Die Hauptursachen für Kostenüberschreitungen und wie man sie behebt

Projekte gewinnbringend zu verwalten ist für alle Unternehmen, die ihren Gewinn aufrechterhalten wollen, von entscheidender Bedeutung. konstanten Gewinn und die Erwartungen ihrer Kunden erfüllen.

Leider scheitern viele Projekte aufgrund von KostenüberschreitungenJe größer das Projekt, desto schwerwiegender sind die Folgen.

Von ungenaue Vorhersagen über Kosten und Fristen, schlechtes Kostenmanagement und unzureichende Nutzung von Ressourcen können zu Projektstornierungen, Budgetüberschreitungen und sogar zu einem finanzieller Verlust erheblich sein, der Ihr Wachstum bremst.

In diesem Artikel untersuchen wir die wichtigsten Ursachen von Budgetüberschreitungen im Projektmanagement, Strategien zu ihrer Vermeidung und praktische Lösungen, um sie zu beheben, wenn sie auftreten.

Budgetüberschreitung: Definition und Formel

Was ist eine Budgetüberschreitung im Projektmanagement?

Eine Kostenüberschreitung ist in der Regel ein unvorhergesehene Kosten die sich negativ auf die Rentabilität eines Projekts auswirken. Wenn die tatsächlichen Kosten eines Projekts sein ursprüngliches Budget überschreiten, kann man von einer Budgetüberschreitung sprechen.

Dieses in vielen Branchen verbreitete Problem wird oft durch schlechtes Management, unerwartete Änderungen des Umfangs oder ungenaue Prognosen verursacht. 

Einige Studien zeigen, dass es bei 9 von 10 Großprojekten zu Überschreitungen kommt, von denen viele 50% oder mehr erreichen. 

Ein gängiges Beispiel ist der Kanaltunnel. Die Baukosten lagen 80% über den Erwartungen, die Finanzierungskosten 140%.

Da die Einnahmen nur halb so hoch waren wie erwartet, war der ROI des Projekts negativ und führte zu einem Verlust von 17,8 Milliarden US-Dollar für die britische Wirtschaft.

Wie berechnet man die Budgetüberschreitung eines Projekts?

Für die Budgetüberschreitung zu berechnen eines Projekts zu berechnen, müssen Sie die Differenz zwischen dem, was Sie ausgeben wollten, und dem, was Sie ausgeben, ermitteln tatsächlich ausgeben.

• Formel für die Budgetüberschreitung

Kostenüberschreitung (in Prozent) = {(Tatsächliche Kosten - Geplante Kosten)} x 100 / Geplante Kosten

• Beispiel für eine Budgetüberschreitung

Wenn das ursprüngliche Budget für das Projekt 100.000 € betrug, die tatsächlichen Kosten aber 125.000 € betragen, würde die Berechnung lauten :

{(125 000 - 100 000) / 100 000} x 100 = 25 %

Das Projekt überschritt sein Budget um ein Viertel (25 %) des ursprünglich geplanten Budgets.

Dieser Prozentsatz kann den Beteiligten helfen, das Ausmaß der Kostenüberschreitung zu verstehen und Maßnahmen zu ergreifen, um das Problem anzugehen, wie z. B. eine Überarbeitung der Budgetplanung, die Kontrolle des Projektumfangs oder die Verbesserung des Kostenverfolgungsprozesses.

Kostenwachstum und Budgetüberschreitung: Wo liegen die Unterschiede?

Obwohl diese Begriffe oft austauschbar verwendet werden, haben sie unterschiedliche Bedeutungen.

• Kostenwachstum : Dies ist der Anstieg der veranschlagten Kosten aufgrund bewusster Entscheidungen, wie z. B. einer Ausweitung des Geltungsbereichs oder der Inflation.
• Kostenüberschreitung : Dies sind die unerwarteten Mehrkosten, wenn die tatsächlichen Kosten das endgültige Budget übersteigen.

Wenn ein Projekt mit einem Budget von 1 Million Euro beginnt, aufgrund zusätzlicher Liefergegenstände auf 1 Million 2 ansteigt, aber insgesamt 1 Million 5 kostet, beträgt der Kostenanstieg also 200 000 €. Die Budgetüberschreitung hingegen beträgt 300 000€.

Die gute Nachricht ist: Budgetüberschreitungen können vermieden - manchmal sogar korrigiert werden. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass Projektmanager und andere Beteiligte die Möglichkeit haben, die auslösenden Probleme für Budgetabweichungen zu identifizieren, sei es eine Änderung des Umfangs, ein unrealistisches Budget, mangelndes Ressourcenmanagement oder einfach ein Mangel an technischen Mitteln.

Ursache Nr. 1: Die Veränderung des Projektumfangs

Laut einem Bericht des PMI, haben 52 % der Projekte im letzten Jahr ihre Reichweite erhöht. Dies kann auf :

• zusätzliche Forderungen der Kunden ;
• Veränderungen in den Geschäftsprioritäten ;
• mangelnde Klarheit über die zu liefernden Ergebnisse von Anfang an.

Beispielsweise kann ein Kunde die Erstellung einer einfachen Website in Auftrag gegeben haben, aber im Laufe des Projekts die Integration von Funktionen wie E-Commerce verlangen, ohne die zusätzlichen Kosten eines solchen Wunsches oder die zeitlichen Abweichungen zu berücksichtigen.

Wie Sie es vermeiden können

Der beste Weg, um einen Wechsel des Projektumfang ist es, von Anfang an klare Erwartungen zu formulieren und sich an die zuvor besprochenen und akzeptierten Anforderungen so fest wie möglich zu halten.

Legen Sie die erwarteten Ergebnisse und Fristen klar im Projektplan.

Sie dem Klienten zur Unterschrift vorzulegen, ist eine Möglichkeit, die Zustimmung zu dokumentieren und die notwendigen Anpassungen bei zusätzlichen Anforderungen besser zu begründen und die Verhandlungen zu erleichtern.

Die Einrichtung eines COPIL zur Überwachung des Umfangs und zur Genehmigung oder Ablehnung von Änderungen kann verhindern, dass solche Kursänderungen übersehen werden.

Wir empfehlen Ihnen außerdem, Risikoanalysen durchzuführen und mögliche Veränderungen der Spannweiten, die eintreten könnten, in diese einzubeziehen. 

Um proaktiv zu bleiben, entscheiden Sie sich für eine Projektmanagementsoftware, die das Team benachrichtigt, wenn die Kosten abweichen.

Wie man es löst

Wenn ein Überschreitung des Umfangs bereits stattgefunden hat, nehmen Sie sich die Zeit, sich mit den betroffenen Interessengruppen zusammenzusetzen. Kommunizieren Sie ggf. übermäßig und führen Sie transparente Gespräche mit den Kunden, um deren Erwartungen zu steuern.

Bereiten Sie sich auf mögliche Haushaltskompromisse : Weisen Sie Mittel um oder beantragen Sie eine Erhöhung, um zusätzliche Aufgaben abzudecken.

Denken Sie daran, dass sich Änderungen auf die Prozesse auswirken; stellen Sie sicher, dass Sie die Zustimmung des Kunden erhalten, um die Fristen zu verlängern um die Qualitätsstandards zu wahren.

Ursache 2: Unrealistisches Budget und unzureichende Überwachung

Vorbeugen ist besser als heilen, daher ist es entscheidend, mit einer realistischen Projektbudgetierung zu beginnen.

Mangelnde Erfahrung oder fehlende historische Daten können leicht zu einem unhaltbaren Budget führen. 

Häufige Fehler sind unter anderem:

• die Daten vergangener Projekte nicht analysieren, um wiederkehrende Muster von Verzögerungen oder versteckte Kosten ;
• die Phase derKostenschätzung des Projekts, was zu ungenauen Schätzungen führt.

Beispielsweise ist ein Projekt in Eigenregie ohne Kostenverfolgung in Echtzeit könnte die Berücksichtigung von nicht abrechenbare StundenDies würde dazu führen, dass sich unbemerkt angebotene Arbeitszeit ansammelt.

Wie Sie es vermeiden können

Um diese Risiken abzumildern, ist es entscheidend, eine robuste Projektbuchhaltung.

Implementieren Sie eine Projektbuchhaltung, um Schlüsselindikatoren zu verfolgen wie :

• der Auslastungsgrad : der Prozentsatz der abrechenbaren Stunden im Verhältnis zu den insgesamt geleisteten Stunden ;
• Management des erworbenen Wertes (oder Earned Value Management). : eine Prognosemethode, mit der sich beurteilen lässt, ob ein Projekt auf dem richtigen Weg ist ;
• die Varianz bei Fertigstellung (VAC). : Ermöglicht die Vorhersage der Kostenvarianz bei Abschluss des Projekts.

Außerdem sollten Sie Instrumente zur Kostenverfolgung in Echtzeit einsetzen und ein Controlling ein richten, um Ausgaben wie die Vergabe von Unteraufträgen, Einkäufe und nicht abrechenbare Kosten zu überwachen. 

Wie man es löst

Wenn Sie bereits mit einem unrealistischen Budget konfrontiert sind, können Sie zwei Maßnahmen ergreifen.

• Reorganisieren Sie die Arbeitsbelastung. : Verteilen Sie Aufgaben effizienter, um die Arbeitsstunden zu reduzieren und gleichzeitig die Qualität zu erhalten.

Stafiz ermöglicht es Ihnen, die Belastung Ihrer Mitarbeiter durch eine oder mehrere Kompetenzen und deren Verfügbarkeiten auszugleichen.

• Optimieren Sie den Einsatz von Ressourcen. : Passen Sie die Teams an oder ziehen Sie Outsourcing in Betracht, um die Lohnkosten zu senken, ohne die Ergebnisse zu beeinträchtigen.

 

Intern, extern: Arbeiten Sie ohne Unterscheidungen 

 

Die kurzfristige Beschäftigung von Freiberuflern kann eine Möglichkeit sein, die Kosten zu senken, die für die Einstellung eines Mitarbeiters aufgewendet werden müssen. 

Das Risiko, dass die Zusammenarbeit nicht reibungslos funktioniert, sollte Sie nicht davon abhalten, bei Ihrer Ressourcenplanung die richtigen Entscheidungen zu treffen.

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Ursache 3: Schlechte Ressourcenplanung

Eine Verwaltung von Ressourcen unzureichend ist, kann zu Ineffizienz, Verzögerungen und höheren Kosten führen.

Dies ergibt sich oft aus 2 Hauptgründen: 

1. ein Mangel an Echtzeitsichtbarkeit der Verfügbarkeit von Ressourcen,
2. eine Zuweisung von Aufgaben an Teammitglieder, die nicht über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen, was zu Verzögerungen führt.

Beispielsweise kann ein Kunde einen Seniorberater verlangen, der sich auf ein Nischenmarktsegment spezialisiert hat, z. B. auf die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften im Gesundheitssektor. 

Wenn es dem Unternehmen nicht gelingt, die Verfügbarkeit dieser Fachkraft unter Berücksichtigung bestehender Verpflichtungen und unvorhergesehener Kundenwünsche genau vorherzusagen, kann dies zu Verzögerungen führen zu erheblichen Verzögerungen führen. Es muss dann dringend nach einem geeigneten Ersatz suchen und riskiert dabei, die Qualität der Dienstleistung zu beeinträchtigen oder einen Aufpreis für eine beschleunigte Lieferung zu berechnen.

Wenn Juniorberater mit Aufgaben betraut werden, die fortgeschrittene analytische Fähigkeiten oder Verantwortlichkeiten mit direktem Kundenkontakt erfordern, ohne angemessene Mentoring- und Unterstützungsmaßnahmen, kann dies zu minderwertigen Ergebnissen führen, das Vertrauen des Kunden untergraben und den Ruf des Unternehmens schädigen. Ruf des Unternehmens.

 

Wie Sie es vermeiden können

Verwenden Sie Werkzeuge, um eine szenariobasierte Ressourcenplanung zu erstellen, um den Bedarf an Ressourcen vorherzusagen und ihre Verfügbarkeit zu verwalten.

Wenn Sie die potenziellen Auswirkungen verschiedener Szenarien verstehen, können Sie fundiertere Entscheidungen darüber treffen, wie SieRessourcen effektiv zuzuweisen. So können Sie Unter- oder Überbesetzungen vermeiden, Budgets optimieren und sicherstellen, dass die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit zur Verfügung stehen.

Stellen Sie sicher, dass die Projektleiter für die regelmäßige Aktualisierung der Ressourcenpläne verantwortlich sind, und ermitteln Sie die Qualifikationsmängel um diese an die Geschäftsleitung weiterzuleiten. Auf diese Weise können geeignete Schulungs- oder Einstellungsmaßnahmen eingeleitet werden.

Wie man es löst

Wenn Ihrem Projekt bereits die Ressourcen ausgehen, ergreifen Sie schnell Maßnahmen. 

Reorganisieren Sie die Arbeitsbelastung indem Sie die Aufgaben entsprechend der Fachkenntnisse der Teammitglieder verteilen.

Beauftragen Sie ggf. Freelancer oder Subunternehmer mit Spezialaufgaben.

Ursache Nr. 4: Fehlen der richtigen Werkzeuge

Viele Organisationen verwenden ungeeignete Werkzeuge, was die Produktivität beeinträchtigen und zu Kostenüberschreitungen führen kann.

Eine Marketingberatungsfirma könnte beispielsweise ein grundlegendes Aufgabenmanagement-Tool verwenden und dabei Funktionen vernachlässigen wie z. B. die Verfolgung von Ausgaben oder die Zuweisung von Arbeitslasten.

Dies kann leicht zu einer unangemessene Rechnungsstellung oder zu Budgetüberschreitungen führen.

Wie Sie es vermeiden können

Wenn Sie die Anforderungen von Anfang an festlegen, ist dies der beste Weg, um die Schlüsselfunktionen zu identifizieren, die Ihr Team benötigt, z. B. Zeiterfassung, ... Kostenkontrolle und Prognose.

Beginnen Sie damit, Ihre typischen Arbeitsabläufe für Projekte abzubilden. Was sind die wichtigsten Schritte? Welche Aufgaben sind involviert? Wie arbeiten die Teammitglieder zusammen? 

Priorisieren Sie die Funktionen: die unverzichtbaren, die für den Erfolg des Teams entscheidend sind (z. B. Zeiterfassung, Aufgabenzuweisung, Dateifreigabe), und die zweitrangigen Optionen, die die Effizienz steigern würden, ohne unverzichtbar zu sein (z. B. Gantt-Diagramme, benutzerdefinierte Berichte).

Vergleichen Sie anschließend eine Reihe von Werkzeugen. Nutzen Sie kostenlose Testversionen oder fordern Sie Vorführungen an, um die Tools live zu testen. Erstellen Sie eine Vergleichstabelle, um die Funktionen der verschiedenen Tools zu bewerten. So können Sie leicht feststellen, welche Tools Ihren Bedürfnissen am besten entsprechen.

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Erhalten Sie ein Beispiel für ein Bewertungsdossier und einen Überblick über die Aspekte, die bei der vergleichenden Bewertung berücksichtigt werden müssen.

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Wenn Sie bereit sind, wählen Sie ein kleines Team aus, um das gewählte Tool zu testen, und sammeln Sie deren Feedback, bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen.

Wie man es löst

Leider können Sie nicht viel tun, wenn Sie das falsche Werkzeug gewählt haben, außer zu vermeiden, dass Sie denselben Fehler noch einmal machen. 

Testen Sie neue Werkzeuge in kleineren Projekten bevor Sie sie in größeren Projekten einsetzen.

Messen Sie immer die Wirksamkeit des Tools, nachdem es eingeführt wurde, und sammeln Sie das Feedback des Teams. 

Halten Sie Ausschau nach Tools wie Stafiz, die robuste Funktionen bieten, die sich für Branchen eignen, die sich auf Projektarbeit stützen. ProjektarbeitSie können die Kosten in Echtzeit verfolgen und die Arbeitsbelastung von Anfang an effektiv verwalten.

Auf diese Weise können Sie die Kontrolle übernehmen und Ihre Überholmanöver von Anfang an vermeiden oder korrigieren.

Kostenüberschreitungen sind eine große Herausforderung, können aber durch proaktive Planung, effektive Kommunikation und geeignete Instrumente abgemildert werden. 

Ob Sie nun im Baugewerbe, in der IT-Branche oder im Bereich der professionellen Dienstleistungen tätig sind, Lösungen wie Stafiz können Ihnen helfen, diese Klippen zu umschiffen und Ihre finanziellen Ziele zu erreichen.