Wie können Sie die nicht abrechenbaren Stunden Ihrer Projekte reduzieren?

Für viele Dienstleistungsunternehmen zählt jede Stunde. Einige Aufgaben sind jedoch unvermeidlich, auch wenn sie keine Einnahmen generieren. Diese nicht abrechenbaren Stunden können dann die Rentabilität stark belasten. Sie sind auch ein Schlüsselindikator, da sie helfen, den Preis von Dienstleistungen abzuschätzen.

Aber wie können wir dann diese nicht abrechenbaren Stunden reduzieren? In diesem Artikel bieten wir Ihnen einen Leitfaden an, um diese Arbeitszeit, die Ihre Rentabilität gefährden kann, zu verstehen und zu begrenzen.

Verstehen Sie: Warum sind einige Arbeitsstunden nicht abrechenbar?

Obwohl einige Stunden als nicht abrechenbar gezählt werden, sind sie dennoch gut gearbeitet. In der Tat werden sie als nicht abrechenbar bezeichnet, weil sie nicht direkt Einnahmen generieren, aber unvermeidlich sind: Sie gewährleisten das ordnungsgemäße Funktionieren des Unternehmens.

Diese nicht abrechenbaren Stunden sind jedoch problematisch für ESNs, Agenturen, Firmen und andere Strukturen, die Dienstleistungen anbieten, da genau die Zeit abgerechnet wird.

Als nicht abrechenbare Zeit gilt jede Zeitüberschreitung in Bezug auf das ursprünglich geplante Zeitziel. Nicht abrechenbare Stunden sollten jedoch vermieden werden, da der Preis der Dienstleistung in der Regel im Voraus mit dem Kunden festgelegt wurde. Ohne Verhandlungen kann eine Überschreitung nicht in Rechnung gestellt werden, hat aber Auswirkungen auf die Budgetprognosen.

Was bedeuten diese abrechenbaren Stunden? In Wirklichkeit umfasst diese Kategorie viele Aktivitäten, wie zum Beispiel:

• interne Projekte : wie die Implementierung von Prozessen, die Entwicklung von Tools, Schulungen, Vernetzung oder Verwaltungsmanagement,
• Fehler eines Mitarbeiters, die eine Verhandlung auf Seiten des Kunden auslösen,
• eine Geschäftsstrategie , die darin besteht, bestimmte Stunden für bestimmte Aufgaben anzubieten, um einen Kunden zu binden,
• Ein schlecht definierter Satz von Spezifikationen , der unnötige Arbeit erzeugt, die der Kunde nicht zahlen will.

Verfolgen Sie die Arbeitsauslastung nach Rolle und Team in Stafiz 

Mit dieser Sichtbarkeit können Sie ein Skript für die Auslastung erstellen, um die Transparenz in den nächsten Monaten zu verbessern. Indem Sie diese in den nächsten Wochen und Monaten mit der Kapazität der Mitarbeiter (unter Berücksichtigung von Urlaubs- und Belegungsquoten) analysieren, können Sie bereits eine Vorbesetzung vornehmen. Sie können auch die verbleibende Kapazität auf interne Projekte verteilen, die berühmten Stunden, die normalerweise nicht abrechenbar sind.

Wie kann ich nicht abrechenbare Stunden erfassen?

Eine hohe Anzahl nicht abrechenbarer Stunden reduziert die Margen, daher ist es wichtig zu lernen, wie man sie genau quantifiziert. Die Erfassung nicht abrechenbarer Stunden dient jedoch auch anderen Zwecken:

• Identifizieren Sie zeitaufwändige, nicht abrechenbare Aufgaben, um deren Notwendigkeit zu ermitteln.
• Schiedsgerichtsprioritäten,
• die Erstellung von Angeboten dank genauer Schätzungen zu erleichtern,
• Identifizieren Sie die profitabelsten Kunden, auf die Sie sich konzentrieren sollten.
• Messen Sie die Effektivität von Teams.

Die Zeiterfassung ist daher unerlässlich: Sie ermöglicht es Ihnen, genau zu wissen, wie viele Stunden Ihre Mitarbeiter für umsatzgenerierende Aufgaben aufwenden. Eine Projektmanagement-Software wie Stafiz bietet dann eine ganzheitliche Sicht auf abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden und macht es einfach, den Abrechnungssatz (abrechenbare Stunden / verfügbare Stunden, ohne Feiertage und Feiertage) zu berechnen.

Darüber hinaus ermöglicht Stafiz auch die Konsolidierungeines Projekts. Durch die Unterscheidung zwischen externen und internen Tätigkeiten erleichtern Sie das Aussortieren von nicht abrechenbaren Stunden. 

Anpassen einer Mission in Stafiz

Anschließend können Sie die Aufschlüsselung der nicht abrechenbaren Stunden nach Person oder nach Zuordnung anzeigen. 

Festlegen von Erwartungen und Zielen für nicht abrechenbare Stunden

Eine effektive Möglichkeit, nicht abgerechnete Stunden zu reduzieren , besteht darin, Ihre Richtlinie sowohl auf Unternehmens- als auch auf Projektebene festzulegen.

Verfolgen Sie regelmäßig

Auf Projektebene sind die Projektspezifikationen von entscheidender Bedeutung, da sie es ermöglichen, die Erwartungen zu klären. Darüber hinaus ist es notwendig, während des Projekts mit dem Kunden, aber auch intern Nachbereitungspunkte durchzuführen, insbesondere wenn die Berater hauptsächlich unter Management stehen.

Ziele setzen

Eine weitere effektive Möglichkeit, nicht abrechenbare Stunden zu reduzieren, besteht darin, Ziele festzulegen, die nicht überschritten werden sollten. Dies trägt dazu bei, die Teams zu befähigen, die dann jedes Interesse daran haben, abrechenbare oder nicht abrechenbare Zeit zu begrenzen oder zu optimieren.

Optimieren Sie Prozesse, um nicht abrechenbare Aufgaben zu reduzieren

Der beste Weg, nicht abrechenbare Stunden zu reduzieren, besteht darin, Ihre Prozesse zu optimieren, um die Effizienz zu steigern.

Widmen Sie ein dediziertes Zeitfenster für nicht abrechenbare Stunden

Einige nicht abrechenbare Aufgaben, wie z. B. Verwaltungsaufgaben, sind vorhersehbar und nicht komprimierbar. Sie können sie jedoch in Blöcke gruppieren, um sich nicht zu sehr zu verzetteln. Dies maximiert die Konzentration und damit die Effizienz. 

Darüber hinaus hilft Ihnen der Einsatz von Projektmanagement-Software bei diesem Prozess:

• Die Zeiterfassung hilft Ihnen, einen Einblick in die Verteilung der aufgewendeten Zeit zu erhalten, um Ihre Agenda entsprechend zu organisieren.
• Die Automatisierung bestimmter Aufgaben, die von bestimmten Tools angeboten werden, spart Zeit. 

Strategische Zuweisung von Ressourcen

Eine weitere Möglichkeit, Prozesse zu verbessern, besteht darin, die abrechenbare Zeit durch eine effiziente Ressourcenzuweisung zu optimieren.

Daher kann es strategisch sein, Junior-Profile, die weniger teuer sind, für zugängliche Missionen zu mobilisieren, während die anspruchsvollsten Missionen älteren Profilen anvertraut werden, deren Arbeitskosten höher sind.

Ein anderer Ansatz besteht darin, Tools wie den Szenario-Builder von Stafiz zu verwenden, um die Besetzung von Daten zu automatisieren.

Ihre Ressourcenzuweisung wird zuverlässiger und schneller

Unser Staffing-Modul

Stafiz ermöglicht es auch, die Rechnungsstellung zu automatisieren und schneller bezahlt zu werden, wodurch nicht abrechenbare Stunden im Zusammenhang mit der Rechnungsstellung (Versenden von Rechnungen, Erinnerungen usw.) begrenzt werden. Stafiz bietet Funktionen für unbezahlte Erinnerungen, die durch Liefergegenstände ausgelöst oder automatisch generiert werden, wodurch Zeit für abrechenbare Stunden mit hoher Wertschöpfung freigesetzt wird.

Organisation des Managements

Einige Managementansätze können nicht abrechenbare Stunden reduzieren. 

Die Lean-Management-Methodik oder Organisationen in Sprints haben beispielsweise häufige Meilensteine, die betriebliche Ineffizienzen durch häufige Überprüfungen begrenzen. Diese Methoden sind bei IT-Dienstleistungsunternehmen nach wie vor beliebt, da sie es ihnen ermöglichen, den Überblick zu behalten, obwohl die Mitarbeiter 90 % der Zeit mit Kundenprojekten beschäftigt sind.

Darüber hinaus optimiert die Einrichtung eines strukturierten Projektmanagements mit einem klaren Validierungsworkflow und einem System von Benachrichtigungen über die Ergebnisse die Zusammenarbeit. Dies trägt dazu bei, Verzögerungen oder Fehler zu begrenzen und nicht abrechenbare Stunden zu reduzieren.

Schlichtung bei internen Tätigkeiten

Nicht abrechenbare Stunden sind unerlässlich. Es ist jedoch möglich, intern zu schlichten, um zu entscheiden, wie sie verwaltet werden sollen.

So kann beispielsweise die Bevorzugung langfristiger Einsätze eine Strategie sein, da dadurch Verwaltungsverfahren vermieden werden.

Darüber hinaus ermöglicht die Untersuchung der Auslastungsraten , die günstigsten Zeitpunkte für die Durchführung interner Projekte zu ermitteln.  

Verfolgen Sie die allgemeine finanzielle Gesundheit von Projekten

Schließlich ist die Reduzierung nicht abrechenbarer Stunden Teil einer globaleren Strategie, die darin besteht, die allgemeine finanzielle Gesundheit von Projekten zu überwachen. Diese können sich auf Zeit, Ziele und Rentabilität auswirken. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, sie zu überwachen und zu analysieren, um mögliche Budgetabweichungen zu antizipieren. Die Überwachung der Zeitverteilung nach Projekten und Teams, die durch Personalmanagement-Tools erleichtert wird, begrenzt Diskrepanzen.

Nicht abrechenbare Stunden sind unvermeidlich: administrative Aufgaben, Schulungen, Networking oder Fehler, sie sind ein wesentlicher Bestandteil der Tätigkeit eines Unternehmens. Sie können jedoch einen starken Einfluss auf die Rentabilität haben, insbesondere in Agenturen oder ESNs. Daher ist es notwendig, eine klare Strategie zu entwickeln, um sie zu regulieren und zu begrenzen.

Ein Wundermittel gibt es leider nicht. Durch die Optimierung Ihrer Prozesse, die Definition klarer interner Richtlinien und die Ausrichtung des Managements an der Geschäftsstrategie können Sie jedoch diese nicht abrechenbaren Stunden reduzieren, um Ihre Wettbewerbsfähigkeit als Unternehmen zu stärken.