Aspectos básicos de la gestión de la cartera de proyectos

¿Qué es la gestión de la cartera de proyectos?

Definición de la gestión de la cartera de proyectos (GCP)

La gestión de la cartera de proyectos se encuentra en la intersección de tres disciplinas: la gestión empresarial, la gestión general y la gestión de proyectos y programas. La gestión de la cartera de proyectos es la dimensión más estratégica de la gestión de proyectos.

Se trata del proceso de evaluar, priorizar y seleccionar los proyectos más pertinentes para una organización, teniendo en cuenta sus objetivos estratégicos, los recursos disponibles y las limitaciones.

La gestión de la cartera de proyectos también implica el seguimiento y control de los proyectos en curso, así como la evaluación de su rendimiento para garantizar su alineación continua con los objetivos estratégicos de la organización.

¿Cuál es la diferencia entre gestión de proyectos y ppm?

Aunque se trata de dos disciplinas dentro de la gestión de proyectos, merecen dos nombres distintos debido a sus diferentes alcances.

La gestión de proyectos se centra en la planificación, ejecución y seguimiento de un único proyecto. Los responsables se aseguran de que el proyecto se entregue a tiempo, dentro del presupuesto y según las especificaciones del cliente.

Implica todas las tareas necesarias para llevar a cabo el proyecto, como definir objetivos, gestionar recursos, gestionar riesgos y garantizar una buena comunicación entre las partes interesadas.

Sigue la guía para un seguimiento óptimo del proyecto

La estrategia de cartera de proyectos, en cambio, abarca un ámbito más amplio, de ahí su denominación de auténtica estrategia por derecho propio. Abarca la selección de proyectos (y por tanto sus criterios), y la optimización y gestión global de un conjunto de proyectos y programas dentro de la organización. También aplica los métodos de la gestión financiera a la gestión de proyectos.

Este enfoque permite alinear estratégicamente los proyectos vendidos con los distintos objetivos estratégicos de la empresa, como :

• maximizar el ROI ;
• optimización de la asignación de recursos ;
• estrategias de inversión ;
• gestión de riesgos ;
• crecimiento y rentabilidad ;
• diversificación empresarial.

En resumen, mientras que la gestión de proyectos se centra en el éxito de un proyecto concreto, el PPM garantiza la coherencia y rentabilidad de todos los proyectos de una organización.

¿Cómo alinear las ppm con los objetivos estratégicos de la empresa?

Una buena gestión de la cartera de proyectos aborda cuestiones cruciales y estratégicas. Ofrece respuestas a las siguientes preguntas:

• ¿En qué estamos trabajando?
• ¿Estamos trabajando en los proyectos adecuados?
• ¿Cómo se invierten nuestro dinero y nuestro personal?
• ¿Cómo actuamos?
• ¿Tenemos capacidad para absorber futuros proyectos?
• ¿Está optimizada nuestra cartera de proyectos?
• ¿Se han confirmado los resultados previstos de los proyectos?
• ¿Podemos realizar los proyectos actuales de forma práctica y correcta?

La metodología de gestión de la cartera de proyectos ofrece muchas ventajas. En primer lugar, proporciona :

• Mayor rentabilidad de la inversión en proyectos
• Menos riesgos en la organización de proyectos
• Mejor ejecución de los planes estratégicos
• Gestión más realista de la capacidad y la carga de trabajo de los proyectos
• Entrega de proyectos más rápida
• Mayor satisfacción del cliente

¿Cuáles son las ventajas de la gestión de la cartera de proyectos?

La visión exhaustiva de una cartera de proyectos proporciona una visibilidad única, que ayuda a mejorar el rendimiento de la empresa gracias a cuatro ventajas principales que aporta esta metodología:

Optimización de recursos y capacidades

Las empresas tienen que crecer con limitaciones de capacidad. Los recursos, sobre todo de personal, son limitados, por lo que planificar y optimizar el tiempo del personal en los proyectos es una cuestión estratégica.

La gestión de la cartera de proyectos ofrece una visión global de los proyectos en curso en una organización, lo que facilita una planificación y asignación de recursos más eficaces. Al identificar los proyectos que más contribuyen a los objetivos estratégicos, la gestión de la cartera permite concentrar los recursos en las iniciativas más importantes.

También fomenta la colaboración y coordinación entre equipos y departamentos. Permite compartir mejor los recursos entre departamentos y posibilita un arbitraje óptimo al evitar conflictos de planificación y favorecer el intercambio de información y competencias.

Por último, con visibilidad sobre el progreso de los proyectos individuales, los futuros proyectos a punto de empezar y los indicadores disponibles para los gestores de la cartera de proyectos, están en mejor posición para tomar mejores decisiones de asignación de proyectos, colocando los recursos donde serán más estratégicos.

Esta visibilidad global también permite determinar qué competencias están insuficientemente capacitadas dentro de la organización, y para cuáles es necesaria la contratación o incluso la formación. 

Mejorar el seguimiento financiero y el rendimiento de los proyectos

La visibilidad de toda la cartera de proyectos significa que puede ver de un vistazo el estado de todos sus proyectos e identificar fácilmente los que están por encima del presupuesto o retrasados. Es más fácil identificar los bloqueos y las razones por las que un proyecto no rinde.

Con una visión de toda la cartera, es posible tomar decisiones informadas para corregir un giro equivocado.

Por ejemplo, un gestor de cartera de proyectos puede optar por reasignar recursos de un proyecto que muestra signos de progreso a otro que atraviesa dificultades. Sin una visión global de la situación de los distintos proyectos de la cartera, es imposible restablecer la situación, porque falta información.

La gestión de la cartera de proyectos identifica y evalúa los riesgos potenciales asociados a cada proyecto. Esto permite poner en marcha estrategias adecuadas de gestión de riesgos para minimizar los impactos negativos y maximizar las posibilidades de éxito. Al supervisar y gestionar los riesgos de forma proactiva, la gestión de la cartera contribuye a una cuidadosa gestión del calendario, evitando los excesos presupuestarios y el fracaso de los proyectos.

La gestión de la cartera de proyectos proporciona indicadores clave de rendimiento para evaluar el progreso y los resultados de los proyectos.

Esto permite identificar rápidamente los proyectos en dificultades y adoptar medidas correctoras para volver a encarrilarlos. La supervisión del rendimiento también facilita el aprendizaje organizativo al identificar buenas prácticas y lecciones aprendidas que pueden compartirse entre proyectos.

Toma de decisiones más estratégica

La gestión de la cartera de proyectos permite comparar unos proyectos con otros utilizando criterios estratégicos. Proporciona herramientas y metodologías para evaluar los beneficios, riesgos, costes e impacto de los proyectos en los objetivos estratégicos.

Estas evaluaciones comparativas ayudan a los responsables a priorizar los proyectos y tomar decisiones con conocimiento de causa.

• Anticipar oportunidades y riesgos

La gestión de la cartera de proyectos permite anticipar las oportunidades y los riesgos asociados al entorno externo. Ayuda a identificar tendencias, necesidades del mercado, innovaciones yposibles amenazasque podrían influir en la estrategia de la organización.

Esta información ayuda a los responsables a ajustar la cartera de proyectos para aprovechar las oportunidades estratégicas o hacer frente a los riesgos emergentes.

• Reevaluación y ajuste continuo

La gestión de la cartera de proyectos fomenta un enfoque iterativo y adaptativo de la toma de decisiones estratégicas.

Permite supervisar el rendimiento de los proyectos, analizar la rentabilidad y evaluar los resultados en relación con los objetivos estratégicos, e introducir ajustes en caso necesario. Esto permite una toma de decisiones dinámica que evoluciona en función de los cambios del entorno y de la nueva información disponible.

¿Cómo se establece un sistema de gestión paso a paso de la cartera de proyectos?

Fase 1: Selección del proyecto

Criterios de selección de proyectos

Para determinar qué proyectos incluir en las carteras de proyectos que hay que gestionar, hay que analizarlos y clasificarlos según una serie de criterios:

1. Alineación estratégica: los proyectos deben ser coherentes con los objetivos estratégicos de la organización.
2. Resultados esperados: los proyectos deben tener objetivos claros y mensurables. Deben tener un impacto suficiente para la organización.
3. Viabilidad: debe evaluarse la viabilidad técnica, operativa y económica del proyecto.
4. Retorno de la inversión (ROI): los proyectos deben evaluarse en función de su potencial para ser rentables y generar valor para la organización.
5. Riesgos e incertidumbres: los proyectos deben clasificarse en función de los riesgos e incertidumbres asociados.

Método de evaluación de proyectos

A continuación, los proyectos deben evaluarse para darles una puntuación en función de cada uno de los criterios mencionados.

Existen varios métodos de evaluación de proyectos que ayudan a tomar decisiones informadas sobre qué proyectos incluir en la cartera. He aquí algunos de los métodos más utilizados.

• Análisis coste-beneficio (ACB): Este método compara los costes previstos de un proyecto con los beneficios esperados. Cuantifica los costes y beneficios en términos financieros y calcula la relación coste-beneficio para determinar la rentabilidad del proyecto.

• Análisis del rendimiento de la inversión (ROI): El ROI evalúa la rentabilidad financiera esperada de un proyecto comparando los beneficios financieros previstos con la inversión necesaria. Suele expresarse en porcentaje y se utiliza para clasificar los proyectos en función de su potencial de rentabilidad.

• Método de evaluación multicriterios (MEC): Este enfoque tiene en cuenta varios criterios, como la rentabilidad financiera, el impacto estratégico, la viabilidad técnica, la alineación con los objetivos de la organización, etc. Los proyectos se evalúan y puntúan en función de estos criterios, y a continuación se realiza un análisis comparativo para determinar los proyectos prioritarios.

• Análisis de sensibilidad: este método consiste en evaluar el impacto de las variaciones de los parámetros clave del proyecto, como costes, ingresos y plazos, en los resultados financieros. Esto ayuda a identificar los proyectos más sensibles a los cambios y a evaluar su solidez.

Es importante señalar que no existe un único método adecuado para todos los casos. Las organizaciones pueden optar por utilizar una combinación de métodos en función de sus necesidades y de la complejidad de los proyectos.

Fase 2: priorización de los proyectos

Una vez evaluados los proyectos, puede darles una puntuación.

AAsigne puntuaciones a cada proyecto en función de criterios predefinidos como impacto estratégico, viabilidad, rentabilidad de la inversión, etc. A continuación, calcule una puntuación global para cada proyecto y utilícela para priorizarlos.

También es aconsejable consultar a las partes interesadas para recabar su opinión y apoyo a la hora de tomar decisiones.

Fase 3: asignación de recursos

Optimizar los recursos

Para asignar correctamente los recursos en el marco de la gestión de la cartera de proyectos, hay que tratar de optimizarlos.

Los recursos deben asignarse a los proyectos en función de su situación y nivel de prioridad.

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Detrás de las decisiones tomadas en la asignación de recursos, el gestor busca :

• Optimizar los recursos para garantizar que la carga se ajusta al nivel óptimo de capacidad. El nivel óptimo de capacidad depende de cada organización. En algunas empresas, por ejemplo, la carga de trabajo asignada a los empleados no tiene por qué estar al máximo de su capacidad, ya que parte del tiempo debe reservarse para trabajar en otras actividades (formación, gestión, etc.).
• Hacer concesiones para obtener los resultados esperados de los proyectos: si, por ejemplo, un proyecto que encabeza la lista de prioridades se está retrasando, lo que podría repercutir negativamente en sus resultados, el director de proyecto debe buscar la forma de recuperar recursos de proyectos menos prioritarios y asignarlos a este proyecto para restablecer la situación.

Así que tenemos que trabajar constantemente para reasignar recursos y cuestionar el statu quo para mejorar la relación calidad-precio.

Gestión de limitaciones y dependencias

Para gestionar con éxito la cartera de proyectos, la planificación de la capacidad debe tener en cuenta una serie de limitaciones relacionadas con los recursos y el proyecto.

Hay que tener en cuenta ciertas limitaciones.

• Limitaciones de disponibilidad: los recursos específicos necesarios para un proyecto pueden ser limitados o no estar disponibles en determinados momentos. Por ejemplo, los expertos especializados pueden no estar disponibles durante determinados periodos, o los equipos clave pueden estar reservados para otros proyectos. Es esencial tener en cuenta estas limitaciones de disponibilidad a la hora de asignar los recursos.
  
• Restricciones de plazos: los proyectos pueden tener estrictas limitaciones de calendario que exijan una asignación específica de recursos para cumplir los plazos. Es importante tener en cuenta estas limitaciones temporales a la hora de optimizar los recursos.
• Restricciones presupuestarias: los recursos financieros disponibles pueden ser limitados y es esencial respetar las restricciones presupuestarias a la hora de asignar recursos a los proyectos. Una planificación financiera adecuada y una buena gestión de los costes son necesarias para garantizar una utilización eficaz de los recursos.
• Dependencias entre proyectos: algunos proyectos pueden tener dependencias entre proyectos, lo que significa que la finalización o el avance de un proyecto depende de la disponibilidad de resultados o recursos de otros proyectos.

Hay que prever estas limitaciones y dependencias para que la optimización de los recursos produzca el mejor resultado posible.

Etapa 4: Seguimiento y evaluación del proyecto

El cuadro de mando de seguimiento del proyecto

Para gestionar correctamente una cartera de proyectos, es necesario tener visibilidad sobre el rendimiento de todos los proyectos de la cartera. Esto significa poder consolidar los cuadros de mando de todos los proyectos.

El cuadro de mando de proyectos es crucial para la gestión eficaz de su cartera de proyectos. Proporciona visibilidad sobre el estado, el rendimiento y la rentabilidad de los proyectos. Este cuadro de mandos de seguimiento de proyectos ofrece la siguiente información.

• Seguimiento del progreso: pone de relieve las actividades realizadas, las tareas en curso y las que están por venir. Ofrece una visión global del avance del proyecto y permite detectar rápidamente posibles discrepancias o retrasos;
• Indicadores de gestión del proyecto: proporciona indicadores clave de rendimiento (KPI) para evaluar el rendimiento del proyecto. Puede incluir indicadores como el cumplimiento de los plazos, los costes y la calidad, la satisfacción de las partes interesadas, la utilización de los recursos, etc;
• Gestión de riesgos: el cuadro de mandos puede incluir información sobre los riesgos identificados y su nivel de criticidad. Esto permite supervisar los riesgos y tomar medidas proactivas para mitigar su impacto en el proyecto.

Indicadores de rendimiento del proyecto

Existen muchos KPI para un proyecto, y cada gestor de cartera de proyectos debe elegir los indicadores más importantes para mantenerse alineado con sus objetivos. Hay que centrarse en los indicadores que tienen un impacto real y sobre los que se puede actuar. 

Para medir un proyecto, los principales indicadores de rendimiento están siempre presentes.

• Progreso del proyecto: cuál es el progreso en porcentaje o valor en relación con el objetivo. Este progreso puede desglosarse por tareas o considerarse en su conjunto.
• Tiempo invertido con respecto al objetivo: otra medida del rendimiento es la capacidad de mantenerse dentro del tiempo presupuestado en el proyecto, con el fin de permanecer alineado con el objetivo.
• Margen del proyecto comparado con el margen presupuestado: cuando es posible calcular un margen presupuestado (hay que vender y facturar), es interesante comparar el margen recalculado del proyecto con el margen presupuestado inicialmente. El margen recalculado tiene en cuenta los costes pasados y futuros del proyecto.
• Tasa de finalización: compara el valor vendido por el proyecto con el valor del tiempo dedicado y el tiempo futuro dedicado por los colaboradores al proyecto. Esto proporciona otro análisis del rendimiento del proyecto y de si se ha valorado correctamente.

La gestión de la cartera de proyectos es, por tanto, una baza para todas las empresas que trabajan en modo proyecto. Este enfoque permite mejorar el rendimiento de los proyectos al alinearlos con los objetivos estratégicos de la empresa. Proporciona una mayor visibilidad para identificar las palancas de mejora y permite optimizar los recursos para obtener mejores resultados globales.

Para embarcarse en una gestión de proyectos eficaz, debe identificar el software de gestión de carteras de proyectos adecuado.

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