2. Hoe beheer je het risico van te hoge uitgaven en de bijbehorende facturering?

Afhankelijk van het type projectfacturering zijn de risico's op overschrijdingen niet hetzelfde en hebben ze niet dezelfde impact. Dit artikel verkent de impact van projectbudgetbewaking op facturatie en vooral hoe je dit kunt beheren. Ontdek de links naar alle artikelen in het dossier hieronder:

Wat zijn de risico's van elke projectfactureringsmethode?

i. Facturering tegen vaste prijs: groot risico

Het margerisico is groter wanneer het project wordt gefactureerd op basis van een vaste prijs. Aan de andere kant is dit ook de factureringsmethode die de beste winstgevendheid genereert.

Het risico houdt verband met het feit dat het bedrag dat aan de klant wordt gefactureerd niet direct gekoppeld is aan het werk dat is uitgevoerd om het te leveren.

Als de tijd die nodig is om het project af te ronden langer is dan verwacht, heeft dit geen invloed op de facturering of verkoop. Het zal echter wel een negatieve impact hebben op de marges.

Het is daarom belangrijk om de projectmarge te bewaken met zichtbaarheid op de prognose om er zeker van te zijn dat er geen risico is om af te wijken van het budget.  

ii. Rechtstreekse facturering: beperkt risico, maar moet worden gecontroleerd

Facturering op basis van tijd en materialen komt overeen met facturering op basis van bestede tijd. De klant en de leverancier komen een uur- of dagtarief overeen. De tijd die aan het project wordt besteed, wordt gefactureerd tegen het afgesproken tarief.

In theorie is er geen risico op verlies als de berekende verkoopprijs al een marge bevat. Soms wordt echter niet alle aan het project bestede tijd gefactureerd. Ofwel op verzoek van de klant als onderdeel van een heronderhandeling, ofwel omdat de dienst meer tijd vergde dan ingeschat en de verkoper dit om commerciële redenen niet in de factuur wil opnemen. Wanneer dit gebeurt, kan de marge snel afwijken van de doelstelling. Het is daarom net zo belangrijk om de winstgevendheid in de gaten te houden als je diensten op een fee-for-service basis verkoopt.

iii. Abonnementsfacturering: nauwkeurige controle en de behoefte aan automatisering

Facturering op basis van een abonnement wordt meestal gebruikt om te factureren voor het gebruik van bijvoorbeeld SaaS-software of voor een basisservice waarvoor een vaste factureringsperiode is afgesproken. Een financieel directeur van een timeshare kan bijvoorbeeld zijn service voor het bijwerken van afsluitingen en rapportages elke maand factureren tegen een vaste prijs, die maandelijks wordt gefactureerd.

In alle gevallen moet de facturatie van abonnementen worden geautomatiseerd, anders gaat er veel administratieve tijd verloren. Tools voor projectfacturatie kunnen worden gebruikt om dit proces te automatiseren.

Het bijhouden van de tijd die aan de service wordt besteed en het vergelijken van de bijbehorende omzet met de werkelijk bestede tijd valideert de levensvatbaarheid van het bedrijfsmodel. In het ideale geval, als het abonnement goed is onderhandeld, zal de marge toenemen naarmate het werk wordt geautomatiseerd en de leercurve ervoor zorgt dat taken sneller kunnen worden uitgevoerd. Dit verhoogt op zijn beurt de winstgevendheid.

Jaarlijkse tariefverhogingen worden vaak toegepast om de effecten van inflatie te minimaliseren. Zonder deze aanpassing bestaat het risico dat de marges worden uitgehold.

Hoe de projectfacturatie bewaken om risico's te beperken

Voor projectfacturering tegen een vaste prijs:

• Stafiz biedt volledig inzicht in de verwachte marges, rekening houdend met wat er nog gedaan moet worden op het project. Als een project over het budget dreigt te gaan, worden managers gewaarschuwd zodat er corrigerende maatregelen kunnen worden genomen.
• Deadlines worden vooraf voorbereid en meldingen kunnen worden gebruikt om de voortgang van deadlines voor projectfacturatie bij te houden. Met één klik kan de projectmanager de teams die verantwoordelijk zijn voor de facturatie laten weten dat een deadline gefactureerd kan worden.

Voor facturering op basis van tijd:

• Stafiz automatiseert de validatie van de bestede tijd om ervoor te zorgen dat de gegevens betrouwbaar zijn en automatiseert vervolgens de voorbereiding en verzending van facturen om zoveel mogelijk tijd te besparen.
• Inkooporders worden geanalyseerd om de factureringscapaciteit te bevestigen en er worden herinneringen gestuurd naar verkoopmedewerkers wanneer inkooporders vervallen.

Voor facturering van abonnementen:

• Tarieven voor diensten kunnen worden vastgesteld op basis van een standaardaanpak (maar aangepast aan elk project)
• Tarieven kunnen massaal worden aangepast om rekening te houden met tariefwijzigingen

De 9 problemen van projectfacturatie en hoe Stafiz je kan helpen ze op te lossen?

1. Hoe schat je de kosten, prijzen en het type facturering in voor een factureerbaar project?

2. Hoe beheer je het risico van projectoverschrijdingen?

3. Hoe kan ik sneller betaald worden door mijn klanten?

4. Hoe complexe factureringsafspraken beheren

5. Hoe gaan jullie om met belastingfacturering en facturering in meerdere valuta?

6. Hoe facturatie beheren tussen verschillende entiteiten in hetzelfde bedrijf (intercompany stromen)

7. Hoe kunnen we de communicatie met klanten vereenvoudigen?

8. Hoe kan ik bepaalde parameters wijzigen die van invloed zijn op de facturering in de loop van een project?

9. Hoe stel je een projectofferte- en factureringstool in?

De 9 problemen van projectfacturering