2. ¿Cómo gestionar el riesgo de exceso de gasto y la facturación correspondiente?

Según el tipo de facturación de un proyecto, los riesgos de rebasamiento no son los mismos ni tienen el mismo impacto. Este artículo explora el impacto del seguimiento del presupuesto del proyecto en la facturación y, sobre todo, cómo gestionarlo. Descubre a continuación los enlaces a todos los artículos del dossier:

¿Cuáles son los riesgos asociados a cada método de facturación de proyectos?

i. Facturación a precio fijo: riesgo importante

El riesgo de margen es mayor cuando el proyecto se factura a precio fijo. Por otro lado, también es el método de facturación que genera mayor rentabilidad.

El riesgo está vinculado al hecho de que el importe facturado al cliente no está directamente relacionado con el trabajo realizado para entregarlo.

Si el plazo de ejecución del proyecto es más largo de lo previsto, no afectará a la facturación ni a las ventas. Sin embargo, tendrá un impacto negativo en los márgenes.

Por eso es importante controlar el margen del proyecto con visibilidad sobre la previsión para garantizar que no haya riesgo de desviación del presupuesto.  

ii. Facturación directa: riesgo limitado, pero debe controlarse

Facturar por tiempo y materiales equivale a facturar por el tiempo empleado. El cliente y el proveedor acuerdan una tarifa horaria o diaria. El tiempo empleado en el proyecto se factura según la tarifa negociada.

En teoría, no hay riesgo de pérdidas si el precio de venta calculado ya incluye un margen. Sin embargo, a veces no se factura todo el tiempo empleado en el proyecto. Bien a petición del cliente en el marco de una renegociación, bien porque el servicio ha requerido más tiempo del estimado y el vendedor no desea incluirlo en la factura por razones comerciales. Cuando esto ocurre, el margen puede desviarse rápidamente del objetivo. Por lo tanto, es igual de importante controlar la rentabilidad cuando se venden servicios en régimen de pago por servicio.

iii. Facturación de abonos: control preciso y necesidad de automatización

La facturación por suscripción suele implicar la facturación por el uso de software SaaS, por ejemplo, o por un servicio básico para el que se ha negociado un método de facturación fijo por periodo. Por ejemplo, un director financiero de tiempo compartido puede facturar su servicio de cierre y actualización de informes cada mes a un precio fijo, facturado mensualmente.

En todos los casos, la facturación de suscripciones debe automatizarse, ya que de lo contrario se perderá mucho tiempo administrativo. Para automatizar este proceso pueden utilizarse herramientas de facturación de proyectos.

Hacer un seguimiento del tiempo dedicado al servicio y comparar la facturación asociada con el tiempo real dedicado valida la viabilidad del modelo de negocio. En el mejor de los casos, si la suscripción está bien negociada, el margen aumentará a medida que el trabajo se automatice y la curva de aprendizaje permita completar las tareas con mayor rapidez. Esto, a su vez, aumenta la rentabilidad.

A menudo se aplican incrementos anuales de las tarifas para minimizar el impacto de la inflación. Sin este ajuste, existe el riesgo de que se erosionen los márgenes.

Cómo controlar la facturación de los proyectos para limitar los riesgos

Para la facturación de proyectos a precio fijo:

• Stafiz ofrece una visibilidad total de los márgenes previstos, teniendo en cuenta lo que queda por hacer en el proyecto. Si un proyecto corre peligro de salirse del presupuesto, se alerta a los gestores para que puedan tomarse medidas correctoras.
• Los plazos se preparan con antelación, y las notificaciones pueden utilizarse para seguir la evolución de los plazos de facturación de los proyectos. Con un solo clic, el gestor de proyectos puede indicar a los equipos encargados de la facturación que un plazo puede facturarse.

Para la facturación por tiempo:

• Stafiz automatiza la validación del tiempo invertido para garantizar la fiabilidad de los datos y, a continuación, automatiza la preparación y el envío de las facturas para ahorrar el máximo tiempo posible.
• Los pedidos de compra se analizan para confirmar la capacidad de facturación, y se envían recordatorios al personal de ventas cuando vencen los pedidos de compra.

Para la facturación de suscripciones:

• Las tarifas de los servicios pueden fijarse siguiendo un planteamiento estándar (pero ajustándose a cada proyecto).
• Las tarifas pueden ajustarse en masa para tener en cuenta los cambios arancelarios

Los 9 problemas de la facturación de proyectos y cómo Stafiz puede ayudarle a resolverlos...

1. ¿Cómo se estiman los costes, los precios y el tipo de facturación de un proyecto facturable?

2. ¿Cómo se gestiona el riesgo de rebasamiento del proyecto?

3. ¿Cómo puedo conseguir que mis clientes me paguen más rápido?

4. Cómo gestionar acuerdos de facturación complejos

5. ¿Cómo gestionan la facturación de impuestos y la facturación multidivisa?

6. Cómo gestionar la facturación entre distintas entidades de una misma empresa (flujos interempresas)

7. ¿Cómo simplificar la comunicación con los clientes?

8. ¿Cómo puedo modificar determinados parámetros que afectarán a la facturación durante el transcurso de un proyecto?

9. ¿Cómo se configura una herramienta de presupuesto y facturación de proyectos?

Los 9 problemas de la facturación de proyectos