Quelle est la place du macro planning en gestion de projet ?

En gestion de projet, il n’existe pas de de trame unique. Certaines méthodes s’appliqueront mieux à certains projets que d’autres. 

En ce qui concerne la planification, le macro planning est un outil répandu. Seulement, son utilisation répond à un but bien précis qu’il convient de maîtriser pour éviter les erreurs.

Qu’est-ce qu’un macro planning de projet ?

Macro planning : définition

Le macro planning est la roadmap d’un projet. Elle affiche une vue d’ensemble sur toutes les grandes phases d’un projet, et décrit grossièrement chaque étape. 

À quoi sert un macro planning ?

Véritable outil de planification projet, le macro planning sert à donner une vision globale des tâches d’un projet, de leur ordre de réalisation, et donne une idée de la durée nécessaire pour assurer la livraison.

Le plan macro est alors utilisé pour cadrer un projet dès la phase de conception. Il est ensuite communiqué de façon externe. 

En interne, il a une portée de planification stratégique qui favorise le pilotage multi-projet  et la gestion des priorités, de façon à ne créer aucun conflit et à rester aligné sur les objectifs.

Quels sont les avantages et limites d’un macro planning ?

Le macro planning présente de nombreux avantages s’il est utilisé à bon escient. Il comporte cependant également certaines limites. 

1. Un calendrier de projet visuel : graphique, il permet à toutes les parties prenantes de comprendre en un coup d’œil les étapes clés du projet, qu’il s’agisse du client, de la direction ou des équipes. Cette chronologie de projet une fois étalée à l’échelle macro, les jalons importants sont facilement gardés en mémoire. 

2. Un outil de communication efficace : grâce à son format synthétique, le macro planning est facile à partager lors de réunions, COPIL, revue de projet ou tout autre méthode de communication. Qu’il soit partagé en direct par capture d’écran, via une application cloud ou par mail comme pièce jointe, il se doit d’être accessible par tous.

3. Un planning stratégique de la capacité : le découpage du projet en phases clé permet une meilleure anticipation des besoins en ressources, surtout dans le cadre d’un projet de longue durée. Son format daté permet également d’attirer l’attention sur des enjeux de saisonnalité, ou les périodes de congés. 

4. Un support de cadrage initial : le macro planning est souvent le premier livrable conçu. Il sert à formaliser les engagements et à valider les grandes échéances et sa durée totale estimée. Il délimite alors le périmètre à suivre.

5. Un outil flexible et évolutif : par définition, le macro planning tend à être mis à jour au fil du temps. Il prend en compte et accepte, malgré l’intégration d’une marge de manœuvre, que des bouleversements peuvent impacter la planification initiale. 

Les limites du macro planning

Si le planning macro présente de nombreux avantages pour la gestion d’un projet, il comporte des limites d’utilisation logiques.

1. Un manque de précision : si sa visualisation d’ensemble est bien pratique, le macro planning ne présente pas les détails opérationnels, ni le degré de dépendances entre les tâches. 

2. Un risque de sous-estimation : simplifier les étapes du projet risque d’omettre la prise en compte du degré de complexité, voire de certains risques. Une mauvaise estimation peut donc conduire à des engagements irréalistes, et par conséquent, des délais ou un manquement à la qualité attendue.

3. Un engagement de mise à jour nécessaire : s’il n’est pas adopté dans le processus de gestion tout au long du projet, le plan macro devient obsolète et les risques de dérives augmente.

S’il n’est pas maintenu à jour, il devient vite obsolète, voire contre-productif. Un macro planning figé peut donner une fausse impression de maîtrise alors que le projet a dérivé.

La mise à jour du macro planning peut être source de silos. D’un côté, les changements de contexte impliqués par le client ou la direction impliquent de trouver le temps et ne pas oublier de mettre à jour manuellement le plan macro. De l’autre, les imprévus liés aux ressources et aux coûts, pas toujours accessibles par les gestionnaires de projet, risquent de ne pas être pris en compte à temps si la communication est irrégulière. 

Nous vous recommandons d’utiliser le logiciel Stafiz pour garder vos macro plannings à jour. Toute la donnée concernant les délais, les ressources, les temps de travail et la charge se synchronise à mesure que le contexte évolue. Soyez prévenu avant de dévier de vos objectifs, et rectifiez la trajectoire grâce à des propositions d’optimisations adaptées !

Résultat : vos délais sont respectés, et votre rentabilité sécurisée.

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4. Un faux sentiment de sécurité : la clarté visuelle d’un macro planning peut donner l’impression d’être en pleine maîtrise. Mais la criticité des tâches et leurs risques n’y sont pas directement documentés. 

Les limites du planning macro sont à prévoir en raison même de son rôle : indiquer au global les échéances de projet. Il ne suffit donc pas à lui seul pour le pilotage quotidien du projet ou de l’organisation des tâches. Le macro planning reste néanmoins un formidable outil de gestion pour orienter le projet.

Macro planning : quels sont les enjeux ?

Le macro-planning sert de base pour la planification des ressources sur le projet. Il comporte alors des enjeux de taille, mais aussi de nombreux défis tels que : 

• la bonne coordination entre les multiples parties prenantes,
• les contraintes de budget et de facturation limitant les possibilité d’ajustement,
• les dépendances internes et externes.

Comment construire un macro planning efficace ?

Bonne nouvelle, le macro planning fait partie des éléments de gestion de projet les moins complexes à préparer.

Attention cependant à ne pas le bâcler. Puisque son rôle permet de cadrer et de soutenir l’élaboration d’un planning de projet, nous vous recommandons de suivre une démarche en 3 étapes pour garantir son efficacité.

Les 3 étapes pour faire un macro planning de projet

La construction d’un planning macro repose sur 3 étapes.

1. Identifier les grandes phases du projet.
2. Définir les jalons clés et livrables.
3. Positionner les points de contrôle.

Ces 3 étapes clés vous garantissent une structure synthétique, sans pour autant perdre en visibilité.

• Comment identifier les grandes phases du projet ? 

Pour segmenter les différentes phases, il faut tout d’abord découper le projet en tâches.

Ces tâches sont alors regroupées en blocs d’ensemble cohérents.

🎯 Objectif : avoir une vue claire du “quoi” et du “quand”, sans tomber dans l’exhaustivité.

Exemple de deux tâches d’un macro planning

Ainsi réunies, les tâches peuvent ensuite s’organiser dans une logique chronologique. 

Entre les deux, on peut retrouver des tâches liées à la validation, et des blocs prévus pour les modifications. 

Une harmonie commence alors à s’articuler instinctivement autour de ces tâches, en fonction de la chronologie, ou du type d’activité à effectuer. Il ne vous reste plus qu’à bien ordonner ces phases, et à leur donner un nom.

Les phases reflètent donc la réalité opérationnelle du projet. Le format macro lui permet de donner le bon niveau de détail pour rester lisible à un niveau stratégique.

Elles sont le plus souvent représentées par des lignes ou des barres de temps au format GANTT. 

• Comment définir les jalons et les livrables ?

Un jalon – ou milestone en anglais – désigne un repère temporel critique du projet. Ils indiquent notamment une deadline pour valider les travaux en cours, pour produire ou fournir un livrable.

L’utilisation de jalons dans un macro planning permet de fluidifier la production tout en gardant une certaine flexibilité organisationnelle. Il est de la responsabilité des parties concernés de les respecter.

Ils permettent également de suivre l’avancement du projet au niveau macro, sans le détail des tâches.

• Qu’est-ce qu’un point de contrôle dans un macro planning ?

Les points de contrôle sont des moments spécialement programmés pour synchroniser les parties prenantes sur la situation actuelle, afin de l’évaluer et de statuer sur les décisions à prendre. 

Peuvent être conviés à un point de contrôle : 

• le client,
• la direction,
• l’équipe projet,
• les prestataires, s’il y en a.

L’objectif d’un point de contrôle est de valider l’avancement, suivre la gestion des risques, et arbitrer. Ils sont régulièrement répartis à des moments stratégiques du macro planning pour garantir un pilotage continu.

Pour optimiser votre circuit de validation, nous vous conseillons de faire coïncider les points de contrôle avec des jalons déjà mis en place.

Les bonnes pratiques à suivre

Nous vous partageons quelques conseils à mettre en place lors de la planification macro de votre projet.  

• Restez synthétique : gardez les détails pour le planning micro ! Il ne s’agit pas d’un planning de gestion des tâches. Privilégiez des appellations courtes de façon à ne pas surcharger le planning.

• Intégrez les congés et périodes creuses : cela est d’autant plus important pour les projets internationaux, ou les jours off varient. Cela peut vous aider à anticiper les durées de réalisation, et réduit le risque de retard.
  
• Prévoyez des marges de sécurité : il est très difficile de s’en tenir au planning initial. N’hésitez pas à prévoir des périodes tampons pour absorber les imprévus, même plus que nécessaires. Si les tâches sont réalisées en avance, c’est à votre avantage ! Dans le cas contraire, vous respectez tout de même les délais.

Quel est le meilleur outil de planification macro ?

Vous êtes prêt ou prête à franchir la première étape. Cependant, il vous reste à choisir un support sur lequel créer votre macro planning. 

Le macro planning est le plus souvent construit autour d’un modèle Gantt. Ce diagramme convient parfaitement à l’exercice grâce à son format de frise. 

Pour ce faire, vous pouvez utiliser Excel ou Google Sheets. Certains préféreront le faire sur PowerPoint pour son côté présentation. Canva propose également de nombreux modèles pré-faits pour gagner en rapidité.

La solution la plus rapide et efficace reste le logiciel Stafiz. Le pourcentage d’avancement des tâches est automatiquement calculé grâce à la saisie des temps. De plus, les changements d’affectation des ressources sont directement synchronisés ! 

Le suivi et la mise à jour de vos macro plannings n’a jamais été aussi simple.

Booker une démo

Le macro planning est donc un outil de planification stratégique. Néanmoins, il ne suffit pas à lui seul et ne peut être utilisé comme un outil de gestion des tâches : il sert avant tout à communiquer et à situer le projet.