Hoe kun je niet-factureerbare uren op je projecten verminderen?

Voor veel servicebedrijventelt elk uur. Sommige taken zijn echter onvermijdelijk, ook al leveren ze geen inkomsten genereren. Deze niet-factureerbare uren kunnen een aanzienlijke impact hebben op de winstgevendheid. Ze zijn ook een belangrijke indicator omdat ze helpen bij het inschatten van de prijs van diensten.

Dus hoe verminder je deze factureerbare uren ? In dit artikel geven we je een handleiding om deze werktijd te begrijpen en te beperken. werktijd die een bedreiging kan vormen voor uw winstgevendheid.

Begrijpen: waarom zijn sommige werkuren niet factureerbaar?

Hoewel sommige uren worden geboekt als niet factureerbaarworden ze wel degelijk gewerkt. In feite worden ze niet declarabel genoemd omdat ze niet direct inkomsten genereren, maar onvermijdelijk zijn: ze zorgen voor het goede werking van het bedrijf.

Deze niet-gefactureerde uren blijken problematisch te zijn voor ESN's, agentschappen, bedrijven en andere organisaties die diensten aanbieden, omdat juist de tijd die tijd die wordt gefactureerd.

Elk van de volgende uren wordt beschouwd als een niet-factureerbaar uur tijdsoverschrijding in verhouding tot de oorspronkelijk geplande tijd. Niet-factureerbare uren moeten worden vermeden omdat de prijs van de service meestal vooraf met de klant is overeengekomen. Tenzij er wordt onderhandeld, zal een overschrijding niet worden gefactureerd, maar wel een impact hebben op de budgetprognoses.

Waar komen deze factureerbare uren dan mee overeen? In werkelijkheid omvat deze categorie talrijke activiteitenzoals :

• interne projecten Deze omvatten het opzetten van processen, het ontwikkelen van tools, training, netwerken en administratief beheer,
• gemaakte fouten door een medewerker die leiden tot onderhandeling van de kant van de klant,
• a commerciële strategie die bestaat uit het aanbieden van bepaalde uren voor specifieke taken om klanten aan zich te binden,
• a slecht gedefinieerde specificaties die onnodig werk oplevert waarvoor de klant weigert te betalen.

Bewaking van de werklast per rol en per team in Stafiz

Dankzij deze zichtbaarheid kun je de belasting scripten om de zichtbaarheid in de komende maanden te verbeteren. Door de werkbelasting voor de komende weken en maanden te analyseren, samen met de personeelscapaciteit (rekening houdend met vakanties en bezettingsgraden), kunt u nu al voorbemensen. U kunt ookresterende capaciteit toewijzen aan interne projecten, de beroemde uren die over het algemeen niet factureerbaar zijn.

Hoe houd je niet-factureerbare uren bij?

Een hoog aantal factureerbare uren verlaagt de margesmarges, dus het is belangrijk om te leren hoe je nauwkeurig te berekenen. Het bijhouden van oninbare uren dient echter ook andere doelen:

• tijdrovende niet-factureerbare taken identificeren om te bepalen of ze nodig zijn,
• beslissen over prioriteiten,
• maken het opstellen van offertes eenvoudiger dankzij nauwkeurige schattingen,
• de meest winstgevende klanten identificeren waarop het bedrijf zijn inspanningen moet richten,
• teameffectiviteit meten.

De tijdregistratie is essentieel Zo weet u precies hoeveel uur uw werknemers besteden aan inkomstengenererende inkomstengenererende taken. Projectmanagementsoftware zoals Stafiz biedt een overzicht van factureerbare en niet-factureerbare uren en maakt het eenvoudig om het factureringspercentage te berekenen (factureerbare uren / beschikbare uren, exclusief vakantiedagen).

Met Stafiz kun je ookeen project classificeren. Door onderscheid te maken tussen interne en externe activiteiten, kun je eenvoudig niet-factureerbare uren sorteren.

Een opdracht aanpassen in Stafiz

Je kunt dan de uitsplitsing van niet-factureerbare uren per persoon of per opdracht bekijken. 

Verwachtingen en doelstellingen definiëren in termen van niet-factureerbare uren

Een effectieve manier om niet gefactureerde uren is om je beleid vast te leggen, zowel op bedrijfs- als op projectniveau.

Regelmatige controle

Op projectniveau, projectspecificaties van groot belang omdat het de verwachtingen verduidelijkt. Het is ook noodzakelijk om controlepunten in de loop van het project, zowel met de klant als intern, vooral wanneer de meeste consultants op contractbasis werken.

Doelen stellen

Een andere effectieve manier om oninbare uren te verminderen is om doelen stellen die niet overschreden mogen worden. Dit helpt om teams een gevoel van verantwoordelijkheid te gevendie er dan alle belang bij hebben om te beperken of factureerbare en niet-factureerbare kosten te optimaliseren of juist niet.

Processen optimaliseren om niet-factureerbare taken te verminderen

De beste manier om oninbare uren te verminderen is dooruw processen te optimaliseren om de efficiëntie te verbeteren.

Reserveer een speciaal tijdslot voor niet factureerbare uren

Bepaalde niet-factureerbare taken, zoals administratieve taken zijn voorspelbaar en onsamendrukbaar. Je kunt ze echter groeperen in blokken om jezelf niet te veel uit te smeren; dit maximaliseert de concentratie en dus de efficiëntie.

Bovendien kun je software voor projectbeheer gebruiken je hierbij helpen:

• Met tijdregistratie kun je zien hoe je je tijd besteedt, zodat je je agenda daarop kunt afstemmen,
• de automatisering van bepaalde taken, aangeboden door bepaalde tools, bespaart tijd. 

Middelen strategisch toewijzen

Een andere manier om processen te verbeteren is factureerbare tijd optimaliseren door middelentoewijzing toewijzing.

Het kan bijvoorbeeld strategisch zijn om junior profielen, die minder duur zijn, in te zetten voor toegankelijke opdrachten, terwijl de meest uitdagende opdrachten worden toevertrouwd aan meer senior profielen wiens arbeidskosten hogere arbeidskosten met zich meebrengen.

Een andere benadering is het gebruik van hulpmiddelen zoals het scenario bouwer van Stafiz om personeel te automatiseren op basis van gegevens.

Uw resources worden sneller en betrouwbaarder toegewezen

Onze module Personeel

Stafiz stelt je ook in staat om facturering te automatiseren en sneller betaald wordenStafiz stelt je ook in staat om facturatie te automatiseren en sneller betaald te krijgen, waardoor je minder onfactureerbare tijd kwijt bent aan facturatie (versturen van facturen, herinneringen, etc.). Stafiz biedt herinneringen voor onbetaalde facturen triggering per te leveren product of zelfs automatisch genererenHierdoor komt er tijd vrij voor factureerbare uren met een hoge toegevoegde waarde.

Beheer organiseren

Bepaalde managementbenaderingen helpen om het aantal niet-gefactureerde uren te verminderen. 

De slanke managementmethode of sprint-gebaseerde organisaties bevatten bijvoorbeeld frequente mijlpalen om operationele inefficiënties dankzij frequente controles. Deze methodologieën blijven populair bij ESN's omdat ze hen in staat stellen om zichtbaarheid te behoudenook al zijn medewerkers 90% van de tijd bezig met klantprojecten.

Daarnaast is het opzetten van een gestructureerd gestructureerd projectmanagementmet een duidelijke goedkeuringsworkflow en een systeem om deliverables te notificeren, de samenwerking soepeler. Dit helpt om vertragingen of fouten te beperken, waardoor het aantal niet-gefactureerde uren afneemt.

Arbitreren over interne activiteiten

Niet-factureerbare uren zijn essentieel. Het is echter mogelijk om intern te arbitreren over hoe ze worden beheerd.

Bijvoorbeeld het aanmoedigen van langetermijnopdrachten kan een goede strategie zijn, omdat het bureaucratie vermijdt.

Daarnaast is de studie van werklastpercentages ons in staat om de beste tijden te bepalen om vooruitgang te boeken met interne projecten.

De algemene financiële gezondheid van projecten bewaken

Ten slotte maakt het terugdringen van niet declarabele uren deel uit van een bredere strategie om de financiële van projecten. Deze kunnen invloed hebben op tijdsdoelstellingen en winstgevendheid. Het is daarom essentieel om ze te bewaken en te analyseren om te anticiperen op mogelijke potentiële budgetafwijkingen. Het bewaken van de tijdsbesteding per project en per team, vergemakkelijkt door tools voor personeelsbeheer, beperkt afwijkingen.

Niet-factureerbare uren zijn onvermijdelijk: administratieve taken, opleiding, netwerken of fouten, ze maken integraal deel uit van de bedrijfsactiviteit.bedrijfsactiviteit. Ze kunnen echter een grote impact hebben op de winstgevendheid, vooral bij agentschappen of ESN's. Vandaar de noodzaak om een duidelijke strategie aan te nemen om ze te controleren en te beperken.

Helaas bestaat er geen wonderoplossing. Maar door uw processen te optimaliseren, een duidelijk intern beleid op te stellen en het management af te stemmen op de bedrijfsstrategie, kunt u deze niet-factureerbare uren terugdringen ten gunste van uw concurrentievermogen als bedrijf.