Die beste Projektmanagementsoftware nach Kategorien
Wie wir gesehen haben, die Wahl der besten Projektmanagementsoftware hängt weitgehend von Ihren Zielen und Bedürfnissen ab. Lesen Sie mehr dazu in unserem Artikel : Wie wählen Sie die beste Projektmanagementsoftware für Ihr Team?
Außerdem müssen Sie, sobald Sie die beste Projektmanagementsoftware für Ihr Team ausgewählt haben, wissen, wie Sie sie nutzen können, um das Beste aus ihr herauszuholen. Dies erklären wir Ihnen hier ausführlich.
Die besten Tools für das Projektmanagement
Im Folgenden finden Sie eine Rangliste der besten Plattformen und Tools, je nach den Prioritäten des Unternehmens.
| Projektsoftware | Perfekt für ... | Starke Punkte | Schwache Punkte |
|---|---|---|---|
| Teamgantt | die Planung von Projekten über Gantt-Diagramme | Eine hohe Benutzerfreundlichkeit, die die Annahme des Tools erleichtert. | Die mobile Version ist eingeschränkter und bietet weniger Benutzerfreundlichkeit als die Desktop-Version, so einige Nutzermeinungen auf GetApp. |
| Microsoft Project | Projekte, die eine hohe, flüssige und agile Kommunikation erfordern. | Diagramme und Daten | Abhängigkeit vom Windows-Betriebssystem, was die Nutzung auf anderen Plattformen einschränkt. |
| Jira | Projekte, die auf Entwicklungstickets basieren | Vielseitigkeit | Hohe Lernkurve |
| Stafiz | eine optimale Buchführung und Ressourcenplanung sicherstellen | Zuverlässige Daten in Echtzeit sichern die Rentabilität | Integration mit Bankanwendungen ist nicht möglich |
| Airtable | die Projektdokumentation sichern | Geeignet für jede Unternehmensgröße | Einige Funktionen können beim ersten Kontakt kompliziert zu aktivieren sein. |
| Begriff | organisieren, dokumentieren und an Projekten mitarbeiten | Vorlagen verfügbar, Vielseitigkeit des Tools mit zahlreichen Ansichtstypen | Fehlen eines BI-ähnlichen Analysewerkzeugs für eine effektive Projektüberwachung |
| Pipefy, Process street | beschreiben und entwickeln Sie automatisierte Workflows mit Validierungskreislauf | Höhere Effizienz und Qualität der Prozesse über die Einheiten hinweg | Starre und schwerfällige Prozesse |
Wie kann man das Beste aus einem Projektmanagement-Tool herausholen?
Haben Sie sich für das Tool entschieden, das Sie brauchen? Lassen Sie uns nun sehen, wie Sie es am besten nutzen können.
1. Setzen Sie sich SMARTe Ziele
Die erste Grundregel lautet, SMART-Ziele zu setzen. Das steht für 'Specific', 'Measurable', 'Achievable', 'Realistic' und 'Time Bound'. Es bedeutet übersetzt "Spezifisch", "Messbar", "Erreichbar", "Realistisch" und "Zeitbegrenzt".
SMARTe Ziele setzen
Unser Artikel: Wie wähle ich die beste Projektmanagementsoftware aus? wurde beschrieben, welche KPIs Sie anhand Ihrer Ziele verfolgen können, um das Projekt schnell und kostengünstig voranzutreiben. Die SMART-Methode besagt, dass die Zahlen der KPIs konkret, messbar, erreichbar, realistisch und zeitlich begrenzt sein müssen.
2. Effektiv kommunizieren
Klare Botschaften vermitteln ist eine Aufgabe des Projektleiters oder des Projektmanagers. Der Projektleiter kann einen Kommunikationskanal zur Verfügung stellen. Die Botschaft und der Kommunikationsstil werden jedoch vom Projektleiter bereitgestellt.
Neben Klarheit und Prägnanz ist es wichtig, die Kommunikation auf zwei weitere Werte zu stützen: Vorbild sein und motivieren.
Um einer Führungskraft zu folgen, muss sie mit gutem Beispiel vorangehen. Es ist schwierig, die maximale Beteiligung und Anstrengung der Mitarbeiter zu erreichen, wenn der Manager oder Vorgesetzte mehrere unentschuldigte Fehlzeiten anhäuft, um ein Beispiel zu nennen.
Andererseits ist es wichtig, dass diese Person in der Lage ist, zu motivieren und nützliche Informationen und Anreize zu liefern. Nur so erhalten Sie engagierte Teams, die in der Lage sind, ihr Bestes zu geben, was die Rentabilität des Projekts und das Erreichen der Ziele erhöht.
3. Für eine gute Nachbereitung sorgen
Das Projektmanagement-Tool wird uns Schlüsseldaten und Warnmeldungen liefern, die uns dabei helfen. Es gibt jedoch eine Reihe spezifischer Parameter, auf die wir besonders achten müssen, da sie uns die klarsten Informationen darüber liefern, ob etwas nicht in der richtigen Weise vorangeht :
- Kosten.
- Die Ränder.
- Geschätzte Arbeitsstunden für das gesamte Projekt.
- Tatsächlich investierte Arbeitsstunden.
- Geschätzte Ausführungszeit für jede der Aufgaben.
- Zeit, die tatsächlich in jede von ihnen investiert wurde.
Folgen Sie unserem Leitfaden für eine effektive Projektverfolgung.
4. Beachten Sie die Schritte des Projektmanagements
Um eine solide Grundlage zu schaffen, müssen eine Reihe von Vorarbeiten und Planungen durchgeführt werden.Es gibt fünf Phasen des Projektmanagements die berücksichtigt werden müssen:
- Die Vorbereitung. Wir müssen feststellen, was die Vision des Unternehmens ist und welche Ziele es verfolgt. Außerdem müssen wir die Risiken und die erwarteten Ergebnisse bestimmen. Dazu muss in dieser Phase eine Machbarkeitsstudie erstellt werden, in der die Ziele, ein Zeitplan für ihre Erreichung und die geschätzten Kosten festgelegt werden.
- Die Planung. Wenn das Projekt genehmigt ist, muss es in Aufgaben unterteilt werden, wobei Verantwortlichkeiten und Fristen zugewiesen werden. Diese Phase umfasst auch die Planung der personellen und technischen Ressourcen sowie die Finanzplanung. Und als Querschnittsthema muss auch geplant werden, welche Risiken oder Schwächen überwunden werden müssen und wie dies geschehen soll.
- Die Ausführung. Die gesamte obige Planung wird umgesetzt. Jetzt ist es an der Zeit, die Teams zu koordinieren, die Ziele zu kommunizieren und auf die aus den ersten Arbeiten abgeleiteten Bedürfnisse zu reagieren.
- Die Nachbereitung. Es ist sehr wichtig, die Zeit, die Ressourcen und die Kosten, die tatsächlich investiert werden, zu überwachen, um sicherzustellen, dass der Fahrplan eingehalten wird.
- Zaun. Diese Phase umfasst eine Überprüfung der Gesamt- und Einzelleistungen aller am Projekt beteiligten Personen. Es ist wichtig, eine ehrliche Bewertung vorzunehmen, um mögliche Verbesserungen zu erkennen, die in anderen Projekten angewendet werden können. In Bezug auf das Budget ist es wichtig zu überprüfen, ob die ursprünglich getroffenen Annahmen zur Wirtschaftlichkeit auch eingehalten wurden.
5. Behalten Sie diese anderen Aspekte im Auge
Zusätzlich zu den oben genannten gibt es weitere Ursachen für das Scheitern eines Projekts die ebenfalls berücksichtigt werden müssen:
- Das Versäumnis, die Verfügbarkeit der Ressourcen, der Belastungen und des Fortschritts. Die Nachverfolgungsphase ist entscheidend und muss täglich erfolgen. Die Nachverfolgungsphase zu lockern, kann zu Situationen führen, in denen es kein Zurück mehr gibt und die das Projekt ruinieren können. Sie ist eine der wertvollsten Funktionen eines Projektmanagers, da sie es ermöglicht, diese Nachverfolgung effizient und im Handumdrehen durchzuführen. Außerdem erleichtert sie die Neuzuteilung von Ressourcen und die schnelle Kommunikation von Änderungen.
- Mangel an Führung. Die Instrumente und Ressourcen mögen angemessen sein und ... das Problem liegt vielleicht in der mangelnden Beteiligung der Führung.
- Das Nicht-Einbeziehen eines Risikoprozentsatzes. Wenn ein Unternehmen ein Budget plant, sollte es einen Risikoprozentsatz für Eventualitäten einbeziehen, die möglicherweise ungeplante Investitionen erfordern.
- Es mangelt an Koordination. Das Management, der Projektleiter und das Team müssen an einem Strang ziehen. Ein Projektmanagement-Tool ermöglicht den Zugriff auf alle Informationen in Echtzeit, was zweifellos ein hervorragendes Mittel ist, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten sich der anstehenden Aufgaben bewusst sind und diese koordinieren. Dieser Punkt ist besonders kritisch bei Projekten mit abteilungsübergreifenden oder voneinander abhängigen Aufgaben.
- Automatisieren Sie keine Warnungen um vor möglichen Verzögerungen oder Kostenüberschreitungen zu warnen. Eine gute Projektmanagementsoftware wird es ermöglichen, Warnmeldungen einzurichten, so dass die Verantwortlichen eine Sekunde nach Auftreten einer Terminabweichung über diese informiert werden.
- Kosteneinsparungen Vorrang einräumen. Manchmal wird die Senkung der Ausgaben zur Priorität, weil sie als Möglichkeit gesehen wird, die Projektressourcen zu optimieren. Eine übermäßige Reduzierung der Ressourcen kann die Arbeit jedoch unnötig in die Länge ziehen. Auf lange Sicht wird dies tatsächlich mehr Kosten verursachen als die, die Sie zu vermeiden versuchen.
- Nicht offen für Veränderungen sein. Die Analyse- und Planungsphase ist von entscheidender Bedeutung. Die Umstände, unter denen sie durchgeführt wurden, sind jedoch veränderlich. Es ist wichtig, flexibel zu sein und während des Projekts Entscheidungen treffen zu können, um die Auswirkungen externer Faktoren auf die Projektergebnisse zu korrigieren.
Schlussfolgerung
Daher müssen Unternehmen zunächst die wichtigsten Leistungsindikatoren festlegen, denen sie Priorität einräumen sollten. Anschließend sollten sie prüfen, welche Projektmanager die Funktionen und Aufgaben integrieren, die am besten geeignet sind, um diese zu erreichen.
Ohne dabei eine Reihe globaler Empfehlungen aus den Augen zu verlieren, mit denen sich die Zeit- und Rentabilitätsziele einhalten lassen.
Wie z. B. die Durchführung einer angemessenen Planung, eine umfassende Überwachung oder eine realistische und datengestützte Abschlussanalyse. Fragen, bei denen der Projektmanager zu einem grundlegenden Verbündeten wird, der das Arbeitsmanagement beschleunigen und optimieren und damit das Unternehmenswachstum ankurbeln kann.