Wie erstelle ich ein Projekt-Dashboard, um die Performance zu verzehnfachen?

Laut einer Wellington-Studie über den Stand des Projektmanagements aus dem Jahr 2018 werden nur 40 % der Projekte pünktlich abgeschlossen, so dass die große Mehrheit der Aufträge verspätet geliefert wird.

Diese Ergebnisse kommen nicht von ungefähr. Es ist sehr schwierig, ein Projekt erfolgreich zu managen , da es viele Fallstricke gibt, die es schwierig machen, es während des gesamten Projekts zu verwalten.

Die Ursachen für das Scheitern von Projekten können durch viele Faktoren verursacht werden: Die Kosten sind höher als das Budget, Kommunikationsprobleme treten auf, mangelnde Transparenz über die Ladung verlängert die Fristen. Manchmal sind die Ziele auf Seiten des Managements sogar unklar.

Der effektivste Weg, ein Scheitern eines Projekts zu vermeiden , besteht darin, es von Anfang an und regelmäßig bis zu seinem Abschluss effektiv zu überwachen. Um diesem Bedarf gerecht zu werden, ist das Projekt-Dashboard ein großartiges Werkzeug. 

Was ist ein Projekt-Dashboard?

Ein Projektmanagement-Dashboard, auch Dashboard genannt, ist eine visuelle Darstellung. Es ermöglicht Ihnen, den Gesundheitszustand und den Fortschritt eines Projekts auf zugängliche Weise zu lokalisieren.

Mehrere Fenster oder Module werden in logischer Reihenfolge nebeneinander platziert, um anzuzeigen, ob die Projektziele erreicht werden und ob es kritische Anzeichen gibt, die besondere Wachsamkeit erfordern.

Tabelle zur Projektüberwachung: Wann sollte sie implementiert werden?

Das Projekt-Dashboard sollte freigegeben werden, sobald das Projekt gestartet wird.

Während des Kick-off-Meetings ist es wichtig, dieses Projektverfolgungsboard zu teilen und allen Beteiligten zu erklären, wie es funktioniert, damit alle auf dem Weg nach vorne einig sind.

Der Projektleiter sollte überprüfen, ob alle wichtigen Indikatoren enthalten sind, und sicherstellen, dass die Sponsoren bestätigen, dass sie diese einhalten. Je breiter und stärker die Unterstützung zu Beginn des Projekts ist, desto mehr Stakeholder werden in die Erreichung der gesetzten Ziele investiert.

Dieser Schritt der gemeinsamen Nutzung der Projektüberwachungstabelle ist daher entscheidend für den Erfolg des Projekts.

Wie setzt sich ein Projekt-Dashboard zusammen?

Die Projektüberwachungstabelle und ihre Komponenten können von Mission zu Mission variieren.

In der Regel müssen jedoch immer bestimmte Informationen enthalten sein.

Die Verantwortlichen

Damit ein Projekt gelingt, muss die Verantwortung geteilt werden. Die Verantwortung für die Aufgaben sollte unter den verschiedenen Projektbeteiligten aufgeteilt werden.

Bei der Verteilung der Verantwortung geht es darum, für jede Aufgabe einen Verantwortlichen zu ernennen und die Ziele zu klären: Fertigstellung, Qualität und Termine. Der Projektmanager wird dann zum Dirigenten, der dem gesamten Team hilft, voranzukommen, und der den Austausch so verflüssigt, dass alles Gestalt annimmt.

Wenn die Stakeholder nicht zur Rechenschaft gezogen werden, ist die Belastung für einen einzelnen Projektmanager zu groß, und die Wahrscheinlichkeit eines Scheiterns ist größer. Jede Führungskraft muss sich der Aufgaben bewusst sein, für die sie verantwortlich ist, um im Gegenzug angeben zu können, wie sie voranschreiten.

Jeder Manager muss in der Lage sein, anzugeben, was noch zu tun ist, damit die zugehörige Last in den Diagrammen oder einer anderen visuellen Unterstützung auf dem Dashboard aktualisiert wird. Bei einigen Tools können Sie einen Fertigstellungsgrad angeben, z. B. Stafiz.

Stichtage

Um sicherzustellen, dass das Projekt pünktlich abgeschlossen wird, sollten für jede Phase und Aufgabe des Projekts Fristen festgelegt werden.

Dies ist eine Verpflichtung, die auch zu Beginn des Projekts bestätigt werden muss. Der Manager sollte die Machbarkeit der Aufgabe innerhalb der Zeitziele bestätigen.

Leistungsindikatoren

Ein Dashboard beinhaltet oft die gleichzeitige Verfolgung mehrerer Metriken.

KPIs müssen sich entsprechend der Aufgabenstellung anpassen. Das Ziel kann eine Anzahl von Stunden oder Tagen sein, die nicht überschritten werden dürfen (wenn Sie die Rentabilität kontrollieren möchten), eine Anzahl der zu produzierenden Ergebnisse oder eine vom Kunden gemeldete Qualitätsbewertung.

Wie bereits erwähnt, muss die Wahl der zu verfolgenden KPIs perfekt auf die Ziele der Sponsoren abgestimmt sein.

Wer ist für die Aktualisierung des Projektverfolgungsboards verantwortlich?

Es ist der Projektmanager, der für die Aktualisierung der Projektüberwachungstabelle verantwortlich ist. Doch um die Informationen konsolidieren zu können, muss jeder Task-Manager in seiner Nachverfolgung auf dem neuesten Stand sein.

Im Idealfall werden die Informationen in derselben Datei aktualisiert und automatisch konsolidiert. Der Projektmanager prüft die Konsistenz der Daten und fragt bei Bedarf die verschiedenen Aufgabenmanager ab, um die Gesamttransparenz zu gewährleisten.

Zum Zeitpunkt dieser Rückmeldung müssen auch die verbleibenden Informationen berechnet werden.

Wenn Aufgaben nicht abgeschlossen sind, geben Sie die Zeit an, die zum Abschließen der Aufgabe benötigt wird. Auf diese Weise kann der Projektmanager den gesamten Projektzeitplan aktualisieren und die prognostizierten Margen des Projekts neu berechnen.

Wie sieht eine Projektüberwachungstabelle aus?

Das Projekt-Dashboard wird meist in einer interaktiven Oberfläche über eine Projektmanagement- und Managementsoftware präsentiert.

Es ist auch möglich, spezielle Tools wie Excel oder Looker Studio zu verwenden, die, sobald sie mit Ihrer Datenbank verbunden sind, in der Lage sind, Ihre KPIs grafisch darzustellen.

Obwohl diese Lösungen für die Gründung eines Unternehmens beliebt sind, kann ihre Einrichtung langwierig und mühsam sein, insbesondere wenn es notwendig ist, Ihr Datenerfassungstool anzuschließen.

Deshalb ist ein Tool wie Stafiz, das alle Daten des Projektmonitorings direkt in ein optimales Dashboard integriert, ideal, um Ihnen schwache Daten anzubieten, ohne Aufwand zu mobilisieren!

Um die Lektüre der Projektnachbereitung zu erleichtern, ist die Überwachungstabelle mit Grafiken und anderen leicht lesbaren Darstellungen gestaltet.

Es ist wichtig, die richtige Wahl des Schemas zur Darstellung eines Datenelements zu treffen, damit seine Interpretation Verwirrung und damit eine uninformierte Entscheidungsfindung vermeidet.

• Kurven: Sie eignen sich ideal zur Überwachung numerischer Entwicklungen wie Produktivität, Ausgabenverfolgung, Budgetverbrauch oder sogar einer Chronologie.
• Kreisdiagramme: Diese Kreise eignen sich zur Darstellung von Prozentsätzen, z. B. für die Erledigungsrate von Aufgaben oder den gesamten Projektfortschritt.
• Text: Diese Bereiche sind sowohl für die Strukturierung Ihres Dashboards durch Titel oder indikative Beschriftungen nützlich, als auch für die Darstellung der Daten von Zahlen, z. B. für die Darstellung von Zahlen.
• Tabellen: Einige Daten können genau verfolgt werden oder einfach im Überfluss vorhanden sein. Eine grafische Darstellung kann den Leser in die Irre führen, daher ist es manchmal besser, sich für einfache Tabellen zu entscheiden, deren Wirksamkeit nicht mehr nachgewiesen werden kann.

Was sind die Ziele eines Projekt-Dashboards?

Erleichtern Sie die Projektüberwachung

Diese Überwachung muss es ermöglichen, etwaige Ausfallrisiken während des gesamten Projekts zu erkennen , um so schnell wie möglich Korrekturmaßnahmen ergreifen zu können. Die Projektüberwachung über ein Dashboard ermöglicht es Ihnen, benachrichtigt zu werden, wenn ein Risiko eintritt, und zu verstehen, woher es kommt.

Das Projekt-Dashboard ist auch ein Kommunikationsinstrument. Es ermöglicht allen Projektbeteiligten, rechtzeitig im Voraus informiert zu werden, um Entscheidungen flüssiger zu gestalten und unangenehme Überraschungen zu vermeiden. Je früher ein Problem kommuniziert wird, desto höher sind die Chancen, eine Lösung zu finden. Niemand möchte am Ende eines Projekts unangenehme Überraschungen erleben, und so ermöglicht Ihnen eine gut durchgeführte Projektnachbereitung, diese Rolle des Kommunikationswerkzeugs zu erfüllen.

Die Projektüberwachungstabelle muss es ermöglichen, den Status des Projekts zu einem bestimmten Datum mit klaren Informationen zu teilen, die von allen verstanden werden.

In einem Wimpernschlag muss jeder in der Lage sein, zu verstehen, wie das Projekt läuft. Dass die Themen, die gut voranschreiten, gefeiert werden können und dass diejenigen, die korrigiert werden müssen, identifiziert und priorisiert werden können.

Das Verfolgen eines Projekts in einem Tabellenformat ermöglicht es jedem, ein identisches Format von einer Periode zur anderen zu erkennen. Es bringt Effizienz in den Austausch zwischen den verschiedenen Beteiligten des Projekts und ermöglicht es, eine Situation auf klare Weise zu historisieren.

Verbessern Sie die Leistung: Einhaltung von Terminen, Qualität, Rentabilität

Das Projekt-Dashboard soll auch dazu dienen, das Projekt an den Zielen auszurichten.

Je nach Prioritäten werden unterschiedliche Ziele gesetzt:

• die Einhaltung der Fristen in den verschiedenen Phasen des Projekts;
• das erwartete Qualitätsniveau, das zu einer möglichen Validierung durch den Kunden führt;
• Die Höhe der Projektkosten , die mit dem Projektbudget abgeglichen werden müssen.

Das Dashboard vergleicht die bisherige Situation, die prognostizierte Situation am Ende des Projekts und das Budget für diese verschiedenen Ziele.

Unter Berücksichtigung der möglichen Risiken einer Abweichung von den Zielen führen die Projektmanager die notwendigen Korrekturmaßnahmen durch: Umstrukturierung der Projektaufgaben, um sie zu verkürzen, Neuverhandlung mit dem Kunden, Neuverteilung von Aufgaben zur Verbesserung der Effizienz usw.

Welche KPIs sollen in einem Projekt-Dashboard verfolgt werden?

Um die KPIs zu definieren, die in das Projekt-Dashboard integriert werden sollen, ist es notwendig, zunächst die Prioritäten mit den Projektsponsoren festzulegen.

Obwohl es möglich ist, viele KPIs zu verfolgen, ist es wichtig, die systematische Verfolgung aller Indikatoren zu vermeiden. Es ist notwendig, sich auf KPIs zu konzentrieren, die mit den mit den Projektsponsoren festgelegten Prioritäten übereinstimmen, und daher zu bestimmen, wo die Priorität liegt.

Einhaltung von Fristen

Aufgaben und Unteraufgaben müssen bestimmte Fristen einhalten, und Überschreitungen stellen ein Risiko für das Projekt dar.

🔎 KPIs zur Überwachung von Fristen: Fortschrittsrate, noch zu produzierende Aufgaben, Zeitlücken, Geschwindigkeit der pünktlich erledigten Aufgaben.

Die Qualität der Arbeit

Die verschiedenen Aufgaben müssen entsprechend der Erwartungen an die Qualität gesteuert und bewertet werden. Das Projekt-Dashboard sollte einen Vergleich der aktuellen Produktionsqualität mit den erwarteten Anforderungen anzeigen.

🔎 Qualitäts-KPIs: Qualitätsfaktor, zu bearbeitende Aufgaben, Kundenzufriedenheit.

Die Rentabilität des Projekts

Die Projektkosten müssen innerhalb eines bestimmten Rahmens liegen, der durch ein Projektbudget festgelegt wird. Jede Budgetüberschreitung gefährdet den Gewinn, weshalb es wichtig ist, KPIs in Bezug auf die finanzielle Gesundheit des Projekts zu verfolgen.

🔎 Rentabilitäts-KPIs: Kosten und Ausgaben, nicht abrechenbare Ausgaben, finanzielle Abweichungen, Budgetverbrauch, aktuelle Marge, prognostizierte Marge.

Proaktives Projektmonitoring in Stafiz

Stafiz ermöglicht eine vorausschauende Echtzeitüberwachung all Ihrer Ressourcen und der damit verbundenen Kosten: Personalbesetzung, Untervergabe, Einkauf, Einnahmen usw. Sie werden im Falle einer zukünftigen Abweichung gewarnt.

Erfahren Sie mehr über Projektmanagement mit Stafiz

Wie erstelle ich ein Projekt-Dashboard?

Es gibt viele Möglichkeiten , ein Projektdashboard zu erstellen, und Sie sind sich wahrscheinlich nicht sicher, wie Sie dies tun sollen.

Denken Sie bei der Erstellung des Dashboards daran, dass das Ziel darin besteht, die Temperatur des Projekts jederzeit zu messen. Er muss daher alle Informationen auf einen Blick liefern, um den Zustand des Projekts in operativen, analytischen und strategischen Fragen zu kennen.

 

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um ein Dashboard zu erstellen, das auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist.

 

Das operative Projekt-Dashboard

Die Tabelle zur Projektnachverfolgung sollte zunächst operative Informationen enthalten. Das heißt, es sollte die verbleibende Zeit für die Erledigung der verschiedenen Aufgaben im Projekt und die damit verbundene Belastung der Personen angeben, die an der Erledigung dieser Aufgaben arbeiten.

Diese verbleibende Arbeit sollte es ermöglichen, die Kapazitäten der am Projekt arbeitenden Mitarbeiter anzupassen. Wenn Sie z. B. angeben, dass sie am nächsten Montag noch acht Stunden für eine Aufgabe aufwenden können, muss die entsprechende Kapazität für die Bearbeitung anderer Aufgaben so angepasst werden, dass sie Null ist.

Gleichzeitig muss das Follow-up den Fortschritt des Projekts und seiner Aufgaben aufzeigen. Um den Fortschritt anzuzeigen, gibt es mehrere Möglichkeiten: einen Prozentsatz, einen visuelleren Fortschrittsbalken... Unabhängig davon, für welche Lösung man sich entscheidet, sollte es leicht zu erkennen sein, ob die Aufgabe nahe ist oder nicht.

Über den Fortschritt einer Aufgabe hinaus ist es interessant, wenn der Planungsansatz sinnvoll ist, anzugeben, wann die Aufgabe abgeschlossen sein wird. Entweder durch Angabe eines erwarteten Enddatums in der Projektverfolgungstabelle oder durch Anzeige in einem Gantt-formatierten Zeitplan.

 

Das Dashboard für Analyseprojekte

Die Tabelle zur Projektüberwachung muss dann eine Analyse der Leistung enthalten.

Die Anzeige von Key Performance Indicators ermöglicht es Ihnen, die Temperatur des Projekts zu messen, aber Sie müssen noch weiter gehen, um die Gründe für Über- oder Minderleistung zu verstehen, um Ihre zukünftigen Projekte besser vorzubereiten.

Sie sollten z.B. die Diskrepanzen zwischen dem Gesamtziel und der letzten Schätzung anzeigen und die gleichen Informationen mit der Detailaufgabe für Aufgabe oder Manager für Manager angeben. Auf diese Weise können Sie nachvollziehen, woher die Lücken innerhalb des Projekts kommen und was die Ursachen sein können.

Analyse der Lücken zwischen dem ursprünglichen Plan und der Realität – Analyse nach Typenprofilen

Auch ein Vergleich der Leistung des Projekts im Vergleich zu anderen ähnlichen Projekten bietet eine interessante Analyse.

Zeigen Sie neben den Projektmetriken eine durchschnittliche Metrik für ähnliche Projekte an, um deren Leistung zu vergleichen.

Das strategische Projekt-Dashboard

Durch die Konsolidierung der verschiedenen Projektverfolgungsboards ist es möglich, strategische Informationen bereitzustellen, die helfen, bessere Entscheidungen auf Unternehmensebene zu treffen . 

Durch die Konsolidierung der geplanten Arbeitsbelastung in den verschiedenen Projekten ist es möglich, einen vollständigen Überblick über die Arbeitsbelastung des Teams zu erhalten und zu wissen, wer über- oder unterbesetzt ist.

Diese Informationen ermöglichen es, die Gesamtauslastung zu optimieren und zu wissen, ob bestimmte Profile eingestellt werden sollen, bei denen das Risiko einer Unterkapazität in Zukunft besteht.

Die Finanzdaten des Projektsund sein Fortschritt ermöglichen es, den Umsatz und die Margen zu berechnen, die in den kommenden Monaten erzielt werden. Die Konsolidierung ermöglicht es, eine Gewinn- und Verlustrechnung für die gesamte Aktivität hervorzuheben.

Durch den Vergleich der verschiedenen Projektnachverfolgungen lassen sich interessante Trends erkennen: Welche Aufgaben führen am häufigsten zu Minderleistungen? Wie hoch ist die Abweichungsrate vom durchschnittlichen Budget? Statistiken ermöglichen es, Projekte in Zukunft besser vorzubereiten und zu kalkulieren sowie die Margen zu verbessern.

Projekt-Dashboard in Excel: Die Grenzen

Die häufigsten Einschränkungen bei der Verwendung von Excel zur Erstellung von Projektüberwachungstabellen sind zahlreich.

Die Investition in ein spezielles Tool ist ein erster Schritt zum Wachstum Ihres Unternehmens.