Die 5 Phasen des Projektmanagements

Die Leitung eines Projekts ist wie die Leitung eines Orchesters. Um eine schöne Symphonie zu erhalten und ihre Ziele zu erreichen, sind Strenge und genaue Planung erforderlich.

Projektmanagement wird als eine Organisation dargestellt, die in mehrere Sätze unterteilt ist, und das zu Recht: Die Entwicklung eines Projekts ist in der Tat eine heikle Aufgabe. Wenn Sie es in mehrere Schritte unterteilen, können Sie sich besser organisieren und kein Detail überspringen.

Egal wie groß oder klein: Ob ein Projekt schnell und "leicht" in Bezug auf die zu produzierenden Aufgaben ist, oder ob es umfangreicher ist und einen größeren Ressourcenbedarf hat, diese Phasen sollten Sie immer in Ihre Projektmethodik integrieren.  Der Grund, warum wir das Projektmanagement in mehreren Phasen organisieren, liegt darin, dass es extrem komplex ist.

Diese verschiedenen Phasen bilden den sogenannten Projektlebenszyklus. Es besteht aus fünf Hauptphasen, die jedoch je nach den Methoden und Gewohnheiten Ihres Unternehmens auf vier oder sechs angepasst werden können.

Phase 1: Projektdesign

In dieser Phase beginnt das Projekt, eine konzeptionelle Form anzunehmen. An dieser Stelle ist es notwendig, seine Eigenschaften und den Wirkungsbereich zu definieren. Der erste Schritt besteht darin, einen Überblick über das Projekt zu erstellen, um zu entscheiden, welche Strategien angewendet werden sollten, um die erwarteten Ergebnisse zu erzielen.

Der Projektmanager sollte sich mit Stakeholdern und Kunden austauschen, um die Bedeutung der Projektziele zu verstehen.

Nach diesem Meeting können Sie jetzt mit der Erstellung eines Projekt-Dashboards beginnen. Es geht darum, etwas zu schaffen, das einer Landkarte des Projekts in der Form ähnelt und ein besseres Verständnis der grundlegenden Ziele ermöglicht.

So wie eine Aufgabe in mehrere Teilaufgaben unterteilt werden kann, ist jede Phase des Projekts in mehrere Phasen unterteilt. Bei der Projektierung können Sie sich an den folgenden vier Achsen orientieren.

• Durchführung einer Machbarkeitsstudie: Diese Variable betrifft die Bewertung der Ziele, des Zeitplans und der Kosten des Projekts (um zu prüfen, ob sie erreicht werden können). Um die erwarteten Ergebnisse des Projekts zu erzielen, ist es wichtig, ein Gleichgewicht zwischen den Anforderungen und den eingesetzten Ressourcen herstellen zu können.

• Definieren Sie den Umfang des Projekts: Dazu gehören die Identifizierung der Projektziele, der erwarteten Ergebnisse, der Fristen, der Aufgaben und der Kostenanalyse. Finden Sie heraus, was getan werden muss, um dieses Projekt zu verwirklichen, und was noch zu tun ist. Auf diese Weise werden Sie in der Lage sein, die Grenzen des Projekts zu definieren – oder zu entdecken.

• Projektergebnisse: In diesem Teil geht es darum, den Umfang der erforderlichen Arbeiten und deren Form zu ermitteln. Aus der Leistungsbeschreibung (in der die Anforderungen an die Projektarbeit, der Zeitplan, der Rechnungsplan, was akzeptabel ist und was nicht) werden dann die Richtlinien für die Unterstützung der Leistungen und deren Anzahl für die Lieferphasen klar definiert.

• Erstellen eines Geschäftsfalls: Sobald Sie alle vorherigen Schritte abgeschlossen haben, beginnen Sie mit der Erstellung Ihres Geschäftsdokuments. Letzteres kann dann als Proof of Concept dienen: Es zeigt, warum dieses Projekt unerlässlich ist und welche finanziellen Vorteile aus der Initiierung des Projekts gezogen werden können.

Vorbereitungsphase – Projektmanagement

Phase 2: Projektplanung

Nachdem Sie grünes Licht von den Investoren erhalten haben, erstellen Sie einen Plan, dem jeder folgen kann. Sie erstellen einen Zeitplan mit Aufgaben und weisen sie den Teammitgliedern zu, während Sie für jede dieser Aufgaben Fristen festlegen.

"Nicht zu planen bedeutet, zu scheitern." Daher ist die Planung die wichtigste Phase im Projektlebenszyklus. Dies ist nicht der aufregendste Teil des Projekts, und es stimmt, dass die Planung ein wenig entmutigend sein kann. Es ist jedoch entscheidend, Ihr Projekt mit Erfolg abzuschließen.

Auch diese Phase kann in mehrere Phasen unterteilt werden.

Erstellen eines Projektplans

Es soll Projektmanagern als Leitfaden dienen, wie sie qualitativ hochwertige Ergebnisse erzielen, Risiken managen, aber auch ihnen helfen, die Kosten innerhalb des Budgets zu halten.

Es hilft auch, den Wert des Projekts zu bewerten und Teams dabei zu helfen, ihre Aufgaben innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens zu erledigen.

Erstellen eines Ressourcenplans

Dieser Plan sollte Ihnen die erforderliche Anzahl von Ressourcen zur Verfügung stellen, die zum Abschließen dieses Projekts erforderlich sind. Das heißt:

• die Anzahl der Projektmanager;
• die Zahl der Arbeitnehmer;
• die Anzahl der Rohstoffe.

Dazu gehören auch wesentliche Projektmanagementtechniken und die Informationstechnologie (IT).

Sammeln der notwendigen Ressourcen

Nachdem Sie den Plan erstellt haben, sammeln Sie alle anderen Ressourcen wie Kapital, Ausrüstung, Arbeitsbereich usw. Lassen Sie jemanden die Ressourcen überwachen und bei Bedarf auffüllen.

Eine Personallösung kann viele dieser Aufgaben übernehmen und Ihnen helfen, Ihre Ressourcen besser zu verteilen.

Planen Sie das Finanzbudget

Basierend auf den benötigten Ressourcen können Sie dann Ihr Finanzbudget planen. Erstellen Sie eine detaillierte Kostenanalyse mit:

• die Kosten für die Erledigung jeder Aufgabe;
• die Kosten des gesamten Teams für die Erledigung einer Aufgabe;
• Bieten Sie eine Sicherheitsmarge für unvorhersehbare Ausgaben.

Risiken und Hindernisse

Selbst wenn viel geplant wird, sind Risiken Teil des Mixes. Versuchen Sie, einen proaktiven Ansatz zu verfolgen, indem Sie über die verschiedenen Arten von Hindernissen und Risiken nachdenken, denen Sie während des Projekts begegnen können, damit Sie bereit sind, wenn sie auftreten. 

Wenn Sie einen Prozentsatz Ihres Risikos als Aufwand in das Finanzbudget einzahlen, gibt Ihnen dies Sicherheit und verhindert das Scheitern Ihres Projekts.

Phase 3: Projektdurchführung

Dashboard – Projektmanagement

Das ist der Moment, in dem alles, was geplant ist, Gestalt annimmt und konkret wird. In dieser Phase verteilen Projektmanager Projektaufgaben auf Teams und weisen Ressourcen zu.

Aber denken Sie daran: Der Erfolg hängt davon ab, wie gut die Planungsphase strukturiert ist! Für noch mehr Effizienz können Projektmanager eine Checkliste führen, um sicherzustellen, dass die Wünsche der Stakeholder berücksichtigt und respektiert werden, wie im Business Case vereinbart.

Es ist wichtig, aus seinen Fehlern, aber auch aus seinen Erfolgen zu lernen. Ein wichtiger Aspekt der Projektausführungsphase besteht darin, den Überblick darüber zu behalten , was das Projekt zum Scheitern oder zum Erfolg des Projekts geführt hat. Auf diese Weise werden Sie in der Lage sein, Fortschritte zu machen.

Dazu müssen verschiedene Metriken nachverfolgt werden:

• ziele;
• Leistungsberichte;
• Aktualisierung des Status des Projekts;
• Bedarf an Humanressourcen.

Bericht über den Projektfortschritt

Während der Ausführungsphase gibt es eine Reihe von Datenaktualisierungen, während das Projekt fortschreitet und die Ausgaben für die gebundenen Ressourcen festgelegt werden. Aus diesem Grund ist es notwendig, regelmäßig über das Geschehen auf dem Laufenden zu bleiben und kritische Probleme im Projekt zu identifizieren.

Planen Sie regelmäßige Interviews mit Stakeholdern und dem Projektteam

Es wird empfohlen, dass Sie Ihre Berichte für Projektbeteiligte und Kunden aktualisieren. Sehen Sie mit ihnen, ob sich das Projekt noch in die richtige Richtung bewegt, und kommunizieren Sie mit Ihrem Team, um ihnen Ihr Feedback und Verbesserungsvorschläge zu geben, insbesondere zu Themen wie dem Verständnis der Kundenbedürfnisse oder der Weiterentwicklung des Kurses, um sicherzustellen, dass die Ziele erreicht werden.

Phase 4: Projektbegleitung

Diese Phase des Projekts findet zeitgleich mit der Ausführungsphase statt. Dies kann ganz einfach mit einer ERP-Software oder einem Projektmanagement-Tool erfolgen.

In diesem Schritt soll gemessen werden, ob alle Parameter, wie z. B. Budget, Pläne und Zeitpläne, mit dem Projektplan übereinstimmen. 

Der Projektmanager muss sicherstellen, dass die Qualität der Produktion, die Abweichung des Umfangs und die Ressourcen immer innerhalb des geplanten Projektbudgets liegen . Ist alles nach Plan geplant, sollte der Projektleiter in der Lage sein, mögliche Risiken zu antizipieren und deren Eintritt zu verhindern. Halten Sie das Projekt am Laufen, trotz der Hindernisse!

Phase 5: Projektabschluss

Kommunizieren Sie nach erfolgreichem Projektabschluss die Ergebnisse an die Stakeholder und übergeben Sie ihnen das Projekt. 

Auf der internen Seite sollten Sie mit Ihren Teammitgliedern eine Bestandsaufnahme machen und aus eventuell gemachten Fehlern lernen. Erfahren Sie, wie Sie Anpassungen für zukünftige Projekte vornehmen können (bessere Verwaltung Ihrer Teams, kluge Zuweisung Ihrer Ressourcen , bessere Planung usw.).

Vergessen Sie nicht, Ihrem Team zu gratulieren und ihm Wertschätzung für die harte Arbeit zu zeigen, die es geleistet hat. Dies wird dem Team helfen, in zukünftigen Projekten bessere Ergebnisse zu erzielen.

Analysieren Sie die Teamleistung

• Überprüfen Sie die Qualität der Arbeit und die erzielten Ergebnisse. 
• Schlagen Sie Verbesserungspotenzial vor. 
• Vergleichen Sie die Leistung mit früheren Projekten, um zu sehen, wie sie gesteigert werden konnte.

Projektdokumentation schreiben

Schreiben Sie ein detailliertes Dokument, in dem Sie darlegen, wie die Erwartungen der Stakeholder erfüllt wurden. Durch die Erklärung, welche Strategien und verschiedenen Phasen eingeführt wurden, um diese Ziele zu erreichen, gibt es Denkanstöße und ermöglicht ein rückblickendes Verständnis der Ereignisse

Überprüfen des Budgets

Überprüfen Sie schließlich, ob das Projekt in Übereinstimmung mit dem zugewiesenen Budget durchgeführt wurde. Bewerten Sie, ob die Kosten und der Nutzen mit dem ursprünglichen Plan übereinstimmen. Suchen Sie nach Opportunitätskosten, die während des Projekts möglicherweise übersehen wurden.

Projektmanagement kann sich manchmal überwältigend anfühlen. Es gibt viele Aufgaben, die Risiken, Probleme und Fehler beinhalten. Um Ihre Projekte erfolgreich zu gestalten, ist es unerlässlich, die fünf oben genannten Schritte zu befolgen. 

Um Ihr Projekt auf die nächste Stufe zu heben, können Sie sich auch mit einem IT-Tool ausstatten , das sich um jede Phase des Projektlebenszyklus kümmert. Dies stellt sicher, dass Sie Zeit sparen, Ihre Ressourcen besser verwalten und die Komplexität von Projekten einfacher organisieren können.

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