Projectmanagement-KPI's: hoe kunnen ze worden geoptimaliseerd?
14 maart 2024
Zou jij in een auto rijden zonder dashboard? Zonder snelheidsmeter, brandstofmeter of zelfs routeplanner?
Als dit een ingewikkelde of zelfs gevaarlijke oefening lijkt, bedenk dan dat het managen van een project zonder KPI's precies dat is. Natuurlijk zijn de gevolgen niet op dezelfde schaal. Aan de andere kant illustreert dit opzettelijk harde voorbeeld het belang van het gebruik van KPI's om je projecten te managen.
Om de voordelen te zien, moet je leren hoe je ze ze op de juiste manier te gebruiken.
Daarom hebben we deze gids ontworpen om u te helpen het gebruik van KPI's te maximaliseren in projectmanagement, door ook de bewakingsindicator als een belangrijk element te beschouwen.
1. Projectmanagement-KPI's: wat zijn dat?
Een KPI, of Key Performance Indicator, is een prestatie-indicator. prestatie-indicator. Het heeft meestal de vorm van een getal of percentage.
Het kan worden gebruikt om de voortgang van het project en besluitvorming vergemakkelijkenhet fungeert als een echte controle-indicator.
KPI's in Stafiz
2. Geschikte en relevante projectmanagement-KPI's kiezen
A) Inventariseren
Doe inventariseren van uw project en je mogelijkheden als bedrijf is een noodzakelijke stap bij het kiezen van KPI's.
Je moet nauwkeurig identificeren:
Reeds geboekte vooruitgang in het project
De gegevens die u hebt of waartoe u toegang hebt
De beschikbare verzamel- en verwerkingshulpmiddelen
Hulpmiddelen voorKPI-analyse
KPI's verzamelen betekent ze kunnen lezen, analyseren en interpreteren. ze analyseren en interpreteren. KPI's zijn hulpmiddelen die zijn ontworpen om je te helpen bij het managen van je project en het lezen ervan zorgt voor aanpassingen en correcties.
B) Doelstellingen bepalen
KPI's zijn prestatie-indicatoren die sdoelstellingen. Anders worden het wat we noemen "ijdelheidscijfers", die alleen dienen om het ego te strelen zonder te helpen bij het managen van het project.
Neem de tijd om te bepalen wat je wilt bereiken met het gebruik ervan. Hier zijn enkele vragen om je te helpen je doelstellingen te bepalen:
Welke verwachtingen hebben belanghebbenden van de resultaten van het project?
Welke indicator definieert mijn project als een succes?
Wat zijn de potentiële risico's voor mijn project?
Wat is de optimale frequentie voor het meten van KPI's om effectieve respons te garanderen?
C) De te meten gegevens identificeren
SMART-methode
Nadat je je doelstellingen hebt bepaald, moet je de gegevens definiëren die gemeten zullen worden.
Deze moeten specifiek, meetbaar, haalbaar, realistisch en tijdelijk beperkt. Met andere woorden: SMART.
Zorg ervoor dat je KPI's aan deze eisen voldoen:
Gekoppeld aan een lens
Begrijpelijk door alle medewerkers die het moeten gebruiken
op maat aan de behoeften van je bedrijf en vooral je project.
Beperk je selectie tot het strikte minimum
Het verzamelen en gebruiken van een KPI in projectmanagement kost middelen. Er is tijd en personeel voor nodig: verzamelen, verwerken, lezen, analyseren...
Vermijd dus om een KPI te kiezen omdat je collega's of concurrenten die gebruiken.
Als een KPI niet nuttig is voor je projectmanagement, heeft het geen zin om hem te gebruiken! Kies KPI's die echt aangepast zijn aan je project. Merk op dat hoe meer indicatoren je bijhoudt, hoe meer het complexer je project en je werkdruk verhoogt.
De 3 groepen KPI's
Zoals vermeld in dit artikel over het definiëren van evaluatiecriteria, vereist het meten van de prestaties van een project 3 criteria: kwaliteit, deadlines, kosten.
Scroll naar rechts om de 3 KPI's te bekijken
1. Kwaliteit KPI's
Deze indicatoren meten mate van tevredenheid van klanten en werknemers.
Hier volgen enkele voorbeelden van kwaliteits-KPI's in projectmanagement:
Klanttevredenheid
Netto Promotor Score
Het aantal fouten
Het aantal klachten
Personeelsverloop
>
2. Deadline KPI's
Als kosten deadlines worden vaak kritisch bekeken om het succes van een project te meten.
Hier zijn enkele voorbeelden van KPI's voor het meten van deadlines in projectmanagement:
Hier volgen enkele voorbeelden van KPI's voor het meten van projectmanagementkosten:
Het begrotingstekort
De echte kosten
Rendement op investering (ROI)
Bij Stafiz hebben we onze tool ontwikkeld om het meten van KPI deadlines gemakkelijker te maken.. Wij kunnen u bijvoorbeeld helpen om verder te gaan door u in staat te stellen om de voortgang te meten en de voortgang van taken.
Voor ons is facturatie een integraal onderdeel van projectmanagement. Maar dit aspect wordt vaak verwaarloosd. Wij bieden je een indicator om alles te identificeren wat tot op heden kan worden gefactureerd en alles wat nog moet worden gefactureerd.
Op dezelfde manier zijn we ons ervan bewust dat kosten een van de meest strategische indicatoren zijn. Daarom hebben we dit aspect in het bijzonder ontwikkeld, zodat u in staat bent om uw kosten te controleren en te beheersen :
Bereken de winstgevendheid van een project met behulp van indicatoren voor brutomarge, nettomarge en marges. Raadpleeg voor meer informatie ons artikel over winstgevendheid berekenen.
De verkoopprognose berekenen met behulp van de voortgangsprognose
Productie berekenen in relatie tot facturering
Presentatie van winst-en-verliesrekeningen voor een specifieke activiteit en geconsolideerde winst-en-verliesrekeningen
Daarnaast bieden we korrelgrootte om gedetailleerde kosten per project, team of afdeling.
Zorg ervoor dat het team klaar is om te werken met de gekozen KPI's.
Neem de tijd om met uw werknemers te praten. U moet er zeker van zijn dat ze begrijpen de geselecteerde indicatoren begrijpen en dat het nut inzien van het werken met deze hulpmiddelen.
Bovendien kun je er zeker van zijn dat je de geselecteerde KPI's kunt behalen. Ze moeten immers een betrouwbare bron van informatie waar je op kunt vertrouwen. Dit kan een specifieke implementatie vereisen:
Instrumenten voor gegevensverzameling instellen
Dashboards maken
Samenwerking met andere belanghebbenden (bijv. technische teams)
3. Een bewakingsstrategie implementeren
A) Doelstellingen definiëren
Je hebt al doelstellingen gedefinieerd voor de selectie van je KPI's.
Dit omvat het definiëren van doelstellingen om de implementatie van uw bewakingsstrategie.
Wat motiveert jou om je KPI's te controleren? Bijvoorbeeld:
Levertijden verbeteren
Lagere productiekosten
De kwaliteit van onze diensten verbeteren
Een specifieke vaardigheid ontwikkelen bij een werknemer
B) Het juiste gereedschap kiezen
Zodra je je doelstellingen hebt vastgesteld, kun je uw behoeften op een rijtje zetten om te vergelijken en selecteren de tool die aan je behoeften voldoet. Neem de volgende elementen in overweging:
De aangeboden functies
Gebruiksgemak en inzetbaarheid
De mate van ondersteuning die beschikbaar is: de implementatie van bepaalde softwaretoepassingen vereist aanzienlijke vaardigheden en ondersteuning kan noodzakelijk zijn.
De prijs
Bij Stafiz ligt onze kracht in het ontwerp van een interface op verschillende niveaus:
Projectbeheer
Beheer van projectportfolio's
Programmabeheer
De centralisatie van informatie biedt wereldwijde zichtbaarheid Handmatige controle vanuit verschillende bronnen is niet meer nodig. Dit is vaak tijdrovend, vervelend en onnauwkeurig.
Tot slot bieden we toegewijde ondersteuning om u te helpen uw behoeften te verduidelijken en de tool te configureren om aan uw behoeften te voldoen.
C) Dagelijks beheer
Dagelijks beheer is het hele punt van het monitoren van KPI's in projectmanagement.
Dashboards bouwen
Dashboards zullen van onschatbare waarde blijken te zijn waardevolle hulpmiddelen voor het sturen van je projecten dankzij KPI's. Ze stellen je in staat om KPI's te groeperente groeperen, waardoor ze leesbaarvisueel, om ze te contrasteren of meer context te bieden door ze te associëren.
Op microniveau stellen de KPI's je in staat om uw vooruitgang te identificeren in termen van deadlines, kosten en doelstellingen. Bij Stafiz hebben we het product zo ontworpen dat het u een geaggregeerde weergave van deze informatie. Dit is vooral handig voor programma- of portfoliomanagement. Het idee is om u te voorzien van de informatie die u nodig hebt om u te helpen te organiseren en uw middelen te optimaliseren.
Projecten beheren als onderdeel van een programma
Deze organisatie omvat het beheer van een van onderling verbonden projectendie elk de strategische doelstellingen van het bedrijf dienen.
Met Stafiz kunnen verschillende projecten worden gegroepeerd in één programma, wat helpt om financiële en factureringsgegevens te consolideren.
Een portfolio van projecten beheren
Als het gaat om het beheren van een portfolio van projecten, biedt Stafiz een overzicht van de situatie. U zult in staat zijn om :
Projecten die ontsporen
Projecten die afwijken van de marge
Projecten die afwijken op taakniveau
Deze projectportefeuillebenadering maakt het mogelijk om de prestaties van het ene project ten opzichte van het andere. Door te analyseren wat werkt en wat niet de verwachte resultaten oplevert, maakt u deel uit van een proces van voortdurende verbetering.
Personeelszaken coördineren
De stuur, optimaliseren van middelen en tevredenheid zijn strategische aspecten van projectmanagement.
Stafiz heeft daarom functies ontwikkeld om in deze behoefte te voorzien:
Toewijzing en planning van middelen
Kennisgeving en verbeterde zichtbaarheid voor werknemers.
Informatie wordt beter verdeeld. Op deze manier stelt view management iedereen in staat om de juiste informatie volgens hun bereik en rechten. Het resultaat is dat elke medewerker bevoegd.
D) Geïnformeerde beslissingen nemen en zich aanpassen
Zichtbaarheid krijgen
Dagelijks leidinggeven geeft je alle vaardigheden die je nodig hebt om flexibel en aan te passen om het project tot een succes te maken.
Stafiz maakt reactievermogen omdat de tool de toegang vergemakkelijkt tot betrouwbare en nauwkeurige gegevens, die allemaal automatisch worden berekend. Alles gebeurt dus in realtime: je krijgt direct een overzicht van status en de risico's van afwijkingen. Regelmatige controle is essentieel om vast te stellen wat werkt en wat moet worden verbeterd.
Flexibiliteit en reactievermogen tonen
Een project evolueert. Als project-, programma- of portfoliomanager is het jouw rol om Identificeren van gebieden voor optimalisatie.
Bepaalde indicatoren kunnen je hierbij helpen. Het evalueren van de verschillen tussen de prognose en de realiteit (in termen van tijd, budget of middelen) zal je helpen om je strategie te optimaliseren.
Om het gebruik van KPI's in projectmanagement te maximaliseren, moet je je doelstellingen nauwkeurig definiëren en een aantal strategische keuzes maken.
identificeren KPI's voor uw project en de juiste tool kiezen voor uw behoeften kan een echte uitdaging zijn. KPI's op de juiste manier gebruiken vereist intensieve voorbereidingvoorbereiding een nauwkeurige inventarisatie en een constructieve samenwerking.
Dat gezegd hebbende, strategisch gekozen KPI's gekozen, verzameld en geanalyseerd zullen u in staat stellen uw activiteiten te volgen om uw strategie aan te passen. Bij Stafiz hebben we met al deze criteria rekening gehouden om een allesomvattend, flexibel en effectief product voor uw projectmanagement te ontwikkelen.
WEBINAR STAFIZ
