Les meilleurs logiciels de gestion de projet par catégories
Comme nous l’avons vu, le choix du meilleur logiciel de gestion de projet dépend largement de vos objectifs et de vos besoins. Pour en savoir plus, lisez notre article : Comment choisir le meilleur logiciel de gestion de projet pour votre équipe?
Par ailleurs, une fois que vous avez choisi le meilleur logiciel de gestion de projet pour votre équipe, vous devez savoir comment l’utiliser pour en tirer le meilleur parti. Nous vous l’expliquons ici en détail.
Les meilleurs outils de gestion de projet
Vous trouverez ci-dessous un classement des meilleures plateformes et outils, en fonction des priorités de l’entreprise.
| Logiciel de projet | Parfait pour… | Points forts | Points faibles |
|---|---|---|---|
| Teamgantt | la planification de projets via des diagrammes de Gantt | Une grande facilité d’utilisation qui facilite l’adoption de l’outil. | La version mobile est plus limitée et offre moins de convivialité que la version de bureau, selon certains avis d’utilisateurs sur GetApp. |
| Microsoft Project | les projets qui nécessitent une communication élevée, fluide et agile. | Graphiques et données | Dépendance vis-à-vis du système d’exploitation Windows, ce qui limite son utilisation sur d’autres plateformes. |
| Jira | les projets basés sur des tickets de développement | Versatilité | Courbe d’apprentissage élevée |
| Stafiz | assurer une comptabilité et une planification des ressources optimales | Des données fiables en temps réel pour garantir la rentabilité | L’intégration avec les applications bancaires n’est pas possible |
| Airtable | sécuriser la documentation du projet | Adapté à toute taille d’entreprise | Certaines fonctionnalités peuvent être complexes à activer au premier contact. |
| Notion | organiser, documenter et collaborer autour de projets | Modèles disponibles, polyvalence de l’outil avec de nombreuses types de vues | Absence d’outil d’analyse de type BI pour faire un suivi efficace de projet |
| Pipefy, Process street | décrire et développez des workflows automatisés avec circuit de validation | Meilleure efficience et qualité des processus à travers les entités | Rigidité et lourdeur des processus |
Comment tirer le meilleur parti d’un outil de gestion de projet ?
Vous avez choisi l’outil dont vous avez besoin ? Voyons maintenant comment en tirer le meilleur parti.
1. Fixez des objectifs SMART
La première règle de base est de fixer des objectifs SMART. Il s’agit de ‘Specific’, ‘Measurable’, ‘Achievable’, ‘Realistic’ et ‘Time Bound’. Il se traduit par “Spécifique”, “Mesurable”, “Atteignable”, “Réaliste” et “Limité dans le temps”.
Définir des objectifs SMART
Notre article: comment choisir le meilleur logiciel de gestion de projet ? a détaillé les indicateurs clés de performance qui peuvent être suivis selon vos objectifs afin de faire avancer le projet rapidement et de manière rentable. La méthodologie SMART stipule que les chiffres des indicateurs clés de performance doivent être concrets, mesurables, réalisables, réalistes et limités dans le temps.
2. Communiquer efficacement
Faire passer des messages clairs est une tâche qui incombe au chef de projet ou au gestionnaire de projet. Le chef de projet peut fournir un canal de communication. Mais le message et le style de communication sont fournis par le chef de projet.
En plus d’être clair et concis, il est important d’appuyer la communication sur deux autres valeurs : montrer l’exemple et motiver.
Pour suivre un leader, il faut qu’il donne l’exemple. Il est difficile d’obtenir l’implication et l’effort maximum des employés si le manager ou le responsable accumule plusieurs absences injustifiées, pour donner un exemple.
D’autre part, il est important que cette personne soit capable de motiver et de fournir des informations et des incitations utiles. C’est la seule façon d’obtenir des équipes engagées, capables de donner le meilleur d’elles-mêmes, ce qui augmentera la rentabilité du projet et la réalisation des objectifs.
3. Assurer un bon suivi
L’outil de gestion de projet nous fournira des données clés et des alertes qui nous aideront à le faire. Mais il y a une série de paramètres spécifiques auxquels nous devons prêter une attention particulière, car ce sont ceux qui nous fournissent les informations les plus claires pour savoir si quelque chose n’avance pas de la bonne manière :
- Les coûts.
- Les marges.
- Heures de travail estimées pour l’ensemble du projet.
- Heures de travail réellement investies.
- Temps d’exécution estimé pour chacune des tâches.
- Temps réellement investi dans chacune d’entre elles.
Suivez notre guide pour un suivi de projet efficace.
4. Respecter les étapes de la gestion de projet
Afin de disposer d’une base solide, il est nécessaire de réaliser une série de travaux préliminaires et de planification.Il existe cinq phases de gestion de projet qui doivent être prises en compte :
- La préparation. Nous devons établir quelle est la vision de l’entreprise et quels sont les objectifs. Il faut également déterminer les risques et les résultats attendus. Pour cela, il faut réaliser dans cette phase une étude de faisabilité dans laquelle sont définis les objectifs, un calendrier pour les atteindre et les coûts estimés.
- La planification. Si le projet est approuvé, il est nécessaire de le diviser en tâches, en attribuant les responsabilités et les délais. Cette phase comprend également la planification des ressources humaines et techniques et la planification financière. Et, de manière transversale, il faut également prévoir les risques ou les faiblesses qui devront être surmontés, et la manière dont cela sera fait.
- L’exécution. Toute la planification ci-dessus est mise en œuvre. Il est temps de coordonner les équipes, de communiquer les objectifs et de répondre aux besoins dérivés des premiers travaux.
- Le suivi. Il est très important de contrôler le temps, les ressources et les coûts qui sont effectivement investis, afin de s’assurer que la feuille de route est respectée.
- Clôture. Cette étape comprend un examen des performances globales et individuelles de tous ceux qui ont participé au projet. Il est important de faire une évaluation honnête, afin de détecter les améliorations possibles à appliquer dans les autres projets. Sur le plan budgétaire, il est important de vérifier si les hypothèses de rentabilité initialement établies ont également été respectées.
5. Gardez un œil sur ces autres aspects
En plus de celles mentionnées ci-dessus, il existe d’autres causes d’échec d’un projet dont il faut également tenir compte :
- Le fait de ne pas vérifier la disponibilité des ressources, les charges et l’avancement. La phase de suivi est essentielle et doit être quotidienne. Relâcher la phase de suivi peut conduire à des situations sans retour qui peuvent ruiner le projet. C’est l’une des fonctionnalités les plus précieuses d’un gestionnaire de projet, car elle permet d’effectuer ce suivi de manière efficace et en un clin d’œil. Elle facilite également la réaffectation des ressources et la communication rapide des changements.
- Manque de leadership. Les outils et les ressources peuvent être adéquats et… le problème réside peut-être dans le manque d’implication de la direction.
- Le fait de ne pas inclure un pourcentage de risque. Lorsqu’une entreprise planifie un budget, elle doit inclure un pourcentage de risque pour les éventualités qui peuvent nécessiter des investissements non planifiés.
- Manque de coordination. La direction, le chef de projet et l’équipe doivent travailler à l’unisson. Un outil de gestion de projet permet un accès en temps réel à toutes les informations, ce qui est sans aucun doute un excellent moyen de s’assurer que tout le monde est conscient et coordonné des actions à mener. Ce point est particulièrement critique dans les projets comportant des tâches interdépartementales ou interdépendantes.
- N’automatisez pas les alertes pour prévenir d’éventuels retards ou dépassements de coûts. Un bon logiciel de gestion de projet permettra de mettre en place des alertes afin que les responsables soient informés de toute anomalie de calendrier une seconde après qu’elle se soit produite.
- Donner la priorité aux économies de coûts. Parfois, la réduction des dépenses devient une priorité, car elle est considérée comme un moyen d’optimiser les ressources du projet. Cependant, une réduction excessive des ressources peut allonger inutilement le travail. À long terme, cela générera en fait plus de coûts que ceux que vous essayez d’éviter.
- Ne pas être ouvert au changement. La phase d’analyse et de planification est essentielle. Mais les circonstances dans lesquelles elles ont été réalisées sont changeantes. Il est important d’être flexible et de pouvoir prendre des décisions en cours de projet pour corriger l’effet des facteurs externes sur les résultats du projet.
Conclusion
Par conséquent, les entreprises doivent d’abord déterminer les indicateurs clés de performance auxquels elles doivent donner la priorité. Elles doivent ensuite vérifier quels chefs de projet intègrent les fonctionnalités et les tâches les plus appropriées pour les atteindre.
Sans perdre de vue toute une série de recommandations globales qui permettent de respecter les objectifs de temps et de rentabilité.
Comme, par exemple, réaliser une planification adéquate, effectuer un suivi exhaustif ou réaliser une analyse finale réaliste et basée sur des données. Des questions pour lesquelles le chef de projet devient un allié fondamental, capable d’accélérer et d’optimiser la gestion du travail et, par conséquent, de stimuler la croissance de l’entreprise.