Wie verfolge ich das Budget eines Projekts?

Die Sicherstellung der Kostenkontrolle ist für jedes Projekt von strategischer Bedeutung. Daher ist es unerlässlich, eine gut durchdachte Überwachung des Projektbudgets zu implementieren, um die Ausgaben zu kontrollieren und Abweichungen zu antizipieren, um die Rentabilität zu sichern.

Daher umfasst das Budgetmanagement zuverlässige und umsetzbare Daten, die bei der Erfassung und Analyse von Budgetüberwachungstools helfen können. Aber wo fangen Sie dann an und wie verfolgen Sie das Budget eines Projekts? 

In diesem Artikel bieten wir Ihnen einen Leitfaden an, um die Herausforderungen der Budgetüberwachung zu verstehen und Schritt für Schritt umzusetzen, indem Sie sich die wesentlichen Fragen stellen.

Was ist die Überwachung des Projektbudgets?

Definition

Bei der Budgetverfolgung im Projektmanagement wird verfolgt, wie die Kosten während des Projekts verwendet werden. Dabei werden die tatsächlichen Kosten mit den prognostizierten Kosten verglichen , um sicherzustellen, dass das Projekt innerhalb des ursprünglichen Budgets abgeschlossen werden kann. Es wird während des gesamten Projekts durchgeführt und regelmäßig aktualisiert.

Kostenanalyse und -überwachung ermöglichen es, eventuelle Unstimmigkeiten zu erkennen. Projektentscheider müssen dann bestimmte Parameter anpassen, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen. 

Schließlich ist die Kontrolle des Projektbudgets für ein effektives Projektmanagement unerlässlich, insbesondere zur Unterstützung der strategischen Entscheidungsfindung:

• es ermöglicht Sichtbarkeit,
• fördert die Transparenz,
• optimiert die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit,
• hilft dabei, strategische Entscheidungen zu treffen. 

Darüber hinaus trägt er zu einer optimalen Verwaltung der Mittel bei , indem er sicherstellt, dass diese zu strategischen Zeitpunkten zur Verfügung stehen.

Was sind die Herausforderungen bei der Budgetüberwachung?

• Stellen Sie sicher, dass das definierte Budget eingehalten wird 

Bei der Überwachung des Projektbudgets werden die Kosten im Detail analysiert, um die getätigten und zukünftigen Ausgaben zu identifizieren. Er stellt die Wirtschaftlichkeit des Vorhabens sicher, indem er das vorläufige Budget mit dem aktuellen Budget vergleicht. 

Für ESNs zum Beispiel ist die Budgetüberwachung strategisch, da sie es ihnen ermöglicht, die Kontrolle über die in Rechnung gestellte Zeit und die tatsächlich investierte Zeit zu behalten. Darüber hinaus ist es eine Referenz für die Schätzung der Kosten der erforderlichen Ressourcen, einschließlich der Margen, die die Rentabilität garantieren.

• Antizipieren und korrigieren

Die Budgetüberwachung hilft, die Risiken von Budgetabweichungen zu antizipieren, z. B. bei Überschreitungen oder Verzögerungen.

Mit Hilfe einer Budgetplanungssoftware wie Stafiz können Sie für jede Projektphase Zeitziele festlegen. Auf diese Weise können Sie schnell überprüfen, ob die Ziele erreicht wurden, und benachrichtigt werden, wenn eine Abweichung festgestellt wird. Im Falle einer Abweichung können Sie die Einstellungen anpassen, um Überschreitungen zu begrenzen.

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• Priorisieren Sie mit globaler Transparenz

Die Budgetüberwachung kann durch Tools wie die Projektüberwachungstabelle implementiert werden. Dadurch werden alle Informationen zentralisiert, Unstimmigkeiten hervorgehoben und der Zugriff auf alle Daten ermöglicht, die dann für die Entscheidungsfindung verwendet werden können. 

Die Echtzeitansicht der Kosten trägt zur Maximierung der finanziellen Leistung bei, unabhängig von der gewählten Abrechnungsmethode, ob auf Vertrags- oder Festpreisbasis. Auf diese Weise fördert die erhaltene Sichtbarkeit die Transparenz der Informationen innerhalb des Unternehmens, was für das Management auf der Ebene des Projektportfolios unerlässlich ist. Dies erleichtert das Management der Aktivität auf globaler Ebene und hilft, Entscheidungen zu priorisieren.

Phase 1: Festlegen der Projektkalkulation

Schätzung der Kosten

Um die Kosten eines Projekts abzuschätzen, müssen Sie verstehen, woraus sich ein Projektbudget zusammensetzt:

• die verschiedenen kommerziellen Angebote im Falle der Vergabe von Unteraufträgen,
• Gebühren und Käufe (Lizenzen, Software, etc.)
• ein Arbeitslastplan, der sich aus einer rigorosen Ressourcenallokation ergibt,
• Spielraum, um mit unvorhergesehenen Ereignissen fertig zu werden. 

Sobald Sie alle Aufgaben aufgelistet haben, die für den Abschluss des Projekts entscheidend sind, können Sie sie in Ihre Ressourcenmanagementstrategie integrieren. Anschließend müssen Sie die Anzahl der benötigten Ressourcen, die Kosten für jede einzelne Ressource und die Dauer der Intervention ermitteln. Auf diese Weise können Sie die Gesamtkosten der Ressourcen unter Berücksichtigung der Verzögerungen berechnen, die sich auf Ihre Berechnung auswirken können.

Definieren des vorläufigen Budgets

Die Festlegung des vorläufigen Budgets eines Projekts ist ein wesentlicher Schritt bei der Budgetüberwachung, da es während des gesamten Projekts als Referenz dient.

Darüber hinaus können Sie eine Budgetverwaltungssoftware wie Stafiz verwenden, die über spezielle Funktionen verfügt, wie z. B. die Erlangung einer Vergleichsbasis zwischen dem Ist-Objekt und der Prognose oder die Artikulation der verschiedenen Parameter des Projekts, um eine bestimmte Marge oder einen bestimmten Gewinn zu erzielen.

Erstellen eines Budgets in Stafiz

So können Sie mit nur wenigen Klicks ein Budget erstellen, das alle Kosten und Einnahmen berücksichtigt. Dies hilft Ihnen, die Machbarkeit und Rentabilität des Projekts zunächst zu beurteilen.

Planen des Risikomanagements

Bei der Projektkalkulation muss auch das Risikomanagement berücksichtigt werden, das darin besteht, die Risiken von Budget- oder Terminabweichungen zu antizipieren. Dabei geht es um die Definition proaktiver und korrigierender Maßnahmen, um potenzielle Kostenüberschreitungen zu verstehen und zu bewältigen.

Phase 2: Kontinuierliche Überwachung des Projektbudgets

• Definieren einer Nachverfolgungsmethode 

Die Überwachung des Projektbudgets kann je nach Unternehmen unterschiedliche Formen und Häufigkeiten annehmen. Es ist wichtig, sie zu Beginn des Projekts zu definieren, um ein effektives Monitoring zu gewährleisten. 

Wählen Sie eine an Ihre Bedürfnisse angepasste Frequenz, entscheidend ist, dass sie regelmäßig ist, damit Sie im Falle einer Abweichung schnell reagieren können. Darüber hinaus empfehlen wir Ihnen, den Ablauf, die Inhalte und die Form im Vorfeld zu definieren, um die Konsistenz zu wahren und Fehler zu vermeiden. 

• Wählen Sie die zu analysierenden Indikatoren aus

Wählen Sie relevante und angepasste KPIs aus. Hier ist eine Liste mit 12 Finanzindikatoren, die Ihnen helfen sollen. Sie werden in Echtzeit analysiert und können bei Abweichungen warnen, um schnell Korrekturen vorzunehmen. 

• Identifizieren und Analysieren von Lücken

Um finanzielle Abweichungen zu identifizieren und zu analysieren, vergleichen Sie die tatsächlichen mit den geplanten. Bei den Ausgaben muss der vorläufige Haushaltsplan eingehalten werden. Andernfalls sollten Sie versuchen, die Ursachen dieser Diskrepanzen zu verstehen und ihre Auswirkungen auf die Leistung des Projekts zu messen.

• Vorschlagen von Präventions- und Korrekturmaßnahmen

Abweichungen bedrohen den Erfolg Ihres Projektes und sollten vermieden oder korrigiert werden.

Sie müssen dann über Strategien nachdenken, um zu einem Gleichgewicht zurückzukehren. Zum Beispiel:

• Neuzuweisung von Ressourcen : Optimierung der Arbeitslast, Austausch von Junior-/Senior-Profilen, Reduzierung der Anzahl der mobilisierten Ressourcen,
• Kosten zu senken,
• mit dem Kunden oder den Dienstleistern neu verhandeln. 

Verfolgen Sie Abweichungen in Echtzeit mit der Automatisierung der Budgetberichterstattung 

Um einen Echtzeit-Überblick zu erhalten, ist ein Projektmanagement-Dashboard von strategischer Bedeutung. Stafiz ermöglicht es Ihnen, diese Erstellung von Berichten zu automatisieren und so Zeit für den Betrieb zu gewinnen, was in einem IT-Dienstleistungsunternehmen unerlässlich ist. Die wesentlichen Funktionen hängen jedoch auch von der verwendeten Abrechnungsmethode ab.

• Wählen Sie eine geeignete Tracking-Methode basierend auf der Abrechnungsmethode 

Bei einem Festpreis besteht Ihr Problem darin, die Kosten als Ganzes zu überwachen : interne und externe Talente, Ausgaben, Einkäufe usw. Die Daten müssen vor Ort so zuverlässig wie möglich sein. 

Stafiz kann Ihnen helfen, diese Daten zu sammeln und die Verfolgung bei der Landung durchzuführen. Diese kann kontinuierlich nachgerechnet werden, wenn auch die Besetzung integriert ist. Das Tool ermöglicht es Ihnen somit, Fortschritt, Kosten und Margen genau zu überwachen.

Verfolgung aller prognostizierten Kosten

Stafiz verfügt außerdem über erweiterte Berichts- und Warnfunktionen. Auf diese Weise können Sie schnell erkennen, woher Abweichungen kommen und wann sie auftreten werden.

das BI-Entscheidungsfindungstool, das prädiktive Funktionen verwendet und Sie warnt. Sie können Analysen in verschiedenen Graden durchführen: nach Person, BU, Aufgaben oder Phasen. 

Prädiktive Verfolgung von Abweichungen nach Person, Phasen/Aufgaben, im Zeitverlauf

Verfolgung von Abweichungen im Zeitverlauf

Im Vertrieb liegt der Schwerpunkt vor allem auf der Analyse der Wirtschaftlichkeit. Im Falle von Risiken, die bei einem Projekt festgestellt werden, kann die Rentabilität des Projekts gefährdet sein: Nicht abgerechnete Tage (Rabatte und Geschenke an Kunden) oder Kosten können wesentlich sein und sich auswirken.

Auf Stafiz ist es möglich, Daten wie Ressourcen-, Fortschritts- und Kostenverfolgung zu synchronisieren, um die Diskrepanzen zwischen der nicht fakturierten Produktion und der tatsächlichen Fakturierung (in unterschiedlichem Maße: nach Projekt oder BU) zu analysieren und zu verstehen.

Verfolgung von nicht fakturierten Produktionen

Phase 3: Mit Daten das Projektmanagement neu ausrichten

Sobald die Daten konsolidiert wurden, müssen diese Erkenntnisse genutzt werden, um das Management neu anzupassen. Eine Möglichkeit wäre beispielsweise, zu versuchen, bestimmte Punkte mit dem Kunden neu zu verhandeln. 

Auch die Optimierung der Auslastung spielt eine strategische Rolle. Sie könnten die Ressourcenzuweisung anpassen, indem Sie die teuersten Mitarbeiter, meist die erfahrensten Profile, durch jüngere Profile ersetzen.

Diese Lösung ist interessant, weil diese Profile Sie weniger kosten. Sie müssen jedoch sicherstellen, dass die von Ihnen gewählten Profile in der Lage sind, die Arbeit mit dem gleichen Qualitätsniveau auszuführen, das ursprünglich erwartet wurde, da sonst die Kundenzufriedenheit beeinträchtigt wird. 

Langfristig gesehen können Sie auch profitablere Projekte für die Zukunft identifizieren.

5 Best Practices für die Projektüberwachung

Übernehmen einer Lastverwaltungslogik

Für Dienstleistungsunternehmen ist die Überwachung der Budgets wichtig. Tatsächlich sind es jedoch die Gebührensätze , die sich wirklich auf die Rentabilität auswirken. Die Rolle der Budgetüberwachung besteht nicht nur darin, die Kosten zu kontrollieren, sondern auch Anpassungen vorzunehmen, um die Kosten zu maximieren.

Sie können verschiedene Methoden anwenden, um sicherzustellen, dass Ihre Talente optimal ausgelastet und auf abrechenbaren Projekten eingesetzt werden. Eine andere besteht darin, zu überprüfen, ob alle Projektaktivitäten über die qualitativ und quantitativ angemessenen Ressourcen verfügen, und diese gegebenenfalls neu zu verteilen.

Verfolgen Sie Budgets auf konsolidierte Weise

Bei Ihrer Budgetüberwachung ist es unerlässlich, mehrere Ebenen zu berücksichtigen:

• auf Ebene des Projektportfolios, 
• von BU,
• pro Kunde. 

Durch den Vergleich aller Projekte, unabhängig von ihrer Verkaufsmethode (Festpreis oder direkte Verwaltung), können Sie die profitabelsten Projekte, Bibliotheken und Regionen identifizieren und priorisieren. 

Verfolgung der Margen des Projektportfolios

Integrieren Sie die Budgetverfolgung in das Talent- und Kompetenzmanagement

Die Budgetüberwachung ist Teil einer globalen Strategie für die Zuweisung von Ressourcen, um die Leistung zu maximieren. Durch die Auswahl des richtigen Mitarbeiters für die richtige Mission zur richtigen Zeit optimieren Sie das Verhältnis von Kosten (Gehalt, Zeitaufwand) zu Gewinn (Qualität, Geschwindigkeit, Auswirkungen der geleisteten Arbeit).

Verknüpfen Sie die Projektbuchhaltung mit dem Hauptbuch

Durch die Verknüpfung der Projektabrechnung mit der allgemeinen Buchhaltung erhalten Sie eine Makroansicht der Aktivität. In der Tat bietet diese Methode die notwendige Perspektive auf Projekte. 

Relevant ist aber auch eine Vision aus der Perspektive von metie-r, die auf personalisierten analytischen Achsen basiert. Mit Stafiz können Sie untersuchen, welche Geschäftsbereiche, Projekte, Regionen oder Kunden im Laufe der Zeit am profitabelsten sind. Auf diese Weise können Sie dann die Strategie des Unternehmens auf der Grundlage dieser Erkenntnisse anpassen.

Bericht über die Gewinn- und Verlustrechnung in Stafiz

Verwenden Sie ein umfassendes Budget-Tracking-Tool, das auf Ihre Situation zugeschnitten ist

• Erleichtern Sie die Erfassung, Strukturierung und Aktualisierung 

Die Verwendung eines Budget-Trackers vereinfacht die Datenerfassung, -strukturierung und -aktualisierung. In der Tat konsolidiert Software Daten aus mehreren Quellen und hilft Ihnen, sie zu strukturieren. Dies gibt Ihnen eine gesunde Grundlage, um fundierte Entscheidungen auf der Grundlage zuverlässiger Daten zu treffen. 

Es ist jedoch wichtig, das richtige Tool für die Größe und Struktur Ihres Unternehmens und den zu erwartenden Komplexitätsgrad zu wählen.

• Definieren Sie die Bedürfnisse

Eine der ersten Fragen, die Sie sich stellen sollten, ist die Definition des Anwendungsbereichs des Tools: Welche Verwendungszwecke benötigen Sie? 

• Nutzt Ihr Projektmanagement parallel verschiedene Abrechnungsmethoden (Pauschale, Zeit- und Altersabrechnung, Abonnement, gemischt)?
• Welche Granularität des Budgets und seiner Überwachung benötigen Sie? Nach Phasen und Aufgaben?
• Benötigen Sie ein vorausschauendes Management (bei der Landung, der Rest ist zu erledigen)?
• Müssen Sie alle Kosten berücksichtigen, insbesondere auch die Vorverkäufe und die Vergabe von Unteraufträgen? 
• Benötigen Sie ein Rechnungsmanagement, das in die Budgetüberwachung integriert ist? 
• Müssen Sie einfach in Ihre Buchhaltungssoftware exportieren?
• Müssen Sie das Pre-Sales-Management mit Angebotserstellung und Opportunity-Tracking integrieren?

• Analysieren Sie die aktuelle Umgebung

Ein weiterer Punkt, den Sie berücksichtigen sollten, ist die Integration mit Ihren bereits installierten Tools. 

• Sind Sie bereits mit einem CRM ausgestattet? In diesem Fall kann es ausreichen, ein Budgetverfolgungstool anzubinden. 
• Haben Sie ein ERP? Wenn es geschäfts- und betriebsorientiert ist, kann es Ihre Anforderungen erfüllen. Ein dediziertes Tool wird jedoch unerlässlich, wenn die Komplexität zunimmt (mehrere Projekte, mehrere Abrechnungsmethoden). 
• Verwenden Sie eine Buchhaltungssoftware? Wenn es die Logik des Projektmanagements integriert, kann es geeignet sein. 

Hier stellt sich auch die Frage nach nativen Integrationen und APIs.

Einige Unternehmen kombinieren ein CRM (für das Vertriebsmanagement), ein Buchhaltungstool (für die Rechnungsstellung und Gehaltsabrechnung) und ein Tool für die Budgetüberwachung, um eine genaue und vollständige Verwaltung ihrer Projekte zu gewährleisten. Hier sind einige Beispiele für mögliche Kombinationen: 

• CRM (Sales Force) + Buchhaltungstool (Sage) + dediziertes Tool (Stafiz).
• ERP (SAP) / dediziertes Tool (Stafiz) + Buchhaltungs- und Gehaltsabrechnungstool (Nibelis).

Ein gutes Projektkostenmonitoring hört nicht bei der Planung oder Steuerung während der Mission auf. Der Budgetabschluss ist ebenso wichtig, da er Ausgaben und Einnahmen zusammenführt, das Abweichungsmanagement analysiert und relevante Lehren für zukünftige Projekte zieht.

Mit einer Echtzeit-Software zur Verfolgung von Projektbudgets sind diese Daten zentralisiert, zuverlässig und bereit für die Analyse. Dies bietet Ihnen ein genaues Reporting und eine ganzheitliche Sichtweise, die die interne Kommunikation verbessert und vor allem zur Maximierung der Projektrentabilität beiträgt.