La guía completa de las especificaciones del proyecto

Un verdadero hilo conductor, las especificaciones juegan un papel central en el éxito de un proyecto. La respuesta a la pregunta "¿ Necesitamos especificaciones para un proyecto?" es indiscutible: sí. Esta herramienta esencial garantiza que se respeten los objetivos, el alcance del proyecto, los plazos y el presupuesto.

Pero entonces, ¿qué debe contener una especificación? En este artículo, explicamos por qué este documento es estratégico, cuáles son los desafíos para cada parte interesada y proponemos una estructura de especificaciones de proyecto clara, reutilizable como plantilla, para sus proyectos futuros.

¿Qué es una especificación de proyecto?

Formalizar necesidades

Es probable que cualquier proyecto requiera especificaciones de proyecto: desde el rediseño de un sitio web hasta la implementación de software, incluida la organización de un evento. 

De hecho, es un documento esencial porque formaliza todos los elementos esenciales para el buen funcionamiento del proyecto y su éxito:

• necesidades
• Objetivos
• el perímetro,
• Restricciones
• Funciones
• Plazos
• el presupuesto provisional.

Planificar y realizar un seguimiento

De este modo, constituye una base para la planificación del proyecto y facilita su posterior gestión. Condensa todos los elementos en un solo documento, proporcionando un nivel uniforme de información para todas las partes interesadas, tanto internas como externas. 

Un documento contractual

Las especificaciones del proyecto se elaboran durante la fase de planificación del proyecto, después de que el cliente haya expresado sus expectativas. 

Aunque el director del proyecto suele ser el encargado de redactarlo, esta tarea se puede delegar a un consultor externo. En todos los casos, el documento producido debe ser aprobado oficialmente y luego firmado por el cliente y el equipo del proyecto, constituyendo así un documento contractual. Sin embargo, no representa un contrato por derecho propio.  

Los diferentes tipos de especificaciones

Las especificaciones funcionales

La especificación funcional detalla cómo el producto o servicio satisfará las necesidades. Así, especifica los usos, funcionalidades, características y restricciones. Sirve de base para las especificaciones técnicas, pero no expresa una solución técnica. 

Las especificaciones técnicas

Las especificaciones técnicas reflejan las necesidades funcionales desde un punto de vista técnico. Así, detalla: 

• la solución técnica utilizada,
• los aspectos técnicos que deben tenerse en cuenta,
• las normas que deben respetarse,
• Restricciones
• características con una perspectiva técnica.

Las especificaciones mixtas

Las especificaciones mixtas son una combinación de las especificaciones funcionales y técnicas. Pueden redactarse por separado o integrarse en un único documento: el pliego de condiciones mixto. 

¿Por qué las especificaciones son cruciales para las empresas de servicios?

Especificaciones como herramienta de seguridad cliente-proveedor

Las especificaciones contribuyen a una relación saludable entre el cliente y el proveedor de servicios. De hecho, clarifica la relación comercial y proporciona un marco para los compromisos con el fin de evitar cualquier disputa. 

Por lo tanto, las especificaciones del proyecto sirven como referencia, limitando los malentendidos, las palabras no dichas y las inexactitudes. 

Claro, específico, sin ambigüedades, garantiza que todos los elementos estén claros en ambos lados para maximizar la calidad entregada. Establece los límites especificando las exclusiones y restricciones. Además, facilita la creación de la cotización explicando las expectativas. 

Los desafíos de las especificaciones de gestión de proyectos

• Gerente de Proyecto y Equipo 

En el contexto de las empresas de servicios, las especificaciones del proyecto representan un gran desafío para el equipo del proyecto. Compuesto por el director del proyecto que diseña y gestiona el proyecto, los consultores son responsables de respetar las limitaciones de ejecución, el alcance y las prioridades. Idealmente, el gerente de proyecto es responsable de la rentabilidad de sus proyectos y la satisfacción del cliente.

Retos

Así, para el equipo del proyecto, las especificaciones del proyecto permiten: 

• Ten visibilidad de tareas, hitos y programas gracias al cronograma del proyecto. 
• saber quién producirá sus elementos y en cuánto tiempo,
• evitar malentendidos y malentendidos,
• Anticípate a los puntos de fricción.

Riesgos 

El límite de especificaciones del proyecto: 

• conflictos por prioridades, 
• Dudas sobre responsabilidades y asignación: el gerente de proyecto es responsable, su misión es entregar el proyecto de acuerdo con las reglas y a tiempo,
• Desvinculación del cliente: al firmar, el cliente reconoce que está informado y de acuerdo con la información proporcionada.

¿Necesita una herramienta de seguimiento financiero?

Con Stafiz, descentralizas, empoderas y equipas a tus gestores de proyectos. El resultado: se benefician de indicadores clave de previsión, como el margen, y, por lo tanto, pueden reaccionar antes de los excesos.

Más información sobre el seguimiento del presupuesto

• La dirección y la alta dirección

La gerencia tiene necesidades diferentes a las del equipo del proyecto. Responsable de la visión estratégica, su interés es tener visibilidad sobre el logro de los objetivos del portafolio de proyectos : es por lo tanto una visión consolidada del seguimiento del cumplimiento de las especificaciones que necesita.

Retos 

Los pliegos de condiciones deben garantizar la rentabilidad de los proyectos y la satisfacción de los clientes. El seguimiento de los informes de los proyectos debe permitir mantener una cartera alineada con los objetivos estratégicos y financieros.

Riesgos

Por lo tanto, las especificaciones del proyecto proporcionan una base para el seguimiento del rendimiento consolidado : costos, plazos, satisfacción del cliente.

Stafiz le permite realizar un seguimiento de los proyectos de la cartera de un vistazo . Por lo tanto, es posible identificar rápidamente los proyectos que se desviarán en costoo plazo, pero también los proyectos y clientes más rentables. Stafiz ofrece informes detallados para identificar las causas de las desviaciones con el fin de poder restaurar el margen o los plazos de entrega.

Gestión financiera de proyectos

• Gerente de Portafolio de Proyectos 

En una empresa de servicios, los gerentes de PPM (gerente de unidad de negocio, COO o director de operaciones), junto con los gerentes de proyecto, juegan un papel clave en la gestión de la producción. Su atención se centra entonces en la gestión de los recursos a través de proyectos y su rentabilidad. Junto con los jefes de proyecto, establecen los presupuestos provisionales de los proyectos en el pliego de condiciones con el fin de generar un margen determinado.

Retos

Para los gestores de carteras, las especificaciones constituyen una línea de base. Esto le permitirá organizar la ejecución y planificar los recursos , especialmente durante las reuniones de personal : organizar los perfiles en todos los proyectos, identificar y dotar de personal a los perfiles adecuados, en el momento adecuado, en la misión adecuada.

Riesgos

Sin especificaciones precisas, los gestores de carteras están expuestos a una mala estimación de los costes, a una mala descripción de las necesidades y, por tanto, de la dotación de personal asociada. Esto representa un riesgo para los plazos, la calidad de los entregables y la disponibilidad de los pares perfil-proyecto adecuados, lo que en última instancia repercute en la satisfacción del cliente.

Selección de perfil

Stafiz centraliza las solicitudes de tu perfil y acelera tu toma de decisiones con toda la información que necesitas para seleccionar y asignar tus perfiles: coincidencia de habilidades, disponibilidad e incluso apetitos. Sus reuniones de personal son mucho más fáciles y rápidas.

Visibilidad predictiva de la carga

Stafiz proporciona visibilidad predictiva sobre la carga de trabajo de los equipos, evitando así la infra o la sobrecarga.

• Directores financieros y controladores de gestión

Estos perfiles se encargan de supervisar las finanzas. Centran su atención en la rentabilidad y los riesgos contractuales. 

Retos

Así, utiliza las especificaciones para hacer un seguimiento de los presupuestos establecidos, controlar los costes, los plazos y los márgenes. Las especificaciones del proyecto le permiten cuantificar con precisión el servicio y el costo de producción.

En particular, Stafiz permite obtener una visión sobre el aterrizaje, dando a los financieros una capacidad de predicción, lo que permite anticipar las desviaciones con anticipación. Podemos ver en el ejemplo, que la curva de los recursos previstos supera aquada, en rojo, de los recursos máximos previstos inicialmente, dejando tiempo para actuar.

Riesgos

Para los equipos financieros, las especificaciones incompletas o mal definidas en términos de costos representan un riesgo financiero, que puede llevar a sobrecostos presupuestarios debido a la subestimación de los costos o a la sobreestimación de los recursos necesarios para un proyecto. 

• Equipos de ventas 

Como interlocutores directos del cliente, los representantes de ventas y Customer Successes se centran en la relación con el cliente : hacer un seguimiento, apoyarlo e identificar oportunidades de ventas adicionales. 

Retos

Para ellos, los pliegos del proyecto representan un punto de referencia contractual que les permite gestionar las expectativas y formalizar los compromisos.

Riesgos 

La especificación del proyecto ayuda a evitar un marco deficiente, lo que podría provocar la insatisfacción del cliente o un túnel sin visibilidad en el proyecto. 

¿Cómo redactar una especificación de proyecto eficaz?

Los 9 pasos a seguir para escribir una especificación

Recopila la información 

El primer paso en la redacción de una especificación de proyecto relevante es recopilar información de las diversas partes interesadas. Esto puede tomar la forma de entrevistas individuales, reuniones de grupo o incluso análisis de referencia y pruebas de usuario. 

Establecer el contexto

Dar contexto al proyecto es fundamental para los equipos que trabajan en él. De hecho, desde un punto de vista operativo y estratégico, es esencial comprender el entorno y los problemas generales. 

Así, esta primera parte consiste en una presentación rápida de la empresa y más concretamente del proyecto. 

En la presentación de la empresa, es necesario definir: 

• el funcionamiento general de la organización; Esto es aún más útil si trabaja con proveedores de servicios externos,
• el sector y el mercado de actividad,
• los productos o servicios ofrecidos,
• la visión a corto y largo plazo. 

En la presentación del proyecto, será necesario aclarar: 

• las necesidades que aborda el proyecto,
• las razones que llevaron a la aparición de este proyecto, 
• por qué fueron criados, y por qué ahora, 
• las ventajas y beneficios esperados.

Además, el contexto debe presentar el estado actual del proyecto, es decir, las versiones existentes y todas las que ya se han producido hasta el momento. Esto puede incluir versiones anteriores, maquetas, borradores o presentaciones.

Definir objetivos

La definición de los objetivos concreta los resultados esperados, de forma cuantificada. El método SMART con el fin de definir objetivos específicos, medibles, alcanzables, realistas y con plazos determinados. 

Por ejemplo: aumentar el tráfico orgánico del sitio en un 20% en 6 meses.

Clarificación del ámbito de aplicación

La definición del perímetro le permite evitar cualquier desbordamiento o deslizamiento del alcance .

Por lo tanto, es fundamental definir los límites, a todos los niveles: 

• el nivel de intervención (empresa o grupo),
• las personas o servicios implicados y los que específicamente no están implicados,
• los principales beneficiarios del proyecto,
• cualquier frontera geográfica, 
• Idiomas. 

Especificación de las restricciones

Además de las limitaciones, el proyecto puede contener restricciones. Especialmente: 

• Limitaciones técnicas: software, red, tecnología, etc.
• restricciones regulatorias,
• Hora
• Presupuesto.

La definición de restricciones también puede ir acompañada de una gestión de riesgos : ¿qué hacer en caso de retraso? ¿Cómo se administran las dependencias? 

Clarificar los entregables esperados en las especificaciones

Determinar los entregables esperados ayuda a evitar ambigüedades, conflictos o decepciones. Al especificar qué se entregará y en qué forma, limita el riesgo de frustración para el cliente. Por lo tanto, este paso debe especificar las condiciones que deben cumplirse para que los entregables se consideren validados. 

Clarificar los plazos y los hitos

Cualquier proyecto exitoso requiere una definición clara del cronograma. Por lo tanto, después de estimar el tiempo necesario para la preparación, el cumplimiento y las pruebas, proponga una fecha de entrega. No seas demasiado optimista, sé realista por encima de todo. Incluya también entregables intermedios, esto tranquilizará al cliente y marcará los aspectos más destacados para los equipos operativos. 

Para ayudarte a organizar el proyecto temporalmente, puedes usar un diagrama de Gantt. Esta herramienta ayuda a visualizar claramente las fechas clave, los hitos y la fecha de entrega. 

Como recordatorio, las especificaciones no tienen el valor de un contrato. Pero la fecha de entrega puede incluirse en una factura o en un presupuesto y luego se convertirá en contractual.

Establece un presupuesto 

Para definir el presupuesto proyectado del proyecto y controlar su consumo, utilice un software de gestión de proyectos como Stafiz.

Considere todas las partidas de gastos, Stafiz por ejemplo para introducir todos los costes y gestionar sus diferentes modelos de venta: 

• humano (interno o subcontratado),
• hardware (software, infraestructura, licencias),
• Costos de mantenimiento.

Tener el renderizado validado

Una vez redactadas las especificaciones del proyecto, debe asegurarse de que son adecuadas para el patrocinador del proyecto. Esto evitará cambios durante el transcurso del proyecto que puedan poner en peligro su éxito.

Sin embargo, tenga en cuenta que algunos elementos pueden cambiar, como los recursos, la programación o los requisitos. Cada elemento modificado tiene un impacto que, por lo tanto, debe reflejarse en las demás características.

Una vez firmado y aprobado, el resumen del proyecto se puede compartir con el resto del equipo para que todos tengan el mismo nivel de información. 

Stafiz le permite desarrollar archivos de habilidades para presentar a su cliente, validando así las especificaciones sobre el componente de empleado a movilizar en el proyecto.

Prácticas recomendadas para redactar especificaciones de proyecto

Estas son algunas de las mejores prácticas para establecer especificaciones relevantes del proyecto.

• Exprésate en un lenguaje claro y accesible que no deje lugar a la interpretación.
• Comunicar expectativas realistas, en términos de características, plazos o presupuesto.
• Ten en cuenta los márgenes de seguridad.
• Tenga en cuenta que las especificaciones del proyecto pueden cambiar.
• Ilustre con tablas, gráficos y otros elementos visuales para que el documento sea agradable de leer.
• Realice un seguimiento de todos los cambios realizados a medida que avanza el proyecto, con un control de versiones preciso.

Errores comunes que debe evitar en sus especificaciones

Algunos errores comunes deben evitarse al escribir las especificaciones de su proyecto. 

• Ser demasiado técnico o demasiado específico : Este documento está destinado a un público heterogéneo.
• No enmarcar suficientemente el perímetro y generar desviación perimetral. En caso de cambio, recuerde adaptar el horario o el presupuesto en consecuencia. Los objetivos inalcanzables pueden crear sobrecarga y frustración en el equipo. 
• Olvidar tener el documento validado y firmado. 

Escribir una especificación precisa del proyecto es esencial para garantizar el éxito de un proyecto. Al igual que una hoja de ruta, aclara las responsabilidades, determina las prioridades y limita los riesgos de deriva y ambigüedad entre todas las partes interesadas.

Sin embargo, sigue siendo esencial marcar la diferencia entre una carta de proyecto y una crémen : la carta establece las líneas principales y se centra en la validación oficial del lanzamiento del proyecto, mientras que las especificaciones detallan lo que hay que hacer, cuándo y por quién.

Al estructurar sus especificaciones de forma clara y exhaustiva, como en el ejemplo que ofrecemos, pone todas las posibilidades de su lado para gestionar sus proyectos de forma eficaz, reforzar la satisfacción del cliente y garantizar la rentabilidad de sus misiones.