¿Cómo maximizar el uso de KPI en la gestión de proyectos?

¿Conducirías un coche sin tablero de mando? ¿Sin velocímetro, indicador de combustible o incluso planificador de rutas? 

Si esto te parece complejo o incluso peligroso, piensa que gestionar un proyecto sin KPI es lo mismo. Ciertamente, las consecuencias no son de la misma magnitud. En cambio, este ejemplo deliberadamente contundente ilustrala importancia de utilizar KPIpara gestionar los proyectos.

Para ver los beneficios, es necesario aprender a utilizarlos adecuadamente.

Por ello hemos diseñado esta guía para ayudarte a maximizar el uso de los KPI en la gestión de proyectos, considerando también el indicador de seguimiento como un elemento clave.

 

1. KPI de gestión de proyectos: ¿qué son?

Un KPI, o indicador clave de rendimiento, es un indicador de rendimiento . Generalmente toma la forma de un número o porcentaje.

Su uso permite medir el avance del proyecto y facilitar la toma de decisiones , actuando como un indicador real de seguimiento.

2. Elegir los KPI de gestión de proyectos adecuados y pertinentes

     A) Hacer un balance 

Hacer un balance de tu proyecto y de tus capacidades como empresa es un paso necesario a la hora de elegir los KPI.

Debes identificar con precisión: 

• Avances ya logrados en el proyecto. 

• Los datos que tienes o puedes tener
• Herramientas de recogida y procesamiento a tu disposición
• Recursos para analizar KPI

 

Recopilar KPI implica poder leerlos, analizarlos e interpretarlos . Los KPI siguen siendo herramientas que se supone que le ayudarán a gestionar su proyecto; leerlos genera ajustes y correcciones .

 

     B) Fijación de objetivos

Los KPI son indicadores eficaces que sirven a objetivos . De lo contrario, se convierten en lo que llamamos “métricas de vanidad”, que sólo sirven para halagar el ego sin ayudar en la gestión de proyectos.

Tómate el tiempo para definir lo que quieres lograr con su uso. Aquí hay preguntas que le ayudarán a identificar objetivos:

• ¿Cuáles son las expectativas de las partes interesadas con respecto a los resultados del proyecto?
• ¿Qué indicador ayudará a definir mi proyecto como un éxito? 
• ¿Cuáles son los riesgos potenciales para mi proyecto?
• ¿Cuál es la frecuencia óptima de medición de los KPI para garantizar una capacidad de respuesta eficaz?

 

     C) Identificar los datos que deben medirse

• Método SMART

Una vez determinados tus objetivos, debes definir los datos que se medirán.

Estos deben serespecíficos,medibles,alcanzables,realistasytemporalmente limitados. De lo contrario: SMART .

 

Asegúrate de que tus KPI cumplan con estos requisitos: 

• Vinculado a un objetivo
• Comprensible para todos los empleados que lo utilizarán.
• Personalizadoa las necesidades de tu negocio y especialmente del proyecto.

 

• Reduce tu selección al mínimo estricto 

Recopilar y utilizar un KPI en la gestión de proyectos consume recursos . Esto requiere tiempo y colaboradores: recopilación, procesamiento, lectura, análisis, etc.

Por lo tanto, evita elegir un KPI porque tus colegas o competidores lo utilicen.

Si un KPI no es útil para la gestión de tu proyecto, ¡no tiene sentido utilizarlo! Elige KPI que realmente se adaptena tu proyecto. Ten en cuenta que cuantos más indicadores controles, máscomplejo será tu proyecto y aumentará tu carga de trabajo.

 

• Los 3 grupos de KPI

Como ya se mencionó en este artículo sobre la definición de los criterios de evaluación, para medir el rendimiento de un proyecto hacen falta 3 criterios: calidad, plazos, costes.

 

💡 Desplácese a la derecha para ver los 3 KPI.

1. KPI de calidad

Estos indicadores miden el grado de satisfacción de clientes y empleados.

A continuación se muestran ejemplos de KPI de calidad en la gestión de proyectos: 

• La satisfacción del cliente
• Puntuación neta del promotor
• El número de errores
• El número de quejas
• Rotación de empleados                                                                                 

                                                                                                                  >

2. KPI de plazos

Al igual que los costos, los plazos suelen estudiarse detenidamente para medir el éxito de un proyecto.

A continuación se muestran ejemplos de KPI para medir los plazos en la gestión de proyectos: 

• El tiempo vuela
• La tasa de retraso
• Capacidad de recursos
• Horas previstas frente a horas reales

                                                                                                                                                      >

3. KPI de costes

Los costes suelen ser el el factor más decisivo para el éxito de un proyecto. Por eso hemos dedicado este artículo a 12 indicadores financieros para la gestión de proyectos.

A continuación se muestran algunos ejemplos de KPI para medir costos en la gestión de proyectos: 

• La brecha presupuestaria
• El costo real
• Retorno de la Inversión (ROI)                                                                                                                                                                                                  

En Stafiz hemos desarrollado nuestra herramienta para facilitar la medición de los plazos de los KPI.. Por ejemplo, podemos ayudarle a ir más allá permitiéndole medir el ritmo de progreso y el ritmo de avance de las tareas.

Para nosotros, la facturación es una parte integral de la gestión de proyectos. Sin embargo, este aspecto muchas veces se descuida. Te ofrecemos un indicador para identificar todo lo que se puede facturar a la fecha, y todo lo que queda por facturar.

Del mismo modo, somos conscientes de que los costes representan uno de los indicadores más estratégicos. Por ello, hemos desarrollado especialmente este aspecto, permitiéndote supervisar y controlar tus costes :

• Calcule la rentabilidad del proyecto utilizando los indicadores de margen bruto, margen neto y tasa de margen. Para saber más, consulta nuestro artículo dedicado al cálculo de la rentabilidad.
  
• Cálculo de la previsión de facturación utilizando la previsión de progreso.
• Cálculo de producción versus facturación.
• Presentación de cuentas de resultados de una actividad concreta y consolidada

Además, ofrecemos granularidad que permite un análisis detallado de costos por proyecto, por equipo o por departamento.

Más información sobre los KPI en Stafiz

• Sigue ciertas precauciones 

Asegúrate de que el equipo estélisto para trabajarcon los KPI elegidos.

Tómese el tiempo para hablar con sus colegas . Debe asegurarse de que comprendan los indicadores seleccionados y de que vean el beneficio de trabajar con estas herramientas.

Además, asegúrese de poder alcanzar los KPI seleccionados . De hecho, deben constituir una fuente fiable de información en la que pueda confiar. Esto puede requerir una implementación específica:

• Configurar herramientas de recopilación
• Creando paneles
• Colaboración con otras partes interesadas (equipos técnicos, por ejemplo)

3. Aplicar una estrategia de seguimiento

     A) Definición de objetivos

Ya has definido objetivos para la selección de tus KPI. 

En este caso, se trata de definir objetivos que respalden la implementación de su estrategia de seguimiento .

¿Qué lo motiva a realizar un seguimiento de sus KPI? Por ejemplo : 

• Mejorando el tiempo de entrega
• Reducción de costes de producción.
• Mejorando la calidad entregada
• El desarrollo de una habilidad específica en un empleado. 

     B) Elegir la herramienta adecuada

Una vez establecidos tus objetivos, podrás enumerar tus necesidades para poder comparar y seleccionar la herramienta que se ajuste a tus necesidades. Considera lo siguiente:

• Las características ofrecidas 
• Facilidad de uso e implementación
• El nivel de soporte disponible: la implementación de cierto software requiere habilidades significativas y puede ser necesario soporte
• El precio 

En Stafiz nuestro punto fuerte reside en el diseño de una interfaz adaptada a varios niveles:

• Gestión de proyectos
• Gestión del portafolio de proyectos
• Gestión de programas

 

La centralización de la información proporciona visibilidad global : esto evita la necesidad de realizar un seguimiento manual de diferentes fuentes. A menudo lleva mucho tiempo, pero también es tedioso e impreciso.

Finalmente, ofrecemos soporte dedicado para ayudarlo a aclarar sus necesidades y configurar la herramienta de acuerdo con sus expectativas.

     C) Gestión diaria

La gestión diaria representa el objetivo central del seguimiento de KPI en la gestión de proyectos.

• Crear paneles

Los paneles demostrarán ser herramientas valiosas para gestionar sus proyectos utilizando KPI. De hecho, permiten agrupar KPI , hacerlos legibles , visuales, contrastarlos o aportar más contexto asociándolos .

Para saber más, lea nuestro artículo sobre la creación de cuadros de mando para la gestión de proyectos.

• Obtener una visión consolidada

A nivel micro, los KPI te permitirán identificar tu progreso en términos de plazos, costes y objetivos. En Stafiz, hemos diseñado el producto para brindarle una vista agregada de esta información . Esto es particularmente útil para la gestión de programas o carteras . La idea es brindarte la información necesaria para ayudarte a organizar y optimizar tus recursos .

• Gestionar proyectos reunidos en un programa.

Esta organización consiste en gestionar un conjunto de proyectos interconectados al servicio y alineando los objetivos estratégicos de la empresa entre sí al servicio de los objetivos estratégicos de la empresa.

Stafiz permite así agrupar varios proyectos en un programa y ayuda, en particular, a consolidar los datos financieros y de facturación .

• Gestionar una cartera de proyectos 

Para gestionar una cartera de proyectos, Stafiz ofrece una visión global de la situación . Así podrás identificar:

• Proyectos que se desvían en términos de tiempo.
• Proyectos que se desvían del margen 
• Proyectos que se desvían del nivel de tarea

Esta visión de las carteras de proyectos permite comparar el desempeño de un proyecto en relación con otro. Al analizar qué funciona y qué, por el contrario, no logra los resultados esperados, formas parte de un proceso de mejora continua .

• Coordinar recursos humanos.

La gestión , la optimización de los recursos y la satisfacción de los empleados representan aspectos estratégicos de la gestión de proyectos.

Por ello, Stafiz ha desarrollado funciones para satisfacer esta necesidad: 

• Asignación y planificación de recursos
• Notificación y mejora de la visibilidad de los empleados. 

La información está mejor distribuida . Así, la gestión de vistas permite que todos tengan la información adecuada según su alcance y derechos. Por tanto, cada empleado se siente más responsable .

Gestión de proyectos en Stafiz

     D) Tomar decisiones con conocimiento de causa y adaptarse

• Ganar visibilidad 

Gestionar en el día a día proporciona todas las capacidades necesarias para ser flexible y adaptarse para llevar el proyecto al éxito.

Stafiz permite una mayor capacidad de respuesta porque la herramienta facilita el acceso a datos fiables y precisos, todos calculados automáticamente. Así, todo sucede en tiempo real: obtienes una visión general inmediata del estado y de los riesgos de desviación . El seguimiento periódico sigue siendo esencial para identificar qué funciona y qué podría beneficiarse de una mejora.

• Demostrar flexibilidad y capacidad de respuesta. 

Un proyecto está destinado a evolucionar. Como gestor de proyectos, programas o carteras, su función es identificar los puntos a optimizar. 

Ciertos indicadores pueden ayudarte en este proceso. Evaluar las brechas entre lo previsto y lo real (en términos de tiempo, presupuesto o recursos) te ayudará a optimizar tu estrategia.

Maximizar el uso de KPI en la gestión de proyectos requiere una definición precisa de sus objetivos , así como varias opciones estratégicas.

Identificar los KPI adaptados a su proyecto y elegir la herramienta correspondiente a sus necesidades puede representar un verdadero desafío. El uso relevante de los KPI requiere una preparación intensa , un inventario preciso y una colaboración constructiva .

Dicho esto, los KPIelegidos,recopiladosyanalizados estratégicamente te permitirán gestionar tus actividades paraadaptar tu estrategia. En Stafiz hemos tenido en cuenta todos estos criterios para construir un producto completo, flexible y eficaz para la gestión de tus proyectos.