Hoe maak je een projectdashboard om de prestaties te verbeteren?

Volgens een onderzoek van Wellington naar de staat van projectmanagement in 2018 wordt slechts 40% van de projecten op tijd afgerond, waardoor de overgrote meerderheid van de opdrachten te laat wordt opgeleverd.

Deze resultaten zijn geen toeval. Het is erg moeilijk om een project succesvol te managen, omdat er veel valkuilen zijn die het complex maken om het hele project te managen.

Er zijn veel factoren die een project kunnen doen mislukken: de kosten zijn hoger dan het budget, er treden communicatieproblemen op, gebrek aan zicht op de werklast verlengt de deadlines. Soms zijn zelfs de doelstellingen onduidelijk voor het management.

De meest effectieve manier omhet mislukken van een project te voorkomen is om het effectief te monitoren, vanaf het opstarten en regelmatig tot aan de voltooiing. Om aan deze behoefte te voldoen, is het projectdashboard een uitstekend hulpmiddel. 

Wat is een projectdashboard?

Een dashboard in projectmanagement is een visuele weergave. Hiermee kun je de gezondheid en voortgang van een project op een toegankelijke manier bekijken.

Verschillende vensters of modules worden in een logische volgorde naast elkaar geplaatst om aan te geven of de projectdoelstellingen zijn behaald en of er kritische punten zijn die bijzondere aandacht vereisen.

Projecttraceringstabel: wanneer moet deze worden ingesteld?

Het projectdashboard moet worden gedeeld zodra het project van start gaat.

Tijdens de startbijeenkomst is het belangrijk om deze projectvolgtafel te delen en aan alle deelnemers uit te leggen hoe deze werkt, zodat iedereen op één lijn zit wat betreft de te nemen stappen.

De projectmanager moet controleren of alle belangrijke indicatoren zijn opgenomen en ervoor zorgen dat de sponsors bevestigen dat ze zich eraan houden. Hoe breder en sterker de buy-in aan het begin van het project, hoe meer belanghebbenden zullen investeren in het behalen van de gestelde doelen.

Het delen van de projectvolgtafel is daarom cruciaal voor het succes van het project.

Hoe wordt een projectdashboard samengesteld?

De projectvolgtabel en de onderdelen ervan kunnen per opdracht verschillen.

Als algemene regel geldt echter dat bepaalde informatie altijd moet worden opgenomen.

De mensen die de leiding hebben

Om een project te laten slagen, moet de verantwoordelijkheid worden gedeeld. De verantwoordelijkheid voor taken moet worden toegewezen aan de verschillende partijen die bij het project betrokken zijn.

Verantwoordelijkheid toewijzen betekent iemand aanwijzen die verantwoordelijk is voor elke taak en de doelstellingen verduidelijken: voltooiing, kwaliteit en deadlines. De projectmanager wordt dan de dirigent van het orkest, helpt het hele team vooruit en vergemakkelijkt uitwisselingen zodat alles vorm krijgt.

Als de belanghebbenden niet verantwoordelijk worden gehouden, wordt de last te zwaar voor een enkele projectmanager en is de kans op mislukking groter. Elke manager moet zich bewust zijn van de taken waarvoor hij of zij verantwoordelijk is, zodat hij of zij feedback kan geven over de voortgang.

Elke manager moet kunnen aangeven wat er nog gedaan moet worden, zodat de bijbehorende werklast wordt bijgewerkt op de grafieken of andere visuele ondersteuning op het dashboard. Met sommige tools, zoals Stafiz, kun je een percentage van voltooiing aangeven.

Deadlines

Om ervoor te zorgen dat het project op tijd klaar is, moet je deadlines stellen voor elke projectfase en taak.

Deze verbintenis moet ook bevestigd worden bij de start van het project. De manager moet de haalbaarheid van de taak binnen de tijdsdoelstellingen bevestigen.

Prestatie-indicatoren

Bij een dashboard worden vaak meerdere indicatoren tegelijkertijd gecontroleerd.

De KPI's moeten worden aangepast aan de taak in kwestie. De doelstelling kan een aantal uren of dagen zijn dat niet mag worden overschreden (wanneer je de winstgevendheid wilt controleren), een aantal deliverables dat moet worden geproduceerd, of een kwaliteitsbeoordeling die door de klant wordt gegeven.

Zoals hierboven vermeld, moet de keuze van de KPI's om te monitoren perfect afgestemd zijn op de doelstellingen van de sponsor.

Wie is verantwoordelijk voor het bijwerken van de projecttraceringstabel?

De projectmanager is verantwoordelijk voor het bijwerken van de projectvolgtabel. Maar om de informatie te kunnen consolideren, moet elke taakbeheerder up-to-date zijn met zijn of haar tracking.

In het ideale geval wordt de informatie in hetzelfde bestand bijgewerkt en automatisch geconsolideerd. De projectmanager controleert of de gegevens consistent zijn en bevraagt indien nodig de verschillende taakmanagers om de algemene zichtbaarheid te garanderen.

Het is ook op dit punt dat het resterende werk moet worden berekend.

Als de taken nog niet zijn voltooid, moet je de tijd aangeven die nodig is om ze te voltooien. Hierdoor kan de projectmanager de algemene planning van het project bijwerken en de voorspelde marges voor het project herberekenen.

Hoe ziet een projectvolgtabel eruit?

Het projectdashboard wordt meestal gepresenteerd in een interactieve interface met behulp van projectbeheersoftware.

Je kunt ook speciale tools gebruiken zoals Excel of Looker Studio die, eenmaal verbonden met je database, je KPI's grafisch kunnen weergeven.

Hoewel deze oplossingen populair zijn bij het opstarten van een bedrijf, kan het opzetten ervan tijdrovend en vervelend zijn, vooral als het gaat om het aansluiten van je tool voor gegevensverzameling.

Daarom is een tool als Stafiz, die al je projectbewakingsgegevens direct integreert in een optimaal dashboard, ideaal om je te voorzien van een laag gegevensniveau zonder enige moeite!

Om projectmonitoring gemakkelijker leesbaar te maken, wordt de monitoringtabel ingedeeld met behulp van grafieken en andere gemakkelijk leesbare presentaties.

Het is belangrijk om het juiste diagram te kiezen om gegevens weer te geven, zodat de interpretatie ervan verwarring en dus ongeïnformeerde besluitvorming voorkomt.

• Curven: deze zijn ideaal voor het bijhouden van veranderingen in cijfers zoals productiviteit, uitgaven, budgetverbruik of zelfs een tijdlijn.
• Cirkeldiagrammen: deze zijn effectief voor het weergeven van percentages, zoals het percentage voltooide taken of de algehele voortgang van een project.
• Tekst: deze gebieden zijn nuttig voor het structureren van je dashboard door koppen of indicatieve bijschriften te geven en voor het opmaken van gegevens zoals figuren.
• Tabellen: sommige gegevens moeten nauwgezet worden gevolgd of bevatten gewoonweg veel getallen. In deze gevallen dreigt een grafische weergave de lezers te misleiden, dus soms is het beter om te kiezen voor eenvoudige tabellen, die zeer effectief zijn.

Wat zijn de doelstellingen van een projectdashboard?

Projectbewaking vergemakkelijken

Deze monitoring moet het mogelijk makenom tijdens het project eventuele risico's op mislukking te identificeren, zodat er zo vroeg mogelijk corrigerende maatregelen kunnen worden genomen. Door het project met behulp van een dashboard te bewaken, kun je gewaarschuwd worden wanneer een risico zich voordoet en begrijpen waar het vandaan komt.

Het projectdashboard is ook een communicatiemiddel. Het stelt alle belanghebbenden bij het project in staat om voldoende van tevoren geïnformeerd te worden om de besluitvorming te vergemakkelijken en onaangename verrassingen te voorkomen. Hoe eerder een probleem wordt gecommuniceerd, hoe groter de kans op een oplossing. Niemand wil onaangename verrassingen aan het einde van een project en daarom vervult een goed uitgevoerde project tracker zijn rol als communicatiemiddel.

De projectvolgtafel moet het mogelijk maken om de projectsituatie op een bepaalde datum te delen, met informatie die voor iedereen duidelijk en begrijpelijk is.

Iedereen moet in één oogopslag kunnen zien hoe het project vordert. We moeten de zaken die goed gaan kunnen vieren en de zaken die gecorrigeerd moeten worden kunnen identificeren en prioriteren.

Een project bijhouden in tabelvorm betekent dat iedereen van periode tot periode een identiek formaat kan herkennen. Het maakt uitwisselingen tussen de verschillende partijen die betrokken zijn bij het project efficiënter en biedt een duidelijke geschiedenis van de situatie.

Prestaties verbeteren: deadlines halen, kwaliteit, winstgevendheid

Het projectdashboard is ook ontworpen om het project in lijn te houden met de doelstellingen.

Er worden verschillende doelstellingen bepaald op basis van prioriteiten:

• het halen van de deadlines voor de verschillende fasen van het project;
• het verwachte kwaliteitsniveau dat leidt tot mogelijke validatie door de klant;
• de hoogte van de projectkosten, die in lijn moeten blijven met het projectbudget.

Het dashboard vergelijkt de situatie tot nu toe, de verwachte situatie aan het einde van het project en het budget voor deze verschillende doelstellingen.

Zodra ze eventuele risico's op afwijking van de doelstellingen hebben geïdentificeerd, nemen de projectmanagers de nodige corrigerende maatregelen: de projecttaken herstructureren om ze in te korten, opnieuw onderhandelen met de klant, taken herschikken om de efficiëntie te verbeteren, enz.

Welke KPI's moeten worden bijgehouden in een projectdashboard?

Om de KPI's te definiëren die moeten worden opgenomen in het projectdashboard, moet je eerst de prioriteiten bepalen met de projectsponsors.

Hoewel het mogelijk is om een groot aantal KPI's te monitoren, is het belangrijk om niet in de valkuil te trappen van het systematisch monitoren van alle indicatoren. Het is noodzakelijk om je te richten op de KPI's die aansluiten bij de prioriteiten die samen met de projectsponsors zijn bepaald, en dus om te bepalen waar de prioriteit ligt.

Deadlines halen

Taken en subtaken moeten bepaalde deadlines halen en als dat niet lukt, vormt dat een risico voor het project.

🔎 KPI's voor het bewaken van deadlines: voortgangspercentage, werk dat nog geproduceerd moet worden, tijdsverschillen, percentage taken dat voltooid is binnen de toegewezen deadlines.

De kwaliteit van het werk

De verschillende taken moeten worden gecontroleerd en afgezet tegen de kwaliteitsverwachtingen. Het projectdashboard moet een vergelijking tonen van de huidige productiekwaliteit met de verwachte vereisten.

🔎 Kwaliteit KPI's: kwaliteitsscore, taken die moeten worden herwerkt, klanttevredenheid.

Winstgevendheid project

De projectkosten moeten binnen een bepaald budget blijven. Elke keer dat het budget wordt overschreden, komt de winst in gevaar, vandaar het belang van het monitoren van de KPI's met betrekking tot de financiële gezondheid van het project.

Winstgevendheid KPI's: kosten en uitgaven, niet-oplaadbare kosten, financiële afwijkingen, budgetverbruik, huidige marge, verwachte marge.

Proactief projecten volgen in Stafiz

Met Stafiz kunt u al uw resources en de bijbehorende kosten in realtime en op prognosebasis bewaken: personeel, uitbesteding, inkoop, omzet, enz. U wordt gewaarschuwd bij eventuele toekomstige afwijkingen.

Meer informatie over projectbeheer met Stafiz

Hoe maak je een projectdashboard?

Er zijn veel manieren om een projectdashboard te maken en je weet waarschijnlijk niet zeker hoe je dit moet aanpakken.

Houd er bij het maken van het dashboard rekening mee dat het de bedoeling is om de temperatuur van het project op elk moment te meten. Het moet daarom in één oogopslag alle informatie geven die je moet weten over de gezondheid van het project in termen van operationele, analytische en strategische kwesties.

 

Ontdek hieronder hoe je een dashboard kunt maken dat aan je behoeften voldoet.

 

Het operationele projectdashboard

De projectvolgtabel moet in de eerste plaats operationele informatie geven. Met andere woorden, het moet de resterende tijd aangeven om de verschillende projecttaken te voltooien en de bijbehorende werkbelasting voor de mensen die aan deze taken werken.

Met dit resterende werk moet decapaciteit van de mensen die aan het project werken kunnenworden aangepast. Door bijvoorbeeld aan te geven dat ze nog acht uur te besteden hebben aan een taak voor aanstaande maandag, moet de equivalente capaciteit om aan andere taken te werken worden aangepast zodat deze nul is.

Tegelijkertijd moet het volgsysteem devoortgang van het project en de taken weergeven. Er zijn verschillende manieren om de voortgang weer te geven: een percentage, een meer visuele voortgangsbalk, etc. Welke oplossing je ook kiest, het moet gemakkelijk zijn om te zien of je dicht bij het voltooien van de taak bent of niet.

Naast de voortgang van een taak, als de planningsaanpak zinvol is, is het interessant om aan te geven wanneer de taak voltooid zal zijn. Dit kan door een verwachte voltooiingsdatum aan te geven in de projectvolgtabel of door deze weer te geven in een Gantt-tijdschema.

 

Het analytische projectdashboard

De projectvolgtabel moet dan een analyse van de prestaties geven.

Door de belangrijkste prestatie-indicatoren weer te geven, kun je de temperatuur van het project opnemen, maar je moet verder gaan om de redenen voor over- of onderpresteren te begrijpen, zodat je toekomstige projecten beter kunt voorbereiden.

Je moet bijvoorbeeld de verschillen tussen de algemene doelstelling en de laatste schatting weergeven en dezelfde informatie uitgesplitst per taak of manager per manager geven. Dit maakt het makkelijker om te begrijpen waar de afwijkingen in het project vandaan komen en wat de oorzaken kunnen zijn.

Analyse van verschillen tussen het oorspronkelijke plan en de werkelijkheid - Analyse per profieltype

Een vergelijking van de prestaties van het project met andere soortgelijke projecten levert ook een interessante analyse op.

Toon naast de projectindicatoren een gemiddelde indicator voor vergelijkbare projecten om de prestaties te vergelijken.

Het strategische projectdashboard

Door de verschillende projectmonitoringtabellen te consolideren, is het mogelijk om strategische informatie te verstrekken die het bedrijf helpt om betere beslissingen te nemen. 

Door de voorspelde werklast voor de verschillende projecten te consolideren, krijg je een volledig beeld van de werklast van het team en kun je zien wie overbezet is en wie onderbezet.

Dankzij deze informatie kunnen wede totale werklast optimaliseren en weten we of we bepaalde profielen moeten aanwerven die in de toekomst waarschijnlijk ondercapaciteit zullen hebben.

De financiële gegevens van het projecten de voortgang ervan worden gebruikt om de omzet en marges te berekenen die de komende maanden zullen worden gegenereerd. Door consolidatie kan een winst- en verliesrekening worden opgesteld voor het bedrijf als geheel.

Door de verschillende projectbewakingsrapporten te vergelijken, is het mogelijk om interessante trends te identificeren: welke taken leiden het vaakst tot ondermaatse prestaties? Hoe vaak wordt er afgeweken van het gemiddelde budget? De statistieken kunnen worden gebruikt om toekomstige projecten beter voor te bereiden en te begroten en om de marges te verbeteren.

Projectdashboard in Excel: beperkingen

Er zijn veel algemene beperkingen aan het gebruik van Excel om projecttraceringstabellen te maken.

Investeren in een speciaal hulpmiddel is de eerste stap op weg naar de groei van je bedrijf.