Los mejores gestores de proyectos por categoría
Como hemos visto, elegir el mejor software de gestión de proyectos depende en gran medida de tus objetivos y necesidades. Para saber más, lee nuestro artículo: ¿Cómo elegir el mejor software de gestión de proyectos para tu equipo?
Además, una vez que han elegido el mejor software de gestión de proyectos para su equipo, les falta saber cómo utilizarlo para obtener el rendimiento máximo. Ahí, lo explicamos en detalle.
Las mejores herramientas de gestión de proyectos
A continuación encontrarás una clasificación de las mejores plataformas y herramientas, en función de las prioridades de la empresa.
| Software de proyectos | Perfecto para... | Puntos fuertes | Debilidades |
|---|---|---|---|
| Teamgantt | Planificación de proyectos a través de diagramas de Gantt | La facilidad de uso facilita la adopción de la herramienta. | La versión móvil es más limitada y ofrece menor usabilidad que la versión en escritorio, según algunas reviews de usuarios en GetApp. |
| Proyecto de Microsoft | Proyectos que requieren una comunicación alta, fluida y ágil. | Gráficos y datos | Dependencia del sistema operativo Windows, lo que limita su uso en otras plataformas. |
| Jira | proyectos basados en tickets | Versatilidad | Alta curva de aprendizaje |
| Stafiz | Garantice una contabilidad y una planificación de recursos óptimas | Datos fiables y en tiempo real para garantizar la rentabilidad | La integración con aplicaciones bancarias no es posible |
| Airtable | Documentación segura del proyecto | Adecuado para empresas de cualquier tamaño | Algunas funcionalidades pueden resultar complejas de activar en una primera toma de contacto. |
| Noción | …proyectos en donde la documentación sea clave | Plantillas disponibles, versatilidad de la herramienta con muchos tipos de vistas | Falta de una herramienta de análisis de tipo BI para monitorear proyectos de manera efectiva |
| Pipefy, calle de procesos | Describir y desarrollar flujos de trabajo automatizados con circuitos de validación. | Mejora de la eficiencia y la calidad de los procesos en todas las entidades | Procesos rígidos y engorrosos |
¿Cómo obtener el máximo rendimiento de un gestor de proyectos?
¿Has elegido la herramienta que necesitas? Ahora, echemos un vistazo a cómo aprovecharlo al máximo.
1. Establece metas SMART
La primera regla general es establecer metas SMART. Estos son 'Específicos', 'Medibles', 'Alcanzables', 'Realistas' y 'Limitados en el tiempo'. Se traduce como "Específico", "Medible", "Alcanzable", "Realista" y "Limitado en el tiempo".
Establece metas SMART
Nuestro artículo: ¿cómo elegir el mejor software de gestión de proyectos? se han analizado los KPIs a los que se debe hacer seguimiento para conseguir que el proyecto se desarrolle rápido y de forma rentable. La metodología SMART establece que las cifras para los KPIs tienen que ser concretas, medibles, alcanzables, realistas y con una duración concreta.
2. Comunica de forma efectiva
Transmitir los mensajes con claridad es algo que queda en manos del líder o Project Manager del proyecto. El gestor de proyectos puede facilitar un canal de comunicación. Pero el mensaje y estilo de comunicación lo aporta el líder.
Además de ser claros y concisos, es importante respaldar la comunicación con dos valores más: dar ejemplo y motivar.
Para seguir a un líder este debe dar ejemplo. Es difícil conseguir la implicación y máximo esfuerzo de los empleados si el gerente o responsable acumula varias faltas injustificadas, por poner un ejemplo.
Por otro lado, es importante que esta persona sea capaz de motivar y aportar información útil e incentivadora. Solo de este modo se consiguen equipos comprometidos capaces de dar el máximo, lo que aumentará la rentabilidad del proyecto y la consecución de objetivos.
3. Garantizar un buen seguimiento
La herramienta de gestión de proyectos nos proporcionará datos clave y alertas que nos ayudarán a hacerlo. Pero hay una serie de parámetros específicos a los que debemos prestar mucha atención, ya que son los que nos proporcionan la información más clara para saber si algo no se está moviendo de la manera correcta:
- Costos.
- Márgenes.
- Horas de trabajo estimadas para todo el proyecto.
- Horas de trabajo realmente invertidas.
- Tiempo estimado de ejecución de cada tarea.
- Tiempo realmente invertido en cada uno de ellos.
Siga nuestra guía para un seguimiento eficaz del proyecto.
4. Respeta los pasos de la gestión de proyectos
Para tener una base sólida, son necesarios una serie de trabajos y planificación previos. Hay cinco fases de la gestión de proyectos que deben tenerse en cuenta:
- Preparación. Necesitamos establecer cuál es la visión de la empresa y qué objetivos se pretenden. También los riesgos y resultados esperados. Para ello debe realizarse en esta fase un estudio de viabilidad en la que se planteen los objetivos, un calendario para alcanzarlos y los costes estimados.
- Planificación.Si el proyecto se aprueba es necesario dividirlo en tareas, asignando responsables de las mismas y plazos. Esta fase incluye también la planificación de recursos humanos y técnicos, y la planificación financiera. Y, transversalmente, debemos anticipar también los riesgos o debilidades que será necesario sortear, y cómo se hará.
- Ejecución. Toda la planificación anterior se pone en marcha. Llega la hora de coordinar equipos, comunicar objetivos y atender las necesidades derivadas de los primeros trabajos.
- Seguimiento.Es muy importante realizar un seguimiento de tiempos, recursos y costes que se están realmente invirtiendo, con el objetivo de cerciorarnos que se está siguiendo la hoja de ruta.
- Cierre.Incluye una revisión del desempeño global e individual de todos los que han participado en el proyecto. Es importante realizar un balance honesto, para detectar posibles mejoras a aplicar en futuros trabajos. A nivel presupuestario es importante revisar si también se han cumplido las premisas de rentabilidad inicialmente marcadas.
5. Presta atención a estos otros aspectos
Además de las mencionadas anteriormente, existen otras causas de fracaso del proyecto que también hay que tener en cuenta:
- No revisar la disponibilidad de recursos, cargas y progresos. La fase de seguimiento es clave y debe ser diaria.Relajar la fase de seguimiento puede llevarnos a situaciones sin marcha atrás que arruinen el proyecto. Es una de las funcionalidades más valiosas de un gestor de proyectos, pues permite realizar este seguimiento de forma efectiva y en un simple vistazo. También facilita la reordenación de los recursos y la comunicación de los cambios rápidamente.
- Ausencia de liderazgo. Las herramientas y los recursos pueden ser los adecuados y… quizás el problema esté en la falta de implicación por parte de los directivos.
- No incluir un porcentaje de riesgo. Cuando una empresa planifica un presupuesto debe incluir un porcentaje de riesgo ante eventualidades que puedan requerir de inversiones no planificadas.
- Falta de coordinación. La dirección, el director del proyecto y el equipo deben trabajar al unísono. Una herramienta de gestión de proyectos permite el acceso en tiempo real a toda la información, lo que sin duda es una excelente manera de garantizar que todos estén al tanto y coordinados de las acciones a realizar. Esto es particularmente crítico en proyectos con tareas interdepartamentales o interrelacionadas.
- No automatizar alertasque adviertan de posibles retrasos o sobrecostes. El software de gestión de proyectos adecuado permitirá configurar alertas para que los gerentes conozcan cualquier anomalía sobre la planificación un segundo después de que haya tenido lugar.
- Priorizar el ahorro de costes.En ocasiones, disminuir el gasto se convierte en una prioridad, al entender que se está aportando rentabilidad al proyecto. Sin embargo, un recorte excesivo de recursos puede alargar innecesariamente los trabajos. Lo que, a largo plazo, generará en realidad más costes que los que se están intentando evitar.
- No asumir la necesidad de cambios.La fase de análisis y planificación son claves. Pero las circunstancias sobre las que se realizaron son cambiantes. Es importante ser flexible y ser capaz de tomar decisiones sobre la marcha para corregir el efecto de factores externos sobre los resultados del proyecto.
Conclusión
En consecuencia, las empresas deben establecer en primer lugar cuáles son los KPIs que necesitan priorizar. Después habrá que corroborar qué gestores de proyectos incorporan las funcionalidades y tareas más adecuadas para alcanzarlos.
Sin perder de vista toda una serie de recomendaciones globales que ayudan a cumplir objetivos temporales y de rentabilidad.
Como, por ejemplo, hacer una adecuada planificación, realizar un seguimiento exhaustivo o ejecutar un análisis final realista y basado en datos. Cuestiones en las que un gestor de proyectos se convierte en un aliado fundamental, capaz de acelerar y optimizar la gestión de los trabajos y, en consecuencia, impulsar el crecimiento de la empresa.