12 Finanzindikatoren, die Sie bei der Projektsteuerung im Auge behalten sollten

Sind Sie Projektleiter/in oder Planungsmanager/in? Arbeiten Sie im PMO oder einer anderen Funktion im Bereich Projektportfoliomanagement? Wenn Sie die Verantwortung für ein Team haben, stellen Sie sicher fest, dass es alles andere als einfach ist, die Leistung, den Fortschritt, die Auslastung und die Durchführung von Projekten in Echtzeit zu verfolgen.

Um die finanzielle Gesundheit eines Projekts zuverlässig zu überwachen, ist es wichtig, die Relevanz der auszuwählenden Leistungsindikatoren zu hinterfragen.

• Welche Indikatoren sind bei der finanziellen Überwachung von Projekten am nützlichsten?
• Auf welche KPIs sollte man sich als Projektmanager konzentrieren?

Hier sind 12 Finanzindikatoren, die Sie bei der Steuerung von Projekten und Projektteams im Auge behalten sollten.

Die Leistungsindikatoren eines Projekts

Unabhängig davon, ob es sich um ein internes Projekt handelt oder ob es einem Kunden in Rechnung gestellt wird, ist die Steuerung des Projekts für das Unternehmen mit Kosten verbunden.

Um die Leistung eines Projekts zu verfolgen, gibt es verschiedene Metriken, die Einblick in die Aspekte des Fortschritts und der ordnungsgemäßen finanziellen Abwicklung geben.

Die Erfüllungsquote

Wird häufig in Projekten verwendet, die als Pauschalpreis verkauft werden. Es handelt sich um das Verhältnis zwischen der theoretischen Bewertung der für das gesamte Projekt aufzuwendenden Zeit im Verhältnis zur Bewertung der tatsächlich für das Projekt aufgewendeten Zeit.

Wenn ein Projekt z. B. eine zehntägige Belastung zu 800 € pro Tag DTT vorsah, das Projekt aber tatsächlich 12 Tage in Anspruch nahm, entspricht die Erfüllungsquote 8000 / 9600 = 83,3 %.

• Ziel der Erfüllungsquote

Dieser Indikator ermöglicht es, die tatsächliche Leistung des Projekts im Vergleich zum Budget einzuordnen. Er ist von großem Interesse, wenn es sich um ein Projekt handelt, das auf Pauschalbasis verkauft wird und der Verkaufspreis direkt mit dem geschätzten Aufwand für das Projekt verbunden ist.

Wenn also der Verkaufspreis beschlossen wird, wird häufig die Zeit berechnet, die dafür aufgewendet werden muss, und diese Zeit mit dem durchschnittlichen Tagessatz oder DTV (wenn die Einheit der Tag ist) multipliziert.

In diesem Fall kann der Verkaufspreis mit folgender Formel bestimmt werden: (Zeit, die für ein Projekt aufgewendet werden muss) * (Durchschnittlicher Tagessatz (Einheit = Tag)).

• Herausforderung für Projektleiter 

Das Ziel besteht dann darin, diese geplante Anzahl von Tagen einzuhalten oder sogar die Organisation zu verbessern, um das Projekt mit gleicher Qualität in kürzerer Zeit als geplant und/oder mit für das Projekt rentableren Mitarbeitern durchzuführen. Diese Anpassung ist möglich, indem die ursprünglich für dieses Projekt besetzten Seniorprofile zugunsten von Juniormitarbeitern reduziert werden, wenn die Verfügbarkeit der Ressourcen dies zulässt.

Unter diesen Umständen besteht die Schwierigkeit darin, weiterhin eine mindestens ebenso hohe Kundenzufriedenheit zu gewährleisten wie mit der ursprünglich geplanten Planung.

• Wie kann man die Erfüllungsquote verfolgen? 

Es ist interessant, sich den Erfüllungsgrad am Ende des Projekts anzusehen und ihn mit dem ursprünglich geplanten zu vergleichen. Sie sollte aber auch und vor allem während des Projekts beobachtet werden, da sie ein hervorragender Indikator für die prognostizierte Projektleistung ist.

Dazu muss man das Budget aufgestellt haben, aber vor allem muss man verfolgen, was in diesem Projekt noch zu tun ist. So muss man die Zeit berücksichtigen, die bereits für das Projekt aufgewendet wurde, ebenso wie die Zeit, die noch produziert werden muss, um die Arbeit abzuschließen.

Wenn das Staffing der Mitarbeiter verfolgt wird, sind die Daten bereits vorhanden, um diese Erfüllungsquote berechnen zu können. Idealerweise kann bei Änderungen am Staffingeine sofortige Neubewertung der Erfüllungsquoteangezeigt werden, um die prognostizierte Projektleistung zu überprüfen und Korrekturmaßnahmen zu ergreifen, bevor es zu spät ist.

Die Terminierungsmarge

Die Terminierungsmarge ist die prognostizierte Marge des Projekts bei seiner Fertigstellung. Die Terminierungsmarge berücksichtigt also nicht nur die Kosten, die bereits für das Projekt aufgewendet wurden, unabhängig von ihrer Art (Unteraufträge, Staff, Gebühren, ...), sondern auch die zukünftigen Kosten, um sie vom voraussichtlichen Gesamtumsatz des Projekts abzuziehen.

• Ziel für die Terminierungsmarge

Die Überwachung der Terminierungsmarge ist aus mehreren Gründen von entscheidender Bedeutung.

Zunächst einmal, um sicherzustellen, dass die prognostizierte Marge eines Projekts nicht negativ ist. Abgesehen vom Aspekt des guten Managements, das dazu anhält, sicherzustellen, dass Projekte mit einer positiven Marge abgeschlossen werden, ist diese Überprüfung für die Buchhaltung zwingend erforderlich, um gegebenenfalls Rückstellungen für drohende Verluste vornehmen zu können.

Darüber hinaus ermöglicht die Überwachung der Terminierungsmargen eine bessere Kostensteuerung. Es gibt viele Hebel, um die Marge eines Projekts zu verbessern: die Besetzung neu organisieren, die geplanten Reisekosten reduzieren, einen zusätzlichen Auftrag abholen und andere.

• Wie kann man diesen Indikator verfolgen? 

Um die Terminierungsmargen zuverlässig zu verfolgen, muss man seinen voraussichtlichen Umsatz neu einschätzen, vor allem aber in der Lage sein, eine Prognose der zukünftigen Kosten zu erstellen.

Es ist normalerweise die Aufgabe des Projektmanagers, das ursprüngliche Budget zu berechnen und dann im Laufe des Projekts alle diese Kosten für Personal, Unterverträge, Gebühren, Einkäufe und alle anderen zusätzlichen Kosten neu zu schätzen.

Es wird dringend empfohlen, regelmäßige Überprüfungen aller Projekte durchzuführen, um diejenigen zu identifizieren, die von der veranschlagten Marge abweichen, damit so schnell wie möglich Korrekturmaßnahmen ergriffen werden können.

Die realisierte, nicht in Rechnung gestellte Produktion

Diese Metrik ist am nützlichsten bei einem Projekt in Eigenregie (Abrechnung nach Zeitaufwand) und ermöglicht, wie der Name schon sagt, die Berechnung des geleisteten Outputs (entweder in Wert oder in Zeit), der dem Kunden noch nicht in Rechnung gestellt wurde.

Um diesen wertmäßig nicht in Rechnung gestellten realisierten Output zu berechnen, wird die Anzahl der bereits für das Projekt aufgewendeten Zeiteinheiten mit dem für diese Einheit geltenden Fakturierungssatz, z. B. einem durchschnittlichen Tagessatz, multipliziert und dieser Wert dann mit den zum jeweiligen Zeitpunkt in Rechnung gestellten Beträgen verglichen.

Seine Formel lautet: (Anzahl der Zeiteinheiten, die für ein Projekt aufgewendet werden) * (Der auf diese Einheit anwendbare Rechnungssatz)

Verfolgung der realisierten, nicht in Rechnung gestellten Produktion und des Fertigstellungsgrades in Prozent

• Zweck der Verfolgung der nicht in Rechnung gestellten Produktion 

Den Wert der realisierten, nicht in Rechnung gestellten Produktion zu kennen, ist vor allem für die Steuerung des Cashflows nützlich. Unabhängig von den Zahlungsbedingungen stellt dies Barmittel dar, die kurzfristig abgeschöpft werden können. Natürlich ist es nicht immer möglich, diese Produktion sofort gemäß den mit dem Kunden vereinbarten Terminen in Rechnung zu stellen. Dennoch ist es ein ausgezeichneter Indikator für den zukünftigen Cashflow, insbesondere wenn er konsolidiert betrachtet wird.

• Wie kann man diesen Indikator verfolgen? 

Es ist einfacher, diesen Indikator mithilfe einer integrierten Lösung zu verfolgen, die die für ein Projekt aufgewendete Zeit, die durchschnittlichen Tagessätze (oder durchschnittlichen Stundensätze), die jeder Ressource zugewiesen wurden, und die Rechnungsstellung verfolgt, da diese Elemente miteinander verglichen werden.

Eine Überprüfung der nicht in Rechnung gestellten Leistungen pro Pol oder insgesamt ermöglicht die Analyse bewährter Verfahren bei der Rechnungsstellung.

Der Fortschrittsprozentsatz

Mit diesem Indikator kann der Status des Fortschritts eines Projekts überprüft werden. Der Fortschritt kann mit der Zeiteinheit oder, wenn das Projekt mit einem Umsatz verbunden ist, mit der Werteinheit analysiert werden.

Verfolgung der realisierten, nicht in Rechnung gestellten Produktion und des Fertigstellungsgrads in Stafiz

Dieser Fortschrittsprozentsatz kann auch im Verhältnis zum ursprünglichen Budget oder aber im Verhältnis zur letzten Schätzung analysiert werden. Wenn Ihr Steuerungsinstrument einen Umsatz nach Fertigstellung berechnet, ist es auch möglich, den Fortschritt in Prozent des Umsatzes zu ermitteln.

• Ziel für den Fortschrittsprozentsatz

Es ist wichtig, den prozentualen Fortschritt zu verfolgen, um sicherzustellen, dass die Ziele erreicht werden. Die rechtzeitige Fertigstellung der Lieferungen ist ein wichtiges Ziel der Projektsteuerung.

Dieses Ziel wird auch häufig zusammen mit einer anderen Metrik, derOn-Time-Delivery, analysiert, die die Anzahl der rechtzeitig abgeschlossenen Projekte im Verhältnis zur Gesamtzahl der Projekte berechnet. Der Projektmanager sollte also immer ein Auge auf diese wichtige Metrik der Projektsteuerung haben.

• Wie kann ich den Fortschrittsprozentsatz verfolgen? 

Sie müssen das Budget in Bezug auf Zeit und Wert mit dem Ist vergleichen, das auf den Tätigkeitsberichten der Mitarbeiter beruht. Wenn das von Ihnen verwendete Projektsteuerungsinstrument auch eine Neueinschätzung der Projektkosten ermöglicht, kann der Fortschritt im Vergleich zum letzten Forecast gemessen werden, er ist also genauer.

Indikatoren im Zusammenhang mit dem Teammanagement

Die Belastungsquote (oder TACE)

• Ziel der Auslastungsquote

Der Aktivitätsgrad ohne Urlaub stellt sicher, dass die Teams Arbeit leisten, die eine Rentabilität auf dem erwarteten Niveau erbringen wird. Wenn Projekte Kunden in Rechnung gestellt werden, wie in Dienstleistungsunternehmen, - wie etwa Beratungsfirmen, ESN oder auch Agenturen, der Umsatzhängt direkt von der Projektabrechnung.

Es ist daher von entscheidender Bedeutung, dass die wichtigsten Ressourcen des Unternehmens, d. h. seine Beschäftigten, ihre Zeit für die Arbeit an abrechenbaren, d. h. umsatzgenerierenden Projekten verwenden und nicht für interne Projekte, obwohl letztere sich günstig auf die Rentabilität auswirken können (Einsatz einer ERP-Lösung zur Erzielung von Produktivitätsgewinnen, Vereinfachung von Prozessen, Vertriebsaktivitäten usw.).

Es ist nicht ungewöhnlich, sich für die verschiedenen Mitarbeiterpopulationen unterschiedliche Auslastungsziele zu setzen. In einer Beratungsfirma wird z. B. von Juniormitarbeitern häufig erwartet, dass sie eine sehr hohe Auslastung haben, oft über 80 %. Manager hingegen verbringen mehr Zeit mit der Entwicklung des Geschäfts und haben daher niedrigere Auslastungsziele.

• Wie kann man die Auslastung verfolgen? 

Die Verfolgung der Mitarbeiteraktivitäten soll dazu führen, dass Zeit nicht nur auf belastbare Projekte angerechnet wird, sondern auf alle Projekte und Aktivitäten, mit denen die Mitarbeiter Zeit verbringen: Schulungen, interne Projekte, Arbeit an Geschäftsvorschlägen...

Die Software zur Verfolgung der Aktivitäten (Activity Reporting) muss es ermöglichen, Zeit auf alle diese Kategorien zu verrechnen und eine konsolidierte Berichterstattung zu liefern, um Einblick in die vergangenen und zukünftigen Auslastungsraten (letztere hängen von der Besetzung ab), nach Mitarbeiter, Team oder Art der Mitarbeiterpopulation zu haben. Mit dieser Transparenz ist es viel einfacher, die Probleme zu identifizieren, die eineVerbesserung der Rentabilität verhindern.

Die Belegungsquote

• Ziel der Belegungsquote 

Im Gegensatz zum Auslastungsgrad wird der Beschäftigungsgrad die Gesamtbelastung der Mitarbeiter verfolgen, sei es bei Projekten, die an Kunden verkauft werden, oder bei jeder anderen Art von Aktivität. Einige Mitarbeiter, auch wenn sie eine niedrigere Auslastung haben, sind nicht unbedingt weniger aktiv.

Ein Finanzmanager z. B. wird mehr als andere Mitarbeiter an internen Projekten arbeiten, oft mit einer hohen Arbeitsbelastung. Sie werden dann einen hohen Beschäftigungsgrad haben.

Die Belegungsquote wird nach folgender Formel berechnet:

• Wie kann man diesen Indikator verfolgen? 

Es ist besonders interessant, eine vorausschauende Sicht auf diese Metrik zu haben. Zu sehen, wie die Mitarbeiter in den nächsten Zeiträumen ausgelastet sein werden, und zwar nicht nur in Projekten, sondern möglicherweise auch in anderen Tätigkeitskategorien, ermöglicht es, die Problematik von Über- oder Unterkapazitäten zu erkennen, die sich gerade materialisieren. So kann er reagieren und korrigieren, indem er z. B. im Falle von Unterkapazitäten neue Mitarbeiter einstellt. Um das Ressourcenmanagement zu optimieren, ist es wichtig, eine Projekt-Governance einzuführen, um an den Unternehmenszielen ausgerichtet zu bleiben.

Verfolgung der Belegungsrate in Stafiz

Die Produktion

Die Produktion, wenn sie im Rahmen eines Projekts definiert wird, kann als Wert oder Zeit (in der Regel in Tagen oder Stunden) verfolgt werden.

Wenn man sich beispielsweise den Output in Tagen ansieht, ist das die gesamte Zeit, die an einem bestimmten Tag für ein Projekt aufgewendet wurde.

Bei der wertmäßigen Produktion ist dies die Gesamtzahl der Tage, die für das Projekt aufgewendet wurden, multipliziert mit dem Wert eines Tages (oft als durchschnittliche Tagesrate bezeichnet). Die Formel lautet: (Anzahl der Tage, die für ein Projekt aufgewendet wurden) * (Wert eines Tages).

• Ziel der Produktionsüberwachung

Oft ist es interessant, die Produktion und die Produktionskapazitäten auf der Ebene eines Teams oder eines Unternehmens zu verfolgen. Je nach Anzahl der Mitarbeiter und ihrer Verfügbarkeit kann man die Produktionskapazitäten in Tagen oder in Werten ablesen. Ein gut organisiertes und optimiertes Unternehmen wird immer versuchen, seine Produktionskapazitäten mit seinen Umsatz- und Wachstumszielen in Einklang zu bringen. Wenn man also in der Lage ist, diese Metrik zu verfolgen, kann man sicherstellen, dass die Geschäftsziele mit den verfügbaren Ressourcen in Einklang gebracht werden.

• Fallbeispiel

Das Unternehmen JAVA hat 100 Entwicklermitarbeiter, deren DTV standardmäßig auf 800 € festgelegt ist, und 50 Beratermitarbeiter, die einen DTV von 750 € haben. Im Durchschnitt arbeiten alle Mitarbeiter 217 Tage. Die Gesamtkapazität beträgt also :

[100 x 800 + 50 x 750] x 217 = 25.497.500€.

Theoretisch muss man, wenn die Teams auf dem gleichen Niveau bleiben, mindestens eine Vertragssumme von 25,5 Mio. € holen.

• Wie kann man diesen Indikator verfolgen? 

In einer Lösung für das Geschäftsmanagement haben Sie oft die Möglichkeit, die durchgeführte Produktion zu verfolgen, manchmal aber auch die geplante Produktion. Wenn auch Prognosen verfügbar sind, lässt sich so feststellen, welche Kapazitäten in den nächsten Zeiträumen noch vorhanden sind, d. h. welche geschäftlichen Anstrengungen unternommen werden müssen, um die Ressourcen des Unternehmens zumindest zu decken.

Indikatoren, die sich auf das Gesamtmanagement der finanziellen Überwachung eines Projekts beziehen

Wenn Sie mehrere Projekte betreuen oder eine Führungskraft sind, sollten Sie auch Kennzahlen verfolgen, die Ihnen einen ganzheitlicheren Blick auf die Geschäftsleistung ermöglichen. Dann lohnt es sich, diese drei Kennzahlen zu verfolgen.

Die kommerzielle Pfeife

Tracking der Commercial Pipe

Die Verkaufspipeline besteht aus Chancen, die identifiziert, aber noch nicht gewonnen wurden. Die Verfolgung der Commercial Pipe ermöglicht es,den zukünftigen Umsatz, der mit diesen Opportunities verbunden ist, zuantizipieren.

• Ziel der Pfeifenverfolgung

Die Überwachung der Verkaufszahlen ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung, nicht nur für Unternehmen, die im Projektmodus arbeiten und Dienstleistungen verkaufen. Neben der Antizipation der Geschäftsleistung und der Fähigkeit, zukünftige Umsätze zu prognostizieren, ermöglicht diese Überwachung auch,den Bedarf an Ressourcen zu antizipieren, um auf zukünftige Projekte angemessen reagieren zu können.

In diesem Zusammenhang ist es für Teamleiter und Manager von entscheidender Bedeutung, einen guten Überblick über die Reife der Möglichkeiten und den damit verbundenen Ressourcenbedarf zu haben.

• Wie verfolgt man die Commercial Pipe?

Sie brauchen unbedingt ein Projektsteuerungsinstrument, um alle Chancen zentral zu erfassen und wenn möglich nach Reife oder Erfolgschancen zu segmentieren.

Idealerweise kann man das Stadium, in dem sich die Geschäftsmöglichkeit befindet, identifizieren (Akquise, Angebot verschickt, Verhandlungen laufen...) und einen Prozentsatz für die Erfolgschancen anwenden, der den damit verbundenen Betrag gewichtet und eine realistischere Vorstellung vom zukünftigen Umsatz vermittelt.

Verwaltung von Geschäftschancen

Staffeln Sie Ihre Teams vorab und antizipieren Sie Ihren Ressourcenbedarf schon bei der Gelegenheit mit Stafiz. Sobald Sie eine Verkaufschance gewonnen haben, wird das Projekt automatisch erstellt, wobei die zuvor eingegebenen Staffing- und Budgetdaten beibehalten werden, sodass Sie Zeit sparen und die Auslastung besser optimieren können.

Das Stafiz CRM

Wenn das CRM für die Ressourcenverwaltung geeignet ist, kann es aucheinen entsprechenden Arbeitsplan erstellen: Welche Arten von Rollen werden an diesem Projekt arbeiten, wenn es gewonnen wird, wie lange, mit welchen durchschnittlichen Tagesraten und welche Fähigkeiten werden benötigt?

Je nachdem, wie ausgereift das Angebot ist, kann man die Anforderungen an die Planungs- oder Teamleiter "pushen", damit diese die Mitarbeiter identifizieren, die den Bedarf decken können, oder umgekehrt warnen, um externe Bewerber oder Subunternehmer zu identifizieren.

Die Verknüpfung der Commercial Pipe mit der Teamplanung ist daher eine gute Praxis, um Projekte rechtzeitig zu starten und sicherzustellen, dass die richtige "Besetzung" vorgenommen wird, um den Anforderungen des Projekts gerecht zu werden.

Die Kosten der Kundengewinnung

Das sind alle Geschäftskosten, die für den Verkauf von Projekten anfallen. Dazu gehören die Zeit, die die Teams für die Erstellung von Angeboten aufwenden, die Zeit, die sie für Vertriebsaktivitäten aufwenden, oder auch die Zeit, die sie unterwegs sind, um mit potenziellen Kunden zu sprechen. Es sind auch die Reisekosten in der Pre-Sales-Phase oder alle anderen Ausgaben, die z. B. im Rahmen einer Ausschreibung anfallen.

• Zweck der Verfolgung der Anschaffungskosten

Die Verfolgung der Kosten für die Kundenakquise ist ein weiterer entscheidender Indikator, um sicherzustellen, dass die Geschäftstätigkeit rentabel ist. Dies ist sozusagen dieInvestition, die notwendig ist, um Projekte an Land zu ziehen.

Es muss sichergestellt werden, dass der Wert, der durch die mit dem Geschäft verbundenen Verträge generiert wird, viel höher ist als diese Geschäftsinvestition. Das Verhältnis des dreifachen Wertes zu den Anschaffungskosten wird oft als das Minimum angesehen, das erreicht werden muss, um eine gute Rentabilität zu erhalten.

Bei guter Beobachtung ermöglicht dieser Indikator auch, die Leistung der Vertriebsmitarbeiter untereinander zu vergleichen. Es ist ein ausgezeichneter Indikator, der über die Höhe des von einem Vertriebsmitarbeiter erzielten Umsatzes hinausgeht.

• Wie verfolgt man die Anschaffungskosten?

Um die Vertriebsaktivitäten und -kosten nachverfolgen zu können, benötigen Sie eine Lösung, mit der Sie die aufgewendete Zeit, die Gebühren und die Ausgaben nachverfolgen und den einzelnen Verkaufschancen oder allgemeineren Aktivitäten, wie z. B. E-Mail-Akquise oder Messeteilnahmen, zuordnen können. Wenn man die Kosten jedes einzelnen Vertriebsmitarbeiters kennt, kann man anschließend die gesamten Vertriebskosten berechnen, die für jede Verkaufschance und für andere Vertriebsaktivitäten aufgewendet wurden, und zwar pro Mitarbeiter.

Je nachdem, welches Projektsteuerungsinstrument Sie verwenden, können Sie von hier aus Berichte verfolgen und erstellen, die die Akquisitionskosten insgesamt, pro Team oder pro Vertriebsmitarbeiter und die Rentabilität dieser Kosten im Verhältnis zu den gewonnenen Umsatzbeträgen genauer angeben.

Der erzielte und der geplante Umsatz

Die Berechnung des Umsatzes für Projekte kann recht komplex sein, da verschiedene Methoden angewandt werden, z. B. die Fortschrittsmethode oder die Fertigstellungsmethode.

Die Percentage-of-Completion-Methode wird den Umsatz in der Gewinn- und Verlustrechnung auf der Grundlage des Fertigstellungsgrads anerkennen. Der Fertigstellungsgrad wird in der Regel als Prozentsatz der auf das Projekt entfallenden Kosten im Verhältnis zu den erwarteten Gesamtkosten des Projekts berechnet. Er wird wie folgt berechnet:

Bei der Methode nach Fertigstellung wird der Umsatz erst am Ende des Projekts erfasst.

• Ziel der Umsatzverfolgung

Es besteht kein Zweifel daran, dass die Verfolgung des Projektumsatzes ein entscheidender KPI ist. Unabhängig davon, ob Projekte intern oder gegenüber Kunden abgerechnet werden, ermöglicht die Anwendung eines Umsatzes, der von den Ressourcen für das Projekt aufgewendeten Zeit einen Wert zu verleihen.

Auch wenn man an internen Projekten arbeitet, die nicht in Rechnung gestellt werden, ist es interessant, eine durchschnittliche Tagesrate auf seine Ressourcen anzuwenden, um das Umsatzäquivalent zu ermitteln, das von den Ressourcen hätte erwirtschaftet werden können, wenn das Projekt verkauft worden wäre.

• Wie verfolgt man den Umsatz?

Die Verfolgung des Umsatzes kann je nach Größe und Dauer der Projekte recht kompliziert sein. Die damit betrauten Finanzteams verwenden häufig Excel-Vorlagen, aber die Verwendung einer ERP-Lösung, diedie Berechnung automatisiert und sicher macht, ist von Vorteil, nicht nur wegen der Zeitersparnis für die Supportteams, sondern auch, weil diese Metrik so wichtig ist, dass sie von den Finanzteams, aber auch von den Projektleitern und anderen Managern in Echtzeit verfolgt werden können muss.

Die Rentabilität des Geschäfts

Die Rentabilität einer Einheit, die Projekte durchführt, zu verfolgen, bedeutet, dass man die Rentabilität der einzelnen Projekte verfolgen und die verschiedenen Kostenarten analysieren kann: Teamkosten, Kosten für Unteraufträge, Gebühren und andere Arten von Ausgaben usw. Die Kosten für die einzelnen Projekte werden in der Regel von den Mitarbeitern selbst getragen.

• Ziel der Rentabilitätsüberwachung

Diese Überwachung stellt sicher, dass die Aktivität Gewinne in der erwarteten Höhe erwirtschaftet. Nicht alle Projektaktivitäten sollen Gewinne erwirtschaften, aber wenn dies der Fall ist, ist es wichtig, sich einen Überblick über die Rentabilität der Aktivität zu verschaffen, indem die vergangene und zukünftige Rentabilität der Projekte verfolgt und mit dem Budget verglichen wird.

Verfolgung der Rentabilität der Aktivität in Stafiz

• Wie kann man die Rentabilität des Geschäfts verfolgen?

Die Verwendung einer speziellen Lösung bietet jedoch eine Reihe von Vorteilen, die von der Automatisierung der Nachverfolgung über die Sicherung der Berechnungen bis hin zur Erstellung von Dashboards reichen, mit denen Siesofort erkennen können, ob und warumdas Budget überschritten wird und wo die Abweichungen liegen.

Die Rechnungsstellung für Projekte

Hier geht es darum, den Fortschritt und die Vollständigkeit der Rechnungsstellung im Vergleich zu dem, was geplant war, zu verfolgen. Diese Überwachung sollte bis zur Überwachung der Zahlungen reichen, um eine gute Kontrolle über seine Liquidität zu haben.

• Zweck der Rechnungsverfolgung

Die Leistung des Geschäfts endet nicht mit der Durchführung, sondern es muss sichergestellt werden, dass der verkaufte Betrag auch tatsächlich eingenommen wird, und zwar möglichst schnell, um einen möglichst gesunden Cashflow zu haben. Hier muss also sichergestellt werden, dass der Prozess organisiert ist.

1. Die Rechnungsfristen, d. h. die Lieferungen, die die Rechnungsstellung auslösen, werden eingehalten, und die Kommunikation zwischen den Projektleitern und den für die Rechnungsstellung zuständigen Teams ist ausgezeichnet, sodass die Rechnungsstellung so früh wie möglich erfolgen kann.
2. Alle abrechenbaren Elemente wurden tatsächlich in Rechnung gestellt und nichts wurde vergessen: In einem Projekt sind nicht nur die Lieferleistungen abrechenbar, sondern es kommt auch häufig vor, dass z. B. Kosten erneut in Rechnung gestellt werden. Es ist wichtig, diese Elemente im Auge zu behalten, da sonst die erneute Rechnungsstellung vergessen wird und Geld auf dem Tisch liegen bleibt.
3. Zahlungsbedingungen werden von den Kunden eingehalten

Verfolgung der Rechnungsstellung für Projekte mit Stafi

• Wie kann man diesen Indikator verfolgen?

Sie müssen projektweise verfolgen, was in Rechnung gestellt wurde, was noch in Rechnung gestellt werden muss, was bezahlt wurde und leicht erkennen können, welche Rechnungen nicht beglichen wurden, wenn sie hätten beglichen werden müssen. Es ist immer einfacher, wenn die Verfolgung der Rechnungsstellung mit der Projektverfolgung verknüpft ist.

Wenn z. B. die Elemente Fortschrittskontrolle und Rechnungsstellung miteinander verknüpft sind, ist es möglich, den Projektmanager die Produktion eines Deliverables bestätigen zu lassen, um eine Rechnung auszulösen. Die für die Rechnungsstellung zuständigen Teams sehen dann diese Fälligkeit als auszustellende Rechnung und können sie so schnell wie möglich an den Kunden senden. Durch die Beschleunigung des Cashflow-Zyklus verbessert sich der gesamte Cashflow des Unternehmens.

Stafiz hilft Dienstleistungsunternehmen, die Sichtbarkeit zu erhöhen und den Fortschritt ihrer Projekte durch Echtzeitdaten besser zu steuern. Stafiz ist eine SaaS-Lösung für Staffing-Management, Projektsteuerung und Business Intelligence. So werden Budgets und Margen immer eingehalten und Sie treffen bessere Entscheidungen für Ihr Geschäft.

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