Los mejores gestores de proyectos por categoría
Como hemos visto, elegir el mejor software de gestión de proyectos depende en gran medida de sus objetivos y necesidades. Para saber más, lee nuestro artículo: ¿ Cómo elegir el mejor software de gestión de proyectos para tu equipo?
Además, una vez que han elegido el mejor software de gestión de proyectos para su equipo, les falta saber cómo utilizarlo para obtener el rendimiento máximo. Ahí, lo explicamos en detalle.
Las mejores herramientas de gestión de proyectos
A continuación encontrarás una clasificación de las mejores plataformas y herramientas, en función de las prioridades de la empresa.
| software de proyecto | Perfecto para… | Puntos fuertes | Puntos débiles |
|---|---|---|---|
| equipogantt | planificación de proyectos mediante diagramas de Gantt | Gran facilidad de uso lo que facilita la adopción de la herramienta. | La versión móvil es más limitada y ofrece menor usabilidad que la versión en escritorio, según algunas reviews de usuarios en GetApp. |
| Proyecto Microsoft | proyectos que requieren una comunicación alta, fluida y ágil. | Gráficos y datos | Dependencia del sistema operativo Windows, lo que limita su uso en otras plataformas. |
| Jira | proyectos basados en tickets | Versatilidad | Alta curva de aprendizaje |
| Stafiz | garantizar una contabilidad y una planificación de recursos óptimas | Datos fiables y en tiempo real para garantizar la rentabilidad | La integración con aplicaciones bancarias no es posible |
| Airtable | documentación segura del proyecto | Adecuado para empresas de cualquier tamaño | Algunas funcionalidades pueden resultar complejas de activar en una primera toma de contacto. |
| Noción | …proyectos en donde la documentación sea clave | Plantillas disponibles, versatilidad de la herramienta con muchos tipos de vistas | Falta de una herramienta de análisis de tipo BI para monitorear efectivamente el proyecto. |
| Pipefy, calle del proceso | describir y desarrollar flujos de trabajo automatizados con circuito de validación | Mejor eficiencia y calidad de los procesos entre entidades. | Rigidez y procesos engorrosos |
¿Cómo obtener el máximo rendimiento de un gestor de proyectos?
¿Has elegido la herramienta que necesitas? Ahora veamos cómo sacarle el máximo partido.
1. Establecer metas SMART
La primera regla básica es fijarse objetivos. SMART . Estos son "específicos", "medibles", "alcanzables", "realistas" y "con plazos determinados". Se traduce como "Específico", "Medible", "Alcanzable", "Realista" y "Por tiempo limitado".
Fijar metas SMART
Nuestro artículo: ¿cómo elegir el mejor software de gestión de proyectos? se han analizado los KPIs a los que se debe hacer seguimiento para conseguir que el proyecto se desarrolle rápido y de forma rentable. La metodología SMART establece que las cifras para los KPIs tienen que ser concretas, medibles, alcanzables, realistas y con una duración concreta.
2. Comunica de forma efectiva
Transmitir los mensajes con claridad es algo que queda en manos del líder o Project Manager del proyecto. El gestor de proyectos puede facilitar un canal de comunicación. Pero el mensaje y estilo de comunicación lo aporta el líder.
Además de ser claros y concisos, es importante respaldar la comunicación con dos valores más: dar ejemplo y motivar.
Para seguir a un líder este debe dar ejemplo. Es difícil conseguir la implicación y máximo esfuerzo de los empleados si el gerente o responsable acumula varias faltas injustificadas, por poner un ejemplo.
Por otro lado, es importante que esta persona sea capaz de motivar y aportar información útil e incentivadora. Solo de este modo se consiguen equipos comprometidos capaces de dar el máximo, lo que aumentará la rentabilidad del proyecto y la consecución de objetivos.
3. Garantizar un buen seguimiento
La herramienta de gestión de proyectos nos proporcionará datos clave y alertas que nos ayudarán a ello. Pero hay una serie de parámetros concretos a los que debemos prestar especial atención, porque son los que nos proporcionan la información más clara para saber si algo no avanza de la forma correcta:
- Los costos.
- Márgenes.
- Horas de mano de obra estimadas para todo el proyecto.
- Horas de trabajo realmente invertidas.
- Tiempo estimado de ejecución de cada tarea.
- Tiempo realmente invertido en cada uno de ellos.
Siga nuestra guía para un seguimiento eficaz del proyecto .
4. Respetar los pasos de la gestión de proyectos
Para tener una base sólida es necesario realizar una serie de trabajos previos y de planificación, existen cinco fases de la gestión de proyectos que se deben considerar:
- Preparación. Necesitamos establecer cuál es la visión de la empresa y qué objetivos se pretenden. También los riesgos y resultados esperados. Para ello debe realizarse en esta fase un estudio de viabilidad en la que se planteen los objetivos, un calendario para alcanzarlos y los costes estimados.
- Planificación.Si el proyecto se aprueba es necesario dividirlo en tareas, asignando responsables de las mismas y plazos. Esta fase incluye también la planificación de recursos humanos y técnicos, y la planificación financiera. Y, transversalmente, debemos anticipar también los riesgos o debilidades que será necesario sortear, y cómo se hará.
- Ejecución. Toda la planificación anterior se pone en marcha. Llega la hora de coordinar equipos, comunicar objetivos y atender las necesidades derivadas de los primeros trabajos.
- Seguimiento.Es muy importante realizar un seguimiento de tiempos, recursos y costes que se están realmente invirtiendo, con el objetivo de cerciorarnos que se está siguiendo la hoja de ruta.
- Cierre.Incluye una revisión del desempeño global e individual de todos los que han participado en el proyecto. Es importante realizar un balance honesto, para detectar posibles mejoras a aplicar en futuros trabajos. A nivel presupuestario es importante revisar si también se han cumplido las premisas de rentabilidad inicialmente marcadas.
5. Vigila esos otros aspectos
Además de las mencionadas anteriormente, existen otras causas de fracaso del proyecto que también se deben tener en cuenta:
- No revisar la disponibilidad de recursos, cargas y progresos. La fase de seguimiento es clave y debe ser diaria.Relajar la fase de seguimiento puede llevarnos a situaciones sin marcha atrás que arruinen el proyecto. Es una de las funcionalidades más valiosas de un gestor de proyectos, pues permite realizar este seguimiento de forma efectiva y en un simple vistazo. También facilita la reordenación de los recursos y la comunicación de los cambios rápidamente.
- Ausencia de liderazgo. Las herramientas y los recursos pueden ser los adecuados y… quizás el problema esté en la falta de implicación por parte de los directivos.
- No incluir un porcentaje de riesgo. Cuando una empresa planifica un presupuesto debe incluir un porcentaje de riesgo ante eventualidades que puedan requerir de inversiones no planificadas.
- Falta de cordinacion. La dirección, el director del proyecto y el equipo deben trabajar al unísono. Una herramienta de gestión de proyectos permite acceder en tiempo real a toda la información, lo que sin duda es una gran manera de garantizar que todos estén conscientes y coordinados de las acciones a tomar. Este punto es particularmente crítico en proyectos con tareas interdepartamentales o interdependientes.
- No automatizar alertasque adviertan de posibles retrasos o sobrecostes. El software de gestión de proyectos adecuado permitirá configurar alertas para que los gerentes conozcan cualquier anomalía sobre la planificación un segundo después de que haya tenido lugar.
- Priorizar el ahorro de costes.En ocasiones, disminuir el gasto se convierte en una prioridad, al entender que se está aportando rentabilidad al proyecto. Sin embargo, un recorte excesivo de recursos puede alargar innecesariamente los trabajos. Lo que, a largo plazo, generará en realidad más costes que los que se están intentando evitar.
- No asumir la necesidad de cambios.La fase de análisis y planificación son claves. Pero las circunstancias sobre las que se realizaron son cambiantes. Es importante ser flexible y ser capaz de tomar decisiones sobre la marcha para corregir el efecto de factores externos sobre los resultados del proyecto.
Conclusión
En consecuencia, las empresas deben establecer en primer lugar cuáles son los KPIs que necesitan priorizar. Después habrá que corroborar qué gestores de proyectos incorporan las funcionalidades y tareas más adecuadas para alcanzarlos.
Sin perder de vista toda una serie de recomendaciones globales que ayudan a cumplir objetivos temporales y de rentabilidad.
Como, por ejemplo, hacer una adecuada planificación, realizar un seguimiento exhaustivo o ejecutar un análisis final realista y basado en datos. Cuestiones en las que un gestor de proyectos se convierte en un aliado fundamental, capaz de acelerar y optimizar la gestión de los trabajos y, en consecuencia, impulsar el crecimiento de la empresa.