¿Cómo puedes reducir las horas no facturables de tus proyectos?

Para muchas empresas de servicios, cada hora cuenta. Sin embargo, algunas tareas son inevitables aunque no generen ingresos. Estas horas no facturables pueden pesar mucho en la rentabilidad. También son un indicador clave porque ayudan a estimar el precio de los servicios.

Pero entonces, ¿cómo podemos reducir estas horas no facturables ? En este artículo, le ofrecemos una guía para comprender y limitar este tiempo de trabajo que puede amenazar su rentabilidad.

Comprenda: ¿por qué algunas horas de trabajo no son facturables?

Aunque algunas horas se cuentan como no facturables, no obstante están bien trabajadas. De hecho, se dice que no son facturables porque no generan ingresos directamente, pero son inevitables: garantizan el buen funcionamiento de la empresa.

Sin embargo, estas horas no facturables son problemáticas para las ESN, agencias, empresas y otras estructuras que ofrecen servicios, porque es precisamente el tiempo que se factura.

Se considera tiempo no facturable cualquier rebasamiento de tiempo en relación con el objetivo de tiempo planificado inicialmente. Sin embargo, se deben evitar las horas no facturables porque el precio del servicio generalmente se ha establecido de antemano con el cliente. A menos que se lleven a cabo negociaciones, un exceso no se puede facturar, pero tiene un impacto en las previsiones presupuestarias.

Entonces, ¿qué significan estas horas facturables? En realidad, esta categoría abarca muchas actividades, tales como:

• proyectos internos : como la implementación de procesos, el desarrollo de herramientas, la formación, el trabajo en red o la gestión administrativa,
• errores cometidos por un empleado que generan una negociación por parte del cliente,
• una estrategia comercial que consiste en ofrecer ciertas horas en tareas específicas para retener a un cliente,
• Un conjunto de especificaciones mal definidas que genera trabajo innecesario, que el cliente se negará a pagar.

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Con esta visibilidad, puede crear scripts de la carga para mejorar la visibilidad en los próximos meses. Al analizar esto durante las próximas semanas y meses, con la capacidad de los empleados (teniendo en cuenta las tasas de licencia y ocupación), ya puede pre-personal. También puede asignar la capacidad restante a proyectos internos, las famosas horas que generalmente no son facturables.

¿Cómo hago un seguimiento de las horas no facturables?

Un alto número de horas no facturables reduce los márgenes, por lo que es importante aprender a cuantificarlos con precisión. Sin embargo, el seguimiento de las horas no facturables también sirve para otros propósitos:

• Identifique las tareas no facturables que consumen mucho tiempo para determinar su necesidad.
• arbitrar prioridades,
• facilitar la preparación de presupuestos gracias a presupuestos precisos,
• Identifique a los clientes más rentables en los que centrarse.
• Medir la efectividad de los equipos.

Por lo tanto, el seguimiento del tiempo es esencial: le permite saber con precisión cuántas horas dedican sus empleados a tareas generadoras de ingresos. El software de gestión de proyectos como Stafiz proporciona una visión holística de las horas facturables y no facturables y facilita el cálculo de la tarifa de facturación (horas facturables / horas disponibles, excluyendo días festivos y festivos).

Además, Stafiz también permite consolidarun proyecto. Al distinguir entre actividades externas e internas, facilita la clasificación de las horas no facturables. 

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A continuación, puede ver el desglose de las horas no facturables por persona o por asignación. 

Establecer expectativas y objetivos para las horas no facturables

Una forma eficaz de reducir las horas no facturadas es establecer su política, tanto a nivel de empresa como de proyecto.

Seguimiento regular

A nivel de proyecto, las especificaciones del proyecto son clave porque permiten aclarar las expectativas. Además, es necesario realizar puntos de seguimiento durante el proyecto con el cliente pero también internamente, especialmente cuando los consultores están principalmente bajo gestión.

Establecer metas

Otra forma eficaz de reducir las horas no facturables es establecer objetivos que no deben superarse. Esto ayuda a empoderar a los equipos, que luego tienen todo el interés en limitar u optimizar el tiempo facturable o no facturable.

Optimizar los procesos para reducir las tareas no facturables

La mejor manera de reducir las horas no facturables es optimizar sus procesos para aumentar la eficiencia.

Dedique un intervalo de tiempo dedicado a las horas no facturables

Algunas tareas no facturables, como las tareas administrativas, son predecibles e incompresibles. Sin embargo, puedes agruparlos en bloques para evitar extenderte demasiado; Esto maximiza la concentración y, por lo tanto, la eficiencia. 

Además, el uso de un software de gestión de proyectos te ayuda en este proceso:

• El seguimiento del tiempo le ayuda a obtener visibilidad de la distribución del tiempo dedicado a organizar su agenda en consecuencia.
• La automatización de ciertas tareas, ofrecida por ciertas herramientas, ahorra tiempo. 

Asignar recursos estratégicamente

Otra forma de mejorar los procesos es optimizar el tiempo facturable mediante la asignación eficiente de recursos.

Por lo tanto, puede ser estratégico movilizar a perfiles subalternos, que son menos costosos, en misiones accesibles, mientras que las misiones más difíciles se confían a perfiles de mayor jerarquía cuyos costos de trabajo son más elevados.

Otro enfoque es utilizar herramientas como el generador de escenarios de Stafiz para automatizar la dotación de personal a partir de datos.

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Stafiz también permite automatizar la facturación y recibir pagos más rápido, lo que limita las horas no facturables relacionadas con la facturación (envío de facturas, recordatorios, etc.). Stafiz ofrece funciones de recordatorio no remuneradas , que se activan por entregables o generación automática, liberando así tiempo para horas facturables de alto valor agregado.

Gestión de la organización

Algunos enfoques de gestión pueden reducir las horas no facturables. 

La metodología de gestión lean o las organizaciones en sprints, por ejemplo, tienen hitos frecuentes que limitan las ineficiencias operativas a través de controles frecuentes. Estas metodologías siguen siendo populares entre las empresas de servicios de TI porque les permiten mantener la visibilidad, a pesar de que los empleados están ocupados con los proyectos de los clientes el 90% del tiempo.

Además, la creación de una gestión de proyectos estructurada, con un flujo de trabajo de validación claro y un sistema de notificaciones entregables, agiliza la colaboración. Esto ayuda a limitar los retrasos o errores, reduciendo las horas no facturables.

Arbitraje sobre actividades internas

Las horas no facturables son esenciales. Sin embargo, es posible arbitrar internamente para decidir cómo gestionarlos.

Por ejemplo, favorecer las asignaciones a largo plazo puede ser una estrategia porque evita los procedimientos administrativos.

Además, el estudio de los índices de carga permite identificar los momentos más favorables para avanzar en los proyectos internos.  

Realizar un seguimiento de la salud financiera general de los proyectos

Finalmente, reducir las horas no facturables es parte de una estrategia más global que consiste en monitorear la salud financiera general de los proyectos. Estos pueden afectar los objetivos de tiempo y la rentabilidad. Por lo tanto, es esencial monitorearlos y analizarlos para anticipar posibles desviaciones presupuestarias. El seguimiento de la distribución del tiempo por proyecto y por equipo, facilitado por herramientas de gestión de personal, limita las discrepancias.

Las horas no facturables son inevitables: las tareas administrativas, la formación, el networking o los errores, son parte integral de la actividad de una empresa. Sin embargo, pueden tener un gran impacto en la rentabilidad, especialmente en agencias o ESN. De ahí la necesidad de adoptar una estrategia clara para regularlos y limitarlos.

Desafortunadamente, no existe una solución milagrosa. Sin embargo, al optimizar sus procesos, definir políticas internas claras y alinear la gestión con la estrategia comercial, puede reducir estas horas no facturables para fortalecer su competitividad como empresa.