Wie erstellt man ein Projekt-Dashboard, um die Leistung zu verzehnfachen?

Laut einer Studie von Wellington über den Stand des Projektmanagements im Jahr 2018 werden nur 40 % der Projekte rechtzeitig abgeschlossen, sodass die große Mehrheit der Aufträge verspätet zugestellt wird.

Diese Ergebnisse kommen nicht von ungefähr. Es ist sehr schwierig, ein Projekt erfolgreich zu managen, da viele Stolpersteine das Projektmanagement komplex machen - und das während des gesamten Projekts.

Es gibt viele Gründe, warum ein Projekt scheitert: Die Kosten liegen über dem Budget, es kommt zu Kommunikationsproblemen, und die mangelnde Übersicht über die Auslastung verlängert die Fristen. Manchmal fehlt es sogar an Klarheit über die Ziele seitens des Managements.

Der wirksamste Weg, umein Scheitern des Projekts zu verhindern, ist die effektive Überwachung desProjekts von Beginn an und regelmäßig bis zu seinem Abschluss. Um diesem Bedürfnis gerecht zu werden, ist das Projekt-Dashboard ein hervorragendes Instrument. 

Was ist ein Projekt-Dashboard?

Ein Dashboard, auch Dashboard genannt, ist eine visuelle Darstellung des Projektmanagements. Das Dashboard ist eine grafische Darstellung des Projektfortschritts.

Mehrere Fenster oder Module werden in einer logischen Reihenfolge nebeneinander angeordnet, um anzuzeigen, ob die Ziele des Projekts erreicht wurden und ob es kritische Zeichen gibt, die besondere Aufmerksamkeit erfordern.

Projektverfolgungstabelle: Wann sollte man sie einführen?

Es ist wichtig, dass das Projekt-Dashboard gleich zu Beginn des Projekts gemeinsam genutzt wird.

Während der Auftaktveranstaltung ist es wichtig, diese Projektverfolgungstabelle zu teilen und allen Teilnehmern zu erklären, wie sie funktioniert, damit sich alle auf das weitere Vorgehen einstellen können.

Der Projektleiter sollte überprüfen, ob alle wichtigen Indikatoren enthalten sind, und sicherstellen, dass die Sponsoren ihre Zustimmung bestätigen. Je breiter und stärker die Zustimmung zu Beginn des Projekts ist, desto mehr werden die Stakeholder in die Erreichung der Ziele investieren.

Dieser Schritt des Teilens der Projektverfolgungstabelle ist daher für den Erfolg des Projekts von entscheidender Bedeutung.

Wie setzt sich eine Projektübersicht zusammen?

Die Projektverfolgungstabelle und ihre Bestandteile können sich von Mission zu Mission unterscheiden.

In der Regel müssen jedoch bestimmte Informationen systematisch angegeben werden.

Die Verantwortlichen

Damit ein Projekt erfolgreich ist, muss die Verantwortung geteilt werden. Man muss die Verantwortung für die Aufgaben auf die verschiedenen Projektbeteiligten verteilen.

Die Verantwortung zu verteilen bedeutet, einen Verantwortlichen für jede Aufgabe zu benennen und die Ziele zu klären: Durchführung, Qualität und Termin. Der Projektleiter wird dann zum Dirigenten, der dem gesamten Team hilft, voranzukommen, und der den Austausch verflüssigt, damit das Ganze Gestalt annimmt.

Wenn die Beteiligten nicht zur Verantwortung gezogen werden, ist die Last für einen einzelnen Projektleiter zu groß und die Gefahr des Scheiterns größer. Jeder Verantwortliche muss über die Aufgaben, für die er oder sie zuständig ist, Bescheid wissen, damit er oder sie im Gegenzug Rückmeldung geben kann, wie die Aufgaben voranschreiten.

Jeder Verantwortliche sollte also angeben können, was noch zu tun ist, damit die damit verbundene Belastung auf den Diagrammen oder anderen visuellen Hilfsmitteln auf dem Dashboard aktualisiert wird. Bei einigen Tools können Sie einen Prozentsatz des Fortschritts angeben, wie z. B. bei Stafiz.

Die Fristen

Um sicherzustellen, dass das Projekt innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens durchgeführt wird, müssen für jede Phase und Aufgabe des Projekts Fristen gesetzt werden.

Dies ist eine Verpflichtung, die auch zu Beginn des Projekts bestätigt werden muss. Die Führungskraft muss bestätigen, dass die Aufgabe innerhalb der Zeitvorgaben durchführbar ist.

Die Leistungsindikatoren

Ein Dashboard bedeutet oft, dass mehrere Indikatoren gleichzeitig überwacht werden.

Die KPIs müssen sich an die jeweilige Aufgabe anpassen. Das Ziel kann eine Anzahl von Stunden oder Tagen sein, die nicht überschritten werden dürfen (wenn man die Rentabilität kontrollieren möchte), eine Anzahl von zu erstellenden Lieferungen oder auch eine Qualitätsnote, die vom Kunden zurückgemeldet wird.

Wie bereits erwähnt, muss die Auswahl der zu verfolgenden KPIs genau auf die Ziele der Sponsoren abgestimmt sein.

Wer ist für die Aktualisierung der Projektverfolgungstabelle verantwortlich?

Es ist die Aufgabe des Projektleiters, die Projektverfolgungstabelle zu aktualisieren. Um die Informationen konsolidieren zu können, muss jedoch jeder Aufgabenverantwortliche in seiner Nachverfolgung auf dem neuesten Stand sein.

Im Idealfall werden die Informationen in derselben Datei aktualisiert und konsolidieren sich automatisch. Der Projektleiter überprüft, ob die Daten konsistent sind, und befragt ggf. die verschiedenen Aufgabenverantwortlichen, um die Gesamtübersicht zu gewährleisten.

Zum Zeitpunkt dieser Rückmeldungen müssen auch die noch zu erledigenden Aufgaben berechnet werden.

Wenn die Aufgaben nicht abgeschlossen sind, sollten Sie die Zeit angeben, die für die Fertigstellung benötigt wird. Dies ermöglicht es dem Projektmanager, den Gesamtplan des Projekt s zu aktualisieren und die voraussichtlichen Gewinnspannen des Projekts neu zu berechnen.

Wie sieht eine Projektverfolgungstabelle aus?

Das Projekt-Dashboard wird meist in einer interaktiven Oberfläche über eine Software zur Steuerung und Verwaltung von Projekten dargestellt.

Sie können auch spezielle Tools wie Excel oder Looker Studio verwenden, die, sobald sie mit Ihrer Datenbank verbunden sind, in der Lage sind, Ihre KPIs grafisch darzustellen.

Obwohl diese Lösungen für den Start eines Unternehmens sehr beliebt sind, kann ihre Einrichtung langwierig und mühsam sein, vor allem wenn Sie Ihr Datenerfassungsgerät anschließen müssen.

Deshalb ist ein Tool wie Stafiz, das alle Daten zur Projektverfolgung direkt in ein optimales Dashboard integriert, ideal, um Ihnen schwache Daten zu liefern, ohne Aufwand zu mobilisieren!

Um die Projektverfolgung leichter lesbar zu machen, wird die Monitoring-Tabelle durch Grafiken und andere leicht lesbare Darstellungen formatiert.

Es ist wichtig, die richtige Wahl des Schemas zur Darstellung eines Sachverhalts zu treffen, damit seine Interpretation Verwirrung und damit eine uninformierte Entscheidungsfindung vermeidet.

• Kurven: Sie sind ideal, um zahlenmäßige Entwicklungen wie Produktivität, Ausgabenverfolgung, Budgetverbrauch oder sogar eine Zeitleiste zu verfolgen.
• Kreisdiagramme: Diese Kreise eignen sich gut, um Prozentzahlen darzustellen, z. B. die Fertigstellungsrate von Aufgaben oder den Gesamtfortschritt des Projekts.
• Text: Diese Felder sind sowohl für die Strukturierung Ihres Dashboards durch Überschriften oder hinweisende Legenden nützlich, als auch für die Formatierung von z. B. Zahlenangaben.
• Tabellen: Bestimmte Daten können sehr genau verfolgt werden, oder es gibt einfach zu viele davon. Eine grafische Darstellung kann den Leser in die Irre führen, daher ist es manchmal besser, einfache Tabellen zu verwenden.

Was sind die Ziele einer Projektübersicht?

Erleichtern Sie die Projektverfolgung

Diese Überwachung soll es ermöglichen,während des gesamten Projekts mögliche Risiken des Scheiterns zu erkennen, um so früh wie möglich Korrekturmaßnahmen zu ergreifen. Die Projektverfolgung mithilfe eines Dashboards ermöglicht es, bei Auftreten eines Risikos alarmiert zu werden und zu verstehen, woher es kommt.

Der Projektanzeiger ist auch ein Kommunikationsinstrument. Sie ermöglicht es, alle Projektbeteiligten frühzeitig zu informieren, um Entscheidungen zu erleichtern und unangenehme Überraschungen zu vermeiden. Je früher eine Problematik kommuniziert wird, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass eine Lösung gefunden wird. Niemand möchte am Ende eines Projekts böse Überraschungen erleben, und so kann ein gut gemachtes Projektmonitoring diese Rolle als Kommunikationsinstrument erfüllen.

Das Projektverfolgungsboard sollte die Situation des Projekts zu einem bestimmten Zeitpunkt mit klaren und für alle verständlichen Informationen teilen.

Jeder soll auf einen Blick erkennen können, wie es um das Projekt steht. Dass Themen, die gut vorankommen, gefeiert werden können, und dass Themen, die korrigiert werden müssen, identifiziert und priorisiert werden können.

Ein Projekt in einem Tabellenformat zu verfolgen, ermöglicht es somit jedem, ein identisches Format von einer Periode zur nächsten wiederzuerkennen. Es bringt Effizienz in den Austausch zwischen den verschiedenen Projektbeteiligten und ermöglicht es, eine Situation auf klare Weise zu historisieren.

Verbesserung der Leistung: Einhaltung der Fristen, Qualität, Rentabilität

Die Projektübersicht soll außerdem dazu dienen, das Projekt an den Zielen auszurichten.

Je nach Priorität werden verschiedene Ziele gesetzt:

• Einhaltung der Fristen für die verschiedenen Projektphasen ;
• das erwartete Qualitätsniveau, das zur potenziellen Bestätigung durch den Kunden führt ;
• die Höhe der Projektkosten, die mit dem Projektbudget abgestimmt bleiben müssen.

Das Dashboard vergleicht die Situation zum Zeitpunkt, die voraussichtliche Situation bis zum Ende des Projekts und das Budget zu diesen verschiedenen Zielen.

Wenn die Projektverantwortlichen mögliche Risiken feststellen, von den Zielen abzuweichen, führen sie entsprechende Korrekturmaßnahmen durch: Umstrukturierung der Projektaufgaben, um das Projekt zu verkürzen, Neuverhandlungen mit dem Kunden, Neuzuweisung von Aufgaben, um die Effizienz zu steigern, ...

Welche KPIs sollten in einem Projekt-Dashboard verfolgt werden?

Um die KPIs festzulegen, die in das Projekt-Dashboard aufgenommen werden sollen, müssen Sie zuvor mit den Projektsponsoren die Prioritäten festlegen.

Obwohl es möglich ist, viele KPIs zu überwachen, sollte man nicht in eine systematische Überwachung aller Indikatoren verfallen. Es ist notwendig, sich auf die KPIs zu konzentrieren, die mit den Prioritäten übereinstimmen, die mit den Projektsponsoren festgelegt wurden, und somit zu bestimmen, wo die Priorität liegt.

Die Einhaltung von Deadlines

Aufgaben und Unteraufgaben müssen festgelegte Deadlines einhalten und jede Überschreitung stellt ein Risiko für das Projekt dar.

🔎 KPIs zur Überwachung der Fristen: Fertigstellungsgrad, Restproduktion, zeitliche Abweichungen, Anteil der Aufgaben, die innerhalb der vorgegebenen Zeit erledigt wurden.

Die Qualität der Arbeit

Die einzelnen Aufgaben müssen entsprechend den Qualitätserwartungen kontrolliert und benotet werden. Die Projektübersicht sollte einen Vergleich der aktuellen Qualität der Produktion mit den erwarteten Anforderungen anzeigen.

🔎 Qualitäts-KPIs: Qualitätsnote, Aufgaben, die überarbeitet werden müssen, Kundenzufriedenheit.

Die Rentabilität des Projekts

Die Projektkosten müssen innerhalb eines bestimmten Rahmens bleiben, der durch ein Projektbudget festgelegt wird. Jede Überschreitung des Budgets gefährdet den Gewinn, weshalb es wichtig ist, die KPIs für die finanzielle Gesundheit des Projekts zu überwachen.

🔎 KPIs für die Rentabilität: Kosten und Ausgaben, nicht weiterverrechenbare Kosten, finanzielle Abweichungen, Budgetverbrauch, aktuelle Gewinnspanne, prognostizierte Gewinnspanne.

Proaktive vorausschauende Projektverfolgung in Stafiz

Stafiz ermöglicht eine Echtzeit-Überwachung, eine Prognose aller Ihrer Ressourcen und der damit verbundenen Kosten: Staffing, Outsourcing, Einkauf, Einnahmen... Sie werden bei zukünftigen Abweichungen alarmiert.

Mehr zur Projektsteuerung mit Stafiz

Wie erstellt man ein Projekt-Dashboard?

Es gibt viele Möglichkeiten, ein Projekt-Dashboard zu erstellen, und Sie sind sich wahrscheinlich nicht sicher, wie Sie vorgehen sollen.

Bei der Erstellung des Dashboards sollten Sie daran denken, dass das Ziel darin besteht, die Temperatur des Projekts zu jedem Zeitpunkt zu messen. Es muss also auf einen Blick alle Informationen liefern, um den Gesundheitszustand des Projekts in Bezug auf operative, analytische und strategische Themen zu kennen.

 

Entdecken Sie im Folgenden die Schritte, um ein Dashboard nach Ihren Bedürfnissen zu erstellen.

 

Das Dashboard Operatives Projekt

Die Projektverfolgungstafel sollte in erster Linie operative Informationen liefern. Das heißt, sie sollte die verbleibende Zeit bis zum Abschluss der verschiedenen Projektaufgaben und die damit verbundene Belastung für die Personen, die an der Durchführung dieser Aufgaben arbeiten, angeben.

Diese noch zu erledigende Aufgabe solldie Kapazität der Mitarbeiter, die an dem Projekt arbeiten,anpassen. Wenn sie z. B. angeben, dass sie bis nächsten Montag noch acht Stunden Zeit haben, um an einer Aufgabe zu arbeiten, muss die entsprechende Kapazität für die Arbeit an anderen Aufgaben so angepasst werden, dass sie null beträgt.

Parallel dazu muss die Überwachung denFortschritt des Projekts und seiner Aufgaben anzeigen. Um den Fortschritt anzuzeigen, gibt es mehrere Möglichkeiten: ein Prozentsatz, ein visuellerer Fortschrittsbalken... Egal, für welche Lösung Sie sich entscheiden, sie sollte leicht erkennen lassen, ob Sie kurz vor der Fertigstellung der Aufgabe stehen oder nicht.

Über den Fortschritt einer Aufgabe hinaus ist es, wenn der Planungsansatz Sinn macht, interessant, anzugeben, wann die Aufgabe beendet sein wird. Dies kann entweder durch die Angabe eines geplanten Enddatums in der Projektverfolgungstabelle oder durch die Anzeige in einem Zeitplan im Gantt-Format geschehen.

 

Das analytische Projekt-Dashboard

Die Projektverfolgungstabelle sollte dann eine Leistungsanalyse ermöglichen.

Die Anzeige der wichtigsten KPIs ermöglicht es, die Temperatur des Projekts zu messen, aber man muss einen Schritt weiter gehen, um die Gründe für eine Über- oder Unterleistung zu verstehen, damit Sie Ihre zukünftigen Projekte besser vorbereiten können.

So sollte man z. B. die Abweichungen zwischen dem Gesamtziel und der letzten Schätzung anzeigen und die gleiche Information mit den Details Aufgabe für Aufgabe oder Verantwortlicher für Verantwortlicher geben. Dies hilft zu verstehen, woher die Abweichungen innerhalb des Projekts kommen und was die Ursachen dafür sein könnten.

Analyse der Abweichungen zwischen dem ursprünglichen Plan und der Realität - Analyse nach Profiltypen

Ein Vergleich der Leistung des Projekts mit anderen ähnlichen Projekten liefert ebenfalls eine interessante Analyse.

Zeigen Sie neben den Projektindikatoren einen Durchschnittsindikator für ähnliche Projekte an, um deren Leistung zu vergleichen.

Das Dashboard Strategisches Projekt

Durch die Konsolidierung der verschiedenen Projektverfolgungstabellen können strategische Informationen bereitgestellt werden, die dabei helfen, bessere Entscheidungen auf Unternehmensebene zu treffen. 

Durch die Konsolidierung der erwarteten Auslastung der verschiedenen Projekte kann man sich einen vollständigen Überblick über die Auslastung des Teams verschaffen und feststellen, wer über- oder unterbesetzt ist.

Diese Information ermöglicht es,die Gesamtbelastung zu optimieren und zu erkennen, ob bestimmte Profile eingestellt werden müssen, die in Zukunft möglicherweise zu wenig Kapazität haben.

Anhand der Finanzdaten des Projektsund seines Fortschritts lassen sich die Umsätze und Gewinnspannen berechnen, die in den kommenden Monaten erwirtschaftet werden. Die Konsolidierung ermöglicht es, eine Gewinn- und Verlustrechnung für die gesamte Aktivität hervorzuheben.

Durch den Vergleich verschiedener Projektüberwachungen lassen sich interessante Trends erkennen: Welche Aufgaben führen am häufigsten zu Minderleistungen? Wie hoch ist die Abweichungsrate vom durchschnittlichen Budget? Mithilfe von Statistiken können Projekte in Zukunft besser vorbereitet und beziffert werden, wodurch sich die Gewinnspannen verbessern.

Projekt-Dashboard in Excel: Die Grenzen

Die häufigsten Einschränkungen bei der Verwendung von Excel zur Erstellung von Projektverfolgungstabellen sind zahlreich.

Die Investition in ein spezielles Tool ist ein erster Schritt zum Wachstum Ihres Unternehmens.