¿Cómo hacer una previsión presupuestaria en la gestión de proyectos?
26 de marzo de 2025
No te decimos nada nuevo : el éxito de un proyecto se basa en diferentes criterios.
Se debe mantener un equilibrio entre el tiempo, el presupuesto y la gestión de la calidad de la producción para llevar a cabo su misión y cumplir con las expectativas de los clientes.
Para poner todas las posibilidades de tu lado, considera la posibilidad de integrar la previsión del presupuesto en el seguimiento financiero de tu proyecto .
¿Qué es la previsión presupuestaria?
Previsión presupuestaria: definición
✏️ Sinónimos:aterrizaje financiero, reforecast, proyección de aterrizaje
Laprevisión presupuestaria es el cálculo que ajusta las estimaciones presupuestarias teniendo en cuenta las tareas o tiempos realizados.
Calculada y actualizada automáticamente a través de una herramienta, la proyección de aterrizaje permite revisar las estimaciones de rentabilidad comparando el cronograma y el uso de los recursos con los objetivos del proyecto.
Esto significa que puede mantener un control proactivo de los gastos anticipando las desviaciones que podrían ser causadas por la planificación actual.
¿La ventaja? Tienes todas las claves en la mano para rectificar la trayectoria del proyecto y conseguir tus objetivos haciendo varios ajustes:
optimización de los recursos asignados a las tareas,
la toma de decisiones objetiva frente a la realidad sobre el terreno,
Revisión del presupuesto con el fin de aumentar los márgenes.
La importancia de la previsión presupuestaria en la gestión de proyectos
Cuando se trata de seguimiento de proyectos, los KPI a seguir son abundantes.
Entonces puede ser tentador dudar del valor de monitorear los márgenes en la previsión y temer un efecto contraproducente de un análisis excesivo.
Pero estamos aquí para asegurarle lo contrario.
Benefíciese de un mayor seguimiento de la rentabilidad del proyecto
Al recibir alertas de las próximas desviaciones, presta más atención al cronograma del proyecto.
💡 Dado que nadie es inmune a una mala estimación del presupuesto, esta comparación con los costos reales permite predecir cualquier escenario imprevisto (y sí, les sucede incluso a los mejores).
Su asignación de recursos flexible y óptima
El reforecasting no se detiene en la prevención de riesgos financieros: también se descartanlos riesgos temporales.
¿Quién está posicionado en qué tarea? ¿Está previsto que un empleado esencial esté en otro lugar? ¿Qué pasa con los roles: ¿puede un junior liberar el tiempo de un gerente?
Todas estas son preguntas que le permitiránajustar la carga de trabajoy los costos relacionados con los salarios y las tarifas diarias de sus equipos de proyecto.
Esto hace que sea más fácil detectar el consumo excesivo o las subestimaciones iniciales de los recursos.
Todo lo que tiene que hacer es ajustar la distribución de las tareas de personal de acuerdo con el progreso real del proyecto.
Una vez optimizada la ocupación de la capacidad, puede asegurarse de que los recursos podrán cumplir con los plazos de entrega.
Haga que las previsiones de ingresos sean más fiables
Al realizar un seguimiento de la tasa de finalización, la proyección de ingresos es más confiable.
💡 Para aprovechar esta fiabilidad, debe asegurarse de que su ERP informe todos los datos sobre el progreso del proyecto en tiempo real. Esto limita los errores de entrada y las horas extras para actualizar.
A continuación, se beneficia de informes financieros fiables que mejoran la visibilidad de sus previsiones sobre la situación general de la empresa y facilitan su contabilidad.
Esto le permite proporcionar un margen seguro para imprevistos y demostrar a sus clientes y socios que es un jugador de confianza.
¿Cómo calcular la previsión financiera de un proyecto?
La repredicción es poderosa. Pero su capacidad para garantizar su rentabilidad solo se compara con la complejidad de su cálculo, al final.
Descubra en los siguientes pasos cómo Stafiz facilita la maniobra, para obtener estimaciones precisas y seguras gracias a los datos.
Paso 1: Recopilar datos financieros
Para recopilar todos los datos relacionados con las fluctuaciones de costos, es esencial un ERP de gestión de proyectos.
Si está buscando una herramienta, o desea evaluar la idoneidad de la suya, asegúrese de que tenga las siguientes características.
Gestión del tiempo: entrada de tiempo, seguimiento en tiempo real, granularidad deseada (minuto, hora, día, semana, etc.), recordatorios de entrada de datos, sincronización con calendarios. Bonus: proceso de validación.
Gestión contable: entrada de costes, categorización de costes, imputación a diferentes recursos.
Presupuestación: presupuesto provisional y al día, sincronización con los costes, teniendo en cuenta los salarios.
Paso 2: Analizar el progreso
Una vez consolidados los datos, ¿cómo deben interpretarse los avances ?
Comience por calcular la tasa de finalización. Para ello, vaya a la página de seguimiento de la misión Stafiz, pestaña KPI. Dos métodos son entonces posibles.
Tasa de realización
El método de dotación de personal
Este método se utiliza para comparar los días ya completados con las previsiones de los días restantes.
📌 Fórmula: Días completados / (días completados + días planificados)
Este método es preferible cuando:
supervisa el rendimiento en relación con un compromiso comercial,
haces revisiones de la previsión del presupuesto o revisiones de fin de proyecto,
Desea identificar los excesos de presupuesto.
💬 Ejemplo "Habíamos planeado 100 días en el proyecto, consumimos el 90 → el 90% de avance"
Elija este enfoque para su gestión operativa.
El método Budget
En esta ocasión, los días trabajados están relacionados con los días presupuestados en el plan de producción.
📌 Fórmula:
Días Completados / Días Presupuestados
En su lugar, use este método si:
necesita una monitorización dinámica y continua,
desea ajustar la dotación de personal durante la asignación,
Tiene cambios frecuentes en la carga de trabajo.
Es la mejor opción para el seguimiento estratégico y financiero.
💬 Ejemplo:
"Hemos cumplido 60 días, quedan 20 días → un 75% de avance"
Solo podemos recomendarte que utilices Stafiz para realizar un seguimiento de laprevisión de tus proyectos.
Obtiene estos resultados en unos pocos clics, sin tener que configurar funciones complejas e increíbles en función de la fuente de datos.
Tabla comparativa de los dos métodos
Criterio
Método de presupuesto
Método de dotación de personal
Fórmula
Días Completados / Días Presupuestados
Días completados / (días completados + días planificados)
Visión
Objetivo fijo a alcanzar
Visión dinámica y actualizada
Uso
Seguimiento del compromiso inicial
Gestión operativa en tiempo real
Indicador de rebasamiento
Fácil de leer
Menos legible
Capacidad de respuesta al cambio
No es muy sensible
Altamente receptivo
Gestión de proyectos muy largos
Menos adecuado (referencia fija)
Adaptado (reevaluación continua)
Relevancia para el cliente
Muy claro para los informes de los clientes
Menos relevante sin explicaciones
Paso 3: Identificar y analizar las brechas
La comparación entre la tasa de finalización y los objetivos iniciales permite identificar las diferencias en la rentabilidad.
💡 Por lo tanto, una tasa de finalización del 0% indica que se respeta el objetivo de rentabilidad previsto en el presupuesto.
Por lo tanto, una ligera variación en torno a 0 no es alarmante, ya sea negativa o positiva.
Analizar una tasa de finalización negativa
Si tu tasa actual es de -10%, eres un 10% menos rentable en esta misión de lo que esperabas.
Sin embargo, una tasa igual o inferior al -20% implica que la misión cuesta más de lo esperado. Por lo tanto, debe completarse rápidamente, o se debe exigir un ajuste del presupuesto o de los plazos.
Analizar una tasa de finalización positiva
Si tu tarifa actual es del 20%, eres un 20% más rentable en esta misión de lo esperado, ¡bien hecho!
Por otro lado, una tasa superior al 30% es seguramente demasiado buena para ser verdad.
Es común que falte personal, por lo que el sistema piensa que no hay más trabajo planificado y sobreestima artificialmente el rendimiento.
Compruebe si la planificación de recursos está actualizada.
Paso 4: Actualizar el pronóstico
Ahora que se han identificado las discrepancias, es hora de pasar a las acciones correctivas.
Por ejemplo, puede modificar las asignaciones de personal en caso de sobrecarga o falta de carga.
⚠️ Es imperativo medir el impacto de estos cambios en sus márgenes y costos antes de validar su decisión.
Para ello, puedes utilizar el Constructor de Escenarios de Stafiz.
La herramienta de escenario ofrece una selección de perfiles relevantes. Puede seleccionar varios para explorar todas las opciones posibles.
La calculadora muestra los resultados del mejor de los casos en función de los objetivos de tiempo y margen.
¡Convierta este escenario en una planificación real! Con un solo clic, programe las asignaciones de recursos sugeridas. Puede editar ciertas propiedades, excluyendo ciertos recursos de la programación final si lo desea.
Paso 5: Verificaciones finales
Al igual que la mente humana, la tecnología puede tener sus propias limitaciones.
Solo los elementos puestos a su disposición serán procesados por el software. Así que recuerda comprobar si se han tenido en cuenta determinados eventos o información.
El caso de los descuentos para clientes
En caso de negociaciones o un gesto comercial, podría ofrecer una reducción en el precio de venta original del proyecto.
Recuerde indicarlo en su sistema para actualizar la previsión del presupuesto. De esta manera, la facturación proyectada se reducirá en consecuencia.
Stafiz te permite registrar estos descuentos directamente en la pestaña de facturas: ¡el cálculo es automático!
Consultar márgenes y costes
Antes de elaborar su informe financiero, preste atención a la consideración adecuada de los costos por parte de su herramienta. Si los datos de personal no están vinculados a sus datos financieros, es posible que el margen no tenga en cuenta la realidad de las ganancias.
Sin sincronización entre sus diferentes herramientas, deberá pensar en agregar todos los ajustes relacionados con los costos del proyecto.
Por lo tanto, en caso de ausencia o ajuste de horarios, se deben informar los costos salariales.
Paso 6: Hacer un informe final
La previsión financiera es un indicador rico en perspectivas, y que será de interés para los diversos actores del proyecto.
Como resultado, es interesante hacer un informe resumido de los costos e ingresos realmente generados en una tarea.
💡 Desde Stafiz, puedes exportar fácilmente estos datos en la pestaña de informes.
Puedes repetir esta acción tantas veces como necesites, dependiendo del ritmo de tus reuniones de seguimiento : semanales, mensuales, en fase de proyecto o incluso diarias si es necesario.
La previsión del presupuesto evita sorpresas desagradables, mejora la rentabilidad y facilita la gestión proactiva de los proyectos.
Es una palanca esencial para garantizar el éxito financiero y operativo de sus misiones.
Sin embargo, sus fórmulas son complejas y dependen de una cantidad cada vez mayor de datos. Por lo tanto, es esencial equiparse en consecuencia, por ejemplo, optando por una herramienta como Stafiz para vincular su gestión financiera a la planificación de su proyecto.
¿Cuál es la diferencia entre un presupuesto y una previsión?
El presupuesto es una previsión inicial de gastos e ingresos para un proyecto o periodo determinado. Sirve como punto de referencia para el seguimiento financiero.
La previsión es una revisión actualizada de estas previsiones, basada en datos reales y tendencias observadas durante el proyecto. Permite ajustar el presupuesto inicial para reflejar la realidad.
¿Cuáles son las herramientas y el software para facilitar la previsión del presupuesto?
Varias herramientas y software pueden facilitar la previsión del presupuesto.
Hojas de cálculo (Excel, Google Sheets): para el seguimiento y análisis de datos financieros.
Software de gestión de proyectos: para el seguimiento de costes y recursos.
Software de Business Intelligence (BI): para el análisis y la visualización de datos.
Software de gestión financiera (ERP): para una visión global de la situación financiera de la empresa.
La ventaja de un ERP de gestión de proyectos como Stafiz es que se adapta más a los temas de negocio de las empresas de consultoría o de servicios informáticos.
¿Cuál es la diferencia entre un presupuesto, una previsión y una nueva previsión?
El presupuesto es la previsión inicial.
El pronóstico es una actualización periódica del pronóstico, basado en los datos actuales.
El repronóstico es una revisión más exhaustiva del pronóstico, que generalmente se lleva a cabo en caso de cambios significativos.
En resumen, el presupuesto es el punto de partida, el pronóstico es el ajuste a lo largo del camino y el repronóstico es la revisión en profundidad.
Preguntas:
El presupuesto es una previsión inicial de gastos e ingresos para un proyecto o periodo determinado. Sirve como punto de referencia para el seguimiento financiero.
La previsión es una revisión actualizada de estas previsiones, basada en datos reales y tendencias observadas durante el proyecto. Permite ajustar el presupuesto inicial para reflejar la realidad.
Varias herramientas y software pueden facilitar la previsión del presupuesto.
Hojas de cálculo (Excel, Google Sheets): para el seguimiento y análisis de datos financieros.
Software de gestión de proyectos: para el seguimiento de costes y recursos.
Software de Business Intelligence (BI): para el análisis y la visualización de datos.
Software de gestión financiera (ERP): para una visión global de la situación financiera de la empresa.
La ventaja de un ERP de gestión de proyectos como Stafiz es que se adapta más a los temas de negocio de las empresas de consultoría o de servicios informáticos.
El presupuesto es la previsión inicial.
El pronóstico es una actualización periódica del pronóstico, basado en los datos actuales.
El repronóstico es una revisión más exhaustiva del pronóstico, que generalmente se lleva a cabo en caso de cambios significativos.
En resumen, el presupuesto es el punto de partida, el pronóstico es el ajuste a lo largo del camino y el repronóstico es la revisión en profundidad.
