¿Cuál es el lugar de la planificación macro en la gestión de proyectos?
En la gestión de proyectos, no hay un marco único. Algunos métodos se aplicarán mejor a algunos proyectos que a otros.
Cuando se trata de planificación, la planificación macro es una herramienta popular. Sin embargo, su uso cumple con un propósito muy específico que debe dominarse para evitar errores.
¿Qué es un cronograma de macros de proyecto?
Planificación macroeconómica: definición
La planificación macro es la hoja de ruta de un proyecto. Proporciona una visión general de todas las fases principales de un proyecto y proporciona una descripción aproximada de cada paso.
La planificación macro proporciona una visión holística del proyecto: presenta las fases principales, los hitos clave y los plazos. Se utiliza para dirigir el proyecto a nivel estratégico.
La microplanificación, por otro lado, entra en detalles operativos: enumera las tareas, los recursos asignados, las duraciones precisas y las dependencias. Se utiliza para el seguimiento diario del progreso.
¿Cuál es el propósito de la planificación macroeconómica?
Una verdadera herramienta de planificación de proyectos, la macro planificación se utiliza para dar una visión global de las tareas de un proyecto, su orden de finalización, y da una idea del tiempo necesario para asegurar la entrega.
A continuación, el macroplan se utiliza para enmarcar un proyecto desde la fase de diseño. A continuación, se comunica externamente.
Internamente, tiene un alcance de planificación estratégica que promueve la dirección de múltiples proyectos y la gestión de prioridades, para no crear conflictos y mantenerse alineado con los objetivos.
¿Cuáles son las ventajas y limitaciones de una macro planificación?
La planificación macroeconómica tiene muchas ventajas si se utiliza con prudencia. Sin embargo, también tiene ciertas limitaciones.
- Un cronograma visual del proyecto: Gráfico, permite a todas las partes interesadas comprender de un vistazo las etapas clave del proyecto, ya sea el cliente, la gerencia o los equipos. Una vez que este cronograma del proyecto se extiende a una escala macro, los hitos importantes se recuerdan fácilmente.
- Una herramienta de comunicación eficaz: gracias a su formato sintético, la planificación de macros es fácil de compartir durante las reuniones, COPIL, revisión de proyectos o cualquier otro método de comunicación. Ya sea que se comparta en vivo por captura de pantalla, a través de una aplicación en la nube o por correo electrónico como archivo adjunto, debe ser accesible para todos.
- Planificación estratégica de la capacidad: la división del proyecto en fases clave permite anticipar mejor las necesidades de recursos, especialmente en el contexto de un proyecto a largo plazo. Su formato anticuado también permite llamar la atención sobre cuestiones de estacionalidad, o periodos vacacionales.
- Soporte inicial para el alcance: la planificación macro suele ser el primer entregable diseñado. Se utiliza para formalizar compromisos y validar los principales vencimientos y su duración total estimada. A continuación, delimita el perímetro a seguir.
- Una herramienta flexible y escalable: por definición, la planificación macro tiende a actualizarse con el tiempo. Tiene en cuenta y acepta, a pesar de la integración de un margen de maniobra, que las convulsiones pueden afectar a la planificación inicial.
Los límites de la planificación macro
Si bien la planificación macro tiene muchas ventajas para la gestión de un proyecto, tiene limitaciones lógicas de uso.
- Falta de precisión: si bien su visualización general es muy útil, la planificación macro no presenta los detalles operativos, ni el grado de dependencias entre tareas.
- Un riesgo de subestimación: simplificar las etapas del proyecto corre el riesgo de omitir tener en cuenta el grado de complejidad, o incluso ciertos riesgos. Por lo tanto, una mala estimación puede dar lugar a compromisos poco realistas y, en consecuencia, a retrasos o a la imposibilidad de alcanzar la calidad esperada.
- Es necesario un compromiso de actualización: si no se adopta en el proceso de gestión a lo largo del proyecto, el macroplan queda obsoleto y aumenta el riesgo de deriva.
Si no se mantiene actualizado, rápidamente se vuelve obsoleto o incluso contraproducente. Un cronograma macro fijo puede dar una falsa impresión de control cuando el proyecto se ha desviado.
La actualización de la planificación macroeconómica puede ser una fuente de silos. Por un lado, los cambios de contexto que implica el cliente o la dirección pasan por encontrar el tiempo y no olvidarse de actualizar manualmente el plan macro. Por otra parte, es posible que los problemas imprevistos de recursos y costos, a los que no siempre tienen acceso los directores de proyectos, no se resuelvan a tiempo si la comunicación es incoherente.
Te recomendamos que utilices el software Stafiz para mantener actualizados tus horarios de macros. Todos los datos sobre plazos, recursos, tiempos de trabajo y carga de trabajo se sincronizan a medida que cambia el contexto. ¡Esté advertido antes de desviarse de sus objetivos y rectifique la trayectoria gracias a las propuestas de optimizaciones adecuadas!
El resultado: se cumplen los plazos y se asegura la rentabilidad.
- Una falsa sensación de seguridad: La claridad visual de un horario macro puede dar la impresión de tener el control total. Pero la criticidad de las tareas y sus riesgos no están documentados directamente.
Los límites de la planificación macro son de esperar debido a su función: indicar los plazos de los proyectos en conjunto. Por lo tanto, no es suficiente por sí solo para la gestión diaria del proyecto o la organización de las tareas. Sin embargo, la planificación macroeconómica sigue siendo una gran herramienta de gestión para guiar el proyecto.
Planificación macroeconómica: ¿cuáles son los desafíos?
La planificación macro sirve como base para la planificación de recursos en el proyecto. Implica problemas importantes, pero también muchos desafíos, tales como:
- buena coordinación entre las múltiples partes interesadas,
- restricciones presupuestarias y de facturación que limiten la posibilidad de ajuste,
- Dependencias internas y externas.
| Cuestiones ejecutivas | Planifica sin sobrecargar Alinear las piezas Anticiparse a los riesgos Dar una visión completa de las fases del proyecto Estructuración de la misión |
| Cuestiones estratégicas | Garantizar la viabilidad Seguimiento de las interacciones con los clientes Gestión de la cartera de proyectos |
| Cuestiones financieras | Seguir la proyección presupuestaria Garantizar la rentabilidad |
| Problemas de RRHH | Planificación de RRHH, dotación de personal |
| PMO | Armonizar la planificación de múltiples proyectos Gobernanza global |
| Cliente | Comprensión de los hitos Disponibilidad para validaciones Visibilidad de los entregables |
¿Cómo crear un programa macro efectivo?
La buena noticia es que la planificación macro es uno de los elementos menos complejos de la gestión de proyectos para preparar.
Sin embargo, tenga cuidado de no apresurarse. Dado que su función ayuda a enmarcar y apoyar el desarrollo de un cronograma de proyecto, le recomendamos que siga un enfoque de 3 pasos para garantizar su efectividad.
Los 3 pasos para hacer un plan de macro proyecto
La construcción de un macro cronograma se basa en 3 pasos.
- Identificar las principales fases del proyecto.
- Defina los hitos clave y los entregables.
- Coloque los puntos de control.
Estos 3 pasos clave te garantizan una estructura sintética, sin perder visibilidad.
- ¿Cómo identificar las principales fases del proyecto?
Para segmentar las diferentes fases, primero debes dividir el proyecto en tareas.
A continuación, estas tareas se agrupan en bloques generales coherentes.
🎯 El objetivo: tener una visión clara del "qué" y el "cuándo", sin entrar en la exhaustividad.
Ejemplo de dos tareas en una programación de macros
De este modo, las tareas pueden organizarse en una lógica cronológica.
En el medio, hay tareas relacionadas con la validación y bloques para modificaciones.
Una armonía comienza entonces a articularse instintivamente en torno a estas tareas, dependiendo de la cronología o del tipo de actividad a realizar. Todo lo que tienes que hacer es ordenar bien estas fases y darles un nombre.
Por lo tanto, las fases reflejan la realidad operativa del proyecto. El formato macro le permite dar el nivel adecuado de detalle para que siga siendo legible a un nivel estratégico.
La mayoría de las veces se representan mediante líneas o barras de tiempo en formato GANTT.
- ¿Cómo se definen los hitos y los entregables?
Un hito se refiere a un marcador de tiempo crítico del proyecto. En particular, indican una fecha límite para validar el trabajo en curso, producir o proporcionar un entregable.
El uso de hitos en un macro cronograma hace que la producción sea más fluida al tiempo que mantiene una cierta flexibilidad organizativa. Es responsabilidad de las partes involucradas cumplirlos.
También le permiten realizar un seguimiento del progreso del proyecto a nivel macro, sin los detalles de las tareas.
- ¿Qué es un punto de control en una programación macro?
Los puntos de control son momentos especialmente programados para sincronizar a las partes interesadas sobre la situación actual, con el fin de evaluarla y decidir las decisiones a tomar.
Pueden ser invitados a un punto de control:
- el cliente,
- Administración
- el equipo del proyecto,
- los demandantes, si los hubiere, a.
El propósito de un punto de control es validar el progreso, supervisar la gestión de riesgos y arbitrar. Se distribuyen regularmente en momentos estratégicos de la planificación macro para garantizar una gestión continua.
Para optimizar su circuito de validación, le aconsejamos que haga coincidir los puntos de control con los hitos ya establecidos.
Un hito es un marcador de tiempo para realizar un seguimiento del progreso del proyecto. Puede ser una cita, pero no dura en el tiempo.
Un punto de control es un momento tomado en el tiempo, durante un cierto período de tiempo, como en el caso de una reunión, por ejemplo. Consiste en reunir a varios interlocutores para registrar formalmente la validación.
Prácticas recomendadas a seguir
Compartimos contigo algunos consejos que debes poner en práctica a la hora de planificar tu macroproyecto macro.
- Sé conciso : ¡guarda los detalles para el micro horario! Este no es un programa de administración de tareas. Mantengan sus nombres cortos para no sobrecargar el horario.
- Integre los días festivos y los períodos de menor actividad: Esto es especialmente importante para proyectos internacionales, donde los días libres varían. Esto puede ayudarle a anticipar los plazos de finalización y reduce el riesgo de retrasos.
- Planifique los márgenes de seguridad: es muy difícil ceñirse al horario inicial. No dude en planificar períodos de amortiguación para absorber los imprevistos, incluso más de lo necesario. Si las tareas se realizan con anticipación, ¡es una ventaja para ti! De lo contrario, aún cumple con los plazos.
¿Cuál es la mejor herramienta de planificación macroeconómica?
Ya estás listo para dar el primer paso. Sin embargo, aún tiene que elegir un medio en el que crear su programación de macros.
La planificación macroeconómica suele basarse en un modelo de Gantt. Este diagrama es perfecto para el ejercicio gracias a su formato de friso.
Para ello, puedes utilizar Excel o Google Sheets. Algunos preferirán hacerlo en PowerPoint por su lado de presentación. Canva también ofrece muchas plantillas prefabricadas para ganar velocidad.
La solución más rápida y eficaz es el software Stafiz. El porcentaje de finalización de las tareas se calcula automáticamente a través de la entrada de tiempo. Además, los cambios en la asignación de recursos se sincronizan directamente.
Rastrear y actualizar sus programaciones de macros nunca ha sido tan fácil.
La planificación macro es, por lo tanto, una herramienta de planificación estratégica. Sin embargo, no es suficiente por sí solo y no se puede utilizar como herramienta de gestión de tareas : se utiliza principalmente para comunicar y situar el proyecto.
Preguntas:
La planificación macro es utilizada por:
- gerentes de proyecto para estructurar el proceso general,
- (COO, gerentes de unidades de negocio) para monitorear las carteras de proyectos,
- clientes para comprender los pasos principales y posicionarse en las validaciones,
- Equipos de ventas para construir horarios provisionales coherentes en las ofertas.
- Planificación estratégica: visión a largo plazo, alineamiento con los objetivos de negocio. La planificación macroeconómica es un ejemplo de ello.
- Planificación táctica: Divida en programas o proyectos grandes con hitos clave.
- Planificación operativa: gestión detallada de tareas y recursos a corto plazo.
- Planificación macro: una visión sintética del proyecto.
- Planificación PERT: planificación basada en dependencias lógicas entre tareas.
- Planificación inversa: planificación a partir de una fecha de finalización fija.
- Planificación de la capacidad: planificación en función de la disponibilidad de los recursos.
