De beste projectmanagementsoftware per categorie

Zoals we hebben gezien, het kiezen van de beste projectmanagementsoftware grotendeels af van je doelstellingen en behoeften. Lees ons artikel voor meer informatie: Hoe kies je de beste projectmanagementsoftware voor je team?

Bovendien, als je eenmaal de beste projectmanagementsoftware voor je team hebt gekozen, moet je weten hoe je het moet gebruiken om er het meeste uit te halen. Dat leggen we hier in detail uit.

De beste tools voor projectbeheer

Hieronder vindt u een ranglijst van de beste platforms en tools, afhankelijk van de prioriteiten van uw bedrijf.

Hoe haal je het meeste uit een projectmanagementtool?

Heb je het gereedschap gekozen dat je nodig hebt? Laten we nu eens kijken hoe je er het meeste uit kunt halen.

1. SMART-doelstellingen stellen

De eerste basisregel is het stellen van SMART-doelstellingen. SMART staat voor 'Specifiek', 'Meetbaar', 'Haalbaar', 'Realistisch' en 'Tijdgebonden'. Het staat voor 'Specifiek', 'Meetbaar', 'Haalbaar', 'Realistisch' en 'Tijdgebonden'.

SMART-doelstellingen bepalen

Ons artikel: Hoe kies je de beste projectmanagementsoftware? heeft de belangrijkste prestatie-indicatoren gedetailleerd die kunnen worden gevolgd op basis van je doelstellingen om het project snel en kosteneffectief vooruit te helpen. De SMART-methodologie bepaalt dat de kernprestatie-indicatoren concreet, meetbaar, haalbaar, realistisch en tijdgebonden moeten zijn.

2. Effectief communiceren

Duidelijke boodschappen overbrengen is een taak voor de projectleider of projectmanager. De projectmanager kan zorgen voor een communicatiekanaal. Maar de boodschap en de stijl van communiceren worden bepaald door de projectmanager.

Naast duidelijk en beknopt is het belangrijk om communicatie te baseren op twee andere waarden: het goede voorbeeld geven en motiveren.

Om een leider te volgen, moet hij of zij het goede voorbeeld geven. Het is moeilijk om maximale betrokkenheid en inzet van werknemers te krijgen als de manager of leidinggevende een aantal onterechte afwezigheden opstapelt om het goede voorbeeld te geven. 

Aan de andere kant is het belangrijk dat deze persoon kan motiveren en nuttige informatie en stimulansen kan geven. Dit is de enige manier om betrokken teams te krijgen die het beste van zichzelf geven, wat de winstgevendheid van het project en het behalen van de doelstellingen zal verhogen.

3. Zorg voor goed toezicht

De projectmanagementtool zal ons voorzien van belangrijke gegevens en waarschuwingen om ons hierbij te helpen. Maar er zijn een aantal specifieke parameters waar we in het bijzonder op moeten letten, omdat deze ons de duidelijkste informatie geven over de vraag of iets niet op de juiste manier vordert:

• Kosten.
• De marges.
• Geschatte werkuren voor het hele project.
• Werkelijk geïnvesteerde uren. 
• Geschatte uitvoeringstijd voor elke taak.
• In elk van hen is daadwerkelijk tijd geïnvesteerd. 

Volg onze gids voor effectieve projectmonitoring.

4. De fasen van projectmanagement respecteren

Om een solide basis te leggen, is het nodig om een reeks voorbereidende en planningstaken uit te voeren. vijf fasen van projectmanagement Er zijn vijf fasen van projectmanagement waarmee rekening moet worden gehouden:

1. Voorbereiding. We moeten de visie en doelstellingen van het bedrijf vaststellen. We moeten ook de risico's en verwachte resultaten bepalen. Om dit te doen, moeten we een haalbaarheidsstudie uitvoeren waarin we de doelstellingen, een tijdschema voor het bereiken ervan en de geschatte kosten definiëren.
2. De planning. Als het project is goedgekeurd, moet het worden opgedeeld in taken, met toegewezen verantwoordelijkheden en deadlines. Deze fase omvat ook de planning van personele en technische middelen en de financiële planning. En over de hele linie moet je ook plannen maken voor eventuele risico's of zwakke punten die overwonnen moeten worden, en hoe dit zal gebeuren.
3. Uitvoering. Alle bovenstaande planning is uitgevoerd. Nu is het tijd om de teams te coördineren, de doelstellingen te communiceren en te voldoen aan de behoeften die voortkomen uit het initiële werk.
4. Follow-up. Het is erg belangrijk om de tijd, middelen en kosten die daadwerkelijk worden geïnvesteerd op te volgen, om ervoor te zorgen dat het stappenplan wordt nageleefd.
5. Hek. Deze fase omvat een beoordeling van de algemene en individuele prestaties van iedereen die bij het project betrokken was. Het is belangrijk om een eerlijke evaluatie te maken om mogelijke verbeteringen te identificeren die in andere projecten kunnen worden toegepast. Vanuit budgettair oogpunt is het belangrijk om te controleren of de aanvankelijk vastgestelde veronderstellingen over de winstgevendheid ook zijn nageleefd.

5. Houd deze andere aspecten in de gaten

Naast de bovengenoemde zijn er nog andere oorzaken van het mislukken van projecten waarmee ook rekening moet worden gehouden:

• De beschikbaarheid van middelen niet controleren van middelen, kosten en voortgang. De controlefase is essentieel en moet dagelijks. Het verwaarlozen van de bewakingsfase kan leiden tot situaties zonder resultaat die het project kunnen ruïneren. Dit is een van de meest waardevolle eigenschappen van een projectmanager, omdat het je in staat stelt deze monitoring efficiënt en in een oogwenk uit te voeren. Het vergemakkelijkt ook de herschikking van middelen en de snelle communicatie van wijzigingen.
• Gebrek aan leiderschap. De hulpmiddelen en middelen kunnen toereikend zijn en... het probleem kan liggen in een gebrek aan betrokkenheid van het management.
• Geen risicopercentage opnemen. Wanneer een bedrijf een budget plant, moet het een risicopercentage opnemen voor onvoorziene omstandigheden die ongeplande investeringen kunnen vereisen.
• Gebrek aan coördinatie. Het management, de projectmanager en het team moeten samenwerken. Een projectmanagementtool biedt realtime toegang tot alle informatie, wat ongetwijfeld een uitstekende manier is om ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte is van en gecoördineerd wordt over de acties die ondernomen moeten worden. Dit is vooral van cruciaal belang bij projecten met interdepartementale of onderling afhankelijke taken.
• Automatiseer geen waarschuwingen om vertragingen of kostenoverschrijdingen te voorkomen. Met goede projectmanagementsoftware kun je waarschuwingen instellen zodat de verantwoordelijken op de hoogte zijn van elke afwijking in de planning, een seconde nadat die zich heeft voorgedaan.
• Prioriteit geven aan kostenbesparingen. Soms wordt het terugdringen van uitgaven een prioriteit, omdat dit wordt gezien als een manier om de middelen van het project te optimaliseren. Overdreven reductie van middelen kan het werk echter onnodig verlengen. Op de lange termijn genereert dit meer kosten dan je probeert te vermijden.
• Niet openstaan voor verandering. De analyse- en planningsfase is essentieel. Maar de omstandigheden waarin ze werden uitgevoerd veranderen. Het is belangrijk om flexibel te zijn en tijdens het project beslissingen te kunnen nemen om het effect van externe factoren op de resultaten van het project te corrigeren.

Conclusie

Daarom moeten bedrijven eerst bepalen aan welke belangrijke prestatie-indicatoren ze prioriteit moeten geven. Vervolgens moeten ze controleren welke projectmanagers de meest geschikte functionaliteiten en taken integreren om deze te bereiken. 

Zonder een hele reeks globale aanbevelingen uit het oog te verliezen waarmee u uw doelstellingen op het gebied van tijd en winstgevendheid kunt halen. 

Zoals bijvoorbeeld het uitvoeren van een goede planning, het uitvoeren van een uitputtende monitoring of het produceren van een realistische, op gegevens gebaseerde eindanalyse. Kwesties waarbij de projectmanager een fundamentele bondgenoot wordt, die in staat is het werkbeheer te versnellen en te optimaliseren en daardoor de bedrijfsgroei te stimuleren.