Las principales causas de los sobrecostes y cómo solucionarlos

La gestión de proyectos de forma rentable es esencial para todas las empresas que quieran mantener un beneficio constante y cumplir con las expectativas de sus clientes.

Por desgracia, muchos proyectos fracasan por sobrecostes y cuanto mayor es el proyecto, más graves son las implicaciones.

Algunos previsiones inexactas de costes y  plazos, una mala gestión de los costes y una infrautilización de los recursos pueden provocar cancelaciones de proyectos, excesos presupuestarios e incluso pérdidas financieras  que obstaculizan su crecimiento.

En este artículo analizamos las principales causas del sobrecoste del presupuesto en la gestión de proyectos, estrategias para prevenirlos y soluciones prácticas para afrontarlos cuando se producen.

Sobrecoste presupuestario: definición y fórmula

¿Qué es un sobrecoste presupuestario en la gestión de proyectos?

Un sobrecoste suele ser un coste imprevisto que repercute negativamente en la rentabilidad de un proyecto. Cuando el coste real de un proyecto supera su presupuesto inicial, se habla de sobrecoste presupuestario.

Este problema común en muchas industrias a menudo es causado por una mala gestión, cambios inesperados en el alcance o pronósticos inexactos. 

Algunos estudios muestran que 9 de cada 10 proyectos a gran escala experimentan sobrecostes, muchos de los cuales alcanzan el 50% o más. 

Un ejemplo común es el túnel del Canal de la Mancha. Los costes de construcción superaron el 80% de las previsiones y los de financiación el 140%.

Como los ingresos fueron la mitad de lo esperado, el retorno de la inversión del proyecto fue negativo, lo que resultó en una pérdida de $ 17.8 mil millones para la economía del Reino Unido.

¿Cómo se calcula el sobrecoste presupuestario de un proyecto?

Para calcular el sobrecoste del presupuesto la diferencia entre lo que tenías previsto gastar y lo que realmente gastaste. que realmente gasta.

• Fórmula del sobrecoste presupuestario

Sobrecosto (en porcentaje) = {(Costo real – Costo presupuestado)} x 100 / Costo presupuestado

• Ejemplo de sobrecoste presupuestario

Si el presupuesto inicial del proyecto era de 100.000 €, pero el coste real es de 125.000 €, el cálculo sería:

{(125.000 – 100.000) / 100.000} x 100 = 25%

El proyecto superó el presupuesto en una cuarta parte (25%) de lo previsto originalmente.

Este porcentaje puede ayudar a las partes interesadas a comprender la magnitud de los sobrecostos y tomar medidas para abordar lo que ha sido problemático, como revisar el presupuesto proyectado, controlar el alcance del proyecto o mejorar el proceso de seguimiento de costos.

Crecimiento de los costes y sobrecoste del presupuesto: ¿cuáles son las diferencias?

Si bien estos términos a menudo se usan indistintamente, tienen significados distintos.

• Aumento de los costes:  Es el aumento de los costes presupuestados debido a decisiones deliberadas, como la ampliación del ámbito de aplicación o la inflación.
• Sobrecoste:  Es el exceso de coste imprevisto cuando los costes reales superan el presupuesto final.

Si un proyecto empieza con un presupuesto de 1 millón de euros, aumenta a 1 millón de euros 2 debido a entregas adicionales, pero tiene un coste total de 1 millón de euros 5, el aumento de coste es, por tanto, de 200.000 euros. En cambio, el sobrecoste del presupuesto es de 300.000 euros.

La buena noticia es que los excesos presupuestarios pueden evitarse, a veces incluso corregirse. Sin embargo, para que esto suceda, los gerentes de proyecto y otras partes interesadas deben poder identificar los problemas que desencadenan estas desviaciones presupuestarias, ya sea un cambio en el alcance, un presupuesto poco realista, una falta de gestión de recursos o simplemente una falta de medios técnicos.

Causa 1: Cambio en el alcance del proyecto

Según un informe del PMI, el 52% de los proyectos experimentaron un aumento en su alcance el año pasado. Esto puede deberse a:

• solicitudes adicionales de los clientes;
• cambios en las prioridades empresariales;
• una falta de claridad en los entregables desde el principio.

Por ejemplo, un cliente puede haber ordenado la creación de un sitio web básico pero solicitar durante el proyecto la integración de funciones como el comercio electrónico, sin tener en cuenta los costos adicionales de dicha solicitud, o las desviaciones de tiempo.

¿Cómo evitarlo?

La mejor manera de evitar un cambio en el alcance del proyecto es formalizar expectativas claras desde el principio y cumplir con los requisitos mencionados y aceptados anteriormente con la mayor firmeza posible.

Definir claramente los entregables y los plazos en el cronograma del proyecto.

Presentarlos al cliente para su firma es una forma de realizar un seguimiento de este consentimiento y justificar mejor las adaptaciones necesarias en caso de una solicitud adicional y facilitar la negociación.

La creación de un comité de dirección  para supervisar el alcance del proyecto y aprobar o rechazar cambios puede ayudar a no perderse estos cambios de trayectoria.

También le recomendamos que realice análisis de riesgos e incorpore los posibles cambios en el alcance que puedan producirse. 

Para ser proactivo, opta por un software de gestión de proyectos que notifique al equipo en caso de desviaciones de costes.

Cómo solucionarlo

Si ya se ha producido un sobrecoste, tómese el tiempo necesario para sentarse con las partes interesadas. Exagere la comunicación si es necesario y entable conversaciones transparentes con los clientes para gestionar sus expectativas.

Prepárese para posibles compromisos presupuestarios :  Reasigne fondos o pida un aumento para cubrir tareas adicionales.

Recuerde que los cambios afectan los procesos; asegúrese de obtener la aprobación del cliente para extender los plazos de entrega y mantener los estándares de calidad.

Causa n°2: un presupuesto poco realista y un seguimiento insuficiente

Es mejor prevenir que curar, por lo que es esencial comenzar con un presupuesto realista del proyecto.

La falta de experiencia o la falta de datos históricos pueden conducir fácilmente a un presupuesto insostenible. 

Los errores comunes incluyen:

• no analizar los datos de proyectos anteriores para identificar patrones recurrentes de retrasos o costos ocultos ;
• descuidar la estimación de costes del proyecto, lo que da lugar a estimaciones inexactas.

Por ejemplo, un proyecto gestionado por contrato sin seguimiento de costes en tiempo real puede no tener en cuenta horas no facturables, esto daría lugar a una acumulación de tiempo donado inadvertido.

¿Cómo evitarlo?

Para mitigar estos riesgos, es esencial contar con una contabilidad sólida de los proyectos.

Implemente la contabilidad de proyectos para realizar un seguimiento de métricas clave como:

• la tarifa de facturación:   El porcentaje de horas facturables en relación con el total de horas trabajadas;
• Gestión del Valor Ganado: Método de previsión para evaluar si un proyecto va por buen camino;
• Desviación al final del proyecto (VAC):  Se utiliza para predecir la desviación de los costes al final del proyecto.

También debe utilizar herramientas de seguimiento de costos en tiempo real y configurar el control de gestión para monitorear los gastos, como la subcontratación, las compras y los costos no facturables. 

Cómo solucionarlo

Si ya te enfrentas a un presupuesto poco realista, hay dos cosas que puedes hacer.

• Reorganizar la carga de trabajo:  Distribuya las tareas de forma más eficiente para reducir las horas de trabajo manteniendo la calidad.

Stafiz le permite reequilibrar la carga de trabajo de sus empleados en función de una o varias competencias y su disponibilidad.

• Optimizar el uso de los recursos :  Ajuste los equipos o considere la subcontratación para reducir los costes laborales sin comprometer los resultados.

 

Interno, externo: trabajo sin distinciones 

 

Contratar freelancers por un corto período de tiempo puede ser una forma de reducir los costos de posicionamiento de un empleado. 

El riesgo de falta de fluidez en la colaboración no debe impedirle tomar las decisiones correctas en la planificación de sus recursos.

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Causa n°3: mala planificación de recursos

La gestión de recursos puede dar lugar a ineficiencias, retrasos y mayores costes.

Esto a menudo se debe a 2 razones principales: 

1. Falta de visibilidad en tiempo real de la disponibilidad de recursos
2. Asignar tareas a miembros del equipo que no tienen las habilidades necesarias, lo que provoca retrasos.

Por ejemplo, un cliente puede requerir un consultor senior que se especialice en un segmento de mercado especializado, como el cumplimiento regulatorio en la industria de la salud. 

Si la empresa no prevé con exactitud la disponibilidad de este especialista, teniendo en cuenta sus compromisos existentes y las peticiones imprevistas de los clientes, esto puede provocar retrasos. Entonces tendrá que buscar urgentemente un sustituto adecuado, arriesgándose a comprometer la calidad del servicio o a tener que cobrar un suplemento por acelerar la entrega.

Además, si se asigna a consultores junior tareas que requieren conocimientos analíticos avanzados o responsabilidades de cara al cliente sin la tutoría y el apoyo adecuados, esto puede dar lugar a resultados de menor calidad, dañar la confianza del cliente y perjudicar la reputación de la empresa.

 

¿Cómo evitarlo?

Utilice herramientas para crear una planificación de recursos basada en escenarios para pronosticar las necesidades de recursos y administrar la disponibilidad de recursos.

Al comprender el impacto potencial de los diferentes escenarios, puede tomar decisiones más informadas sobre cómo asignar los recursos de forma eficaz. Esto le ayudará a evitar la falta o el exceso de personal, a optimizar los presupuestos y a garantizar que se dispone de los recursos adecuados en el momento oportuno.

Asegúrese de que los gestores de proyectos se encargan de actualizar periódicamente los calendarios de recursos y de identificar cualquier escasez de competencias e informar de ello a la dirección. Esto permitirá iniciar las acciones de formación o contratación adecuadas.

Cómo solucionarlo

Si su proyecto ya tiene pocos recursos, actúe rápidamente. 

Reorganice la carga de trabajo distribuyendo las tareas de acuerdo con los niveles de experiencia de los miembros del equipo.

Si es necesario, recurra a trabajadores independientes o contratistas para tareas especializadas.

Causa n°4: la falta de herramientas adecuadas

Muchas organizaciones utilizan herramientas inadecuadas, lo que puede perjudicar la productividad y provocar sobrecostes.

Por ejemplo, una empresa de consultoría de marketing puede utilizar una herramienta básica de gestión de tareas, descuidando funciones como el seguimiento de los gastos o la asignación de cargas de trabajo.

Esto puede conducir fácilmente a una facturación inadecuada o a excesos de presupuesto.

¿Cómo evitarlo?

Definir los requisitos desde el principio es la mejor manera de identificar las funcionalidades clave que necesita su equipo, como el seguimiento del tiempo, el control de costes y previsiones.

Empieza por trazar los flujos de trabajo típicos de los proyectos. ¿Cuáles son los pasos clave? ¿De qué tareas se trata? ¿Cómo colaboran los miembros del equipo? 

Prioriza las características: elementos imprescindibles que son fundamentales para el éxito del equipo (por ejemplo, seguimiento del tiempo, asignación de tareas, intercambio de archivos) y opciones secundarias que mejorarían la eficiencia pero que no son esenciales (por ejemplo, diagramas de Gantt, informes personalizados).

A continuación, compare una serie de herramientas. Aproveche las pruebas gratuitas o solicite demostraciones para probar las herramientas en vivo. Cree un cuadro comparativo para evaluar las características de las diferentes herramientas. Esto te facilitará identificar los que mejor se adapten a tus necesidades.

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Obtener un ejemplo de caso de evaluación y una visión general de los aspectos a tener en cuenta para la evaluación comparativa.

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Cuando esté listo, seleccione un pequeño equipo para probar la herramienta elegida y recopilar sus comentarios antes de tomar una decisión final.

Cómo solucionarlo

Desafortunadamente, no hay mucho que pueda hacer si ha elegido la herramienta incorrecta, aparte de evitar repetir el mismo error. 

Pruebe nuevas herramientas en proyectos más pequeños antes de implementarlas en proyectos más grandes.

Mida siempre la efectividad de la herramienta después de que se haya implementado y recopile comentarios del equipo. 

Busque herramientas como Stafiz que ofrecen una sólida funcionalidad adaptada a sectores basados en proyectos garantizando un seguimiento de los costes en tiempo real y una gestión eficaz de la carga de trabajo desde el principio.

De esta manera, puede tomar el control y evitar o corregir sus excesos desde el principio.

Los sobrecostos son un desafío importante, pero se pueden mitigar mediante una planificación proactiva, una comunicación efectiva y las herramientas adecuadas. 

Ya sea que se dedique a la construcción, TI o servicios profesionales, soluciones como Stafiz pueden ayudarlo a evitar estos escollos y alcanzar sus objetivos financieros.