¿Cómo crear un cuadro de mando del proyecto para multiplicar por diez el rendimiento?
Según un estudio de Wellington sobre el estado de la gestión de proyectos en 2018, solo el 40% de los proyectos se completan a tiempo, lo que hace que la gran mayoría de los encargos se entreguen tarde.
Estos resultados no son una coincidencia. Es muy difícil gestionar un proyecto con éxito porque hay muchos escollos que dificultan la gestión de todo el proyecto.
Las causas de los fracasos de los proyectos pueden deberse a muchos factores: los costes son superiores al presupuesto, se producen problemas de comunicación, la falta de visibilidad de la carga alarga los plazos. A veces, los objetivos son incluso poco claros por parte de la dirección.
La forma más eficaz de evitar el fracaso de un proyecto es supervisarlo eficazmente, desde su inicio y con regularidad hasta su finalización. Para responder a esta necesidad, el cuadro de mandos del proyecto es una herramienta excelente.
¿Qué es un panel de control de proyectos?
Un cuadro de mando de gestión de proyectos, también conocido como cuadro de mando, es una representación visual. Permite localizar el estado de salud y avance de un proyecto de forma accesible.
Se colocan varias ventanas o módulos uno al lado del otro en un orden lógico para indicar si se están logrando los objetivos del proyecto y si hay señales críticas que requieren una vigilancia especial.
Mesa de seguimiento de proyectos: ¿cuándo se debe implementar?
El panel de control del proyecto debe compartirse tan pronto como se lance el proyecto.
Durante la reunión de lanzamiento, es importante compartir este tablero de seguimiento de proyectos y explicar cómo funciona a todos los participantes para que todos estén alineados en el camino a seguir.
El director del proyecto debe comprobar que se incluyen todos los indicadores importantes y asegurarse de que los patrocinadores confirmen que se adhieren a ellos. Cuanto más amplio y fuerte sea el apoyo al inicio del proyecto, más partes interesadas se invertirán en la consecución de los objetivos marcados.
Por lo tanto, este paso de compartir la tabla de seguimiento del proyecto es crucial para el éxito del proyecto.
¿Cómo se compone un cuadro de mando de proyecto?
El cuadro de seguimiento de proyectos y sus componentes pueden variar de una misión a otra.
Sin embargo, como regla general, siempre se debe incluir cierta información.
Las personas a cargo
Para que un proyecto tenga éxito, la responsabilidad debe ser compartida. La responsabilidad de las tareas debe ser compartida entre las distintas partes interesadas del proyecto.
Distribuir la responsabilidad implica nombrar a una persona responsable de cada una de las tareas y clarificar los objetivos: finalización, calidad y plazo. El director del proyecto se convierte entonces en el director de orquesta que ayuda a todo el equipo a avanzar, y que fluidifica los intercambios para que todo tome forma.
Si las partes interesadas no se hacen responsables, la carga será demasiado pesada para un solo gerente de proyecto y las posibilidades de fracaso serán mayores. Cada directivo debe ser consciente de las tareas de las que es responsable para poder, a cambio, indicar cómo van progresando.
Cada gestor debe ser capaz de indicar lo que queda por hacer para que la carga asociada se actualice en los gráficos o cualquier otro soporte visual en el cuadro de mando. Algunas herramientas permiten indicar un porcentaje de finalización, como Stafiz, por ejemplo.
Plazos
Para garantizar que el proyecto se complete a tiempo, se deben establecer plazos para cada fase y tarea del proyecto.
Este es un compromiso que también debe confirmarse al inicio del proyecto. El gerente debe confirmar la viabilidad de la tarea dentro de los objetivos de tiempo.
Indicadores de rendimiento
Un panel de control a menudo implica el seguimiento de varias métricas a la vez.
Los KPIs deben adaptarse según la tarea. El objetivo puede ser un número de horas o días que no se deben superar (cuando se desea controlar la rentabilidad), un número de entregables que se deben producir o una calificación de calidad informada por el cliente.
Como se ha mencionado anteriormente, la elección de los KPIs a seguir debe estar perfectamente alineada con los objetivos de los patrocinadores.
¿Quién es responsable de actualizar el tablero de seguimiento de proyectos?
Es el director del proyecto el responsable de actualizar la tabla de seguimiento del proyecto. Pero para poder consolidar la información, cada gestor de tareas debe estar al día en su seguimiento.
Lo ideal es que la información se actualice en el mismo archivo y se consolide automáticamente. El jefe de proyecto comprueba que los datos son coherentes y consulta a los distintos gestores de tareas si es necesario para garantizar la visibilidad general.
También es en el momento de esta retroalimentación cuando se debe calcular la información restante.
Cuando las tareas no se completen, indique el tiempo necesario para completar la tarea. Esto permite al director del proyecto actualizar el cronograma general del proyecto y volver a calcular los márgenes proyectados del proyecto.
¿Qué aspecto tiene una tabla de seguimiento de proyectos?
El tablero del proyecto se presenta con mayor frecuencia en una interfaz interactiva a través de un software de gestión y gestión de proyectos.
También es posible utilizar herramientas dedicadas como Excel o Looker Studio que, una vez conectadas a tu base de datos, podrán representar gráficamente tus KPIs.
Aunque estas soluciones son populares para iniciar un negocio, configurarlas puede ser largo y tedioso, especialmente cuando es necesario conectar su herramienta de recopilación de datos.
Por eso, una herramienta como Stafiz, que integra directamente todos los datos de seguimiento de proyectos en un cuadro de mando óptimo, es ideal para ofrecerte datos débiles sin movilizar esfuerzos.
Con el fin de facilitar la lectura del seguimiento del proyecto, la tabla de seguimiento está dispuesta con gráficos y otras presentaciones de fácil lectura.
Es importante hacer la elección correcta del esquema para representar un dato, de modo que su interpretación evite confusiones y, en consecuencia, la toma de decisiones desinformadas.
- Curvas: son ideales para el seguimiento de desarrollos numéricos como la productividad, el seguimiento del gasto, el consumo del presupuesto o incluso una cronología.
- Gráficos circulares: Estos círculos son efectivos para representar porcentajes, como las tasas de finalización de tareas o el progreso general del proyecto.
- Texto: estas áreas son útiles tanto para estructurar su tablero dando títulos o leyendas indicativas, como para diseñar los datos de cifras, por ejemplo.
- Tablas: algunos datos se pueden seguir de cerca, o simplemente abundar. Es probable que una representación gráfica induzca a error a los lectores, por lo que a veces es mejor optar por tablas simples cuya eficacia ya no se quiere demostrar.
¿Cuáles son los objetivos de un panel de control de proyectos?
Facilitar el seguimiento de los proyectos
Este seguimiento debe permitir identificar los riesgos de fallo a lo largo del proyecto para llevar a cabo acciones correctivas lo antes posible. El seguimiento de proyectos a través de un cuadro de mando permite recibir alertas cuando se materializa un riesgo y entender de dónde proviene.
El panel de control del proyecto también es una herramienta de comunicación. Permite que todas las partes interesadas del proyecto estén informadas con suficiente antelación para que las decisiones sean más fluidas y evitar sorpresas desagradables. Cuanto antes se comunique un problema, mayores serán las posibilidades de encontrar una solución. Nadie quiere tener sorpresas desagradables al final de un proyecto, y así es como un seguimiento del proyecto bien hecho le permite cumplir con este papel de herramienta de comunicación.
La mesa de seguimiento del proyecto debe permitir compartir el estado del proyecto en una fecha determinada, con información clara y comprensible para todos.
Todo el mundo tiene que poder saber de un vistazo cómo va el proyecto. Que se puedan celebrar los aspectos que avanzan bien, e identificar y priorizar los que hay que corregir.
Seguir un proyecto en formato de tabla permite que todos reconozcan un formato idéntico de un período a otro. Aporta eficiencia a los intercambios entre los distintos actores del proyecto y permite historizar una situación de forma clara.
Mejorar el rendimiento: respeto de los plazos, calidad, rentabilidad
El panel de control del proyecto también está destinado a mantener el proyecto alineado con los objetivos.
En función de las prioridades, se fijan diferentes objetivos:
- el respeto de los plazos de las diferentes fases del proyecto;
- el nivel de calidad esperado que conduce a la posible validación del cliente;
- El nivel de costos del proyecto que debe permanecer alineado con el presupuesto del proyecto.
El cuadro de mando compara la situación hasta la fecha, la situación proyectada al final del proyecto y el presupuesto para estos diferentes objetivos.
Observando los posibles riesgos de desviarse de los objetivos, los gestores de proyectos llevan a cabo las acciones correctivas necesarias: reestructuración de las tareas del proyecto para acortarlo, renegociación con el cliente, reasignación de tareas para mejorar la eficiencia, etc.
¿Cuáles son los KPI a los que se debe hacer un seguimiento en el panel de control de un proyecto?
Para definir los KPI que se integrarán en el cuadro de mando del proyecto, es necesario determinar primero las prioridades con los patrocinadores del proyecto.
Aunque es posible hacer un seguimiento de muchos KPI, es importante evitar el seguimiento sistemático de todos los indicadores. Es necesario centrarse en los KPI que se alineen con las prioridades determinadas con los patrocinadores del proyecto y, por lo tanto, determinar dónde radica la prioridad.
Cumplimiento de plazos
Las tareas y subtareas deben cumplir con los plazos especificados, y cualquier exceso representa un riesgo para el proyecto.
🔎 KPIs para el seguimiento de los plazos: ritmo de progreso, pendientes de producción, intervalos de tiempo, tasa de tareas completadas a tiempo.
La calidad del trabajo
Las diversas tareas deben controlarse y puntuarse de acuerdo con las expectativas en términos de calidad. El panel de control del proyecto debe mostrar una comparación de la calidad actual de la producción con los requisitos esperados.
🔎 KPIs de calidad: puntuación de calidad, tareas a reelaborar, satisfacción del cliente.
La rentabilidad del proyecto
Los costos del proyecto deben ajustarse a una cierta envoltura establecida a través de un presupuesto del proyecto. Cada exceso de presupuesto pone en riesgo las ganancias, por lo que es importante realizar un seguimiento de los KPI relacionados con la salud financiera del proyecto.
🔎 KPI de rentabilidad: costos y gastos, gastos no facturables, desviaciones financieras, consumo de presupuesto, margen actual, margen proyectado.
Seguimiento proactivo de proyectos en Stafiz
Stafiz permite un seguimiento predictivo en tiempo real de todos sus recursos y sus costes asociados: personal, subcontratación, compras, ingresos, etc. Se le avisa en caso de una desviación futura.
¿Cómo puedo crear un panel de control del proyecto?
Hay muchas formas de crear un panel de control de proyecto, y probablemente no estés seguro de cómo hacerlo.
A la hora de crear el cuadro de mando, ten en cuenta que el objetivo es tomar la temperatura del proyecto en todo momento. Por lo tanto, debe proporcionar toda la información de un vistazo para conocer la salud del proyecto en temas operativos, analíticos y estratégicos.
Echa un vistazo a los pasos que se indican a continuación para crear un panel de control en función de tus necesidades.
El panel de control operativo del proyecto
La tabla de seguimiento del proyecto debe proporcionar primero información operativa. Es decir, debe indicar el tiempo restante para completar las diversas tareas del proyecto y la carga asociada a las personas que trabajan para completar esas tareas.
Este trabajo restante debe permitir ajustar la capacidad de los empleados que trabajan en el proyecto. Por ejemplo, al indicar que les quedan ocho horas para dedicar a una tarea para el próximo lunes, se debe ajustar la capacidad equivalente para trabajar en otras tareas para que sea cero.
Al mismo tiempo, el sistema de seguimiento debe mostrar el progreso del proyecto y sus tareas. Hay varias formas de mostrar el progreso: un porcentaje, una barra de progreso más visual, etc. Sea cual sea la solución que elijas, debe facilitarte ver si estás cerca o no de completar la tarea.
Más allá del progreso de una tarea, si el enfoque de planificación tiene sentido, es interesante indicar cuándo se completará la tarea. Ya sea indicando una fecha de finalización esperada en la tabla de seguimiento del proyecto o mostrándola en un cronograma con formato de Gantt.
El panel de control del proyecto de análisis
A continuación, la tabla de seguimiento del proyecto debe proporcionar un análisis del rendimiento.
La visualización de los indicadores clave de rendimiento le permite tomar la temperatura del proyecto, pero debe ir más allá para comprender las razones del rendimiento excesivo o inferior para preparar mejor sus proyectos futuros.
Por ejemplo, debe mostrar las discrepancias entre el objetivo general y la última estimación y proporcionar la misma información con el detalle tarea por tarea o administrador por gerente. Esto le permite comprender de dónde provienen las brechas dentro del proyecto y cuáles pueden ser las causas.
Análisis de las brechas entre el plan inicial y la realidad – Análisis por perfiles tipo
Una comparación del rendimiento del proyecto en comparación con otros proyectos similares también proporciona un análisis interesante.
Junto a las métricas del proyecto, muestra una métrica media de proyectos similares para comparar su rendimiento.
El cuadro de mando estratégico del proyecto
Al consolidar los distintos tableros de seguimiento de proyectos, es posible proporcionar información estratégica que ayude a tomar mejores decisiones a nivel de empresa.
Al consolidar la carga de trabajo planificada en los diferentes proyectos, es posible tener una visión completa de la carga de trabajo del equipo y saber quién tiene exceso o falta de personal.
Esta información nos permite optimizar la carga de trabajo global y saber si es necesario contratar en el futuro determinados perfiles que pueden estar infradotados.
Los datos financieros del proyectoy su avance permiten calcular la facturación y los márgenes que se generarán en los próximos meses. La consolidación permite destacar una cuenta de resultados de toda la actividad.
Al comparar los diferentes seguimientos de los proyectos, es posible identificar tendencias interesantes: ¿qué tareas conducen con mayor frecuencia a un bajo rendimiento? ¿Cuál es la tasa de desviación del presupuesto promedio? Las estadísticas permiten preparar y costear mejor los proyectos en el futuro y mejorar los márgenes.
Para obtener más información sobre el seguimiento de proyectos, consulta nuestra guía.
Panel de control de proyectos en Excel: los límites
Las limitaciones más frecuentes al uso de Excel para crear tablas de seguimiento de proyectos son numerosas.
Invertir en una herramienta dedicada es un primer paso para hacer crecer su negocio.
| Sobresalir | Herramienta dedicada | |
|---|---|---|
| Trabajo colaborativo | Dificultad para trabajar con varias personas al mismo tiempo en el archivo | Conexiones y acciones simultáneas. Envíos y notificaciones de flujo de trabajo. |
| Mantenimiento | Problema de gestión de un fichero complejo. Mantenimiento del creador | Mantenimiento respaldado por el editor. Asegúrese de que las licencias ofrezcan un mantenimiento escalable |
| Vistas ágiles | Bien. Excel sigue proporcionando mucha flexibilidad, pero es la última copia de seguridad la que determina la vista | Las vistas y los ángulos de análisis se pueden guardar para que cada usuario pueda encontrar sus preferencias |
| Ahorro de tiempo | Excel no siempre permite automatizar acciones. Por lo tanto, no es raro que su uso provoque una doble convulsión | Las herramientas dedicadas permiten, por ejemplo, que los procesos se conecten entre sí a través de una API. De este modo, se evitan las entradas dobles |
