De belangrijkste oorzaken van kostenoverschrijdingen en hoe deze op te lossen

Projecten winstgevend beheren is essentieel voor elk bedrijf dat een consistente winst en wil voldoen aan de verwachtingen van hun klanten.

Helaas mislukken veel projecten door kostenoverschrijdingenEn hoe groter het project, hoe ernstiger de gevolgen.

Sommige Onnauwkeurige prognoses van kosten en en deadlines, slecht kostenbeheer en onderbenutting van middelen kunnen leiden tot projectannuleringen, budgetoverschrijdingen en zelfs financieel verlies financieel verlies dat uw groei belemmert.

In dit artikel onderzoeken we de belangrijkste oorzaken van budgetoverschrijdingen in projectmanagement, strategieën om ze te voorkomen en praktische oplossingen om ermee om te gaan als ze zich toch voordoen.

Begrotingsoverschrijding: definitie en formule

Wat is een budgetoverschrijding in projectmanagement?

Een kostenoverschrijding is meestal een onvoorziene onverwachte kosten die een negatieve invloed hebben op de winstgevendheid van een project. Wanneer de werkelijke kosten van een project hoger zijn dan het oorspronkelijke budget, wordt dit een budgetoverschrijding genoemd.

Dit veelvoorkomende probleem in veel sectoren wordt vaak veroorzaakt door slecht management, onverwachte veranderingen in omvang of onnauwkeurige prognoses. 

Uit sommige onderzoeken blijkt dat 9 van de 10 grootschalige projecten te maken krijgen met overschrijdingen, waarvan vele oplopen tot 50% of meer. 

Een veelvoorkomend voorbeeld is de Kanaaltunnel. De bouwkosten overschreden 80% van de prognoses en de financieringskosten 140%.

Met inkomsten die twee keer zo laag waren als voorspeld, was de ROI van het project negatief, wat resulteerde in een verlies van $17,8 miljard voor de Britse economie.

Hoe bereken je de budgetoverschrijding van een project?

Voor bereken de budgetoverschrijding het verschil tussen wat je van plan was uit te geven en wat je daadwerkelijk hebt uitgegeven. je daadwerkelijk hebt uitgegeven.

• Formule voor budgetoverschrijding

Kostenoverschrijding (als percentage) = {(Werkelijke kosten - Gebudgetteerde kosten)} x 100 / Gebudgetteerde kosten

• Voorbeeld van een budgetoverschrijding

Als het oorspronkelijke budget voor het project €100.000 was, maar de werkelijke kosten €125.000 bedroegen, zou de berekening als volgt zijn :

{(125 000 - 100 000) / 100 000} x 100 = 25 %

Het project lag een kwart (25%) boven budget.

Dit percentage kan belanghebbenden helpen om de omvang van de kostenoverschrijding te begrijpen en actie te ondernemen om het probleem aan te pakken, zoals het herzien van de budgetprognose, het controleren van de reikwijdte van het project of het verbeteren van het kostenbewakingsproces.

Kostengroei en budgetoverschrijdingen: wat zijn de verschillen?

Hoewel deze termen vaak door elkaar worden gebruikt, hebben ze verschillende betekenissen.

• Groei van de kosten Dit is de stijging van de gebudgetteerde kosten als gevolg van bewuste beslissingen, zoals een uitbreiding van de scope of inflatie.
• Kostenoverschrijding Dit zijn de onvoorziene extra kosten wanneer de werkelijke kosten hoger zijn dan het uiteindelijke budget.

Als een project begint met een budget van €1 miljoen, stijgt naar €1 miljoen 2 door extra deliverables, maar een totale kostprijs heeft van €1 miljoen 5, dan is de kostenstijging dus €200.000. De budgetoverschrijding is daarentegen €300.000. De budgetoverschrijding is daarentegen €300.000.

Het goede nieuws is dat budgetoverschrijdingen kunnen worden voorkomen - en soms zelfs gecorrigeerd. soms zelfs gecorrigeerd. Om dit te doen, moeten projectmanagers en andere belanghebbenden echter in staat zijn om de problemen te identificeren die deze budgetafwijkingen veroorzaken, of het nu gaat om een verandering in scope, een onrealistisch budget, een gebrek aan resource management of gewoon een gebrek aan technische middelen.

Oorzaak nr. 1: de verandering in de omvang van het project

Volgens een rapport van PMI heeft 52% van de projecten vorig jaar hun scope vergroot. Dit kan te wijten zijn aan :

• aanvullende verzoeken van klanten;
• veranderingen in bedrijfsprioriteiten;
• een gebrek aan duidelijkheid over de te leveren prestaties vanaf het begin.

Een klant kan bijvoorbeeld opdracht hebben gegeven voor het maken van een basiswebsite, maar in de loop van het project vragen om de integratie van functionaliteiten zoals e-commerce, zonder rekening te houden met de extra kosten van een dergelijk verzoek of de afwijkingen in tijd.

Hoe het te vermijden

De beste manier om te voorkomen dat de projectomvang is om vanaf het begin duidelijke verwachtingen te formuleren en zo strikt mogelijk te voldoen aan de eisen die zijn besproken en geaccepteerd.

Definieer duidelijk de deliverables en deadlines in het projectplanning.

Ze ter ondertekening aan de klant voorleggen is een manier om deze toestemming te registreren en de nodige aanpassingen beter te rechtvaardigen in geval van een bijkomend verzoek, en om onderhandelingen te vergemakkelijken.

De opzetten van een COPIL om de reikwijdte van het project te bewaken en wijzigingen goed of af te keuren, kan helpen voorkomen dat deze veranderingen in het traject worden gemist.

We raden je ook aan om risicoanalyses uit te voeren en rekening te houden met mogelijke veranderingen in de reikwijdte. 

Om proactief te blijven, kies je voor projectmanagementsoftware die het team op de hoogte stelt bij kostenafwijkingen.

Hoe het op te lossen

Als een uitloop al heeft plaatsgevonden, neem dan de tijd om met de relevante belanghebbenden om de tafel te gaan zitten. Overcommuniceer indien nodig en voer transparante discussies met klanten om hun verwachtingen te managen.

Wees voorbereid op mogelijke budgetcompromissen Herschik fondsen of vraag om een verhoging om extra taken te dekken.

Vergeet niet dat wijzigingen invloed hebben op processen, dus zorg ervoor dat je de goedkeuring van de klant krijgt als je deadlines wilt verlengen om de kwaliteitsnormen te handhaven.

Oorzaak nr. 2: een onrealistisch budget en onvoldoende controle

Voorkomen is beter dan genezen en daarom is het essentieel om te beginnen met een realistisch projectbudget.

Een gebrek aan ervaring of historische gegevens kan gemakkelijk leiden tot een onhoudbaar budget. 

Veel voorkomende fouten zijn :

• het niet analyseren van gegevens van eerdere projecten om terugkerende patronen van vertragingen of verborgen kosten ;
• dekostenraming fase van het project, wat leidt tot onnauwkeurige schattingen.

Bijvoorbeeld een project dat op contractbasis wordt beheerd zonder real-time volgen van kosten mogelijk geen rekening houden met niet-factureerbare urenDit zou resulteren in een opeenstapeling van onopgemerkte gedoneerde tijd.

Hoe het te vermijden

Om deze risico's te beperken, is het essentieel om een robuuste projectadministratie.

Implementeer een projectboekhouding om belangrijke indicatoren bij te houden, zoals :

• het tarief het percentage factureerbare uren ten opzichte van het totaal aantal gewerkte uren;
• Beheer van verdiende waarde Earned Value Management: een prognosemethode om te beoordelen of een project op schema ligt;
• Variantie bij voltooiing (VAC) Wordt gebruikt om de variantie van de kosten aan het einde van het project te voorspellen.

Je moet ook realtime tools voor het bijhouden van kosten gebruiken en managementcontrole instellen om uitgaven te controleren, zoals uitbesteding, inkoop en niet-factureerbare kosten. 

Hoe het op te lossen

Als je al een onrealistisch budget hebt, zijn er twee stappen die je kunt nemen.

• De werklast reorganiseren Verdeel taken efficiënter om het aantal werkuren te verminderen met behoud van kwaliteit.

Met Stafiz kun je de werkbelasting van je werknemers herbalanceren op basis van een of meer vaardigheden en hun beschikbaarheid.

• Het gebruik van middelen optimaliseren Pas teams aan of overweeg uitbesteding om de arbeidskosten te verlagen zonder afbreuk te doen aan de resultaten.

 

Intern, extern: werk zonder onderscheid 

 

Het inzetten van freelancers voor een korte periode kan een manier zijn om de kosten voor het plaatsen van een werknemer te verlagen. 

Het risico van een gebrek aan soepelheid in de samenwerking mag je er niet van weerhouden om de juiste keuzes te maken in je resourceplanning.

Integreer je externe medewerkers met Stafiz

 

Oorzaak nr. 3: slechte planning van middelen

A middelenbeheer kan leiden tot inefficiëntie, vertragingen en hogere kosten.

Hier zijn vaak 2 belangrijke redenen voor: 

1. een gebrek aan real-time zichtbaarheid op de beschikbaarheid van middelen,
2. taken toewijzen aan teamleden die niet over de nodige vaardigheden beschikken, met vertragingen tot gevolg.

Een klant kan bijvoorbeeld een senior consultant nodig hebben die gespecialiseerd is in een nichemarktsegment, zoals naleving van regelgeving in de gezondheidszorg. 

Als het bedrijf er niet in slaagt om de beschikbaarheid van deze specialist nauwkeurig te voorspellen, rekening houdend met zijn bestaande verplichtingen en onvoorziene verzoeken van klanten, kan dit leiden tot aanzienlijke vertragingen leiden. Het bedrijf moet dan dringend op zoek naar een geschikte vervanger, met het risico dat de kwaliteit van de service in het gedrang komt of dat er extra kosten moeten worden aangerekend voor een versnelde levering.

Als junior consultants bovendien zonder adequate begeleiding en ondersteuning worden belast met taken die geavanceerde analytische vaardigheden of klantgerichte verantwoordelijkheden vereisen, kan dit leiden tot resultaten van lagere kwaliteit, het vertrouwen van de klant schaden en de reputatie van het bedrijf schaden. reputatie van het bedrijf.

 

Hoe het te vermijden

Tools gebruiken om op scenario's gebaseerde resourceplanning te maken om de behoefte aan middelen te voorspellen en hun beschikbaarheid te beheren.

Door de potentiële impact van verschillende scenario's te begrijpen, kunt u beter geïnformeerde beslissingen nemen over hoe umiddelen effectief toe te wijzen. Zo voorkom je onder- of overbezetting, optimaliseer je budgetten en zorg je ervoor dat de juiste middelen op het juiste moment beschikbaar zijn.

Zorg ervoor dat projectmanagers verantwoordelijk zijn voor het regelmatig bijwerken van resourceplanningen en identificeer eventuele vaardigheidstekorten en deze doorgeven aan het management. Op die manier kunnen de juiste opleidings- of wervingsacties worden gestart.

Hoe het op te lossen

Als je project al een tekort aan middelen heeft, onderneem dan snel actie. 

Reorganiseer de werklast door taken toe te wijzen op basis van de expertiseniveaus van de teamleden.

Maak indien nodig gebruik van freelancers of onderaannemers voor specialistische taken.

Oorzaak nr. 4: gebrek aan geschikte hulpmiddelen

Veel organisaties gebruiken inadequate tools, wat de productiviteit kan belemmeren en kan leiden tot kostenoverschrijdingen.

Een marketingadviesbureau kan bijvoorbeeld een basistool voor taakbeheer gebruiken, waarbij functies als onkosten bijhouden of het toewijzen van werklast.

Dit kan gemakkelijk leiden tot onjuiste facturering of budgetoverschrijdingen.

Hoe het te vermijden

Het definiëren van vereisten vanaf het begin is de beste manier om de belangrijkste functionaliteiten te identificeren die je team nodig heeft, zoals tijdregistratie, kosten kostenbeheersing en voorspellingen.

Begin met het in kaart brengen van je typische projectworkflows. Wat zijn de belangrijkste fasen? Welke taken zijn erbij betrokken? Hoe werken teamleden samen? 

Prioriteer de functionaliteiten: must-haves die essentieel zijn voor het succes van het team (bijv. tijdregistratie, toewijzing van taken, delen van bestanden), en secundaire opties die de efficiëntie zouden verbeteren maar niet essentieel zijn (bijv. Gantt-grafieken, aangepaste rapporten).

Vergelijk vervolgens een reeks tools. Profiteer van gratis proefversies of vraag demonstraties aan om de tools live te testen. Maak een vergelijkingstabel om de functionaliteit van de verschillende tools te beoordelen. Zo kunt u eenvoudig bepalen welke tools het beste aan uw behoeften voldoen.

Download ons benchmarkmodel

Zorg voor een voorbeeld van een beoordelingsdossier en een overzicht van de aspecten waarmee rekening moet worden gehouden bij de vergelijkende beoordeling.

Download ons model

Als je er klaar voor bent, selecteer dan een klein team om de gekozen tool te testen en verzamel hun feedback voordat je een definitieve beslissing neemt.

Hoe het op te lossen

Helaas kun je niet veel doen als je het verkeerde gereedschap hebt gekozen, behalve voorkomen dat je dezelfde fout weer maakt. 

Test nieuwe tools op kleinere kleinschaligere projecten voordat u ze inzet op grotere projecten.

Meet altijd de effectiviteit van de tool nadat deze is geïmplementeerd en verzamel feedback van het team. 

Zoek naar tools zoals Stafiz die een robuuste functionaliteit bieden die is aangepast aan sectoren op basis van projectgebaseerddie vanaf het begin zorgen voor realtime kostenbewaking en effectief beheer van de werklast.

Op die manier kun je de controle nemen en je inhaalactie meteen vanaf het begin vermijden of corrigeren.

Kostenoverschrijdingen vormen een grote uitdaging, maar ze kunnen worden beperkt door proactieve planning, effectieve communicatie en de juiste hulpmiddelen. 

Of je nu in de bouw, IT of professionele dienstverlening werkt, oplossingen zoals Stafiz kunnen je helpen om deze valkuilen te vermijden en je financiële doelen te bereiken.