Hoe bewaak je het budget van een project?

Zorgen voor kostenbeheersing is van strategisch belang voor elk project. Het is dus essentieel ombudgetbewaking naar uitgaven te beheersen en te anticiperen op afwijkingen om winstgevendheid te garanderen.

Op deze manier kan het begrotingsbeheer betrouwbare, bruikbare gegevens die budgetbewaking tools voor budgetbewaking kunnen helpen verzamelen en analyseren. Dus waar begin je en hoe bewaak je het budget van een project?

In dit artikel bieden we je een handleiding om de de uitdagingen van budgetbewaking en hoe je er stap voor stap een kunt opzetten door jezelf de essentiële vragen te stellen.

Wat is projectbudgetbewaking?

Definitie

Budgetbewaking in projectbeheer houdt in dat wordt bijgehouden hoe de kosten in de loop van het project worden gebruikt. Hierbij worden de werkelijke kosten met verwachte kosten om ervoor te zorgen dat het project kan worden afgerond binnen binnen het oorspronkelijke budget. Dit wordt tijdens het hele project uitgevoerd en regelmatig bijgewerkt.

L'kostenanalyse en het monitoren ervan kan eventuele afwijkingen opsporen. Projectbeslissers moeten dan bepaalde parameters aanpassen om het project weer op de rails te krijgen.

Tot slot projectbudgetcontrole essentieel voor effectief projectmanagement, vooral ter ondersteuning van strategische besluitvorming:

• het zorgt voor zichtbaarheid,
• transparantie bevordert,
• optimaliseert de economische prestaties,
• helpt bij het nemen van strategische beslissingen. 

Het draagt ook bij aan optimaal beheer van fondsen door ervoor te zorgen dat ze op strategische momenten beschikbaar zijn.

Wat zijn de uitdagingen van budgetmonitoring?

• Ervoor zorgen dat het vastgestelde budget wordt nageleefd 

De projectbudgetbewaking voert een gedetailleerde kostenanalyse uit om de werkelijke en toekomstige uitgaven te identificeren. Het verzekert de economische levensvatbaarheid van het project door het voorspelde budget te vergelijken met het huidige budget.

Voor ESN's is budgetbewaking bijvoorbeeld strategisch omdat het hen in staat stelt om controle te houden over de gefactureerde tijd. controle te houden over de gefactureerde tijd en de werkelijk geïnvesteerde tijd. Het biedt ook een referentie voor het inschatten van de kosten van middelen inclusief de marges die winstgevendheid garanderen.

• Anticiperen en corrigeren

Budgetbewaking helpt om te anticiperen op de risico's van budgetverschuivingbijvoorbeeld in het geval van overschrijdingen of vertragingen.

Gebruik budgetplanning zoals Stafiz, kun je doelen stellen voor de hoeveelheid tijd die moet worden besteed aan elke projectfase. Op deze manier kun je snel controleren of de doelstellingen worden gehaald en word je gewaarschuwd als er afwijkingen worden geconstateerd. Als er afwijkingen zijn, kun je de parameters aanpassen om overschrijdingen te beperken.

Ontdek

• Prioriteiten stellen dankzij wereldwijde zichtbaarheid

Budgetbewaking kan worden geïmplementeerd met hulpmiddelen zoals de projectbewakingstabel. Hiermee wordt alle informatie gecentraliseerd, worden eventuele discrepanties zichtbaar en krijg je toegang tot alle gegevens die je nodig hebt om beslissingen te nemen.

Een realtime overzicht van de kosten helpt om financiële prestaties te maximaliserenongeacht de gekozen factureringsmethode, op basis van tijd en materialen of vaste prijzen. Op deze manier bevordert de verkregen zichtbaarheid de transparantie van informatie binnen het bedrijf, wat essentieel is voor beheer van projectportfolio's. Dit maakt het gemakkelijker om de activiteiten op globaal niveau te beheren en helpt om beslissingen te prioriteren.

Fase 1: Opstellen van de projectkosten

Kosten schatten

Voor de kosten van een project te schattenmoet je begrijpen wat een projectbudget :

• de verschillende commerciële voorstellen in geval van onderaanneming,
• van kosten en aankopen (licenties, software enz.)
• een werkdrukplan gebaseerd op een rigoureuze toewijzing van middelen,
• marges om onvoorziene gebeurtenissen op te vangen. 

Als je alle taken hebt opgesomd die essentieel zijn voor het project, kun je ze integreren in je middelenbeheer. Vervolgens moet je het aantal benodigde middelen, de kosten van elk middel en de duur van de interventie. Dit stelt je in staat om de totale kosten van de middelen, rekening houdend met eventuele vertragingen die van invloed kunnen zijn op uw berekening.

Het voorlopige budget vaststellen

Bepaal het budget voor een project is een essentiële stap in het bewaken van het budget en zal gedurende het hele project als referentie dienen.

Je kunt ook software voor budgetbeheer zoals Stafiz, die speciale functies heeft zoals het verkrijgen van een basis voor vergelijking tussen werkelijke en voorspelde cijfers, of het koppelen van de verschillende projectparameters om een specifieke marge of winst te behalen.

Een budget maken in Stafiz

Je kunt in een paar klikken een budget opstellen, rekening houdend met alle kosten en opbrengsten. Dit helpt je om de haalbaarheid en winstgevendheid van het project vanaf het begin te beoordelen.

Risicobeheer plannen

Bij de projectkostenberekening moet ook rekening worden gehouden met risicobeheerwaarbij wordt geanticipeerd op het risico vanafwijkingen van het budget of deadlines. Dit omvat het definiëren van proactieve en corrigerende maatregelen om eventuele kostenoverschrijdingen te begrijpen en te beheren.

Fase 2: Lopende projectbudgetbewaking

• Een bewakingsmethode definiëren 

Projectbudgetbewaking kan verschillende vormen en frequenties aannemen, afhankelijk van het bedrijf. Het is essentieel om ze aan het begin van het project te definiëren om een effectieve monitoring te garanderen. 

Kies een frequentie die bij je past - het belangrijkste is om het regelmatig te houden, zodat je snel kunt reageren in het geval van een afwijking. We raden ook aan om het proces, de inhoud en de vorm van tevoren te definiëren om consistentie te behouden en fouten te voorkomen.

• Selecteer de te analyseren indicatoren

Kies relevante en geschikte KPI's. Hier is een lijst van 12 financiële indicatoren. Ze worden in realtime geanalyseerd en kunnen worden gebruikt om je te waarschuwen voor afwijkingen, zodat je snel corrigerende maatregelen kunt nemen.

• Discrepanties identificeren en analyseren

Het identificeren en financiële afwijkingen analyserende werkelijke uitgaven vergelijken met de voorspelde uitgaven. Uitgaven moeten in lijn zijn met het voorspelde budget. Als dit niet het geval is, moet je proberen te begrijpen wat de oorzaken van deze verschillen en hun impact op de prestaties van het project meten.

• Preventieve en corrigerende maatregelen voorstellen

Hiaten bedreigen het succes van je project en moeten worden vermeden of gecorrigeerd.

Je moet dan nadenken over strategieën om weer in balans te komen. Bijvoorbeeld:

• middelen opnieuw toewijzen werklasten optimaliseren, junior/senior profielen verwisselen, het aantal ingezette middelen verminderen,
• kosten verlagen,
• opnieuw onderhandelen met de klant of serviceproviders. 

Variaties in realtime volgen dankzij geautomatiseerde budgetrapporten 

Voor een realtime overzicht is een dashboard voor projectbeheer strategisch. Stafiz stelt u in staat om deze rapportgeneratieZo komt er tijd vrij voor operationele taken, die essentieel zijn in een ESN. De essentiële functionaliteiten zijn echter ook afhankelijk van de gebruikte factureringsmethode.

• Kies een geschikte bewakingsmethode afhankelijk van de gebruikte factureringsmethode 

Op basis van een vaste prijs is het jouw uitdaging om kosten te volgen in hun geheel: intern en extern talent, uitgaven, aankopen, enz. De gegevens moeten zo betrouwbaar mogelijk zijn in het veld.

Stafiz kan u helpen deze gegevens te verzamelen en de tracking bij landing. Dit kan continu worden herberekend als de personeelsbezetting ook is geïntegreerd. De tool stelt u dus in staat om voortgangscontrolekosten en marges.

Bijhouden van alle verwachte kosten

Stafiz heeft ook geavanceerde rapportage- en waarschuwingsfuncties. Zo kun je snel vaststellen waar afwijkingen vandaan komen en wanneer ze zullen optreden, dankzij

l'BI-tool besluitvormingstool die u voorspelt en waarschuwt. Je kunt een analyse uitvoeren op verschillende niveaus: per persoon, BU, taak of fase.

Prognoses van afwijkingen bijhouden per persoon, fase/taak, in de loop van de tijd

Varianties in de tijd bewaken

In het geval van tijd- en materiaalbeheer ligt de nadruk oprentabiliteitsanalyse. Als er risico's op een project worden geïdentificeerd, kan de winstgevendheid van het project in gevaar komen: niet gefactureerde niet gefactureerde dagen (klantenkortingen en geschenken) of kosten kunnen essentieel zijn en een impact hebben.

Op Stafiz is het mogelijk om gegevens zoals resources, voortgang en kostentracking te synchroniseren om discrepanties tussen ongefactureerde productie en werkelijke facturatie (op verschillende niveaus: per project of BU).

Bewaking van niet-gefactureerde productie

Fase 3: gegevens gebruiken om projectmanagement bij te sturen

Zodra de gegevens zijn geconsolideerd, kunnen deze inzichten worden gebruikt om het management bij te sturen. Een mogelijkheid is om te proberen opnieuw te onderhandelen met de klant over bepaalde punten.

L'het optimaliseren van de beladingsgraad speelt ook een strategische rol. Je zou de toewijzing van middelen kunnen aanpassen door werknemers te vervangen de duurste werknemers, meestal de meest ervaren profielen, door meer junior profielen.

Dit is een aantrekkelijke oplossing, omdat het minder kost. Je moet er echter voor zorgen dat de profielen die je kiest in staat zijn om het werk uit te voeren op hetzelfde kwaliteitsniveau als aanvankelijk verwacht, anders zal de klanttevredenheid hieronder lijden. 

Vanuit een langetermijnperspectief kunt u ook meer winstgevende meer winstgevende projecten voor de toekomst.

5 beste praktijken in projectmonitoring

Een aanpak voor belastingsbeheer aannemen

Voor dienstverlenende bedrijven is het bewaken van budgetten belangrijk. Maar het zijn eigenlijk de tarieven die echt van invloed zijn op de winstgevendheid. De rol van budgetbewaking is niet alleen om de kosten te beheersen, maar ook om aanpassingen te maken om de winstgevendheid te maximaliseren.

Je kunt verschillende methoden gebruiken, waarvan er één is om ervoor te zorgen dat je talenten optimaal worden ingezet op factureerbare projecten. Een andere methode is om te controleren of alle projectactiviteiten over de juiste middelen beschikken in termen van kwaliteit en kwantiteit, en ze opnieuw toe te wijzen als dat niet het geval is.

Budgetten op geconsolideerde basis bewaken

In uw budgetbewakingis het essentieel om rekening te houden met verschillende niveaus:

• op projectportfolioniveau, 
• door BU,
• per klant. 

Door alle projecten te vergelijken, ongeacht hoe ze worden verkocht (vaste prijs of tijd en materialen), kunt u de meest winstgevende projecten, BU's en regio's identificeren en prioriteren. 

Margebewaking projectportefeuille

Budgetbewaking integreren met talent- en competentiemanagement

Budgetbewaking maakt deel uit van een algemene strategie voor het toewijzen van middelen om prestaties te maximaliseren. Door de juiste medewerker op het juiste moment voor de juiste taak te selecteren, kunt u de verhouding tussen kosten (salaris, bestede tijd) en baten (kwaliteit, snelheid, impact van het uitgevoerde werk) optimaliseren.

Projectboekhouding koppelen aan algemene boekhouding

Koppeling projectboekhouding met de algemene boekhouding biedt een macrobeeld van het bedrijf. Deze methode biedt het noodzakelijke perspectief op projecten.

Eenmetier view, gebaseerd op aangepaste analytische assen, is echter ook relevant. Met Stafiz kunt u onderzoeken welke BU's, projecten, geografische gebieden of klanten het meest winstgevend zijn in de loop van de tijd. Zo kunt u de bedrijfsstrategie bedrijfsstrategie op basis van deze inzichten.

Rapport winst-en-verliesrekening in Stafiz

Gebruik een uitgebreide tool voor budgetbewaking op maat van uw situatie

• Vergemakkelijken van het verzamelen, structureren en bijwerken van gegevens 

Het gebruik van een budgetbewakingstool helpt om het verzamelen, structureren en bijwerken van gegevens te vereenvoudigen. Software consolideert gegevens uit verschillende bronnen en helpt je om ze te structureren. Zo heb je een solide basis om weloverwogen beslissingen te nemen op basis van betrouwbare gegevens.

Het is echter essentieel om de juiste tool te kiezen voor de grootte en structuur van je bedrijf en de mate van complexiteit die je verwacht.

• Uw behoeften bepalen

Een van de eerste vragen die je jezelf moet stellen is om de reikwijdte van de tool te bepalen: welke toepassingen heb je nodig? 

• Gebruikt je projectmanagementteam verschillende factureringsmethoden naast elkaar (vaste prijs, fee-based, abonnement, gemengd)?
• Welke granulariteit van budgettering en monitoring heb je nodig? Per fase en taak?
• Heb je een managementprognose nodig (over de landing, met wat er nog moet gebeuren)?
• Moet je rekening houden met alle kosten, inclusief pre-sales en onderaanneming in het bijzonder? 
• Heb je factureringsbeheer nodig dat is geïntegreerd met budgetbewaking? 
• Moet je gemakkelijk exporteren naar je boekhoudprogramma?
• Moet je pre-sales management integreren, inclusief het genereren van offertes en het volgen van kansen?

• De huidige omgeving analyseren

Een ander aandachtspunt is de integratie met je bestaande tools. 

• Heb je al een CRM-systeem? Zo ja, dan is het aansluiten van een budget tracking tool misschien alles wat je nodig hebt. 
• Heb je een ERP? Als het bedrijfsgericht en operationeel is, kan het aan uw behoeften voldoen. Een speciale tool wordt echter essentieel als de complexiteit toeneemt (meerdere projecten, verschillende factureringsmethoden). 
• Gebruik je boekhoudsoftware? Als er logica voor projectbeheer in is geïntegreerd, kan het geschikt zijn. 

Het is ook in dit stadium dat de kwestie van native integraties en API's opduikt.

Sommige bedrijven combineren een CRM (voor verkoopbeheer), een boekhoudprogramma (voor facturatie en loonadministratie) en een specifiek budgetbewakingsprogramma om hun projecten nauwkeurig en volledig te beheren. Hier volgen enkele voorbeelden van mogelijke combinaties: 

• CRM (Sales Force) + boekhoudprogramma (Sage) + specifiek programma (Stafiz).
• ERP (SAP) / specifieke tool (Stafiz) + boekhoud- en loonlijsttool (Nibelis).

Een goede bewaking van de projectkosten stopt niet bij de planning of het sturen tijdens het project. Budgetafsluiting is net zo essentieel, omdat alle uitgaven en ondersteunende documenten worden samengebracht, het variantiebeheer wordt geanalyseerd en relevante lessen worden getrokken voor toekomstige projecten.

Met realtime software voor het bijhouden van projectbudgetten zijn deze gegevens gecentraliseerd, betrouwbaar en klaar om geanalyseerd te worden. U krijgt nauwkeurige rapporten en een globaal overzicht dat de interne communicatie verbetert en bovenal helpt om de winstgevendheid van projecten te maximaliseren.