Die Hauptursachen für Kostenüberschreitungen und wie man sie löst

Das kosteneffiziente Management von Projekten ist für alle Unternehmen unerlässlich, die einen konstanten Gewinn erzielen und die Erwartungen ihrer Kunden erfüllen wollen.

Leider scheitern viele Projekte an Kostenüberschreitungen, und je größer das Projekt, desto schwerwiegender sind die Auswirkungen.

Ungenaue Prognosen zu Kosten und Zeitplänen, schlechtes Kostenmanagement und unzureichende Ressourcenauslastung können zu Projektabbrüchen, Budgetüberschreitungen und sogar zu erheblichen finanziellen Verlusten führen , die Ihr Wachstum bremsen.

In diesem Artikel untersuchen wir die Hauptursachen für Budgetüberschreitungen im Projektmanagement , Strategien, um sie zu verhindern, und praktische Lösungen, um sie zu beheben, wenn sie auftreten.

Budgetüberschreitung: Definition und Formel

Was ist eine Budgetüberschreitung im Projektmanagement?

Eine Kostenüberschreitung ist in der Regel eine unvorhergesehene Kostenübernahme, die sich negativ auf die Rentabilität eines Projekts auswirkt. Wenn die tatsächlichen Kosten eines Projekts das ursprüngliche Budget übersteigen, kann dies als Budgetüberschreitung bezeichnet werden. 

Dieses häufige Problem in vielen Branchen wird oft durch schlechtes Management, unerwartete Änderungen des Umfangs oder ungenaue Prognosen verursacht. 

Einige Studien zeigen, dass es bei 9 von 10 Großprojekten zu Überschreitungen kommt, von denen viele 50 % oder mehr erreichen. 

Ein gängiges Beispiel ist der Kanaltunnel. Die Baukosten lagen bei 80 % der Prognosen, die Finanzierungskosten bei 140 %.

Da die Einnahmen halb so niedrig waren wie erwartet, war der ROI des Projekts negativ, was zu einem Verlust von 17,8 Milliarden US-Dollar für die britische Wirtschaft führte.

Wie berechnet man die Budgetüberschreitung eines Projekts?

Um die Budgetüberschreitung für ein Projekt zu berechnen, müssen Sie die Differenz zwischen den geplanten Ausgaben und den tatsächlichen Ausgaben ermitteln .

• Formel für die Budgetüberschreitung

Kostenüberschreitung (in Prozent) = {(Ist-Kosten – Soll-Kosten)} x 100 / Soll-Kosten

• Beispiel für Budgetüberschreitungen

Wenn das ursprüngliche Budget des Projekts 100.000 € beträgt, die tatsächlichen Kosten jedoch 125.000 € betragen, lautet die Berechnung:

{(125.000 – 100.000) / 100.000} x 100 = 25 %

Das Projekt überschritt das Budget um ein Viertel (25 %) dessen, was ursprünglich geplant war.

Dieser Prozentsatz kann den Beteiligten helfen, das Ausmaß der Kostenüberschreitungen zu verstehen und Maßnahmen zu ergreifen, um das Problem zu beheben, z. B. die Überarbeitung des geplanten Budgets, die Kontrolle des Projektumfangs oder die Verbesserung des Kostenverfolgungsprozesses.

Kostenwachstum und Budgetüberschreitungen: Was sind die Unterschiede?

Obwohl diese Begriffe oft synonym verwendet werden, haben sie unterschiedliche Bedeutungen.

• Kostenwachstum : Hierbei handelt es sich um den Anstieg der budgetierten Kosten aufgrund bewusster Entscheidungen, wie z. B. der Erweiterung des Anwendungsbereichs oder der Inflation.
• Kostenüberschreitung : Dies sind die unerwarteten zusätzlichen Kosten, wenn die tatsächlichen Kosten das endgültige Budget überschreiten.

Wenn ein Projekt mit einem Budget von 1 Mio. € startet, sich aufgrund zusätzlicher Leistungen auf 1 Mio. € 2 erhöht, aber Gesamtkosten von 1 Mio. € 5 hat, beträgt das Kostenwachstum also 200.000 €. Die Budgetüberschreitung liegt dagegen bei 300.000 Euro.

Die gute Nachricht ist, dass Budgetüberschreitungen vermieden – manchmal sogar korrigiert werden können. Dazu müssen Projektmanager und andere Stakeholder jedoch in der Lage sein, die Probleme zu identifizieren, die diese Budgetabweichungen auslösen, sei es eine Änderung des Umfangs, ein unrealistisches Budget, ein mangelndes Ressourcenmanagement oder einfach ein Mangel an technischen Mitteln.

Ursache 1: Änderung des Projektumfangs

Laut einem PMI-Bericht verzeichneten 52 % der Projekte im vergangenen Jahr eine Ausweitung des Umfangs . Dies kann folgende Ursachen haben:

• zusätzliche Kundenanfragen;
• Änderungen der Geschäftsprioritäten;
• Mangelnde Klarheit über die Ergebnisse von Anfang an.

Zum Beispiel kann es sein, dass ein Kunde die Erstellung einer einfachen Website in Auftrag gegeben hat, aber während des Projekts die Integration von Funktionen wie E-Commerce anfordert, ohne die zusätzlichen Kosten einer solchen Anfrage oder die zeitlichen Abweichungen zu berücksichtigen.

Wie man es vermeidet

Der beste Weg, eine Änderung des Projektumfangs zu vermeiden , besteht darin, von Anfang an klare Erwartungen zu formalisieren und die zuvor genannten und akzeptierten Anforderungen so fest wie möglich einzuhalten.

Definieren Sie die erwarteten Ergebnisse und Fristen klar im Projektzeitplan.

Sie dem Kunden zur Unterschrift vorzulegen, ist eine Möglichkeit, diese Zustimmung zu verfolgen und die erforderlichen Vorkehrungen im Falle einer zusätzlichen Anfrage besser zu rechtfertigen und die Verhandlung zu erleichtern.

Die Implementierung eines COPIL zur Überwachung des Perimeters und zur Genehmigung oder Ablehnung der Änderungen kann vermeiden, dass diese Änderungen in der Trajektorie übersehen werden.

Wir empfehlen Ihnen außerdem, Risikoanalysen durchzuführen und mögliche Änderungen des Umfangs zu berücksichtigen. 

Um proaktiv zu bleiben, entscheiden Sie sich für eine Projektmanagement-Software, die das Team bei Kostenabweichungen benachrichtigt.

So beheben Sie das Problem

Wenn bereits ein Perimeterüberlauf aufgetreten ist, nehmen Sie sich die Zeit, sich mit den relevanten Stakeholdern zusammenzusetzen. Kommunizieren Sie bei Bedarf exzessiv und führen Sie transparente Gespräche mit den Kunden, um ihre Erwartungen zu erfüllen. 

Seien Sie auf mögliche Budgetkompromisse vorbereitet: Umverteilung von Geldern oder Bitte um eine Gehaltserhöhung zur Deckung zusätzlicher Aufgaben.

Denken Sie daran, dass sich Änderungen auf Prozesse auswirken. Stellen Sie sicher, dass Sie die Zustimmung der Kunden einholen, um die Vorlaufzeiten zu verlängern und die Qualitätsstandards aufrechtzuerhalten.

Ursache Nr. 2: ein unrealistisches Budget und unzureichende Nachverfolgung

Vorbeugen ist besser als heilen, weshalb es wichtig ist, mit einer realistischen Projektbudgetierung zu beginnen.

Mangelnde Erfahrung oder fehlende historische Daten können leicht zu einem unhaltbaren Budget führen. 

Häufige Fehler sind:

• keine Analyse von Daten aus früheren Projekten, um wiederkehrende Muster von Verzögerungen oder versteckten Kosten zu identifizieren;
• Vernachlässigung der Kostenschätzungsphase des Projekts, was zu ungenauen Schätzungen führt.

Beispielsweise konnte ein zeitbasiertes Projekt ohne Echtzeit-Kostenverfolgung nicht abrechenbare Stunden nicht berücksichtigen, was zu einer Anhäufung von angebotener Zeit führte, die unbemerkt blieb.

Wie man es vermeidet

Um diese Risiken zu mindern, ist es wichtig, über eine solide Projektbuchhaltung zu verfügen.

Implementieren Sie die Projektabrechnung, um wichtige Kennzahlen zu verfolgen, wie z. B.:

• Auslastungsgrad : Der prozentuale Anteil der abrechenbaren Stunden an der Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden.
• Earned Value Management : eine Prognosemethode, um zu beurteilen, ob ein Projekt auf dem richtigen Weg ist;
• Varianz bei Fertigstellung (VAC ): Wird verwendet, um die Abweichung der Kosten am Ende des Projekts vorherzusagen.

Sie sollten auch Echtzeit-Kostenverfolgungstools verwenden und eine Verwaltungskontrolle einrichten , um Ausgaben wie Outsourcing, Einkauf und nicht abrechenbare Kosten zu überwachen. 

So beheben Sie das Problem

Wenn Sie bereits mit einem unrealistischen Budget konfrontiert sind, gibt es zwei Dinge, die Sie tun können.

• Arbeitsbelastung neu organisieren : Verteilen Sie Aufgaben effizienter, um die Arbeitszeit zu reduzieren und gleichzeitig die Qualität zu erhalten.

Stafiz ermöglicht es Ihnen, die Arbeitsbelastung Ihrer Mitarbeiter je nach einer oder mehreren Fähigkeiten und deren Verfügbarkeit neu auszubalancieren.

• Optimieren Sie die Ressourcenauslastung : Passen Sie Teams an oder erwägen Sie Outsourcing, um die Lohnkosten zu senken, ohne das Endergebnis zu beeinträchtigen.

 

Intern, extern: Arbeiten ohne Unterschiede 

 

Die Einstellung von Freiberuflern für einen kurzen Zeitraum kann eine Möglichkeit sein, die Kosten für die Positionierung eines Mitarbeiters zu senken. 

Das Risiko eines Mangels an Fluidität in der Zusammenarbeit sollte Sie nicht daran hindern, die richtigen Entscheidungen in Ihrer Ressourcenplanung zu treffen.

Onboarding Ihrer externen Mitarbeiter mit Stafiz

 

Ursache Nr. 3: schlechte Ressourcenplanung

Ein unzureichendes Ressourcenmanagement kann zu Ineffizienzen, Verzögerungen und höheren Kosten führen.

Dies hat oft 2 Hauptgründe: 

1. Fehlende Echtzeit-Transparenz der Ressourcenverfügbarkeit
2. Zuweisung von Aufgaben an Teammitglieder, die nicht über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen, was zu Verzögerungen führt.

Beispielsweise kann ein Kunde einen Senior Consultant benötigen, der sich auf ein Nischenmarktsegment spezialisiert hat, wie z. B. die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften in der Gesundheitsbranche. 

Wenn das Unternehmen die Verfügbarkeit dieses Spezialisten unter Berücksichtigung seiner bestehenden Verpflichtungen und unvorhergesehenen Kundenanforderungen nicht genau prognostiziert, kann dies zu erheblichen Verzögerungen führen. Im Notfall muss das Unternehmen dann nach einem geeigneten Ersatz suchen, wodurch die Qualität der Dienstleistung beeinträchtigt wird oder für eine beschleunigte Lieferung ein Aufpreis berechnet werden muss.

Wenn Junior-Berater ohne angemessene Betreuung und Unterstützung mit Aufgaben betraut werden, die fortgeschrittene analytische Fähigkeiten oder kundenorientierte Verantwortlichkeiten erfordern, kann dies zu einer geringeren Qualität der Ergebnisse führen, das Vertrauen der Kunden schädigen und den Ruf des Unternehmens schädigen.

 

Wie man es vermeidet

Verwenden Sie Tools, um eine szenariobasierte Ressourcenplanung zu erstellen, um den Ressourcenbedarf zu prognostizieren und die Ressourcenverfügbarkeit zu verwalten.

Wenn Sie die potenziellen Auswirkungen verschiedener Szenarien verstehen, können Sie fundiertere Entscheidungen darüber treffen, wie Sie Ressourcen effektiv zuweisen können. Dies hilft Ihnen, Unter- oder Überbesetzung zu vermeiden, Budgets zu optimieren und sicherzustellen, dass die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit verfügbar sind.

Stellen Sie sicher, dass die Projektmanager für die regelmäßige Aktualisierung der Ressourcenpläne verantwortlich sind, und identifizieren Sie Fachkräftedefizite, die an das Management weitergeleitet werden können. Auf diese Weise ist es möglich, geeignete Schulungs- oder Rekrutierungsmaßnahmen einzuleiten.

So beheben Sie das Problem

Wenn Ihr Projekt bereits über unzureichende Ressourcen verfügt, ergreifen Sie schnell Maßnahmen. 

Organisieren Sie die Arbeitsbelastung neu , indem Sie die Aufgaben entsprechend dem Kenntnisstand der Teammitglieder verteilen.

Setzen Sie bei Bedarf Freiberufler oder Auftragnehmer für spezielle Aufgaben ein.

Ursache Nr. 4: der Mangel an geeigneten Instrumenten

Viele Unternehmen verwenden unzureichende Tools, was die Produktivität beeinträchtigen und zu Kostenüberschreitungen führen kann.

Zum Beispiel könnte ein Marketingberatungsunternehmen ein grundlegendes Aufgabenmanagement-Tool verwenden und Funktionen wie das Verfolgen von Ausgaben oder das Zuweisen von Arbeitslasten vernachlässigen.

Dies kann leicht zu unzureichender Abrechnung oder Budgetüberschreitungen führen.

Wie man es vermeidet

Die Definition der Bedürfnisse von Anfang an ist der beste Weg, um die wichtigsten Funktionen zu identifizieren, die Ihr Team benötigt, wie z. B. Zeiterfassung, Kostenkontrolle und Prognosen.

Beginnen Sie damit, Ihre typischen Arbeitsabläufe für Projekte zu skizzieren. Was sind die wichtigsten Schritte? Welche Aufgaben fallen an? Wie arbeiten Teammitglieder zusammen? 

Priorisieren Sie Funktionen: Must-haves, die für den Teamerfolg entscheidend sind (z. B. Zeiterfassung, Aufgabenzuweisung, Dateifreigabe), und sekundäre Optionen, die die Effizienz verbessern würden, aber nicht unbedingt erforderlich sind (z. B. Gantt-Diagramme, benutzerdefinierte Berichte).

Vergleichen Sie als Nächstes eine Reihe von Tools. Profitieren Sie von kostenlosen Testversionen oder fordern Sie Demos an, um die Tools live zu testen. Erstellen Sie ein Vergleichsdiagramm, um die Funktionen verschiedener Tools zu bewerten. Auf diese Weise können Sie leicht diejenigen identifizieren, die Ihren Anforderungen am besten entsprechen.

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Verschaffen Sie sich einen Beispiel-Evaluationsfall und einen Überblick über die Aspekte, die bei der vergleichenden Evaluation zu berücksichtigen sind.

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Wenn Sie bereit sind, wählen Sie ein kleines Team aus, um das von Ihnen gewählte Tool zu testen und deren Feedback einzuholen, bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen.

So beheben Sie das Problem

Leider gibt es nicht viel, was Sie tun können, wenn Sie das falsche Tool gewählt haben, außer zu vermeiden, dass sich derselbe Fehler wiederholt. 

Testen Sie neue Tools in kleineren Projekten , bevor Sie sie auf größere Projekte ausrollen.

Messen Sie die Effektivität des Tools immer nach der Implementierung und holen Sie Feedback vom Team ein. 

Suchen Sie nach Tools wie Stafiz, die robuste Funktionen bieten, die auf projektbasierte Branchen zugeschnitten sind und von Anfang an eine Kostenverfolgung in Echtzeit und ein effizientes Workload-Management gewährleisten.

Auf diese Weise können Sie die Kontrolle übernehmen und Ihre Überschreitungen von Anfang an vermeiden oder korrigieren.

Kostenüberschreitungen sind eine große Herausforderung, aber sie können durch proaktive Planung, effektive Kommunikation und die richtigen Tools gemildert werden. 

Ganz gleich, ob Sie im Bauwesen, in der IT oder im Dienstleistungssektor tätig sind, Lösungen wie Stafiz können Ihnen helfen, diese Fallstricke zu vermeiden und Ihre finanziellen Ziele zu erreichen.