Die beste Projektmanagement-Software nach Kategorien

Wie wir gesehen haben, hängt die Wahl der besten Projektmanagement-Software weitgehend von Ihren Zielen und Bedürfnissen ab. Um mehr zu erfahren, lesen Sie unseren Artikel: Wie wählen Sie die beste Projektmanagement-Software für Ihr Team aus?

Sobald Sie die beste Projektmanagement-Software für Ihr Team ausgewählt haben, müssen Sie auch wissen, wie Sie sie verwenden können, um das Beste daraus zu machen. Wir erklären es hier im Detail.

Die besten Projektmanagement-Tools

Nachfolgend finden Sie eine Rangliste der besten Plattformen und Tools, basierend auf den Prioritäten des Unternehmens.

Wie kann man das Beste aus einem Projektmanagement-Tool herausholen?

Haben Sie das Werkzeug ausgewählt, das Sie benötigen? Werfen wir nun einen Blick darauf, wie Sie das Beste daraus machen können.

1. Setzen Sie sich SMART-Ziele

Die erste Faustregel lautet, sich SMART-Ziele zu setzen. Diese sind "spezifisch", "messbar", "erreichbar", "realistisch" und "zeitgebunden". Es bedeutet übersetzt "spezifisch", "messbar", "erreichbar", "realistisch" und "zeitgebunden".

SMART-Ziele setzen

Unser Artikel: Wie wählt man die beste Projektmanagement-Software aus? detailliert die KPIs, die gemäß Ihren Zielen verfolgt werden können, um das Projekt schnell und kostengünstig voranzutreiben. Die SMART-Methodik besagt, dass KPI-Zahlen konkret, messbar, erreichbar, realistisch und zeitgebunden sein sollten.

2. Kommunizieren Sie effektiv

Klare Botschaften zu vermitteln , ist eine Aufgabe, die dem Projektmanager oder Projektmanager zufällt. Der Projektmanager kann einen Kommunikationskanal bereitstellen. Die Botschaft und der Kommunikationsstil werden jedoch vom Projektmanager vorgegeben.

Neben der Klarheit und Prägnanz ist es wichtig, die Kommunikation auf zwei weitere Werte zu stützen: mit gutem Beispiel voranzugehen und zu motivieren.

Um einer Führungskraft zu folgen, muss sie oder er ein Vorbild sein. Es ist schwierig, die maximale Beteiligung und den maximalen Aufwand der Mitarbeiter zu erreichen, wenn der Manager oder Manager mehrere ungerechtfertigte Abwesenheiten anhäuft, um ein Beispiel zu nennen. 

Auf der anderen Seite ist es wichtig, dass diese Person in der Lage ist, zu motivieren und nützliche Informationen und Anreize zu geben. Nur so entstehen engagierte Teams, die in der Lage sind, ihr Bestes zu geben, was die Rentabilität des Projekts und die Zielerreichung steigert.

3. Sorgen Sie für eine gute Nachverfolgung

Das Projektmanagement-Tool liefert uns wichtige Daten und Warnmeldungen, die uns dabei helfen. Aber es gibt eine Reihe von spezifischen Parametern, auf die wir genau achten müssen, da sie uns die klarsten Informationen liefern, um zu wissen, ob sich etwas nicht in die richtige Richtung bewegt:

• Kosten.
• Ränder.
• Geschätzte Arbeitsstunden für das gesamte Projekt.
• Stunden Arbeit wurden wirklich investiert. 
• Geschätzte Ausführungszeit für jede Aufgabe.
• In jeden von ihnen wurde wirklich Zeit investiert. 

Folgen Sie unserem Leitfaden für eine effektive Projektüberwachung.

4. Respektieren Sie die Schritte des Projektmanagements

Um ein solides Fundament zu haben, sind eine Reihe von Vorarbeiten und Planungen notwendig. Es gibt fünf Phasen des Projektmanagements, die berücksichtigt werden müssen:

1. Vorbereitung. Wir müssen festlegen, was die Vision des Unternehmens ist und was die Ziele sind. Auch die Risiken und die erwarteten Ergebnisse müssen identifiziert werden. Zu diesem Zweck muss in dieser Phase eine Machbarkeitsstudie durchgeführt werden, in der die Ziele, ein Zeitplan für deren Erreichung und die geschätzten Kosten definiert werden.
2. Planung. Wenn das Projekt genehmigt wird, ist es notwendig, es in Aufgaben zu unterteilen, Verantwortlichkeiten und Fristen zuzuweisen. In diese Phase fallen auch die Personal- und Fachplanung sowie die Finanzplanung. Und bereichsübergreifend ist es auch notwendig, die Risiken oder Schwächen zu antizipieren, die überwunden werden müssen, und wie dies geschehen wird.
3. Die Ausführung. Alle oben genannten Planungen werden umgesetzt. Es ist an der Zeit, Teams zu koordinieren, Ziele zu kommunizieren und auf Bedürfnisse einzugehen, die sich aus der frühen Arbeit ergeben.
4. Nachverfolgung. Es ist sehr wichtig, die Zeit, die Ressourcen und die Kosten zu überwachen, die tatsächlich investiert werden, um sicherzustellen, dass die Roadmap eingehalten wird.
5. Zaun. In dieser Phase wird die Gesamt- und Einzelleistung aller Projektbeteiligten überprüft. Es ist wichtig, eine ehrliche Bewertung vorzunehmen, um mögliche Verbesserungen zu erkennen, die in anderen Projekten angewendet werden können. Aus haushaltspolitischer Sicht ist es wichtig zu prüfen, ob auch die ursprünglich aufgestellten Rentabilitätsannahmen eingehalten wurden.

5. Behalten Sie diese anderen Aspekte im Auge

Neben den oben genannten gibt es noch weitere Ursachen für das Scheitern von Projekten, die ebenfalls berücksichtigt werden müssen:

• Versäumnis, die Verfügbarkeit von Ressourcen, Ausgaben und Fortschritten zu überprüfen. Die Nachbereitungsphase ist essentiell und muss täglich erfolgen. Eine Lockerung der Nachbereitungsphase kann zu Situationen ohne Wiederkehr führen, die das Projekt ruinieren können. Dies ist eine der wertvollsten Funktionen eines Projektmanagers, da diese Nachverfolgung effizient und im Handumdrehen durchgeführt werden kann. Es erleichtert auch die Umverteilung von Ressourcen und die schnelle Kommunikation von Änderungen.
• Mangelnde Führung. Tools und Ressourcen können angemessen sein und... Das Problem kann in der mangelnden Beteiligung des Managements liegen. 
• Die Tatsache, dass kein Prozentsatz des Risikos enthalten ist. Wenn ein Unternehmen ein Budget plant, sollte es einen Prozentsatz des Risikos für Eventualitäten enthalten, die ungeplante Investitionen erfordern können.
• Mangelnde Koordination. Die Geschäftsführung, der Projektleiter und das Team müssen an einem Strang ziehen. Ein Projektmanagement-Tool ermöglicht den Echtzeitzugriff auf alle Informationen, was zweifellos eine gute Möglichkeit ist, um sicherzustellen, dass jeder über die zu ergreifenden Maßnahmen informiert und koordiniert ist. Dies ist besonders kritisch in Projekten mit abteilungsübergreifenden oder zusammenhängenden Aufgaben.
• Automatisieren Sie Warnungen nicht , um mögliche Verzögerungen oder Kostenüberschreitungen zu vermeiden. Eine gute Projektmanagement-Software ermöglicht die Einrichtung von Warnungen, so dass Manager eine Sekunde nach dem Auftreten von Zeitplananomalien benachrichtigt werden.
• Priorisieren Sie Kosteneinsparungen. Manchmal wird die Reduzierung der Kosten zu einer Priorität, da dies als eine Möglichkeit zur Optimierung der Projektressourcen angesehen wird. Eine übermäßige Reduzierung der Ressourcen kann die Arbeit jedoch unnötig in die Länge ziehen. Auf lange Sicht wird dies tatsächlich mehr Kosten verursachen, als Sie zu vermeiden versuchen.
• Nicht offen für Veränderungen zu sein. Die Analyse- und Planungsphase ist essentiell. Aber die Umstände, unter denen sie durchgeführt wurden, ändern sich. Es ist wichtig, flexibel zu sein und während des Projekts Entscheidungen treffen zu können, um die Auswirkungen externer Faktoren auf die Projektergebnisse zu korrigieren.

Schlussfolgerung

Daher müssen Unternehmen zunächst festlegen, welche KPIs sie priorisieren sollten. Sie müssen dann prüfen, welche Projektmanager die am besten geeigneten Funktionen und Aufgaben integrieren, um diese zu erreichen. 

Ohne dabei eine ganze Reihe globaler Empfehlungen aus den Augen zu verlieren, die es ermöglichen, Zeit- und Rentabilitätsziele zu erreichen. 

Wie zum Beispiel die Durchführung einer ordnungsgemäßen Planung, eine umfassende Nachverfolgung oder die Durchführung einer realistischen, datengestützten Abschlussanalyse. Dies sind Themen, bei denen der Projektmanager zu einem grundlegenden Verbündeten wird, der in der Lage ist, das Arbeitsmanagement zu beschleunigen und zu optimieren und so das Wachstum des Unternehmens zu stimulieren.