Gestión de cartera de proyectos: guía práctica (2025)

Como toda empresa de servicios sabe, los proyectos exitosos no siempre equivalen al éxito empresarial.

Cuanto más crezca tu negocio, más se multiplicarán las misiones. Y puede resultar difícil rápidamente hacer un seguimiento de la rentabilidad proyecto por proyecto, pero también a nivel mundial.

Aquí es donde entra en juego la gestión de cartera de proyectos.

¿Qué es la gestión de cartera de proyectos?

PPM: definición

Las siglas PPM significan Gestión de Cartera de Proyectos.

La gestión de cartera de proyectos se encuentra en la intersección de las tres disciplinas de :

• gestión de actividades,
• gestión generalista, 
• Gestión de proyectos y programas.

La gestión PPM es la dimensión más estratégica de la gestión de proyectos.

Es el proceso de evaluar, priorizar y seleccionar los proyectos más relevantes para una empresa, teniendo en cuenta sus objetivos estratégicos, su capacidad en recursos disponibles y sus limitaciones.

La gestión de cartera de proyectos también implica el seguimiento y control de los proyectos en curso, así como la evaluación de su rendimiento para garantizar su alineación continua con los objetivos estratégicos de la empresa.

Una buena gestión de cartera de proyectos aborda cuestiones cruciales y estratégicas.

Proporciona respuestas a las siguientes preguntas:

• ¿En qué estamos trabajando?
• ¿Estamos trabajando en los proyectos adecuados?
• ¿Cómo se invierte nuestro dinero y nuestra gente?
• ¿Cómo nos desempeñamos?
• ¿Tenemos la capacidad de absorber proyectos futuros?
• ¿Está optimizada nuestra cartera de proyectos?
• ¿Se han confirmado los resultados esperados de los proyectos?
• ¿Podemos entregar de manera concreta y correcta los proyectos en curso?

¿Cuál es la diferencia entre gestión de proyectos y ppm?

Aunque son dos disciplinas pertenecientes a la gestión de proyectos, merecen dos nombres diferentes por su campo de aplicación.

La gestión de proyectos se centra en la planificación, ejecución y supervisión de un solo proyecto. Los gerentes se aseguran de que se entregue a tiempo, dentro del presupuesto y de acuerdo con las especificaciones dadas por el cliente.

Implica todas las tareas necesarias para la realización de dicho proyecto, como la definición de objetivos, la gestión de recursos, la gestión de riesgos así como la buena comunicación entre las partes interesadas.

Sigue la guía para un seguimiento óptimo del proyecto

La estrategia de la cartera de proyectos, por otro lado, cubre un alcance más amplio, de ahí su nombre como una estrategia real por derecho propio.

Engloba la selección de proyectos (y en consecuencia, sus criterios), la optimización y la gestión global de un conjunto de proyectos y programas dentro de la organización.

También aplica métodos de gestión financiera a la gestión de proyectos.

Este enfoque permite un alineamiento estratégico de los proyectos vendidos con diferentes objetivos estratégicos de la empresa, tales como:

• maximizando el retorno de la inversión,
• Optimización de la asignación de recursos,
• estrategias de inversión,
• gestión de riesgos
• crecimiento y rentabilidad,
• diversificación de la actividad.

En resumen, mientras que la gestión de proyectos se centra en el éxito de un proyecto concreto, la gestión de cartera de proyectos garantiza la coherencia y rentabilidad de todos los proyectos de una empresa.

Ejemplo de gestión de cartera de proyectos

Una empresa de consultoría de marketing digital tiene una cartera de proyectos con diferentes clientes. Cada uno de ellos tiene sus propios objetivos, de ahí viene el trabajo para conseguirlos.

Sin embargo, los recursos con los que cuenta esta consultora pueden ser utilizados indistintamente para varios de sus clientes.

Por ejemplo, un equipo de diseño conjunto puede producir elementos gráficos para banners encargados por varios clientes, con diferentes metas y objetivos.

Ahora imaginemos que varios proyectos tienen como objetivo mejorar el ranking de Google de diferentes sitios web.

Si la consultora invierte en una herramienta para realizar auditorías SEO, tendrá que repartir el coste de la herramienta de forma proporcional a cada uno de los proyectos. Esta distribución se realiza según el posicionamiento en el trabajo total del cliente.

Por lo tanto, es poco probable que esta asignación de recursos y costos sea proporcional. Sin embargo, su correcta imputación en cuanto a gastos será fundamental para medir la rentabilidad real de cada proyecto.

Una buena gestión de la cartera de proyectos ayuda a optimizar tanto los resultados individuales de cada proyecto como el negocio general de la empresa, por eso es importante.

¿Cuáles son las ventajas de la gestión de cartera de proyectos?

La visión integral de una cartera de proyectos proporciona una visibilidad única, que ayuda a mejorar el rendimiento empresarial gracias a cuatro ventajas clave que aporta esta metodología, entre ellas:

• mejores rendimientos de la inversión en proyectos,
• menos riesgo en la organización de los proyectos,
• mejor ejecución de los planes estratégicos,
• una gestión más realista de la capacidad y la carga del proyecto,
• entrega más rápida de los proyectos,
• Mayor satisfacción del cliente.

Optimización de recursos y planificación de la capacidad

Las empresas necesitan crecer con limitaciones de capacidad.

Los recursos, y en particular el personal, son limitados, por lo que planificar y optimizar el tiempo de los empleados en los proyectos es, por lo tanto, una cuestión estratégica.

La gestión de PPM proporciona una visión holística de los proyectos en marcha en una organización, lo que facilita la planificación y la asignación de recursos de manera más eficiente.

Al identificar los proyectos que más contribuyen a los objetivos estratégicos, la gestión del portafolio ayuda a enfocar los recursos en las iniciativas más importantes.

Además, promueve la colaboración y coordinación entre equipos y departamentos. Permite compartir mejor los recursos entre los departamentos y arbitrar de forma óptima, evitando conflictos de planificación y fomentando el intercambio de información y competencias.

Por último, gracias a la visibilidad sobre el progreso de los diferentes proyectos, la consideración de los proyectos futuros que están a punto de comenzar y los indicadores que benefician a los gestores de la cartera de proyectos, están en mejores condiciones de tomar mejores decisiones de asignación de proyectos para colocar los recursos donde serán más estratégicos.

Esta visibilidad global también permite determinar qué habilidades están por debajo de la capacidad de la organización y para las que es necesario realizar capacitaciones, o incluso reclutamiento. 

Mejorar el seguimiento financiero y el rendimiento de los proyectos

La visibilidad de toda la cartera de proyectos facilita ver el estado de todos los proyectos de un vistazo e identificar aquellos que se están desviando de su presupuesto o se están retrasando.  Es más fácil identificar los obstáculos y las razones que hacen que un proyecto tenga un rendimiento inferior.

Con la vista de toda la cartera, se pueden tomar decisiones informadas para restaurar un error de trayectoria.

Por ejemplo, un gerente de cartera de proyectos puede optar por reasignar recursos de un proyecto que está mostrando una ventaja inicial a un proyecto que está luchando. Sin una visión global de la situación de los distintos proyectos en cartera, es imposible restablecer la situación, debido a la falta de información.

La gestión de cartera de proyectos identifica y evalúa los riesgos potenciales asociados a cada proyecto. Esto permite poner en marcha estrategias de gestión de riesgos adecuadas para minimizar las repercusiones negativas y maximizar las posibilidades de éxito.

Al supervisar y gestionar el riesgo de forma proactiva, la gestión de carteras ayuda a gestionar los plazos con cuidado, evitar sobrecostes presupuestarios y fracasos de proyectos.

La gestión de cartera de proyectos proporciona indicadores clave de rendimiento para evaluar el progreso y los resultados de los proyectos.

Esto significa que los proyectos en dificultades pueden identificarse rápidamente y adoptarse medidas correctivas para volver a encarrilarlos.

El monitoreo del desempeño también facilita el aprendizaje organizacional al identificar las mejores prácticas y lecciones aprendidas para compartir entre proyectos.

Toma de decisiones más estratégica

La gestión de cartera de proyectos permite comparar unos proyectos con otros utilizando criterios estratégicos.

Proporciona herramientas y metodologías para evaluar los beneficios, riesgos, costos e impactos de los proyectos en los objetivos estratégicos.

Estos puntos de referencia ayudan a los responsables de la toma de decisiones a priorizar los proyectos y a tomar decisiones informadas.

Anticiparse a las oportunidades y los riesgos

La gestión de cartera de proyectos permite anticipar las oportunidades y los riesgos vinculados al entorno exterior.

Ayuda a identificar tendencias, necesidades del mercado, innovaciones y amenazas potenciales que pueden influir en la estrategia general de la empresa.

Esta información ayuda a los responsables de la toma de decisiones a ajustar la cartera de proyectos para aprovechar las oportunidades estratégicas o hacer frente a los riesgos emergentes.

Reevaluación y ajuste continuo

La gestión de cartera de proyectos fomenta un enfoque iterativo y adaptativo de la toma de decisiones estratégicas.

Permite supervisar el rendimiento de los proyectos, analizar la rentabilidad y evaluar los resultados en relación con los objetivos estratégicos, e introducir ajustes en caso necesario.

Esto permite una toma de decisiones dinámica y escalable basada en los cambios en el entorno y la nueva información disponible.

¿Cómo se gestiona una cartera de proyectos?

Los trabajos del CIGREF han permitido identificar un enfoque estructural de la gestión de cartera de proyectos en 9 ámbitos principales.

Estos 9 ejes clave le permiten desarrollar una estrategia organizacional que a su vez se divide en 4 pasos para facilitar su implementación.

Paso 1: Seleccionar los proyectos

Criterios de selección de proyectos

Para determinar qué proyectos incluir en las carteras de proyectos a gestionar, es necesario analizarlos y clasificarlos según varios criterios.

1. Alineación estratégica: Los proyectos deben ser coherentes con los objetivos estratégicos de la organización.
2. Resultados esperados: los proyectos deben tener objetivos claros y medibles. Deben tener suficiente impacto para la organización.
3. Factibilidad: la factibilidad técnica, operativa y económica del proyecto debe ser evaluada en un POC.
4. Retorno de la inversión: Los proyectos deben evaluarse en función de su potencial de rentabilidad y generación de valor para la organización.
5. Riesgos y otras incertidumbres : Los proyectos deben clasificarse de acuerdo con los riesgos e incertidumbres asociados.

El método de evaluación de proyectos

A continuación, los proyectos deben ser evaluados para otorgarles una puntuación en función de cada uno de los criterios anteriores.

Existen diferentes métodos de evaluación de proyectos que ayudan a tomar decisiones informadas sobre qué proyectos incluir en la cartera. Estos son algunos de los métodos más utilizados.

• Análisis de Costo-Beneficio (ACB): Este método consiste en comparar los costos esperados de un proyecto con los beneficios esperados. Cuantifica los costos y beneficios en términos financieros y luego calcula la relación costo-beneficio para determinar la rentabilidad del proyecto.

• Análisis del retorno de la inversión (ROI): El ROI evalúa el rendimiento financiero esperado de un proyecto comparando las ganancias financieras esperadas con las inversiones necesarias. Suele expresarse en porcentaje y permite priorizar los proyectos en función de su potencial de rentabilidad.

• Método de evaluación multicriterio (MEC): Este enfoque tiene en cuenta varios criterios, como el retorno financiero, el impacto estratégico, la viabilidad técnica, la alineación con los objetivos de la organización, etc. Los proyectos se evalúan y puntúan en función de estos criterios, y luego se lleva a cabo una evaluación comparativa para identificar los proyectos prioritarios.

• Análisis de sensibilidad: Este método consiste en evaluar el impacto de las variaciones en parámetros clave de un proyecto, como costos, ingresos, plazos, sobre los resultados financieros. Esto ayuda a identificar los proyectos que son más sensibles al cambio y evaluar su solidez.

Es importante tener en cuenta que no existe un método único para todos los gustos. Elija utilizar un método o una combinación de métodos en función de sus necesidades y de la complejidad de los proyectos.

Paso 2: Prioriza tus proyectos

Una vez que se han evaluado los proyectos, puede asignarles una puntuación.

Puntúecada proyecto en función de criterios predefinidos, como el impacto estratégico, la viabilidad y el retorno de la inversión. A continuación, calcula una puntuación general para cada proyecto y utiliza esas puntuaciones para priorizarlos.

Le recomendamos que consulte con las partes interesadas pertinentes para obtener su opinión y apoyo a la hora de tomar decisiones.

Paso 3: Asigna tus recursos a los diferentes proyectos

Relación calidad-precio

Para asignar correctamente los recursos en el marco de la gestión de cartera de proyectos, hay que tratar de optimizar su colocación.

Los recursos deben asignarse a los proyectos en función de la situación del proyecto y su nivel de prioridad.

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Detrás de las opciones de asignación de recursos, el gerente busca obtener dos resultados.

1. Optimice los recursos para garantizar que la carga esté alineada con el nivel óptimo de capacidad.El nivel óptimo de capacidad depende de cada organización. En algunas empresas, por ejemplo, la carga de trabajo de los empleados no debe estar al máximo de su capacidad, porque hay que reservar un tiempo para trabajar en otras actividades internas.
2. Realizar arbitrajes para obtener los resultados esperados en los proyectos.Si, por ejemplo, un proyecto que se encuentra en la parte superior de la lista de prioridades se está retrasando, lo que puede afectar negativamente a sus resultados, el director del proyecto debe buscar la manera de recuperar recursos de los proyectos de menor prioridad para asignarlos a ese proyecto y restaurar la situación

Por lo tanto, es necesario trabajar constantemente en la reasignación de recursos y desafiar el statu quo para mejorar la relación calidad-precio.

Administración de restricciones y dependencias

Para gestionar con éxito la cartera de proyectos, la planificación de la capacidad debe tener en cuenta una serie de limitaciones de recursos y proyectos.

• Restricciones de disponibilidad: Los recursos específicos necesarios para un proyecto pueden ser limitados o no estar disponibles en determinados momentos. Por ejemplo, es posible que los expertos especializados no estén disponibles durante ciertos períodos de tiempo o que se reserven equipos clave para otros proyectos. Es esencial tener en cuenta estas limitaciones de disponibilidad a la hora de asignar recursos.
  
• Restricciones de plazo: Los proyectos pueden tener restricciones de cronograma estrictas que requieren una asignación específica de recursos para cumplir con los plazos. Es importante tener en cuenta estas limitaciones de tiempo.
• Restricciones presupuestarias: Los recursos financieros disponibles pueden ser limitados, y es esencial respetar las restricciones presupuestarias a la hora de asignar recursos a los proyectos. Es necesaria una planificación financiera adecuada y una buena gestión de los costos para garantizar un uso eficiente de los recursos.
• Dependencias entre proyectos: Algunos proyectos pueden tener dependencias entre ellos, lo que significa que la finalización o el progreso de un proyecto depende de la disponibilidad de resultados o recursos de otros proyectos.

Estas restricciones y dependencias deben preverse para que el trabajo de optimización de los recursos produzca el mejor resultado posible.

Paso 4: Seguimiento de los proyectos y sus resultados

El panel de control de seguimiento de proyectos

Para gestionar correctamente una cartera de proyectos, es necesario tener visibilidad del rendimiento de todos los proyectos de la cartera. Esto significa poder consolidar los cuadros de mando de todos los proyectos.

El panel de control del proyecto es crucial para gestionar su cartera de proyectos. Proporciona visibilidad sobre la situación, el rendimiento y la rentabilidad de los proyectos. Este panel de seguimiento de proyectos proporciona la siguiente información.

• Seguimiento del progreso: destaca las actividades realizadas, las tareas en curso y las que están por venir. Proporciona una visión holística del progreso del proyecto y permite la detección temprana de desviaciones o retrasos.
• Indicadores de gestión de proyectos: el panel de control del proyecto proporciona indicadores clave para evaluar el rendimiento del proyecto. Esto puede incluir indicadores como la puntualidad, el costo y el cumplimiento de la calidad, la satisfacción de las partes interesadas o la utilización de recursos.
• Gestión de riesgos: el cuadro de mando puede incluir información sobre los riesgos identificados y su nivel de criticidad. Esto permite monitorear los riesgos y tomar medidas proactivas para mitigar su impacto en el proyecto.

Indicadores de rendimiento de los proyectos

Hay muchos KPI en un proyecto , y es importante que cada gerente de cartera de proyectos elija las métricas más importantes para mantenerse alineado con sus objetivos.

Debemos centrarnos en indicadores que tengan un impacto real y sobre los que sea posible actuar. 

Para medir un proyecto, los principales indicadores de rendimiento están siempre presentes.

• Avance del proyecto: cuál es el porcentaje o valor de avance frente a la meta. Este progreso se puede detallar por tarea o se puede considerar en su conjunto.
• Tiempo invertido en el objetivo: Otra métrica de rendimiento es la capacidad de mantenerse dentro del objetivo de tiempo presupuestado en el proyecto, con el fin de mantenerse alineado con el objetivo.
• El margen del proyecto en relación con el margen presupuestario: cuando es posible calcular un margen presupuestario (debe estar vendido y tener una facturación), es interesante comparar el margen recalculado del proyecto con el margen presupuestado inicialmente. El margen recalculado tiene en cuenta los costos pasados y futuros del proyecto.
• La tasa de finalización: compara el valor vendido del proyecto con el valor del tiempo que los empleados dedican y ven en el proyecto. Esto proporciona otro análisis del rendimiento del proyecto y si el precio del proyecto se llevó a cabo correctamente.

La gestión de cartera de proyectos es, por tanto, una ventaja para todas las empresas que trabajan en modo proyecto.

Este enfoque ayuda a aportar más rendimiento a los proyectos al alinear la gestión de proyectos con los objetivos estratégicos de una empresa.

Proporciona una mayor visibilidad para identificar palancas de mejora y optimiza los recursos para ofrecer mejores resultados generales.

Para empezar a gestionar proyectos de forma eficaz, es importante identificar el software de gestión de carteras de proyectos adecuado.

El software Stafiz permite satisfacer todas las necesidades de la gestión de la cartera de proyectos.