2. ¿Cómo gestionar el riesgo de exceso de gasto y la facturación correspondiente?

Según el tipo de facturación de un proyecto, los riesgos de rebasamiento no son los mismos ni tienen el mismo impacto. Este artículo explora el impacto del seguimiento del presupuesto del proyecto en la facturación y, sobre todo, cómo gestionarlo. Descubre a continuación los enlaces a todos los artículos del dossier:

¿Cuáles son los riesgos según cada método de facturación del proyecto?

i. Facturación a precio fijo: riesgo importante

El riesgo de margen es mayor cuando el proyecto se factura a un precio fijo. Pero, a la inversa, también es el método de facturación que permite obtener la mejor rentabilidad.

El riesgo está ligado a que el importe que se factura al cliente no está directamente relacionado con el trabajo realizado para entregarlo.

Si el tiempo empleado para completar el proyecto es mayor de lo esperado, esto no cambiará la facturación ni la facturación. Por el contrario, se penalizará el margen.

Por lo tanto, es importante monitorear el margen del proyecto con visibilidad del pronóstico para garantizar que no haya riesgo de desviarse del presupuesto.  

ii. Facturación bajo gestión: riesgo limitado pero a controlar

La facturación por gestión de costes corresponde a la facturación basada en el tiempo invertido. El cliente y el vendedor acuerdan una tarifa por hora o por día. El tiempo dedicado al proyecto se factura según la tarifa negociada.

En teoría, no existe riesgo de pérdida si el precio de venta calculado ya incluye un margen. Sin embargo, en ocasiones no se factura todo el tiempo dedicado al proyecto. Ya sea por solicitud del cliente como parte de una renegociación, o porque el servicio requirió más tiempo del estimado y el vendedor no desea incluirlo en la facturación por razones comerciales. Cuando ocurre esta situación, el margen puede desviarse rápidamente del objetivo. Por tanto, también es importante controlar la rentabilidad a la hora de vender servicios gestionados.

 III. Facturación por suscripción: seguimiento preciso y automatización necesaria

La facturación de suscripciones suele referirse a la facturación por el uso de software SaaS, por ejemplo, o por un servicio básico para el que se ha negociado un método de facturación fijo por período. Por ejemplo, un director financiero a tiempo parcial puede facturar sus servicios de cierre y actualización de informes cada mes a un precio fijo, facturado mensualmente.

En todos los casos, esta facturación de suscripciones debe ser automatizada, de lo contrario la pérdida de tiempo administrativo es importante. Las herramientas de facturación de proyectos le permiten automatizar esta facturación.

El seguimiento del tiempo dedicado al servicio para comparar la facturación asociada con el tiempo real permite validar la viabilidad del modelo de negocio. Lo ideal es que si se negocia bien la suscripción, el margen aumente a medida que se automatiza el trabajo y la curva de aprendizaje permite completar las tareas más rápidamente. Este efecto conduce a un aumento de la rentabilidad.

A menudo se aplica un aumento anual de los precios para tener en cuenta al menos los efectos de la inflación. Sin este ajuste, existe el riesgo de que los márgenes se erosionen.

Cómo monitorear la facturación del proyecto para limitar los riesgos

Para facturación de proyectos de precio fijo :

• Stafiz ofrece visibilidad total sobre los márgenes previstos teniendo en cuenta lo que queda por hacer en el proyecto. Cuando un proyecto corre el riesgo de desviarse de su presupuesto, se alerta a los gerentes para que tomen acciones correctivas.
• Los plazos se preparan con antelación y las notificaciones le permiten realizar un seguimiento del progreso de los plazos de facturación del proyecto. Con un clic, el director del proyecto puede indicar a los equipos encargados de la facturación que se puede facturar en un plazo.

Para facturación basada en el tiempo invertido :

• Stafiz automatiza la validación del tiempo invertido para que los datos sean confiables, luego automatiza la preparación y envío de facturas para ahorrar el mayor tiempo posible.
• Las órdenes de compra se analizan para confirmar la capacidad de facturar y se envían recordatorios a los vendedores cuando caducan las órdenes de compra.

Para facturación de suscripción :

• Las tarifas de los servicios se pueden establecer con un enfoque estándar (pero ajustado según cada proyecto)
• Los precios se pueden ajustar en masa para tener en cuenta los cambios de precios.

¿Los 9 problemas de la facturación de proyectos y cómo Stafiz te ayuda a solucionarlos?

1. ¿Cómo estimar costos, precios y tipo de facturación de un proyecto facturable?

2. ¿Cómo gestionar los riesgos de sobrecostos del proyecto ?

3. ¿Cómo hacer que los clientes les paguen más rápido?

4. Cómo gestionar acuerdos de facturación complejos

5. ¿Cómo tener en cuenta la facturación de impuestos? y facturación multidivisa?

6. Cómo gestionar la facturación entre diferentes entidades de una misma empresa (flujo interco)

7. ¿Cómo simplificar la comunicación con los clientes?

8. ¿Cómo se pueden modificar ciertos parámetros durante los proyectos que afectarán la facturación?

9. ¿Cómo configurar una herramienta de facturación y cotización de proyectos?

Los 9 problemas de la facturación de proyectos