Comment réaliser un tableau de bord de projet pour décupler la performance ?

Selon une étude de Wellington sur l’état du management de projet en 2018, seulement 40% des projets sont accomplis dans les temps, laissant une grande majorité de missions délivrées avec du retard.

Ces résultats ne sont pas un hasard. Il est très difficile de gérer un projet avec succès car de nombreux écueils en rendent la gestion complexe, et ce tout au long du projet.

Les causes d’échecs d’un projet peuvent être provoquées par de nombreux facteurs : les coûts sont supérieurs à ceux du budget, des problèmes de communication s’installent, le manque de visibilité sur la charge rallonge les délais. Parfois même, les objectifs manque de clarté de la part de la direction.

Le moyen le plus efficace d’éviter l’échec du projet est de le suivre efficacement, dès son démarrage, et régulièrement jusqu’à son achèvement. Pour répondre à ce besoin, le tableau de bord de projet est un excellent outil. 

Qu’est-ce qu’un tableau de bord de projet ?

Un tableau de bord en gestion de projet, aussi appelé par son anglicisme dashboard,  est une représentation visuelle. Il permet de pouvoir situer l’état de santé et d’avancement d’un projet de façon accessible.

Plusieurs fenêtres ou modules sont placés les uns à côtés des autres dans un ordre logique de façon à indiquer si les objectifs du projets sont atteints, et si des signes critiques nécessitent une vigilance particulière.

Tableau de suivi de projet : quand faut-il le mettre en place ?

Il faut que le tableau de bord de projet soit partagé dès le lancement du projet.

Pendant la réunion de lancement, il est important de partager ce tableau de suivi de projet et d’expliquer son fonctionnement à l’ensemble des participants pour que tout le monde soit aligné sur la marche à suivre.

Le responsable de projet doit vérifier que tous les indicateurs importants sont inclus, et veiller à ce que les sponsors confirment qu’ils y adhèrent. Plus l’adhésion sera large et forte au démarrage du projet, plus les parties prenantes seront investies pour atteindre les objectifs fixés.

Cette étape de partage du tableau de suivi de projet est donc capitale pour la bonne réussite du projet.

Comment se compose un tableau de bord de projet ?

Le tableau de suivi de projet et ses composantes peuvent varier d’une mission à l’autre.

Cependant, en règle général, certaines informations doivent systématiquement y être indiquées.

Les responsables

Pour qu’un projet réussisse, la responsabilité doit être partagée. Il faut répartir la responsabilité des tâches aux différentes parties prenantes du projet.

Répartir la responsabilité implique de nommer un responsable pour chacun des tâches et de clarifier les objectifs : réalisation, qualité et délai. Le chef de projet devient alors le chef d’orchestre qui aide l’ensemble de l’équipe à avancer, et qui fluidifie les échanges pour que le tout prenne forme.

Si les parties prenantes ne sont pas tenues responsables, la charge sera trop lourde pour un seul chef de projet, et les risques d’échec seront supérieurs. Chaque responsable doit avoir connaissance  des tâches dont il ou elle a la responsabilité afin de pouvoir, en retour, retour indiquer comment elles avancent.

Chaque responsable doit ainsi pouvoir indiquer ce qu’il reste à faire pour que la charge associée se mette à jour sur les graphiques ou tout autre support visuel sur le dashboard. Certains outils vous permettent d’indiquer un pourcentage d’avancement, c’est le cas de Stafiz par exemple.

Les délais

Pour s’assurer que le projet est mené dans les délais impartis, il faut fixer des dates butoirs pour chaque phase et tâche du projet.

C’est un engagement qui doit aussi être confirmé en début de projet. Le responsable doit confirmer la faisabilité de la tâche dans les objectifs de temps.

Les indicateurs de performance

Un tableau de bord implique souvent le suivi de plusieurs indicateurs à la fois.

Les KPI doivent s’adapter en fonction de la tâche. L’objectif peut être un nombre d’heures ou de jours à ne pas dépasser (lorsqu’on souhaite maîtriser la rentabilité), un nombre de livrables à produire ou encore une note de qualité remontée par le client.

Comme indiqué plus haut, le choix des KPI à suivre doit être parfaitement aligné avec les objectifs des sponsors.

Qui est responsable de mettre à jour le tableau de suivi de projet ?

C’est le chef de projet qui a la charge de mettre à jour le tableau de suivi de projet. Mais pour pouvoir consolider l’information, chaque responsable de tâche doit être à jour dans son suivi.

Idéalement, l’information est mise à jour dans le même fichier et se consolide automatiquement. Le chef de projet vérifie que les données sont cohérentes et interroge si nécessaire les différents responsables de tâche pour s’assurer de la visibilité globale.

C’est aussi au moment de cette remontée d’information que les restes à faire doivent être calculés.

Lorsque les tâches ne sont pas terminées, il faut indiquer le temps nécessaire pour le finaliser. Cela permet au chef de projet de remettre à jour le planning global du projet et de recalculer les marges prévisionnelles du projet.

Comment se présente un tableau de suivi de projet ?

Le dashboard de projet est le plus souvent présenté dans une interface interactive par le biais d’un logiciel de pilotage et de gestion de projet.

Il est également possible d’utiliser des outils dédiés tels qu’Excel ou encore Looker Studio qui, une fois connectés à votre base de donnée, seront en mesure de représenter graphiquement vos KPI.

Bien que ces solutions soient plébiscités pour le démarrage d’une activité, leur paramètrage peut être long et fastidieux, d’autant plus lorsqu’il est nécessaire de connecter votre outil de collecte de données.

C’est pourquoi un outil comme Stafiz, qui intègre directement toutes les données de suivi de projet en un tableau de bord optimal, est idéal pour vous offrir une donnée faible sans mobiliser d’efforts !

Afin de faciliter la lecture du suivi de projet, le tableau de suivi est mis en page par des graphiques et autres présentations facilement lisibles.

Il est important de faire le bon choix de schéma pour représenter une donnée, afin que son interprétation évite toute confusion et par conséquent, une prise de décision non éclairée.

• Les courbes : elles sont idéales pour suivre des évolutions chiffrées comme la productivité, le suivi des dépenses, la consommation d’un budget voire une chronologie.
• Les graphiques circulaires : ces cercles sont efficaces pour représenter des pourcentages, comme par exemple le taux de complétion des tâches ou l’avancement global du projet.
• Le texte : ces zones sont utiles à la fois pour structurer votre dashboard en donnant des titres ou légendes indicatives, mais également pour mettre en page les données de chiffres par exemple.
• Les tableaux : certaines données peuvent être suivies de prêt, ou tout simplement abonder en nombre. Une représentation graphique risquant alors d’induire en erreur les lecteurs, il vaut parfois mieux opter pour de simples tableaux dont l’efficacité n’est plus à démontrer.

Quels sont les objectifs d’un tableau de bord de projet ?

Faciliter le suivi de projet

Ce suivi doit permettre d’identifier tout au long du projet les éventuels risques d’échec pour mener les actions correctrices le plus tôt possible. Le suivi de projet par le biais d’un dashboard permet d’être alerté lorsqu’un risque se matérialise et de comprendre d’où il vient.

Le tableau de bord projet est aussi un instrument de communication. Il permet d’informer l’ensemble des parties prenantes du projet suffisamment en avance pour fluidifier les décisions et éviter les mauvaises surprises. Plus une problématique est communiquée en amont, plus les chances de trouver une solution sont élevées. Personne ne veut avoir de mauvaises surprises au terme d’un projet, et c’est ainsi qu’un suivi de projet bien réalisé permet de remplir ce rôle d’outil de communication.

Le tableau de suivi de projet doit permettre de partager la situation du projet à une date donnée, avec des informations claires et comprises par tous.

Il faut qu’en un clin d’œil, chacun puisse comprendre comment se porte le projet. Que les sujets qui avancent bien puissent être célébrés, et que ceux qui nécessitent d’être corrigés puissent être identifiés et priorisés.

Suivre un projet dans un format de tableau permet ainsi à chacun de reconnaître un format identique d’une période à l’autre. Il apporte de l’efficacité dans les échanges entre les différentes parties prenantes du projet et permet d’historiser une situation de manière claire.

Améliorer la performance : respect des délais, qualité, rentabilité

Le tableau de bord du projet a par ailleurs vocation a garder le projet aligné avec les objectifs.

En fonction des priorités, différents objectifs sont fixés :

• le respect des délais des différentes phases du projet ;
• le niveau de qualité attendu menant à la validation potentielle du client ;
• le niveau de coûts du projet qui doit rester aligné avec le budget du projet.

Le tableau de bord compare la situation à date, la situation prévisionnelle à terminaison du projet, et le budget sur ces différents objectifs.

En constatant d’éventuels risques de dévier des objectifs, les responsables du projet mènent les actions correctrices qui s’imposent : restructuration des tâches du projet pour le raccourcir, renégociation avec le client, réallocation des tâches pour améliorer l’efficacité, …

Quels sont les KPI à suivre dans un tableau de bord de projet ?

Pour définir les KPIs à intégrer dans le tableau de bord du projet, il faut préalablement déterminer les priorités avec les sponsors du projet.

Bien qu’il soit possible de suivre de nombreux KPIs, il faut éviter de tomber dans un suivi systématique de l’ensemble des indicateurs. Il est nécessaire de se concentrer sur les KPIs qui s’alignent avec les priorités déterminées avec les sponsors du projet, et donc de déterminer où réside la priorité.

Le respect des deadlines

Les tâches et sous-tâches doivent respecter des deadlines spécifiées et tout dépassement présente un risque pour le projet.

🔎 Les KPI de suivi des délais : taux d’avancement, reste à produire, écarts temporels, taux de tâches effectuées dans les délais impartis.

La qualité du travail

Les différentes tâches doivent être contrôlées et notées en fonction des attendus en termes de qualité. Le tableau de bord du projet doit afficher un comparatif de la qualité actuelle de la production aux exigences attendues.

🔎 Les KPI de qualité : note de qualité, tâches à retravailler, satisfaction client.

La rentabilité du projet

Les coûts du projet doivent tenir dans une certaine enveloppe fixée grâce à un budget de projet. Chaque dépassement budgétaire met en péril le profit, d’où l’importance de suivre les KPI relatifs à la santé financière du projet.

🔎 Les KPI de rentabilité : coûts et dépenses, frais non re-facturables, écarts financiers, consommation du budget, marge actuelle, marge prévisionnelle.

Un suivi de projet prévisionnel proactif dans Stafiz

Stafiz permet un suivi temps réel, prévisionnel de toutes vos ressources et ses coûts associés : staffing, sous-traitance, achats, recettes… Vous êtes alertés en cas de déviation future.

En savoir plus sur le pilotage de projet avec Stafiz

Comment réaliser un tableau de bord de projet ?

Il existe de nombreuses manières de créer un tableau de bord de projet, et vous hésitez probablement sur la manière d’opérer.

Lors de la création du dashboard, garder à l’esprit que l’objectif est de prendre la température du projet à tout instant. Il doit donc apporter en un clin d’œil toute l’information pour connaître la santé du projet sur les sujets opérationnels, analytiques et stratégiques.

 

Découvrez ci-dessous les étapes pour créer un tableau de bord en fonction de vos besoins.

 

Le tableau de bord projet opérationnel

Le tableau de suivi de projet doit fournir de l’information opérationnel en premier lieu. C’est-à-dire qu’il doit indiquer le temps restant pour finaliser les différentes tâches du projet et la charge associée pour les personnes qui travaillent à réaliser ces tâches.

Ce reste à faire doit permettre d’ajuster la capacité des collaborateurs qui travaillent sur le projet. En indiquant par exemple qu’il leur reste huit heures à passer sur une tâche pour lundi prochain, la capacité équivalente pour travailler sur d’autres tâches doit être ajustée pour qu’elle soit nulle.

En parallèle, le suivi doit afficher l’avancement du projet et de ses tâches. Pour afficher l’avancement, il existe plusieurs possibilités : un pourcentage, une barre d’avancement plus visuelle… Quelle que soit la solution retenue, elle doit permettre de voir facilement si l’on est proche ou non de l’achèvement de la tâche.

Au-delà de l’avancement d’une tâche, si l’approche planning a du sens, il est intéressant d’indiquer quand est-ce que la tâche sera terminée. Soit en indiquant une date de fin prévue dans le tableau de suivi de projet, soit en l’affichant dans un planning au format Gantt.

 

Le dashboard projet analytique

Le tableau de suivi de projet doit ensuite permettre de fournir une analyse de la performance.

L’affichage des indicateurs clés de performance majeurs permet de prendre la température du projet, mais il faut aller plus loin pour comprendre les raisons d’une sur-performance ou d’une sous-performance de façon à mieux préparer vos projets futurs.

Par exemple, il faut afficher les écarts entre l’objectif global et la dernière estimation et donner la même information avec le détail tâche par tâche ou responsable par responsable. Cela permet de comprendre d’où viennent les écarts au sein du projet et quelles peuvent en être les causes.

Analyse des écarts entre le plan initial et la réalité – Analyse par type profils

Une comparaison des performances du projet par rapport à d’autres projets similaires apporte aussi une analyse intéressante.

À côté des indicateurs du projet, affichez un indicateur moyen pour les projets similaires afin d’en comparer la performance.

Le dashboard projet stratégique

En consolidant les différents tableaux de suivi de projet, il est possible d’apporter des informations stratégiques qui aident à prendre de meilleures décisions au niveau de l’entreprise. 

En consolidant la charge prévue sur les différents projets, il est possible d’avoir une vue complète de la charge de l’équipe, et de savoir qui est sur-staffé ou sous-staffé.

Cette information permet d’optimiser la charge globale et de savoir s’il faut recruter certains profils qui risquent d’être en sous-capacité à l’avenir.

Les données financières du projet et son avancement permettent de calculer le chiffre d’affaires et les marges qui seront générés dans les mois à venir. La consolidation permet de mettre en avant un compte de résultat pour l’ensemble de l’activité.

En comparant les différents suivis de projets, il est possible d’identifier des trends intéressants : quelles sont les tâches qui entrainent le plus souvent de la sous-performance ? quel est le taux de déviation du budget moyen ? Les statistiques permettent de mieux préparer et chiffrer les projets à l’avenir et d’améliorer les marges.

Tableau de bord projet sur Excel : les limites

Les limites les plus fréquentes à l’utilisation d’excel pour réaliser les tableaux de suivis de projets sont nombreuses.

Investir dans un outil dédié est un premier pas vers la croissance de votre activité.