Las 5 fases de la gestión de proyectos

23 de marzo de 2023

La gestión de proyectos es como una orquesta. Para lograr una hermosa sinfonía y lograr sus objetivos, se espera perfección y una planificación precisa. La razón por la que organizamos la gestión de proyectos en fases es porque es extremadamente compleja. ¡Pero una herramienta de gestión de proyectos como Stafiz puede simplificar tu tarea! Independientemente del tamaño, siempre hay que proceder en diferentes etapas. Permítanos presentárselos.

Todas las fases o etapas deben planificarse con antelación para poder construir los cimientos sobre los que se construye el proyecto y ganar visibilidad durante el mismo. Es imprescindible garantizar el cumplimiento de todos los objetivos. Crea una estructura de desglose del trabajo para cada fase, comprueba que cumples los requisitos, revisa en cada etapa el proyecto. Antes de emprender la siguiente fase del proyecto, trabaja con el equipo correspondiente para evaluar su rendimiento. El equipo y el director del proyecto tienen un objetivo común: alcanzar los objetivos del proyecto.

Las diferentes fases de la gestión de proyectos suelen denominarse "ciclo de vida del proyecto". Hay cinco fases principales, vamos a presentártelas con sus variables.

1. Fase de preparación del proyecto:

Esta fase de la gestión de proyectos es donde el proyecto toma forma. Es útil para crear una visión general del proyecto, para decidir qué estrategias adoptar para lograr los resultados esperados. El director del proyecto debe conversar con las partes interesadas y los clientes para comprender la importancia de los objetivos del proyecto.

Después de esta reunión, empieza a crear un cuadro de mando del proyecto. La idea es crear algo como un mapa que permite comprender mejor los objetivos básicos. Las variables que intervienen en el son éstas:

  • Visión y misión de la empresa
  • Objetivos y beneficios del proyecto.
  • El alcance del proyecto.
  • Riesgos del proyecto
  • Entregables del proyecto (declaración de trabajo, estructura de desglose del trabajo, evaluación de cada fase, planes)

Estudio de factibilidad :

Esta variable hace referencia a la evaluación de los objetivos, el calendario y el coste del proyecto para ver si se pueden alcanzar. Para lograr los resultados esperados, es importante poder crear un equilibrio entre los requisitos y la gestión de recursos.

El alcance del proyecto:

Se trata de identificar los objetivos del proyecto, los resultados, los plazos, las tareas y el análisis de costes. Averigua qué es lo que hay que hacer para completar el proyecto y qué es lo que queda por hacer. De este modo, descubrirás las limitaciones del proyecto.

Proyectos Deliverable:

Esta parte implica identificar el alcance del trabajo requerido, la declaración del trabajo (que describe los requisitos de trabajo del proyecto, el cronograma, el cronograma de facturación, lo que es aceptable y lo que no).

Desarrollar un caso de negocio:

Después de reunir la información necesaria sobre el alcance del proyecto, los resultados y el estudio de viabilidad, empieza a crear un documento que explique por qué es necesario este proyecto e incluye todos los beneficios financieros obtenidos desde el inicio del proyecto.

Fase de preparación – Gestión del proyecto

 

2. La fase de planificación del proyecto:

Después de obtener luz verde de los inversores, cree un plan que todos puedan seguir. Creará un cronograma de tareas y las asignará a los miembros del equipo, mientras establece plazos para cada una de estas tareas.

La planificación del proyecto es la fase más importante del ciclo de vida del proyecto porque "-no planificar es planificar el fracaso-". No es la parte más emocionante del proyecto, y es cierto que la planificación puede ser un poco desalentadora, pero es crucial para lograr el éxito.

Estos son los factores importantes en esta fase:

Cree un plan de proyecto:

Es necesario orientar a los gestores de proyectos sobre la manera de producir resultados de calidad, gestionar el riesgo, ayudarles a mantener el coste dentro del presupuesto, el valor del proyecto y ayudarles a realizar sus tareas dentro de un plazo determinado.

Cree un plan de recursos:

El plan de recursos debe proporcionar el número necesario de recursos para llevar a cabo el proyecto. Esto incluye el número de gestores de proyectos, trabajadores, materias primas, etc. También incluye las técnicas esenciales de gestión de proyectos y tecnologías de la información (TI).

Reúna los recursos necesarios:

Después de crear el plan, reúne todos los otros recursos, como el capital, el equipo, el espacio de trabajo, etc. Ten a alguien que se encargue de supervisar los recursos y de reponerlos cuando sea necesario. un software de gestión de personal puede encargarse de muchas de estas tareas y ayudarte a asignar mejor tus recursos.

Planificar el presupuesto financiero:

En función de los recursos necesarios, elabora un presupuesto de costes financieros. Crea un análisis de costes detallado con :

  • El costo de completar cada tarea.
  • El costo de todo el equipo para completar una tarea.
  • Reservar algunos fondos para gastos imprevistos

Riesgos y obstáculos:

Los riesgos forman parte del conjunto, así que intenta pensar en los obstáculos y riesgos a los que te enfrentarás durante el proyecto para estar preparado cuando aparezcan. Incluye un porcentaje de riesgo en el presupuesto financiero como gasto, ya que esto ayudará a evitar que tu proyecto fracase.

  La plataforma Stafiz le permite crear planes de producción detallados: proyectos de clientes o proyectos internos. Planifica tu presupuesto completo: precontrata colaboradores o grupos específicos, integra tus costos, compras y operaciones de subcontratación.

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3. La fase de ejecución del proyecto:

Panel de control – Gestión de proyectos

 

Es el momento en que todo lo que se ha planeado se concreta. Durante esta fase, los directores de proyecto distribuirán las tareas a los equipos y asignarán los recursos. Pero recuerda: el éxito depende de cómo se haya estructurado la fase de planificación. Para ser aún más eficaz, los gestores de proyectos podrían llevar una lista de comprobación para asegurarse de que tienen en cuenta las demandas de las partes interesadas y se cumplen según lo acordado en el plan de negocio.

Es importante aprender de nuestros errores pero también de nuestros éxitos. Un aspecto vital de la fase de ejecución del proyecto es rastrear qué causó que el proyecto fracasara o tuviera éxito. De esta manera podrás progresar. Estas son las métricas a seguir:

  • Objetivos
  • Informes de rendimiento
  • Actualización del estado del proyecto
  • Necesidad de recursos humanos

Las variables a monitorear son:

Informe de avance del proyecto:

Durante la fase de ejecución, habrá una serie de actualizaciones de datos a medida que avanza el proyecto, desde los gastos hasta los recursos comprometidos. Por lo tanto, es necesario mantener una actualización periódica de lo que está ocurriendo e identificar los problemas críticos del proyecto.

Entrevistas periódicas con las partes interesadas y el equipo del proyecto:

Te recomendamos que actualices tus informes para las partes interesadas y los clientes. Comprueba con ellos si el proyecto sigue avanzando en la dirección correcta. Y comunícate con tu equipo para informarles sobre cómo pueden mejorar para satisfacer mejor las necesidades de los clientes y estar en camino de alcanzar los objetivos.

4. Fase de control y seguimiento del proyecto:

Esta fase del proyecto tiene lugar al mismo tiempo que la fase de ejecución. Puede hacerse fácilmente con un software ERP o un software para control de proyectos. Esta fase tiene como objetivo medir que todos los parámetros, como el presupuesto, los planes y los plazos, se ajustan al plan del proyecto. El gestor del proyecto debe asegurarse de que la calidad, la ampliación del alcance y los recursos siguen estando dentro del presupuesto previsto para el proyecto. Si todo se ha planificado según lo acordado, el director del proyecto debería ser capaz de anticiparse a los posibles riesgos y evitar que se produzcan. Mantener el proyecto en marcha, a pesar de los obstáculos.

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5. Cierre del proyecto:

Una vez finalizado el proyecto con éxito, comunica los resultados a las partes interesadas y entrégales el proyecto. Revisa con los miembros de tu equipo y aprendan de los errores cometidos. Aprender a realizar ajustes para futuros proyectos (hacer una mejor gestión de equipos, una planificación de recursos adecuada, una gestión de recursos más eficaz, etc.)

No olvide felicitar a su equipo y mostrarles agradecimiento por el arduo trabajo que han realizado. De este modo, el equipo se esforzará por lograr mejores resultados en futuros proyectos.

Las variables a tener en cuenta en esta etapa son:

El rendimiento del equipo:

Comprueba la calidad del trabajo y los resultados obtenidos. Sugiere  áreas de mejora. Compara el rendimiento con proyectos anteriores para ver cómo ha mejorado.

Documentación del proyecto:

Redacta un documento detallado en el que describas cómo se han cumplido las expectativas de las partes interesadas. Explica qué estrategias y fases se pusieron en marcha para alcanzar estos objetivos.

Revisión del presupuesto:

Por último, comprueba si el proyecto se ha realizado de acuerdo con el presupuesto asignado. Evalua si el coste y el beneficio coinciden con el plan original. Busca los costes de oportunidad que puedan haberse pasado por alto durante el proyecto.

¡Eso es! Esta fue la última fase del ciclo de vida de la gestión de proyectos.


La gestión de proyectos a veces puede dar un poco de miedo, hay muchas tareas que incluyen riesgos, problemas y fracasos. Pero para tener éxito en tus proyectos, es esencial seguir los cinco pasos mencionados anteriormente. Esto te permitirá ahorrar tiempo, gestionar mejor tus recursos y facilitar la organización de la complejidad de los proyectos.

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