Las 5 fases de la gestión de proyectos

Gestionar un proyecto es como guiar una orquesta. Para obtener una hermosa sinfonía y lograr sus objetivos, se requiere rigor y una planificación precisa.

La gestión de proyectos se presenta como una organización segmentada en varias frases, y con razón: desarrollar un proyecto es una tarea realmente delicada. Dividirlo en varios pasos te permite organizarte mejor y no saltarte ningún detalle.

No importa cuán grande o pequeño sea: si un proyecto es rápido y "ligero" en términos de tareas a producir, o si es más sustancial con una mayor necesidad de recursos, siempre debe integrar estas fases en la metodología de su proyecto.  La razón por la que organizamos la gestión de proyectos en varias fases es porque es extremadamente compleja.

Estas diferentes fases conforman lo que se conoce como el ciclo de vida del proyecto. Consta de cinco fases principales, que sin embargo se pueden ajustar a cuatro o seis, dependiendo de las metodologías y hábitos de tu empresa.

Fase 1: Diseño del proyecto

En esta etapa, el proyecto comienza a tomar una forma conceptual. Es en este punto donde es necesario definir sus propiedades y el ámbito de actuación. El primer paso es crear una visión general del proyecto, con el fin de decidir qué estrategias deben adoptarse para lograr los resultados esperados.

El gerente de proyecto debe interactuar con las partes interesadas y los clientes para comprender la importancia de los objetivos del proyecto.

Después de esta reunión, puede comenzar a crear un panel de control del proyecto ahora. Se trata de crear algo parecido a un mapa del proyecto en forma, y que permitiera una mejor comprensión de los objetivos fundamentales.

Al igual que una tarea se puede dividir en varias subtareas, cada fase del proyecto se organiza en varias etapas. En el caso de la planificación de proyectos, los siguientes cuatro ejes pueden guiarte.

• Realizar un estudio de viabilidad: esta variable se refiere a la evaluación de los objetivos, el cronograma y el costo del proyecto (para verificar si se pueden lograr). Para lograr los resultados esperados del proyecto, es importante ser capaz de crear un equilibrio entre los requisitos y los recursos utilizados.

• Definir el alcance del proyecto: Esto implica identificar los objetivos del proyecto, los entregables esperados, los plazos, las tareas y el análisis de costos. Averigüe lo que hay que hacer para llevar a cabo este proyecto y lo que aún queda por hacer. De este modo, podrás definir -o descubrir- los límites del proyecto.

• Entregables del proyecto: Esta parte implica identificar el alcance del trabajo requerido y la forma que tomará. A partir de la declaración de trabajo (que describe los requisitos de trabajo del proyecto, el cronograma, el cronograma de facturas, lo que es aceptable y lo que no), las pautas para respaldar los entregables y sus números se definirán claramente para las etapas de entrega.

• Crea un caso de negocio: Una vez que hayas completado todos los pasos anteriores, comienza a crear tu documento de negocio. Este último puede servir como prueba de concepto: demuestra por qué este proyecto es esencial y qué beneficios financieros se pueden obtener de la iniciación del proyecto.

Fase de Preparación – Gestión de Proyectos

Fase 2: Planificación del proyecto

Una vez que obtengas la luz verde de los inversores, crea un plan que todos puedan seguir. Haces un cronograma de tareas y las asignas a los miembros del equipo, al tiempo que estableces plazos para cada una de estas tareas.

"No planificar es planificar el fracaso". Por lo tanto, la planificación es la fase más importante en el ciclo de vida del proyecto. Esta no es la parte más emocionante del proyecto, y es cierto que la planificación puede ser un poco desalentadora. Sin embargo, es crucial cerrar su proyecto con éxito.

Una vez más, esta fase se puede dividir en varias etapas.

Crear un plan de proyecto

Debe servir como guía para los gerentes de proyectos sobre cómo producir resultados de calidad, gestionar el riesgo, pero también para ayudarlos a mantener el costo dentro del presupuesto.

También ayuda a evaluar el valor del proyecto y a ayudar a los equipos a completar sus tareas dentro de un plazo determinado.

Crear un plan de recursos

Este plan debe proporcionarle la cantidad necesaria de recursos necesarios para completar este proyecto. Es decir:

• el número de directores de proyecto;
• el número de trabajadores;
• el número de materias primas.

Esto también incluye técnicas esenciales de gestión de proyectos y tecnología de la información (TI).

Reunir los recursos necesarios

Después de crear el plan, reúna todos los demás recursos, como capital, equipo, espacio de trabajo, etc. Pídale a alguien que supervise los recursos y los reponga si es necesario.

Una solución de dotación de personal puede encargarse de muchas de estas tareas y ayudarle a asignar mejor sus recursos.

Planificar el presupuesto financiero

En función de los recursos necesarios, puede planificar su presupuesto financiero. Cree un análisis de costos detallado con:

• el costo de completar cada tarea;
• el costo de todo el equipo para completar una tarea;
• Proporcionar un margen de seguridad para cualquier gasto imprevisible.

Riesgos y obstáculos

Incluso cuando se realiza una gran cantidad de planificación, los riesgos son parte de la mezcla. Trate de adoptar un enfoque proactivo pensando en los diferentes tipos de obstáculos y riesgos que puede enfrentar durante el proyecto para estar listo cuando surjan. 

Poner un porcentaje de tu riesgo en el presupuesto financiero como gasto, esto te brinda seguridad y evitará el fracaso de tu proyecto.

Fase 3: Ejecución del proyecto

Dashboard – Gestión de proyectos

Este es el momento en el que todo lo que se ha planeado toma forma y se concreta. Durante esta fase, los gerentes de proyecto distribuyen las tareas del proyecto a los equipos y asignan recursos.

Pero recuerde: ¡el éxito depende de lo bien que se haya estructurado la fase de planificación! Para una mayor eficiencia, los gestores de proyectos pueden mantener una lista de comprobación para asegurarse de que las solicitudes de las partes interesadas se tienen en cuenta y se respetan, tal y como se acuerda en el caso de negocio.

Es importante aprender de los errores, pero también de los éxitos. Un aspecto vital de la fase de ejecución del proyecto es realizar un seguimiento de lo que causó el fracaso o el éxito del proyecto . De esta manera, podrás progresar.

Para ello, se debe realizar un seguimiento de diferentes métricas:

• Objetivos;
• informes de ejecución;
• actualizar el estado del proyecto;
• la necesidad de recursos humanos.

Informe de progreso del proyecto

Durante la fase de ejecución, se producen una serie de actualizaciones de datos a medida que avanza el proyecto y los gastos con respecto a los recursos comprometidos. Es por eso que es necesario mantener actualizaciones periódicas sobre lo que está sucediendo e identificar problemas críticos en el proyecto.

Programe entrevistas periódicas con las partes interesadas y el equipo del proyecto

Le recomendamos que actualice sus informes para las partes interesadas y los clientes. Observa con ellos si el proyecto sigue avanzando en la dirección correcta y comunícate con tu equipo para darles tu feedback y sugerencias de mejora, especialmente en temas como la comprensión de las necesidades de los clientes o el avance de la trayectoria para garantizar que se cumplan los objetivos.

Fase 4: Seguimiento del proyecto

Esta fase del proyecto se lleva a cabo al mismo tiempo que la fase de ejecución. Se puede hacer fácilmente utilizando un software ERP o una herramienta de gestión de proyectos.

Este paso tiene como objetivo medir que todos los parámetros, como el presupuesto, los planes y los plazos, se alinean con el plan del proyecto. 

El gerente de proyecto debe asegurarse de que la calidad de la producción, la desviación del alcance y los recursos estén siempre dentro del presupuesto proyectado del proyecto. Si todo se ha planificado según lo previsto, el director del proyecto debe ser capaz de anticipar los posibles riesgos y evitar que se produzcan. ¡Mantén el proyecto en marcha, a pesar de los obstáculos!

Fase 5: Cierre del proyecto

Una vez finalizado con éxito el proyecto, comunique los resultados a las partes interesadas y entrégueles el proyecto. 

En el aspecto interno, haz un balance con los miembros de tu equipo y aprende de los errores que se hayan cometido. Aprenda a hacer ajustes para proyectos futuros (administre mejor sus equipos, asigne sus recursos sabiamente, planifique mejor, etc.).

No olvides felicitar a tu equipo y mostrarles aprecio por el arduo trabajo que han realizado. Esto ayudará al equipo a lograr mejores resultados en proyectos futuros.

Analizar el rendimiento del equipo

• Comprobar la calidad del trabajo y los resultados obtenidos. 
• Sugerir margen de mejora. 
• Compare el rendimiento con proyectos anteriores para ver cómo ha podido aumentar.

Redactar la documentación del proyecto

Redacte un documento detallado que describa cómo se cumplieron las expectativas de las partes interesadas. Al explicar qué estrategias y diferentes fases se pusieron en marcha para lograr estos objetivos, da que pensar y permite una comprensión retrospectiva de cómo se desarrollaron los acontecimientos.

Revisar el presupuesto

Por último, ver si el proyecto se llevó a cabo de acuerdo con el presupuesto asignado. Evalúe si los costos y beneficios están en línea con el plan original. Busque los costos de oportunidad que podrían haberse pasado por alto durante el proyecto.

La gestión de proyectos a veces puede resultar abrumadora. Hay muchas tareas que incluyen riesgos, problemas y fracasos. Para tener éxito en tus proyectos, es fundamental seguir los cinco pasos mencionados anteriormente. 

Para llevar tu proyecto al siguiente nivel, también puedes equiparte con una herramienta informática que se encargue de cada fase del ciclo de vida del proyecto. Esto garantiza que ahorre tiempo, administre mejor sus recursos y facilite la organización de la complejidad de los proyectos.

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