¿Cómo crear un cuadro de mando del proyecto para multiplicar por diez el rendimiento?
Según un estudio de Wellington sobre el estado de la gestión de proyectos en 2018, solo el 40 % de los proyectos se completan a tiempo, por lo que la gran mayoría de los encargos se entregan con retraso.
Estos resultados no son casualidad. Es muy difícil gestionar un proyecto con éxito, porque hay muchos escollos que complican la gestión a lo largo de todo el proyecto.
Las causas del fracaso de un proyecto pueden ser varias: costes superiores al presupuesto, problemas de comunicación, falta de visibilidad sobre la carga de trabajo que alarga los plazos. A veces incluso los objetivos carecen de claridad por parte de la dirección.
La forma más eficaz de evitar el fracaso de un proyecto es supervisarlo eficazmente, desde su inicio y con regularidad hasta su finalización. Para responder a esta necesidad, el cuadro de mandos del proyecto es una herramienta excelente.
¿Qué es un cuadro de mando de proyecto?
Un cuadro de mando en gestión de proyectos es una representación visual. Permite ver la salud y el progreso de un proyecto de forma accesible.
Se colocan varias ventanas o módulos uno al lado del otro en un orden lógico para indicar si se han alcanzado los objetivos del proyecto y si hay algún signo crítico que requiera especial atención.
Cuadro de seguimiento de proyectos: ¿cuándo debe crearse?
El cuadro de mandos del proyecto debe compartirse en cuanto se lance el proyecto.
Durante la reunión inicial, es importante compartir esta tabla de seguimiento del proyecto y explicar su funcionamiento a todos los participantes para que todos estén de acuerdo con los pasos que hay que dar.
El director del proyecto debe comprobar que se incluyen todos los indicadores importantes y asegurarse de que los patrocinadores confirman que se adhieren a ellos. Cuanto más amplia y sólida sea la aceptación al inicio del proyecto, mayor será la implicación de las partes interesadas en la consecución de los objetivos fijados.
Compartir el cuadro de seguimiento del proyecto es, por tanto, crucial para el éxito del mismo.
¿Cómo se elabora un cuadro de mando de proyecto?
El cuadro de seguimiento del proyecto y sus componentes pueden variar de una misión a otra.
No obstante, como norma general, siempre deben incluirse determinados datos.
Los responsables
Para que un proyecto tenga éxito, la responsabilidad debe ser compartida. La responsabilidad de las tareas debe asignarse a las distintas partes implicadas en el proyecto.
Asignar responsabilidades significa nombrar a un responsable de cada tarea y aclarar los objetivos: realización, calidad y plazos. El jefe de proyecto se convierte entonces en el director de la orquesta, ayudando a todo el equipo a avanzar y facilitando los intercambios para que todo tome forma.
Si no se responsabiliza a las partes interesadas, la carga será demasiado pesada para un solo gestor de proyecto, y el riesgo de fracaso será mayor. Cada gestor debe ser consciente de las tareas de las que es responsable, para poder dar su opinión sobre cómo avanzan.
Por tanto, cada responsable debe poder indicar lo que queda por hacer para que la carga de trabajo asociada se actualice en los gráficos o en cualquier otro soporte visual del cuadro de mandos. Algunas herramientas, como Stafiz, permiten indicar un porcentaje de realización.
Plazos
Para garantizar que el proyecto se completa a tiempo, hay que fijar plazos para cada fase y tarea del proyecto.
Este compromiso también debe confirmarse al inicio del proyecto. El gestor debe confirmar la viabilidad de la tarea dentro de los objetivos temporales.
Indicadores de resultados
Un cuadro de mando suele implicar el control de varios indicadores al mismo tiempo.
Los KPI deben adaptarse a la tarea en cuestión. El objetivo puede ser un número de horas o días que no deben superarse (cuando se quiere controlar la rentabilidad), un número de entregables que deben producirse o una calificación de calidad otorgada por el cliente.
Como ya se ha mencionado, la elección de los KPI que se van a supervisar debe estar perfectamente alineada con los objetivos de los patrocinadores.
¿Quién es responsable de actualizar la tabla de seguimiento del proyecto?
El gestor del proyecto es responsable de actualizar la tabla de seguimiento del proyecto. Pero para poder consolidar la información, cada gestor de tareas debe estar al día con su seguimiento.
Lo ideal es que la información se actualice en el mismo archivo y se consolide automáticamente. El jefe de proyecto comprueba que los datos sean coherentes y, si es necesario, consulta a los distintos gestores de tareas para garantizar la visibilidad global.
También es en este momento cuando hay que calcular el trabajo restante.
Si las tareas no se han completado, deberá indicar el tiempo necesario para completarlas. Esto permite al jefe de proyecto actualizar el calendario general del proyecto y recalcular los márgenes previstos para el proyecto.
¿Qué aspecto tiene un cuadro de seguimiento de proyectos?
El cuadro de mando del proyecto suele presentarse en una interfaz interactiva mediante un software de gestión de proyectos.
También puede utilizar herramientas específicas como Excel o Looker Studio que, una vez conectadas a su base de datos, podrán representar gráficamente sus KPI.
Aunque estas soluciones son populares para poner en marcha un negocio, su configuración puede llevar mucho tiempo y resultar tediosa, sobre todo cuando se trata de conectar la herramienta de recopilación de datos.
Por eso, una herramienta como Stafiz, que integra directamente todos los datos de seguimiento de su proyecto en un cuadro de mandos óptimo, es ideal para proporcionarle un bajo nivel de datos sin ningún esfuerzo.
Para facilitar la lectura del seguimiento del proyecto, el cuadro de seguimiento se presenta mediante gráficos y otras presentaciones de fácil lectura.
Es importante elegir bien el diagrama para representar los datos, de modo que su interpretación evite cualquier confusión y, en consecuencia, la toma de decisiones desinformadas.
- Curvas: son ideales para seguir la evolución de cifras como la productividad, el gasto, el consumo presupuestario o incluso una línea de tiempo.
- Gráficos circulares: son eficaces para representar porcentajes, como los índices de finalización de tareas o el avance global del proyecto.
- Texto: estas áreas son útiles tanto para estructurar el cuadro de mandos mediante títulos o subtítulos indicativos, como para dar formato a datos como las cifras.
- Tablas: algunos datos pueden requerir un seguimiento minucioso, o simplemente abundar en cifras. En estos casos, una representación gráfica corre el riesgo de confundir a los lectores, por lo que a veces es mejor optar por tablas sencillas, que resultan muy eficaces.
¿Cuáles son los objetivos de un cuadro de mando de proyecto?
Facilitar el seguimiento de los proyectos
Este seguimiento debe permitirdetectar cualquier riesgo de fracaso a lo largo del proyecto, de modo que puedan tomarse medidas correctoras lo antes posible. El seguimiento del proyecto mediante un cuadro de mandos permite recibir alertas cuando se materializa un riesgo y comprender de dónde procede.
El cuadro de mando del proyecto es también una herramienta de comunicación. Permite informar a todas las partes interesadas en el proyecto con suficiente antelación para facilitar la toma de decisiones y evitar sorpresas desagradables. Cuanto antes se comunique un problema, mayores serán las posibilidades de encontrar una solución. Nadie quiere tener sorpresas desagradables al final de un proyecto, y por eso un tablero de proyecto bien ejecutado cumple su función de herramienta de comunicación.
El cuadro de seguimiento del proyecto debe permitir compartir la situación del proyecto en una fecha determinada, con información clara y comprensible para todos.
Todo el mundo tiene que poder saber de un vistazo cómo va el proyecto. Que se puedan celebrar los aspectos que avanzan bien, e identificar y priorizar los que hay que corregir.
El seguimiento de un proyecto en formato de tabla permite que todo el mundo reconozca un formato idéntico de un periodo a otro. De este modo, los intercambios entre las distintas partes implicadas en el proyecto son más eficaces y se dispone de un historial claro de la situación.
Mejorar el rendimiento: cumplimiento de plazos, calidad, rentabilidad
El cuadro de mandos del proyecto también está diseñado para mantener el proyecto en línea con sus objetivos.
Se fijan distintos objetivos en función de las prioridades:
- cumplir los plazos de las distintas fases del proyecto;
- el nivel de calidad esperado que conduzca a una posible validación por parte del cliente;
- el nivel de los costes del proyecto, que deben ajustarse al presupuesto del proyecto.
El cuadro de mandos compara la situación hasta la fecha, la situación prevista al final del proyecto y el presupuesto para estos distintos objetivos.
Una vez identificados los riesgos de desviación de los objetivos, los jefes de proyecto toman las medidas correctoras necesarias: reestructurar las tareas del proyecto para acortarlas, renegociar con el cliente, reasignar tareas para mejorar la eficacia, etc.
¿Qué indicadores clave de rendimiento (KPI) se deben seguir en un cuadro de mando de proyecto?
Para definir los KPI que se incluirán en el cuadro de mando del proyecto, primero hay que determinar las prioridades con los patrocinadores del proyecto.
Aunque es posible controlar numerosos KPI, es importante evitar caer en la trampa de controlar sistemáticamente todos los indicadores. Es necesario centrarse en los KPI que se ajusten a las prioridades determinadas con los patrocinadores del proyecto y, por tanto, determinar dónde reside la prioridad.
Cumplir los plazos
Las tareas y subtareas deben cumplir unos plazos determinados, y cualquier incumplimiento supone un riesgo para el proyecto.
🔎 Indicadores clave de rendimiento (KPI) para el seguimiento de los plazos: ritmo de avance, trabajo pendiente, desviaciones de tiempo, porcentaje de tareas completadas dentro de los plazos asignados.
La calidad del trabajo
Las distintas tareas deben comprobarse y calificarse en función de las expectativas de calidad. El cuadro de mandos del proyecto debe mostrar una comparación de la calidad actual de la producción con los requisitos previstos.
🔎 KPIs de calidad: puntuación de calidad, tareas que hay que rehacer, satisfacción del cliente.
Rentabilidad del proyecto
Los costes del proyecto deben mantenerse dentro de unos límites fijados por el presupuesto del proyecto. Cada vez que se supera el presupuesto, se pone en peligro el beneficio, de ahí la importancia de controlar los KPI relativos a la salud financiera del proyecto.
🔎 KPI de rentabilidad: costes y gastos, costes no imputables, desviaciones financieras, consumo presupuestario, margen actual, margen previsto.
Seguimiento proactivo de proyectos en Stafiz
Stafiz le permite controlar en tiempo real y de forma prospectiva todos sus recursos y sus costes asociados: personal, subcontratación, compras, ingresos, etc. Se le alerta en caso de desviaciones futuras.
¿Cómo se crea un cuadro de mando de proyecto?
Hay muchas formas de crear un cuadro de mandos de un proyecto, y probablemente no estés seguro de cómo hacerlo.
Al crear el cuadro de mandos, tenga en cuenta que el objetivo es tomar la temperatura del proyecto en cada momento. Por lo tanto, debe ofrecer, de un vistazo, toda la información que necesitas saber sobre la salud del proyecto en términos operativos, analíticos y estratégicos.
Descubra a continuación cómo crear un cuadro de mandos que se adapte a sus necesidades.
El cuadro de mando operativo del proyecto
El cuadro de seguimiento del proyecto debe proporcionar ante todo información operativa. En otras palabras, debe indicar el tiempo que queda para completar las distintas tareas del proyecto y la carga de trabajo asociada para las personas que trabajan en ellas.
Este trabajo restante debe permitirajustar la capacidad de las personas que trabajan en el proyecto. Al indicar, por ejemplo, que les quedan ocho horas para dedicar a una tarea para el próximo lunes, la capacidad equivalente para trabajar en otras tareas debe ajustarse para que sea cero.
Al mismo tiempo, el sistema de seguimiento debe mostrar el progreso del proyecto y sus tareas. Hay varias formas de mostrar el progreso: un porcentaje, una barra de progreso más visual, etc. Sea cual sea la solución que elijas, debe facilitarte ver si estás cerca o no de completar la tarea.
Más allá del progreso de una tarea, si el enfoque de planificación tiene sentido, es interesante indicar cuándo se completará la tarea. Esto puede hacerse indicando una fecha prevista de finalización en la tabla de seguimiento del proyecto, o mostrándola en un calendario Gantt.
El cuadro de mando analítico del proyecto
A continuación, el cuadro de seguimiento del proyecto debe ofrecer un análisis de los resultados.
La visualización de los principales indicadores clave de rendimiento permite tomar la temperatura al proyecto, pero hay que ir más allá para entender las razones del rendimiento excesivo o insuficiente, y así poder preparar mejor los proyectos futuros.
Por ejemplo, deben mostrarse las desviaciones entre el objetivo global y la última estimación, y debe facilitarse la misma información tarea por tarea o gestor por gestor. Esto facilita la comprensión de dónde proceden las discrepancias en el proyecto y cuáles pueden ser sus causas.
Análisis de las diferencias entre el plan inicial y la realidad - Análisis por tipo de perfil
La comparación de los resultados del proyecto con otros similares también ofrece un análisis interesante.
Junto a los indicadores del proyecto, muestre un indicador medio de proyectos similares para comparar los resultados.
El cuadro de mandos de los proyectos estratégicos
Al consolidar los distintos cuadros de seguimiento de los proyectos, es posible proporcionar información estratégica que ayude a la empresa a tomar mejores decisiones.
Al consolidar la carga de trabajo prevista para los distintos proyectos, puede obtener una imagen completa de la carga de trabajo del equipo y ver quién tiene exceso de personal y quién tiene falta.
Esta información nos permite optimizar la carga de trabajo global y saber si es necesario contratar en el futuro determinados perfiles que pueden estar infradotados.
Los datos financieros del proyectoy su evolución se utilizan para calcular las ventas y los márgenes que se generarán en los próximos meses. La consolidación permite elaborar una cuenta de resultados para el conjunto de la empresa.
Comparando los distintos informes de seguimiento de los proyectos, es posible identificar tendencias interesantes: ¿qué tareas dan lugar con más frecuencia a un rendimiento inferior al previsto? ¿Cuál es el índice de desviación con respecto al presupuesto medio? Las estadísticas pueden utilizarse para preparar y calcular mejor los costes de futuros proyectos y mejorar los márgenes.
Para saber más sobre el seguimiento de proyectos, consulte nuestra guía.
Cuadro de mandos de proyectos en Excel: limitaciones
El uso de Excel para crear tablas de seguimiento de proyectos tiene muchas limitaciones.
Invertir en una herramienta específica es el primer paso para hacer crecer su negocio.
| Excel | Herramienta dedicada | |
|---|---|---|
| Trabajo en colaboración | Dificultad para trabajar con varias personas al mismo tiempo en el expediente | Conexiones y acciones simultáneas. Envío de flujos de trabajo y notificaciones. |
| Mantenimiento | Problemas de gestión de un expediente complejo. Mantenimiento vinculado al creador | Mantenimiento a cargo del editor. Asegúrese de que las licencias ofrecen un mantenimiento actualizable |
| Puntos de vista ágiles | Genial. Excel sigue ofreciendo una gran flexibilidad, pero es el último guardado el que determina la vista. | Las vistas y ángulos de análisis pueden guardarse para que cada usuario encuentre sus preferencias. |
| Ahorro de tiempo | Excel no siempre permite automatizar acciones. Como resultado, no es raro que Excel lleve a la doble entrada. | Las herramientas específicas permiten, por ejemplo, conectar procesos entre sí mediante API. Así se evitan las entradas dobles |
