesionales, soluciones como Stafiz pueden ayudarte a evitar estos escollos y alcanzar tus objetivos financieros.