¿Conducirías un coche sin tablero de mando? ¿Sin velocímetro, indicador de combustible o incluso planificador de rutas?
Si esto te parece complejo o incluso peligroso, piensa que gestionar un proyecto sin KPI es lo mismo. Ciertamente, las consecuencias no son de la misma magnitud. En cambio, este ejemplo deliberadamente contundente ilustrala importancia de utilizar KPIpara gestionar los proyectos.
Para ver los beneficios, debe aprender a usarlos adecuadamente.
Por ello, hemos diseñado esta guía para ayudarte a maximizar el uso de los KPIs en la gestión de proyectos, considerando también el indicador de seguimiento como un elemento clave.
1. KPIs de gestión de proyectos: ¿qué son?
Un KPI, o indicador clave de rendimiento, es un indicador de rendimiento. Por lo general, toma la forma de un número o porcentaje.
Su uso permite medir el avance del proyecto y facilitar la toma de decisiones, actuando como un verdadero indicador de seguimiento.
2. Elegir KPI de gestión de proyectos adecuados y relevantes
A) Hacer un balance
Hacer un balance de tu proyecto y de tus capacidades como empresa es un paso necesario a la hora de elegir los KPIs.
Debes identificar con precisión:
- Los avances ya realizados en el proyecto
- Los datos que tiene o puede tener
- Herramientas de recogida y tratamiento a su disposición
- Recursos para el análisis de KPI
Recopilar KPIs implica ser capaz de leerlos, analizarlos e interpretarlos. Los KPI siguen siendo herramientas que se supone que te ayudan a gestionar tu proyecto, y leerlos genera ajustes y correcciones.
B) Determinar objetivos
Los KPI son indicadores efectivos, quese basan en objetivos. De lo contrario, se convierten en lo que se llama "métricas de vanidad", que solo sirven para halagar el ego sin ayudar con la gestión del proyecto.
Tómese el tiempo para definir lo que desea lograr con su uso. Estas son algunas preguntas que te ayudarán a identificar tus metas:
- ¿Cuáles son las expectativas de las partes interesadas con respecto a los resultados del proyecto?
- ¿Qué indicador definirá mi proyecto como un éxito?
- ¿Cuáles son los riesgos potenciales para mi proyecto?
- ¿Cuál es la frecuencia óptima para medir los KPI y garantizar una capacidad de respuesta efectiva?
C) Identificar los datos a medir
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Método SMART
Una vez que haya determinado sus objetivos, debe definir los datos que se medirán.
Estos deben serespecíficos,medibles,alcanzables,realistasytemporalmente limitados. De lo contrario: SMART .
Asegúrate de que tus KPI cumplan con estos requisitos:
- Ligado a un objetivo
- Comprensible para todos los empleados que deban utilizarlo
- Personalizadoa las necesidades de tu negocio y especialmente del proyecto.
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Reducir su selección al mínimo
La recopilación y el uso de un KPI en la gestión de proyectos consume recursos. Esto requiere tiempo y colaboradores: recopilación, procesamiento, lectura, análisis...
Por lo tanto, evita elegir un KPI porque tus colegas o competidores lo utilicen.
Si un KPI no es útil para la gestión de tu proyecto, ¡no tiene sentido utilizarlo! Elige KPI que realmente se adapten a tu proyecto. Ten en cuenta que cuantos más indicadores controles, más complejo será tu proyecto y aumentará tu carga de trabajo.
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Los 3 grupos de KPIs
Como se mencionó en este artículo sobre la definición de criterios de evaluación, medir el desempeño de un proyecto requiere 3 criterios: calidad, plazos, costos.
💡 Desplácese hacia la derecha para ver los 3 KPI
1. KPIs de calidad
Estos indicadores miden el grado de satisfacción de los clientes y empleados.
Estos son algunos ejemplos de KPI de calidad en la gestión de proyectos:
- Satisfacción del cliente
- El Net Promoter Score
- El número de errores
- El número de reclamaciones
- Rotación de personal
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2. KPI de tiempo de entrega
Al igual que los costos, los plazos a menudo se estudian bajo el microscopio para medir el éxito de un proyecto.
Estos son algunos ejemplos de KPIs para medir los plazos en la gestión de proyectos:
- Tiempo empleado
- La tasa de demora
- Capacidad de recursos
- Horas planificadas frente a horas empleadas
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3. KPI de costos
Los costes suelen ser el elemento más decisivo para el éxito de un proyecto. Hemos dedicado este artículo a presentar 12 indicadores financieros para la gestión de proyectos.
Estos son algunos ejemplos de KPIs para medir costes en la gestión de proyectos:
- La brecha presupuestaria
- El costo real
- Retorno de la inversión (ROI)
En Stafiz hemos desarrollado nuestra herramienta para facilitar la medición de los plazos de los KPIs. Por ejemplo, le ayudamos a ir más allá permitiéndole medir la tasa de finalización y la tasa de finalización de las tareas.
Para nosotros, la facturación es una parte integral de la gestión de proyectos. Sin embargo, este aspecto a menudo se descuida. Te ofrecemos un indicador para identificar todo lo que se puede facturar hasta la fecha, y todo lo que queda por facturar.
Del mismo modo, somos conscientes de que los costes representan uno de los indicadores más estratégicos. Por ello, hemos desarrollado especialmente este aspecto, permitiéndote supervisar y controlar tus costes :
- Cálculo de la rentabilidad del proyecto gracias a los márgenes brutos, márgenes netos, indicadores de tasa de margen. Para obtener más información, consulte nuestro artículo dedicado al cálculo de la rentabilidad
- Cálculo de la previsión de facturación gracias a la previsión de avance
- Cálculo de la producción frente a la facturación
- Presentación de cuentas de resultados de una actividad concreta y consolidada
Además, ofrecemos una granularidad que permite analizar el detalle de los costes por proyecto, por equipo o por departamento.
Más información sobre los KPI en Stafiz
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Observe ciertas precauciones
Asegúrate de que el equipo estélisto para trabajarcon los KPI elegidos.
Tómate el tiempo para hablar con tus empleados. Debe asegurarse de que entiendan los indicadores que están utilizando y que vean el valor de trabajar con estas herramientas.
Además, asegúrese de que puede obtener los KPI seleccionados. De hecho, deben ser una fuente fiable de información en la que basarse. Esto puede requerir una implementación específica:
- Configuración de herramientas de recopilación
- Creación de cuadros de mando
- Colaboración con otras partes interesadas (por ejemplo, equipos técnicos)
3. Implementar una estrategia de seguimiento
A) Establecer metas
Ya has establecido objetivos para seleccionar tus KPI.
En este caso, se trata de definir objetivos que apoyen la implementación de su estrategia de seguimiento.
¿Cuáles son las motivaciones que te impulsan a hacer un seguimiento de tus KPIs? Como qué:
- Mejora del tiempo de entrega
- Reducción del coste de producción
- Mejora de la calidad de entrega
- El desarrollo de una habilidad específica en un empleado
B) Elegir la herramienta adecuada
Una vez establecidos tus objetivos, podrás hacer una lista de tus necesidades para poder comparar y seleccionar la herramienta que se adapte a tus necesidades. Tenga en cuenta lo siguiente:
- Las características ofrecidas
- Facilidad de uso e implementación
- El nivel de soporte disponible: la implementación de cierto software requiere habilidades pesadas y el soporte puede ser necesario
- El precio
En Stafiz, nuestra fuerza de propuesta radica en el diseño de una interfaz adaptada a varios niveles:
- Gestión de proyectos
- Gestión de cartera de proyectos
- Gestión de programas
La centralización de la información proporciona visibilidad global: evita la necesidad de un seguimiento manual de diferentes fuentes. A menudo requiere mucho tiempo, pero también es tedioso e impreciso.
Finalmente, ofrecemos soporte dedicado para ayudarlo a aclarar sus necesidades y configurar la herramienta de acuerdo con sus expectativas.
C) Conducir a diario
La gestión diaria es el objetivo de la supervisión de los KPI en la gestión de proyectos.
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Crear paneles de control
Los cuadros de mando resultarán ser herramientas valiosas para gestionar tus proyectos gracias a los KPI. De hecho, permiten agrupar los KPI, hacerlos legibles, visuales, oponerlos o proporcionar más contexto asociándolos.
Para obtener más información, consulte nuestro artículo sobre la creación de paneles para la gestión de proyectos
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Obtenga una vista consolidada
A nivel micro, los KPI te permitirán identificar tu progreso en términos de plazos, costos y objetivos. En Stafiz, hemos diseñado el producto para proporcionarle una vista agregada de esta información. Esto es especialmente útil para la gestión de programas o carteras. La idea es brindarte la información necesaria para ayudarte a organizar y optimizar tus recursos.
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Proyectos piloto reunidos en un programa
Esta organización consiste en gestionar un conjunto de proyectos que están interconectados con el servicio y alineados con los objetivos estratégicos de la empresa.
De este modo, Stafiz permite agrupar varios proyectos en un solo programa y, en particular, ayuda a consolidar los datos financieros y de facturación.
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Gestión de una cartera de proyectos
Para la gestión de una cartera de proyectos, Stafiz ofrece una visión global de la situación. Podrás identificar:
- Proyectos que se desvían del tiempo
- Proyectos que se desvían a nivel de margen
- Proyectos que se desvían a nivel de tarea
Esta visión de las carteras de proyectos permite comparar el rendimiento de un proyecto con el de otro. Al analizar lo que funciona y lo que, por el contrario, no logra los resultados esperados, formas parte de un proceso de mejora continua.
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Coordinación de recursos humanos
La gestión, la optimización de los recursos y la satisfacción de los empleados son aspectos estratégicos de la gestión de proyectos.
Por lo tanto, Stafiz ha desarrollado características para satisfacer esta necesidad:
- Asignación y planificación de recursos
- Notificación y mejora de la visibilidad de los empleados.
La información se distribuye mejor. Por lo tanto, la gestión de vistas permite que todos tengan la información correcta de acuerdo con su alcance y sus derechos. Por lo tanto, a cada empleado se le da más responsabilidad.
Gestión de proyectos en Stafiz
D) Tomar decisiones informadas y adaptarse
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Ganar visibilidad
Gestionar en el día a día ofrece todas las habilidades necesarias para ser flexible y adaptarse con el fin de llevar el proyecto al éxito.
Stafiz permite una mayor capacidad de respuesta porque la herramienta facilita el acceso a datos fiables y precisos, todos calculados automáticamente. De este modo, todo sucede en tiempo real: se obtiene una visión inmediata del estado y del riesgo de desviaciones. El seguimiento periódico sigue siendo esencial para identificar lo que está funcionando y lo que podría beneficiarse de una mejora.
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Sé flexible y receptivo
Un proyecto está destinado a evolucionar. Como gestor de proyectos, programas o carteras, su función es identificar las áreas de optimización.
Hay algunos indicadores que pueden ayudarte en este proceso. Evaluar las brechas entre la previsión y la real (tanto en términos de tiempo, presupuesto o recursos) te ayudará a optimizar tu estrategia.
Maximizar el uso de los KPI en la gestión de proyectos requiere una definición precisa de sus objetivos , así como varias opciones estratégicas.
Identificar los KPIs adaptados a tu proyecto y elegir la herramienta adecuada a tus necesidades puede ser un verdadero reto. El uso significativo de los KPI requiere una preparación intensa, un inventario preciso y una colaboración constructiva.
Dicho esto, los KPIelegidos,recopiladosyanalizados estratégicamente te permitirán gestionar tus actividades paraadaptar tu estrategia. En Stafiz hemos tenido en cuenta todos estos criterios para construir un producto completo, flexible y eficaz para la gestión de tus proyectos.
