Welke rol speelt macroplanning in projectmanagement?

In projectmanagementis er geen standaardaanpak. Sommige methoden zijn beter geschikt voor bepaalde projecten dan andere.

Macroplanning is een veelgebruikt planningsinstrument. Het moet echter worden gebruikt voor een zeer specifiek doel, dat moet worden beheerst om fouten te voorkomen.

Wat is een macroprojectplanning?

Macroplanning: definitie

Macroplanning is de project stappenplan. Het geeft een overzicht van alle belangrijke fasen van een project en een ruwe beschrijving van elke fase.

Wat is het doel van macroplanning?

Echt hulpmiddel voor projectplanningMacroplanning geeft een algemeen beeld van de taken die bij een project komen kijken, hun volgorde van voltooiing en een idee van de tijd die nodig is om de oplevering te garanderen.

De macro-opname wordt dan gebruikt om een project in te kaderen vanaf de ontwerpfase. Vervolgens wordt het extern gecommuniceerd.

Intern heeft het een strategische planning die beheer van meerdere projecten en prioriteitenbeheerom conflicten te vermijden en op één lijn te blijven met de doelstellingen.

Wat zijn de voordelen en beperkingen van macroplanning?

Macroplanning heeft veel voordelen als het verstandig wordt gebruikt. Het heeft echter ook bepaalde beperkingen. 

1. Een visuele projectplanning: Met deze grafische tijdlijn kunnen alle belanghebbenden in één oogopslag de belangrijkste fasen van het project begrijpen, of dat nu klanten, management of teams zijn. Als deze projecttijdlijn eenmaal op macroschaal is uitgezet, zijn belangrijke mijlpalen gemakkelijk te onthouden.

2. Een effectief communicatiemiddel: Dankzij het beknopte formaat is de macroplanning eenvoudig te delen tijdens vergaderingen, COPIL, projectreviews of elke andere communicatiemethode. Of het nu live wordt gedeeld via screen capture, via een cloudapplicatie of per e-mail als bijlage, het moet voor iedereen toegankelijk zijn.

3. Strategische capaciteitsplanning: Door het project op te delen in belangrijke fasen kan beter worden geanticipeerd op de behoefte aan resources, vooral in de context van een langetermijnproject. De op datum gebaseerde indeling kan ook worden gebruikt om de aandacht te vestigen op seizoensgebonden kwesties of vakantieperioden.

4. Ondersteuning bij de eerste scoping : Het macroschema is vaak het eerste product dat wordt ontworpen. Het wordt gebruikt om de verplichtingen te formaliseren en om de belangrijkste deadlines en de geschatte totale duur te valideren. Het definieert vervolgens de scope die gevolgd moet worden.

5. Een flexibel, schaalbaar hulpmiddel: Macroplanning wordt per definitie na verloop van tijd bijgewerkt. Het houdt rekening met en accepteert, ondanks het inbouwen van een manoeuvreerruimte, dat omwentelingen een impact kunnen hebben op de initiële planning.

De grenzen van macroplanning

Als de macroplanning veel voordelen heeft voordelen voor het managen van een projectzijn er logische grenzen aan het gebruik ervan.

1. Een gebrek aan detail: Hoewel het algemene overzicht erg praktisch is, toont het macroschema niet de operationele details of de mate van afhankelijkheid tussen taken.

2. Een risico van onderschatting: Bij het vereenvoudigen van de fasen van het project kan het zijn dat er geen rekening wordt gehouden met de mate van complexiteit, of zelfs met bepaalde risico's. Een slechte schatting kan daarom leiden tot onrealistische toezeggingen en dus tot vertragingen of het niet behalen van de verwachte kwaliteit.

3. Een verplichting tot bijwerken is noodzakelijk: Als het niet wordt aangenomen als onderdeel van het managementproces gedurende het project, raakt het macroplan verouderd en neemt het risico op drift toe.

Als het niet up-to-date wordt gehouden, raakt het snel achterhaald en wordt het zelfs contraproductief. Een vast macroschema kan een valse indruk van controle geven wanneer het project is ontspoord.

De macroplanning bijwerken kan een bron van silo's zijn. Aan de ene kant betekenen veranderingen in de context door de klant of het management dat je de tijd moet vinden en eraan moet denken om het macroplan handmatig bij te werken. Aan de andere kant is het mogelijk dat onvoorziene gebeurtenissen met betrekking tot resources en kosten, die niet altijd toegankelijk zijn voor projectmanagers, niet op tijd worden meegenomen als de communicatie onregelmatig is.

We raden je aan om Stafiz-software te gebruiken om je macroschema's up-to-date te houden. Alle gegevens met betrekking tot deadlines, resources, werkuren en werklast worden gesynchroniseerd naarmate de context verandert. Wees gewaarschuwd voordat u afwijkt van uw doelstellingen en corrigeer het traject dankzij optimalisatievoorstellen op maat!

Resultaat: uw deadlines worden gehaald en uw winstgevendheid is verzekerd.

Ontdek Stafiz gecentraliseerde ERP

4. Een vals gevoel van veiligheid: De visuele duidelijkheid van een macroschema kan de indruk wekken dat je alles onder controle hebt. Maar de kriticiteit van taken en hun risico's zijn niet direct gedocumenteerd.

De beperkingen van macroplanning zijn te verwachten, juist vanwege de rol ervan: het aangeven van de algemene projecttermijnen. Het is daarom op zichzelf niet voldoende om het dagelijks beheer van het project of deorganisatie van taken. Macroplanning blijft niettemin een formidabel managementinstrument om het project te begeleiden.

Macroplanning: wat staat er op het spel?

Macroplanning dient als basis voor planning planning van projectmiddelen. Dit brengt een aantal belangrijke zaken met zich mee, maar ook een aantal uitdagingen, zoals :

• goede coördinatie tussen de verschillende belanghebbenden,
• de budget- en factureringsbeperkingen, die de ruimte voor aanpassingen beperken,
• interne en externe afhankelijkheden.

Hoe maak je een effectief macroplan?

Het goede nieuws is dat macroplanning een van de elementen van projectmanagement dat het minst complex is om voor te bereiden.

Maar wees voorzichtig en overhaast het niet. Aangezien het de rol is om deprojectplanningraden we je aan een 3-stappen proces te volgen om de effectiviteit te waarborgen.

3 stappen naar een macro projectplanning

De constructie van een macrorooster is gebaseerd op 3 fasen.

1. Identificeer de belangrijkste fasen van het project.
2. Bepaal de belangrijkste mijlpalen en deliverables.
3. Positioneer de controlepunten.

Deze 3 belangrijke stappen zorgen ervoor dat je een synthetische structuur hebt, zonder aan zichtbaarheid in te boeten.

• Hoe identificeer je de belangrijkste fasen van het project? 

Voor de verschillende fasen te segmenterenis de eerste stap het project opdelen in taken.

Deze taken worden vervolgens gegroepeerd in samenhangende blokken.

🎯 Doel: Een duidelijk beeld hebben van "wat" en "wanneer", zonder uitputtend te worden.

Voorbeeld van twee macroplanningstaken

Als de taken op deze manier zijn samengebracht, kunnen ze worden georganiseerd in een chronologische logica.

Tussendoor zijn er validatietaken en blokken voor wijzigingen. 

Er ontstaat dan instinctief een harmonie rond deze taken, volgens de chronologie of het type activiteit dat moet worden uitgevoerd. Het enige wat overblijft, is deze fasen in de juiste volgorde zetten en ze een naam geven.

De fasen weerspiegelen daarom de operationele realiteit van het project. Het macroformaat biedt het juiste detailniveau om ervoor te zorgen dat het project op strategisch niveau leesbaar blijft.

Ze worden meestal weergegeven door lijnen of tijdbalken in de GANTT-formaat.

• Hoe definieer je mijlpalen en deliverables?

Een mijlpaal is een kritiek moment kritiek punt in de tijd in het project. Ze geven in het bijzonder een deadline aan voor het valideren van werk in uitvoering, voor produceren of leveren van een deliverable.

L'et gebruik van mijlpalen in een macroplanning helpt om de productie te stroomlijnen en tegelijkertijd een zekere mate van organisatorische flexibiliteit. Het is de verantwoordelijkheid van de betrokken partijen om ze te respecteren.

Ze stellen je ook in staat om de voortgang van het project op macroniveau te volgen, zonder de details van de taken.

• Wat is een controlepunt in een macroplanning?

Checkpoints zijn speciaal geprogrammeerde momenten om de belanghebbenden te synchroniseren over de huidige situatie, om deze te beoordelen en te beslissen over de te nemen beslissingen.

De volgende personen kunnen worden uitgenodigd voor een controlepost: 

• de klant,
• management,
• het projectteam,
• eventuele serviceproviders a.

Het doel van een controlepunt is om de voortgang te valideren, het risicobeheer te bewaken en te arbitreren. Ze worden regelmatig gepland op strategische momenten in het macroplanningsproces om een voortdurende controle te garanderen.

Om je validatiecircuitOm je validatieworkflow te optimaliseren, raden we je aan om de controlepunten af te stemmen op mijlpalen die al zijn ingesteld.

Beste praktijk

We willen graag een paar tips met je delen die je kunt toepassen tijdens de macroplanningsfase van je project.  

• Houd het kort Bewaar de details voor het microschema! Dit is geen planning voor taakbeheer. Gebruik korte titels om de agenda niet te vol te maken.

• Houd rekening met feestdagen en dalperioden: Dit is des te belangrijker voor internationale projecten, waar vrije dagen variëren. Dit kan je helpen om te anticiperen op voltooiingstijden en het risico op vertragingen te verminderen.
  
• Zorg voor veiligheidsmarges: het is erg moeilijk om je aan de oorspronkelijke planning te houden. Aarzel niet om bufferperiodes in te plannen om onvoorziene omstandigheden op te vangen, ook al zijn ze meer dan nodig. Als de taken eerder klaar zijn dan gepland, is dat in jouw voordeel! Zo niet, dan zit je nog steeds op schema.

Wat is het beste hulpmiddel voor macroplanning?

Je bent klaar om de eerste stap te zetten. Je moet echter nog wel een medium kiezen waarop je je macroplanning te maken.

Macroplanning wordt meestal opgebouwd rond een Gantt-model. Dit diagram is perfect geschikt voor deze oefening dankzij het friesformaat. 

Hiervoor kun je Excel of Google Sheets gebruiken. Sommige mensen gebruiken liever PowerPoint vanwege de presentatiemogelijkheden. Canva biedt ook een groot aantal kant-en-klare sjablonen om dingen te versnellen.

De snelste en meest efficiënte oplossing is Stafiz. Het percentage voltooide taken wordt automatisch berekend met behulp van tijdregistratie. Bovendien worden wijzigingen inde toewijzing van middelen direct gesynchroniseerd! 

Het bewaken en bijwerken van je macroschema's was nog nooit zo eenvoudig.

Een demo boeken

Macroplanning is daarom een strategisch planningsinstrument. Het is echter niet voldoende op zichzelf en kan niet worden gebruikt als een hulpmiddel voor taakbeheer Het wordt vooral gebruikt om te communiceren en het project te situeren.