Las 5 fases de la gestión de proyectos

Gestionar un proyecto es como dirigir una orquesta. Para lograr una bella sinfonía y alcanzar tus objetivos, necesitas rigor y una planificación precisa.

La gestión de proyectos se presenta como una organización dividida en varias frases, y con razón: desarrollar un proyecto es, en efecto, una tarea delicada. Dividirlo en varias etapas facilita la organización y garantiza que no se pase por alto ningún detalle.

No importa lo grande o pequeño que sea: tanto si un proyecto es rápido y "ligero" en cuanto a las tareas que hay que realizar, como si es más sustancial y requiere más recursos, siempre hay que incorporar estas fases a la metodología del proyecto. La razón por la que organizamos la gestión de proyectos en varias fases es su enorme complejidad.

Estas distintas fases conforman lo que se conoce como ciclo de vida del proyecto. Hay cinco fases principales, pero pueden ajustarse a cuatro o seis, en función de las metodologías y hábitos de su empresa.

Fase 1: Diseño del proyecto

En esta fase, el proyecto empieza a adoptar una forma conceptual. Es en este momento cuando es necesario definir las propiedades y el alcance del proyecto. El primer paso consiste en crear una visión de conjunto del proyecto, con el fin de decidir las estrategias que se adoptarán para alcanzar los resultados previstos.

El director de proyecto debe hablar con las partes interesadas y los clientes para comprender la importancia de los objetivos del proyecto.

Tras esta reunión, ya puedes empezar a crear un cuadro de mando del proyecto. La idea es crear algo similar en su forma a un mapa del proyecto, lo que facilitará la comprensión de los objetivos fundamentales.

Al igual que una tarea puede dividirse en varias subtareas, cada fase del proyecto se organiza a su vez en varias etapas. En el caso de la planificación de proyectos, los cuatro ejes siguientes pueden servirle de guía.

• Realizar un estudio de viabilidad: se trata de evaluar los objetivos, el calendario y el coste( del proyecto para comprobar si pueden alcanzarse. Para lograr los resultados esperados del proyecto, es importante poder crear un equilibrio entre las necesidades y los recursos utilizados.

• Definir el alcance del proyecto: esto implica identificar los objetivos del proyecto, los resultados esperados, los plazos, las tareas y el análisis de costes. Averigüe qué hay que hacer para completar el proyecto y qué queda por hacer. Así podrá definir -o descubrir- los límites del proyecto.

• Entregables del proyecto: esta parte implica identificar el alcance del trabajo requerido y qué forma adoptará. Sobre la base de la declaración de trabajo (que describe los requisitos de trabajo del proyecto, el calendario, el calendario de facturas, lo que es aceptable y lo que no lo es), las instrucciones para apoyar los entregables y sus números serán entonces claramente definidos para las etapas de realización.

• Elaborar un estudio de viabilidad: una vez completadas todas las etapas anteriores, empiece a crear su estudio de viabilidad. Esto puede servir como prueba de concepto: demuestra por qué este proyecto es esencial, y qué beneficios financieros se pueden obtener al iniciar el proyecto.

Fase de preparación - Gestión del proyecto

Fase 2: Planificación del proyecto

Una vez que tengas el visto bueno de los inversores, crea un plan que todos puedan seguir. Elabora un calendario de tareas y asígnalas a los miembros del equipo, fijando plazos para cada una de ellas.

"No planificar es planificar el fracaso". Así pues, la planificación es la fase más importante del ciclo de vida de un proyecto. No es la parte más emocionante del proyecto, y es cierto que la planificación puede resultar un poco desalentadora. Sin embargo, es crucial para el éxito del proyecto.

Una vez más, esta fase puede dividirse en varias etapas.

Crear un plan de proyecto

Debe servir de guía a los gestores de proyectos sobre cómo producir resultados de calidad y gestionar los riesgos, además de ayudarles a mantener los costes dentro del presupuesto.

También puede utilizarse para evaluar el valor del proyecto y ayudar a los equipos a completar sus tareas en un plazo determinado.

Crear un plan de recursos

Este plan debe proporcionarle el número de recursos necesarios para completar el proyecto. Esto significa :

• el número de jefes de proyecto ;
• el número de empleados ;
• el número de materias primas.

También incluye técnicas esenciales de gestión de proyectos y tecnologías de la información (TI).

Reunir los recursos necesarios

Una vez creado el plan, reúna todos los demás recursos, como capital, equipos, espacio de trabajo, etc. Asegúrate de que alguien se encarga de supervisar los recursos y reponerlos si es necesario.

Una solución de dotación de personal puede asumir muchas de estas tareas y ayudarle a asignar sus recursos de forma más eficaz.

Planificación del presupuesto financiero

En función de los recursos necesarios, podrá prever su presupuesto para costes financieros. Cree un análisis de costes detallado con :

• el coste de realización de cada tarea ;
• el coste para todo el equipo de llevar a cabo una tarea ;
• proporcionar un margen de seguridad para gastos imprevistos.

Riesgos y obstáculos

Incluso cuando se ha hecho una gran planificación, los riesgos forman parte del paquete. Intenta anticiparte a los distintos tipos de obstáculos y riesgos a los que puedes enfrentarte durante el proyecto, para estar preparado cuando surjan. 

Incluya un porcentaje del riesgo en el presupuesto financiero como gasto. Esto le dará seguridad y evitará que su proyecto fracase.

Fase 3: Ejecución del proyecto

Cuadro de mandos - Gestión de proyectos

Es el momento en que todo lo planificado toma forma y se concreta. Durante esta fase, los jefes de proyecto distribuyen las tareas entre los equipos y asignan los recursos.

Pero recuerda: ¡el éxito depende de cómo se haya estructurado la fase de planificación! Para una eficacia aún mayor, los gestores de proyectos pueden llevar una lista de comprobación para asegurarse de que se tienen en cuenta y se respetan las peticiones de las partes interesadas, tal y como se acordó en el caso empresarial.

Es importante aprender de los errores, pero también de los aciertos. Un aspecto vital de la fase de ejecución del proyecto es hacer un seguimiento de lo que hizo que el proyecto fracasara o el éxito. De ese modo, podrás seguir avanzando.

Para ello, es necesario realizar un seguimiento de una serie de parámetros:

• objetivos ;
• informes de resultados ;
• actualización de la situación del proyecto ;
• la necesidad de recursos humanos.

Informe de avance del proyecto

Durante la fase de ejecución, hay una serie de actualizaciones de datos a medida que avanza el proyecto y se gastan los recursos. Por eso es necesario mantener actualizaciones periódicas sobre lo que está ocurriendo e identificar los problemas críticos del proyecto.

Planificar reuniones periódicas con las partes interesadas y el equipo del proyecto

Le recomendamos que actualice sus informes para las partes interesadas y los clientes. Comprueba con ellos si el proyecto sigue avanzando en la dirección correcta, y comunícate con tu equipo para hacerles llegar comentarios y sugerencias de mejora, sobre todo en temas como la comprensión de las necesidades del cliente o el avance de la trayectoria para garantizar el cumplimiento de los objetivos.

Fase 4: Seguimiento del proyecto

Esta fase del proyecto tiene lugar al mismo tiempo que la fase de ejecución. Puede realizarse fácilmente utilizando software ERP o una herramienta de gestión de proyectos.

El objetivo de esta etapa es garantizar que todos los parámetros, como presupuesto, planes y plazos, se ajustan al plan del proyecto. 

El gestor del proyecto debe garantizar que la calidad de la producción, el aumento del alcance y los recursos se mantengan dentro del presupuesto previsto presupuesto. Si todo se ha planificado según lo acordado, el director del proyecto debe ser capaz de anticipar posibles riesgos y evitar que se produzcan. Mantener el proyecto en marcha, ¡a pesar de los obstáculos!

Fase 5: Cierre del proyecto

Una vez finalizado con éxito el proyecto, comunica los resultados a las partes interesadas y entrégales el proyecto. 

Internamente, haz balance con los miembros de tu equipo y aprende de los errores que se hayan podido cometer. Aprende a hacer ajustes para futuros proyectos (gestiona mejor tus equipos, asigna tus recursos de forma inteligente, planifica mejor, etc.).

No olvide felicitar a su equipo y mostrarles tu agradecimiento por el duro trabajo que han realizado. Esto ayudará al equipo a conseguir mejores resultados en futuros proyectos.

Analizar el rendimiento del equipo

• Comprueba la calidad del trabajo y los resultados obtenidos. 
• Sugerir áreas de mejora. 
• Compare el rendimiento con proyectos anteriores para ver cómo ha mejorado.

Redactar la documentación del proyecto

Redacta un documento detallado en el que describas cómo se cumplieron las expectativas de las partes interesadas. Al explicar las estrategias y las distintas fases puestas en marcha para alcanzar esos objetivos, se da pie a la reflexión y se ofrece una comprensión retrospectiva de cómo se desarrollaron los acontecimientos.

Revisar el presupuesto

Por último, compruebe que el proyecto se ha llevado a cabo de acuerdo con el presupuesto asignado. Evalúe si los costes y beneficios se ajustan al plan original. Busque cualquier coste de oportunidad que pueda haberse pasado por alto durante el proyecto.

La gestión de proyectos puede parecer a veces abrumadora. Son muchas las tareas que entrañan riesgos, problemas y fracasos. Para tener éxito, es esencial seguir los cinco pasos descritos anteriormente. 

Para ir un paso más allá, también puedes equiparte con una herramienta informática que gestione todas las fases del ciclo de vida de un proyecto. Así ahorrarás tiempo, gestionarás mejor tus recursos y organizarás mejor la complejidad de los proyectos.

Para obtener más información sobre la plataforma Stafiz, no dude en solicitar una demostración personalizada.

Ver una demo