Les principales causes de dépassement de coûts et comment les résoudre

Gérer des projets de manière rentable est essentiel pour toutes les entreprises souhaitant maintenir un profit constant et répondre aux attentes de leurs clients. 

Malheureusement, de nombreux projets échouent en raison de dépassements des coûts, et plus le projet est important, plus les implications sont graves.

Des prévisions inexactes sur les coûts et les délais, une mauvaise gestion des coûts et une sous-utilisation des ressources peuvent entraîner l’annulation des projets, un dépassement de budget, voire une perte financière importante qui freine votre croissance.

Dans cet article, nous explorerons les principales causes des dépassements budgétaires en gestion de projet, les stratégies pour les prévenir et des solutions pratiques pour y remédier lorsqu’ils surviennent.

Dépassement budgétaire : définition et formule

Qu’est-ce qu’un dépassement budgétaire en gestion de projet ?

Un dépassement de coûts est généralement un coût imprévu ayant un impact négatif sur la rentabilité d’un projet. Lorsque le coût réel d’un projet dépasse son budget initial, on peut alors parler de dépassement budgétaire. 

Ce problème courant dans de nombreux secteurs est souvent causé par une mauvaise gestion, des changements inattendus dans la portée ou des prévisions inexactes. 

Certaines études montrent que 9 projets sur 10 à grande échelle subissent des dépassements, dont beaucoup atteignent 50% ou plus. 

Un exemple courant est celui du tunnel sous la Manche. Les coûts de construction ont dépassé 80% des prévisions, et ceux de financement 140%. 

Comme les revenus étaient deux fois inférieurs aux prévisions, le ROI du projet a été négatif, entraînant une perte de 17,8 milliards de dollars pour l’économie britannique.

Comment calculer le dépassement budgétaire d’un projet ?

Pour calculer le dépassement budgétaire d’un projet, il faut déterminer la différence entre ce que vous aviez prévu de dépenser et ce que vous dépensez réellement.

• Formule du dépassement budgétaire

Dépassement de coûts (en pourcentage) = {(Coût réel – Coût budgété)} x 100 / Coût budgété

• Exemple de dépassement budgétaire

Si le budget initial du projet était de 100 000 €, mais que le coût réel s’élève à 125 000 €, le calcul serait :

{(125 000 – 100 000) / 100 000} x 100 = 25 %

Le projet a dépassé son budget d’un quart (25 %) de ce qui était prévu initialement.

Ce pourcentage peut aider les parties prenantes à comprendre l’amplitude du dépassement des coûts et entreprendre des actions pour adresser ce qui a posé problème, comme une révision de budget prévisionnel, contrôler le scope du projet ou améliorer le process de suivi des coûts.

Croissance des coûts et dépassement budgétaire : quelles différences ?

Bien que ces termes soient souvent utilisés de manière interchangeable, ils ont des significations distinctes.

• Croissance des coûts : il s’agit de l’augmentation des coûts budgétés due à des décisions délibérées, comme une extension de la portée ou l’inflation.
• Dépassement de coûts : c’est le surcoût imprévu lorsque les coûts réels dépassent le budget final.

Si un projet démarre avec un budget de 1 million d’euros, augmente à 1 million 2 en raison de livrables additionnels mais a un coût total de 1 million 5, la croissance de coût est donc de 200 000€. Le dépassement de budget en revanche est de 300 000€.

La bonne nouvelle, c’est que les dépassements budgétaires peuvent être évités – parfois même corrigés. Pour cela, il faut néanmoins que les gestionnaires de projet et autres parties prenantes ont la possibilité d’identifier les problèmes déclencheurs de ces déviations budgétaires, qu’il s’agisse d’un changement de portée, un budget irréaliste, un manque de gestion de ressources ou simplement un manque de moyens techniques.

Cause n°1 : le changement de portée du projet

Selon un rapport du PMI , 52 % des projets ont connu une augmentation de leur portée l’année passée. Cela peut être dû à :

• des demandes supplémentaires de la part des clients ;
• des changements dans les priorités commerciales ;
• un manque de clarté sur les livrables dès le départ.

Par exemple, un client peut avoir commandé la création d’un site web basique mais demander au cours du projet l’intégration de fonctionnalités comme le e-commerce, et ce, sans prendre en compte les coûts additionnels d’une telle requête, ni les déviations temporelles.

Comment l’éviter

La meilleure façon d’éviter un changement de périmètre de projet est de formaliser des attentes claires dès le début, et de se conformer aux exigences préalablement évoquées et acceptées aussi fermement que possible.

Définissez clairement les livrables attendus et les échéances dans le planning de projet. 

Les présenter au client afin qu’il les signe est une façon de garder une trace de ce consentement et de mieux justifier les accommodations nécessaires en cas de demande supplémentaire et de faciliter la négociation. 

La mise en place d’un COPIL pour suivre le périmètre et approuver ou non les changements peut éviter de passer à côté de ces changements de trajectoire. 

Nous vous recommandons également de conduire des analyses de risques et d’y intégrer les potentiels changements de portées qui pourraient se produire. 

Pour rester pro-actif, optez pour un logiciel de gestion de projet qui notifie l’équipe en cas de déviation des coûts.

Comment le résoudre

Si un dépassement de périmètre a déjà eu lieu, prenez le temps de vous asseoir avec les parties prenantes concernées. Communiquez de manière excessive si nécessaire et engagez des discussions transparentes avec les clients pour gérer leurs attentes. 

Préparez-vous à d’éventuels compromis budgétaires : réaffecter des fonds ou demandez une augmentation pour couvrir les tâches supplémentaires. 

N’oubliez pas que les changements affectent les processus ; assurez-vous d’obtenir l’approbation du client pour prolonger les délais afin de maintenir les standards de qualité.

Cause n°2 : un budget irréaliste et un suivi insuffisant

Il vaut mieux prévenir que guérir, c’est pourquoi il est essentiel de commencer par une budgétisation de projet réaliste.

Le manque d’expérience ou l’absence de données historiques peuvent facilement conduire à un budget intenable. 

Les erreurs courantes incluent :

• ne pas analyser les données des projets passés pour identifier les schémas récurrents de retards ou les coûts cachés ;
• négliger la phase d’estimation des coûts du projet, ce qui entraîne des estimations inexactes.

Par exemple, un projet en régie sans suivi des coûts en temps réel pourrait ne pas tenir compte des heures non facturables, ce qui entraînerait une accumulation de temps de travail offert, passé inaperçu.

Comment l’éviter

Pour atténuer ces risques, il est essentiel de mettre en place une comptabilité de projet robuste. 

Implémentez une comptabilité de projet pour suivre des indicateurs clés tels que :

• le taux de charge : le pourcentage d’heures facturables par rapport au total des heures travaillées ;
• la gestion de la valeur acquise (ou Earned Value Management) : une méthode de prévision permettant d’évaluer si un projet est sur la bonne voie ;
• la variance à l’achèvement (VAC) : permet de prédire la variance des coûts à la fin du projet.

Vous devriez également utiliser des outils de suivi des coûts en temps réel et mettre en place un contrôle de gestion pour surveiller les dépenses, comme la sous-traitance, les achats et les coûts non facturables. 

Comment le résoudre

Si vous faites déjà face à un budget irréaliste, vous pouvez prendre deux mesures.

• Réorganiser la charge de travail : répartissez les tâches de manière plus efficace pour réduire les heures de travail tout en maintenant la qualité.

Stafiz vous permet de rééquilibrer la charge de vos collaborateurs en fonction d’une ou plusieurs compétences et de ses disponibilités.

• Optimiser l’utilisation des ressources : ajustez les équipes ou envisagez la sous-traitance pour réduire les coûts salariaux sans compromettre les résultats.

 

Internes, externes : travaillez sans distinctions 

 

Faire appel à des indépendants pour une courte durée peut être une façon de réduire les coûts alloués au positionnement d’un employé. 

Le risque d’un manque de fluidité dans la collaboration ne devrait pas vous empêcher de faire les bons choix dans votre planification de ressources.

Intégrez vos collaborateurs externe avec Stafiz

 

Cause n°3 : une mauvaise planification des ressources

Une gestion des ressources inadéquate peut entraîner des inefficacités, des retards et des coûts plus élevés. 

Cela découle souvent de 2 raisons principales : 

1. une absence de visibilité en temps réel sur la disponibilité des ressources,
2. une attribution de tâches à des membres d’équipe ne disposant pas des compétences nécessaires, ce qui provoque des retards.

Par exemple, un client peut exiger un consultant senior spécialisé dans un segment de marché de niche, comme la conformité réglementaire dans le secteur de la santé. 

Si l’entreprise échoue à prévoir avec précision la disponibilité de ce spécialiste, en tenant compte de ses engagements existants et des demandes imprévues des clients, cela peut entraîner des retards significatifs. Elle devra alors chercher un remplaçant adéquat en urgence, risquant de compromettre la qualité du service ou de devoir facturer un supplément pour une livraison accélérée.

De plus, si des consultants juniors sont affectés à des tâches nécessitant des compétences analytiques avancées ou des responsabilités en contact direct avec le client sans mentorat et soutien adéquats, cela peut aboutir à des livrables de moindre qualité, nuire à la confiance du client et porter atteinte à la réputation de l’entreprise.

 

Comment l’éviter

Utilisez des outils pour créer une planification des ressources basée sur des scénarios afin de prévoir les besoins en ressources et de gérer leur disponibilité. 

En comprenant l’impact potentiel de différents scénarios, vous pourrez prendre des décisions plus éclairées sur la manière d’allouer efficacement les ressources. Cela vous aidera à éviter les situations de sous-effectif ou de sureffectif, à optimiser les budgets et à garantir la disponibilité des bonnes ressources au bon moment.

Assurez-vous que les chefs de projet sont responsables de la mise à jour régulière des plannings de ressources et identifiez les pénuries de compétences pour les remonter à la direction. Cela permettra d’initier des actions de formation ou de recrutement adaptées.

Comment le résoudre

Si votre projet manque déjà de ressources, prenez des mesures rapidement. 

Réorganisez la charge de travail en répartissant les tâches en fonction des niveaux d’expertise des membres de l’équipe. 

Si nécessaire, faites appel à des freelances ou à des sous-traitants pour les tâches spécialisées.

Cause n°4 : l’absence d’outils appropriés

De nombreuses organisations utilisent des outils inadéquats, ce qui peut nuire à la productivité et entraîner des dépassements de coûts.

Par exemple, un cabinet de conseil en marketing pourrait utiliser un outil de gestion des tâches basique, en négligeant des fonctionnalités telles que le suivi des dépenses ou l’allocation des charges de travail. 

Cela peut facilement entraîner une facturation inadaptée ou des dépassements de budget.

Comment l’éviter

Définir les besoins dès le départ est la meilleure façon d’identifier les fonctionnalités clés nécessaires à votre équipe, comme le suivi du temps, le contrôle des coûts et la prévision.

Commencez par cartographier vos flux de travail types pour les projets. Quelles sont les étapes clés ? Quelles tâches sont impliquées ? Comment les membres de l’équipe collaborent-ils ? 

Classez les fonctionnalités par priorité : les incontournables, essentielles au succès de l’équipe (par exemple, suivi du temps, attribution des tâches, partage de fichiers), et les options secondaires qui amélioreraient l’efficacité sans être indispensables (par exemple, diagrammes de Gantt, rapports personnalisés).

Ensuite, comparez une gamme d’outils. Profitez des essais gratuits ou demandez des démonstrations pour tester les outils en direct. Créez un tableau comparatif pour évaluer les fonctionnalités des différents outils. Cela vous permettra d’identifier facilement ceux qui répondent le mieux à vos besoins.

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Obtenir un exemple de dossier d’évaluation et une vue d’ensemble des aspects à prendre en compte pour l’évaluation comparative.

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Lorsque vous êtes prêt, sélectionnez une petite équipe pour tester l’outil choisi et recueillez leurs retours avant de prendre une décision définitive.

Comment le résoudre

Malheureusement, il n’y a pas grand-chose à faire si vous avez choisi le mauvais outil, si ce n’est d’éviter de reproduire la même erreur. 

Testez de nouveaux outils sur des projets de plus petite envergure avant de les déployer sur des projets plus vastes. 

Mesurez toujours l’efficacité de l’outil après sa mise en place et recueillez les retours de l’équipe. 

Recherchez des outils comme Stafiz qui offrent des fonctionnalités robustes adaptées aux secteurs basés sur le travail en projets, garantissant un suivi des coûts en temps réel et une gestion efficace de la charge de travail dès le départ. 

De cette manière, vous pourrez prendre le contrôle et éviter ou corriger vos dépassements dès le début.

Les dépassements de coûts sont un défi important, mais ils peuvent être atténués grâce à une planification proactive, une communication efficace et des outils adaptés. 

Que vous soyez dans la construction, l’informatique ou les services professionnels, des solutions comme Stafiz peuvent vous aider à éviter ces écueils et à atteindre vos objectifs financiers.