Die besten Projektverfolgungstools im Jahr 2025 (Vergleich)

Es gibt kein "bestes" universelles Tool zur Projektverfolgung, sondern Lösungen, die an Ihre Branche angepasst sind: Jira für die IT-Entwicklung, Adobe Workfront für Kreativagenturen und Stafiz für Dienstleistungsunternehmen.

Die Wahl der besten Projektverfolgungssoftware hängt in erster Linie von Ihren Geschäftsprioritäten ab. Sie möchten keine Zeit mehr mit unnötigen Meetings verschwenden? Sie wollen die Margen Ihres Projektportfolios optimieren? Müssen Sie Ihren Ressourcenbedarf in Echtzeit antizipieren ? Jedes Problem kann sein ideales Werkzeug finden.

Dieser Artikel bietet eine Klassifizierung nach funktionaler Ausrichtung und nach Tätigkeitsbereichen. Das Ziel: Ihnen dabei zu helfen, die Lösung zu finden, die am besten zu Ihren Prozessen passt, ohne die Software zu vervielfachen oder Ihre Daten zu verstreuen.

Kategorisierung der Projektmonitoring-Tools nach funktionaler Ausrichtung

Die Wahl einer Software zur Überwachung kollaborativer Projekte hängt vor allem von Ihren Prioritäten ab: Zusammenarbeit, Multiprojektmanagement oder Finanzmanagement.

Projektüberwachungstools für die kollaborative Überwachung

Begriff

Notion ist ein All-in-One-Arbeitsbereich für die Zentralisierung von Dokumenten, Notizen und Aufgaben.

Ideal als Projektüberwachungssoftware für KMU oder für interne Projekte, zeigt sie schnell und in Echtzeit ihre Grenzen für Budget und Rentabilität auf.

Bienenkorb

Hive bietet Kanban-, Gantt-, Zeitleisten- und Portfolioansichten mit Echtzeit-Dashboards. Seine erweiterten Funktionen (Zeit, Ressourcen, Analysen) erfordern kostenpflichtige Module, was es teurer macht als integrierte Plattformen wie Stafiz oder Productive.io.

Freedcamp

Freedcamp verführt mit seinem Freemium-Angebot mit unbegrenzten Projekten, ideal für kleine Teams. Es umfasst die Verfolgung von Meilensteinen, Fristen, Tagesordnung, Zeit und integriertem Messaging, bleibt aber für komplexe Anforderungen begrenzt.

Überwachungsinstrumente mit Schwerpunkt auf Finanz- und Ressourcenmanagement

Da Projekte immer komplexer werden, ist die Projektverfolgung mit mehreren Projekten nicht mehr auf Aufgaben oder Lieferbestandteile beschränkt. Viele Dienstleistungsunternehmen (IT-Dienstleistungsunternehmen, Beratungsunternehmen, Agenturen, Personalfirmen, Integratoren usw.) verwenden jedoch immer noch verstreute Tools: Excel für die Zeit, ein CRM für den Pre-Sales, eine andere Software für Einkäufe und Ausgaben usw. Diese Fragmentierung der Informationen erschwert die Überwachung des Budgets in Echtzeit.

Darüber hinaus gibt es Gefahren: Änderungen des vom Kunden gewünschten Umfangs, Hinzufügen von Aufgaben, die neue Kosten verursachen, Abgänge oder Neuzuweisungen von Talenten, Änderungen in internen ADRs. Ohne eine Prognoseansicht oder dedizierte Warnungen werden Umleitungen zu spät erkannt.

Wie können Sie ohne ein Echtzeit-Projektverfolgungstool eine Entscheidung treffen oder schnell reagieren? 

Stafiz, die All-in-One-Steuerungslösung

Stafiz ist eine All-in-One-Lösung, die in 3 Bausteine unterteilt ist: Personalmanagement, Projektmanagement und Aktivitätsmanagement.

In Bezug auf die Projektüberwachung ermöglicht Stafiz:

• Echtzeit-Überwachung von geplanten und abgeschlossenen Ergebnissen (Gebühren, Kosten, Leistungen);
• vollständige Transparenz über den Fortschritt und die Prognose am Ende des Projekts ;
• ein Warnsystem zur schnellen Aufdeckung von Missbräuchen;
• Integriertes Finanzmanagement: Margen, Rechnungsstellung, Cashflow.

Vergleich der Abweichungen zwischen Plan- und Istzeiten in Stafiz

Stafiz bietet weitere Funktionen für die Personalverwaltung und die Finanzüberwachung: 

• erweiterte und automatisierte Besetzung mit Profil-/Projektabgleich;
• Vorbesetzung, sobald sich die kommerzielle Gelegenheit ergibt, um den Bedarf zu antizipieren;
• Vorschläge und Szenarien zur Optimierung der Talentallokation.
• Überwachung der Auslastung und Analyse der aufgewendeten Zeit zur Maximierung der Produktivität;
• Überwachung der vorläufigen Fortschritte, die während der Mission angepasst werden müssen;
• Integriertes Finanzmanagement: Margen, Rechnungsstellung, Cashflow.

Dank seiner interaktiven Dashboards bietet Stafiz Dienstleistungsunternehmen einen vollständigen Einblick in ihre Leistung und Rentabilität und ermöglicht gleichzeitig eine schnelle und dokumentierte Entscheidungsfindung.

Productive.io

⚙️ Hauptmerkmale

• Zeiterfassung.
• Berechnung der Rentabilität und der Margen des Projekts.
• Überwachung des vorläufigen vs. tatsächlichen Budgets.
• Integrierte Rechnungsstellung.

Productive.io ist ideal für Agenturen und Beratungsunternehmen, da es Zeitaufwand, Budgets und Rechnungsstellung in einem einzigen Fluss verbindet.

Planisware Orchester

⚙️ Hauptmerkmale

• Projektportfoliomanagement (PPM) mit Multiprojektkonsolidierung.
• Was-wäre-wenn-Szenarien, um die Auswirkungen von Entscheidungen zu simulieren.
• Verfolgung von Kosten, Budgets und Ausgaben (CAPEX/OPEX).

Planisware Orchestra ist die leichtere und leichter zugängliche Version von Planisware Enterprise. Schlüsselfertiger und an VSMEs angepasst, aber die Implementierung bleibt umständlich und anspruchsvoll.

Accelo 

⚙️ Hauptmerkmale

• Vollständiger Workflow vom Angebot bis zur Kasse.
• Integrierte Kundenabrechnung und Umsatzprognosen.
• Projektüberwachung angebunden an das CRM für eine kundenorientierte Steuerung.

Diese PSA-Software eignet sich für Dienstleistungsunternehmen, die ihren Projektlebenszyklus automatisieren möchten. Amerikanische Software mit sehr hohen Preisen, deren Einführung durch ein europäisches Unternehmen begrenzt sein wird.

Celoxis 

⚙️ Hauptmerkmale

• Erweiterte Berichterstattung und anpassbare Dashboards.
• Verfolgung von prognostizierten und tatsächlichen Margen, Gewinnen und Umsätzen.
• Zentralisiertes Multiprojekt- und Portfoliomanagement.
• Echtzeit-Zeiterfassung und Umsatzplanung.

Sein fortschrittliches Reporting und Margen-/Gewinnmanagement machen es zu einem Werkzeug der Wahl für CFOs und PMOs, die die Rentabilität optimieren möchten.

Welche Projektüberwachungssoftware sollten Sie für Ihre Branche wählen?

Beste Projektverfolgungssoftware für die Beratung

Beratungsunternehmen müssen die Personalbesetzung und Rentabilität bei einer Vielzahl von Aufträgen optimieren: auf Zeit- und Kostenbasis, auf Festpreisbasis oder verteilt auf mehrere Kunden.

💻 Bedürfnisse

• Überwachung der Personalbesetzung (Auslastung, Verfügbarkeit, Prognosen, Auftragsvergabe).
• Nachverfolgung der geplanten vs. realisierten Ergebnisse (Zeit, Kosten, Leistungen).
• Finanzmanagement und Rentabilität : Margen, Rechnungsstellung, Cashflow.
• Multiprojekt-Reporting (pro Berater, pro BU, pro Kunde).

Beste Projektverfolgungssoftware für Agenturen

Agenturen müssen mit mehreren Kunden, Kampagnen mit engen Fristen und einer kreativen Produktion jonglieren, die viel Hin und Her erzeugt. Sie müssen die Kontrolle über Budgets und Margen behalten, ohne sich in der Verwaltung zu verzetteln.

💻Bedürfnisse

• Verfolgen Sie Budgets nach Kampagne und Kunde.
• Verwaltung von kreativen Aufgaben und Ergebnissen (Versionen, Genehmigungen, Fristen).
• Rechnungsstellung und Nachverfolgung von Angeboten vs. realisiert.
• Einblick in die Rentabilität der Kunden und die Auslastung des Teams.

Hier ist unsere feine Auswahl an Projektüberwachungstools, die an Agenturen angepasst sind.

Adobe Workfront

⚙️ Hauptmerkmale

• Nachverfolgung von Anfragen, Aufgaben, kreativen Ergebnissen.
• Verwaltung von Revisionen und Validierungen.
• Zeitaufwand und kreatives Team-Tracking.

Es wurde für kreative Hochgeschwindigkeits-Workflows entwickelt, lässt sich in die Adobe-Suite integrieren, zentralisiert Überprüfungen, Genehmigungen und Kundenfeedback und verfolgt die von Kreativteams aufgewendete Zeit.

Synergist

⚙️ Hauptmerkmale

• Finanz- und Margenüberwachung nach Kunde/Projekt.
• Multiprojekt-Agenturmanagement.
• Berichte zur Mitarbeitereffizienz.

Eine britische Software, die sich an rentabilitätsorientierte Agenturen richtet, verfolgt genau Angebots-/Ist-Abweichungen, Auslastungsrate und liefert Finanzberichte nach Kunden und Mitarbeitern, um die Ressourcenzuweisung zu optimieren.

➡️ Alternative Werkzeuge: Workamajig, Stafiz.

Beste Software zur IT-Projektverfolgung

ESNs und Entwicklungsunternehmen müssen zwischen der Suche nach Talenten, technischen Projekten und der Optimierung der Auslastung jonglieren. Ihre Priorität: die Reduzierung der Vergabe von Aufträgen, die Maximierung der Rentabilität und die Gewährleistung der Kundenzufriedenheit durch eine strenge Überwachung von Tickets und Leistungen.

💻 Bedürfnisse

• Überwachung der TACE und der Auslastung zur Optimierung der Vergabe von Aufträgen.
• Support- und Ticket-Management.
• Verfolgung von Aufgaben, Ergebnissen und Fortschritten.

Jira (Englisch)

⚙️ Hauptmerkmale

• Backlog-Management und Aufgabenorganisation.
• Agiles Tracking über Sprints und Burndown-Charts.
• Ticket- und Bug-Management.
• Dashboards für die Projektüberwachung.

Als Maßstab für agile Entwicklung liegt die Stärke von Jira in seiner Fähigkeit, die Arbeit im agilen Modus zu strukturieren.

Stafiz für IT-Dienstleistungsunternehmen

⚙️ Hauptmerkmale

• Suchmaschine für Profile nach Fähigkeiten, Erfahrung oder Rolle, CV-Integrationen.
• Pre-Staffing ab der Pre-Sales-Phase, um die kommerziellen Angebote zu füttern.
• Verwaltung von Ratingagenturen (automatische Erinnerungen an den Eintritt und vorläufige Sicht).
• Echtzeit-Rentabilitätsüberwachung nach Mission, Team oder Kunde.
• Automatisierte Rechnungsstellung (Vorbereitung, automatische Erinnerungen an unbezahlte Rechnungen).
• Kontrolle der fakturierten vs. abgeschlossenen Produktion.
• Native Integrationen und APIs.

Beste Projektverfolgungssoftware für Architekturbüros

Architekturbüros verwalten lange und phasenweise Projekte (Entwurf, Studien, Baustellen), bei denen sich jeder Meilenstein auf das Budget und den Zeitplan auswirkt.

💻Bedürfnisse

• Begleitung der Projektphasen (Planung, Studien, Baustelle).
• Überwachung der Budgets und des Fortschritts nach Phasen.
• Verfolgung von abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden.
• Finanzmanagement und Margen pro Kunde/Projekt.

BQE-Kern

⚙️ Hauptmerkmale

• Verfolgen Sie Zeit, Budgets und Ressourcen nach Projektphase.
• Integriertes Abrechnungs- und Inkassomanagement.
• Detaillierte analytische Berichte (Rentabilität nach Projekt, Kunde, Mitarbeiter).

BQE Core hilft Unternehmen, die operative Überwachung mit der finanziellen Leistung zu verbinden. Manager haben einen klaren Überblick über die Rentabilität von Projekten und können besser zwischen abrechenbar und nicht abrechenbar vermitteln.

ArchSchreibtisch

⚙️ Hauptmerkmale

• Komplette Betreuung von Architektur- und Bauprojekten.
• Kontrolle der Kosten in Bezug auf Material, Arbeit und Subunternehmer.
• Verwaltung der wichtigsten Meilensteine: Pläne, Berechtigungen, Ausführungsphasen.

Es wurde für Architektur und Bauwesen entwickelt und verfolgt in Echtzeit die Meilensteine, Kosten und Ressourcen des Standorts (Pläne, Materialien, Arbeit). Es ermöglicht es, Budgetabweichungen zu antizipieren und die Kosten unter Kontrolle zu halten.

➡️ Alternative Werkzeuge: Monographie, Deltek.

Beste Projektverfolgungssoftware für die Außendienstindustrie

Im Baugewerbe und in der Industrie sind Projekte (Baustellen, Fabriken, Pipelines usw.) komplex, mit vielen Meilensteinen, vielen regulatorischen Einschränkungen und erheblichen CAPEX/OPEX-Budgets.

💻 Bedürfnisse

• Nachverfolgung von Meilensteinen und Feldergebnissen.
• Qualitätsüberwachung und Compliance (Kontrollen, Audits).
• CAPEX/OPEX-Kosten- und Budgetüberwachung.
• Mobile Zusammenarbeit für Teams vor Ort.

Procore

⚙️ Hauptmerkmale

• Überwachung von Baustellen mit Verwaltung von Meilensteinen und Leistungen.
• Tools zur Compliance- und Qualitätsüberwachung.
• Zusammenarbeit im Außendienst in Echtzeit über mobile Apps.

Es wurde für das Bauwesen entwickelt, zentralisiert Standortdaten, verfolgt Meilensteine, Ergebnisse, Compliance und Qualität und erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Außendienst und Büros in Echtzeit.

EcoSys (Sechseck) 

⚙️ Hauptmerkmale

• Detaillierte Überwachung der CAPEX/OPEX-Kosten und -Budgets.
• Planung und Management von industriellen Großprojekten.
• Integration mit Engineering- und Ausführungsdaten.

EcoSys richtet sich an Akteure im Bereich Engineering und Infrastruktur: Raffinerien, Pipelines, Kraftwerke usw. Durch die erweiterte Kontrolle von Kosten und Zeitplänen hilft es Unternehmen, komplexe Projekte mit einer konsolidierten Finanzvision zu verwalten.

➡️ Alternative Tools : Autodesk Construction Cloud, Fieldwire, Aconex.

Die beste Projektverfolgungssoftware für professionelle Dienstleistungen

Zu den professionellen Dienstleistungen gehören Softwarehersteller, Integratoren und Technologieberatungsunternehmen. Sie müssen die Belastung der Teams ausgleichen, Kosten verfolgen und wiederkehrende Einnahmen antizipieren.

💻 Bedürfnisse

• Überwachung der geplanten vs. tatsächlichen Kosten nach Projekten.
• Ressourcenüberwachung (Besetzung mehrerer Projekte).
• Management wiederkehrender Einnahmen (SaaS, T&M, Paket).
• Überwachung von Projektmargen und Cashflow-Prognosen.

Replicon PSA

⚙️ Hauptmerkmale

• Zeiterfassung und Teamplanung.
• Projektnachverfolgung in mehreren Teams mit finanzieller Konsolidierung.
• Verwaltung von Rechnungsstellung, Margen und HR-Compliance.

Replicon PSA zeichnet sich durch ein Echtzeit-Zeit- und Kostenmanagement aus und bietet Dienstleistungsunternehmen eine klare Konsolidierung.

Atera 

⚙️ Hauptmerkmale

• IT-Projektverfolgung, Ticketmanagement und integrierte Rechnungsstellung.
• Verfolgung von SLAs (Service Level Agreements) und abrechenbaren Ausgaben.
• Geeignet für Managed Services Unternehmen (MSPs).

Es ist auf MSPs spezialisiert und kombiniert IT-Projektüberwachung, Tickets, Rechnungsstellung und SLAs, um die Servicequalität und Rentabilität zu gewährleisten.

➡️ Alternative Tools : Autodesk Construction Cloud, Fieldwire, Aconex.

Wie wählt man ein Projektüberwachungstool aus?

Welches Tool das richtige ist , hängt in erster Linie von Ihren Prioritäten ab: Arbeitsbelastung, Aufstieg, Finanzen, Zusammenarbeit oder organisatorische Komplexität. Anstatt das "vollständigste" auf dem Papier auszuwählen, ist es wichtig, die Funktionen zu identifizieren, die sich direkt auf Ihre Margen und Ihre Effizienz auswirken. 

Hier sind die wichtigsten Kriterien, die Sie sich ansehen sollten.

Lastbezogene Merkmale

Software zur Verfolgung der Projektauslastung stellt sicher, dass Projekte zur richtigen Zeit über die richtigen Ressourcen verfügen.

⚙️ Funktionen, auf die Sie achten sollten

• Differenz zwischen geplanter und tatsächlicher Auslastung.
• Anpassungen während des Projekts, um Überlastungen zu vermeiden.
• Optimierung der TACE und Überwachung der Auslastung.
• Management der sich entwickelnden Verfügbarkeit (unter Berücksichtigung von CRM-Möglichkeiten, neuen Projekten, Abwesenheiten).

Überwachung des Projektfortschritts

Software zur Überwachung des Projektfortschritts ist unerlässlich, um Kunden zu beruhigen, wichtige Schritte zu validieren und Abweichungen zu vermeiden.

⚙️ Funktionen, auf die Sie achten sollten

• Nachverfolgung der zugewiesenen und erledigten Aufgaben.
• Berechnung des Gesamtprozentsatzes des Fortschritts.
• Nachverfolgung der Ergebnisse mit Kundenvalidierung.
• Einhaltung von Fristen und Verwaltung von Meilensteinen.

Finanzielle Begleitung des Projekts

Das Finanzmanagement stellt sicher, dass das Budget eingehalten wird, Projektabweichungen vermieden werden und profitabel bleibt.

⚙️ Funktionen, auf die Sie achten sollten

• Kostenverfolgung (intern und extern).
• Spesenmanagement (Einkauf, Untervergabe, Reisen).
• Prognose, um die Risiken von Budgetabweichungen zu antizipieren.
• Cashflow-Vision: Margen, Rechnungsstellung, Cashflow.

Funktionen für die Zusammenarbeit

Auf der Seite der Zusammenarbeit werden einige Funktionen als selbstverständlich angesehen. Aus Sicht der Zusammenarbeit sind jedoch nicht alle Tools gleich. 

⚙️ Funktionen, auf die Sie achten sollten

• Verwaltung von Zugriffsrechten und Sichtbarkeitsstufen;
• Zentralisierter Austausch wichtiger Informationen;
• Ressourcenzuweisung und -umverteilung;
• Multiprojektmanagement und PPM (Projektportfoliomanagement);
• Kommentare, Erwähnungen und Benachrichtigungen.

Bedarf entsprechend der organisatorischen Komplexität

Je komplexer die Organisation eines Projekts, desto fortschrittlichere Strukturierungs- und Konsolidierungsfunktionen muss das Monitoring-Tool integrieren.

⚙️ Funktionen, auf die Sie achten sollten

• Hierarchisches Management: Programme, Projekte und Teilprojekte.
• Datensegmentierung und -konsolidierung.
• Zeiterfassung (mit angepasster Granularität).
• Aufschlüsselung und Umverteilung des Umsatzes nach BU oder Team.

Welches Projektmanagement-Tool soll man im Jahr 2025 wählen?

Die Anforderungen jedes Unternehmens ändern sich je nach Größe, Branche und Funktionsanforderungen dramatisch. Ein Beratungsunternehmen hat nicht die gleichen Probleme wie eine Kreativagentur oder ein IT-Dienstleistungsunternehmen. Traditionelle Tools (Excel, kollaborative Lösungen) stoßen oft an ihre Grenzen: Sie bieten keine Prognosevision, keine genaue Finanzüberwachung oder die Möglichkeit, die Personalbesetzung in Echtzeit anzupassen.

Es ist daher wichtig, von Ihrem Hauptbedürfnis auszugehen: Reduzierung der Verträge, Einhaltung von Fristen, Steigerung der Rentabilität, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften... Kurz gesagt: Es gibt nicht den einen Gewinner, sondern ein Tool, das auf Ihre Branche und Ihre Prioritäten zugeschnitten ist. Die richtige Wahl ist eine, die Ihre Prozesse vereinfacht und gleichzeitig Ihre Rentabilität und Transparenz verbessert.