2. Comment gérer les risques de dépassement budgétaire et la facturation associée ?

En fonction de la typologie de facturation des projets, les risques de dépassements ne sont pas les mêmes et n’ont pas les mêmes impacts. Dans cet article, on explore les impacts sur la facturation du suivi budgétaire de projet et surtout comment la gérer. Découvrez les liens vers tous les articles du dossier ci-après :

Quels sont les risques en fonction de chaque mode de facturation de projet ?

i. Facturation au forfait : risque important

Le risque sur la marge est plus important lorsque le projet est facturé au forfait. Mais à l’inverse c’est aussi le mode de facturation qui permet de dégager la meilleure rentabilité.

Le risque est lié au fait que le montant qui est facturé au client n’est pas directement lié au travail réalisé pour le délivrer.

Si le temps passé pour réaliser le projet est plus long que prévu, cela ne changera pas la facturation ni le chiffre d’affaires. En revanche, la marge en sera pénalisée.

Il est donc important de suivre la marge du projet avec de la visibilité sur le prévisionnelle pour s’assurer qu’il n’y a pas de risque de dévier du budget.  

ii. Facturation en régie : risque limité mais à maîtriser

La facturation en régie correspond à la facturation au temps passé. Le client et le vendeur s’accordent sur un tarif à l’heure ou à la journée. Le temps passé sur le projet est facturé au tarif négocié.

En théorie, il n’y a pas de risque de perte si le tarif de vente calculé inclut déjà une marge. Toutefois, il arrive que tout le temps passé sur le projet ne soit pas facturé. Soit à la demande du client dans le cadre d’une renégociation, soit parce que la prestation a nécessité plus de temps que ce qui était estimé et le vendeur ne souhaite pas l’inclure dans la facturation pour des raisons commerciales. Lorsque cette situation se produit, la marge peut dévier rapidement de l’objectif. Il est donc aussi important de suivre la rentabilité quand on vend des prestations en régie.

 iii. Facturation en abonnement : un suivi précis et une automatisation nécessaire

La facturation en abonnement concerne le plus souvent une facturation pour l’utilisation d’un logiciel en SaaS par exemple, ou pour une prestation de base sur laquelle un mode de facturation fixe par période a été négocié. Par exemple, un directeur financier à temps partagé peut facturer chaque mois sa prestation de clôture et mise à jour du reporting à un prix fixe, facturé mensuellement.

Dans tous les cas, cette facturation en abonnement doit être automatisée, sans quoi la perte de temps administrative est importante. Des outils de facturation de projets permettent d’automatiser cette facturation.

Suivre le temps passé sur la prestation pour comparer le chiffre d’affaires associé avec le temps réel permet de valider la viabilité du business model. Idéalement, si l’abonnement est bien négocié, la marge augmente à mesure que le travail est automatisé et que la courbe d’apprentissage permet de réaliser les tâches plus rapidement. Cet effet permet d’entraîner une hausse de la rentabilité.

Une augmentation annuelle des tarifs est souvent appliquée pour tenir compte à minima des effets de l’inflation. Sans cet ajustement, il existe un risque que les marges s’érodent.

Comment monitorer la facturation de projet pour limiter les risques

Pour la facturation de projet au forfait :

• Stafiz donne toute la visibilité sur les marges prévisionnelles en prenant en compte ce qu’il reste à faire sur le projet. Lorsqu’un projet risque de dévier de son budget, les responsables sont alertés pour mener les actions correctrices.
• Les échéances sont préparées à l’avance, et des notifications permettent de suivre la progression des échéances de facturation du projet. Le responsable de projet peut en un clic indiquer aux équipes en charge de la facturation qu’une échéance peut être facturée.

Pour la facturation au temps passé :

• Stafiz automatise la validation des temps passés pour que les données soient fiables, puis automatise la préparation et l’envoi des factures pour gagner un maximum de temps.
• Les bons de commandes sont analysés pour confirmer la capacité à facturer et des relances sont faites aux commerciaux lorsque les bons de commandes arrivent à échéance.

Pour la facturation en abonnement :

• Les tarifs des services peuvent être fixé avec une approche standard (mais ajusté en fonction de chaque projet)
• Les tarifs peuvent être ajustés en masse pour tenir compte des évolutions tarifaires

Les 9 problèmes de la facturation de projets et comment Stafiz vous aide à les résoudre ?

1. Comment estimer les coûts, les prix et le type de facturation pour un projet facturable ?

2. Comment gérer les risques de dépassement de projet ?

3. Comment être payé plus rapidement par les clients ?

4. Comment gérer des modalités de facturation complexes

5. Comment prendre en compte la facturation des taxes ? et la facturation multi-devises ?

6. Comment gérer la facturation entre différentes entités d’une même société (flux intercos)

7. Comment simplifier la communication avec les clients ?

8. Comment modifier en cours de projets certains paramètres qui vont impacter la facturation ?

9. Comment mettre en place un outil de devis et de facturation de projets ?

Les 9 problèmes de la facturation de projets