¿Conducirías un coche sin tablero de mando? ¿Sin velocímetro, indicador de combustible o incluso planificador de rutas?
Si esto te parece complejo o incluso peligroso, piensa que gestionar un proyecto sin KPI es lo mismo. Ciertamente, las consecuencias no son de la misma magnitud. En cambio, este ejemplo deliberadamente contundente ilustrala importancia de utilizar KPIpara gestionar los proyectos.
Para ver los beneficios, es necesario aprender a utilizarlos adecuadamente.
Por ello, hemos diseñado esta guía para ayudarle a maximizar el uso de los KPI en la gestión de proyectos, considerando también el indicador de seguimiento como un elemento clave.
1. KPI de gestión de proyectos: ¿qué son?
Un KPI, o Indicador Clave de Rendimiento, es un indicador de rendimiento indicador de rendimiento. Generalmente adopta la forma de un número o porcentaje.
Puede utilizarse para medir el progreso del proyecto y facilitar la toma de decisionesactuando como un auténtico indicador de seguimiento.
KPI en Stafiz
2. Elegir los KPI de gestión de proyectos adecuados y pertinentes
A) Hacer un balance
Haga haga balance de su proyecto y sus capacidades como empresa es un paso necesario para elegir los KPI.
Debe identificar con precisión :
Avances ya realizados en el proyecto
Los datos de que dispone o a los que puede acceder
Las herramientas de recogida y tratamiento a su disposición
Recursos paraAnálisis de KPI
Recopilar KPI significa ser capaz de leerlos, analizarlos e interpretarlos. analizarlos e interpretarlos. Los KPI son herramientas diseñadas para ayudarle a gestionar su proyecto, y su lectura genera ajustes y correcciones.
B) Fijación de objetivos
Los KPI son indicadores de rendimiento que sive objetivos. De lo contrario, se convierten en lo que llamamos "métricas de vanidad", que sólo sirven para halagar el ego sin ayudar a gestionar el proyecto.
Tómese su tiempo para definir lo que quiere conseguir con su uso. Aquí tienes algunas preguntas que te ayudarán a identificar tus objetivos:
¿Qué esperan los interesados de los resultados del proyecto?
¿Qué indicador definirá el éxito de mi proyecto?
¿Cuáles son los riesgos potenciales de mi proyecto?
¿Cuál es la frecuencia óptima de medición de los KPI para garantizar una capacidad de respuesta eficaz?
C) Identificar los datos que deben medirse
Método SMART
Una vez determinados los objetivos, hay que definir los datos que se medirán.
Estos deben serespecíficos,medibles,alcanzables,realistasytemporalmente limitados. De lo contrario: SMART .
Asegúrate de que tus KPI cumplan con estos requisitos:
Vinculado a una lente
Comprensible por todos los empleados que deban utilizarlo
Personalizadoa las necesidades de tu negocio y especialmente del proyecto.
Reducir su selección a lo estrictamente necesario
Recopilar y utilizar un KPI en la gestión de proyectos consume recursos. Requiere tiempo y personal: recopilación, procesamiento, lectura, análisis, etc.
Por lo tanto, evita elegir un KPI porque tus colegas o competidores lo utilicen.
Si un KPI no es útil para la gestión de tu proyecto, ¡no tiene sentido utilizarlo! Elige KPI que realmente se adaptena tu proyecto. Ten en cuenta que cuantos más indicadores controles, máscomplejo será tu proyecto y aumentará tu carga de trabajo.
Los 3 grupos de KPI
Como ya se mencionó en este artículo sobre la definición de los criterios de evaluación, para medir el rendimiento de un proyecto hacen falta 3 criterios: calidad, plazos, costes.
💡 Desplácese a la derecha para ver los 3 KPI.
1. KPI de calidad
Estos indicadores miden grado de satisfacción de clientes y empleados.
He aquí algunos ejemplos de KPI de calidad en la gestión de proyectos:
Satisfacción del cliente
Net Promoter Score
Número de errores
El número de reclamaciones
Rotación del personal
>
2. KPI de plazos
Como los costes los plazos suelen ser objeto de escrutinio para medir el éxito de un proyecto.
He aquí algunos ejemplos de KPI para medir los plazos en la gestión de proyectos:
He aquí algunos ejemplos de KPI para medir los costes de gestión de proyectos:
El déficit presupuestario
El coste real
Retorno de la inversión (ROI)
En Stafiz hemos desarrollado nuestra herramienta para facilitar la medición de los plazos de los KPI.. Por ejemplo, podemos ayudarle a ir más allá permitiéndole medir el ritmo de progreso y el ritmo de avance de las tareas.
Para nosotros, la facturación es parte integrante de la gestión de proyectos. Pero a menudo se descuida este aspecto. Le ofrecemos un indicador para identificar todo lo que se puede facturar hasta la fecha, y todo lo que queda por facturar.
Del mismo modo, somos conscientes de que los costes representan uno de los indicadores más estratégicos. Por ello, hemos desarrollado especialmente este aspecto, permitiéndote supervisar y controlar tus costes :
Calcule la rentabilidad del proyecto utilizando los indicadores de margen bruto, margen neto y tasa de margen. Para saber más, consulta nuestro artículo dedicado al cálculo de la rentabilidad.
Cálculo de la previsión de ventas a partir de la previsión de avance
Cálculo de la producción en relación con la facturación
Presentación de las cuentas de resultados de una actividad específica y de las cuentas de resultados consolidadas
Además, ofrecemos granularidad para analizar costes detallados por proyecto, equipo o departamento.
Asegúrate de que el equipo estélisto para trabajarcon los KPI elegidos.
Tómese el tiempo para hablar con sus empleados. Debe asegurarse de que entienden los indicadores seleccionados y que vean el sentido de trabajar con estas herramientas.
Además, puede estar seguro de que podrá obtener los KPI seleccionados. Al fin y al cabo, tienen que ser una fuente fiable de información en la que pueda confiar. Esto puede requerir una implementación específica:
Creación de herramientas de recogida de datos
Creación de cuadros de mando
Colaboración con otras partes interesadas (por ejemplo, equipos técnicos)
3. Aplicar una estrategia de seguimiento
A) Definición de objetivos
Ya ha definido los objetivos para la selección de sus KPI.
Se trata de definir objetivos que respalden la aplicación de la estrategia de seguimiento. estrategia de seguimiento.
¿Qué le motiva a controlar sus KPI? Por ejemplo:
Mejorar los plazos de entrega
Menores costes de producción
Mejorar la calidad de nuestros servicios
Desarrollar una habilidad específica en un empleado
B) Elegir la herramienta adecuada
Una vez establecidos sus objetivos, puede enumerar sus necesidades para poder comparar y seleccionar la herramienta que responda a sus necesidades. Tenga en cuenta los siguientes elementos:
Funciones ofrecidas
Facilidad de uso y despliegue
El nivel de asistencia disponible: la implantación de determinadas aplicaciones informáticas requiere unos conocimientos considerables, por lo que puede ser necesaria asistencia.
El precio
En Stafiz, nuestra fuerza reside en el diseño de una interfaz en varios niveles:
Gestión de proyectos
Gestión de la cartera de proyectos
Gestión del programa
El sitio centralización de la información proporciona visibilidad global Elimina la necesidad de realizar un seguimiento manual a partir de distintas fuentes. Esto suele ser lento, tedioso e impreciso.
Por último, ofrecemos apoyo específico para ayudarle a aclarar sus necesidades y configurar la herramienta para satisfacer sus necesidades.
C) Gestión diaria
La gestión diaria es todo el sentido del seguimiento de los KPI en la gestión de proyectos.
Creación de cuadros de mando
Los cuadros de mando resultarán ser herramientas valiosas para dirigir sus proyectos gracias a los KPI. Permiten agrupar los KPIjuntos, haciéndolos legiblesvisual, para contrastarlos o proporcionar más contexto asociándolos.
A nivel micro, los KPI le permitirán identificar sus progresos en términos de plazos, costes y objetivos. En Stafiz, hemos diseñado el producto para proporcionarle una visión agregada de esta información. Esto resulta especialmente útil para la gestión de programas o carteras. La idea es proporcionarle la información que necesita para ayudarle a organizar y optimizar sus recursos.
Gestión de proyectos en el marco de un programa
Esta organización implica la gestión de un de proyectos interconectadoscada uno al servicio de los objetivos estratégicos de la empresa.
Stafiz permite agrupar varios proyectos en un único programa, lo que ayuda a consolidar los datos financieros y de facturación.
Gestión de una cartera de proyectos
Cuando se trata de gestionar una cartera de proyectos, Stafiz proporciona una visión general de la situación. Podrá identificar :
Proyectos que se desvían en el tiempo
Proyectos que se desvían del margen
Proyectos que se desvían a nivel de tareas
Este enfoque de cartera de proyectos permite comparar el rendimiento de un proyecto con respecto a otro. Al analizar lo que funciona y lo que no consigue los resultados esperados, se participa en un proceso de mejora continua.
Coordinar los recursos humanos
La dirección dirección, optimización de recursos y la satisfacción son aspectos estratégicos de la gestión de proyectos.
Por ello, Stafiz ha desarrollado funciones para responder a esta necesidad:
Asignación y planificación de recursos
Notificación y mayor visibilidad para los empleados.
La información se distribuye mejor distribuida. Gestionar las opiniones significa que todo el mundo tiene acceso a la información adecuada según su ámbito y sus derechos. De este modo, cada empleado capacitado.
D) Tomar decisiones con conocimiento de causa y adaptarse
Ganar visibilidad
Gestionar el día a día te proporciona todas las habilidades que necesitas para ser flexible y adaptarse para que el proyecto sea un éxito.
Stafiz permite capacidad de respuesta porque la herramienta facilita el acceso a datos fiables y precisos, todos calculados automáticamente. Así que todo sucede en tiempo real: se obtiene una visión general inmediata del estado y los riesgos de desviación. La supervisión periódica es esencial para identificar lo que funciona y lo que hay que mejorar.
Demostrar flexibilidad y capacidad de reacción
Un proyecto está destinado a evolucionar. Como gestor de proyectos, programas o carteras, su función consiste en Identificar áreas de optimización.
Algunos indicadores pueden ayudarle en este proceso. Evaluar las diferencias entre lo previsto y lo real (en términos de tiempo, presupuesto o recursos) le ayudará a optimizar su estrategia.
Para maximizar el uso de los KPI en la gestión de proyectos, es necesario definir con precisión sus objetivos y tomar una serie de decisiones estratégicas.
Identifique KPIs para su proyecto y elegir la herramienta adecuada a sus necesidades puede ser un verdadero reto. Utilizar los KPI de la forma adecuada requiere una preparación intensivapreparación un inventario preciso y una colaboración constructiva.
Dicho esto, los KPIelegidos,recopiladosyanalizados estratégicamente te permitirán gestionar tus actividades paraadaptar tu estrategia. En Stafiz hemos tenido en cuenta todos estos criterios para construir un producto completo, flexible y eficaz para la gestión de tus proyectos.
