Welchen Stellenwert hat die Makroplanung im Projektmanagement?
Im Projektmanagement gibt es keinen einzelnen Rahmen. Einige Methoden lassen sich auf einige Projekte besser anwenden als auf andere.
Wenn es um die Planung geht, ist die Makroplanung ein beliebtes Instrument. Seine Verwendung erfüllt jedoch einen ganz bestimmten Zweck, den es zu meistern gilt, um Fehler zu vermeiden.
Was ist ein Projekt-Makro-Zeitplan?
Makroplanung: Definition
Die Makroplanung ist die Roadmap eines Projekts. Er bietet einen Überblick über alle wichtigen Phasen eines Projekts und eine grobe Beschreibung der einzelnen Schritte.
Die Makroplanung bietet eine ganzheitliche Sicht auf das Projekt: Sie stellt die Hauptphasen, wichtigen Meilensteine und Termine dar. Es dient dazu, das Projekt auf strategischer Ebene zu steuern.
Die Mikroplanung hingegen geht ins operative Detail: Sie listet Aufgaben, zugeordnete Ressourcen, genaue Dauern und Abhängigkeiten auf. Es wird zur täglichen Überwachung des Fortschritts verwendet.
Was ist der Zweck der Makroplanung?
Die Makroplanung ist ein echtes Projektplanungsinstrument, das verwendet wird, um einen globalen Überblick über die Aufgaben eines Projekts und deren Reihenfolge der Fertigstellung zu erhalten und eine Vorstellung von der Zeit zu geben, die benötigt wird, um die Lieferung sicherzustellen.
Der Makroplan wird dann verwendet, um ein Projekt aus der Entwurfsphase zu rahmen. Es wird dann nach außen kommuniziert.
Intern verfügt sie über einen strategischen Planungsumfang , der die Multiprojektsteuerung und das Prioritätenmanagement fördert, um keine Konflikte zu erzeugen und zielorientiert zu bleiben.
Was sind die Vorteile und Grenzen einer Makroplanung?
Die Makroplanung hat viele Vorteile, wenn sie klug eingesetzt wird. Es gibt jedoch auch gewisse Einschränkungen.
- Eine visuelle Projektzeitleiste: Sie ist grafisch und ermöglicht es allen Beteiligten, auf einen Blick die wichtigsten Phasen des Projekts zu verstehen, egal ob es sich um den Kunden, das Management oder die Teams handelt. Sobald diese Projektzeitleiste auf einer Makroskala verteilt ist, können wichtige Meilensteine leicht erinnert werden.
- Ein effektives Kommunikationsinstrument: Dank ihres synthetischen Formats lässt sich die Makroplanung leicht in Besprechungen, COPIL, Projektüberprüfung oder jeder anderen Kommunikationsmethode teilen. Unabhängig davon, ob es live per Screenshot, über eine Cloud-Anwendung oder per E-Mail als Anhang geteilt wird, muss es für alle zugänglich sein.
- Strategische Kapazitätsplanung: Die Unterteilung des Projekts in Schlüsselphasen ermöglicht eine bessere Antizipation des Ressourcenbedarfs, insbesondere im Rahmen eines langfristigen Projekts. Das veraltete Format ermöglicht es auch, auf Fragen der Saisonalität oder der Ferienzeiten aufmerksam zu machen.
- Unterstützung beim anfänglichen Scoping: Die Makroplanung ist oft das erste Ergebnis, das entworfen wird. Er wird verwendet, um Zusagen zu formalisieren und wichtige Laufzeiten und ihre geschätzte Gesamtlaufzeit zu validieren. Dann grenzt er den Umfang ab, der befolgt werden soll.
- Ein flexibles und skalierbares Tool: Per Definition wird die Makroplanung im Laufe der Zeit aktualisiert. Sie berücksichtigt und akzeptiert, dass sich trotz der Integration eines Handlungsspielraums Umbrüche auf die ursprüngliche Planung auswirken können.
Die Grenzen der Makroplanung
Die Makroplanung bietet zwar viele Vorteile für die Verwaltung eines Projekts, hat aber logische Einschränkungen in der Verwendung.
- Mangelnde Präzision: Während die Gesamtvisualisierung sehr nützlich ist, zeigt die Makroplanung weder die operativen Details noch den Grad der Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben an.
- Gefahr der Unterschätzung: Bei der Vereinfachung der Projektphasen besteht die Gefahr, dass der Grad der Komplexität oder sogar bestimmte Risiken nicht berücksichtigt werden. Eine schlechte Schätzung kann daher zu unrealistischen Verpflichtungen und damit zu Verzögerungen oder Nichterreichen der erwarteten Qualität führen.
- Eine Verpflichtung zur Aktualisierung ist notwendig: Wenn sie nicht während des gesamten Projekts in den Managementprozess übernommen wird, wird der Makroplan veraltet und das Risiko einer Abweichung steigt.
Wird sie nicht auf dem neuesten Stand gehalten, wird sie schnell veraltet oder sogar kontraproduktiv. Ein fester Makro-Zeitplan kann einen falschen Eindruck von Kontrolle erwecken, wenn das Projekt abgedriftet ist.
Das Aktualisieren der Makroplanung kann eine Quelle für Silos sein. Einerseits geht es bei den Kontextänderungen, die der Kunde oder das Management mit sich bringt, darum, die Zeit zu finden und nicht zu vergessen, den Makroplan manuell zu aktualisieren. Auf der anderen Seite können unvorhergesehene Ressourcen- und Kostenprobleme, die für Projektmanager nicht immer zugänglich sind, möglicherweise nicht rechtzeitig behoben werden, wenn die Kommunikation inkonsistent ist.
Wir empfehlen die Verwendung der Stafiz-Software , um Ihre Makro-Zeitpläne auf dem neuesten Stand zu halten. Alle Daten über Termine, Ressourcen, Arbeitszeiten und Arbeitsbelastung werden synchronisiert , wenn sich der Kontext ändert. Seien Sie gewarnt, bevor Sie von Ihren Zielen abweichen, und korrigieren Sie den Kurs dank Vorschlägen für geeignete Optimierungen!
Das Ergebnis: Ihre Termine werden eingehalten und Ihre Rentabilität gesichert.
- Falsches Gefühl der Sicherheit: Die visuelle Klarheit eines Makro-Zeitplans kann den Eindruck erwecken, die volle Kontrolle zu haben. Die Kritikalität der Aufgaben und ihre Risiken sind jedoch nicht direkt dokumentiert.
Die Grenzen der Makroplanung sind aufgrund ihrer Rolle zu erwarten: Projekttermine in der Gesamtheit anzuzeigen. Es reicht daher allein nicht für die tägliche Verwaltung des Projekts oder die Organisation von Aufgaben aus. Nichtsdestotrotz bleibt die Makroplanung ein großartiges Managementinstrument, um das Projekt zu steuern.
Makroplanung: Was sind die Herausforderungen?
Die Makroplanung dient als Grundlage für die Ressourcenplanung auf dem Projekt. Es geht um große Themen, aber auch um viele Herausforderungen wie:
- gute Koordination zwischen mehreren Interessengruppen,
- Budget- und Abrechnungsbeschränkungen, die die Möglichkeit der Anpassung einschränken,
- internen und externen Abhängigkeiten.
| Fragen der Geschäftsführung | Planen ohne Überlastung Ausrichten der Teile Risiken antizipieren Geben Sie einen umfassenden Überblick über die Projektphasen Strukturierung der Mission |
| Strategische Fragen | Sicherstellung der Machbarkeit Verfolgen Sie Kundeninteraktionen Projektportfoliomanagement |
| Finanzielle Fragen | Befolgen Sie die Budgetprognose Sicherstellung der Rentabilität |
| HR-Themen | Personalplanung, Besetzung |
| PMO | Harmonisieren Sie die Planung mehrerer Projekte Globale Governance |
| Kunde | Meilensteine verstehen Verfügbarkeit für Validierungen Einblick in die Lieferbestandteile |
Wie erstelle ich einen effektiven Makro-Zeitplan?
Die gute Nachricht ist, dass die Makroplanung eines der am wenigsten komplexen Elemente des Projektmanagements ist, das es vorzubereiten gilt.
Seien Sie jedoch vorsichtig, es nicht zu überstürzen. Da ihre Rolle dazu beiträgt, die Entwicklung eines Projektzeitplans zu gestalten und zu unterstützen, empfehlen wir Ihnen, einen 3-Stufen-Ansatz zu verfolgen, um dessen Wirksamkeit sicherzustellen.
Die 3 Schritte zur Erstellung eines Makro-Projektplans
Die Erstellung eines Makro-Zeitplans basiert auf 3 Schritten.
- Identifizieren Sie die wichtigsten Phasen des Projekts.
- Definieren Sie wichtige Meilensteine und Ergebnisse.
- Positionieren Sie die Kontrollpunkte.
Diese 3 Schlüsselschritte garantieren Ihnen eine synthetische Struktur, ohne die Sichtbarkeit zu verlieren.
- Wie erkennt man die Hauptphasen des Projekts?
Um die verschiedenen Phasen zu segmentieren, müssen Sie das Projekt zunächst in Aufgaben unterteilen.
Diese Aufgaben werden dann zu zusammenhängenden Gesamtblöcken zusammengefasst.
🎯 Das Ziel: einen klaren Blick auf das "Was" und "Wann" zu haben, ohne in die Erschöpfung zu gehen.
Beispiel für zwei Aufgaben in einem Makrozeitplan
So zusammengeführt, können die Aufgaben dann in einer chronologischen Logik organisiert werden.
Dazwischen gibt es Aufgaben im Zusammenhang mit der Validierung und Blöcke für Änderungen.
Eine Harmonie beginnt sich dann instinktiv um diese Aufgaben herum zu artikulieren, abhängig von der Chronologie oder der Art der auszuführenden Aktivität . Alles, was Sie tun müssen, ist, diese Phasen gut zu ordnen und ihnen einen Namen zu geben.
Die Phasen spiegeln somit die operative Realität des Projekts wider. Das Makroformat ermöglicht es, den richtigen Detaillierungsgrad zu liefern, um auf strategischer Ebene lesbar zu bleiben.
Sie werden am häufigsten durch Linien oder Zeitbalken im GANTT-Format dargestellt.
- Wie definieren Sie Meilensteine und Ergebnisse?
Ein Meilenstein bezieht sich auf einen kritischen Zeitmarker des Projekts. Sie geben insbesondere eine Frist für die Validierung der laufenden Arbeiten, die Erstellung oder Bereitstellung einer Leistung an.
Die Verwendung von Meilensteinen in einem Makroplan macht die Produktion flüssiger und behält gleichzeitig eine gewisse organisatorische Flexibilität bei. Es liegt in der Verantwortung der Beteiligten, diese einzuhalten.
Sie ermöglichen es Ihnen auch, den Fortschritt des Projekts auf Makroebene zu verfolgen, ohne die Details der Aufgaben.
- Was ist ein Prüfpunkt in einem Makrozeitplan?
Checkpoints sind speziell programmierte Momente, um die Stakeholder über die aktuelle Situation zu synchronisieren, um sie zu bewerten und über die zu treffenden Entscheidungen zu entscheiden.
Zu einem Checkpoint können eingeladen werden:
- der Kunde,
- Management
- das Projektteam,
- gegebenenfalls die Kläger, a.
Der Zweck eines Checkpoints besteht darin, den Fortschritt zu validieren, das Risikomanagement zu überwachen und zu schlichten. Sie werden regelmäßig zu strategischen Zeitpunkten in der Makroplanung verteilt, um ein kontinuierliches Management zu gewährleisten.
Um Ihren Validierungskreislauf zu optimieren, empfehlen wir Ihnen, die Kontrollpunkte mit bereits vorhandenen Meilensteinen abzustimmen.
Ein Meilenstein ist ein Zeitmarker, um den Fortschritt des Projekts zu verfolgen. Es kann ein Date sein, aber es hält nicht über die Zeit.
Ein Checkpoint ist ein Moment, der über einen bestimmten Zeitraum in der Zeit aufgenommen wird, wie zum Beispiel bei einem Meeting. Dabei kommen mehrere Gesprächspartner zusammen, um die Validierung formell zu protokollieren.
Best Practices, die Sie befolgen sollten
Wir geben Ihnen einige Tipps, die Sie bei der Planung Ihres Projektmakro umsetzen sollten.
- Halten Sie es kurz : Behalten Sie die Details für den Mikro-Zeitplan bei! Dies ist kein Zeitplan für die Aufgabenverwaltung. Halten Sie Ihre Namen kurz, um den Terminkalender nicht zu überladen.
- Integrieren Sie Ferien und Schwachlastzeiten: Dies ist besonders wichtig für internationale Projekte, bei denen die freien Tage variieren. Dies kann Ihnen helfen, Fertigstellungszeiten zu antizipieren und das Risiko von Verzögerungen zu verringern.
- Planen Sie Sicherheitsmargen ein: Es ist sehr schwierig, sich an den ursprünglichen Zeitplan zu halten. Zögern Sie nicht, Pufferzeiten einzuplanen, um das Unerwartete zu absorbieren, sogar mehr als nötig. Wenn die Aufgaben im Vorfeld erledigt werden, ist das zu Ihrem Vorteil! Andernfalls halten Sie die Fristen trotzdem ein.
Was ist das beste Makroplanungstool?
Sie sind bereit, den ersten Schritt zu tun. Sie müssen jedoch immer noch ein Medium auswählen, auf dem Sie Ihren Makro-Zeitplan erstellen möchten.
Die Makroplanung basiert meist auf einem Gantt-Modell. Dieses Diagramm eignet sich dank seines Friesformats perfekt für die Übung.
Dazu können Sie Excel oder Google Sheets verwenden. Einige werden es vorziehen, dies auf der Präsentationsseite in PowerPoint zu tun. Canva bietet auch viele vorgefertigte Vorlagen , um die Geschwindigkeit zu erhöhen.
Die schnellste und effektivste Lösung ist die Stafiz-Software. Der Prozentsatz der Erledigung von Aufgaben wird automatisch durch die Zeiterfassung berechnet. Darüber hinaus werden Änderungen in der Ressourcenallokation direkt synchronisiert!
Das Verfolgen und Aktualisieren Ihrer Makro-Zeitpläne war noch nie so einfach.
Die Makroplanung ist daher ein strategisches Planungsinstrument. Es allein reicht jedoch nicht aus und kann nicht als Instrument des Aufgabenmanagements verwendet werden: Es dient in erster Linie der Kommunikation und Verortung des Projekts.
Fragen:
Die Makroplanung wird verwendet von:
- Projektleiter zur Strukturierung des Gesamtprozesses,
- Manager (COOs, BU-Manager) zur Überwachung von Projektportfolios,
- Kunden, um die wichtigsten Schritte zu verstehen und sich zu Validierungen zu positionieren,
- Vertriebsteams, um kohärente vorläufige Zeitpläne in den Angeboten zu erstellen.
- Strategische Planung: langfristige Vision, Ausrichtung an den Geschäftszielen. Die Makroplanung ist ein Beispiel dafür.
- Taktische Planung: Unterteilen Sie sie in Programme oder große Projekte mit wichtigen Meilensteinen.
- Operative Planung: Feingranulares Management von Aufgaben und Ressourcen in kurzer Zeit.
- Makroplanung: ein synthetischer Überblick über das Projekt.
- PERT-Planung: Planung auf der Grundlage logischer Abhängigkeiten zwischen Aufgaben.
- Umgekehrte Planung: Planung ab einem festen Enddatum.
- Kapazitätsplanung: Planung nach Verfügbarkeit von Ressourcen.
