Las mejores herramientas de seguimiento de proyectos en 2025 (comparación)

No existe la "mejor" herramienta universal de seguimiento de proyectos, sino soluciones adaptadas a su sector de actividad : Jira para el desarrollo de TI, Adobe Workfront para agencias creativas y Stafiz para empresas de servicios.

La elección del mejor software de seguimiento de proyectos depende ante todo de las prioridades de su negocio. ¿No quieres perder más tiempo en reuniones innecesarias? ¿Quieres optimizar los márgenes de tu cartera de proyectos? ¿Necesita anticiparse a sus necesidades de recursos en tiempo real? Cada problema puede encontrar su herramienta ideal.

Este artículo ofrece una clasificación por orientación funcional y por sector de actividad. El objetivo: ayudarte a identificar la solución que mejor se adapte a tus procesos, sin multiplicar el software ni dispersar tus datos.

Categorización de herramientas de seguimiento de proyectos por orientación funcional

La elección de un software de seguimiento de proyectos colaborativos depende sobre todo de sus prioridades: colaboración, gestión de múltiples proyectos o gestión financiera.

Herramientas de monitoreo de proyectos para monitoreo colaborativo

Noción

Notion es un espacio de trabajo todo en uno para centralizar documentos, notas y tareas.

Ideal como software de seguimiento de proyectos para pymes o para proyectos internos, muestra rápidamente sus límites de presupuesto y rentabilidad en tiempo real.

Colmena

Hive ofrece vistas Kanban, Gantt, Timeline y Portfolio con paneles en tiempo real. Sus funciones avanzadas (tiempo, recursos, análisis) requieren módulos pagos, lo que lo hace más caro que las plataformas integradas como Stafiz o Productive.io.

Freedcamp

Freedcamp seduce con su oferta freemium con proyectos ilimitados, ideal para equipos pequeños. Incluye el seguimiento de hitos, plazos, agenda, tiempo y mensajes integrados, pero sigue siendo limitado para necesidades complejas.

Herramientas de monitoreo enfocadas en la gestión financiera y de recursos

A medida que los proyectos se vuelven más complejos, el seguimiento de proyectos de varios proyectos ya no se limita a tareas o entregables. Sin embargo, muchas empresas de servicios (empresas de servicios informáticos, consultoras, agencias, empresas de RRHH, integradores, etc.) siguen utilizando herramientas dispersas: Excel para el tiempo, un CRM para la preventa, otro software para compras y gastos, etc. Esta fragmentación de la información dificulta el seguimiento del presupuesto en tiempo real.

Además, están los peligros: cambios en el perímetro solicitado por el cliente, adición de tareas generadoras de nuevos costes, salidas o reasignación de talento, evolución de ADR Interno. Sin una vista de pronóstico o alertas dedicadas, los desvíos se detectan demasiado tarde.

Sin una herramienta de seguimiento de proyectos en tiempo real, ¿cómo puede tomar una decisión o reaccionar rápidamente? 

Stafiz, la solución de control todo en uno

Stafiz es una solución todo en uno organizada en 3 ladrillos: gestión de personal, gestión de proyectos y gestión de actividades.

En términos de seguimiento de proyectos, Stafiz permite:

• monitoreo en tiempo real planificado vs. completado (cargos, costos, entregables);
• visibilidad completa del progreso y la previsión al final del proyecto ;
• un sistema de alerta para detectar rápidamente los abusos;
• Gestión financiera integrada: márgenes, facturación, flujo de caja.

Comparación de las desviaciones entre los tiempos planificados y reales en Stafiz

Stafiz ofrece otras funciones para la gestión del personal y el seguimiento financiero: 

• dotación de personal avanzada y automatizada con coincidencia de perfiles/proyectos;
• predotación de personal tan pronto como surja la oportunidad comercial para anticipar las necesidades;
• Sugerencias y escenarios para optimizar la asignación de talento.
• monitoreo de la tasa de carga y análisis del tiempo empleado para maximizar la productividad;
• seguimiento de los progresos provisionales para ajustarlos durante la misión;
• Gestión financiera integrada: márgenes, facturación, flujo de caja.

Gracias a sus cuadros de mando interactivos, Stafiz ofrece a las empresas de servicios una visibilidad completa de su rendimiento y rentabilidad, al tiempo que facilita una toma de decisiones rápida y documentada.

Productive.io

⚙️ Características principales

• Seguimiento del tiempo.
• Cálculo de rentabilidad y márgenes del proyecto.
• Seguimiento del presupuesto provisional frente al presupuesto real.
• Facturación integrada.

Productive.io es ideal para agencias y consultoras, ya que conecta el tiempo dedicado, los presupuestos y la facturación en un solo flujo.

Orquesta de Planisware

⚙️ Características principales

• Gestión de la cartera de proyectos (PPM) con consolidación de múltiples proyectos.
• Escenarios hipotéticos para simular el impacto de las decisiones.
• Seguimiento de costes, presupuestos y gastos (CAPEX/OPEX).

Planisware Orchestra es la versión más ligera y accesible de Planisware Enterprise. Más llave en mano y adaptada a las VSMEs, pero su implementación sigue siendo engorrosa y exigente.

Accelo 

⚙️ Características principales

• Flujo de trabajo completo desde la cotización hasta el efectivo.
• Facturación integrada de clientes y previsión de ingresos.
• Seguimiento de proyectos conectado al CRM para una gestión orientada al cliente.

Este software PSA es adecuado para empresas de servicios que desean automatizar el ciclo de vida de sus proyectos. Software americano con precios muy elevados, su adopción por parte de una empresa europea será limitada.

Celoxis 

⚙️ Características principales

• Informes avanzados y paneles personalizables.
• Seguimiento de márgenes, ganancias e ingresos proyectados frente a los reales.
• Gestión centralizada de múltiples proyectos y carteras.
• Seguimiento en tiempo real y planificación de ingresos.

Sus informes avanzados y su gestión de márgenes/beneficios lo convierten en una herramienta de elección para los directores financieros y las PMO que buscan optimizar la rentabilidad.

¿Qué software de monitoreo de proyectos elegir según su industria?

El mejor software de seguimiento de proyectos para consultoría

Las empresas de consultoría deben optimizar la dotación de personal y la rentabilidad en una variedad de tareas: en función del tiempo y el costo, a precio fijo o repartidas entre varios clientes.

💻 Necesidades

• Seguimiento de la dotación de personal (carga, disponibilidad, previsiones, intercontrato).
• Seguimiento de lo planificado vs realizado (tiempo, gastos, entregables).
• Gestión financiera y rentabilidad : márgenes, facturación, flujo de caja.
• Informes de varios proyectos (por consultor, por unidad de negocio, por cliente).

El mejor software de seguimiento de proyectos para agencias

Las agencias tienen que hacer malabarismos con múltiples clientes, campañas con plazos ajustados y una producción creativa que genera muchas idas y venidas. Deben mantener el control de los presupuestos y los márgenes sin empantanarse en la administración.

💻Necesidades

• Realice un seguimiento de los presupuestos por campaña y por cliente.
• Gestión de tareas creativas y entregables (versiones, aprobación, plazos).
• Facturación y seguimiento de cotizaciones vs. realizadas.
• Visibilidad de la rentabilidad del cliente y las tasas de ocupación del equipo.

Aquí está nuestra excelente selección de herramientas de monitoreo de proyectos adaptadas a las agencias.

Adobe Workfront

⚙️ Características principales

• Seguimiento de solicitudes, tareas, entregables creativos.
• Gestión de revisiones y validaciones.
• Tiempo dedicado y seguimiento creativo del equipo.

Diseñado para flujos de trabajo creativos de alta velocidad, se integra con la suite de Adobe, centraliza las revisiones, las aprobaciones y los comentarios de los clientes, y realiza un seguimiento del tiempo dedicado por los equipos creativos.

Sinergista

⚙️ Características principales

• Seguimiento financiero y de márgenes por cliente/proyecto.
• Gestión de agencias multiproyecto.
• Informes de eficiencia de los empleados.

Un software del Reino Unido que se dirige a agencias orientadas a la rentabilidad, rastrea de cerca las variaciones reales / cotizadas, la tasa de ocupación y proporciona informes financieros por cliente y empleado para optimizar la asignación de recursos.

➡️ Herramientas alternativas : Workamajig, Stafiz.

El mejor software de seguimiento de proyectos de TI

Las ESN y las empresas de desarrollo tienen que hacer malabarismos entre la búsqueda de talento, los proyectos técnicos y la optimización de las tasas de carga de trabajo. Su prioridad: reducir la intercontratación, maximizar la rentabilidad y garantizar la satisfacción del cliente a través de un seguimiento riguroso de los tickets y los entregables.

💻 Necesidades

• Seguimiento de TACE y tasa de ocupación para optimizar la intercontratación.
• Soporte y gestión de tickets.
• Seguimiento de tareas, entregables y progreso.

Jira

⚙️ Características principales

• Gestión de backlog y organización de tareas.
• Seguimiento ágil a través de sprints y gráficos de burndown.
• Gestión de tickets y errores.
• Paneles de monitoreo de proyectos.

Un punto de referencia para el desarrollo ágil, el poder de Jira radica en su capacidad para estructurar el trabajo en modo ágil.

Stafiz para empresas de servicios de TI

⚙️ Características principales

• Buscador de perfiles por habilidades, experiencia o función, integraciones de CV.
• Pre-staffing desde la etapa de preventa para alimentar las propuestas comerciales.
• Gestión de CRAs (recordatorios automáticos de entrada, y visión provisional).
• Seguimiento de la rentabilidad en tiempo real por misión, equipo o cliente.
• Facturación automatizada (preparación, recordatorios automáticos de facturas impagadas).
• Control de producción facturada vs finalizada.
• Integraciones nativas y APIs.

El mejor software de seguimiento de proyectos para estudios de arquitectura

Los estudios de arquitectura gestionan proyectos largos y por fases (diseño, estudios, obras) en los que cada hito tiene un impacto en el presupuesto y el calendario.

💻Necesidades

• Seguimiento de las fases del proyecto (diseño, estudios, obra).
• Seguimiento de presupuestos y avances por fases.
• Seguimiento de las horas facturables frente a las no facturables.
• Gestión financiera y márgenes por cliente/proyecto.

Núcleo BQE

⚙️ Características principales

• Realice un seguimiento del tiempo, los presupuestos y los recursos por fase del proyecto.
• Gestión integrada de facturación y cobro.
• Informes analíticos detallados (rentabilidad por proyecto, cliente, empleado).

BQE Core ayuda a las empresas a conectar el monitoreo operativo con el desempeño financiero. Los gerentes tienen una visión clara de la rentabilidad de los proyectos y pueden arbitrar mejor entre facturables y no facturables.

Archdesk

⚙️ Características principales

• Seguimiento completo de proyectos de arquitectura y construcción.
• Control de costos relacionados con materiales, mano de obra y subcontratistas.
• Gestión de hitos clave: planes, autorizaciones, fases de ejecución.

Diseñado para la arquitectura y la construcción, rastrea en tiempo real los hitos, los costos y los recursos del sitio (planos, materiales, mano de obra). Permite anticipar las desviaciones presupuestarias y mantener los costes bajo control.

➡️ Herramientas alternativas : Monografía, Deltek.

El mejor software de seguimiento de proyectos para industrias de campo

En la construcción y la industria, los proyectos (obras, fábricas, oleoductos, etc.) son complejos, con muchos hitos, muchas restricciones regulatorias y presupuestos significativos de CAPEX/OPEX.

💻 Necesidades

• Seguimiento de hitos y entregables de campo.
• Seguimiento y cumplimiento de la calidad (controles, auditorías).
• Monitoreo de costos y presupuestos CAPEX/OPEX.
• Colaboración móvil para equipos in situ.

Procore

⚙️ Características principales

• Seguimiento de obras con gestión de hitos y entregables.
• Herramientas de cumplimiento y control de calidad.
• Colaboración en tiempo real sobre el terreno a través de aplicaciones móviles.

Diseñado para la construcción, centraliza los datos del sitio, realiza un seguimiento de los hitos, los entregables, el cumplimiento y la calidad, y facilita la colaboración en tiempo real entre el campo y las oficinas.

EcoSys (Hexágono) 

⚙️ Características principales

• Seguimiento detallado de los costes y presupuestos de CAPEX/OPEX.
• Planificación y gestión de grandes proyectos industriales.
• Integración con datos de ingeniería y ejecución.

EcoSys está dirigido a actores de ingeniería e infraestructura: refinerías, oleoductos, centrales eléctricas, etc. Al ofrecer un control avanzado de costes y plazos, ayuda a las empresas a gestionar proyectos complejos con una visión financiera consolidada.

➡️ Herramientas alternativas : Autodesk Construction Cloud, Fieldwire, Aconex.

El mejor software de seguimiento de proyectos para servicios profesionales

Los servicios profesionales incluyen editores de software, integradores y empresas de consultoría tecnológica. Necesitan equilibrar la carga de los equipos, realizar un seguimiento de los costos y anticipar los ingresos recurrentes.

💻 Necesidades

• Seguimiento de los costes planificados vs. reales por proyecto.
• Monitoreo de recursos (dotación de personal de múltiples proyectos).
• Gestión de ingresos recurrentes (SaaS, T&M, paquete).
• Seguimiento de márgenes de proyectos y previsiones de tesorería.

Replicon PSA

⚙️ Características principales

• Seguimiento del tiempo y programación del equipo.
• Seguimiento de proyectos multiequipo con consolidación financiera.
• Gestión de facturación, márgenes y cumplimiento de RRHH.

Replicon PSA destaca por su gestión de tiempos y costes en tiempo real, ofreciendo una clara consolidación para las empresas de servicios.

Atera 

⚙️ Características principales

• Seguimiento de proyectos de TI, gestión de tickets y facturación integrada.
• Seguimiento de SLA (acuerdos de nivel de servicio) y gastos facturables.
• Adecuado para empresas de servicios gestionados (MSP).

Especializado para MSP, combina monitoreo de proyectos de TI, tickets, facturación y SLA para mantener la calidad del servicio y la rentabilidad.

➡️ Herramientas alternativas : Autodesk Construction Cloud, Fieldwire, Aconex.

¿Cómo elegir una herramienta de seguimiento de proyectos?

La herramienta adecuada depende ante todo de sus prioridades: carga de trabajo, avance, finanzas, colaboración o complejidad organizativa. En lugar de elegir el más "completo" sobre el papel, es esencial identificar las características que tendrán un impacto directo en sus márgenes y eficiencia. 

Estos son los criterios clave a tener en cuenta.

Características relacionadas con la carga

El software de seguimiento de la carga de proyectos garantiza que los proyectos tengan los recursos adecuados en el momento adecuado.

⚙️ Características a buscar

• Diferencia entre la carga de trabajo planificada y la real.
• Ajustes durante el proyecto para evitar sobrecargas.
• Optimización del TACE y seguimiento de la tasa de ocupación.
• Gestión de la disponibilidad en evolución (teniendo en cuenta las oportunidades de CRM, nuevos proyectos, ausencias).

Seguimiento de los avances del proyecto

El software de monitoreo del progreso del proyecto es esencial para tranquilizar a los clientes, validar los pasos clave y evitar desviaciones.

⚙️ Características a buscar

• Seguimiento de tareas asignadas y completadas.
• Cálculo del porcentaje global de progreso.
• Seguimiento de entregables con validación del cliente.
• Cumplir con los plazos y gestionar los hitos.

Seguimiento financiero del proyecto

La gestión financiera garantiza que se respete el presupuesto, evite desviaciones del proyecto y siga siendo rentable.

⚙️ Características a buscar

• Seguimiento de costos (internos y externos).
• Gestión de gastos (compras, subcontratación, viajes).
• Previsión para anticipar los riesgos de desviación presupuestaria.
• Visión de flujo de caja: márgenes, facturación, flujo de caja.

Funciones colaborativas

En el lado de la colaboración, algunas características se dan por sentadas. Sin embargo, no todas las herramientas son iguales desde el punto de vista colaborativo. 

⚙️ Características a buscar

• Gestión de derechos de acceso y niveles de visibilidad;
• Intercambio centralizado de información clave;
• Asignación y reasignación de recursos;
• Gestión de múltiples proyectos y PPM (Project Portfolio Management);
• Comentarios, menciones y notificaciones.

Necesidades según la complejidad organizacional

Cuanto más compleja sea la organización de un proyecto, más avanzadas serán las funciones de estructuración y consolidación que debe integrar la herramienta de monitorización.

⚙️ Características a buscar

• Gestión jerárquica: programas, proyectos y subproyectos.
• Segmentación y consolidación de datos.
• Registro de tiempo (con granularidad adaptada).
• Desglose y reasignación de la rotación por unidad de negocio o equipo.

¿Qué herramienta de gestión de proyectos elegir en 2025?

Las necesidades de cada empresa cambian drásticamente según su tamaño, industria y necesidades de características. Una empresa de consultoría no gestiona los mismos problemas que una agencia creativa o una empresa de servicios de TI. Las herramientas tradicionales (Excel, soluciones colaborativas) a menudo terminan mostrando sus límites: no brindan una visión de previsión, un seguimiento financiero preciso o la capacidad de ajustar el personal en tiempo real.

Por lo tanto, la clave es partir de su principal necesidad: reducción del contrato, respeto de los plazos, aumento de la rentabilidad, cumplimiento normativo... En resumen: no hay un único ganador, sino una herramienta adaptada a su industria y prioridades. La elección correcta es aquella que simplifica sus procesos al tiempo que mejora su rentabilidad y visibilidad.