2. Wie kann man die Risiken von Budgetüberschreitungen und der damit verbundenen Rechnungsstellung managen?

Je nach Art der Fakturierung der Projekte sind die Risiken von Überschreitungen nicht die gleichen und haben nicht die gleichen Auswirkungen. In diesem Artikel untersuchen wir die Auswirkungen der Überwachung des Projektbudgets auf die Rechnungsstellung und insbesondere deren Verwaltung. Entdecken Sie die Links zu allen Artikeln des Dossiers unten:

Welche Risiken ergeben sich je nach Abrechnungsmethode des jeweiligen Projekts?

i. Pauschalabrechnung: erhebliches Risiko

Das Risiko auf der Marge ist größer, wenn das Projekt zu einem Festpreis in Rechnung gestellt wird. Umgekehrt ist es aber auch die Abrechnungsmethode, mit der Sie die beste Rentabilität erzielen können.

Das Risiko hängt damit zusammen, dass der Betrag, der dem Kunden in Rechnung gestellt wird, nicht in direktem Zusammenhang mit der Arbeit steht, die für die Lieferung geleistet wurde.

Wenn die Zeit, die für die Fertigstellung des Projekts aufgewendet wird, länger als erwartet ist, ändert dies weder die Rechnungsstellung noch den Umsatz. Auf der anderen Seite wird die Marge bestraft.

Daher ist es wichtig, die Projektmarge mit Blick auf die Prognose zu überwachen, um sicherzustellen, dass kein Risiko besteht, vom Budget abzuweichen.  

ii. Rechnungsstellung durch direkte Auftragnehmer: begrenztes Risiko, aber zu kontrollieren

Die Fakturierung durch direkte Verwaltung entspricht der Fakturierung nach Zeitaufwand. Der Kunde und der Verkäufer einigen sich auf einen Stunden- oder tageweisen Tarif. Die für das Projekt aufgewendete Zeit wird zum ausgehandelten Tarif abgerechnet.

Theoretisch besteht kein Verlustrisiko, wenn im kalkulierten Verkaufspreis bereits eine Marge enthalten ist. Manchmal wird jedoch nicht die gesamte für das Projekt aufgewendete Zeit in Rechnung gestellt. Entweder auf Wunsch des Kunden im Rahmen einer Neuverhandlung oder weil die Dienstleistung mehr Zeit in Anspruch genommen hat als veranschlagt und der Verkäufer sie aus wirtschaftlichen Gründen nicht in die Rechnungsstellung einbeziehen möchte. Wenn diese Situation eintritt, kann die Marge schnell vom Ziel abweichen. Daher ist es auch wichtig, die Rentabilität beim Direktverkauf von Dienstleistungen zu überwachen.

 iii. Abonnementabrechnung: Genaue Nachverfolgung und Automatisierung erforderlich

Bei der Abrechnung von Abonnements handelt es sich meist um die Abrechnung z. B. für die Nutzung von SaaS-Software oder für einen Basisdienst, für den eine feste Abrechnungsmethode pro Zeitraum ausgehandelt wurde. Zum Beispiel kann ein Timesharing-CFO jeden Monat seinen Abschluss- und Aktualisierungsservice für die Berichterstattung zu einem Festpreis in Rechnung stellen, der monatlich in Rechnung gestellt wird.

In jedem Fall muss diese Abo-Abrechnung automatisiert werden, da sonst der Verlust an administrativer Zeit erheblich ist. Tools für die Projektrechnungsstellung ermöglichen es, diese Rechnungsstellung zu automatisieren.

Die Verfolgung der für den Service aufgewendeten Zeit, um den damit verbundenen Umsatz mit der Echtzeit zu vergleichen, ermöglicht es Ihnen, die Rentabilität des Geschäftsmodells zu validieren. Im Idealfall erhöht sich die Marge, wenn das Abonnement gut ausgehandelt wird, da die Arbeit automatisiert wird und die Lernkurve es ermöglicht, Aufgaben schneller zu erledigen. Dieser Effekt führt zu einer Steigerung der Profitabilität.

Häufig wird eine jährliche Erhöhung der Zölle vorgenommen, um zumindest die Auswirkungen der Inflation zu berücksichtigen. Ohne diese Anpassung besteht die Gefahr, dass die Margen erodieren.

So überwachen Sie die Projektfakturierung, um Risiken zu minimieren

Für die Fakturierung von Projekten zum Festpreis :

• Stafiz bietet einen vollständigen Überblick über die prognostizierten Margen, indem es berücksichtigt, was bei dem Projekt noch zu tun ist. Wenn ein Projekt Gefahr läuft, von seinem Budget abzuweichen, werden die Verantwortlichen alarmiert, um Korrekturmaßnahmen zu ergreifen.
• Fristen werden im Voraus vorbereitet, und Benachrichtigungen werden verwendet, um den Fortschritt der Rechnungsfristen des Projekts zu verfolgen. Der Projektmanager kann den Abrechnungsteams mitteilen, dass eine Frist mit einem Klick abgerechnet werden kann.

Für die zeitbasierte Abrechnung :

• Stafiz automatisiert die Validierung der aufgewendeten Zeit, damit die Daten zuverlässig sind, und automatisiert dann die Erstellung und den Versand von Rechnungen, um so viel Zeit wie möglich zu sparen.
• Bestellungen werden analysiert, um die Möglichkeit der Rechnungsstellung zu bestätigen, und es werden Erinnerungen an Vertriebsmitarbeiter gesendet, wenn Bestellungen fällig sind.

Für die Abrechnung von Abonnements :

• Die Tarife für Dienstleistungen können mit einem Standardansatz festgelegt werden (aber je nach Projekt angepasst werden)
• Die Tarife können massenhaft angepasst werden, um Preisänderungen Rechnung zu tragen

Die 9 Probleme der Projektabrechnung und wie hilft Ihnen Stafiz dabei, sie zu lösen?

1. Wie schätze ich die Kosten, Preise und Abrechnungsart für ein abrechenbares Projekt?

2. Wie man die Risiken von Projektüberschreitungen managt ?

3. Wie kann man schneller von Kunden bezahlt werden?

4. So verwalten Sie komplexe Abrechnungsvereinbarungen

5. Wie rechne ich die Steuerrechnung und die Rechnungsstellung in mehreren Währungen ab?

6. Wie man die Rechnungsstellung zwischen verschiedenen Einheiten desselben Unternehmens verwaltet (Intercompany-Flows)

7. Wie kann die Kommunikation mit Kunden vereinfacht werden?

8. Wie kann ich bestimmte Parameter ändern, die sich auf die Rechnungsstellung während eines Projekts auswirken?

9. Wie richte ich ein Tool für die Angebotserstellung und Rechnungsstellung von Projekten ein?

Die 9 Probleme der Projektabrechnung