¿Cómo hacer un seguimiento del presupuesto de un proyecto?

Garantizar el control de costos es estratégico para cualquier proyecto. Por lo tanto, se vuelve esencial implementar un seguimiento del presupuesto del proyecto bien pensado para controlar los gastos y anticipar las variaciones para asegurar la rentabilidad.

Por lo tanto, la gestión presupuestaria implica datos confiables y procesables que las herramientas de monitoreo presupuestario pueden ayudar a recopilar y analizar. Pero entonces, ¿por dónde empezar y cómo se realiza un seguimiento del presupuesto de un proyecto? 

En este artículo, le ofrecemos una guía para comprender los desafíos del monitoreo presupuestario y desplegar uno, paso a paso, haciéndose las preguntas esenciales.

¿Qué es el seguimiento del presupuesto del proyecto?

Definición

El seguimiento del presupuesto en la gestión de proyectos es el proceso de seguimiento de cómo se utilizan los costos durante el proyecto. Esto implica comparar los costos reales con los costos proyectados para garantizar que el proyecto se pueda completar dentro del presupuesto original. Realizado a lo largo del proyecto, se actualiza periódicamente.

El análisis y la supervisión de costes permiten detectar cualquier discrepancia. Los responsables de la toma de decisiones del proyecto deben ajustar ciertos parámetros para volver a encarrilar el proyecto. 

Por último, el control del presupuesto del proyecto es esencial para una gestión eficaz del proyecto, en particular para apoyar la toma de decisiones estratégicas:

• permite visibilidad,
• promueve la transparencia,
• optimiza el rendimiento económico,
• ayuda a tomar decisiones estratégicas. 

Además, contribuye a la gestión óptima de los fondos asegurándose de que estén disponibles en momentos estratégicos.

¿Cuáles son los desafíos del monitoreo presupuestario?

• Garantizar que se respete el presupuesto definido 

El seguimiento del presupuesto del proyecto analiza los costes en detalle para identificar los gastos realizados y futuros. Asegura la viabilidad económica del proyecto comparando el presupuesto provisional y el presupuesto actual. 

Para las ESN, por ejemplo, el seguimiento del presupuesto es estratégico porque les permite mantener el control sobre el tiempo facturado y el tiempo realmente invertido. Además, es una referencia para estimar el coste de los recursos necesarios, incluidos los márgenes, que garantizan la rentabilidad.

• Anticipar y corregir

El seguimiento presupuestario ayuda a anticipar los riesgos de desviaciones presupuestarias, en caso de sobrecostes o retrasos, por ejemplo.

Con la ayuda de un software de planificación presupuestaria como Stafiz, puede establecer objetivos de tiempo para cada fase del proyecto. Esto le permite comprobar rápidamente que se han alcanzado los objetivos y recibir una alerta cuando se observa un deslizamiento. En caso de desviación, puede ajustar la configuración para limitar los excesos.

Descubre

• Prioriza con visibilidad global

El seguimiento presupuestario se puede implementar a través de herramientas como la tabla de seguimiento de proyectos. Esto centraliza toda la información, resalta las discrepancias y da acceso a todos los datos que luego se pueden utilizar para tomar decisiones. 

La visión en tiempo real de los costos ayuda a maximizar el rendimiento financiero, independientemente del método de facturación adoptado, ya sea por contrato o por precio fijo. Así, la visibilidad obtenida promueve la transparencia de la información dentro de la empresa, lo cual es esencial para la gestión a nivel de cartera de proyectos. Esto facilita la gestión de la actividad a nivel global y ayuda a priorizar las decisiones.

Fase 1: Establecer el cálculo de costos del proyecto

Estimación de costos

Para estimar los costos de un proyecto, debe comprender de qué está hecho el presupuesto de un proyecto:

• las distintas propuestas comerciales en caso de subcontratación,
• Tarifas y compras (licencias, software, etc.)
• un plan de carga de trabajo resultante de una asignación rigurosa de recursos,
• márgenes para hacer frente a imprevistos. 

Una vez que haya enumerado todas las tareas que son críticas para completar el proyecto, puede incorporarlas a su estrategia de gestión de recursos. A continuación, deberá identificar la cantidad de recursos necesarios, el costo de cada uno y la duración de la intervención. Esto le permitirá calcular el costo total de los recursos, teniendo en cuenta los retrasos que pueden afectar su cálculo.

Definir el presupuesto provisional

Definir el presupuesto provisional de un proyecto es un paso esencial en el seguimiento presupuestario, servirá de referencia a lo largo del proyecto.

Además, puedes utilizar un software de gestión presupuestaria como Stafiz, que cuenta con funciones dedicadas como la obtención de una base de comparación entre el real y el previsto, o la articulación de los diferentes parámetros del proyecto con el fin de conseguir un margen o beneficio concreto.

Crear un presupuesto en Stafiz

Por lo tanto, puede crear un presupuesto con solo unos pocos clics, teniendo en cuenta todos los costos e ingresos. Esto le ayuda a evaluar la viabilidad y rentabilidad del proyecto inicialmente.

Plan para la gestión de riesgos

El cálculo de costos del proyecto también debe tener en cuenta la gestión de riesgos, que consiste en anticipar los riesgos de discrepancias presupuestarias o de plazos. Implica definir medidas proactivas y correctivas para comprender y gestionar posibles sobrecostos.

Fase 2: Monitorear continuamente el presupuesto del proyecto

• Definir un método de seguimiento 

El seguimiento del presupuesto del proyecto puede tomar diferentes formas y frecuencias según la empresa. Es fundamental definirlos al inicio del proyecto para garantizar un seguimiento eficaz. 

Elija una frecuencia adaptada a sus necesidades, la clave es que sea regular para permitirle reaccionar rápidamente en caso de desviación. Además, le recomendamos que defina el proceso, el contenido y la forma con anticipación para mantener la coherencia y evitar errores. 

• Seleccione los indicadores a analizar

Elija KPI relevantes y adaptados. Aquí hay una lista de 12 indicadores financieros para ayudarlo. Analizados en tiempo real, pueden alertar sobre las derivas para realizar correcciones rápidamente. 

• Identificar y analizar brechas

Para identificar y analizar las desviaciones financieras, compare lo real con lo planificado. Los gastos deben respetar el presupuesto provisional. De lo contrario, debe tratar de comprender las causas de estas discrepancias y medir su impacto en el rendimiento del proyecto.

• Proponer medidas preventivas y correctivas

Las desviaciones amenazan el éxito de su proyecto y deben evitarse o corregirse.

Luego debe pensar en estrategias para volver a un equilibrio. Como qué:

• reasignar recursos : optimizar la carga de trabajo, intercambiar perfiles junior/senior, reducir el número de recursos movilizados,
• reducir costos,
• Renegociar con el cliente o proveedores de servicios. 

Realice un seguimiento de las variaciones en tiempo real con la automatización de informes presupuestarios 

Para obtener una vista en tiempo real, un panel de gestión de proyectos es estratégico. Stafiz permite automatizar esta generación de informes, liberando tiempo para las operaciones, lo cual es esencial en una empresa de servicios de TI. Sin embargo, las características esenciales también dependerán del método de facturación utilizado.

• Elija un método de seguimiento adecuado según el método de facturación 

Con un precio fijo, tu problema es controlar los costes en su conjunto: talento interno y externo, gastos, compras, etc. Los datos deben ser lo más fiables posible sobre el terreno. 

Stafiz puede ayudarle a recopilar estos datos y realizar el seguimiento en el aterrizaje. Esto se puede volver a calcular continuamente cuando también se integra la dotación de personal. De este modo, la herramienta permite controlar con precisión el progreso, los costes y los márgenes.

Seguimiento de todos los costos proyectados

Stafiz también tiene funciones avanzadas de informes y alertas. De esta manera, puede identificar rápidamente de dónde provienen las desviaciones y cuándo ocurrirán con

la herramienta de toma de decisiones de BI que utiliza predictivos y le alerta. Puede realizar análisis en diferentes grados: por persona, BU, tareas o fases. 

Seguimiento predictivo de desviaciones por persona, fases/tareas, a lo largo del tiempo

Seguimiento de desviaciones a lo largo del tiempo

En el departamento de ventas, el énfasis está principalmente en el análisis de la rentabilidad. En caso de que se identifiquen riesgos en un proyecto, la rentabilidad del proyecto puede verse amenazada: los días no facturados (descuentos y regalos a los clientes) o los costes pueden ser esenciales y tener un impacto.

En Stafiz, es posible sincronizar datos como recursos, progreso y seguimiento de costos para analizar y comprender las discrepancias entre la producción no facturada y la facturación real (en diferentes grados: por proyecto o BU).

Seguimiento de la producción no facturada

Fase 3: uso de datos para reorientar la gestión de proyectos

Una vez que se han consolidado los datos, estos conocimientos deben usarse para reajustar la administración. Una forma sería, por ejemplo, tratar de renegociar ciertos puntos con el cliente. 

La optimización de las tasas de carga también tiene un papel estratégico. Podrías ajustar la asignación de recursos reemplazando a los empleados más caros, la mayoría de las veces los perfiles más experimentados, por perfiles más junior.

Esta solución es interesante porque estos perfiles le cuestan menos. Sin embargo, debe asegurarse de que los perfiles que elija puedan realizar el trabajo con el mismo nivel de calidad que se esperaba inicialmente, de lo contrario, la satisfacción del cliente se verá afectada. 

Desde una perspectiva a largo plazo, también puede identificar proyectos más rentables para el futuro.

5 mejores prácticas para el seguimiento de proyectos

Adopte una lógica de gestión de carga

Para las empresas de servicios, el seguimiento de los presupuestos es importante. Sin embargo, en realidad son las tasas de carga las que realmente afectan la rentabilidad. El papel del monitoreo presupuestario no es solo controlar los costos, sino también hacer ajustes para maximizar los costos.

Puede utilizar diferentes métodos, uno de los cuales es asegurarse de que sus talentos estén ocupados de manera óptima y en proyectos facturables. Otra consiste en verificar que todas las actividades del proyecto cuenten con los recursos adecuados en términos de calidad y cantidad y reasignarlos si no es así.

Realice un seguimiento de los presupuestos de manera consolidada

En el seguimiento de su presupuesto, es esencial considerar varios niveles:

• a nivel de cartera de proyectos, 
• por BU,
• por cliente. 

Al comparar todos los proyectos, independientemente de su método de venta (precio fijo o gestión directa), podrá identificar y priorizar los proyectos, bibliotecas y regiones más rentables. 

Seguimiento de márgenes de la cartera de proyectos

Integre el seguimiento del presupuesto con la gestión del talento y las habilidades

La supervisión del presupuesto forma parte de una estrategia mundial de asignación de recursos, que maximizará el rendimiento. Al seleccionar al empleado adecuado, para la misión correcta, en el momento adecuado, optimiza el costo (salario, tiempo dedicado) frente a la relación de ganancias (calidad, velocidad, impacto del trabajo realizado).

Vincular la contabilidad del proyecto con el libro mayor

Vincular la contabilidad de proyectos con la contabilidad general le permite obtener una vista macro de la actividad. De hecho, este método proporciona la perspectiva necesaria sobre los proyectos. 

Sin embargo, también es relevante una visión desde la perspectiva de la metie-r, basada en ejes analíticos personalizados. Con Stafiz, puede estudiar qué unidades de negocio, proyectos, geografías o clientes son los más rentables a lo largo del tiempo. Esto le permite adaptar la estrategia de la empresa en función de estos conocimientos.

Informe de la cuenta de resultados en Stafiz

Utilice una herramienta integral de seguimiento del presupuesto según su situación

• Facilitar la recopilación, estructuración y actualización 

El uso de un rastreador de presupuesto ayuda a simplificar la recopilación, estructuración y actualización de datos. De hecho, el software consolida datos de varias fuentes y lo ayuda a estructurarlos. Esto le brinda una base saludable para tomar decisiones informadas basadas en datos confiables. 

Sin embargo, es esencial elegir la herramienta adecuada para el tamaño y la estructura de su empresa, y el nivel de complejidad esperado.

• Definir necesidades

Una de las primeras preguntas que debes hacerte es definir el alcance de la herramienta: ¿qué usos necesitas? 

• ¿Su gestión de proyectos utiliza diferentes métodos de facturación en paralelo (tarifa plana, tiempo y edad, suscripción, mixto)?
• ¿Qué granularidad del presupuesto y su seguimiento necesita? ¿Por fases y tareas?
• ¿Necesita una gestión con visión de futuro (en el aterrizaje, con el resto por hacer)?
• ¿Hay que tener en cuenta todos los costes, incluidas las preventas y la subcontratación en particular? 
• ¿Necesita una gestión de la facturación integrada con el seguimiento del presupuesto? 
• ¿Necesita exportar fácilmente a su software de contabilidad?
• ¿Necesita integrar la gestión de preventa, con la generación de presupuestos y el seguimiento de oportunidades?

• Analizar el entorno actual

Otro tema a considerar es la integración con sus herramientas ya instaladas. 

• ¿Ya está equipado con un CRM? En este caso, conectar una herramienta de seguimiento del presupuesto podría ser suficiente. 
• ¿Tienes un ERP? Si está orientado a los negocios y las operaciones, puede satisfacer sus necesidades. Sin embargo, una herramienta dedicada se vuelve esencial cuando aumenta la complejidad (multiproyectos, varios métodos de facturación). 
• ¿Utiliza software de contabilidad? Si integra la lógica de la gestión de proyectos, puede ser adecuado. 

Aquí es también donde surge la cuestión de las integraciones nativas y las API.

Algunas empresas combinan un CRM (para la gestión de ventas), una herramienta de contabilidad (para la facturación y la nómina) y una herramienta dedicada al seguimiento del presupuesto para garantizar una gestión precisa y completa de sus proyectos. Aquí hay varios ejemplos de posibles combinaciones: 

• CRM (Fuerza de ventas) + herramienta de contabilidad (Sage) + herramienta dedicada (Stafiz).
• ERP (SAP) / herramienta dedicada (Stafiz) + herramienta de contabilidad y nómina (Nibelis).

Un buen monitoreo de los costos del proyecto no se detiene en la planificación o la dirección durante la misión. El cierre del presupuesto es igualmente esencial porque reúne gastos y recibos, analiza la gestión de la variación y extrae lecciones relevantes para proyectos futuros.

Con el software de seguimiento del presupuesto del proyecto en tiempo real, estos datos están centralizados, son confiables y están listos para su análisis. Esto le proporciona informes precisos y una visión holística que mejora la comunicación interna y, lo que es más importante, ayuda a maximizar la rentabilidad del proyecto.