De complete gids voor projectspecificaties

De specificaties vormen de rode draad die een project samenbindt en spelen een centrale rol in het succes ervan. Het antwoord op de vraag "Hebben we specificaties nodig voor een project? is onbetwistbaar: ja. Dit essentiële hulpmiddel zorgt ervoor dat doelstellingen, projectomvang, deadlines en budget worden gerespecteerd.

Dus wat moet er in een specificatie staan? In dit artikel leggen we uit waarom dit document strategisch is, wat er voor elke stakeholder op het spel staat en stellen we een duidelijke structuur voor projectspecificaties voor die je kunt hergebruiken als model voor je toekomstige projecten.

Wat zijn projectspecificaties?

Eisen formaliseren

Voor elk project is waarschijnlijk een projectspecificatie nodig: van het herontwerp van een website tot de uitrol van software of de organisatie van een evenement. 

Dit is een essentieel document, omdat het alle elementen formaliseert die essentieel zijn voor het soepele verloop en het succes van het project:

• behoeften,
• doelstellingen,
• de omtrek,
• beperkingen,
• functionaliteiten,
• deadlines,
• de voorlopige begroting.

Planning en controle

Op deze manier biedt het een basis voor de planning van het project en vergemakkelijkt het het latere beheer ervan. Het vat alle elementen samen in één document en biedt alle belanghebbenden, zowel intern als extern, een uniform informatieniveau. 

Een contractueel document

Projectspecificaties worden al in de planningsfase van het project opgesteld, nadat de klant zijn verwachtingen heeft uitgesproken. 

Hoewel de projectmanager meestal verantwoordelijk is voor het opstellen ervan, kan deze taak worden gedelegeerd aan een externe consultant. In alle gevallen moet het opgestelde document officieel worden goedgekeurd en vervolgens worden ondertekend door de klant en het projectteam, waardoor het een contractueel document wordt. Het is echter geen contract op zich.  

De verschillende soorten specificaties

Functionele specificaties

De functionele specificaties specificeren hoe het product of de dienst aan de behoeften zal voldoen. Het specificeert gebruik, functionaliteiten, kenmerken en beperkingen. Het dient als basis voor de technische specificaties, maar drukt geen technische oplossing uit. 

Technische specificaties

De technische specificaties vertalen de functionele eisen vanuit een technisch oogpunt. Het bevat details: 

• de gebruikte technische oplossing,
• de technische aspecten waarmee rekening moet worden gehouden,
• de normen waaraan moet worden voldaan,
• beperkingen,
• functionaliteit vanuit een technisch perspectief.

Gemengde specificaties

De gemengde specificatie is een combinatie van functionele en technische specificaties. Ze kunnen afzonderlijk worden geschreven of worden geïntegreerd in één document: de gemengde specificatie. 

Waarom zijn specificaties cruciaal voor dienstverlenende bedrijven?

Specificaties als hulpmiddel voor het veiligstellen van klant-leverancierrelaties

De specificaties dragen bij tot een gezonde relatie tussen de klant en de dienstverlener. Het verduidelijkt de commerciële relatie en biedt een kader voor verbintenissen omeventuele geschillen te vermijden. 

Op deze manier dienen de projectspecificaties als referentie, waardoor misverstanden, onuitgesproken woorden en onnauwkeurigheden worden beperkt. 

Het is duidelijk, specifiek en ondubbelzinnig en zorgt ervoor dat alle elementen aan beide kanten duidelijk zijn om de geleverde kwaliteit te maximaliseren. Het stelt grenzen door uitsluitingen en beperkingen te specificeren. Het vergemakkelijkt ook het maken van de offerte door verwachtingen expliciet te maken. 

De uitdagingen van specificaties in projectmanagement

• Projectmanager en team 

In de context van dienstverlenende bedrijven vormen projectspecificaties een grote uitdaging voor het projectteam. De consultants bestaan uit de projectmanager, die het project ontwerpt en stuurt, en zijn verantwoordelijk voor het respecteren van de beperkingen van uitvoering, reikwijdte en prioriteiten. Idealiter is de projectmanager verantwoordelijk voor de winstgevendheid van hun projecten en klanttevredenheid.

Problemen

Voor het projectteam maakt de projectspecificatie het mogelijk : 

• zichtbaarheid van taken, mijlpalen en programma's dankzij de projectplanning. 
• om te weten wie het werk zal uitvoeren en hoe lang het zal duren,
• misverstanden te voorkomen,
• voorkom wrijvingspunten.

Risico's 

De projectspecificaties beperken : 

• conflicten over prioriteiten, 
• Twijfels over verantwoordelijkheden en opdrachten: de projectmanager is verantwoordelijk voor het op tijd en volgens specificatie opleveren van het project,
• terugtrekking van de klant: door te ondertekenen erkent de klant dat hij/zij is geïnformeerd en akkoord gaat met de verstrekte informatie.

Heb je een hulpmiddel voor financiële controle nodig?

Met Stafiz kunt u uw projectmanagers decentraliseren, versterken en uitrusten. Het resultaat: ze profiteren van de voorspelling van belangrijke indicatoren zoals marges, zodat ze kunnen reageren voordat er overschrijdingen optreden.

Meer informatie over budgetbewaking

• Management en topmanagement

Het management heeft andere behoeften dan het projectteam. Het management is verantwoordelijk voor de strategische visie en wil graag zicht hebben op het behalen van de doelstellingen van de projectportfolio: daarom heeft het een geconsolideerd overzicht nodig van de controle op de naleving van de specificaties.

Problemen 

Projectspecificaties moeten de winstgevendheid van het project en de klanttevredenheid garanderen. Projectrapporten moeten worden gecontroleerd om de portefeuille in lijn te houden met de strategische en financiële doelstellingen.

Risico's

Projectspecificaties bieden een basis voor het bewaken van geconsolideerde prestaties: kosten, deadlines, klanttevredenheid.

Stafiz maakt het mogelijk om in één oogopslag te volgen in één oogopslag portfolioprojecten in één oogopslag. Dit betekent dat je snel de projecten kunt identificeren, en vooral voorspellen, die gaan afwijken in termen van kosten of deadline, evenals de meest winstgevende projecten en klanten.Ook kunnen de meest winstgevende projecten en klanten worden geïdentificeerd. Stafiz biedt gedetailleerde rapporten om de oorzaken van afwijkingen te identificeren, zodat marges of levertijden kunnen worden hersteld.

Financieel projectbeheer

• Project portfoliomanager 

In een dienstverlenend bedrijf spelen de PPM-managers (business unit manager, COO of operationeel directeur) samen met de projectmanagers een sleutelrol in het aansturen van de productie. Hun aandacht gaat uit naar het beheer van middelen via projecten en de winstgevendheid ervan. Samen met de projectmanagers stellen ze in de specificaties de projectbudgetten om een bepaalde marge te behalen.

Problemen

Voor portefeuillebeheerders vormen de specificaties een referentiebasis. Hiermee kunnen zede uitvoering organiseren en middelen te plannen in het bijzonder tijdens de personeelsvergaderingen: het organiseren van profielen over projecten heen, het identificeren en inzetten van de juiste profielen, op het juiste moment, voor de juiste opdracht.

Risico's

Zonder precieze specificaties worden portfoliomanagers blootgesteld aan een slechte kostenberekening, een slechte beschrijving van de vereisten en dus van de bijbehorende personeelsbezetting. Dit vormt een risico voor deadlines, de kwaliteit van deliverables en de beschikbaarheid van de juiste profiel-projectcombinaties, wat uiteindelijk van invloed is op de klanttevredenheid.

Profiel selecteren

Stafiz centraliseert uw profielaanvragen en versnelt uw besluitvorming met alle informatie die u nodig hebt om uw profielen te selecteren en toe te wijzen: passende vaardigheden, beschikbaarheid en zelfs appetijt. Uw personeelsvergaderingen verlopen veel gemakkelijker en sneller.

Voorspelbaar zicht op belasting

Stafiz biedt een vooruitziende blik op de werkbelasting van teams, zodat je onder- of overbelasting kunt voorkomen.

• Financieel directeuren en managementcontrollers

Deze profielen zijn verantwoordelijk voor het toezicht op de financiën. Ze richten zich op winstgevendheid en contractuele risico's. 

Problemen

Hij gebruikt de specificaties om budgetten te bewakenkosten, deadlines en marges te beheersen. De projectspecificaties stellen hem in staat om de te leveren dienst en de productiekosten nauwkeurig te becijferen.

Stafiz biedt met name een "landings"-overzicht, waardoor financiers een voorspellend vermogen hebben en kunnen anticiperen op afwijkingen stroomopwaarts. Het voorbeeld toont de curve voor voorspelde middelen die hoger zijn dan in het rood, de maximale middelen die aanvankelijk waren voorspeld, waardoor er tijd overblijft om te handelen..

Risico's

Voor financiële teams vormen onvolledige of slecht gedefinieerde specificaties in termen van kosten een financieel risico, dat kan leiden tot overschrijding van budgetten door onderschatting van kosten of overschatting van de middelen die nodig zijn voor een project. 

• Verkoopteams 

Als direct contact van de klant richten de verkoop- en klantensuccess-teams zich op de relatie met de klant: opvolgen, ondersteunen en upsell-mogelijkheden identificeren. 

Problemen

Voor hen vormen de projectspecificaties een contractueel referentiepunt voor het managen van verwachtingen en het formaliseren van toezeggingen.

Risico's 

De projectspecificaties helpen om een slechte scoping te voorkomen, die kan leiden totontevredenheid bij de klant of een tunnel zonder zicht op het project. 

Hoe schrijf je effectieve projectspecificaties?

9 stappen die u moet volgen bij het opstellen van specificaties

Informatie verzamelen 

De eerste stap bij het opstellen van een relevante projectspecificatie is het verzamelen van informatie van de verschillende belanghebbenden. Dit kan in de vorm van individuele interviews, groepsbijeenkomsten, benchmarkanalyses en gebruikerstests. 

De context bepalen

Context geven aan een project is essentieel voor de teams die eraan werken. Zowel vanuit operationeel als strategisch oogpunt is het essentieel om de omgeving en de algemene uitdagingen te begrijpen. 

Dit eerste deel bestaat uit een korte presentatie van het bedrijf en vervolgens meer specifiek van het project. 

Bij de presentatie van het bedrijf is het belangrijk om te definiëren : 

• de algemene werking van de organisatie; dit is vooral nuttig als je met externe dienstverleners werkt,
• de bedrijfssector en -markt,
• de aangeboden producten of diensten,
• korte- en langetermijnvisie. 

Bij de presentatie van het project is het belangrijk om duidelijk te maken : 

• de behoeften waarin het project voorziet,
• de redenen die tot het ontstaan van dit project hebben geleid, 
• waarom ze werden opgevoed en waarom nu, 
• de verwachte voordelen.

Daarnaast moet de context de huidige staat van het project laten zien, d.w.z. wat er al bestaat en welke versies er al zijn gemaakt. Dit kunnen eerdere versies, mock-ups, concepten of presentaties zijn.

Doelstellingen definiëren

De definitie van doelstellingen specificeert de verwachte resultaten in gekwantificeerde termen. De SMART-methode wordt gebruikt om doelstellingen te definiëren die specifiek, meetbaar, haalbaar, realistisch en tijdgebonden zijn. 

Bijvoorbeeld: het organische verkeer van de site binnen 6 maanden met 20% verhogen.

De reikwijdte verduidelijken

Het definiëren van de perimeter voorkomt overflow of scope creep.

Daarom is het essentieel om op alle niveaus grenzen te stellen: 

• het interventieniveau (bedrijf of groep),
• de betrokken mensen of afdelingen en degenen die er specifiek niet bij betrokken zijn,
• de belangrijkste begunstigden van het project,
• geografische grenzen, 
• talen. 

Beperkingen opgeven

Naast de limieten kan het project ook beperkingen bevatten. Deze omvatten 

• technische beperkingen: software, netwerk, technologie, enz.
• wettelijke beperkingen,
• tijd,
• budget.

De definitie van beperkingen kan ook gepaard gaan met risicobeheer: wat moet er gebeuren in het geval van vertragingen? Hoe moeten afhankelijkheden worden beheerd? 

De verwachte deliverables in de specificaties verduidelijken

Het bepalen van de verwachte deliverables voorkomt onduidelijkheid, conflicten of teleurstellingen. Door te specificeren wat er geleverd zal worden en in welke vorm, beperk je het risico op frustratie bij de klant. Deze fase moet daarom de voorwaarden specificeren waaraan de deliverables moeten voldoen om als gevalideerd te worden beschouwd. 

Deadlines en mijlpalen verduidelijken

Elk succesvol project heeft een duidelijk tijdschema nodig. Nadat je de benodigde tijd voor voorbereiding, implementatie en testen hebt ingeschat, stel je een opleverdatum voor. Wees vooral realistisch. Neem ook tussentijdse deliverables op om de klant gerust te stellen en mijlpalen te markeren voor de operationele teams. 

Om je te helpen het project in de tijd te organiseren, kun je een Gantt-diagram gebruiken. Dit hulpmiddel helpt je om belangrijke data, mijlpalen en leveringsdata duidelijk te visualiseren. 

Ter herinnering: de specificaties hebben geen contractuele waarde. De leveringsdatum kan echter wel worden opgenomen in een factuur of offerte en wordt dan bindend.

Een budget bepalen 

Voor de projectbudget en het verbruik ervan te bewakengebruik projectbeheersoftware zoals Stafiz.

Met Stafiz kun je bijvoorbeeld al je kosten invoeren en je verschillende verkoopmodellen beheren: 

• personeelszaken (intern of uitbesteed),
• hardware (software, infrastructuur, licenties),
• onderhoud.

Laat de rendering valideren

Zodra de projectspecificaties zijn opgesteld, moet je ervoor zorgen dat ze geschikt zijn voor de projectsponsor. Dit voorkomt wijzigingen tijdens het project die het succes ervan in gevaar kunnen brengen.

Er moet echter worden opgemerkt dat bepaalde elementen kunnen veranderen, zoals middelen, planning of vereisten. Elk element dat verandert, heeft een impact die moet worden weerspiegeld in de andere kenmerken.

Na ondertekening en goedkeuring kunnen de projectspecificaties worden gedeeld met de rest van het team, zodat iedereen over dezelfde informatie beschikt. 

Met Stafiz kun je vaardigheidsdossiers opstellen om aan je klant voor te leggen, zodat je de specificaties kunt valideren voor het personeel dat bij het project betrokken is.

Beste praktijken bij het opstellen van projectspecificaties

Hier volgen enkele best practices voor het opstellen van relevante projectspecificaties.

• Gebruik duidelijke, toegankelijke taal zodat er geen ruimte is voor interpretatie.
• Communiceer realistische verwachtingen op het gebied van functionaliteit, deadlines en budget.
• Houd rekening met veiligheidsmarges.
• Houd er rekening mee dat projectspecificaties kunnen veranderen.
• Illustreer met tabellen, grafieken en andere visuele elementen om het document prettig leesbaar te maken.
• Alle wijzigingen bijhouden terwijl het project vordert, met nauwkeurig versiebeheer.

Veelgemaakte fouten die je moet vermijden in je specificaties

Er zijn een aantal veelgemaakte fouten die je moet vermijden bij het opstellen van je projectspecificaties.

• Te technisch of te specifiek zijn: dit document is bedoeld voor een heterogeen publiek.
• Als de scope niet voldoende gedefinieerd is, kan dit leiden tot scope creep. Als de scope verandert, denk er dan aan om de planning of het budget dienovereenkomstig aan te passen. Onhaalbare doelstellingen kunnen leiden tot overbelasting van het team en frustratie. 
• Vergeten het document te valideren en te ondertekenen. 

Het opstellen van nauwkeurige projectspecificaties is essentieel voor het slagen van een project. Net als een routekaart verduidelijkt het de verantwoordelijkheden, bepaalt het de prioriteiten en beperkt het de risico's van drift en ambiguïteit tussen alle belanghebbenden.

Het is echter essentieel om een duidelijk onderscheid te maken tussen het projecthandvest en de specificaties: het handvest zet de grote lijnen uit en richt zich op de officiële validatie van de projectlancering, terwijl de specificaties gedetailleerd beschrijven wat er moet gebeuren, wanneer en door wie.

Door je specificaties op een duidelijke en volledige manier te structureren, zoals in het onderstaande voorbeeld, zet je alle zeilen bij om je projecten effectief te beheren, de klanttevredenheid te verhogen en de winstgevendheid van je opdrachten te garanderen.